Instituto Latinoamericano de Fomento Agroindustrial (IFAIN) es una fundacin privada regional sin fines de lucro, creada el 12 de Marzo de 1985

y debidamente registrada en el Registro Pblico de Costa Rica, orientada a la prestacin de servicios para contribuir al desarrollo de los pases del continente latinoamericano. Instituto Nacional de Formacin Profesional (INFOP) es el organismo rector de las polticas de formacin profesional encaminadas al desarrollo econmico y social del pas y dirigido a todos los sectores de la economa, proporcionando a los trabajadores hondureos la opcin para enfrentar los retos de la sociedad moderna. Programa de Apoyo a la Transformacin y Comercializacin de los Productos Agropecuarios de los Pequeos Productores de Honduras (PROACTA), creado en enero del 2001, como un programa de apoyo a los micro y pequeo productores/as que se dedican a los rubros de agricultura, ganadera, pesca y/o del bosque, organizados formal e informalmente; cuyo objetivo general es contribuir a la seguridad alimentara de los pequeos productores de Honduras apoyando la transformacin y comercializacin de su produccin, bajo una perspectiva de desarrollo sostenible a largo plazo.

Chvez, Ramon Luis Gestion Financiera. 1 ed. Tegucigalpa, Honduras: INFOP; IFAIN, 2002. 64 p.; 21.5 c 17.5 cm 1. Contabilidad. 2. Registros Contables. 3. Punto de Equilibrio L. Chvez, Ramn Luis II. Titulo.

GESTION FINANCIERA
MBA. Ramn Luis Chvez Esquivel

Presentacin

El Sector Agroindustrial de Honduras, se convierte en uno de los ms importantes dentro de la economa nacional, es necesario proporcionarle a los productores la capacitacin que amerita, es por esta razn que el INFOP ha elaborado el Proyecto de FORTALECIMIENTO DE LA AGROINDUSTRIA RURAL EN HONDURAS, para atender esta actividad. Como apoyo a este Proyecto se elabor una serie de material de capacitacin, el que est conformado por una serie de cartillas didcticas elaboradas por el IFAIN con el apoyo del INFOP; entre las cuales se establece FABRICACIN DE PRODUCTOS HORTIFRUTCOLAS en la que se plantean temas especficos de inters comn del sector. Este Proyecto se ha convertido en una realidad, gracias al aporte financiero del Programa de Apoyo a la Transformacin y Comercializacin de los Productos Agropecuarios de los Pequeos Productores de Honduras (PROACTA).

Contenido
1. INTRODUCCIN............................................................... 1 2. REGISTROS CONTABLES .............................................. 2 3. IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS CONTABLES...... 4 4. ELEMENTOS BSICOS DE LA CONTABILIDA .............. 13 5. PRINCIPALES CUENTAS DE ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO 14 6. ASIENTOS CONTABLES ................................................. 19 7. BALANCE DE COMPROBACIN .................................... 25 8. BALANCE DE SITUACIN Y ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS ............................................................................................... 26 9. LA CONTABILIDAD SEGN EL TIPO DE EMPRESA..... 28 10. ESTADO DE RESULTADOS, BALANCE GENERAL Y FLUJO DE EFECTIVO EN UNA EMPRESA AGROINDUSTRIAL...... 31 11. DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES DE GASTOS..34 12. COSTOS DE PRODUCCIN............................................ 35 13. CLASIFICACION DE LOS COSTOS ................................ 36 14. ANLISIS DE PUNTO DE EQUILIBRIO DE LA EMPRESA...37 15. APLICACIN DEL CALCULO DE EQUILIBRIO PARA UNA EMPRESA ........................................................................................... 43 16. HERRAMIENTA Y METODOS PARA EL ANLISIS FINANCIERO 51 17. ANEXOS............................................................................ 57 BIBLIOGRAFIA

GESTIN FINANCIERA MBA. Ramn Luis Chvez Esquivel IFAIN 1. Introduccin as empresas de cualquier tipo, sean pequeas o grandes, tienen el objetivo de ofrecer bienes o servicios a la comunidad, que obtengan aceptacin por sus calidades, cantidades ofrecidas y precios, es decir, que se ajusten a las exigencias de la demanda; de lo contrario, en poco tiempo desapareceran. Por ello, deben estar en constante medicin y anlisis para determinar si los productos y servicios que prestan a las comunidades estn logrando aceptacin o en caso contrario efectuar los ajustes pertinentes, pues el objetivo es participar de una parte de esa demanda de la comunidad. Cuando los productos y servicios estn llegando al mercado en las condiciones adecuadas, las empresas a cambio estn recibiendo en sus ventas un excedente neto o una utilidad, se distribuye entre sus socios o se utiliza para incrementar las inversiones y continuar produciendo ms y mejores productos y servicios. La forma en que las empresas se mantienen activamente en el mercado es estableciendo controles externos adecuados, que les permitan detectar su participacin en el mercadeo, la competencia, y los cambios tecnolgicos. Esto se lleva a cabo a travs de estudios de mercado, encuestas y otras formas de investigacin comunes en las grandes empresas, y en mucho menor proporcin en las micros y pequeas. Por otra parte a travs del establecimiento de controles internos miden su eficiencia y los ajustes que requieren para continuar participando activamente de la demanda.

Los sistemas contables que establecen las empresas, altamente sofisticados si se trata de una gran empresa o muy sencillos cuando se habla de una micro o pequea empresa, constituyen una herramienta que servir para llevar los controles internos adecuados y, principalmente, como un elemento importantsimo en la toma de decisiones empresariales. A travs de los datos que suministra la contabilidad, el empresario podr decidir si contina en la produccin o distribucin de determinados bienes o servicios, si mantiene los precios o los ajusta, si est en capacidad para la distribucin y venta de otros productos o servicios, si distribuye una parte de las utilidades ganadas durante un determinado perodo o si lleva a cabo con estas la inversin que tiene planeada desde hace varios aos, o si solicita un crdito bancario a una institucin financiera. Para todo ello, debe recurrir a las conclusiones que le suministran los informes contables. 2. Registros Contables Definicin de contabilidad

s una tcnica de normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas en las empresas, sean estas de carcter personal o constituidas como sociedades. La contabilidad financiera es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan. Su objetivo es facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones e relacin con esa entidad econmica.

En toda empresa, es necesaria la contabilidad, mediante la cual el encargado, dueo o administrador conoce, controla y dirige sus operaciones. La contabilidad es la disciplina que permite la elaboracin, clasificacin, registro, evaluacin y anlisis de los aspectos econmicos y financieros de la empresa. La vida de la empresa se divide en perodos contables de un ao, denominado ejercicio contable, y puede coincidir con el final del perodo fiscal (de octubre del ao anterior a septiembre del siguiente, o comprender el ao calendario, que sera de enero a diciembre del mismo ao ). En empresas agrcolas, el perodo puede darse por los ciclos de la produccin, por ejemplo de junio de un ao a mayo del otro. A su vez, el ejercicio contable se divide en subperodos, que pueden ser de un mes, un bimestre, trimestre o semestre. Cuando ms frecuentes sean los subperodos, ser ms beneficioso para la empresa, pues le permite llevar mejores controles y determinar a tiempo su situacin econmica y financiera. Todos los hechos econmicos y financieros de una empresa deben ser anotados en registros especiales. Las operaciones diarias de la empresa, de cualquier tamao que sta sea, exige el registro permanente en libros de contabilidad, los ms importantes son el Libro de Diario, el Libro Mayor y el Libro de Balances; tambin hay otros auxiliares tales como el de Caja, Control de Existencias (Inventarios), Control de Deudores y Proveedores, Control de Ventas, Control de Socios, Control de Activos y Otros. En general, toda empresa pequea, mediana o grande, personal o en sociedad, debe llevar contabilidad, pues es el nico medio para determinar el resultado econmico de un perodo dado, que ayudar, en el caso de la agroindustria, a decidir si se debe

persistir en la produccin y venta de determinado bien, cambiarlo o arrendar la empresa. 3. Importancia de los Registros Contables

parte de los normales, los registros contables que se emplean en el sector agroindustrial son hojas de anotaciones de las actividades de la empresa, simples pero completas, que agrupan las transacciones de acuerdo con ciertas caractersticas comunes, como tipo de producto, actividad de produccin, etc. Los registros que se utilizan tienen las siguientes caractersticas: SUFICIENTES: deben incluir anotaciones que sean suficientes para determinar los objetivos propuestos inicialmente. VERACES: deben ser veraces, es decir, que incluyan nicamente las transacciones realizadas. OPORTUNOS: el tiempo en que estn disponibles, unos pocos das despus del cierre del mes o el menor lapso posible, es una caracterstica de estos registros, pues se requiere que sirvan para control y para la toma de decisiones de las empresas agroindustriales. SENCILLOS: deben ser sencillos, fciles de trabajar y de comprender, para evitar las malas interpretaciones y deben permitir la determinacin de errores de anotacin.

