Microsoft Excel Elemente de baz n Excel

Ziua 1:

1. Utilizarea aplicaiei
2. Inserarea datelor

3. Rnduri i coloane
4. Foi de calcul

5. Formule i funcii simple (I)

6. Formatare 7. Grafice

8. Preg tirea rezultatelor

1. Utilizarea aplica iei a) Elementele ferestrei de aplica ie Excel: Bara de titlu - afieaz numele programului Microsoft Excel. Alturi de numele programului poate fi afiat numele documentului activ (ex. Book1). Bara de meniu - conine numele meniurilor derulante, disponibile la un moment dat. Barele cu instrumente - conin butoane care se folosesc pentru execuia rapid a anumitor comenzi. Avem: bara standard, bara cu instrumente pentru formatare i alte bare de instrumente. Afiarea/ascunderea barelor de instrumente: - clic pe butonul drept al mouse-lui pe o bar de instrumente existent - clic pe numele barei respective din meniul contextual ap rut pentru inhibarea / afiarea acesteia. Bara pentru formule -specific programului Excel, plasat sub barele pentru instrumente, din partea de sus a ferestrei Excel are un rol important n procesul de introducere, editare i salvare date. Bara de stare - n partea de jos a ferestrei Excel i conine: n partea stng texte explicative privitoare la comanda selectat sau aciunea n curs (modul Ready, modul Enter i modul Edit). Fereastra document - ocup cea mai mare parte a ecranului. Este spaiul n care se lucreaz efectiv cu informaiile specifice Excel(informaii grupate ntr-o map Excel) b) Documentele Excel Documentele cu care lucrm n Microsoft Excel se numesc mape (agende sau registre-Book). Mapele grupeaz n interiorul lor mai multe foi de lucru (Sheet). O map cu toate foile sale se pstreaz ntr-un singur fiier. Operaiile pentru crearea unei mape noi, deschiderea unei mape existente, salvarea unei mape, se fac cu ajutorul comenzilor din meniul File (New, Open, Save, Save As) sau cu butoanele de pe bara standard. Pentru Open, n meniul File avem lista ultimelor documente deschise i putem alege.

Cnd se creaz un registru nou, Excel i atribuie numele temporar Bookn (n = 1,2,3,...) . Acest nume poate fi schimbat atunci cnd facem salvarea pe disc. Extensia pe care o atribuie implicit Excel este .XLS. 2. Inserarea datelor a) Introducerea numerelor , datelor, textului ntr-o celul Completarea foilor de calcul se face prin introducerea informaiilor (datelor), n celulele foii. Informaiile introduse pot fi: valori (sunt date constante care nu se modific dect prin intervenia utilizatorului) formule (care se recalculeaz automat n urma modificrii datelor). Pentru a introduce pentru prima dat coninut ntr-o celul : se selecteaz celula (plasm pe ea indicatorul de celul) i ncepem s tastm. Punctul de inserare, , se afl n interiorul celulei. Pe msur ce tastm, informaia e afiat att n celula activ ct i pe bara de formule (care prin trecerea n modul Enter a fost activat). cu <Enter> se memoreaz informaia i se mut indicatorul de celul n celula urmtoare (se poate i cu tastele , <Tab> pt. o singur celul). Se poate face acelai lucru i cu butonul Enter ( de pe bara de formule) dar n acest caz nu se deplaseaz indicatorul de celul. Obs. Putem introduce i pe bara de formule, plasnd cu click punctul de inserare n zona din dreapta a acesteia. Pentru a modifica (edita) coninutul unei celule (cnd informaia a fost deja memorat): a) - fie direct n celul cu dublu-click (sau <F2>)- se trece n modul Edit. Punctul de inserare apare n celul. Cu tastele direcionale l putem deplasa n interiorul celulei (funcioneaz diferit fa de introducere-Enter). b) - fie, pe bara de formule, fcnd click pe ea i plasnd punctul de inserare unde vrem s modificm (dup ce am plasat indicatorul de celul deasupra celulei de modificat). - apoi <Enter> sau click pe butonul Enter pentru a salva informaia modificat Obs. Dac selectm celula i tastm se nlocuiete vechiul coninut cu ceea ce tastm dup ce facem Enter. Tipuri de date Valorile pe care le putem introduce n celule pot fi de 3 tipuri: texte, numere i date calendaristice. Textele - sunt iruri de caractere formate din litere , cifre, semne speciale - max. 32000 caractere (ex. titluri de linii i coloane, nume de persoane, adrese etc.) Textele sunt automat aliniate la stnga n celul. n cazul textelor lungi, dac celula din dreapta e liber textul se revars peste aceasta iar dac e ocupat va fi afiat trunchiat (dar, este memorat n ntregime). Recomandare: Nu este indicat s se lase coloane i linii necompletate. Se vor putea redimensiona pentru ca informaia s ncap. Numerele - sunt combinaii de cifre de la 0-9 i caractere speciale. Ele sunt automat aliniate la dreapta n celul. Precizia de reprezentare a numerelor este de 15 cifre semnificative. Dac un numr nu poate fi afiat n spaiul oferit de celul

