DIRECCIN NACIONAL DE CENSOS Y ENCUESTAS

EMPADRONAMIENTO DISTRITAL DE POBLACIN Y VIVIENDA 2013

(Apurmac, Ayacucho y Huancavelica)

Manual del Coordinador Departamental

Doc.08.40

Lima, febrero de 2013

PRESENTACIN
El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI), ente Rector del Sistema Estadstico ha suscrito un convenio interinstitucional para ejecutar el Empadronamiento Distrital de Poblacin y Vivienda 2013, mediante la aplicacin de una Ficha Socioeconmica nica (FSU) a fin de conocer las principales caractersticas de las viviendas, los hogares y la poblacin. Por tal motivo, se requiere efectuar el empadronamiento de hogares en las reas urbanas y rurales de 3 departamentos: Apurmac, Ayacucho y Huancavelica. Para tales efectos, se ha elaborado el Manual del Coordinador Departamental, que es el documento tcnico normativo para la organizacin del empadronamiento distrital, las funciones, prohibiciones del personal de campo y los procedimientos e instrucciones para la ejecucin de tareas antes, durante y despus del empadronamiento, ser utilizado como instrumento de capacitacin, referencia y consulta, lo que permitir homogenizar criterios de los coordinadores departamentales a nivel de los 3 departamentos. El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica expresa su antelado reconocimiento a los coordinadores departamentales y a todo el personal de la Red Administrativa del proyecto, exhortndolos a brindar su valiosa colaboracin, de cuyo trabajo depender el xito del empadronamiento.

Lima, febrero 2013

NDICE
I. ORGANIZACIN DEL TRABAJO DE CAMPO ................................................................................... 7 1.1 ANTECEDENTES ........................................................................................................................ 7 1.2 ORGANIZACIN FUNCIONAL PARA EL EMPADRONAMIENTO .............................................. 7 II. COORDINADOR DEPARTAMENTAL .................................................................................................. 9 2.1 FUNCIONES ................................................................................................................................ 9 2.1.1 Del coordinador departamental o de sede ....................................................................... 9 2.1.2 Del instructor departamental ............................................................................................ 10

2.2 PROHIBICIONES ......................................................................................................................... 11 III. DESCRIPCIN DE LAS TAREAS PROGRAMADAS ........................................................................... 12 3.1 ANTES DEL EMPADRONAMIENTO............................................................................................ 12 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 Convocatoria y seleccin de los coordinadores provinciales y distritales / zonales ........ 12 Consecucin, equipamiento y funcionamiento de la oficina departamental .................... 14 Recepcin y distribucin de los documentos y material para la capacitacin y el empadronamiento ............................................................................................................ 14 Coordinacin para la consecucin de aulas para el curso de capacitacin en la sede departamental ........................................................................................................ 14 Organizacin de los cursos de capacitacin para coordinadores provinciales y distritales.......................................................................................................................... 15 Supervisar la consecucin, equipamiento y funcionamiento de las oficinas provinciales ...................................................................................................................... 15 Proceso de convocatoria, seleccin y capacitacin de jefes de brigada, revisores y empadronadores (Nivel 2) ............................................................................................ 15 Promocin del empadronamiento .................................................................................... 16 Pautas para la gestin del coordinador departamental ................................................... 16

3.1.10 Manejo de los fondos asignados para la ejecucin de las tareas .................................... 17 3.2 DURANTE EL EMPADRONAMIENTO ......................................................................................... 17 3.2.1 3.2.2 3.2.3 Empadronamiento de centros poblados urbanos y rurales ............................................. 17 Control de cobertura de empadronamiento ..................................................................... 18 Informe y monitoreo del avance de la operacin de campo ............................................ 18

3.3 DESPUS DEL EMPADRONAMIENTO....................................................................................... 18 3.3.1 3.3.2 3.3.3 Recepcin de documentos administrativos y de empadronamiento ................................ 18 Elaboracin del informe final a la jefatura del proyecto ................................................... 19 Envo de material de empadronamiento diligenciado a la sede central de Lima ............. 20

IV. INSTRUCCIONES PARA EL USO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS AUXILIARES ......................................................................................................................................... 21 4.1 DOC.08.41 RELACIN DE COORDINADORES PROVINCIALES ............................................. 21 4.2 DOC.08.42 AVANCE DIARIO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL ................................. 23 4.3 DOC.08.44 RESUMEN DE ENTREGA DE FICHAS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL ...................................................................................................................... 25 4.4 DOC.08.49 INFORME TCNICO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL ........................... 27