Los registros para las empresas agroindustriales y agropecuarias se clasifican en cuatro grandes grupos: Registros de Inventario Su funcin es llevar un control de las posesiones de la empresa, al principio y al final del perodo contable. El levantamiento de inventarios requiere dos actividades: cuantificar en unidades fsicas todos los artculos de produccin de la empresa y valorar estos activos.

En general, el formato para los inventarios debe contener la siguiente informacin: Fecha del inventario Descripcin del artculo Nmero de unidades del artculo Valor del artculo en Lps Proveedor

Cualquier formulario que se utilice debe llenar las necesidades especficas de la micro o pequea empresa agroindustrial, y debe ser sencillo, claro y de fcil manejo. INVENTARIO DE PRODUCTOS AGROINDUSTRIALES FECHA:
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 TOT ALES DET ALLE DE BIENES INICIO DEL AO FINAL DEL AO NMERO VALOR (Lps) NMERO VALOR (Lps)

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 Registros Tcnicos En estos registros se hacen anotaciones que ayudan a sacar conclusiones de las actividades de la empresa, caractersticas de los productos, tcnicas utilizadas, etc. Un registro de una empresa agroindustrial debera indicar, por ejemplo la clasificacin y escogencia del producto insumo en el proceso agroindustrial, cantidades de productos qumicos por volumen dado que se utilizan en el lavado, concentrado de sal de la salmuera o concentrado de azcar del almbar, pruebas de calidad que debern realizar del producto final, cantidad del producto por envase, proceso de esterilizacin de los envases, tipo de envases, esterilizacin del producto final y los resultados obtenidos, entre otros datos. Como ejemplo, se incluye un formato de un registro de este tipo: REGISTRO DE PRODUCTO AGROINDUSTRIAL PRODUCTO:
FECHA LOTE# %CONCENTRACION GRAMOS/ENVASE
TIPO DE ENVASE

MUESTRAS CALIDAD

OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 7 8

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Existen otros registros, tales como: el plano de la empresa con los detalles y anotaciones de sus caractersticas; el registro de cada proceso productivo de los bienes elaborados por la agroindustria; los controles que debern llevarse en la escogencia y mrgenes de aceptacin de los insumos utilizados en los procesos; registro del porcentaje de salinizacin de la salmuera usada en cada producto o de la concentracin de azcar del almbar que se le agregar a determinado producto; tipos de envases que se emplearn y cuidados requeridos en su esterilizacin y manipulacin; y, en general una serie de normas y requisitos indispensables para el mantenimiento de la calidad de los productos. Registros de ingresos y de destino de la produccin En estos se registran los ingresos de la empresa por los diferentes conceptos, y, se detallan las ventas por productos o tipo de servicio, cul parte de la produccin se utiliza para el propio consumo de la agroindustria y qu tanto de ella es para la venta, canales de distribucin, nombres de los distribuidores, zonas en donde se coloca el producto y, en general, los datos que la agroindustria considere importante mantener en los detalles. DETALLE DE VENTAS POR PRODUCTO (MILES DE Lps)
FECHA DETALLE DEL PRODUCTO PRODUCTO A PRODUCTO B PRODUCTO C TOTAL

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VENTAS POR DISTRIBUIDOR (MILES DE Lps)

FECHA NOMBRE DEL DISTRIBUIDOR PRODUCTO A PRODUCTO B PRODUCTO C TOTAL

VENTAS POR ZONA (MILES DE Lps)

FECHA NOMBRE DE LA ZONA Zona Zona Zona PRODUCTO A PRODUCTO B PRODUCTO C TOTAL

Registros de Gastos Se utilizan para registrar todos los gastos de la empresa agroindustrial. Puede tratarse de registros que detallan los gastos por tipo de bien o servicio, o que los clasifican como directos e indirectos, fijos o variables, o los adeca para la elaboracin de los estados financieros. En general, pueden ofrecer el detalle que el empresario agroindustrial requiere para sus controles. En vista de que las empresas agroindustriales pueden estar integradas verticalmente, y participar de esta manera en las fases de produccin, proceso y mercadeo, se adjuntan algunos ejemplos de formatos que se utilizan en las diferentes fases de la actividad agroindustrial.

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REGISTRO DE NACIMIENTOS DE VACUNOS PERODO:

No. FECHA DE NACIMIENTO VACA (NOMBRE O NMERO) SEXO (CRA MACHO O HEMBRA) IDENTIFICACIN CRA (NOMBRE O NMERO)

REGISTRO DE COMPRAS DE GANADO PERODO:

No. FECHA DE COMPRA TIPO DE GANADO PESO NMERO DE CABEZAS

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3.1 Registros de las Operaciones Contables Existen dos mtodos para el registro de las operaciones contables: el mtodo por partida simple y el mtodo por partida doble. Los empresarios y los administradores de las empresas agroindustriales estn interesados en mejorar el uso de los recursos de que disponen, segn las opciones de produccin que se les presenten, razn por la cual todos estn de acuerdo en que deben disponer de la informacin que les suministra la contabilidad. Llevar una contabilidad supone un trabajo diario de anotacin y registro, que requiere tiempo y en muchos casos dinero, pues el mismo empresario no puede realizarlo por falta de tiempo o preparacin, por lo que debe contar con la asesora adecuada Mtodo por partida doble Por su sencillez, facilidad y aplicacin, se utiliza para unidades agroindustriales muy pequeas y se lleva prcticamente sin libros. Los hechos diarios de la empresa se anotan en formularios o registros especiales elaborados para ese fin, o en simples libretas de apuntes. Este mtodo busca la sencillez del sistema, y se basa en el registro ingresos y gastos que ocurren en la empresa durante un perodo dado de un ao. Para la puesta en marcha de este sistema, no es necesario poseer grandes conocimientos de contabilidad; de ah su atractivo para los pequeos empresarios agroindustriales, y se requiere menos tiempo para llevar los registros. Su defecto consiste en que exige mucho cuidado, debido a que no detecta los posibles errores de anotacin; adems de que los resultados no pueden obtenerse en cualquier momento del perodo contable.

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En un sistema de contabilidad por partida simple, solo se registran en el Libro Diario las operaciones que afectan los activos y pasivos de la empresa en el momento en que estas ocurren. Su forma de registro en el Libro Diario es como sigue: AO: 1 DE OCTUBRE DEL 2002 AL 30 DE SETIEMBRE DEL 2003

1 de octubre del 2002 Caja Venta de productos agroindustriales a Juan Prez 1.000.000

2 de octubre del 2002 Caja Depsito en cuenta del Banco 2 de octubre del 2002 Cuenta Banco 500.000 1.000.000

Depsito en efectivo en cuenta del Banco 10 octubre del 2002 Cuenta Banco 400.000

Compra de semilla a J. P Cheque # A-001 .,

Mtodo por partida doble Este sistema es el formal y el tributariamente autorizado. Consiste en registrar, por medio de crditos y de dbitos, los cambios producidos por las operaciones que realiza la empresa que afectan su activo, su pasivo y su capital.

