2.2.

Evoluia sistemelor de planificare a resurselor ntreprinderii

Evoluia sisteme lor ERP s -a desfurat n paralel cu dezvoltrile u luitoare din domen iul programe lor software i a co mponentelor hardware, trecnd prin cteva etape semnificat ive [Rashid .a., 2002]: Astfel, n anii 1960, nu meroase companii pro iectau, imp lementau i utilizau sisteme centralizate de computere, destinate n special automatizrii sistemelor lor de control al inventarului prin utilizarea pachetelor de control al inventarului. n anii 1970 au aprut sistemele de planificare a necesarului de materia le (Materia l requirements planning - MRP), capabile s planifice necesarul de materia le n concordan cu schema de producie planificat. Anii 1980 au condus la apariia sistemelor de planifica re a resurselor de producie (Manufacturing resources planning - MRP II), al cror principa l beneficiu l constituia optimizarea proceselor de producie, prin sincronizarea necesitilor de materia le i producie. n plus, sistemele MRP II ncorporau i module pentru alte arii ale aface rii, precu m resursele umane, distribuia, sau managementul proiectului. Extinderea funcionalitilor sistemelor de tip MRP II a condus la apariia primelor sisteme de planificare a resurselor ntreprinderii (ERP) la nceputul anilor 1990. n anii 2000, furnizorii de soluii ERP au creat mai multe module i funciuni care put eau fi adugate la module le de baz ale sistemelor ERP, transformndu -le n sisteme ERP extinse. Noile e xtensii ale soluiilo r ERP se re fereau la managementul lanului de distribuie, managementul relaie i cu c lienii sau automatiza rea fore i de vnza re. Conceptul care st la baza sistemelor ERP este prezentat n figura de ma i jos.

2.3. Avantaje i dezavantaje ale adoptrii unei soluii ERP Principale le avantaje ale imp lementrii unui sistem ERP n organizaie sunt [Rashid .a., 2002]: Acces la informa ii sigure -> So luia ERP stocheaz toate informaiile privind activitile ntreprinderii ntr-o baz de date co mun, oferind informaii prec ise i sigure i rapoarte mbuntite; Ev itarea redundanei datelor i operaiilor -> Se e limin necesitatea introducerilor mult iple de date, ntruct toate modulele sistemului ERP acceseaz informa iile d in baza de date central; de e xemplu, odat ce o tranzacie de vnzare este nregistrat n aplicaie, aceasta devine accesibil tuturor modulelor sistemului; Reducerea timpilor de livrare -> Se minimizea z ntrzierile raportrilor; Reducerea costurilor -> Timpu l nseamn bani, iar soluia ERP permite economisirea resurselor de timp prin oferirea unui control ma i bun asupra tuturor deciziilor organizaionale; Grad ridicat de adaptabilitate -> Soluia ERP poate fi res tructurat i adaptat cu uurin dac ntreprinderea aduce modificri p roceselor sale de afaceri; Scalabilitate mbuntit -> Sistemele ERP sunt proiectate ntr-o manie r structurat i modular,

coninnd module de baz ale ap lica iei i o serie de mo dule suplimentare (de tip add-on), care pot fi adugate n funcie de necesitile organizaie i; Mentenan mbuntit -> Re laia dintre furnizorul sistemului ERP i ntreprinderea care adopt soluia nu se ncheie odat cu achizi ia i imp lementarea s istemulu i n organiza ie; furn izorul soluiei ERP va asigura ntreprinderii asisten pe termen lung; Extindere -> Soluiile ERP pot fi integrate cu alte aplicaii importante, cum sunt Managementul relaie i cu c lienii (CRM) sau Managementul lanului de d istribuie (SCM). Co mer e lectronic i afaceri electronice -> Soluiile ERP pot oferi opiuni pentru comerul pe Internet. Pentru a facilita nelegerea benefic iilor pe care le poate aduce imp lementarea unei soluii ERP n organizaia Dvs., iat cteva cifre care vorbesc de la sine. De exemp lu, furn izo rul de soluii ERP EBS Ro mnia cuantific avantaje le oferite de soluia sa ERP, denu mit ERP Clarvision, astfel 1: Vnz rile i satisfacia c lienilor cresc cu 12% Controlul financiar contabil se mbuntete cu 16% Stocurile se reduc cu 18% Cheltuielile cu materiale se reduc cu 5% Cheltuielile cu salarii se reduc cu 8% Sisteme le ERP pre zint i dezavantaje, iar unele dintre avantajele prezentate anterior pot deveni dezavantaje [Rashid .a., 2002]: Costuri extrem de ridicate -> Che ltuielile pe care le imp lic adoptarea unei soluii ERP n organizaie variaz de la mii la milioane de Euro, fapt ce le transform ntr -o investiie riscant. n plus, cel mai adesea funcionalitile unui sistem ERP nu se mulea z perfect pe nevoile specifice ale ntreprinderii, i d rept urma re organizaia va trebui s reproiecte ze unele dintre procesele sale de afaceri, ceea ce atrage dup sine alte cheltuie li semnificative. Consumatoare de timp -> Adoptarea unei soluii ERP aduce modificri ma jore ntr-o o rganiza ie, fiind un proces extrem de co mple x i ca re poate conduce chiar la nevoia firme i de a -i modifica cultura organiza ional; Conformitatea modulelor -> n alegerea unei soluii ERP, organiza iile trebuie s in cont de obiectivele lor strategice i de propriile procese de afaceri. Complexitate -> Un sistem ERP ncorporeaz foarte mu lte module. Se pare c sunt puine la nu mr companiile care e xploateaz toate funciunile soluiei ERP adoptate; ma i degrab, princip iul 80/20 se aplic i n domeniul sistemelor ERP, adic 80% dintre organizaiile care adopt o soluie ERP folosesc doar 20% dintre funciunile acesteia, i nu mai 20% d intre firme le ca re adopt aceeai soluie exp loateaz 80% dintre funciuni. Pentru a reduce ac est dezavantaj, se recomand organizaie i s imp lemente ze doar acele module a le soluiei ERP ca re i sunt cu adevrat necesare. Dependena de furnizorul soluiei -> Relaia dintre furnizor i clientul care adopt soluia trebuie s rmn e xtrem de strns i dup finaliza rea implementrii, datorit serviciilor de mentenan, asisten tehnic, upgrade la versiuni ma i noi, etc. Romnia, De ce s i mplementai un sistem ERP n compania Dumneavoastr? , accesat la http://www.ebs.ro/produse/clarvision1.htm
1 EBS

