1.4 Otros aspectos relacionados con el sistema MRP y retos potenciales.

GENERACION DE INFORMACION
En un entorno dinmico de fabricacin, casi siempre es preciso considerar como se har el calculo de toda esta informacin para todos los productos. Existen tres enfoques bsicos para lograr lo anterior, con sus variantes particulares:

 REGENERACION: Este proceso implica tomar toda la informacin necesaria (PMP datos del inventario, lista de materiales, archivo maestro de elementos) y realizar la totalidad de los clculos. Este mtodo demanda una gran cantidad de tiempo de computo, pero dado que los resultados casi siempre se imprimen en lugar de almacenarse en la computadora, la memoria de esta no se ve afectada. Este fue el mtodo original que utilizaban las empresas cuando la memoria para computadora era pequea y comprar memoria adicional resultaba bastante caro. Muchos sistemas modernos no utilizan la regeneracin, a menos que las polticas propias del entorno de negocios lo indiquen explcitamente. Adems, en diversos entornos tiende a consumir mucho tiempo, y la naturaleza dinmica de casi todas las operaciones ocasiona que la informacin pierda vigencia y se vuelva irrelevante casi tan pronto como se genera, en especial por que muchas compaas solo la regeneraran una vez a la semana.

 CAMBIO NETO: Este proceso indica que toda la informacin (inventario, realizacin de pedidos, pedidos de clientes, etc.) e ingresa en la computadora para que se le procese tan pronto como se presenta. Llevar a cabo esto toma muy poco tiempo pero requiere de una gran cantidad de memoria de computo, dado que toda la informacin se mantiene en lnea y en tiempo real.

 LOTE: En realidad este proceso combina los dos mtodos anteriores. Mantiene la mayora de la informacin en lnea para su acceso inmediato, pero no actualiza cambios de manera inmediata. En lugar de ello las modificaciones se mantienen en un subarchivo y peridicamente toda la informacin se utiliza para actualizar los registros. La empresa determina los tiempos entre la actualizacin de lotes, y hoy en dia muchos sistemas utilizan las actualizaciones de lote de forma tan efectiva que desde el punto de vista del usuario- hay un poco diferencia entre los mtodos de lote y de cambio neto; la nica discrepancia sustancial es la demanda de memoria de computo.

ACTUALIZACION DE INFORMACION
A medida que transcurre el tiempo y se desarrolla la actividad de produccin, los registros deben actualizarse para garantizar que se esta utilizando la informacin correcta para la toma de decisiones.

MENSAJES DE EXCEPCION
Casi todos los sistemas MRP generan tanta informacin que cualquier responsable de planificacin encontrara difcil revisarla toda. Para ayudarla, el sistema casi siempre generara mensajes de excepcin, los cuales bsicamente sirven para llamar la atencin del usuario y sugerirle algunas acciones para solucionar situaciones que puedan ser problemticas. El mas comn de estos mensajes es el que se emite para liberar un pedido. Los dos tipos principales de liberacin de pedido son para ordenes de compra o para ordenes de produccin. Casi siempre los artculos de la lista de materiales que no tienen componentes subordinados se adquieren a un proveedor externo, mientras que los componentes o subensamblajes que son padres de otros componentes generalmente se fabrican en la propia empresa.

OTRAS FUENTES DE DEMANDA

PARTES DE SERVICIO. Aun si a un artculo determinado se le considera de demanda dependiente, puede experimentar una demanda de fuentes independientes. Muchos artculos que por lo general tienen demanda dependiente tambin tienen demanda independiente, o de servicio. Tal demanda debe reconocerse e integrarse en el registro del sistema MRP.

 INVENTARIO DE SEGURIDAD: Desafortunadamente todas las operaciones implican cierta incertidumbre, y no siempre resulta fcil controlarla. En ocasiones los registros de inventario son imprecisos, otras se presenta un problema con la calidad de cierta parte, y algunas mas el tiempo de entrega es impreciso, etc. En determinados casos existe incluso incertidumbre en cuanto a si el tiempo de espera para el reabastecimiento de actividades puede extenderse mas all de un horizonte de planificacin razonable. Muchas compaas eligen hacer frente a estas circunstancias por medio del uso del inventario de seguridad, por si acaso algo saliera mal. El sistema MRP puede utilizarse para generar pedidos planificados con inventario de seguridad en mente.