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En general, cada operacin afecta por lo menos dos cuentas, y el total de cargos (dbitos) debe ser igual al total de abonos (crditos). Si se toman los mismos movimientos del ejemplo de registro por partida simple, la anotacin por partida doble sera la siguiente: << 1 >> 1 de octubre del 2002 Caja 1.000.000 Ventas de productos agroindustriales 1.000.000 Por venta de productos agroindustriales a Juan Prez << 2 >> 2 de octubre del 2002 Cuenta corriente Banco Caja Por depsito en cuenta del Banco << 3 >> 2 de octubre del 2002 Cuenta corriente Banco 500.000 Caja Depsito en efectivo en cuenta del Banco 1.000.000 1.000.000

500.000

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<< 4 >> 10 de octubre del 2002 Inventario de semillas 400.000 Cuenta Banco Compra de semilla a J. P., Cheque # A-001

400.000

4. Elementos Bsicos de la Contabilidad a contabilidad se basa en tres elementos bsicos: el activo, el pasivo y el patrimonio o capital, que en conjunto forman una ecuacin contable tambin llamada ecuacin patrimonial, que se expresa de la siguiente manera ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Todas las transacciones de cualquier negocio producen una alteracin en estos elementos bsicos de la contabilidad. El conjunto de todos los bienes propiedad de la empresa y de todos sus derechos se llama ACTIVOS, todo expresado en trminos monetarios o de valor. Los ACTIVOS, a su vez se clasifican en ACTIVO CIRCULANTE, ACTIVO FIJO y OTROS ACTIVOS. El activo circulante se refiere a las partidas que se liquidan o rotan en un perodo contable, y se presentan de mayor a menor liquidez. Como ACTIVO CIRCULANTE se incluyen el dinero efectivo que se posee, el saldo de las cuentas bancarias, las cuentas por cobrar y los inventarios.

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Por su parte como ACTIVO FIJO se registran los terrenos, edificaciones para procesamiento, bodegas para materias primas y para productos finales, maquinaria y equipo de produccin, tractores, montacargas, vehculos de reparto, herramientas, mobiliario y equipo. En el rengln de OTROS ACTIVOS, se clasifican los derechos telefnicos, patentes, derechos de autor y otros. Se define como PASIVO todo lo que la empresa adeuda a sus acreedores. En este caso tambin se subclasifica como PASIVO CIRCULANTE y PASIVO FIJO. En el PASIVO CIRCULANTE, las principales cuentas son las cuentas por pagar, documentos por pagar a menos de un ao, salarios acumulados e impuestos pendientes de pago, y en general toda deuda a menos de un ao. El PASIVO FIJO incluye los documentos por pagar a ms de un ao, hipotecas, deudas bancarias a ms de un ao, y todo compromiso de pago a ms de un ao plazo. El PATRIMONIO o CAPITAL es la diferencia entre los activos y los pasivos de la empresa, y siempre debera ser positivo. En este se incluyen el capital social, utilidades acumuladas, utilidades del perodo y la revaloracin de activos. 5. Principales Cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio

a cuenta es un mecanismo representativo de la situacin y evolucin patrimonial, y debera dar una idea clara del valor y concepto a que se refiere. La cuanta de una cuenta al inicio de un perodo contable y las variaciones que se llevan a cabo en ella a travs de un ao deben informar al final de ese ao el valor alcanzado en esta.

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El total de cuentas de una empresa se denomina Manual de cuentas y puede ser, dependiendo del tamao de la firma, desde una decena hasta cientos de ellas. Normalmente, las cuentas del activo se numeran con el dgito 1, las del pasivo con el nmero 2, el patrimonio o capital contable con el 3, los ingresos con el 4 y los gastos con el 5. As, si se tienen los activos, se enumeraran de la siguiente forma: 1. ACTIVOS 1.1 Caja 1.2 Cuenta corriente Banco X 1.3 Cuentas por cobrar El mismo procedimiento se utiliza para el resto de las cuentas del activo, del pasivo, del patrimonio, ingresos y gastos. Las cuentas se dividen en cuentas reales o de balance, que comprenden las cuentas de activo, pasivo y patrimonio o capital. Las cuentas nominales o de resultados (estado de ganancias y prdidas) incluyen las cuentas de ingresos y de gastos. Existe tambin otro grupo de cuentas que pertenecen al balance de situacin, llamadas cuentas de orden o de memorando, pero que no afectan el patrimonio de la empresa por tratarse de propiedades de terceros que la empresa utiliza para operaciones especiales. Son de carcter informativo, por ejemplo una fianza, un documento que est guardado como un pagar o letra de cambio

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Cada cuenta se representa grficamente semejando una letra T, de la siguiente forma:

Denominacin
Debe (dbitos o cargos) Haber (crditos o abonos)

Como se aprecia, existen dos lados. Por tradicin, el lado izquierdo se denomina debe (dbitos o cargos) y el derecho haber (crditos o abonos). La razn para colocar los aumentos a un lado de la cuenta T y las disminuciones en el otro, es sumar separadamente los aumentos, luego sumar las disminuciones y, finalmente, proceder a restar las disminuciones a los aumentos. Con esto, se determinar qu tanto de la partida registrada posee la empresa y cunto debe. . Las anotaciones parciales se registran en las cuentas que los representan, y al balance de situacin se lleva slo el saldo de esas anotaciones. Se debe tener presente que en la elaboracin de los registros contables siempre se anota la misma cantidad por lo menos dos veces, una como dbito y otra como crdito. De seguido, se detallan las principales cuentas de una empresa agroindustrial: CUENTAS DE ACTIVO Activo circulante: Caja y bancos (dinero y cuentas bancarias) Cuentas por cobrar Documentos por cobrar a corto plazo Inventario de materias primas Inventario de productos en proceso Inventario de productos agroindustriales

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Inventario de abonos Inventario semillas y plantas Inventario de productos veterinarios Inventario de envases y empaques Activo Fijo: Terrenos (terrenos de la empresa, sin incluir las instalaciones fsicas) Edificaciones Maquinaria y equipo Herramientas Vehculos de trabajo Animales de trabajo Equipo de reparto Mobiliario y equipo Otros Activos: Gastos de instalacin Permisos y patentes Derecho telefnico Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Depsitos en garanta Acciones y valores CUENTAS DE PASIVO Pasivo Circulante: Cuentas por pagar a proveedores corto plazo (hasta un ao de plazo) Documentos por pagar (pagars, letras de cambio)

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Hipotecas por pagar (parte anual) Acreedores prendarios (prstamos con garantas de vehculos, maquinaria, etc.) Pasivo Fijo: Hipotecas por pagar (compromisos a ms de un ao) Documentos por pagar a ms de un ao Documentos por pagar a socios Otros Pasivos: Rentas cobradas por adelantado Intereses cobrados por anticipado CUENTAS DEL PATRIMONIO Capital del propietario Aportes empresariales Utilidades del perodo Utilidades acumuladas de perodos anteriores Revaloracin de activos CUENTAS DE INGRESOS Y DE GASTOS Cuentas de ingresos: Venta de productos agroindustriales (incluye los ingresos de las ventas de actividades de produccin y, en general, los ingresos por ventas agroindustriales) Otros ingresos (venta de bienes que no son del giro normal de la empresa, como por ejemplo venta de maquinaria y equipo) Cuentas de Gastos: Materias primas

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Materiales de empaque y envase Mano de obra directa e indirecta Reparaciones y mantenimiento Gastos de arrendamiento Depreciacin de maquinaria y equipo Mantenimiento de maquinaria y equipo Depreciacin de herramientas Depreciacin de vehculos de reparto Mantenimiento de vehculos Depreciacin de edificios e instalaciones Mantenimiento de edificaciones Combustibles y lubricantes Primas de seguros Gastos generales o diversos Gastos por servicios pblicos (luz, telfono, agua, gas) Sueldos y salarios Papelera y utiles de oficina Propaganda o publicidad Otros gastos 6. Asientos Contables

odos los hechos o transacciones deben anotarse en los libros contables correspondientes, pero se necesita previamente una determinada presentacin de los datos. Esa labor se denomina preparacin de los asientos contables, e incluye la determinacin de las cuentas que se afectarn en cada caso, la revisin de los montos de cada transaccin y una explicacin clara y concisa del hecho que se contabilizar.