apare ###... (dei nr. este corect memorat, pt. a-l vizualiza este necesar s lim coloana). Virgula zecimal i separatorul pentru mii se pot vizualiza / schimba din Control Panel Regional Settings. Datele calendaristice - exprim date (ex. data angajrii 01/15/97). Excel le trateaz, de fapt, tot ca pe nite numere. Sunt aliniate implicit la dreapta n celul. Pot fi folosite n calcule. Formate acceptate pt introducerea datelor calendaristice (ll/zz/aa sau ll.zz.aa). Pentru data curent <CTRL> i ; b) Selectarea celulelor Selectarea unor celule sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente a) celule adiacente - clic pe prima celul - inem butonul mouse-lui apsat i tragem pn la ultima celul b) celule neadiacente - selectm cu metoda de mai sus primul domeniu - inem tasta CTRL apsat i selectm al doilea domeniu. Selectarea unui rnd sau a unui grup de rnduri adiacente sau neadiacente a) unui rnd - clic pe eticheta rndului respectiv b) rnduri adiacente - clic pe eticheta primului rnd - inem butonul mouse-lui apsat i tragem n zona etichetelor pna la ultimul rnd de selectat. c) rnduri neadiacente - selectm primul domeniu de linii ca la punctul b - inem tasta CTRL apsat i selectm al doilea domeniu de linii. Selectarea unei coloane sau mai multor coloane adiacente sau neadiacente a) unei coloane - clic pe eticheta coloanei respective b) coloane adiacente - clic pe eticheta primei coloane - inem butonul mouse-lui apsat i tragem n zona etichetelor pna la ultima coloan de selectat. c) coloane neadiacente - selectm primul domeniu de coloane ca la punctul b - inem tasta CTRL apsat i selectm al doilea domeniu de coloane. - clic pe eticheta primei coloane 3. Rnduri i coloane a) Introducerea rndurilor, coloanelor ntr-o foaie de calcul - selectm celula deasupra creia dorim s introducem un rnd nou, sau n stnga creia dorim s introducem o coloan nou - apelm funcia Rnduri sau Coloane din meniul Inserare tergerea rndurilor i coloanelor ntr-o foaie de calcul - selectm rndul sau coloana care urmeaz s fie terse - clic pe butonul drept al mouse-lui, alecem comanda Delete b) Modificarea dimensiunii rndurilor, coloanelor - selectm rndurile sau coloanele a cror dimensiune urmeaz s fie modificat - dublu clic pe limita din dreapta a unei coloane, sau pe limita de jos a unei

