GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS - Orientaciones metodolgicas

Gustavo Petro Urrego Alcalde Mayor de Bogot D.C.

Eduardo Noriega de la Hoz Secretario General Germn Yances Pea Director Archivo de Bogot (e) Ana Margoth Guerrero de Otero Subdirectora Sistema Distrital de Archivos Luis Enrique Rodrguez Baquero Luis Fernando Sierra Escobar Autores Sandra Patricia Fonseca Zrate Mauricio Andrs Galarza Pinzn Rosa Margarita Cala Rueda ngela Ovalle Bautista Libardo Salas Guaca Lectores Gustavo Adolfo Ramrez Ariza Revisin de textos Juan Sebastin Guerrero Otero Diagramacin y armada electrnica Mnica Liliana Reyes Duarte Diseo de portada

Hno. Carlos Gmez Restrepo Rector Universidad de La Salle

Ruth Helena Vallejo Sierra Editora acadmica y Directora Programa Sistemas de Informacin y Documentacin de la Universidad de la Salle

Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I Impresin ISBN: 978-958-717-130-3 Primera edicin 300 ejemplares Impreso en Bogot - Colombia Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. Universidad de La Salle 2012

La investigacin objeto de esta publicacin fue realizada en desarrollo del Convenio de cooperacin No. 2215100-742-2009 firmado por la Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., - Direccin Archivo de Bogot y la Universidad de La Salle, en cabeza de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales y el Programa Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN PRESENTACIN 1. PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE LA GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS 1.1 Hasta dnde llega la gestin de documentos tradicional? 1.2 Dnde inicia la gestin de documentos enfocada a procesos? 1.3 Qu es el sistema integrado de gestin? 1.4 Qu son las tablas de retencin enfocadas a procesos? 1.5 Cmo se efecta la valoracin documenta en la gestin documental enfocada a procesos? 2. APROXIMACIN CONCEPTUAL A LA GESTIN DE DOCUMENTOS EN EL DISTRITO CAPITAL 2.1 El Programa de Gestin de Documentos del Archivo General de la Nacin de Colombia 2.2 El Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos de la Direccin Archivo de Bogot. 2.3 ISO 15489-1:2001 Information and documentation Records management 3. ORIENTACIONES METODOLGICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA NTC-ISO 15489-1 2010 3.1 Investigacin preliminar 3.2 Anlisis de las actividades de la organizacin 3.3 Identificacin de los requerimientos 3.4 Evaluacin de los sistemas existentes 3.5 Identificacin de las estrategias para cumplir los requisitos 3.6 Diseo de un sistema de gestin de documentos 3.7 Implementacin de un sistema de gestin de documentos 3.8 Revisin posterior a la implementacin

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4. GESTIN DOCUMENTAL, GESTIN DE CALIDAD Y VALORACIN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE BOGOT 2000 - 2011 4.1 Una breve historia 4.2 La visin sistmica de la administracin pblica y la funcin archivstica 4.3 Patrimonio documental 4.4 Valoracin documental 4.5 Alcance de la valoracin documental 4.6 Dimensin prctica del proceso de valoracin documental 4.7 Valoracin primaria 4.8 Valoracin secundaria 4.9 Gestin documental y documentos patrimoniales, dos momentos de un mismo proceso BIBLIOGRAFA ANEXOS Anexo A Decreto 514 de 2006 (Facsimilar) Anexo B Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos generados en los procesos trasversales y misionales de sector Anexo C Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos generados en los procesos misionales

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INTRODUCCIN

El presente documento es producto del proyecto de investigacin Diseo de una metodologa para la gestin documental enfocada a procesos, enmarcado en el convenio de cooperacin No. 2215100742-2009 suscrito entre la Alcalda Mayor de Bogot y la universidad de La Salle, y cuyo resultado es una primera aproximacin a los criterios metodolgicos para la gestin documental enfocada a procesos en la administracin pblica distrital. El diseo metodolgico que se adelant para este proyecto de investigacin, fue determinado por el enfoque cualitativo y al interior de ste, la investigacin de tipo documental, como estrategia de bsqueda, recoleccin, tabulacin y anlisis de informacin. Cabe agregar que el alcance del documento corresponde al estipulado dentro del convenio, ya que recoge los antecedentes metodolgicos elaborados por el Archivo de Bogot y ofrece un documento tcnico de investigacin contentivo de dicha metodologa. Con respecto a su fundamentacin normativa, se enmarc en el Decreto 514 de 2006, Por el cual se establece que toda entidad pblica a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Informacin Administrativa del Sector Pblico; el Decreto 176 de 2010, Por el cual se definen los lineamientos para la conformacin articulada de un Sistema Integrado de Gestin en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas funciones y, finalmente, el proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, en el Distrito Capital. Igualmente, la definicin del componente conceptual del texto se enmarc en los documentos de trabajo de la Direccin Archivo de Bogot, las publicaciones del Archivo General de la Nacin de
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Gestin documental enfocada a procesos

Colombia, el Reglamento General de Archivos en su 3 edicin (2003); y los textos de reconocidos maestros internacionales, como Antonia Heredia Herrera, Jos Ramn Cruz Mundet y Joaquim Llans Sanjun, entre otros. No obstante, y con el nimo de precisar el periodo cronolgico de aplicacin de las orientaciones metodolgicas aqu sealadas, se circunscribi a la ltima reforma administrativa y funcional del Distrito Capital, la cual se regul por el Acuerdo 257 de 2006, Por el cual se dictan normas bsicas sobre la estructura, organizacin y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogot, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones. El presente texto se ha estructurado en cuatro grandes apartados. El primero se dedica a resolver algunas de las preguntas y posibles soluciones asociadas al concepto de gestin documental enfocada a procesos; el segundo, describe las principales caractersticas de la gestin documental en Colombia y cmo estas se integran al Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos - SIGA, propuesto por la Direccin Archivo de Bogot; el tercero ofrece algunos pasos esenciales a la hora de implementar dicha gestin en las entidades del Distrito Capital, y a la luz de la norma ISO 15489-12. El cuarto presenta la visin terica y prctica de la valoracin documental que la Direccin Archivo de Bogot ha venido desarrollando en los ltimos aos. Las orientaciones metodolgicas aqu expuestas no pretenden ser una camisa de fuerza ni tampoco un manual de teora archivstica, pues lo que buscan es brindar el marco general de actuacin en materia de gestin de documentos para la Administracin Pblica Distrital, y ser una fuente de rpida consulta para todos aquellos servidores, contratistas y personas interesadas en el tema archivstico. As pues, se debe indicar que tanto el Sistema Distrital de Archivos, como los archivos de las entidades del orden distrital, sern los
2 En Colombia dicha norma se adopt mediante la NTC-ISO 15489-1. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1. Generalidades, durante el ao 2010.

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responsables de desarrollar y documentar los mtodos ms adecuados para su implementacin, pues el presente texto nicamente se encarga de proponer la lnea de accin. Finalmente, es importante hacer un agradecimiento especial a la doctora Ruth Helena Vallejo Sierra, Directora del Programa de Sistemas de Informacin y Documentacin de la Universidad de La Salle por el aval acadmico y tcnico, as como por su atenta lectura y comentarios al presente texto; a los servidores y contratistas de la Subdireccin del Sistema Distrital de Archivos de la Direccin Archivo de Bogot, quienes suministraron informacin tcnica sobre las actividades archivsticas desarrolladas a la fecha por esta rea.

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PRESENTACIN

Como instancia rectora de la gestin documental en el Distrito Capital, el director del Archivo de Bogot debe preparar a las entidades distritales, a travs del Sistema Distrital de Archivos, para enfrentar los retos que a diario se presentan en los diversos temas de los archivos: cuestiones tcnicas, asuntos constructivos y locativos, asuntos financieros y de planificacin, problemas de diseo y ejecucin de proyectos, etc. En algunas ocasiones se trata de necesidades urgentes que requieren acciones contundentes inmediatas; en otras, los retos son de mayor duracin, de mayor envergadura y sus implicaciones requieren un esfuerzo muy grande de parte de todos los estamentos responsables de la documentacin en la Administracin Distrital. Como este ltimo es, ni ms ni menos, el reto que las organizaciones pblicas han venido enfrentado con ocasin de la expedicin de la Ley 872 de 2003 que vino a cambiar el panorama de la administracin pblica, pues con ella se cre el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios. Con la obligatoriedad de implantarlo en todo el Estado. El Concejo de la ciudad cumpli su tarea para el Distrito Capital por medio del Acuerdo 122 de 2004, Por el cual se adopta en Bogot, D.C. el sistema de gestin de la calidad creado por la Ley 872 de 2003, y el Alcalde Mayor reglament el mandato a travs del Decreto 387 de 2004, Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogot, D.C., el Sistema de Gestin de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003. En este escenario normativo, el reto que se present de inmediato fue hacer compatible el sistema de calidad y sus registros con el sistema de gestin documental y sus papeles. Si bien ste ltimo estaba amoldado
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perfectamente al sistema de administracin por competencias, funciones y cargos, no es menos evidente que el sistema de calidad planteado por la ley con su nueva concepcin sobre los procesos y procedimientos que enlazan las actividades de varias dependencias que, hasta ese momento, actuaban en algunos casos- como compartimientos cuasi independientes, trastornara el desempeo tradicional en los archivos en el Distrito. Y no es para menos, el cambio no es solamente formal, es un cambio de cultura en el trabajo, de entender que la administracin es una sumatoria de equipos; y eso tiene un costo no solamente en la parte fsica del trabajo si no tambin en la mente del trabajador y mucho mayor impacto en la de los trabajadores de los archivos. Los cambios generados a partir de la implantacin del Sistema de Gestin de Calidad crean interrogantes en todos los niveles del trabajo. En el caso de los documentos, lleva a preguntas tales como: de ahora en adelante se debe archivar por procesos / procedimientos o si se sigue haciendo por series y subseries?. Se debe hacer TRD basada en procesos y procedimientos o en series y subseries por cada dependencia?. Estos interrogantes son resueltos en el desarrollo de la siguiente cartilla que ha sido elaborada por la Universidad de la Salle y que cuenta con el aval terico, tcnico y acadmico de sus autoridades. En todo caso, la presencia de dos lenguajes administrativos, que es en ltimas el encuentro entre el sistema tradicional y el de calidad, no es necesariamente una situacin traumtica. Por el contrario, es una posibilidad que ofrece sinergias de gran provecho para la Administracin y para los archivos, toda vez que el mapeo del desarrollo de las actividades (lase procesos y procedimientos) es una descripcin inigualable de cada paso seguido en el logro de los objetivos, cualquiera que ellos sean, y por consiguiente genera un conocimiento preciso de los documentos vitales, insustituibles, fundamentales para la ciudad. De igual manera pasa con los documentos que no lo son, permitiendo hacer una labor concienzuda en trminos de la seleccin y eliminacin de aquellos que
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por su escasa informacin importante son sustituidos por otros de mayor rendimiento informativo. En buena hora, lo mejor de estos dos mundos ha confluido para construir sobre lo construido y mejorar de manera constante cada actividad, cada procedimiento, cada proceso, de manera que el mayor beneficiario de esta situacin sea la ciudadana, a la cual se le pueda prestar un servicio cada vez de mejor calidad, ms gil y ms oportuno. Finalmente, este instrumento debe servir como diccionario para que estas dos formas de administrar lo pblico, dialoguen creativamente en la perspectiva de mejora continua en el servicio de los archivos distritales.