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Antes del registro de cada operacin debe llevarse a cabo un anlisis para definir las cuentas que se afectarn y el porqu de esta operacin; cmo se afectarn estas cuentas, si con una disminucin o con un aumento, si requieren un cargo o un abono; y se debe estar seguro de que la suma de los cargos que se han hecho en la transaccin es igual a la suma de los abonos. Una transaccin se considera contablemente completa si est respaldada por documentos o contratos. El mecanismo de anotacin en las cuentas implica conocer las caractersticas de cada una, ya sea de activo, pasivo o patrimonio. Seguidamente se desarrolla el mecanismo de anotacin con algunos ejemplos. 1.) Aporte como capital inicial de una propiedad de 100 hectreas por un valor de Lps 1.000.000. El asiento contable sera un cargo al activo, cuenta de activo fijo, subcuenta de terrenos, y un abono a la cuenta de capital:
T errenos
Debe 1.000.000 Haber

Capital social
Debe Haber 1.000.000

2) El propietario hace un aporte en efectivo a la empresa por Lps 500.000

Debe 500.000

Haber 500.000

Debe

Haber 500.000

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3) Compra de 1.000 kilogramos de productos para procesar por un valor de Lps 100.000
Caja Debe Haber 500.000 100.000 Inv. insumos Debe Haber 100.000

4) Compra de 50 kilogramos de semilla certificada, por un valor de Lps 100.000

Caja
Debe Haber 500.000 100.000 100.000

Inv. de semillas
Debe 100.000 Haber

5) Compra de 100 animales para engorde, por un valor de Lps 5.000.000, con un crdito bancarioatresaosplazo Doc. por pagar a Bancos
Debe Haber 5.000.000

Inv. de semovientes
Debe 5.000.000 Haber

6) Abono al banco prestamista de Lps 100.000 Doc. por pagar a Bancos Debe 100.000 Haber 5.000.000 Caja Debe 500.000 Haber 100.000 100.000 100.000

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11) Venta de bienes procesados en la agroindustria, por un valor de Lps 500.000 Caja
Debe 500.000 Haber 100.000 100.000 1000.00 300.000 Debe Haber 500.000

Las cuentas en T, como se presentaron anteriormente, son utilizadas como ilustracin didctica en el aprendizaje de la contabilidad. Sin embargo, en la prctica se usan hojas que contienen columnas para incluir informacin especfica para cada cargo y para cada abono registrado en la cuenta. La columna de abono se coloca inmediatamente al lado de la columna de cargo, y adems se tiene una tercera columna destinada al saldo, en donde se registra el nuevo saldo de la cuenta cada vez que esta se carga o acredita. A continuacin se ilustra cmo se anotan las transacciones en los libros, libretas o formularios de tres columnas.

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DIARIO GENERAL
FECHA NOMBRE DE LA CUENTA Y EXPLICACIN DEBE HABER Pgina 1 SALDO

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Al finalizar el ao calendario o fiscal se procede a saldar las cuentas, lo cual consiste en sumar la columna del debe, luego sumar la del haber y la anotacin del saldo de cada cuenta, para luego efectuar la preparacin del balance de comprobacin. 7. Balance de Comprobacin

l balance de comprobacin se elabora a partir de los saldos de cada cuenta del mayor. Es un listado de todas las cuentas de la empresa con sus respectivos saldos de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, en donde se han anotado a travs del perodo todas las transacciones efectuadas. De un lado se anotan todos los recursos, y del otro todas las obligaciones de la empresa a una fecha dada:
DETALLE Caja y bancos Inventario de fertilizantes Inventario de semillas Inventario de semovientes T errenos Equipo de procesamiento Herramientas Edificaciones Otros activos Documentos por pagar TOTALES DEBE 400.000 50.000 0 5.000.000 1.000.000 1.000.000 0 0 0 450.000 7.900.000

5.900.000 1.500.000 7.900.000

Una caracterstica del balance de comprobacin es que el total de la columna del debe necesariamente es igual al total de la columna del haber; si no es as, existe algn error.

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Del balance de comprobacin se obtienen los datos para los dos principales estados financieros de la empresa: el balance de situacin y el estado de ganancias y prdidas. 8. Balance de Situacin y Estado de Ganancias y Prdidas

S
DETALLE Caja y bancos ACTIVO FIJO T errenos

eguidamente se presentan los estados financieros extrados del balance de comprobacin anterior. BALANCE DE SITUACIN (en lempiras)
MONTO Lps 400.000 50.000 0 5.000.000 5.450.000 1.000.000 1.000.000 0 0 0 0 2.000.000 7.450.000 DETALLE PASIVO CIRCULANTE Cuentas por pagar Impuestos por pagar Otras Cuentas por pagar TOTAL PASIVO CIRCULANTE PASIVO FIJO Documentos por pagar bancos Hipotecas por pagar Aportes Empresariales Otros documentos por pagar TOTAL PASIVO FIJO CAPITAL CONTABLE Capital social Utilidades acumuladas Utilidades del perodo TOTAL CAPITAL CONTABLE TOTAL PASIVO Y PA TRIMONIO 1.500.000 0 50.000 1.550.000 7.450.000 5.900.000 0 0 0 5.900.000 0 0 0 0 MONTO Lps

ACTIVO CIRCULANTE Inventario de fertilizantes Inventario de semillas Inventario de semovientes TOTAL ACTIVO CIRCULANTE

Equipo de procesamiento Herramientas Edificaciones Depreciaciones Otros activos TOTAL ACTIVO FIJO TOTAL DEL ACTIVO

Ntese que se extrajeron del balance de comprobacin las cuentas que pertenecen al Balance de Situacin, con sus respectivos saldos, y se colocaron en orden de lo ms lquido a lo menos lquido para los activos, y de lo ms exigible a lo menos exigible para los pasivos.

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El balance de situacin en otras empresas puede estar formado por ms cuentas, pero, para los efectos, se ilustra con unas pocas de ellas, pues lo que interesa en este caso es que se vislumbre claramente el procedimiento de preparacin de este a partir de la hoja del balance de comprobacin. El balance de situacin se cierra con la partida de utilidades del perodo, que se toma del estado de ganancias y prdidas, en este caso por un monto de Lps 50.000. Por su parte, el estado de ganancias y prdidas, en este caso sencillo, tendra esta forma, partiendo del balance de comprobacin anterior: ESTADO DE GANACIAS Y PRDIDAS (en lempiras)
DETALLE Ventas de productos agroindustriales Devoluciones y rebajas Ventas netas Otros ingresos Total de ingresos Costo de produccin Materia prima usada Mano de obra directa Gastos de fabricacin Total costos de produccin UTILIDAD BRUTA EN VENTAS GASTOS DE OPERACIN Gastos de venta Gastos de administracin Gastos por intereses Total gastos de operacin Utilidad de operacin Impuesto sobre la renta UTILIDAD NETA Lps. 500.000 0 500.000 0 500.000 150.000 300.000 0 450.000 50.000 0 0 0 0 50.000 0 50.000

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9. La Contabilidad Segn el Tipo de Empresa Diferencias de Sistemas Contables a contabilidad agropecuaria es muy particular y depende de los ciclos de la actividad de que se trate. Lo cclico es autorizado por las autoridades tributarias, porque en un producto no necesariamente se tienen todos los datos en una fecha de cierre fiscal normal; por ejemplo, una actividad puede haber generado solo costos, y no tener an los ingresos, porque el producto no ha salido.

Los costos en que se incurre, se incorporan a la produccin y se consideran costos de produccin. Este sistema de registro tiende a parecerse ms a la manufacturera, porque los costos se llevan a costos de produccin. La manufacturera es el proceso que tiene relacin con la transformacin de materia prima en producto terminado. Se incorporan a costos del producto la materia prima, mano de obra directa y los gastos de fabricacin. Una vez terminado el producto, se traslada a su comercializacin. El costo de venta relaciona estos productos terminados con su misma La contabilidad comercial es la ms comn, porque se refiere a la compra y venta de productos ya terminados. Los costos de intermediacin, salarios, gastos generales, se deducen de la utilidad bruta generada de la diferencia de la compra y la venta de los productos. Existen empresas agrcolas, agroindustriales, industriales, comerciales y de servicios de diferente ndole, y si bien la contabilidad es nica para todas, el cuadro de cuentas de cada una se adapta a sus propias necesidades. En las empresas agrcolas, agroindustriales, industriales y comerciales, los ingresos corresponden a ventas de productos, en tanto en las de servicios este concepto representa solo costos, y no tener an los ingresos, porque el producto no ha salido la prestacin de servicios.