linii. sau - venim cu mouse-ul pe limita unei coloane sau a unei linii i cnd apare o sgeat dubl, clic i tragem n direcia dorit c) Copierea coninutului unei celule, sau grup de celule n acelai registru de calcul sau n registre de calcul diferite - selectm celula sau grupul de celule al cror coninut urmeaz s-l copiem - fie alegem opiunea Copiere a meniului Editare, fie Clic pe butonul Copiere de pe bara de instrumente satandard, fie dm comanda Ctrl + C - cu clic stabilim noua destinaie n cazul aceluia registru, sau deschidem registrul destinaie - fie alegem opiunea Lipire a meniului Editare, fie Clic pe butonul Lipire de pe bara de instrumente satandard, fie dm comanda Ctrl + V. Mutarea coninutului unei celule n acelai registru de calcul sau n registre de calcul diferite: - selectm celula sau grupul de celule al cror coninut urmeaz s-l copiem - fie alegem opiunea Decupare a meniului Editare, fie Clic pe butonul Cut de pe bara de instrumente satandard, fie dm comanda Ctrl + X - cu clic stabilim noua destinaie n cazul aceluiai registru, sau deschidem registrul destinaie - fie alegem opiunea Paste a meniului Edit, fie Clic pe butonul Decupare de pe bara de instrumente standard, fie dm comanda Ctrl + V. tergerea coninutului unei celule: - selectm celula respectiv - cu tasta Delete se terge coninutul ntregii celule - sau cu tasta Backspace putem terge doar anumite caractere, dup ce neam poziionat cu mouse-ul pe bara de formule n dreapta semnului =. d) Completarea automat a seriilor de date (AutoFill) - se introduc n dou celule alturate, primele dou valori ale seriei respective - se selecteaz celulele respective - venim cu mouse-ul pe mnerul de umplere i tragem pn complectm seria. e) Cutare i nlocuire Utilizarea funciei C utare pentru a gsi un anumit coninut: - fie selectm rndul sau coloana n care dorim s se efectuieze cutarea, fie nu selectm nimic i atunci cutarea se va efectua n ntreaga foaie de calcul - apelm funcia G sire a meniului Editare sau dm comanda Ctrl+F, cnd apare fereastra
Acest lucru se va obine A

- n zona De g sit se introduce informaia cutat - clic pe butonul Urm torul g sit. Utilizarea funciei nlocuire pentru a schimba un anumit coninut: - apelm funcia nlocuire a meniului Editare sau dm comanda Ctrl+H , cnd apare fereastra nlocuire

- n zona De g sit se introduce informaia cutat care va fi nlocuit - n zona nlocuire cu se introduce informaia care va nlocui informaia cutat - Clic pe butonul nlocuire, cnd se realizeaz nlocuirea. Dac se dorete nlocuirea tuturor apariiilor din zona De g sit, cu informaia din nlocuire cu, se face clic pe butonul nlocuire peste tot. 4 Foile de calcul a) Inserarea unei noi foi de calcul - clic pe butonul drept al mouse-lui n zona etichetelor foilor de calcul - apare meniul rapid de unde alegem opiunea Inserare - apare fereastra Insert de unde alegem Foaie de lucru sau Diagram b) Redenumirea unei foi de calcul - clic pe butonul drept al mouse-lui pe eticheta foii de calcul al c rei nume va fi schimbat - apare meniul rapid de unde alegem opiunea Redenumire - tastm noul nume

- facem Clic n orice parte a foii de calcul. c) tergerea unei foi de calcul - clic pe butonul drept al mouse-lui pe eticheta foii de calcul care va fi tears - apare meniul rapid de unde alegem opiunea tergere - apare o caset de dialog n care ni se cere confirmarea tergerii d) Copierea sau mutarea unei foi de calcul n acelai registru de calcul sau n registre de calcul diferite - se realizeaz fie cu opiunea Mutare sau Copiere Foaie din meniul Editare sau din meniul rapid mai sus prezentat

Aici se alege fiierul n care se va copia sau muta foaia de calcul s

Se selecteaz aceast opiune dac se dorete realizarea unei copii d

5 Formule i func ii a) Referin ele celulelor (I) Adresele sau referinele identific celule sau grupuri de celule (domenii). Adresele spun programului Excel n care celule s caute pentru a gsi valori ce vor fi folosite n formule. Adresele sau referinele de celule cele mai sunt: - relative ex. B5 - absolute ex. $B$5 O adresare relativ - specific programului Excel direcia i distana pentru a gsi locaia. ex. mergi 2 celule n sus i una la dreapta Acest tip de referin spune cum s gseti celula, pornind de la celula care conine formula. O adresare absolut - este o adres exact a unei celule. Ex. $E$1 (relativ ar fi E1)

 B2 => cu dou celule spre stnga $E$1=> celula de la intersecia liniei 1 cu col. E

Transformarea unei adrese relative n adres absolut se face apasnd tasta funcional F4.