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I. ORGANIZACIN DEL TRABAJO DE CAMPO

1.1 ANTECEDENTES El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI), ente rector del Sistema Estadstico Nacional, ha suscrito un convenio interinstitucional para ejecutar el Empadronamiento de Poblacin y Vivienda 2013 en todos los distritos de los 3 departamentos: Apurmac, Ayacucho y Huancavelica, mediante la aplicacin de una Ficha Socioeconmica nica (FSU) a fin de conocer las principales caractersticas de las viviendas, hogares y de la poblacin que en ellas viven habitualmente. En consecuencia, a fin de responder con celeridad y oportunidad a los requerimientos de informacin, se requiere efectuar el empadronamiento en cada uno de sus centros poblados urbanos y rurales de todos los distritos de los 3 departamentos. 1.2 ORGANIZACIN FUNCIONAL PARA EL EMPADRONAMIENTO El INEI para ejecutar el empadronamiento de hogares establecer en la Direccin Nacional de Censos y Encuestas (DNCE), rgano funcional de carcter normativo temporal y centralizado, bajo la conduccin del jefe de proyecto, normar la ejecucin del empadronamiento en cada departamento incurso en el proyecto; en el mismo establecer una organizacin jerrquica funcional en las oficinas departamentales del INEI, bajo la direccin del Director Departamental del INEI, con oficinas operativas departamentales, provinciales y distritales, a cargo de un coordinador departamental, provincial y distrital, respectivamente. La ejecucin del empadronamiento en el departamento, ser de responsabilidad principalmente del coordinador departamental, quien contar con un conjunto de coordinadores provinciales y distritales. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

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ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL EMPADRONAMIENTO DISTRITAL DE POBLACIN Y VIVIENDA

DIRECCIN NACIONAL DE CENSOS Y ENCUESTAS

OFICINA TECNICA DE ESTADISTICAS DEPARTAMENTALES

JEFE DE PROYECTO
SUPERVISIN NACIONAL

MONITOREO

OFICINA DEPARTAMENTAL DEL INEI

COORDINADOR DEPARTAMENTAL
ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COORDINADOR PROVINCIAL

COORDINADOR DISTRITAL COORDINADOR ZONAL

REVISOR

JEFE DE BRIGADA

EMPADRONADOR

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II. COORDINADOR DEPARTAMENTAL

El coordinador departamental es el funcionario de ms alto nivel en el departamento a quien el INEI le ha delegado la responsabilidad de organizar, coordinar, conducir, supervisar y evaluar la ejecucin del empadronamiento programado dentro de su jurisdiccin, asegurando la calidad de la informacin de acuerdo al estricto cumplimiento a las disposiciones legales, instrucciones tcnicas y administrativas en el tiempo establecido. El coordinador departamental ser convocado, capacitado y designado por la jefatura del proyecto. Dentro de la organizacin funcional, depender directamente de la jefatura del proyecto, a quien informar en forma oportuna y permanente sobre el avance del trabajo de campo, las incidencias, acciones y dificultades que pudieran surgir durante el desempeo de su labor, as como las soluciones impartidas. Tendr a su cargo, de manera directa, a los coordinadores provinciales e instructor departamental. 2.1 FUNCIONES 2.1.1 Del coordinador departamental o de sede Organizar, conducir, ejecutar, supervisar y evaluar las actividades del empadronamiento en el departamento, de acuerdo a las instrucciones impartidas por el INEI en los manuales, directivas y documentos respectivos. Coordinar con las autoridades civiles, militares, y policiales del departamento para informarles sobre la ejecucin del empadronamiento y solicitar apoyo para las coordinaciones provinciales y distritales. Coordinar con las autoridades municipales, policiales, educativas u otras instituciones del departamento para la consecucin de mobiliario, recursos para promocionar el empadronamiento y aulas que se requieren para ejecutar el curso de capacitacin Nivel 1 (coordinadores provinciales y distritales), a llevarse a cabo en la sede departamental. Coordinar con las autoridades la habilitacin y acondicionamiento de ambientes para el almacenamiento de los documentos y material de empadronamiento. Coordinar con la Polica Nacional del Per, para obtener la seguridad del personal de campo y del material del empadronamiento, contar con efectivo policial para las zonas peligrosas. Realizar el seguimiento de la convocatoria y seleccin de los postulantes para el curso de capacitacin Nivel 1. Capacitar en los cursos de capacitacin que se impartirn en la sede departamental. Organizar, conducir y ejecutar la capacitacin de los postulantes a los cargos previstos y luego seleccionarlos en estricto orden de mrito. Asignar al Instructor Departamental los cursos donde deber capacitar. Coordinar con las autoridades civiles y militares, organizaciones, dirigentes vecinales, presidentes de asociaciones de vivienda, dirigentes de los pueblos jvenes y asentamientos humanos, para recibir apoyo durante el empadronamiento en su jurisdiccin.