Francisco Javier Osuna Currea Director Archivo de Bogot

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PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE LA GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS
Luis Fernando Sierra Escobar Profesor - Investigador Universidad de La Salle

 Son mltiples y variadas las inquietudes, consultas y sugerencias que han presentado tanto los responsables de los archivos en la administracin pblica distrital, como los mismos organismos rectores de la poltica archivstica en nuestro pas, a la hora de hablar y formular una nueva poltica frente a la gestin documental que responda efectivamente a los nuevos cambios administrativos y organizacionales que ha trado consigo el nuevo milenio a la ciudad de Bogot, siendo algunos de estos2: Enfoque hacia el cliente. Liderazgo. Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas. Enfoque basado en procesos. Enfoque del sistema para la gestin. Mejora continua. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios. Coordinacin, cooperacin y articulacin. Transparencia. En este orden de ideas, el Sistema Distrital de Archivo, ha empezado a incorporar nuevos conceptos y formas de trabajo, para logar una gestin documental y administracin de archivos ms eficiente y eficaz para toda la administracin pblica distrital. De manera tal que su actuar y proceder responde, por una parte, a los requisitos bsicos establecidos por el Archivo General de la Nacin de Colombia: Estructura orgnico-funcional. Tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental, y Programa de gestin documental.
2 Los siguientes diez principios, corresponden a los mencionados por la Norma NTCGP 1000:2009.

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Y al mismo tiempo como una propuesta innovadora y prctica para la gestin de documentos en el Distrito, incorporando el enfoque basado en procesos3, el cual se sustenta en:4 Servicio a la comunidad. Los archivos que componen el Sistema Distrital de Archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin, y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los trminos previstos por la ley. Fuentes de informacin. Los documentos que conforman los archivos del Sistema Distrital de Archivos son importantes para la administracin y la cultura ya que son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y, pasada su vigencia, se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Patrimonio distrital. Los documentos de las entidades distritales son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin. Por tanto, los funcionarios pblicos son responsables del manejo de los documentos y pueden verse avocados a investigaciones de tipo disciplinario, administrativo, civil y penal, entre otras. Adicionalmente, tienen la responsabilidad de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan. Acceso pblico. Los archivos garantizarn, velarn y promovern el derecho fundamental del acceso a la informacin, la investigacin, la educacin y la cultura, con un criterio amplio y democrtico; slo por razones constitucionales, legales y de conservacin de los documentos se restringir el acceso a la informacin. Cultura archivstica. Los archivos contribuirn a la realizacin de programas de sensibilizacin para la comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, cientfico y cultural de los documentos, con el objeto de constituir mecanismos de participacin ciudadana, conocimiento y conservacin del patrimonio documental del Distrito Capital.
3 4 La NTCGP 1000:2009, define el Enfoque Basado en Procesos como la Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. Estos siete pilares, corresponden al texto Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos: documento de trabajo, elaborado por los archivistas Rosa Margarita Cala y John Alexander Gonzales durante el ao 2010

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Unidad de administracin y conservacin. La Direccin Archivo de Bogot es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del Distrito Capital, como parte integral de las riquezas culturales del Distrito, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica. Cultura de la calidad. Los archivos contribuirn a desarrollar una conciencia hacia la calidad apoyada en la participacin de todos los servidores pblicos y en un enfoque basado en procesos, que permitan agregar valor en trminos de eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. Como resultado de la unin entre un conocimiento archivstico nacional y la nueva propuesta formulada por el distrito capital, se dio origen a las guas para la gestin normalizada de documentos generados en los procesos5, como una de las herramientas archivsticas de la gestin documental enfocada a procesos. De manera tal, que una gestin no rie con la otra, sino qu, por el contrario son complementarias, al involucrar conceptos como etapas de archivo, proceso, valoracin y aspectos de conservacin, entre otros.

1.1 Hasta dnde llega la gestin de documentos tradicional?

Con la expedicin de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, la archivstica en nuestro pas empez a transformarse de un elemento eminentemente prctico, a un conjunto de reglas de trabajo, que conjugan tanto la teora como la experiencia en s misma. Al hilo de esta cuestin, el profesor Sierra, durante el ao 2009, propone algunas ideas y anlisis que permiten establecer con mayor grado de claridad y pertinencia hasta dnde llega la gestin de documentos, que tradicionalmente conocemos y aceptamos en todo el territorio nacional, incluido el Distrito Capital. Se parte entonces, de las ideas propuestas por la Maestra Antonia Heredia, quien establece que la gestin documental es en definitiva la puesta en ejecucin de los principios y conocimientos de la Archivstica integrada que busca el equilibrio
5 De acuerdo a Gloria Rendn (2007), en la administracin distrital se diferencias tres tipos de guas: 1) Comunes: son aquellos llamados transversales. En general son procesos de apoyo cuya ejecucin es imprescindible para el funcionamiento de una organizacin; 2) Misionales: son aquellos mediante los cuales se da cumplimiento a las funciones exclusivas de una entidad y 3) Misionales de sector: la mayora de procesos misionales son exclusivos de una entidad pero en ocasiones sucede que varias entidades con competencias en un sector tienen funciones comunes y desarrollan procesos similares. Tal es el caso de los hospitales y alcaldas locales.

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entre el apoyo a la gestin administrativa, a la informacin y a la investigacin, conciliando y sumando, no excluyendo ni restando, y de alguna manera supone la evolucin del tratamiento archivstico tradicional, limitado -desde el punto de vista de la integracin que hoy nos es exigida-, porque limitado era tambin el campo de actuacin de los archiveros6. Ms concretamente se proyecta que en el Distrito Capital, se haga realidad dicho planteamiento, mediante la adopcin e implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA), en cada una de las entidades, a la luz de los conceptos de gestin documentos y administracin de archivos, que propone la Ley General de Archivos, ley 594 de 2000. Para una mayor ilustracin, se entender gestin de documentos como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin7. Con respecto a la administracin de archivos, se definir como el conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos8. En la administracin pblica colombiana, la gestin de documentos es objeto de materializacin, mediante la elaboracin e implementacin de un programa de gestin documental, el cual es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestin documental) al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos9. Hechas las consideraciones anteriores, la gestin de documentos es el elemento catalizador en la comunicacin transversal que debe existir para los conceptos
6 Antonia Heredia, El debata sobre la gestin documental, Mtodos de informacin 5.22-23, Valencia: Associaci Valenciana dEspecialistes en Informaci (AVEI), 1998. p. 35. (Nota: 5 corresponde al volumen, 22-23 al nmero del fascculo). Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, octubre. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia, 2006. p. 7. Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, octubre. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia, 2006. p. 1. Jorge William Triana, Gua para la implementacin de un programa de gestin documental. Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 2006. p. 22.

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tradicionales de (A)-archivo10 y, por consiguiente, documento de archivo11, y en el cual deben confluir las tareas tradicionales de recoger, conservar y difundir. As como las asociadas con procesos del programa de Gestin Documental. Adems de la normativa que para su desarrollo se ha mencionado en prrafos anteriores, se habla que la implementacin de la gestin documental en las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas, recae en tres herramientas de tipo archivstico. Las cuales, para el caso de la administracin pblica distrital, se encuentran enmarcadas en el proceso propuesto por el Archivo General de la Nacin de Colombia. Nos referimos, entonces, a: Tablas de retencin documental: su definicin apunta a Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Acuerdo AGN 027, 2006). En cuanto a su procedimiento para elaboracin, presentacin, aprobacin y aplicacin se encuentra regulado por el Acuerdo AGN 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Artculo 24 de la Ley 594 de 2000-. Tablas de valoracin documental: su definicin apunta a Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una disposicin final (Acuerdo AGN 027, 2006). En cuanto a su procedimiento para elaboracin, presentacin, aprobacin y aplicacin se encuentra regulado por el Acuerdo AGN 002 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados-. Cuadros de clasificacin: su definicin apunta a Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la documentacin producida por una institucin y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales (Acuerdo AGN 027, 2006).

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Es importante aclarar, que de acuerdo al Reglamento General de Archivos para Colombia (2003), la definicin de archivos tiene dos posibilidades; primero: archivo minscula- Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia., y Archivo mayscula- Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. El Documento de Archivo es abordado como el registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. (AGN, 2006.)

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1.2 Dnde inicia la gestin de documentos enfocada a procesos?

La gestin documental enfocada a procesos en Colombia, se encuentra en construccin y aun carece de referente tericos precisos, pues al no conocerse de primera mano cmo podra definirse y comprenderse, es muy complejo establecer lmites y fronteras entre la gestin documental tradicional y la propuesta aqu planteada. Por tanto, se podra inferir que cuando nos referimos a este nuevo concepto en la archivstica colombiana, nos acercamos a la nocin segn la cual: la Gestin Documental Enfocada a Procesos, tiene sus races en la doctrina archivstica convencional; no viene a romper con los postulados tradicionales de nuestra disciplina y ni mucho menos, con los principios de aceptacin universal, como lo son el de Procedencia12 y el de Orden Original13. Pues nicamente responde a un nuevo entramado organizacional y que ahora es orientado por los postulados del sistema de calidad, al cual la gestin de documentos no es ajena14. De acuerdo a los anteriores enunciados, se propone una aproximacin terico conceptual para la definicin de gestin documental enfocada en procesos y -a partir de la realidad concreta del Distrito Capital- definir sta como complemento de la gestin documental tradicional, la cual incorpora conceptos y principios propios de la gestin enfocada a procesos15, oficina sin papel16 y gobierno abierto17 respectivamente, en el marco del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo SIGA-.
12 13 El Principio de Procedencia, se define como: se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. El Principio de Orden Original, se define como: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales. Luis Fernando Sierra. Tablas de retencin documental enfocada a procesos (TRDP): una propuesta emergente en tiempos de cambio, Cdices. Revista del Programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica 5. 2, Bogot: Universidad de La Salle, 2009. p. 168. Sobre este particular, se hace alusin al Enfoque Basado en Procesos presente en la NTCGP 1000: 2009, y la cual establece que en las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define la Oficina sin Papel, de la siguiente manera es la gestin documental vinculada con el uso de documentos basados en mensajes de datos y mtodos de firma electrnica, realizada con el objetivo de reducir costos, mejorar la gestin, crear servicios centrados en el ciudadano y reducir el impacto ambiental generado por la accin de la Administracin Pblica. El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define Gobierno Abierto, como el conjunto de servicios de gobierno electrnico, que permiten la participacin activa, eficaz y permanente de los ciudadanos en los asuntos pblicos. El Gobierno Abierto supone una Administracin Pblica que crea las condiciones adecuadas para que los ciudadanos estn siempre informados sobre su gestin (transparencia), sean sujetos activos en la discusin de los asuntos y decisiones pblicas (participacin) y colaboren en la solucin de los problemas que enfrentan las Administraciones (colaboracin).

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Significa entonces que, como elemento innovador para la archivstica distrital, la gestin documental enfocada a procesos, es coherente con la propuesta de Programa de Gestin Documental sugerido por el Archivo General de la Nacin de Colombia (2006), y el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos propuesto por la Direccin Archivo de Bogot (2006), teniendo por objetivos, los siguientes: Normalizar la funcin archivstica al interior de las entidades distritales, a la luz de la normatividad archivstica vigente y la norma NTC-ISO15489-1:2010. Incorporar la gestin documental como parte activa del Sistema Integrado de Gestin, y cuyo fin ltimo sea el del manejo integral de la informacin suministrada por cada uno de los subsistemas, para la toma de decisiones. La integracin de los nuevos conceptos de canales digitales18 y servicios de gobierno electrnico19 a la simplificacin de trmites en los procesos internos y externos de las entidades, y el acercamiento del ciudadano a la administracin distrital. No obstante, el nacimiento de la Gestin Documental Enfocada a Procesos en la capital, fue arraigada con la idea que el punto de partida para construir un Sistema de Gestin Documental y Archivo, como el que se propone para la Administracin Distrital, es la identificacin de la totalidad de los documentos que deben ser incorporados al sistema, y su caracterizacin en cuanto a contenido, forma, funciones y valores, para derivar de all las herramientas requeridas para el eficiente funcionamiento del sistema20. Como quiera que se observe, los alcances originales de la Gestin Documental Enfocada a Procesos en el Distrito, hoy da, es diverso, ha traspasado sus propios lmites y fronteras; y ya no se imagina como nicamente la identificacin de la documentacin, sino que por el contrario, se propone como una gestin encargada de apoyar la implementacin del SIGA, mediante un hacer, llamado reglas de produccin, gestin, archivo y valoracin. As como de generar una sinergia, entre el concepto de estructura orgnico-funcional, enfoque basado en
18 El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define Canales Digitales, como los medios basados en mensajes de datos, que utilicen las Entidades Distritales, para generar, enviar, recibir, almacenar o comunicar informacin entre sus dependencias, con Entidades del nivel nacional y distrital y en las relaciones con los usuarios. El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define servicios de gobierno electrnico, como los servicios, trmites o procedimientos de la administracin pblica, que pueden ser prestados total o parcialmente, a travs del uso de mensajes de datos. Gloria Rendn Cuartas, Gua de procedimientos: la gestin documental enfocada a procesos. Bogot: Alcalda Mayor de Bogot, 2007. p. 17.