Exemplu. Diferena ntre o adres relativ i o adres absolut:

Dac vom copia formulele n linia urmtoare rezultatele vor fi diferite . Expresia = A2+A1 adun valorile de pe aceeai coloan din cele 2 celule de deasupra. Oriunde vom formula va face acelai lucru (va aduna valorile din 2 celule de deasupra de pe aceeai coloan). Expresia =$B$2+$B$1, n schimb, va aduna totdeauna coninutul celulelor B2 i B1. Concluzie: Microsoft Excel ajusteaz automat formulele care folosesc adrese relative, dac le copiem n alt loc. Dac vrem ca o adres s nu fie modificat prin copierea formulei n alt locatie, folosim adrese absolute. Exemple: 1)

2)

b) Utilizarea formulelor O formul este un enun compus din operatori i operanzi. Formulele sunt memorate n celulele foii de calcul, iar Excel-ul afieaz n aceste celule rezultatele evalurii formulelor. Formulele se compun din: operatori, operanzi. Operatorii sunt simbolurile care precizeaz operaia / aciunea pe care el o va efectua asupra operanzilor (ex. +, -, *, / , etc.) Unii operatori acioneaz asupra unui singur operand (operatori unari), alii asupra a doi operanzi (opreratori binari). Excel reunete patru categorii de operatori: operatori aritmetici - care acioneaz asupra valorilor numerice i au ca rezultat tot valori numerice: Operator Semnificaie Exempl aritmetic e + Adunare 5+5 5-2 Scdere -2 Negare * 5*5 nmulire / 5/5 mprire % Procent 20% ^ 5^3 Exponenier e operatorul pentru texte - care combin prin concatenare dou sau mai multe valori de tip text ntr-o singur valoare de tip text. Fie tabelul urmtor: A B C D 1 Produsul Ianuarie Februarie Martie 2 A1 60 100 70 3 A2 200 110 115 4 B1 70 120 30 5 B2 100 60 45 6 C1 150 200 100 7 C2 400 250 250

Operator text &

Semnificaie Concateneaz dou valori pentru a produce o valoare text continu

Exemple A1 & & A2 Produsul A1 Luni, & 27 Oct 2003 Luni, 27 Oct 2003

operatori relaionali - care compar dou valori de acelai tip i au ca rezultat o valoare logic: TRUE sau FALSE Operator Exempl Semnificaie de e comparai e

= > < >= <= <>

Egal cu Mai mare dect Mai mic dect Mai mare sau egal cu Mai mic sau egal cu Diferit de

B2=C2 B2>C2 B2<C2 B2>=C 2 B2<=C 2 B2<>C 2

operatori pentru referine la celule sau domenii de celule - care combin dou referine la celule ntr-o referin compus. Operato Semnificaie Exemple r referin : Operator de zon care produce o referin la toate celulele dintre dou SUM(B2:D7) 2430 referine, inclusiv cele dou referine. , Operator de uniune care SUM(B2:D2,B4:D4,B6:D6) sau combin referine multiple 900 ; sau ntr-o singur referin SUM(B2:D2;B4:D4;B6:D6) 900 spaiu Operator de intersecie care combin referine multiple SUM(B4:D5 C2:C7) 180 ntr-o singur referin

6 Formatare - Numere/Dat - selectm informaia de formatat - clic pe meniul Format , clic pe opiunea Cells - apare fereastra Format Cells

se alege numrul de

z zecimale Se alege virgula ca separator pentru mii p

se alege reprezentarea numerelor negative n

- Formatarea celulelor ca dat - selectm informaia de formatat - clic pe meniul Format , clic pe opiunea Cells - apare fereastra Format Cells - din Category alegem Date, iar din Type, modul de reprezentare al datei - n Sample va aprea o mostr.