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Recepcionar las cajas que contienen los documentos y materiales de capacitacin y empadronamiento enviados de la sede central, verificando la completitud de las mismas. Asimismo, asegurar que la distribucin se realice a los coordinadores provinciales y stos a los distritales. Administrar y efectuar los gastos del fondo asignado, de acuerdo a los procedimientos e instrucciones establecidos, en las normas administrativas vigentes. Proveer al personal de campo, documentos, materiales y recursos econmicos programados para el empadronamiento. Supervisar que el empadronamiento urbano y rural se desarrolle normalmente si es preciso adoptar medidas necesarias, a fin de asegurar la calidad de la informacin y la cobertura en todo el territorio del departamento. Realizar reuniones de trabajo con el personal a su cargo, por lo menos cada semana, a fin de absolver las consultas tcnicas y problemas presentados durante la operacin de campo. Hacer seguimiento a los coordinadores provinciales y distritales, con el fin de verificar que estn cumpliendo las tareas programadas. Recepcionar y ordenar las cajas (FSU) que vienen de cada oficina provincial, estas cajas no debern ser abiertas, verificar la cantidad de cajas recibidas, para luego ser enviadas a Lima. Mantener permanentemente informado a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo, acerca del avance de las tareas del empadronamiento, as como los inconvenientes que puedan dificultar el normal desarrollo de las actividades del empadronamiento. Elaborar el Doc.08.42 Avance diario del coordinador departamental, en base a la informacin remitida por los coordinadores provinciales e ingresarlos, al Sistema de monitoreo, a travs del Internet de ser necesario. Garantizar bajo su responsabilidad, el envo del material de empadronamiento y los documentos diligenciados y no diligenciados, a la sede central de Lima. Presentar el Doc.08.49 Informe tcnico del coordinador departamental al finalizar el empadronamiento. Rendir cuentas documentadas de los fondos asignados al personal de su departamento. 2.1.2 Del instructor departamental Asistir y aprobar el curso de capacitacin dirigido al coordinador departamental e instructor departamental, a llevarse a cabo en la sede departamental. Capacitar al personal de campo siguiendo estrictamente los procedimientos e instrucciones de los manuales del empadronador y jefe de brigada. Supervisar los cursos implementados a nivel provincial, de ser necesario proponer medidas correctivas a los respectivos coordinadores e informar al coordinador departamental sobre las acciones ejecutadas para mejorar la capacitacin del personal, en el departamento. Realizar retroalimentacin al personal de campo en los distritos que le asigne el Coordinador departamental. Preferentemente, donde presentan mayor omisin e inconsistencias de informacin. Mantener permanentemente informado al coordinador departamental sobre su labor y dificultades que se presenten durante el desarrollo de sus funciones. Apoyar al coordinador departamental en las labores que le asigne (funciones del coordinador departamental).
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2.2

PROHIBICIONES Renunciar al cargo asignado, excepto por causas debidamente justificadas. Dedicarse a otras labores mientras desempea las funciones de Coordinador departamental e Instructor departamental. Tener compaa de personas ajenas al empadronamiento durante la ejecucin del empadronamiento. Delegar sus funciones a otra persona. Atemorizar a las personas y/o entablar discusiones sobre temas polticos o religiosos. Solicitar o recibir dinero o especies durante el desempeo de sus funciones. Destruir o negarse a devolver los documentos y/o material del empadronamiento. Alterar los datos registrados en los documentos diligenciados. Revelar a personas ajenas a la institucin los datos obtenidos en las fichas diligenciadas y/o cualquier otro tipo de documento. Observar conducta inapropiada durante el desarrollo de sus funciones. Destinar los fondos asignados a fines diferentes de las actividades programadas.