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procesos y servicios de gobierno electrnico, como insumos primarios a la hora de implementar la norma NTC ISO 15489:1 2010, es propuesta como lnea base para la gestin documental con enfoque en procesos. Figura 1. Alcance de la Gestin Documental Enfocada a Procesos.

Fuente: Luis Fernando Sierra Escobar (Autor).

Es imposible no mencionar que la gestin documental enfocada a procesos, materializ su actuar con la redaccin e implementacin de las guas para la gestin normalizada de documentos, siendo estas las herramientas en los que quedan consignados la produccin documental, sus caractersticas formales, clasificacin y valores, ms las reglas para su administracin y tratamiento.21 En conclusin, al ser las guas para la gestin normalizada de documentos una herramienta archivstica fundamental a la hora de hablar, pensar y escribir sobre la gestin de documentos en el Distrito Capital, seria impropio, no mencionar, como mnimo, cules son los contenidos bsicos que en cada una de ellas deben ser abordos al momento de su redaccin, los cules son:
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Historia de la funcin. Normatividad. Proceso y procedimiento origen de los documentos. Cuadro de clasificacin y valoracin. Reglas de gestin documental y archivo para cada una de las series.

Gloria Rendn Cuartas, Gua de procedimientos: la gestin documental enfocada a procesos. Bogot: Alcalda Mayor de Bogot, 2007. p. 35.

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Finalmente, y para establecer un punto cronolgico de separacin entre la gestin documental tradicional y la que propone el Distrito Capital gestin documental enfocada a procesos-, se ha establecido que sta ser objeto de adopcin, con su metodologa y procedimientos archivsticos, a partir de la expedicin del Acuerdo 257 de 2006.

1.3 Qu es el Sistema Integrado de Gestin?

El Sistema Integrado de Gestin en las entidades del Distrito Capital es el conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeo institucional articulado y armnico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC). Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). Subsistema de Gestin Ambiental (SGA). Subsistema de Control Interno (SCI). Adicionalmente para los hospitales del Distrito Capital, el Subsistema nico de Acreditacin (SUA).22

A continuacin se describen las principales normas asociadas con el Sistema Integrado de Gestin, las cuales son el punto de partida al momento de planear, organizar y controlar el proceso de implementacin de la gestin documental enfocada a procesos: Decreto 061 de 2003: por el cual se adopta el Plan de Gestin Ambiental para el Distrito Capital. Decreto 387 de 2004: que adopta la implementacin del SGC (Sistema de Gestin de Calidad) en el Distrito de manera obligatoria Decreto 3622 de 2005: por el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el captulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al sistema de desarrollo Administrativo.
22 Decreto 176 de 2010 Por el cual se definen los lineamientos para la conformacin articulada de un Sistema Integrado de Gestin en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas funciones. Mayo. Bogot: Imprenta Distrital. p. 1.

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Decreto 514 de 2006: mediante el cual se establece que toda entidad pblica del nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos SIGA y que ste debe ser integrado a sistemas como el de Gestin de Calidad y el de Control interno, entre otros. Directiva 08 de 2006: establece los lineamientos y responsabilidades bsicas para la implantacin del modelo estndar de control interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005, en el Distrito Capital. Resolucin 305 de 2008: la Comisin Distrital de Sistemas expidi polticas pblicas para las entidades, organismos y rganos de control del Distrito Capital en materia de tecnologas de la informacin y comunicaciones, respecto a la planeacin, seguridad, democratizacin, calidad, racionalizacin del gasto, conectividad, infraestructura de datos espaciales y software libre. Decreto 176 de 2010: por el cual se define los lineamientos para la conformacin articulada de un Sistema Integrado de Gestin en las entidades del Distrito Capital. En concordancia con lo anterior y para lograr una adecuada adopcin del Subsistema Interno de Gestin de Documento y Archivos en todas las entidades distritales, en el marco del Sistema Integrado de Gestin, se opta por la adopcin de un Reglamento General de Archivos para el Distrito Capital23, como elemento orientador y dinamizador de las polticas archivsticas formuladas por el Sistema Distrital de Archivos y la Direccin Archivo de Bogot. De modo que su desarrollo, estructura y articulado, debe responder a los siguientes contenidos, tanto bsicos como complementarios:24 Contenidos bsicos obligatorios: funciones del archivo, competencias del profesional en Archivstica, transferencias e ingreso de documentos, seleccin y eliminacin documental, conservacin de los documentos, consultas y prstamos e informacin y difusin. Contenidos complementarios opcionales-: exposicin de motivos, adscripcin del archivo, definicin de conceptos (archivo, documento,
23 Siguiendo la definicin expuesta por el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola (2008-2010); un reglamento puede ser conceptuado como Coleccin ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecucin de una ley o para el rgimen de una corporacin, una dependencia o un servicio Mariano Garca Ruiprez. Los reglamentos de archivo (Modulo legislacin y reglamentacin de archivos en Espaa: Sistemas de archivos y redes de custodia). Mster en Gestin Documental y Administracin de Archivos, Universidad Internacional de Andaluca, Huelva (Espaa): 2009, p. 16.

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patrimonio documental), categora laboral del personal, participacin del archivo en los sistemas de informacin, sistemas de clasificacin y descripcin, normas de reproduccin, el acceso a los documentos e infracciones y sanciones. Se observa que la gestin documental y la administracin de archivos, en la capital del pas, se encuentran integradas con otros sistemas o subsistemas en cada una de las entidades; y que el nuevo enfoque gestin documental enfocada a procesos-, busca la integracin y acercamiento de la experiencia distrital, a la experiencia nacional al amparo de conceptos como: archivo total25, archivo electrnico26, documento electrnico de archivo27 y gobierno en lnea28.

1.4 Qu son las Tablas de Retencin Documental enfocadas a procesos?

Ya se ha definido a qu nos referimos cuando hablamos de las Tablas de Retencin Documental TRD- y cmo stas nacen con una doble finalidad. Por una parte sirven de gua para los procesos de organizacin documental clasificacin, ordenacin y descripcin- en los archivos de gestin y por otra, a los de retencin que, de acuerdo a la doctrina archivstica nacional, involucra aspectos propios de la valoracin y disposicin final -conservacin total, eliminacin, seleccin y microfilmacin-. Siguiendo la definicin aportada por el Reglamento General de Archivos para Colombia, en su tercera edicin (2003), se establece, que para el caso concreto del Distrito Capital, se adopta el mismo alcance conceptual, interpretacin y procedimiento de aplicacin. Pero que en su elaboracin, presentacin y evaluacin se tendr en cuenta el concepto y contexto propuesto por enfoque basado en procesos, sugerido en la NTCGP-1000:2009.
25 26 27 Se define segn el Acuerdo 027 de 2006, como concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Se define segn el Acuerdo 027 de 2006, como conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos. Se define segn el Acuerdo 027 de 2006, como registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. El programa Gobierno en Lnea, del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, es el responsable de coordinar en la administracin pblica la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, estrategia del Gobierno Nacional que tiene por objeto contribuir a la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo y que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC). Portal del estado Colombiano (documento en lnea), 2010. (Consulta el 23 de julio de 2011).

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Segn hemos visto, y despus de este primer acercamiento al concepto de TRD en el Distrito Capital, se puede establecer que el instrumento que alinea en gran medida la implementacin de la Gestin Documental Enfocada a Procesos, debe ser ste. Sin embargo, no es la nica herramienta con que cuenta el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos, para lograr la normalizacin de la funcin archivstica en cada una de las entidades; y el hecho de que la entidad cuente con TRD, no significa que ya tenga cubierto el total de las actividades propuestas en el marco del Programa de Gestin Documental. En conclusin, el procedimiento estndar para su creacin o actualizacin, se encuentra consignado en la Gua29 que para tal fin elabor la Subdireccin del Sistema Distrital de Archivos y en la cual se presentan, los siguientes pasos metodolgicos: Primer paso: Compilar informacin institucional. Segundo paso: Revisar los manuales de funciones y procedimientos. Tercer paso: Aplicar la Encuesta Estudio Unidad Documental. Cuarto paso: Analizar la informacin recolectada. Quinto paso: Estructurar las TRD.

Tambin all se esbozan cules son los insumos bsicos para la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental Enfocadas a Procesos y dentro de los que se encuentran: Conformacin del Equipo de Trabajo. Guas para la Gestin Normalizada de los Documentos de Procesos Transversales. Documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGD). Manuales de Funciones.

1.5 Cmo se efecta la valoracin documental en la Gestin Documental Enfocada a Procesos?

El proceso de valoracin documental en una organizacin que se sustenta en una estructura orgnica y funcional, es muy similar al que se hace cuando adems en el anlisis se contemplan herramientas del Sistema de Gestin de Calidad como lo son el mapa de procesos, los procesos y procedimientos junto
29 Para una mayor compresin del lector, se recomienda la revisin del texto Gua para la elaboracin, presentacin, aprobacin y seguimiento de las Tablas de Retencin Documental para las entidades distritales (2011).

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con sus componentes. Pues en ambos casos, se busca responder a los interrogantes propios del proceso de evaluacin documental: Qu conservar?, qu eliminar?, quines evalan?, y cundo y dnde lo hacen?. Ver captulo 4.

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APROXIMACIN CONCEPTUAL A LA GESTIN DE DOCUMENTOS EN EL DISTRITO CAPITAL
Luis Fernando Sierra Escobar Profesor - Investigador Universidad de La Salle

 Los orgenes de la gestin documental, como procedimiento y norma archivstica en el pas, se remontan al ao de 1996, cuando el Archivo General de la Nacin de Colombia elabor el Mini/Manual No. 3 Gestin Documental: bases para la elaboracin de un programa, cuyo fin se enmarc en definir una conceptualizacin archivstica, unos objetivos, alcance y etapas para la implementacin de un programa de gestin documental en la administracin pblica colombiana. Posteriormente, desarroll una serie de textos sobre las tablas de retencin documental y transferencias documentales, clasificacin documental, ordenacin documental y organizacin de fondos acumulados, entre otros, con el nico fin de establecer una lnea de trabajo y los supuestos mnimos que requera el pas a la hora de hablar e implementar la gestin documental. Igualmente se public el Manual de Archivstica: primera fase Gua para la implementacin de un programa de gestin documental-, el cual se encarg de reunir la experiencia de ms de dos dcadas de trabajo y conceptualizacin en gestin de documentos, desde el nacimiento del Archivo General de la Nacin, mediante la Ley 80 de 1989, y su formalizacin como programa de gestin documental, mediante la Ley General de Archivo No. 594 de 2000. En referencia al Distrito Capital, la gestin de documentos se remonta a comienzos del nuevo milenio, cuando se concibi como proyecto el documento Diseo e Implementacin del Sistema nico de Administracin de Archivos, el cual fundament su quehacer, mediante la elaboracin de algunos documentos de trabajo. En el ao 2003 fue creada la Direccin Archivo de Bogot, la cual trajo consigo una nueva mirada en torno a la gestin de documentos en el mbito distrital. Su proceso de implantacin se dio mediante la adopcin, en primera instancia, del Decreto 173 de 200430 y posteriormente del Decreto 514 de 2006.
30 Decreto 173 de 2004 Por el cual se establece normas para la proteccin de la memoria institucional, el patrimonio bibliogrfico, hemerogrfico y documental en el Distrito Capital. Bogot: Imprenta Distrital, 2004. p. 1.

