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E.L. Wagner, S.

Newell

Best’ for whom?: the tension between ‘best


practice’
ERP packages and diverse epistemic
cultures
in a university context
STUDIO DI CASO

A partire dal 95 la direzione di Ivy (titolo


che accomuna le prime otto università
private degli stati uniti) decise di
sostituire il vecchio sistema informativo
con un nuovo modello integrato per le
imprese.
Nel 96 viene creata un`alleanza con la Vision
Corporation per implementare questa tecnologia,
per due ragioni:

- Ivy considerava il prodotto di Vision, Government


Financial, molto valido e perché utilizzato da molte
istituzioni pubbliche e università;

- Vision era interessata a partecipare ad un`alleanza


con l`università, per integrare GF con il software di
gestione delle risorse umane e creare così un
pacchetto ERP specifico per il contesto
universitario.
Da parte della direzione veniva
avvertita la necessità di passare a
pratiche di bilancio più trasparenti al
fine di gestire il rischio istituzionale,
evitare imprevisti e agire in modo
competente in un ambiente sempre
più complesso.
SOLUZIONE:

ricomprendere il monitoraggio finanziario


mensile all’interno del cosiddetto time-
phased budgeting (TPB). Nel TPB la facoltà e
lo staff avrebbero fatto il budget di tutti i
fondi assegnati loro nel tempo;
in altre parole il time-phased budgeting avrebbe
tenuto conto dell’intera programmazione dei
fondi, dilazionandola nel tempo e gestendo le
spese attuali.
Questo approccio ha due diversi risvolti:

1- creare un ponte tra le pratiche finanziarie di


contabilità e la gestione a progetto dei contributi e
dei contratti;

2- il TPB è visto come una possibilità di rilancio del


‘foro’ degli intellettuali e uno spostamento di
responsabilità direttamente alla facoltà
Si decise di progettare il TPB, facendo riferimento
agli standard dell’ERP design.

Ciò avrebbe consentito di seguire la gestione delle


risorse finanziarie multiple per un particolare
progetto, così come la destinazione di un unico
fondo finanziario a più progetti.

Questo tipo di gestione finanziaria costituì un


radicale allontanamento da quelle che erano le
usuali pratiche di gestione dei fondi e dei contratti
di committment accounting cui Ivy ricorreva
Il commitment accounting implica il riserbo o il
tenere da parte fondi per attività future, informando
di ciò il Principal Investigator.

Ottenere un bilancio ‘in pari’ è considerato dal P.I.


un modo per controllare i fini dell`organizzazione,
e ciò rispecchia la ‘salute’ finanziaria delle attività
di ricerca svolte al suo interno.
Nell’estate del 1999, quando venne introdotto il
nuovo sistema ERP basato sul TPB, le
reazioni furono negative

Le pratiche di lavoro hanno mostrato le


differenti prospettive degli amministratori
centrali rispetto a quelli di dipartimento.
L’ERP è stato percepito come un
tentativo di allineare le pratiche delle
università con i valori dei manager
professionali, senza un’adeguata
analisi dei fatti.