2.4. Factori critici de succes n implementarea sistemelor ERP Co mpaniile care sunt interesate de achiziionarea i implement area unui sistem ERP trebuie s neleag c aceste sisteme nu se vnd mpreun cu garania succesului; din contr, n literatura de specialitate e xist suficiente studii de ca z privind eecul imp lementrii sistemelo r ERP n organiza ii. Pe baza analizei literaturii de specialitate, unii autori [Basoglu .a, 2007] consider c principalii factori crit ici de succes pentru sistemele ERP sunt: Sprijinul ac or dat de managementul de vrf al org anizaiei este considerat unul dintre cei mai importani factori critic i de succes pentru imp lementarea oricru i sistem informat ic sau tehnologic, iar soluiile ERP pentru afaceri nu fac e xcepie de la aceast realitate. Imp lementarea oricre i soluii ERP trebuie s benefic ie ze de aprobarea managementului de vrf al co mpan ie i, ia r apoi s aib parte de suportul acestuia (sub forma resursei umane, resurselor financia re, echipamentelor, etc.) pe toat durata proiectului. Mai mult, top managementul organizaie i trebuie s gestioneze cu atenie i aspectele psihologice sau comp ortamentale pe care le imp lic implementarea soluiei,

ma i a les dac procesul de imp lementare este ntmpinat cu rezisten la schimbare de ctre angajai. Instruirea utilizatorilor sistemului este esenial pentru implementarea cu succes a soluiei ERP. Utilizatorii sistemulu i trebuie educai pentru a nelege conceptele soluiei ERP adoptate, pentru a se familiariza cu procesele i practicile de afaceri ncorporate n soluie, as tfel nct la fina lul implementrii e i s accepte n totalitate soluia i s fie api s o foloseasc cu succes. Managementul proiectului. Implementarea unei soluii ERP ntr-o organiza ie necesit resurse consistente: oameni, bani, timp. Dat fiind comp le xitatea pe care o prezint implementarea unei astfel de soluii, managementul pro iectului i este necesar organizaie i pentru planificarea, coordonarea i monitorizarea diferitelor activ iti desfurate pe parcursul tuturor etapelor de implementare [Ngai .a., 2008]. Diferenele culturale reprezint un alt factor crit ic de succes pentru imp lementarea unei soluii ERP, ntruct numeroase studii au artat c unele soluii ERP dezvoltate de furnizo ri occidentali i bazate pe modele foarte bune de afaceri, nu au putut fi implementate cu succes n organizaii asiatice, din cauz c nu satisfceau cerinele organizaiilor respective. Dincolo de diferenele culturale evidente (de exemp lu, afacerile din China au nevoie de o soluie ERP care se ofere interfa pentru utilizatori n limba chine z), al i autori [Nga i .a., 2008] propun ext inderea factorului critic de succes diferene culturale n cerine funcionale specifice rii, ntruct companiile din dife rite ri au necesiti diferite, n funcie de practicile de afaceri i cerinele guvernamentale sau legale din rile respective. Selectarea sistemului ERP este de importan vital pentru o imp lementare de succes, dar nu este deloc facil , ntruct compania care dorete s adopte soluia ERP trebuie s ia n considerare o serie de variabile ext rem de importante: caracteristicile sistemului, durata sa de implementare, preul, asistena tehnic oferit de furnizoru l sistemulu i pe durata implementrii i post implementare, corelaia dintre nevoile organizaionale i funcionalitile sistemului. n ceea ce privete ultima variab il menionat, adic potrivirea dintre soluia ERP i specificu l afacerii, autorii [Ngai .a., 2008] recomand alegerea soluiei ERP care pre zint ce l ma i ridicat grad de potrivire cu necesitile companie i; n acest sens, este necesar ca anterior achiziie i unei soluii ERP, organizaia s efectueze o analiz a discrepanelor dintre caracteristicile i modulele sistemului i nevoile organizaionale , prin implicarea n aceast analiz a specialitilor tehnici i a angajailor ca re vor deveni utilizatori a i sistemu lui [Nga i .a., 2008]. Acti vi tile de re pr oiectare a pr oceselor de afaceri. Implementarea unui sistem ERP imp lic adesea costuri uriae pentru organizaia care decide s-l achiziioneze . Probabil co mpaniile care nu dein sufiente informaii despre domen iul soluiilor ERP ar putea crede c simp la achiziionare i implementare a unui sistem ERP este suficient pentru ca ulterior totul s mearg ca pe roate. n realitate, cel ma i adesea nu soluia ERP va fi modificat pentru a fi adaptat la nevoile specifice ale organizaie i, c i firma trebuie s-i repro iecteze procesele de afaceri pentru a e xploata cu succes toate funciunile oferite de soluia ERP.