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Resultado de lo anteriormente expuesto, durante los aos 2006 y 2007 tuvo lugar la aparicin de dos nuevas publicaciones tituladas: Una gua de procedimientos para la organizacin de fondos documentales acumulados y Gua de procedimientos la gestin documental enfocada a procesos, las cuales buscaron la normalizacin, en parte, de la gestin documental y el vocabulario archivstico, en el Distrito Capital. En resumen, en las siguientes lneas se describir -en forma muy general- las cualidades y principales puntos a ser tenidos en cuenta cuando usted, amable lector, se encuentre enfrentado al proceso de adopcin de la gestin documental tradicional y la que se propone para el Distrito Capital NTC ISO 15489:1 2010, pues una no rie con la otra, sino que por el contrario son complementarias y buscan una integralidad en la definicin y manejo de conceptos archivsticos, as como servir de apoyo en la implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos SIGA-.

2.1 El Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos de la Direccin Archivo de Bogot

El primero de los referentes que orienta la implantacin de la Gestin Documental Enfocada a Procesos en las entidades distritales, corresponde a la puesta en marcha del SIGA, el cual es regulado por el Decreto 514 de 2006, en su artculo 4, que estable que dicho Subsistema estar conformado por los archivos de gestin, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentacin y cualquier otra unidad de informacin que apoye el cumplimiento de la misin de la entidad. Determinado el alcance del SIGA, es importante definir cul es su marco comn de trabajo en las entidades; para nuestros efectos, se tom la siguiente: es uno de los componentes del Sistema Integrado de Gestin y del Sistema de Informacin Administrativo del Distrital Capital. Entindase como Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) el conjunto de polticas, orientaciones, procesos, metodologas, instancias e instrumentos orientados a garantizar la organizacin y disponibilidad de la informacin que sirve como soporte al cumplimiento de las funciones de la entidad, facilitando el acceso y consulta por parte de los usuarios, apoyando la toma de decisiones, la rendicin de cuentas, la investigacin y la conformacin de la memoria institucional . Adems, la puesta en marcha del SIGA obedece en buena medida al concepto genrico de gestin documental, la cual, dentro del ciclo PHVA, tiene en cuenta los siguientes pasos:
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a) Creacin y funcionamiento del Comit de Archivo, de conformidad con lo establecido por el Archivo General de la Nacin, a travs del Acuerdo 07 de 1994 y el Acuerdo 12 de 1995. b) Delegacin de funciones a la dependencia encargada del SIGA. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la gestin documental (Decreto 514 de 2006). c) Adoptar y documentar una poltica de gestin documental que le permita a la entidad distrital administrar los documentos producidos y recibidos, con el fin de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad; as como la adecuada clasificacin, valoracin y conservacin. Esta poltica debe ser adoptada y respaldada en el nivel ms alto de decisin, mediante la expedicin de un acto administrativo, difundirse e implementarse en toda la entidad. d) Implementacin de un programa de gestin documental con el objetivo de cubrir de manera integral los procesos archivsticos de produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final. e) Levantamiento de los procedimientos, roles y responsabilidades de la gestin documental dentro del manual de procesos y procedimientos de la entidad, a partir de la estructura y organizacin de los niveles de archivo y las unidades de informacin. f) Elaboracin de un instrumento con los contenidos tcnicos para el manejo documental en cada uno de los niveles de archivo y de las unidades de informacin (archivos de gestin, central, unidad de correspondencia, bibliotecas y centros de documentacin). Este instrumento permitir regular las funciones y actividades mediante instrucciones documentadas. g) Normalizacin de la produccin documental mediante la elaboracin y aplicacin de la Tabla de Retencin Documental por Procesos, la cual permitir garantizar la organizacin de la informacin activa; para la documentacin acumulada es necesario elaborar la Tabla de Valoracin Documental, con el propsito de organizar los fondos acumulados. h) Establecer lineamientos y procedimientos que permita a la unidad de correspondencia de la entidad, controlar la produccin, recepcin,
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distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos (Acuerdo 060 de 2001). i) Implementacin del Sistema Integrado de Conservacin a travs de una serie de disposiciones preventivas dirigidas a medir, evitar, detener y controlar el efecto nocivo de los factores de deterioro que pueden incidir sobre la conservacin del material documental. j) Definicin del personal profesional y tcnico requerido de acuerdo al volumen de produccin documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de informacin, y los niveles de archivo que existan en la entidad (Decreto 514 de 2006). k) Contemplar la disponibilidad de los recursos humanos, tecnolgicos y fsicos para la implementacin del SIGA. Recursos humanos: seleccionar y contratar el personal idneo con la formacin y experiencia acreditada en procesos de administracin documental, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 514 de 2006, captulo segundo. Recursos tecnolgicos: contar con el software y hardware necesario para asegurar la administracin, acceso y trazabilidad de la informacin dentro del concepto del ciclo vital del documento. Recursos presupuestales: garantizar los recursos presupuestales necesarios para el establecimiento, modernizacin y sostenimiento del SIGA en la entidad, incluyndolo en el presupuesto de cada vigencia. Recursos fsicos: garantizar la disponibilidad de las reas locativas, equipo y mobiliario, unidades de conservacin y almacenamiento adecuados para la administracin de informacin. Debido a esto, toda entidad distrital debe establecer, documentar, implementar y mantener el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo, de acuerdo al ciclo conocido como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), el cual, en el marco de la gestin documental, puede describirse brevemente como: Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos de la norma y las polticas de la gestin documental.
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Hacer: implementar los procesos administrativos y tcnicos archivsticos.


Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos administrativos y tcnicos archivsticos y los productos y servicios respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos administrativos y tcnicos archivsticos. El Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos, es el encargado de bajar los conceptos archivsticos a la realidad propia de cada una de las entidades que conforman el Sistema Distrital de Archivos, y el cual no podra ser cubierto en su totalidad por las orientaciones metodolgicas aqu propuestas. Por tanto, seguramente esta temtica tendr desarrollo en una nueva publicacin por parte de la Direccin Archivo de Bogot. Como se ha observado, la Gestin Documental Enfocada a Procesos es apenas una de las partes que integran el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos, por lo que aqu nicamente se dedicarn algunos prrafos en describir las reglas de produccin, gestin, archivo y valoracin, como elemento concreto del Hacer (H), dentro del ciclo PHVA, el cual es la base que soporta la implementacin del SIGA. Es evidente que el alcance del SIGA, para nuestro objeto y como subsistema, est orientado a establecer las principales reglas de juego para la gestin documental tradicional y enfocada a procesos-, en la administracin distrital, las cuales, para el fin ltimo de la gestin, permitirn establecer el camino a seguir tanto por los encargados de su implementacin en las entidades, como por los responsables de su definicin en la Direccin Archivo de Bogot. Figura 2. Relacin del subsistema y el programa.

Fuente: Jos Efran Forero (2010).

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Gestin documental enfocada a procesos

En consonancia con lo anteriormente expuesto, la figura 2 describe la estrecha relacin existente entre el PGD y el SIGA, y cmo estos dos elementos no son polos opuestos en la gestin documental, pues mientras el primero busca describir cules son los ocho pasos fundamentales de la gestin documental, el segundo busca describir cules son las reglas para la produccin, gestin, archivo y valoracin en el Distrito Capital, a la luz de la administracin de archivos y en razn del artculo diez (10) del Decreto 514 de 2006. Est claro, entonces, que el SIGA no es una aplicacin informtica, ni se limita a la creacin de una dependencia; es una forma de trabajo que hace visible en las entidades del orden distrital la gestin documental y la administracin de archivos y por el cual se busca la mayor eficiencia y eficacia de los recursos documentales, humanos, informticos, financieros y fsicos asignados para la buena administracin de archivos.

2.2 El programa de Gestin de Documentos del Archivo General de la Nacin de Colombia

Segn hemos visto, existe un nico concepto de gestin documental para nuestro pas y cmo ste es avalado por la Ley 594 de 2000. As mismo, cmo la gestin documental se concreta en la definicin y ejecucin de un Programa de Gestin de Documentos (PGD)31, como parte del hacer (H), dentro del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos SIGA-32. Nos referimos aqu, entonces, cuando hablamos de PGD, al documento tcnico que se encarga de recopilar, analizar y sistematizar los procesos y procedimientos de cada una de las entidades en materia de gestin documental. Ntese que no es solo un manual de procedimientos; por el contrario, su carcter de programa involucra en su redaccin y elaboracin, la inclusin de actividades a corto, mediano y largo plazo en relacin con cada uno de los procesos archivsticos que contempla el programa y que dichas actividades deben ser consignadas en los planes de gestin o accin encargadas del SIGA y en los planes estratgicos de cada una de las entidades. Para una mayor claridad, los procesos archivsticos a los cuales se hace alusin en este documento son:
31 32 En el apartado 1.1 Hasta dnde llega la gestin documental?, se encuentra incluida la definicin de programa de gestin documental, razn por la cual no fue objeto de su reproduccin. Dentro de la concepcin que ha tenido el SIGA para el Distrito Capital, este se fundamenta en la metodologa PHVA Planear, Hacer, Verificar y Actuar-; Por tanto, para el alcance de este documento, nicamente est limitada al elemento H (Hacer).

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Figura 3. Procesos de un Programa de Gestin Documental
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PROCESO
PRODUCCIN DOCUMENTAL

DEFINICIN (GRGA)
Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a los dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

RECCEPCIN DE DOCUMENTOS

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS TRMITE DE DOCUMENTOS ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS CONSULTA DE DOCUMENTOS CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Fuente: Archivo General de la Nacin de Colombia (2006).

Entendido el Programa de Gestin Documental PGD-, como metodologa de trabajo propia del pas, se opta por tomarla como uno de los referentes de carcter obligatorio al momento de implementar la Gestin Documental Enfocada a Procesos, dentro del gran marco archivstico, denominado Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos. No obstante, y con el objeto de no generar controversia o interpretacin errnea, se hace claridad en que la metodologa de PGD es nicamente complementaria a la metodologa de Gestin Documental Enfocada a Procesos y que no es objeto de la primera reemplazar a la segunda; y as como su campo de accin en el PGD son ocho procesos, en la Gestin Documental Enfocada a Procesos, involucra aspectos relacionados con el enfoque a procesos, enfoque a clientes y la estrategia distrital de gobierno electrnico. Debido a esto, los procedimientos archivsticos comunes que se adoptarn en el Distrito Capital, en relacin con la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos,
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correspondern con los elementos enunciados en la Gua para la implementacin de un programa de gestin documental, editado por el Archivo General de la Nacin de Colombia, durante el ao 2006. Por ello, y al tenor del concepto de PGD, y para el caso concreto de las orientaciones metodologas que aqu se proponen, se entender dicho programa como el documento de trabajo que orienta el cmo?, cundo?, dnde? y quin? que desarrolla la funcin archivstica de la institucin. Se sugiere entonces, para la redaccin de su estructura, que contenga como mnimo los siguientes apartados: Presentacin y/o introduccin. Descripcin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos -SIGA-. Herramientas para la gestin documental TRD, TVD, CCD Procedimientos estndar para los ocho procesos del PGD: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final. Administracin de archivos evaluacin de personal, indicadores de gestin, estrategia distrital de gobierno electrnico, presupuesto, plan de contingencia, etc. Plan de mejoramiento por cada uno de los ocho procesos del PGD. Corto, mediano y largo plazo-. Anexos formatos, instructivos-.

