ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION CONTABLE

La organizacin contable cuenta con los elementos que son creados con base en las reglas generales sobre la materia. Han de ser acoplados al organismo, al sistema y al material contable elegido y al personal con que se disponga, Estos elementos, en trminos generales son los siguientes: * Catalogo de cuentas. Es una relacin ordenada y pormenorizada que contiene el nmero y nombre de las cuentas que debern ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una empresa. * Documentos comprobatorios. Son aquellos escritos que sirven para aceptar y comprobar las operaciones, sirviendo de fuente para los siguientes. * Documentos contabilizadores. Son aquellos escritos que sirven como medio para registros en libros de contabilidad, mediante los cuales se establece la coordinacin de tales hechos u operaciones de una empresa. * Libros auxiliares. Son aquellos que, optativa mente llevan las empresas para registrar en forma detallada las operaciones que han sido registradas en los libros principales. En estos se realiza la contabilidad analtica.* Libros principales. Son aquellos que deben llevarse por mandato de ley. * Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilizacin de principios y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que sirven de control y de unin entre libros auxiliares y principales. * Informes. Son resmenes con datos sobre operaciones financieras, contables y a unas administrativas que sirven de base para establecer las inferencias, que se desprenden de las operaciones de la empresa, y que sirven para implantar una poltica de mejoramiento.

LOS CUATRO ESTADOS FINANCIEROS

I. BALANCE GENERAL El balance general tiene por objetivo presentar el valor de los bienes y derechos, de las obligaciones reales, directas o contingentes, as como del patrimonio de una sociedad distribuidora de acciones a una fecha determinada. Por lo tanto, deber mostrar de manera adecuada y sobre bases consistentes, la posicin de las sociedades distribuidoras de acciones en cuanto a sus activos, pasivos, capital contable y cuentas de orden, de tal forma que se puedan evaluar los recursos econmicos con que cuentan dichas sociedades distribuidoras de acciones, as como su estructura financiera. Elementos que integran el balance general Los principales conceptos que integran el balance general son: activos, pasivos y capital contable, entendiendo como tales a los conceptos as definidos en la NIF A-5 Elementos bsicos de los estados financieros. Estructura del balance general La estructura del balance general deber agrupar los conceptos de activo, pasivo, capital contable y cuentas de orden, de tal forma que sea consistente con la importancia relativa de los diferentes rubros y refleje de mayor a menor su grado de liquidez o exigibilidad, segn sea el caso. De esta forma, los rubros mnimos que se deben incluir en el balance general son los siguientes: ACTIVO

Disponibilidades Inversiones en valores Cuentas por cobrar (Neto) Inmuebles, mobiliario y equipo Inversiones permanentes en acciones

Impuestos diferidos netos otros activos netos PASIVO Prstamos bancarios Otras cuentas por pagar Impuestos diferidos (netos) Crditos diferidos Cobros anticipados CAPITAL CONTABLE Capital contribuido Capital ganado CUENTAS DE ORDEN

Activos y pasivos contingentes Bienes en custodia o en administracin

II. ESTADO DE RESULTADOS El estado de resultados (tambin conocido como estado de prdidas y ganancias ) es un estado financiero bsico, que representa informacin relevante acerca de las operaciones desarrolladas por una entidad durante un periodo determinado. Mediante la determinacin de la utilidad neta y de la identificacin de sus componentes, se mide el resultado de los logros alcanzados y de los esfuerzos desarrollados por una entidad durante el periodo consignado en el mismo estado. Los objetivos del estado de resultados son los siguientes: 1. Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de un flujo de efectivo 2. Evaluar la rentabilidad de una empresa 3. Repartir dividendos 4. Estimar su potencial de crdito 5. Evaluar el desempeo de una empresa 6. Medir riesgos Elementos que componen el estado de resultados Los elementos que componen el estado de resultados son: Ingresos, costos, gastos, ganancias, prdidas, utilidad neta y prdida neta Estructura del Estado de Resultados Para que la informacin contenida en el estado de resultados le sirva al usuario para la toma de decisiones, es necesario que ste pueda hacer comparaciones no slo de una entidad a lo largo del tiempo, sino tambin comparar esta entidad con otras. Para que esta comparacin sea vlida, se requiere que todas las entidades elaboren el estado de resultados aplicando, dentro de lo razonable, los mismos criterios. El estado de resultados, tomando en cuenta el giro particular de cada entidad, deber estar estructurado, en lo aplicable, por las siguientes secciones:

Operacin No operacin Impuesto sobre la renta y participacin de los trabajadores en las utilidades (ISR y PTU) Operaciones discontinuadas Partidas extraordinarias Efecto acumulado al inicio del ejercicio por cambios en principios de contabilidad Utilidad por accin

III. ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE El estado de variaciones en el capital contable tiene por objeto presentar informacin relevante sobre los movimientos en la inversin de los accionistas de una institucin durante un periodo determinado. Elementos integran el estado de variaciones en el capital contable Movimientos inherentes a las decisiones de los accionistas: Dentro de este tipo de movimientos se encuentran aqullos directamente relacionados con las decisiones que, a travs de asambleas de accionistas, toman los mismos respecto a su inversin en la institucin tales como: suscripcin de acciones; capitalizacin de utilidades; constitucin de reservas, y pago de dividendos. Movimientos inherentes al reconocimiento de la utilidad integral: Se refieren a los incrementos o disminuciones durante un periodo, derivados de transacciones, otros eventos y circunstancias, provenientes de fuentes no vinculadas con las decisiones de los accionistas. El propsito de reportar este tipo de movimientos es el de medir el desempeo de la institucin mostrando las variaciones en el capital contable que resultan de transacciones reconocidas, separndolas de otros eventos econmicos ajenos a las decisiones de los accionistas. Entre otros, se encuentran los siguientes conceptos: a) resultado neto; b) resultado por valuacin de ttulos disponibles para la venta; c) resultado por conversin de operaciones extranjeras; d) exceso o insuficiencia en la actualizacin del capital contable; e) resultado por tenencia de activos no monetarios, f) ajustes por obligaciones laborales al retiro. Estructura del estado de variaciones en el capital contable El estado de variaciones en el capital contable incluir la totalidad de los conceptos que integran el capital contable. Dichos conceptos se enuncian a continuacin: capital social; prima en venta de acciones; reservas de capital; resultado de ejercicios anteriores; resultado por valuacin de ttulos disponibles para la venta; resultado por conversin de operaciones extranjeras; exceso o insuficiencia en la actualizacin del capital contable; resultado por tenencia de activos no monetarios; por valuacin de activo fijo, y por valuacin de inversiones permanentes en acciones. ajustes por obligaciones laborales al retiro, y resultado neto. IV. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO El estado de flujos de efectivo es el estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. Debe determinarse para su implementacin el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden en el efectivo Elementos que integran el estado de flujo de efectivo El objetivo de este estado es presentar informacin pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente econmico durante un periodo para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales para examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo, para evaluar la capacidad para cumplir con sus obligaciones, determinar el financiamiento interno y externo, analizar los cambios presentados en el efectivo, y establecer las diferencias entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos. 1. Flujos de efectivo de operacin 2. Flujos de efectivo de inversin 3. Flujos de efectivo de financiacin Formas de presentacin Existen dos formas o mtodos para presentar las actividades de operacin en el estado de flujos de efectivo: Mtodo directo: En este mtodo las actividades se presentan como si se tratara de un estado de resultados por el sistema de caja. Las empresas que utilicen este mtodo deben informar los movimientos relacionados con:

Efectivo cobrado a los clientes

Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos sobre inversiones. Otros cobros de operacin. Efectivo pagado a los empleados y proveedores. Efectivo pagado por intereses. Pagos por impuestos. Otros pagos de operacin. Mtodo indirecto: Bajo este mtodo se prepara una conciliacin entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operacin, la cual debe informar por separado de todas las partidas conciliatorias.

LOS LIBROS CONTABLES

Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad econmica de la empresa a lo largo de un perodo de tiempo. La legislacin mercantil establece cules son los libros contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales son: Libro diario. Es el principal libro contable, donde se recogen, por orden cronolgico, todas las operaciones de la actividad econmico empresarial, segn se van produciendo en el tiempo. 7 La anotacin de un hecho econmico en el libro diario se denomina "asiento". Cada asiento debe reflejar la informacin referida a un hecho econmico completo y debe estar compuesto al menos por dos apuntes o anotaciones en dos cuentas diferentes. Los asientos por definicin deben estar cuadrado, lo que significa que la suma de las cantidades anotadas en un asiento en el debe han de ser iguales a las cantidades anotadas en el haber de ese mismo asiento. El que un asiento est cuadrado manifiesta que se han tenido en cuenta todas las consecuencias del hecho econmico. Libro Mayor o Ledger Este libro recoge la informacin ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, en l se recogen para cada cuenta, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas y es ms fcil de llevar.7 Libro de Balances o Balance Sheet Los libros de balances reflejan la situacin del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Los balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor. Existen otros libros que se denominan auxiliares o subdiarios:

El Libro de Compra y Venta. Son los libros en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo. Sus columnas ms importantes son: |Fecha|Proveedor o Cliente|N Documento|Neto|IVA|TOTAL El Libro de Caja Americano. Este libro se lleva cuando se utiliza el sistema jornalizador, lo particular de este es que maneja tanto los ingresos como egresos (salidas) de la caja.

LA HOJA DE TRABAJO
Esta hoja segn algunos autores no constituye un documento oficial de la Contabilidad, sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los estados financieros y presente de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso, se elabora a partir del Balance de Comprobacin. Tambin conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carcter optativo, y adems de ndole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de gua para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de

prdidas y ganancias y el cierre del libro diario, as, como los Estados Financieros: Estado de Situacin y Estado de Resultados en el libro de inventarios y balances 1. ENCABEZAMIENTO: Nombre de documento Nombre de la empresa o entidad Fecha en que se presenta

2. CUERPO Nmero de la transaccin o cuenta Nombre de la cuenta Balance de comprobacin (deudor y acreedor) Ajuste (debe y haber) Balance Ajustado (deudor y acreedor) Estado de Resultados (gastos y rentas) Estado de Supervit (deudor y acreedor) Estado de Estado de Situacin Financiera (activo y pasivo) firmas

Las funciones que cumplen las hojas de trabajos, absolutamente perfeccionadas gracias a la introduccin de la informtica son: o o o Facilitan el clculo de la facturacin de todo el despacho Permiten conocer la rentabilidad de los temas en marcha o pendientes Dan informacin acerca de la cargabilidad del tiempo incurrido por los profesionales o Sirven para "repartir" los honorarios facturados por el bufete entre los profesionales, segn el tiempo que haya intervenido cada uno de ellos en cada asunto concreto