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El costo de ventas en las compaas agrcolas, agroindustriales e industriales, en donde se da un cierto proceso de produccin, se obtiene en la siguiente forma: COSTO DE VENTAS Inventario inicial de productos terminados MS: Costo de los artculos producidos (costo de produccin) IGUAL: Productos disponibles para la venta MENOS: Inventario final de productos terminados IGUAL: COSTO DE VENTAS Ahora bien, el estado de costo de los artculos producidos, o costo de produccin, se calcula as: COSTO DE PRODUCCIN Inventario inicial de materias primas MS: Compras de materias primas MENOS: Inventario final de materias primas IGUAL: Materia prima usada MS: Mano de obra directa

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MS: Gastos de fabricacin: Mano de obra indirecta Supervisin Energa elctrica Reparaciones y mantenimiento Materiales de fbrica utilizados Depreciacin de maquinaria y equipo Depreciacin de edificios Amortizacin de patentes TOTAL DE GASTOS DE FABRICACIN MS: Inventario inicial de productos en proceso MENOS: Inventario final de productos en proceso IGUAL: COSTOS DE PRODUCCIN En el caso de empresas comerciales, el clculo del costo de ventas se realiza en la siguiente forma: COSTO DE VENTAS: Inventario inicial de mercancas MS: Costo de los artculos comprados IGUAL: Artculos disponibles para la venta MENOS: Inventario final de mercancas IGUAL: COSTO DE VENTAS

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10. Estado de Resultados (Ganancias y Prdidas), Balance General y Flujo de Efectivo de una Empresa Agroindustrial omo se seal anteriormente, la contabilidad de cada empresa difiere en alguna medida de las de otro tipo de compaas, y el contador de cada una ser el encargado de adaptar los sistemas contables a sus necesidades. En el caso de una empresa agroindustrial, los formatos de los principales estados financieros son los siguientes: 10.1 Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de Resultados NOMBRE DE LA EMPRESA AGROINDUSTRIAL Estado de resultados (en lempiras)
D E T A L LE
Ventas totales Producto A Producto B Producto Z Menos: Descuentos sobre ventas T otal ventas netas Menos: Costo de ventas UTILIDAD BRUT EN VENTAS A Menos: Gastos de administracin Gastos de ventas UTILIDAD DE OPERACIN Menos: Gastos financieros UTILIDAD NET ANTES DE IMPUESTOS A Ms: Otros ingresos Menos: Otros gastos Impuestos sobre la renta

UTILIDAD NETA

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10.2 Balance General de una Empresa Agroindustrial BALANCE GENERAL NOMBRE DE LA EMPRESA AGROINDUSTRIAL (en lempiras)
DETALL
ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE Caja y bancos Caja chica Valores negociables Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Otras cuentas por cobrar Inventarios Materias primas Productos intermedios Productos terminados Mercadera en trnsito Otros activos circulantes TOT ACTIVO CIRCULANTE AL ACTIVO FIJO T errenos Edificaciones (-) Depreciacin acumulada edificaciones Equipo de oficina (-) Depreciacin acumulada equipos de oficina Otros activos fijos (-) Depreciacin acumulada otros activos TOT DEL ACTIVO FIJO AL TOT DEL ACTIVO (suma activo circulante + activo fijo) AL P ASIVO Y P TRIMONIO A P ASIVO P ASIVO CIRCULANTE Documentos por pagar, porcin a corto plazo Hipotecas por pagar, porcin a corto plazo Cuentas por pagar Otras cuentas por pagar TOT P AL ASIVO CIRCULANTE P ASIVO A LARGO PLAZO Documentos por pagar Hipotecas por pagar Otros pasivos de largo plazo TOT P AL ASIVO A LARGO PLAZO TOT DEL P AL ASIVO (suma pasivo circulante + pasivo de largo plazo)

MONTO EN LPS

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10.3 Flujo de Caja o de Efectivo El formato del flujo de caja de una empresa agroindustrial, que puede llevarse semanal o mensualmente o en un determinado perodo que la empresa lo requiera, sera el siguiente: NOMBRE DE LA EMPRESA AGROINDUSTRIAL FLUJO DE CAJA (SEMANAL/MENSUAL/TRIMESTRAL) (en lempiras)
INGRESOS
Saldo inicial Ventas al contado Cobro de cuentas por cobrar Prstamos bancarios Prstamos de particulares Prstamos de proveedores TOT INGRESOS AL EGRESOS Compras de insumos al contado Compras de productos finales Amortizacin cuentas por pagar Amortizacin de prstamos bancarios Amortizacin de prstamos particulares Cuentas por pagar a proveedores Cuentas por pagar de insumos Mano de obra directa Gastos de fabricacin (excluida la depreciacin) Gastos de administracin (excluida la depreciacin) Intereses de prstamos particulares Intereses de prstamos bancarios Otros intereses y comisiones Pago de impuestos TOT EGRESOS AL

MONTO EN LPS

SALDO DEL PERODO (total ingresos total egresos) SALDO ACUMULADO (saldo inicial + saldo del perodo)

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11. Depreciaciones y Amortizaciones de Gastos 11. 1 Tratamiento de las Depreciaciones a vida til de los activos de una empresa agroindustrial es el nmero de aos en que estos activos se utilizan para producir o vender otros activos o servicios. En cada perodo, en el estado de ganancias y prdidas se incluye como gastos una porcin del costo del activo, que se denomina DEPRECIACIN, y en el balance general en ese mismo perodo se disminuye esa misma cantidad, que se acumula Al trmino de ese perodo, queda un valor de desecho (que puede ser cero), el cual anualmente y que recibe el nombre de DEPRECIACIN ACUMULADA. Se usan varios mtodos para distribuir la depreciacin de un activo fijo entre los perodos contables, que abarque su vida til. Los mtodos ms utilizados son: lnea recta, unidades producidas, saldos decrecientes, suma de aos dgitos. El empleado en las empresas agroindustriales es el MTODO DE LNEA RECTA. Mtodo de lnea recta Cuando se utiliza el mtodo de lnea recta, su clculo es el costo del activo menos el valor de desecho dividido por los perodos contables que se estiman de vida til del bien. Este resultado representa la cantidad estimada en que se deprecia el bien en cada perodo. Por ejemplo, si una mquina tiene un costo de Lps. 550 y se estima que tiene un valor de desecho de Lps. 50 y una vida til de cinco aos, la estimacin de la depreciacin por el mtodo de lnea recta, sera la siguiente: Costo de la mquina valor de desecho Nmero de aos de vida til Lps 550 50= Lps 100 5

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11.2 Tratamiento Contable de las Amortizaciones Las amortizaciones se refieren al costo anual que se aplica a ciertos gastos o bienes intangibles que se consideran amortizables, tales como intereses durante el perodo de construccin de la empresa, sueldos y salarios pagados, y otros gastos incurridos antes del inicio de operaciones de la empresa, o una patente sobre un bien que tiene una vida til determinada, y los gastos en investigacin y desarrollo. El tratamiento que se les da contablemente a estos gastos de inversin es un proceso similar al registro de las depreciaciones. Se incluyen en el balance de situacin como un activo (otros activos) que se amortiza durante los primeros cinco aos de operaciones de la empresa. Al final del primer ao, el dato total se divide entre cinco, el resultado se lleva al estado de ganancias y prdidas como un gasto, y en el balance de situacin se disminuye la partida correspondiente en ese mismo monto, hasta su total cancelacin en el quinto ao de operaciones de la empresa o en el perodo que se haya considerado para su amortizacin. 12. Costos de Produccin

os costos se definen como el valor del desgaste o del consumo de los medios de produccin utilizados, expresados en trminos monetarios.