2.3 ISO 15489-1:2010 Information and documentation Records management 33

Segn hemos observado, es factible que la gestin documental enfocada a procesos, tom forma con el nacimiento de la norma ISO 15489:2001 y empez a adquirir un cuerpo terico ms o menos definido, con la incorporacin de los
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Los planteamientos referidos aqu, corresponden con los que el autor de la presente gua, compartico con la comunidad archivstica Colombiana, en su artculo Tablas de retencin documental enfocada a procesos (TRDP): una propuesta emergente en tiempos de cambio. (2009).


vocabularios y procedimientos estndar, que involucra la implementacin de un sistema de gestin de la calidad. Para Taboada & Nielsen (2006) gracias a este modelo ISO, se ofreci al mundo archivstico el primer proyecto de norma que intentaba analizar sistemticamente principios, mtodos y formas de trabajo en gestin de documentos. La finalidad de esta norma es establecer procedimientos dentro de las organizaciones pblicas como privadas, aplicando sistemas de calidad para que su servicio administrativo sea til para quienes lo utilizan. En cuanto a la metodologa de implementacin, se encuentra estructurada en ocho pasos y no est pensada en forma lineal, sino ms de acuerdo a las necesidades propias de cada una de las organizaciones. Veamos ahora un pequeo alcance para cada uno de los momentos sugeridos34: a) Investigacin preliminar: identificacin y documentacin del rol y propsito de la entidad, su estructura, su entorno legal regulatorio, administrativo y poltico, factores crticos y debilidades crticas asociadas con la gestin de documentos. b) Anlisis de la actividad: identificacin y documentacin de cada funcin, actividad y operacin administrativa y establecimiento de una jerarqua de ellos; esto es, un sistema de clasificacin de la actividad, identificacin y documentacin de la corriente de procesos administrativos y de las operaciones que los comprenden. c) Identificacin de requisitos para documentos: identificacin de los requisitos para evidencia e informacin acerca de cada funcin, actividad y operacin administrativa que debe ser satisfecha a travs de los documentos. Determinacin de cmo cada requisito puede ser satisfecho a travs de los procesos de gestin de documentos, articulando y documentando los requisitos para documentos. Eleccin de la estructura de documentos adecuada que satisfaga mejor cada funcin, actividad u operacin administrativa. d) Evaluacin de sistemas existentes: identificacin y anlisis de los sistemas de documentos existentes y otros sistemas de informacin para medir su rendimiento de acuerdo a los requisitos para los documentos.
34 La descripcin de los pasos aqu mencionados, corresponde al texto de la obra de Taboada & Nielsen (2006) respectivamente. Se recomiendo para una comprensin del lector, la revisin y anlisis del numeral 7.2 metodologa-, de la citada monografa.

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e) Identificacin de estrategias para satisfacer los requisitos de los documentos: identificacin de las estrategias para satisfacer los requisitos de los documentos, lo cual puede incluir adoptar polticas, normas, estndares, procedimientos y prcticas, disear nuevos sistemas e implementar sistemas, de modo que satisfagan un requisito para documentos. f) Diseo de un sistema de documentos: diseo de un sistema de documentos que incorpore las estrategias, procesos y prcticas descriptivas en esta norma internacional, asegurando que el sistema de documentos soporte, y no impida, los procesos administrativos. Evaluacin y, si es necesario, rediseo de los procesos administrativos y sistemas de comunicacin y de administracin operacional para incorporar la gestin de documentos. g) Implementacin de un sistema de documentos: implementacin de un sistema de documentos de modo sistemtico, usando un plan de proyecto y metodologas adecuadas a la situacin con el fin de integrar el funcionamiento de los sistemas de documentos con los procesos administrativos y sistemas relacionados. h) Revisin de post-implementacin: recoleccin de informacin cerca del rendimiento sobre el sistema de documentos como un proceso integral y actual. Revisin y evaluacin del rendimiento del sistema, iniciando y monitoreando la accin correctiva y establecimiento un rgimen de monitoreo continuo y evaluacin regular. A continuacin, se presenta una figura resumen (figura 4), del proceso de implementacin de un sistema de gestin documental, a partir de una norma ISO de tipo archivstico y la cual es la carta de navegacin para la implementacin de los SIGA y el PGD en el Distrito Capital. En resumen, si un sistema de gestin de calidad es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administracin de la calidad35 (Vargas & Sieguel, s.f); la Gestin de Documentos, es la encargada de facilitar las condiciones necesarias para el acceso a los archivos, la organizacin de los documentos registro-, la recuperacin de la informacin y el control en la produccin documental creacin-.

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Por administracin de la calidad se entiende todas las actividades de la funcin gerencial que determinan la poltica de calidad, los objetivos y las responsabilidades y que los ponen en prctica por medios tales como la planificacin de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento de la calidad, dentro del sistema de calidad (Vargas & Sieguel, s.f).

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Figura 4. Diseo e Implementacin de un SGD: Norma ISO 15489

Fuente: Tomado y Adaptado de la obra Archivstica y Normalizacin: norma ISO 15489 Taboada & Nielsen (2006).

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ORIENTACIONES METODOLGICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA NTC-ISO 15489-1 2010
Luis Fernando Sierra Escobar Profesor - Investigador Universidad de La Salle

 El proponer una metodologa de trabajo tiene como requisito fundamental, el auto preguntarse qu significa?, cmo se formula? y en qu se diferencia con el mtodo como concepto. En este sentido y para una mayor comprensin del lector y claridad frente al producto a ser descrito en este apartado, se retoman algunas de las definiciones de Corts & Monroy (1999): Metodologa.- Se deriva del griego mthodo que significa mtodo, y logos que se entiende como tratado. De esta manera metodologa se refiere al estudio o tratado de los mtodos. Mtodo.- Se deriva tambin del griego mthodo que significa meta; hacia o ms all, y odos que se entiende como va o camino. As, mtodo es la manera o proceder; modo ordenado, lgico o sistemtico de indagar, instruir, presentar, etc. Se infiere, entonces, que la metodologa nicamente se concentra en identificar cules son las tcnicas documentales ms adecuadas para nuestro fin ltimo, siendo ste la gestin documental enfocada a procesos; y en cules son los insumos y herramientas archivsticas a ser elaboradas para la administracin del SIGA y utilizadas por los gestores documentales servidores pblicos-. Por tanto, hablar de mtodo no es igual que hablar de metodologa y este concepto se refiere ms concretamente a la descripcin detallada del conjunto de reglas y procedimientos archivsticos propios para la realidad administrativa y funcional al interior de cada una de las entidades que integran el Sistema Distrital de Archivos, y el cual es responsabilidad exclusiva en su diseo, elaboracin e implementacin del rea competente de la gestin documental y la administracin de archivos. Ahora bien, con el objeto de complementar la propuesta para el Distrito Capital, se opt por retomar los planteamientos sugeridos por la Norma ISO 15489. La cual ofrece un enfoque integral como apoyo al SIGA; y el desarrollo de Sistemas de Gestin de la Calidad SGC- con funciones de administracin y mantenimiento de registros documento de archivo / Tipo Documental / Unidad Documental-.
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Es de advertir, que los ocho pasos aqu mencionados, no son un dogma archivstico y menos una secuencia obligatoria para su implementacin paso 1, paso 2, paso 3-; sino que por el contrario pueden ser desarrollados en forma individual o paralela, pues cada uno de estos pasos es autnomo en su planeacin, manejo y aplicacin; eso s, recordando que todos forman una transversalidad en el marco institucional del Distrito y con soporte en conceptos tales como: archivo total36, ciclo vital del documento37 y funcin archivstica38. A continuacin, se describe la metodologa propuesta para Gestin Documental Enfocada a Procesos en el Distrito, la cual es netamente fundamentada en la Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 15489-1:2010 sobre informacin y documentacin y gestin de documentos.

3.1 Investigacin preliminar

Entradas: subsistemas del sistema integrado de gestin y normatividad archivstica vigente. Salidas: DOFA y matriz de problemas y soluciones.

3.2 Anlisis de las actividades de la organizacin

Salidas: documento de actividades y procesos guas transversales de gestin documental-, propuesta de cuadro de clasificacin y tablas de retencin documental enfocada a procesos TRD-.

3.3 Identificacin de los requerimientos

Entradas: documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles. Salidas: manual de identidad corporativa, planes de contingencia y aseguramiento de la informacin ISO27000-.

3.4 Evaluacin de los sistemas existentes

Salidas: informe diagnostico del SIGA en el contexto administrativo, legal, institucional y digital, inventarios documentales de archivo, inventario de entrada y salida de los sistemas de informacin de la entidad.
36 37 38 El Acuerdo 027 de 2006, define el archivo total como Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. El Acuerdo 027 de 2006, define el ciclo vital del documento como Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final. El Acuerdo 027 de 2006, define funcin archivstica como Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

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3.5 Identificacin de la estrategia para cumplir los requisitos
Entradas: polticas, normas, diseo e implementacin. Salidas: cartas de servicio productos de archivo- y el documento Programa de Gestin Documental PGD-, para cada una de las entidades de la administracin distrital.

3.6 Diseo de un sistema de gestin de documentos

Entradas: sistema integro, conforme, exhaustivo, sistemtico. Salidas: formulacin del proyecto en etapas Metodologa PMI-, informes de resultados, documentacin de cambios en requisitos, descripcin del diseo conceptual, reglas de funcionamiento, especificaciones, diagramas, modelos de representacin, especificaciones tecnolgicas, planes de integracin, plan inicial de formacin y validacin y plan de implementacin.

3.7 Implementacin de un sistema de gestin de documentos

Entradas: procesos (produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, disposicin final y conservacin), e instrumentos (cuadro de clasificacin documental, tabla de retencin documental, tabla de valoracin documental y guas para la gestin normalizada de documentos de los proceso transversales y misionales de sector). Salidas: plan de trabajo, polticas, procedimientos y normas documentados, materiales de formacin, actas de eliminacin y de migracin de datos, actas comit de archivo e informe al comit de archivos.

3.8 Revisin posterior a la implementacin

Entradas: visitas de inspeccin y vigilancia, conceptos tcnicos SDA, encuestas, entrevistas y anlisis a documentos de trabajo. Salidas: metodologa de evaluacin auditorias SGC-, indicadores de gestin para archivo, estadsticas de avance en la implementacin del SIGA, informe al comit de archivos con conclusiones y recomendaciones. Finalmente, parafraseando al maestro Joaquim Llans Sanjuan (2010), polticas, programas, normas y procedimientos, constituyen una secuencia lgica, pues van de lo general a lo particular y no pueden existir procedimientos, cmo hacer?, sin normas, qu hacer?, ni estas sin polticas ni programas, por qu? y dnde?, previamente definidos.
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GESTIN DOCUMENTAL, GESTIN DE CALIDAD Y VALORACIN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE BOGOT 2000 - 2011
Luis Enrique Rodrguez Baquero Investigador Direccin Archivo de Bogot