 La decisin de utilizar inventario de seguridad debe ponderarse cuidadosamente. Parafraseando a Oliver Weight, El inventario de seguridad contamina las prioridades. Con frecuencia se recomienda que, contando con un buen sistema y controles de calidad, el inventario de seguridad se utilice sobre todo en los niveles mas altos de la lista de materiales, muchas veces de manera exclusiva en el nivel del PMP, ya que es ah en donde existe la variable mas difcil de controlar: La demanda de los clientes. Todo lo correspondiente a los niveles mas bajos deber, por lo tanto, ser calculado y controlado desde la perspectiva de la direccin.

 RENDIMIENTO DE CALIDAD. Algunos procesos simplemente resultan incapaces de producir 100% de calidad para un lote completo, si se presenta un problema de rendimiento, el sistema podr utilizarse para hacerle frente.

 CAMBIOS EN EL DISEO DE INGENIERA. El hecho de que el sistema MRP constituye un mtodo de programacin que mira hacia adelante, lo hace ideal para manejar cambios de diseo del producto. Utilizando la cifra de proyeccin de disponibilidad del balance, es fcil advertir cuando el inventario se encuentra demasiado bajo, o incluso cuando est en ceros, lo que nos permite programar un cambio de diseo con un riesgo reducido de que el inventario existente se vuelva obsoleto. En consecuencia, para que el sistema planifique el nuevo requerimiento de inventario todo lo que se necesita es integrar el nuevo nmero de partes en la lista de materiales y sealar una fecha efectiva.

 RASTREO. De vez en cuando surgen problemas imprevistos con los artculos que ocupan un nivel bajo dentro de la lista de materiales. Para obtener esta informacin utilizamos un concepto llamado rastreo, el cual esencialmente permite que el sistema trabaje de manera inversa hasta llegar a la lista de materiales y determinar los ensamblajes padres, o incluso a los pedidos de nuestros clientes que se vern impactados por el retraso de surtido. Esto nos permitir notificar de forma oportuna a los clientes pueden ser notificados, o activar planes de contingencia antes de que el pedido retrasado se convierta en una crisis de produccin. La re planificacin basada la informacin de rastreo suele denominarse re planificacin de abajo hacia arriba.

 PEDIDOS PLANIFICADOS EN FIRME. En muchas operaciones es frecuente que los pedidos de los clientes cambien; como tales modificaciones generalmente se presentan en el nivel superior de la lista de materiales, casi siempre dan lugar a numerosos cambios en todos los niveles inferiores. Esta condicin suele denominarse nerviosismo del sistema, dado que un pequeo cambio en la parte superior ocasiona que todos los registros sufran alteraciones en respuesta. Esta situacin hace que la planificacin de un entorno relativamente estable se vuelva difcil; para evitarlo en ocasiones se utiliza el concepto de pedido planificado de la empresa para indicar al sistema que se trata de un valor fijo y por lo tanto retirarlo del control de la computadora. Otra forma de interpretar este concepto consiste en considerar que la computadora manejara el pedido planificado en firme como si fuera una recepcin programada, aunque siga apareciendo en el rengln Liberacin planificada del pedido y no represente recursos compartidos de la compaa.

 ASIGNACION. En algunos casos existe la necesidad de

guardar una parte del inventario adicional para un uso especial; bsicamente se apartan ciertos componentes y se resguardan, de manera que ya no estarn disponibles para la produccin. Existen dos maneras de hacerlo, una de ellas se denomina ASIGNACION RIGIDA y consiste en que las partes se eliminan fsicamente del almacn y los registros del inventario se modifican en consecuencia. Las partes se almacenan entonces en otra ubicacin hasta que el tcnico las solicite. El otro mtodo es la ASIGNACION FLEXIBLE y consiste en llenar un campo de PMP para mostrar la utilizacin de las partes; Por lo general se prefiere la asignacin flexible debido a que el registro muestra abiertamente la situacin real.

 CODIFICACION DE BAJO NIVEL. En ocasiones un articulo aparece varias veces en la lista de materiales. Sin embargo en algunos casos el articulo aparecer en un nivel distinto dentro de la lista de materiales. Para evitar este problema, por lo general a los artculos que se enumeran varias veces en una lista de materiales, se les asignara el cdigo del nivel mas bajo en el que aparecen.

 HORIZONTE DE PLANIFICACION. Es un factor importante a considerar, es decir, que tan lejos en el futuro se desarrollaran los planes del sistema MRP. La respuesta casi siempre depende del tiempo de espera acumulado que requiere el producto en cuestin. Planificar sin tomar en cuenta un horizonte suficientemente amplio conlleva una serie de problemas.