Son todas aquellas partidas que significan un gasto para la empresa o un desgaste de los medios de produccin, tales como: materias primas, mano de obra directa e indirecta, materiales indirectos, semillas, fertilizantes, insecticidas, asesoras, direccin tcnica, intereses, arrendamientos, alquileres, seguros, mantenimiento, depreciacin de edificaciones, maquinaria, equipo y herramientas, transporte, as como otros gastos que constituyen partidas sumamente pequeas por lo que no vale la pena desglosarlas.

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En el caso desarrollado, no se estn incluyendo los intereses de los prstamos ni las depreciaciones de los equipos, porque son estados financieros elaborados antes del cierre del perodo, en donde principalmente el caso de las depreciaciones an no se tiene disponible. Para determinar si la empresa en determinado perodo obtuvo prdidas o ganancias, se debe comparar el ingreso recibido en ese perodo con los costos de ese mismo ejercicio. Si los costos son iguales a los ingresos, se dice que la empresa est en equilibrio, es decir, no perdi ni gan durante ese lapso. Si los costos son superiores a los ingresos, se incurri en una prdida, y si los ingresos son mayores, entonces se obtuvo una ganancia o utilidad. 13. Clasificacin de los Costos

e acuerdo con la naturaleza, los costos se pueden clasificar en tres agrupaciones: Costos fijos y costos variables Costos directos y costos indirectos Costos totales y costos unitarios Costos fijos: son aquellos que no varan de acuerdo con el volumen de la produccin, que se consumen aunque la empresa no est produciendo; por ejemplo, las depreciaciones de maquinaria y equipo y edificaciones, mantenimiento, los salarios del gerente y de los supervisores, alquileres, etc. Costos variables: estn directamente relacionados con los volmenes de produccin, pues aumentan o disminuyen segn el volumen de produccin; por ejemplo, las materias primas, la mano de obra directa, los gastos de fabricacin, los costos de alimentacin del ganado, combustibles y lubricantes, las semillas, fertilizantes, insecticidas y fungicidas. Costos directos e indirectos: se definen de acuerdo a si estn o no directamente relacionados con la produccin. En este caso, las materias primas y la mano de obra directa y algunos gastos de fabricacin (mantenimiento, electricidad) estn directamente relacionados

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con la produccin, en tanto otros gastos de fabricacin, tales como los materiales de limpieza y la mano de obra indirecta, y otros de fabricacin, administracin y ventas, no tienen esta caracterstica. Costos totales y costos unitarios: los costos totales constituyen la suma de todos los costos de la empresa; pero, para determinar el rendimiento de un determinado producto, por unidad, por hectrea o por kilogramo producido, es necesario calcular el costo por unidad, que es la suma de los costos incurridos en la produccin de determinado bien, divididas entre el nmero de unidades producidas. En general, esta clasificacin corresponde a formas de presentar los costos para un determinado fin, pero todos los costos pueden clasificarse como costos directos e indirectos, y como costos fijos o costos variables. 14. Anlisis del Punto de Equilibrio de la Empresa

l punto de equilibrio de una empresa es el nivel de operaciones en donde los ingresos totales por ventas son iguales a los costos totales. Es el nivel de ventas y de costos en donde no hay utilidades ni prdidas.

Mediante este mecanismo, se puede saber si determinada actividad de la empresa est generando utilidades o si, por el contrario, est siendo subsidiada por otros productos, para as tomar la decisin de continuar o suspender la produccin, venta y distribucin de ese bien. Con el conocimiento del punto de equilibrio, el empresario agroindustrial puede llevar a cabo las siguientes posibilidades: 1. Conocer el nivel mnimo de ventas que requiere la empresa para no tener prdidas. 2. Definir el nivel de produccin y ventas necesario para desarrollar un nuevo producto.

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3. Determinar cules productos del total de produccin y ventas estn siendo subsidiados por otros, y as tomar la decisin de continuar o suspender su produccin y ventas. El punto de equilibrio puede ser representado grficamente por lneas rectas que representan: los costos fijos, que es una lnea horizontal a un determinado nivel de gasto; los costos variables, que parten de ese determinado nivel y se elevan diagonalmente; y las ventas totales, que parten de cero y se elevan diagonalmente hasta cortar la lnea de costos variables. En general, la empresa puede calcular el punto de equilibrio por producto, puede relacionarlo con el nmero de unidades vendidas o, en forma ms general, referirse a un determinado volumen de ventas. Sin embargo, el anlisis del punto de equilibrio se adapta mejor a situaciones con un solo producto. Para el clculo del punto de equilibrio en unidades monetarias, el ms usual por su simplicidad, se requieren tres valores: ventas totales, costos fijos y costos variables, que se obtienen directamente de la contabilidad de la empresa. Los principales costos fijos de una empresa son: alquileres, intereses, depreciacin, gastos generales y administrativos. Los costos variables son las materias primas o los insumos directos (semillas, fertilizantes, funguicidas), mano de obra directa y algunos gastos de produccin (combustibles, electricidad, otros insumos como material de empaque), y se obtienen deduciendo los costos fijos de los costos totales. Todos estos datos forman parte de los estados de ganancias y prdidas anuales. El punto de equilibrio se determina dividiendo los costos fijos totales entre el margen de contribucin por unidad (P CV), en donde P es el precio por unidad y CV los costos variables por unidad.

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Por otra parte, en algunas empresas no se cuenta con el dato de unidades producidas o vendidas, ya sea porque producen o venden una gran cantidad de productos o porque se trata de compaas de servicios, por lo que habr que usar otras frmulas para su clculo. Seguidamente, se ilustra la representacin grfica del punto de equilibrio de una empresa. En el eje horizontal, se representan las unidades de produccin, y en el eje vertical los ingresos y los costos.
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I N G R E S O S O V A R I A B L E S

5
Punto de Equilibrio

4
COSTOS TOT ALES

COSTOS VARIABLES

COSTOS FIJOS

2
VENT AS

0 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 200 240 UNID ADES

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En general, el punto de equilibrio muestra cmo los cambios operados en los ingresos o gastos por diferentes niveles de venta repercuten generando utilidades o prdidas a la empresa. Importancia del punto de equilibrio para la empresa, socios, proveedores, consumidores y banqueros. La tcnica del punto de equilibrio es importante para todos los interesados en la empresa pues se pueden contestar preguntas tales como: Qu volumen de ventas se requiere para obtener una utilidad neta deseada? Qu utilidad neta se obtendra si los precios de venta por unidad se redujeran para aumentar el volumen de ventas? Qu utilidad neta se obtendra si la adquisicin de una mquina nueva redujera los costos de mano de obra por unidad? Cul sera la utilidad que se obtendra si se variara la mezcla de productos? 14.1 Clculo del Punto de Equilibrio El punto de equilibrio puede determinarse mediante el uso de procedimientos matemticos sencillos. Hay cierto nmero de frmulas que pueden utilizarse para este clculo; las de mayor uso son las siguientes:

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FRMULAS PARA EL CLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO Enunidadesfsicas: IT=CT P(Q)=CV(Q)+CF P(Q)-CV(Q)=CF Q(P-CV)=CF

CF Q (P-CV)

donde: = Precio /unidad P = #deunidadesvendidas Q CV =Costovariable/unidad CF = Costofijototal

VPE = Enunidadesmonetarias:

CF CV VENTAS

=Valordelasventasenelpuntodeequilibrio =Costosfijos =Costosvariables VPE =Ventastotales

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Ejemplo: Una empresa agroindustrial vende queso crema a Lps 20 por unidad. Su nivel de produccin es de 5.000 unidades anuales; su costo variable total es Lps 50.000 y sus costos fijos son Lps 50.000. Usando los datos anteriores, se tiene: Aplicando la primera frmula

CF Q= (P-CV)
Q = unidades en el punto de equilibrio
P=Lps20

CV

Lps = Lps 10 5.000 unidades

CF = Lps 50.000

50.00 = 50.00 = 50.00 =5.000 unidades 10 (P-CV) (20-10)