4.1 Una breve historia

Entre los aos 2000 y 2003, el proyecto de inversin Archivo de Bogot, Memoria y Transparencia, desarroll las actividades pertinentes al cumplimiento de los plazos para la presentacin de las tablas de retencin documental de todas las entidades de la administracin del Distrito Capital en consonancia con el mandato, los principios y las normas emanadas del Archivo General de la Nacin. Esta misma actividad, en constante incremento, la desarroll luego de su creacin como dependencia de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., por medio del Decreto 331 del 2003. As, en su artculo 30, literal A, se le encarg Formular las polticas, planes y programas necesarios para garantizar la conservacin de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nacin y la Comisin Distrital de Archivos. La expedicin de la Ley 872 de 2003 vino a cambiar el panorama. Con ella se cre el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios. Con esta obligatoriedad, el Concejo de la ciudad promulg el Acuerdo 122 de 2004, Por el cual se adopta en Bogot, D.C. el sistema de gestin de la calidad creado por la Ley 872 de 2003 y el Alcalde Mayor reglament el mandato a travs del Decreto 387 de 2004, Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogot, D.C., el Sistema de Gestin de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003. En este escenario normativo, el Archivo de Bogot sigui desarrollando las actividades de asesora y acompaamiento a las entidades distritales en los temas relacionados con la funcin archivstica y la gestin documental. Al mismo tiempo, conform grupos de trabajo que, al lado de los equipos de ingenieros industriales y de expertos en la administracin pblica, contribuyeron al desarrollo e implementacin de los principios conceptuales del sistema de gestin de la calidad, y a formularse preguntas y generar hiptesis acerca de su compatibilidad y eventuales sinergias con la gestin documental tradicional preconizada por el
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Archivo General de la Nacin. Este periodo de transicin empez a mostrar las bondades de la combinacin de lo mejor de los dos mundos. Si bien las entidades mostraron disponer de una TRD, los diagnsticos evidenciaron atrasos en el desarrollo de los procesos archivsticos y acumulaciones de varios aos -y hasta de dcadas- de documentos en los archivos de gestin. Por otra parte, los archivos centrales de las entidades estaban abarrotados no solamente de documentos sin procesamiento archivstico sino tambin de enseres y, en ocasiones, contaban con uno, dos y hasta ms fondos documentales acumulados. As pues, la meta era la descongestin de los archivos de gestin y centrales de las entidades distritales. Pero ella se estrell contra las razones tradicionales esgrimidas, justificadamente o no, por los responsables de turno de la documentacin, en el sentido de abrigar temores sobre la prdida de la documentacin si llegaban a dejarla, por ejemplo, al amparo del archivo central. Para afrontar este problema y otros ms relacionados con el manejo, manipulacin y correcta clasificacin de los documentos, la Direccin Archivo de Bogot decidi apoyarse en los procesos y procedimientos, en ese momento recin diseados por los equipos transversales de la Direccin de Desarrollo Institucional de la Alcalda. Al eslabonamiento de las actividades que componen una accin administrativa nuestros equipos de trabajo adicionaron la dimensin documental del proceso. As, siguiendo paso a paso cada procedimiento, se estableci su produccin documental, se elabor un cuadro de clasificacin, y para cada serie y subserie se establecieron valores primarios y secundarios pertinentes. De otra parte, se disearon las recomendaciones genricas y especficas mnimas para su preservacin y conservacin, y los cuidados bsicos iniciales en caso de encontrar documentos contaminados. Toda esta labor quedaba plasmada de manera organizada en la herramienta denominada Gua para la normalizacin de la produccin documental del proceso tal. Esta fue la primera herramienta que conjug de manera creativa y productiva la gestin documental y el planteamiento de una gestin por procesos. As, a lo largo de los aos 2004 al 2006, la Direccin Archivo de Bogot trabaj en la produccin de numerosas Guas para la normalizacin de la produccin documental del proceso, que buscaron mejorar la gestin, especialmente la relacionada con los llamados procesos transversales caracterizados por ser los mismos para todas las entidades o para una parte apreciable del conjunto
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de ellas. De esta forma se conjugaron dos planteamientos que, con la prctica descrita, han demostrado ser complementarios. En este escenario, el Concejo de Bogot promulg el Acuerdo 257 de 2006, Por el cual se dictan normas bsicas sobre la estructura, organizacin y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogot, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones. La nueva organizacin de la administracin del Distrito Capital tuvo como fundamento el concepto de sector administrativo de coordinacin, con cuya implementacin se ha pretendido cambiar, de manera importante, el proceso de toma de decisiones en el Distrito Capital y, por supuesto, el de responsabilidades.

4.2 La visin sistemtica de la administracin pblica y la funcin archivstica

El desarrollo de las ciencias administrativas, los procesos de globalizacin y la presin de la opinin pblica han logrado que hoy prime una visin que procura que la administracin pblica sea ms coherente, menos desagregada, ms enfocada en el logro de los objetivos, ms gil, ms eficiente, ms transparente y, sobre todo, con mayor disposicin de servicio al pblico. As, la visin decimonnica de los despachos pblicos como unos compartimientos aislados, autnomos y arbitrarios en las decisiones con respecto a los ciudadanos, sin una poltica unificadora y homogenizadora del trato del solicitante y de la gestin de la solicitud, est en proceso de desaparecer. Hoy impera el servicio y su calidad, no basta con atender, se debe atender bien y pronto y la respuesta debe ser rpida y efectiva. Es en esta direccin que apunta la creacin e implementacin de procesos y procedimientos. No ahondar en sus implicaciones para la funcin archivstica y la gestin documental, las cuales fueron vistas en profundidad en los anteriores captulos. Abordaremos, en consecuencia, el tema de la valoracin documental y sus principales referentes, tal y como han sido desarrollados por el Archivo de Bogot en la ltima dcada, y cmo se plantean su actividad en el marco de la gestin por procesos. Empecemos por decir que para la Direccin Archivo de Bogot, la prctica de la valoracin documental es un proceso de desarrollo y aplicacin de conocimientos de diversas ciencias, dirigido a la identificacin, acopio, construccin y puesta en servicio del patrimonio documental de Bogot.

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4.3 Patrimonio documental

Cules son las bases que permiten definir el patrimonio documental de la ciudad? La ms importante tiene como sustento la conceptualizacin aportada por la Ley 1185 de 2008, artculo 4, Ley de Patrimonio, que describe como patrimonio cultural de la Nacin el que est constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura que son expresin de la nacionalidad colombiana, tales como la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indgenas, negras y creoles, la tradicin, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hbitos, as como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial inters histrico, artstico, cientfico, esttico o simblico en mbitos como el plstico, arquitectnico, urbano, arqueolgico, lingstico, sonoro, musical, audiovisual, flmico, testimonial, documental, literario, bibliogrfico, museolgico o antropolgico. En consecuencia, puede entenderse como patrimonio documental aquel que registra los productos y las representaciones de la cultura que son expresin de la nacionalidad colombiana, como por ejemplo la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indgenas, negras y creoles, la tradicin, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hbitos. As como aquellos documentos a los que se les atribuye, entre otros, especial inters histrico, artstico, cientfico, esttico o simblico en mbitos como el plstico, arquitectnico, urbano, arqueolgico, lingstico, sonoro, musical, audiovisual, flmico, testimonial, documental, literario, bibliogrfico, museolgico o antropolgico. Esta definicin posee ese espritu pluralista y diverso que es, como lo reconoce la Constitucin Nacional de 1991, caracterstica de la sociedad colombiana.

4.4 Valoracin documental

Generalmente se cree que la valoracin documental es un proceso archivstico cuyo objetivo es determinar los valores primarios y secundarios de los documentos. De otra parte, las actividades de valoracin documental tienen importancia porque permiten establecer el tiempo de retencin de los documentos en las fases de archivo de gestin y archivo central; a su vez, permiten establecer la disposicin final de las series y subseries documentales: conservacin total, seleccin y eliminacin; y proponer el uso de medios tecnolgicos.
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Sin embargo, ms all del viejo y necesario- molde de funciones y documentos de una entidad distrital, la valoracin se ha orientado a dejar huella en el archivo de la ciudad, de las acciones, los valores, la historia, la cultura, la esttica y la ciencia de quienes, sin distingo tnico, social, cultural o histrico han tenido alguna relacin con la ciudad. Las huellas del patrimonio documental, entendido ste en el sentido amplio que define la ley, visibles en cualquiera de los aspectos nombrados, registradas en los documentos de la administracin distrital o en los producidos por diversas organizaciones de la sociedad, son el objetivo del Archivo de Bogot. En consecuencia, la actividad de la valoracin tiene unos contenidos que son mayores a los que se le han atribuido tradicionalmente pues ellos ataen, ni ms ni menos, a la memoria que la ciudad, la sociedad que la habita y la Administracin que la conduce, deben guardar de s. Por otra parte, la Direccin Archivo de Bogot es un archivo histrico de ciudad, en virtud de lo cual la documentacin acopiada debe brindarnos las claves del largo proceso que permiti su consolidacin urbana y la construccin de lo que hoy es, no slo como ciudad fsica, no slo como un conjunto administrativo, sino como ncleo de ciudadanos de una de las urbes ms importantes de Amrica Latina y la primera de Colombia.

4.5 Alcance de la valoracin documental

Desde hace una dcada, para el Archivo de Bogot ha sido claro que la valoracin documental es un oficio en cuya prctica deben concurrir saberes de diversas disciplinas, que enriquecen la visin del patrimonio a travs de los mltiples enfoques que las habitan. Tambin ha sido claro que esta actividad est -y debe estar, si queremos aprovechar su potencial- orientada hacia la identificacin, la organizacin, el acopio del patrimonio documental de la ciudad de Bogot y su puesta al servicio de la ciudadana, los investigadores y la propia administracin distrital. Es muy importante tener en cuenta que el oficio consiste en acopiar documentacin significativa para grandes bloques temticos como la historia, la ciencia, el arte y la cultura. A pesar de que estas categoras se traslapan en sus significados constituyen una manera clara de diferenciar los tpicos principales que resultan alimentados de este proceso de identificacin y reconocimiento del patrimonio documental bogotano. A ellos apunta la prctica valorativa documental patrimonial de la Direccin Archivo de Bogot.
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Ms aun, la mirada de la valoracin debe sobrepasar los lmites de la administracin productora de los documentos; es decir, que para el caso de Bogot, es requisito fundamental conocer en profundidad la administracin distrital: sus sectores administrativos, sus sectores central y descentralizado con la variada gama de entidades adscritas y asociadas y su despliegue por la geografa de la ciudad a travs de su sector local. Y no para all, es obligatorio distinguir muy bien los procesos, las competencias, las jurisdicciones, las funciones, las diversas conformaciones jurdicas que han sido requeridas para responder a las demandas de la ciudadana y a las de las relaciones con otros entes territoriales y con la administracin nacional. En resumen, es necesario conocer en profundidad la administracin pblica en sus diversos mbitos para poder evaluar, con cierto criterio, sus documentos. Tambin resulta ineludible el hecho de que la valoracin debe realizarla una persona versada y con profundos conocimientos de la historia de la ciudad en todas sus pocas, desde su fundacin hasta la poca actual en temas como la demografa, la geografa, la sociedad, la cultura, la ciencia, las artes, la industria, la tcnica, etc. Deber, adems, dominar temas relacionados con la historia de la administracin distrital y con la historia de la administracin del Estado en general. Ahora bien, se trata de que el evaluador tenga experiencia en investigacin sobre la ciudad, que haya realizado alguna y conozca las necesidades de informacin para desarrollarla. No se trata, como dice Trejo, en su definicin del trmino acuado como macrovaloracin en donde concluye que sta () estudia el impacto de una entidad o un programa en la sociedad. Nada ms lejos del objeto de la valoracin. Es necesario que no se confunda la importancia y el papel del conocimiento para efectuar la valoracin con la funcin de investigar, propia de la academia y de los centros de generacin de conocimiento. As, estudiar el impacto de una entidad o un programa en la sociedad corresponde ms al objeto de anlisis de ciencias como la poltica o la administracin pblica. La valoracin lo que debe determinar es cul documentacin ser necesaria para que un investigador pueda estudiar esos impactos y dar respuestas satisfactorias. Por otra parte, el tema de la valoracin no es un asunto concerniente solamente a papeles y funciones, sino tambin a la comprensin de la entidad y de la estructura administrativa a la cual pertenece. Y que su rol no es resolver las preguntas de la investigacin sino conservar los papeles en los cuales se halla o es posible deducir una respuesta. Otro tab que es necesario aclarar es que se piensa que los archivos son para el clsico investigador de nuestra historia. Esta concepcin es la tradicional, la
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arcaica y debe romperse definitivamente. Como se acaba de mostrar, en los archivos de una ciudad como Bogot hay informacin para prcticamente todas las ciencias. Sin duda para la historia, pero tambin para disciplinas como la antropologa, la arqueologa urbana, la poltica, la sociologa, la meteorologa, la hidrologa, la geologa, la biologa, la botnica, el medioambiente, la arquitectura, el urbanismo, la planificacin urbana, el hbitat, las ciencias contables y financieras, la economa, la agricultura, la ganadera, y una larga serie de disciplinas que en adelanto de sus investigaciones, o de parte de ellas, utilicen los antecedentes registrados en los documentos como materia para el desarrollo de mtodos histricos. El amplio repertorio de ciencias enumeradas nos lleva a una conclusin inevitable: la valoracin es un asunto complejo que no puede realizarse dentro del marco de una disciplina del conocimiento, sino que su cabal ejercicio debe efectuarse con base en la amplitud del conocimiento interdisciplinario. Por ello la Direccin Archivo de Bogot ha conformado equipos de trabajo interdisciplinarios de amplio espectro en relacin con la comprensin de la importancia de la valoracin documental. En su seno concurren diversos conocimientos, experiencias en investigacin, y por supuesto, los conceptos del productor documental, del archivista profesional, del conservador y restaurador, del abogado y del evaluador, generalmente un historiador con conocimientos y experiencia en investigacin de amplio rango y en la diversidad de mtodos que ella conlleva. Solamente de esta manera, en la concurrencia de experiencias y conocimientos, se puede efectuar una valoracin documental asertiva y acertada, concordante y ajustada con el desarrollo y los nfasis que las ciencias y las disciplinas desarrollan todos los das.