RETOS POTENCIALES
A pesar del atractivo que guarda la lgica de los sistemas MRP, en ocasiones su efectividad se ve entorpecida por diversos factores de implementacin. Algunos de los retos potenciales mas importantes para la implementacin son:

PRECISION DE LOS DATOS

El sistema MRP es extremadamente dependiente de la informacin. De hecho, utiliza varias bases de datos que incluyen: Conteo y ubicacin del inventario Registros maestros de artculos Registros de compras Listas de materiales Programas maestros En tantos que cualquiera de estas bases de datos presente informacin imprecisa o el ingreso de los mismos se de con falta de oportunidad, el sistema reflejara el problema proporcionando cifras de planificacin imperfectas.

CONOCIMIENTO DEL USUARIO

La educacin y capacitacin de los usuarios es muy importante. Las personas que no comprenden qu hace el sistema o cmo utilizar las cifras de planificacin de manera efectiva, tendrn menos probabilidades de hacerlo trabajar con eficiencia.

PMP SOBRECARGADO
Uno de los problemas ms comunes que impactan de manera negativa el uso efectivo del sistema MRP es la sobrecarga del mismo. En prcticamente todas las empresas se presentan de vez en cuando ciertos problemas inesperados (descomposturas de equipo, ausentismo, entregas retrasadas de proveedores, etctera), que pueden ocasionar el incumplimiento de parte de la produccin planificada en el programa maestro. Cuando esto sucede muchos gerentes bien intencionados simplemente insertarn el programa atrasado en el periodo de tiempo actual, sin importarles el impacto que esto tendra, tanto en la capacidad como en la utilizacin del material. Tales prcticas tarde o temprano dan lugar a programas poco factibles e irreales, lo que a su vez hace que las personas se muestren escpticas respecto de las cifras de planificacin del MRP.

COMPROMISO DE LA DIRECCION GENERAL

Para que un sistema MRP opere apropiadamente, es necesario contar con un alto nivel de disciplina dentro de la organizacin y, en algunos casos, exige tambin un cambio drstico en la cultura corporativa y en la prioridad de las medidas de desempeo dentro de la organizacin. Lograr esto es muy complicado en casi todas las organizaciones, sobre todo si no se cuenta con el liderazgo activo de un directivo superior. ste debe comprender lo que el sistema har por la organizacin, y asumir un papel activo y comprometido para realizar las modificaciones organizacionales necesarias a fin de apoyar el uso de este sistema de manera efectiva.

INSENSIBILIDAD DE LA CAPACIDAD
La explosin bsica del MRP genera liberaciones planificadas de pedidos, con el supuesto subyacente de que estos pedidos contarn con una capacidad apropiada y del tipo adecuado para producirlos o adquirirlos. Por este motivo los sistemas modernos utilizan planificacin de la capacidad en conjunto con MRP. En gran medida, esto se logra mediante el desarrollo del plan de ventas y operaciones, pero este plan suele presentarse en un nivel demasiado alto para los pedidos de produccin detallados. Por lo general se utilizan dos niveles adicionales de capacidad. El primero se denomina corte aproximado y se genera a partir de la informacin del PMP, al mismo tiempo que se desarrollan planes detallados de la capacidad, tomando en cuenta las liberaciones planificadas de pedidos del MRP.

LA NATURALEZA DE EMPUJE DEL MRP.

El MRP es un sistema de empuje, lo que significa que los pedidos se liberan de acuerdo con el plan y se empujan hacia el rea de trabajo apropiada. El supuesto es que, si el plan es correcto, ser necesario el material especfico en la cantidad determinada. A pesar de que se ponga el suficiente cuidado en el desarrollo del plan, la verdad es que con frecuencia los pedidos se empujan hacia un centro de trabajo antes de que realmente se requieran, y en ocasiones sin requerirse en absoluto.

Esta situacin se presenta debido a la naturaleza voltil de muchos de los entornos de operacin. Algunos problemas que pueden dar lugar a ello son: Cambios en los pedidos de los clientes, incluyendo tiempo y cantidad Problemas en el centro de trabajo, como fallas de la maquinaria Deficientes estndares de trabajo, que ocasionan que el trabajo real lleve ms tiempo del planificado Problemas de entrega del proveedor, lo que da lugar a que un componente necesario para la produccin no est disponible