Para obtener Lps: 5.000 unidades * Lps 20 (precio unitario) = Lps 100.000

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Aplicando la segunda frmula

VPE
CF

CF CV VENTAS
= Lps 50.000

CV =Lps50.000 V =5.000unidades*Lps20(preciodeventa) =Lps100.000

VPE

50.000 = 50.000 50.000= Lps 100.000 = 50.000 1 - 0,5 0,5 100.000

Existeunaformaparacalcularelpuntodeequilibriomsfcilparaelempresario,porsuesquema enformadecuadro. Acontinuacin,seaplicaparaelmismoejemploanalizado:

DETALLE a. V entas b. Costos variables c. Gastos fijos d. Costos variables / ventas e. 1-d f. c / e = V alor del punto de equilibrio CLCULO 5.000 * 20 5.000 * 10 50.000 / 100.000 1 0,5 50.000 / 0,5 RESULT ADO 100.000 50.000 50.000 0,5 0,5 Lps 100.000

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15. Aplicacin del Clculo del Punto de Equilibrio para una Empresa que Procesa Varios Productos o para una Empresa de Servicios: un Caso Prctico 15.1 Punto de Equilibrio Total

l caso siguiente se refiere a una empresa que prepar un proyecto de ampliacin para la produccin. Se trata de una empresa que procesa varios productos, en la cual se han efectuado proyecciones de produccin y ventas para cinco aos, y se desea determinar cules son los puntos de equilibrio en cada perodo proyectado o si se lograr este nivel en los primeros aos de operaciones. Para una empresa, estos clculos son importantes porque le permiten visualizar con qu cantidad de produccin y ventas deber iniciar su proyecto para no tener prdidas o estar preparado para absorberlas a sabiendas de que, en los siguientes ejercicios, podr recuperar lo perdido al obtener utilidades. Con el presente proyecto, la empresa aumentar la produccin total, lo cual implicar menores costos administrativos. No se incluyen los estados financieros proyectados, por cuanto se trata de tomar la informacin financiera para calcular los puntos de equilibrio de los aos proyectados.
EMPRESA A DATOS PARA CLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

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CLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

a. Ventas b. Costos variables c. Costos fijos d. Costos variables /ventas e. 1-d f. Ventas punto equilibrio (c /e) g. % Ventas P E./ventas .

48,318,90 38.825,12 9,212,10 0,80 0,20 46,060,50 95,32

50,862,00 40,691,36 7,578,01 0,80 0,20 37,890,05 74,50

61,034,40 48,156,30 6,090,37 0,79 0,21 29,001,76 47,52

65,394,00 51,355,57 4,385,33 0,79 0,21 20,882,52 31,93

72,660,00 56,687,67 2,680,42 0,78 0,22 12,183,73 16,77

En general, debe aclararse que en las empresas agroindustriales los costos variables estn constituidos por los materiales consumidos, la mano de obra directa e indirecta y los gastos de produccin, aunque en este caso particular la mano de obra se mantenga invariable a travs de los aos. En algunos anlisis, se detalla aun ms y entonces algunos gastos de produccin se clasifican como variables y otros como fijos (por ejemplo mantenimiento de los equipos, materiales de limpieza y otros). Los gastos fijos estn conformados por los costos de administracin, de ventas y financieros. En este caso particular, debe observarse que los gastos fijos que deberan mantenerse a travs de los aos proyectados, muestran una tendencia a disminuir ocasionado por los gastos financieros que, al ir amortizando el prstamo, van disminuyendo en el tiempo. Adems, cuando se realiza un anlisis ms minucioso de la empresa, algunos gastos de venta se clasifican como variables, por ejemplo el consumo de combustible en los vehculos de reparto y las comisiones pagadas a los vendedores, que aumentan conforme aumentan las ventas.

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15.2 Punto de Equilibrio por Producto El punto de equilibrio total, en el caso de una empresa que elabora varios productos o que tiene varias actividades, le indica a esta que es necesario vender una cierta cantidad de bienes que produzcan un ingreso total determinado para que no haya prdidas ni ganancias. Sin embargo, este indicador no es suficiente porque, aunque la empresa no tenga prdidas, podra haber algn producto o actividad que est por debajo del nivel de equilibrio y que est absorbiendo parte de las ganancias generadas en los otros; de ah que resulta interesante conocer los puntos de equilibrio de cada producto o actividad, para determinar esta situacin y tomar decisiones al respecto. En este caso, se requiere una distribucin o prorrateo de los costos fijos entre los diferentes productos o actividades. V VT CFT CF MB MB = Ventas del producto 1 = Ventas totales = Costo fijo total = Costo fijo del producto 1 = Margen bruto total (ventas totales costos variables totales) = Margen bruto del producto 1

El clculo del punto de equilibrio del producto 1 se obtiene mediante la aplicacin de la siguiente frmula: PE = CF / %MB x 100

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En una empresa agroindustrial, se tiene la siguiente informacin:

PRODUCTO UNIDADES
1 2 3

PRECIO / UNIDAD 6.6 5.3 7.5

VENTAS
227.700 135.150 78.750 441.600 105.300

COSTOS VARIABLES /
22.864 33.020 11.234 67.118

34.500 25.500 10.500

COSTO TOT FIJO AL

Margen bruto global = Ventas totales costo variable total = 441.600 67.118 = 374.482 = 374.482 /441.600 = 84,80% % de margen bruto = 84,80% = (CF / % margen bruto) x 100 (105.300/84,80) x 100 124.175 Lps

PUNTO DE EQUILIBRIO GLOBAL = =

Para calcular el punto de equilibrio por producto, en primera instancia se debe calcular el margen bruto de cada producto, que se obtiene mediante la siguiente frmula: Margen bruto producto = ventas totales producto producto dividido entre ventas totales del producto MB = (VT CV ) / VT A continuacin, se presentan los clculos del punto de equilibrio de cada producto del ejemplo anterior. costos variables

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52

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El clculo global del punto de equilibrio indica la necesidad de que la empresa obtenga ingresos por ventas de Lps 124.175 para cubrir todos los costos y no tener prdidas. Sin embargo, con solo este dato la empresa no sabe si est ganando en todos los productos o si hay alguno que no est siendo rentable; de ah la importancia de conocer los puntos de equilibrio de los diferentes productos de la empresa. Si no se elaboran las cantidades estipuladas de cada producto, segn el punto de equilibrio de cada uno, la empresa podra estar incurriendo en prdidas aunque el resultado final podra no arrojar cifras negativas. 15.3 Planeamiento de una Determinada Utilidad Mediante la Tcnica del Punto de Equilibrio Una ligera variacin de los clculos del punto de equilibrio proporciona una frmula que puede utilizarse para determinar el nivel de ventas requerido en una empresa agroindustrial, con el fin de obtener una determinada utilidad. La frmula es la siguiente: Ventas al nivel de utilidad deseada = (costos fijos + utilidad neta) / porcentaje de contribucin Para ilustrar este caso, debe recordarse que la empresa agroindustrial del ejemplo anterior tiene ventas = Lps 441.600, costos variables = Lps 67.118, y un costo fijo de Lps 105.300. Por lo tanto, la utilidad es de Lps 269.182. Su porcentaje de contribucin se calcula de la siguiente manera: Ventas totales Ventas totales 441.600 Costos variables 67.118 Margen bruto 374.482 % margen contribucin 84.80%

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Ventas nivel U deseada Ventas nivel U deseada

= (Costo Fijo + utilidad deseada) / % de contribucin = (105.300 + 269.182) / 84,80% = 374.482 / 84,80% = Lps. 441.600

En este caso se ha llegado al nivel de ventas del ejemplo, y se ha probado que la frmula funciona con solo colocar en ella la utilidad que se desea obtener. 16. Herramientas y Mtodos para el Anlisis Financiero

l anlisis financiero incluye el uso de balances y estados de resultados por lo menos de tres perodos, en tal forma que se puedan comparar para determinar la situacin de la empresa, su comportamiento a travs del tiempo y su tendencia. Es importante que la empresa cuente con estados histricos de varios aos como medio para determinar su trayectoria: si ha tenido un desarrollo ordenado y si este se ha producido en forma creciente o con altibajos que pudieron haber puesto en peligro sus resultados. Es evidente la importancia de los estados financieros histricos, siempre que estos reflejen en cada perodo los resultados reales y que estn registradas todas sus transacciones, pues, de lo contrario, la comparacin entre perodos no sera vlida y carecera de utilidad. En este anlisis se trata de determinar, en el caso del balance de situacin, cunto representa en cada ao analizado el activo circulante en relacin con el activo total, y cunto significa porcentualmente cada uno de los renglones del activo circulante del activo total. Igual se