4.6 Dimensin prctica del proceso de valoracin documental

Revisados y aclarados el objeto, el concepto y el alcance de la valoracin documental, es pertinente describir el desarrollo prctico que este proceso ha tenido en la Direccin Archivo de Bogot. Al sealar que la valoracin es un proceso, se entiende que est constituido por procedimientos eslabonados e interdependientes que arrojarn como resultado una decisin sobre la documentacin valorada. Sin embargo, la valoracin documental presenta dos caras, la valoracin primaria y la secundaria, que representan, por separado, objetivos distintos, mbitos administrativos distintos, naturaleza del servicio a prestar distinta; en fin, decisiones distintas aunque siempre orientadas al servicio de la ciudadana.
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4.7 Valoracin primaria

Una forma de garanta del cumplimiento de los derechos y deberes ciudadanos son los registros oficiales consignados en la documentacin producida por una instancia de la administracin (nacional, departamental, distrital y municipal). En dichos registros reposan las evidencias de la actuacin de los organismos o su omisin respecto de un tema especfico, y, por supuesto, la demanda o queja puesta por el ciudadano. Documentar los derechos y los deberes que asisten al ciudadano, as como las responsabilidades que ataen a la administracin y a sus funcionarios, constituyen la base para determinar los valores primarios de la documentacin. Ahora bien, hasta el momento de las definiciones en el papel todo es muy claro, pero la aplicacin, en la prctica diaria de las instituciones, ha exigido y obligado a realizar transformaciones del concepto en aras de la eficiencia. Ambas posiciones se exponen a continuacin. Existe una serie de criterios para establecer el valor administrativo y legal de los documentos. De igual forma, existe otra serie de criterios, distinta, para fijar su retencin documental. De acuerdo con las prcticas prescritas por la archivstica, los aspectos administrativos y legales relacionados con un documento estn definidos por su utilidad para la administracin; frecuencia de consulta de los documentos; capacidad para probar derechos; una ley o un cdigo pueden sealar explcitamente la vigencia de un documento; la desaparicin de la persona o el objeto alrededor del cual naci el documento; la sustitucin de una norma por otra hace que la primera pierda vigencia; plazo precaucional; duplicidad de los documentos; duplicidad de la informacin contenida en los documentos y soporte del documento. En tanto que para el establecimiento de su retencin documental se han tenido en cuenta la encuesta de produccin documental; la entrevista con los productores; las normas que fijen aos de vigencia de documentos directamente; el espacio disponible en las instalaciones fsicas de depsitos. Estos parmetros que funcionaban en forma independiente produjeron fenmenos como el hecho de que la disposicin de un gran espacio e instalaciones fsicas generosas llevaron a la acumulacin de documentos que, de otra manera, ya deban haber sido transferidos a la etapa siguiente de su vida. Como describ al comienzo de este texto: () la gestin documental en las entidades contaba con una TRD, los diagnsticos mostraron la acumulacin de varios aos y hasta
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dcadas de documentos en los archivos de gestin. Por otra parte, los archivos centrales, cuando los haba, estaban abarrotados no solamente de documentos sino tambin de enseres y, en ocasiones, contaban con uno, dos y hasta ms Fondos Documentales Acumulados. La situacin de la gestin documental, caracterizada por la desconfianza entre los distintos niveles de archivo de una entidad, conllev a imponerse como meta () la descongestin de los archivos de gestin y centrales de las entidades distritales. Pero ella se estrell contra las razones tradicionales, justificadas o no, esgrimidas por los responsables de la documentacin, en el sentido de abrigar temores sobre la prdida de documentacin si llegaban a dejarla, por ejemplo, al amparo del archivo central. La normalizacin de esta situacin implic la unin de dos parmetros que hasta el momento se haban tratado de manera independiente: los aspectos administrativos y legales y la retencin documental. Al asociar estas dos categoras se obtuvo como resultado la siguiente descripcin que tomo de un texto no publicado, escrito por el abogado Libardo Alberto Salas Guaca, quien se ha especializado en el estudio jurdico del tema documental: La valoracin primaria. De acuerdo con los pasos establecidos por el Acuerdo 039 del Archivo General de la Nacin, es aqu donde se identifican los valores primarios de la documentacin; es decir, los administrativos, legales, jurdicos, contables, tcnicos y/o fiscales, definidos a continuacin: Valor administrativo: cualidad que tiene un documento para la Administracin, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Valor fiscal: utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. Valor jurdico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley. Valor tcnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su aspecto misional.
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Es competencia de la entidad establecer el valor primario de las series o subseries correspondientes a sus procesos misionales y de aquellos no normalizados para su gestin documental por la Direccin Archivo de Bogot. Una vez identificados y analizados los diferentes valores primarios de los documentos, se debe hacer la propuesta de valoracin primaria, que consiste en plasmar los valores administrativos, contables, fiscales, jurdicos o legales y tcnicos de las series y subseries con su justificacin, sea esta de tipo normativo o explicativo, segn el caso. Basados en estos valores se establece el tiempo de retencin en aos; es decir, los aos que deben permanecer las series y subseries en el archivo de gestin y en el central de la entidad para su inclusin en la TRD, plazos en los cuales la documentacin servir para la toma de decisiones, trmites corrientes o para la defensa de los derechos de los ciudadanos, o de las responsabilidades de la entidad y de los funcionarios o servidores pblicos. De las series y subseries se debe analizar cada uno de los tipos documentales que las conforman y, posteriormente, se deber estudiar y proponer los tiempos de retencin para series y subseries, de conformidad con los diferentes valores que contengan. Cabe aclarar que el anlisis documental, en el mbito jurdico o legal, consiste en estudiar para qu sirven los documentos que conforman las respectivas series, teniendo en cuenta el valor probatorio en los diferentes mbitos del derecho y estableciendo los trminos de prescripcin y caducidad de las acciones, para una eventual defensa o soporte de demandas o denuncios en beneficio de los intereses de la entidad. Este valor es el que tienen los documentos como valor probatorio para la defensa de los intereses de la entidad, ya como documento probatorio en una eventual demanda en contra o cuando la entidad pretenda iniciar una accin prejudicial o judicial, etc. Tales valores estn dados por las leyes, decretos, acuerdos, resoluciones o actos administrativos, considerndolos en los distintos mbitos del derecho civil, penal, disciplinario, administrativo y laboral. Una vez se tenga la propuesta de valoracin primaria, se debe convocar a reunin en la que estn presentes los lderes del proceso, un representante del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo y un representante del rea jurdica, con el fin de definir, en ltima instancia, lo relacionado con los tiempos de retencin, fruto de la valoracin primaria. Una vez realizada la reunin, se debe levantar un acta en la que se recogen por serie o subserie
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los valores primarios y los tiempos de retencin establecidos, as como todas las aprobaciones y observaciones efectuadas. sta ser enviada junto con los anexos de la TRD a la Direccin Archivo de Bogot. Como se ve, la prctica optimiz el proceso. En lugar de contar con unos valores primarios por un lado y una retencin no relacionada con ellos, por el otro, la necesidad de hacer ms eficiente el flujo de documentos entre los archivos de gestin y el archivo central, de crear confianzas entre ellos, de establecer responsabilidades claras para cada uno y para con el archivo histrico de la ciudad, llev a establecer una relacin completamente coherente entre los valores primarios y la permanencia de los documentos en los ya mencionados archivos de gestin y central. En este aspecto la poltica ha sido la de que ningn documento debe permanecer en la entidad ms tiempo del sealado en la valoracin primaria y su respectiva retencin, la que figura en la TRD, so pena de iniciar una acumulacin y una congestin documental innecesaria y costosa dados los riesgos de prdida o deterioro, pues esta situacin va en perjuicio de por lo menos cinco instancias: del funcionario responsable del archivo, del funcionario responsable de la gestin documental de la entidad, del archivo histrico de la ciudad, de la administracin distrital y de la ciudadana.

4.8 Valoracin secundaria

El valor secundario o valor para la investigacin y el conocimiento se establece por parte de la Direccin Archivo de Bogot. Las entidades deben elaborar una propuesta de dicho valor, con su respectiva disposicin final para cada una de las series o subseries dentro del formato de ficha de valoracin secundaria establecido por la Direccin Archivo de Bogot, teniendo en cuenta los valores primarios y tiempos de retencin otorgadas a cada una de las series o subseries. La valoracin secundaria es una de las actividades ms comprometedoras de las realizadas en valoracin documental, por lo que requiere de un permanente acompaamiento por parte del grupo interdisciplinario. En trminos generales, se puede definir como el procedimiento para asignar el valor patrimonial (histrico, cultural, investigativo) y la disposicin final de los mismos (eliminacin, seleccin, conservacin y reproduccin por medios tecnolgicos), a las series documentales producidas por una entidad en alguno de sus procesos. As pues, la actividad de la valoracin secundaria es de una alta responsabilidad, pues la determinacin de estos valores se encuentra sujeta a variables cuantitativas y cualitativas.
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Dentro de las variables cuantitativas se encuentran, entre otras, el volumen de la documentacin, los tipos de documentos y la clase de unidades documentales: si es original o copia, si la documentacin se halla en otro lugar, dependencia, entidad o proceso, si es documentacin misional o transversal. Pueden aparecer otras caractersticas cuantitativas que, en todo caso, deben estar determinadas por el contexto o a las necesidades de la entidad donde se realiza la valoracin. Las caractersticas cualitativas de la informacin contenida en los documentos se derivan del contexto administrativo e institucional en el cual se produjo la masa documental y la funcin en cuyo cumplimiento se documentaron las acciones administrativas. La documentacin puede aportar descripciones, diagnsticos, censos, hiptesis y propuestas de soluciones que, para un investigador, resultan muy importantes en el desarrollo de sus trabajos. Identificar esos retazos de la sociedad, pintados en un prrafo de lenguaje administrativo, es hacer evidente una cualidad de la informacin. Si este cuadro se repite en una serie de documentos que versan sobre distintas partes de la ciudad, se tiene una informacin rica que proporcionar, en su conjunto, una imagen de la ciudad. Esta sera, adems de una caracterstica cualitativa, otra tambin cuantitativa. Si se tiene en cuenta que se valorarn series documentales misionales en proceso de estandarizacin, debe saberse que el mbito cualitativo de la documentacin que se encontrar en todas las entidades ser muy amplio; por lo cual, el marco de la valoracin tendr como referencias generales su valor para la historia, la poltica, la sociedad, la ciencia, la cultura y las dems variables que se pueden determinar o considerar dentro del contexto de la memoria de la entidad y de la ciudad. Marco que, debe saberse tambin, es cambiante y no esttico en el tiempo, tales como los problemas de la ciudad, las entidades que los atienden y los procesos que se crean para solucionarlos. En este sentido, el historiador experto en valoracin documental debe retomar todos los citados elementos, y los dems que considere necesarios, para realizar una valoracin secundaria de acuerdo con la historia de la ciudad. En tal sentido, la Direccin Archivo de Bogot tiene como instrumento para esta labor la ficha de valoracin secundaria que registra la informacin necesaria para proponer el valor secundario y la disposicin final de las series y subseries. Adjunto al formato se encuentra el respectivo instructivo que detalla cada una de las reas de diligenciamiento de la ficha de valoracin secundaria. En primera instancia las fichas de valoracin documental secundaria deben ser avaladas por el Comit de Archivo de la entidad, el cual puede formular observaciones a la ficha en consideracin, las que debern ser corregidas por
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la entidad, y registradas en el acta que se levante de la reunin. Posteriormente deben ser presentadas ante la Subdireccin del Sistema Distrital de Archivo para su revisin, aprobacin y emisin del concepto tcnico, antes de la conformacin de la TRD.