- Formatarea celulelor pentru afisarea de simboluri monetare - selectm informaia de formatat - clic pe meniul Format , clic pe opiunea Cells - apare fereastra Format Cells

De aici alegem simbolul monetar s

Sau dup ce am selectat celulele facem clic pe butonul Currency - Formatarea celulelor pentru afisarea procentelor: selectai celulele, facem clic pe butonul Percent Style - Modificarea dimensiunii fontului, tipului fontului - selectm informaia de formatat - clic pe meniul Format , clic pe opiunea Cells - apare fereastra Format Cells, clic pe eticheta Font
De aici modificm dimensiunea

f fontului
De aici modific m

f fontul

De aici se aplic stilul ngroat, c cursiv

De aici se aplic diferite tipuri de subliniere cu linie dubl, cu linie punctat, etc p

De aici se aplic diferite culori coninutului

c celulelor

- Aplicarea diferitelor culori coninutului celulelor, fundalului celulelor - aplicarea unei culori fundalului celulei se realizeaz cu butonul

- Copierea formatului unei celule, grup de celule in alta celula sau grup de celule - se selecteaz celula sau grupul de celule al cror format dorim s-l copiem - fie clic sau dublu clic pe butonul Format Painter , dup cum dorim s copiem formatul selectat unei celule sau mai multor celule - ncadrarea textului ntr-o celul - funcia Wrap text permite dimensionarea automat a celulei, astfel nct toate datele s fie cuprinse n celul. Aceast funcie se gsete n meniul Alignment- Text Control din fereastra Format Cells. Deasemenea se poate realiza cu manevra Alt+Enter. - Aliniere/Borduri - alinierea la centru, stnga, dreapta se realizeaz cu butoanele respective de pe bara de formatare - alinierea sus, jos (pe vertical) se realizeaz apelnd funcia Cells a meniului Format, eticheta Alignment
De aici se realizeaz alinierea pe

o orizontal

De aici se realizeaz alinierea pe vertical p

- Centrarea unui titlu intr-un grup de celule - selectm celulele peste care se ntinde titlul - clic pe butonul Merge and Center sau folosim opiunea Merge cells din meniul Alignment-Text control din fereastra Format Cells - Modificarea orientrii coninutului unei celule - se selecteaz celula sau grupul de celule unde dorim s modificm orientarea textului - clic pe meniul Format, opiunea Cells, eticheta Alignment - din Orientation alegem noua orientare - clic pe OK.

Textul va arta:

- Adugarea bordurilor celulelor, unui grup de celule - se realizeaz cu ajutorul meniului Border din fereastra Format Cells

Contur n jurul

s seleciei

Se alege tipul liniei t

Se alege culoarea l liniei

Linii despritoare n interiorul

s seleciei

Sau o metod mai rapid este cu ajutorul butonului Border de pe bara de instrumente de formatare 7 Grafice - Crearea diferitelor tipuri de grafice: cu coloane, cu bare, linie, diagrama - fie se alege funcia Chart a meniului Insert, fie Clic pe butonul Chart de pe bara de instrumente standard. - i ntr-un caz i n cellalt apare fereastra Chart Wizard. Pasul 1 - se alege tipul i subtipul de grafic

Alegem tipul de diagram d

Alegem subtipul de

d diagram
Pasul 2 - se introduc adresele seriilor de date.

Pasul 3 - se introduc diferite opiuni referitoare la: titlul graficului, legenda graficului, modul de prezentare a axelor, etc.

Pasul 4 - se alege locul n care va fi afiat grasicul creat

se poate crea o foaie nou care s conin numai graficul

se poate crea graficul n oricare din foile de calcul d

- Adugarea unui titlu, etichet unui grafic. nlturarea unui titlu, etichet - se poate aduga n momentul n care construim graficul la pasul 3. - pentru modificarea sau tergerea unui titlu vom face manevrele: - selectm graficul
Aici se introduce noul nume al titlului graficului sau se terge g g

De aici se adaug

e etichete

- clic pe meniul Chart, clic pe opiunea Chart Option - apare fereastra Chart Option

- Schimbarea culorii de umplere a unui grafic - clic dreapta pe graficul cruia dorim s-i schimbm culoarea - se deschide fereastra Format Chart Area de unde alegem culoarea dorit - fereastra Format Chart Area se poate deschide i dac se d dublu clic pe graficul cruia i se va schimba culoarea.