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procede con el activo fijo y cada uno de los rubros que lo componen, en relacin con el activo total. Se determina si esas relaciones han aumentado o disminuido de un perodo a otro, si el cambio es muy significativo y las razones de esas variaciones. Un anlisis similar se efecta con el estado de ganancias y prdidas: si cada rengln de ingresos y de gastos ha aumentado o disminuido su participacin en relacin con el ingreso total y el gasto total, y si esos cambios han afectado positiva o negativamente a la empresa. Se trata de analizar los cambios experimentados, razonarlos, evaluarlos y determinar si estos han sido beneficiosos para la empresa. El anlisis de tendencias se realiza comparando los datos de dos o ms aos; se analiza el crecimiento o decrecimiento de cada rengln, se indagan las razones por las que se incrementaron o disminuyeron y cunto beneficio o perjuicio ocasionaron esas variaciones al desarrollo de la empresa. El anlisis debe ser crtico y no solo profundo, para detectar los altibajos de cada rengln, sino tambin para determinar el por qu de cada rubro y lo razonable de sus datos. En el anlisis financiero, se emplean algunas razones financieras. Las ms importantes de ellas son: Razones de liquidez ndice de solvencia: Se calcula dividiendo el total de activos circulantes entre los pasivos a corto plazo. Mide la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo con sus activos corrientes.

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Prueba de cido: Se calcula dividiendo el total de activos circulantes, menos los inventarios, entre los pasivos a corto plazo. Mide la liquidez de la empresa en forma ms precisa, pues en ocasiones los inventarios son de difcil conversin a efectivo. Capital de trabajo: Se calcula restando los activos circulantes de los pasivos a corto plazo. Este ndice indica cmo se est trabajando el control interno en la compaa, la cual deber mantener suficiente liquidez de operacin para su desarrollo normal y para proteger los prstamos del acreedor. Razones de actividad Das promedio de cobro: Se calcula dividiendo las cuentas por cobrar entre las ventas anuales divididas entre 360. Este ndice es til para evaluar las polticas de crdito y cobranza, y adems proporciona una idea general, sobre la liquidez de la empresa. Rotacin de inventarios: Se calcula dividiendo el costo de ventas entre el inventario promedio. Mide la liquidez o actividad del inventario de una empresa a travs de su rotacin. Rotacin de activos: Se calcula dividiendo las ventas totales entre los activos totales. Indica la eficiencia con que la empresa emplea sus activos para generar ventas. Cuanto mayor sea esta rotacin, tanto ms eficiente se habrn utilizado los activos.

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Razones de rentabilidad Rendimiento sobre el patrimonio (ROI): Se calcula dividiendo las utilidades netas entre el patrimonio. Este ndice mide el rendimiento obtenido de la inversin de accionistas en la empresa.

los

Rendimiento sobre la inversin (ROA): Se calcula dividiendo las utilidades netas administracin para generar ganancias con los activos disponibles. Debe mantenerse lo ms alto posible. Razones de ganancias Costo de ventas: Este ndice se calcula dividiendo el costo de ventas de la empresa entre las ventas. Indica qu porcentaje representa el costo de las ventas del ingreso por ventas. Muestra si la empresa est siendo eficiente en el manejo de estos costos, y es conveniente mantenerlo lo ms bajo posible. Margen bruto: Esta razn se calcula dividiendo las utilidades de operacin entre las ventas. Indica las ganancias obtenidas exclusivamente de las operaciones. Un nivel alto indica que existe suficiente margen neto para cubrir los gastos operativos. Margen neto: Se calcula dividiendo las utilidades netas entre las ventas. Este margen determina el porcentaje que le queda a la empresa despus de deducir todos los gastos, incluyendo impuestos, y mide la redituabilidad de las ventas.

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Gastos generales de administracin / ventas: Muestra el porcentaje que representan los gastos en relacin con las ventas de la empresa, y determina con qu eficiencia se estn manejando. Gastos de ventas / ventas: Indica cunto representan los gastos de ventas con respecto a las ventas. Conviene que la empresa mantenga este ndice lo ms bajo posible. Gastos financieros / ventas: Indica el nivel de gastos financieros con respecto a sus ventas. Es un ndice importante para los acreedores de la empresa, ya que brinda una idea de los pagos por servicios de la deuda. Razones de apalancamiento Pasivo total / patrimonio: Indica la relacin entre los fondos que suministran los acreedores y los que aportan los propietarios de la empresa. Se utiliza con el fin de estimar la capacidad de la empresa para respaldar los recursos aportados por los socios a los aportados por terceros. Ventas / pasivo total: Esta razn indica el nmero de veces en que las ventas cubren los pasivos totales. Cuanto ms alto, mejor ser para la empresa. Cobertura financiera: Se calcula dividiendo las utilidades antes de intereses e impuestos entre los intereses. Mide la capacidad para cubrir los pagos de intereses. Cuanto ms alto sea el valor de esta razn, ms capacidad tendr la empresa de satisfacer sus obligaciones por intereses.

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Pasivo total / activo total: Es la proporcin del total de activos aportados por los acreedores de la empresa. Cuanto mayor sea este ndice, mayor ser la cantidad de dinero de terceros que se est utilizando para la actividad de la empresa. Pasivo a corto plazo / patrimonio: Mide la capacidad de la empresa para responder con recursos propios a los compromisos de corto plazo. Indica qu porcentaje representa el pasivo circulante con respecto al patrimonio neto. Pasivo a largo plazo / patrimonio: Indica la relacin entre los pasivos y el patrimonio. Mide la capacidad de la empresa para responder con los recursos propios a obligaciones a largo plazo. Cuanto ms alto sea este ndice, mayor seguridad ofrecer la empresa a los acreedores.

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Anexo 1 REGISTRO DE NACIMIENTOS DE VACUNOS PERODO:

Anexo 2 REGISTRO DE HEMBRAS PESO AL NACER: NOMBRE DEL ANIMAL: FECHA DE NACIMIENTO:

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Anexo 3 REGISTRO DEL MOVIMIENTO DE ANIMALES

Anexo 4 REGISTRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO ANUAL DE ANIMALES

OBJETIVO DEL FORMULARIO: Cuantificar las entradas y salidas de animales, enumerndolos de acuerdo a categoras (terneros menores de 9 meses, machos de 9 a 24 meses, etc.)

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Anexo 5 REGISTRO DE VENTAS DE GANADO

Anexo 6 REGISTRO DE INGRESOS Y DESTINO DE LA AGROINDUSTRIA

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OBJETIVODEL FORMULARIO:Cuantificarelgastoeninsumosdecadaproductoelaborado,paradeterminarla prdidaogananciaproducida

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Anexo 13 REGISTRO DE SANIDAD VEGETAL CULTIVO:

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BIBLIOGRAFA ANZOLA, Servulo Administracin de Pequeas Empresas. Segunda edicin. Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey : Mc Graw Hill interamericana editores, S.A. de C.V. FERREIRO Aparicio, Carlos, contabilidad agrcola costa rica. Editorial universidad estatal a distancia, san Jos, costa rica, 1985. FONSECA ZAMORA, Jorge Eduardo Administracin Rural costa rica. Editorial, universidad estatal a distancia, san Jos, costa rica. 1985 PYLE, William W. y otros principios fundamental de contabilidad Mxico, sexta impresin, compaa editorial continental, S.A. de C.V. 1987. ROBERT, Anthony. elementos de contabilidad estados unidos de Amrica. Harvard business school. Fondo educativo interamericano, S.A. 1970. VAN HORNE, James C. administracin financiera. Buenos aires: Edicin Contabilidad Moderna, Buenos aires, 1973.

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