4.9 Gestin documental y documentos patrimoniales, dos momentos de un mismo proceso

Tradicionalmente la valoracin secundaria de las series y subseries documentales requera un esfuerzo adicional del evaluador para comprender la jerarqua de la informacin tratada y determinar en cul(es) serie(s) o subserie(s) estaba la parte sustancial de los aspectos misionales de una dependencia. Ello implicaba un verdadero reto para poder distinguir la naturaleza de las funciones y la relacin de stas con la informacin consignada en las series y subseries producidas. Se trataba de armar un mapa acerca de la manera como la informacin se iba condensando en dependencias y series superiores y, al final, se determinaba cul era la serie que deba ser conservada por contener la informacin ms importante sobre una funcin misional de algunas de las dependencias que intervenan en el desarrollo de la misin. Es decir, que en cierto modo se asuma que cada dependencia era una isla, y a ese archipilago de dependencias se denominaba entidad. Con la introduccin de la nocin de proceso y del enfoque que la ciencia administrativa desarroll en torno a l, se ha producido una nueva mirada sobre lo que antes era, apenas, un conjunto de series planas. Este enfoque, aplicado al desarrollo administrativo, ha permitido una mirada enriquecida, llena de significado, compleja y de mltiples niveles sobre las series y subseries producidas en el marco de un proceso. As, se elimin la nocin de compartimientos y de series asociadas al mismo y se cambi por la de continuidad, valor agregado, y transversalidad del producto a lo largo de un proceso de produccin que genera valor y que bien puede atravesar varias dependencias. Como consecuencia de lo anterior, para la Direccin Archivo de Bogot la valoracin documental, en su sentido ms amplio, tiene dos facetas que estn indisolublemente ligadas al ciclo vital del documento y que presentan como base de sustentacin, la experiencia. En efecto, aos de seguimiento a las prcticas de diversa ndole en las entidades distritales han permitido desarrollar un quehacer
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cada vez ms eficiente y eficaz en relacin con la determinacin de los valores primarios y secundarios de la documentacin. Afortunadamente, ha ido desapareciendo una prctica comn hasta aos recientes en las entidades distritales, caracterizada por rescatar y atribuir valores a restos de fondos documentales acumulados y mutilados, en una tarda operacin de salvamento. En tanto que, por otro lado, se contrataba la elaboracin de TRD que partiendo de lo que hubiera en el momento buscaban con escassimo xito organizar la gestin de los documentos recin producidos por la misma entidad. Esa disociacin de un proceso con otro gener prdidas considerables del patrimonio documental del Distrito Capital y de los recursos invertidos en los intentos aislados de organizacin. El Archivo de Bogot comprendi, entonces, que al igual que en la explicacin histrica, en el mundo de los archivos el pasado y el presente estn indisolublemente unidos. Que el hilo conductor del patrimonio documental es el mismo de la gestin de los documentos actuales; es decir que son un mismo proceso, independientemente de quines sean sus responsables. Desde esta perspectiva, y con base en la sabidura de la norma que asigna a la Direccin Archivo de Bogot la responsabilidad de conformar el Sistema Distrital de Archivos y, a su vez, la de construir el archivo histrico de la ciudad, la poltica seguida en materia de gestin documental ha sido la de desarrollar una valoracin de carcter prospectivo que determine los valores de una serie o subserie documental desde el momento en que se produce. As, el destino de cada documento ser conocido tan pronto se produzca y dependiendo del mismo se brindarn los cuidados pertinentes a su uso y a su disposicin final. Es incalculable el monto de los recursos que esta poltica ha ahorrado y seguir ahorrando en el futuro a las arcas del Distrito Capital.

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ANEXOS

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Anexo B

Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos generados en los procesos trasversales y misionales del sector
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 GUAS DE NORMALIZACIN Administracin de Bienestar y Desarrollo del Talento Humano Administracin de Mantenimiento y Servicios Generales Administracin de Nmina Administracin de Personal en la Funcin Pblica Administracin de Vigilancia y Seguridad Administracin de Salud Ocupacional Cierre Presupuestal Contable Contratos Control de Inventarios de los Bienes de Consumo y Devolutivos Control Interno Control Interno Disciplinario Ejecucin Presupuestal Gestin de Comunicaciones Gestin Judicial Modificacin Presupuestal Planeacin y Seguimiento de las Compras de los Bienes de Consumo y Devolutivos Programacin Presupuestal ENTIDAD Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales CARCTER Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal AO 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2008 2007 2007 2008 2008 2008 2008 2009 2008 2008 2008 2008

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19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Recepcin y Direccionamiento de Peticiones Quejas y Reclamos- PQRS Administracin del Archivos de Gestin Administracin de Archivo Central Administracin de Caja Menor Administracin de los Ingresos y Egresos Financieros Direccionamiento, Programacin y Seguimiento a la Gestin Prestacin de Salud Pblica en los Hospitales del Primer y Segundo Nivel de Atencin Prestacin de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital Vigilancia Epidemiolgica en Hospitales Distritales de Tercer Nivel Asesora de Obras Asesora Jurdica en las Localidades del Distrito Capital Control Policivo, Urbanstico y Espacio Pblico Gestin de las Juntas Administradoras Locales Gestin de las Unidades Locales de Asistencia Tcnica Agropecuaria y Ambiental - ULATAS Gestin de Recursos Fsicos Gestin del Despacho del Alcalde Local Mediacin y Conciliacin Ciudadana Planeacin Participativa Local Planeacin, Formulacin, Evaluacin y Seguimiento de Proyectos en las Localidades del Distrito Capital Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Entidades Distritales Hospitales E.S.E Hospitales E.S.E Hospitales de III Nivel de Atencin E.S.E Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Alcaldas Locales Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Transversal Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector Misional de Sector 2008 2009 2009 2010 2010 2010 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007

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Anexo C

Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos generados en los procesos misionales
No. 1 GUAS DE NORMALIZACIN Administracin de Canales de Servicio al Ciudadano Administracin de Polticas de Servicio al Ciudadano en las Entidades Distritales Administracin de Polticas en TICS en las Entidades Distritales Administracin del Arbolado Urbano Adquisicin Predial Asegurar Salud de la Poblacin de Bogot D.C Asesora y Acompaamiento al Operador Disciplinario Atencin a la Vejez Atencin Banco de Partituras y Cintoteca Campaas de Comunicacin Organizacional Conocimiento del Riesgo Coordinacin de la Gestin Jurdica en el Distrito Capital ENTIDAD Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Jardn Botnico Jos Celestino Mutis Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP - EAAB Secretara Distrital de Salud Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara Distrital de Integracin Social Orquesta Filarmnica de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias - FOPAE Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot CARCTER Misional AO 2008

Misional

2008

3 4 5 6 7 8 9 10

Misional Misional Misional Misional Misional Misional Misional Misional

2008 2007 2007 2207 2008 2007 2007 2008

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13 Defensa, Proteccin y Promocin de Derechos Humanos Demolicin de Inmueble en Amenaza de Ruina Difusin de Actividades Sinfnicas Direccionamiento, Programacin y Seguimiento a la Gestin Elaboracin de Impresos, Registro Distrital y Publicacin de Contratos Emisin , Registro y Control de Permisos, Licencias y Autorizaciones para Prestadores de Servicios de Salud Formulacin, Seguimiento y Evaluacin de Polticas Disciplinarias Gestin Administrativa para el Cobro Coactivo Gestin Comercial de Suscriptores para la Prestacin del Servicio de Agua y Alcantarillado Gestin de Pagos Gestin de Permisos para Publicidad Exterior Visual Gestin Operativa del Programa de Atencin Complementaria a la Poblacin Reincorporada en Bogot D.C Gestin Predial Habilitacin, Vigilancia y Control de la Oferta de Prestadores de Servicios de Salud Inspeccin Vigilancia y Control de las Entidades Sin nimo de Lucro Personera de Bogot Unidad Admin. Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento de la Malla Vial Orquesta Filarmnica de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara Distrital de Salud Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara Distrital de Hacienda Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP - EAAB Secretara Distrital de Hacienda Secretara Distrital del Medio Ambiente Secretara Distrital de Gobierno Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP - EAAB Secretara Distrital de Salud Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Misional 2008

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Misional Misional

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Misional Misional Misional Misional Misional

2008 2007 2007 2007 2007

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28 29 Intervenciones y Desintervenciones a Personas Naturales o Jurdicas que Adelantan Proyectos de Vivienda Inversiones Investigacin Administrativa por Enajenacin o Arrendamiento de ms de 5 Unidades de Vivienda por Desconocimiento de la Normatividad Vigente Manejo de la Oferta Ambiental y Silvicultural Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de Gestin Monitoreo de la Informacin Brindada por los Medios de Comunicacin y Coordinacin de Ruedas de Prensa y Comunicados Nacionalizacin de Importacin de Bienes Orientacin y Fomento Integral en las Entidades Distritales Planeacin y Control de la Ejecucin de Recursos Prestacin de Servicio de Aseo en el Distrito Capital Prevencin y Control de Desarrollos Ilegales de Vivienda Promocin a la Apreciacin de la Msica Sinfnica Proteccin de Patrimonio Bienes de Inters Cultural o Conservacin Arquitectnica y Renovacin Urbana de Predios del Distrito Capital Recaudo, Registro y Legalizacin de Ingresos Recepcin, Radicacin y Pago de Cesantas Secretara Distrital del Hbitat Secretara Distrital de Hacienda Secretara Distrital del Hbitat Secretara Distrital del Medio Ambiente Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Empresa de Telecomunicaciones de Bogot - ETB Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara Distrital de Hacienda Unidad Administrativa Especial de Servicios Pblicos - UAESP Secretara Distrital del Hbitat Orquesta Filarmnica de Bogot Secretara Distrital de Planeacin Secretara Distrital de Hacienda Fondo de Prestaciones Econmicas, Cesantas y Pensiones - FONCEP Misional Misional 2007 2007

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Misional Misional

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Misional Misional Misional Misional Misional

2008 2007 2007 2007 2007

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Recoleccin y Procesamiento de Informacin Hidrolgica y Meteorolgica Registro, Archivo y Atencin al Ciudadano de las Personas Naturales o Jurdicas que Adelantan Procesos de Arrendamiento y Construccin de Vivienda Reparacin y Mantenimiento de la Malla Vial Representacin Judicial del Distrito Capital Seguimiento y Medicin del Servicio Sistema Distrital de Quejas y Soluciones Sustanciacin y Liquidacin de Pensiones Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP - EAAB Secretara Distrital del Hbitat Unidad Admin. Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento de la Malla Vial Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Fondo de Prestaciones Econmicas, Cesantas y Pensiones - FONCEP

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Impreso en Bogot D.C., Colombia Subdireccin Imprenta Distrital D.D.D.I 2012