Se aleg opi-uni referitoare la chenarul

g graficului

Se alege culoarea pentru fundalul

g graficului

- Schimbarea culorilor graficului - clic dreapta pe graficul deja definit - se alege opiunea Format Data Series - se alege culoarea dorit

- Modificarea tipului graficului - se selecteaz graficul - clic pe meniul Chart, clic pe opiunea Chart Type - apare fereastra Chart Type se alege noul tip al graficului - Copierea, mutarea graficului n acelai registru de calcul sau n registre de calcul

diferite - se selecteaz graficul - se alege opiunea Copy din meniul Edit, sau combinaia de taste Ctrl + C, sau clic pe butonul Copy - se alege destinaia graficului - - se alege opiunea Paste din meniul Edit, sau combinaia de taste Ctrl + V, sau clic pe butonul Paste - Redimensionarea, tergerea graficului - se selecteaz graficul - se vine cu mouse-ul pe unul din cele 8 butoane, pn apare o sgeat dubl. - se trage n sensul dorit 8 Preg tirea rezultatelor Formatarea foii de calcul - Modificarea marginii foii de calcul: sus, jos, stnga, dreapta - clic pe meniul File, clic pe opiunea Page Setup - apare fereastra Page Setup - din eticheta Margins putem modifica marginile foii de calcul - Modificarea orientrii foii de calcul: pe lung, pe lat. Schimbarea dimensiunii foi - din fereastra Page Setup, eticheta Page putem realiza acete comenzi - Modificarea foii de calcul astfel nct ntreg coninutul acesteia s ncap pe o De se poate singur aici pagin , pe un anumit numr de pagini orientarea - Admodifica ugarea, modificarea textului n Antet i Subsol p - din fereastra Page Setup, eticheta Header and Footer, putem aduga paginii sau modifica un antet i subsol

De aici se alege dimensiunea paginii d

dac dorim s creem un antet clic pe butonul Custom Header, dac dorim s creem un subsol clic pe eticheta Custom Footer apare fereastra Header sau Footer

- Introducerea n antet sau subsol a cmpurilor: numr de pagini, data, ora, numele foii de calcul, numele registrului de calcul clic pe acest buton pentru a introduce numrul paginii clic pe aceste butoane pentru a introduce data i ora clic pe acest buton pentru a introduce numele fiierului clic pe acest buton pentru a introduce numele foii de calcul

Preg tirea - Examinarea unei foi de calcul inaintea imprimarii - clic pe meniul File, clic pe comanda Print Preview, sau clic pe butonul Print Preview - apare fereastra Print Preview - Imprimarea liniilor foilor de calcul - clic pe meniul File, clic pe comanda Print, sau dac se dorete doar inprimarea foii de calcul active cu setrile impliciteclic pe butonul Print - comanda Print deschide fereastra Print

Se alege imprimanta la care se va tiprii c Tiprirea se va face ntr-un

f fiier

Se introduc numrul de copii n

- Imprimarea unui cap de tabel pe fiecare pagin - din fereastra Page Setup, eticheta Sheet se poate realiza acest lucru

Se selecteaz coloana sau rndul care urmeaz s fie tiprit pe fiecare

p pagin

Se selecteaza pentru a tipri antetele de linii i coloane c Se selecteaza pentru a tipri caroiajul foii de

- Tiprirea anumitorcalcul ccelule dintr-un registru de calcul, a ntregului registru de calcul, numrul de copii realizate, tiprirea unui grafic selectat - Din fereastra Print putem alege urmtoarele opiuni: - All- pentru tiprirea tuturor paginilor

- Page(s) - pentru tiprirea unei secvene de pagini - Selection - pentru tiprirea anumitor celule de calcul selectate anterior - Entire workbook - pentru tiprirea ntregului registru de calcul - Selected Chart - pentru tiprirea graficului selectar anterior - num rul de copii a fost explicat la punctul 4.7.2.3.