Coordinador Departamental:
El personal que contravenga cualquiera de estas prohibiciones ser separado del proyecto y sujeto a las sanciones conforme a los dispositivos legales vigentes

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III. DESCRIPCIN DE LAS TAREAS PROGRAMADAS

El coordinador departamental o sede, desarrollar un conjunto de tareas antes, durante y despus de la operacin de campo, que requieren de una organizacin, planificacin y ejecucin del empadronamiento. En tal sentido, deber realizar labores tcnico administrativo, a fin de asegurar un levantamiento de informacin eficaz y as evitar omisiones, duplicaciones e inconsistencias de informacin. 3.1 ANTES DEL EMPADRONAMIENTO El coordinador departamental o de sede, realizar una reunin de trabajo con el director departamental, para coordinar las labores previas que tendr que efectuar, como las coordinaciones con las autoridades Alcalde, jefe de la fuerza armada, polica nacional del Per, director de la unidad de gestin Educativa, gobernador del distrito, representantes de las universidades pblicas o privadas, representantes de otras instituciones del departamento. 3.1.1 Convocatoria y seleccin de los coordinadores provinciales y distritales/zonales El coordinador departamental es el responsable de realizar el seguimiento a la convocatoria y consecucin de postulantes para los cargos de coordinadores provinciales y coordinadores distritales o zonales, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el perfil correspondiente. El nmero de plazas a convocar para los cargos de coordinador provincial y distrital/zonal, ser igual al nmero de provincias y distritos, que tiene el departamento, el mismo que se indica en el Anexo 01. La convocatoria para coordinadores provinciales y distritales se realizar mediante la pgina Web del INEI, y ser publicada en los diarios de mayor circulacin en el departamento. El proceso de seleccin constar de las siguientes etapas: 1. 2. 3. Inscripcin en la pgina web del INEI. Evaluacin curricular. Capacitacin.

Para el cargo de coordinador provincial deben cumplir con el perfil siguiente: Profesional universitario, mnimo bachiller. Experiencia como coordinador provincial de dos o ms censos nacionales, encuestas de hogares y/o proyectos o estudios del INEI. Habilidades para el manejo de equipos interdisciplinarios. Disposicin a tiempo completo durante todos los procesos del proyecto. Residente en la sede provincial al cual postula. Se verificar con documentos que dispone la DNCE. Conocer la geografa de la provincia a la cual postula. Experiencia en capacitacin como mnimo 3 aos. (En caso de tratarse de profesores, cuenta la experiencia con alumnos de educacin secundaria), este requisito es fundamental, porque, ellos sern los encargados de capacitar al personal de campo en el siguiente nivel. Tener buena diccin. Manejo de office a nivel de usuario Hablar, adems del castellano, el idioma nativo que prima en la provincia. Habilidades para dar solucin a los problemas que se puedan presentar. Edad entre 30 y 55 aos.

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Contar con recibo por honorarios y RUC (Registro nico del contribuyente) vigentes. No estar impedido a ser contratado por el Estado. No estar incurso en la ley de nepotismo Para el cargo de coordinador distrital o zonal deben cumplir con el perfil siguiente: Profesional universitario o no universitario, Experiencia como coordinador distrital de dos o ms censos nacionales, encuestas de hogares y/o proyectos o estudios del INEI. Habilidades para el manejo de grupos interdisciplinarios. Disposicin a tiempo completo durante todos los procesos del proyecto. Residente en la sede distrital al cual postula. Se verificar con documentos que dispone la DNCE. Conocer la geografa del distrito al cual postula. Experiencia en capacitacin de adultos como mnimo 3 aos. (En caso de tratarse de profesores cuenta la experiencia con alumnos de educacin secundaria), este requisito es fundamental, porque ellos sern los encargados de capacitar al personal de campo. Hablar adems del castellano, el idioma nativo que prima en el distrito. Tener adecuada diccin. Manejo de office a nivel de usuario Habilidades para dar solucin a los problemas que se presenten. Edad entre 25 y 55 aos. Contar con recibo por honorarios y RUC (Registro nico del Contribuyente) vigentes. No estar impedido de ser contratado por el estado. No estar incurso en la ley de nepotismo Para realizar la evaluacin curricular deber considerar la siguiente tabla de evaluacin, seleccionar a los participantes al curso de capacitacin en estricto orden de mrito.

EVALUACIN CURRICULAR Formacin Acadmica Ttulo Universitario Bachiller Universitario Titulado Tcnico De preferencia haber pertenecido al tercio superior Experiencia General Experiencia en el cargo INEI Experiencia en el cargo - Otras Instituciones Experiencia en Capacitacin Mayor a 3 aos Hasta 3 aos Conocimiento de computacin Manejo de office y navegacin de internet a nivel usuario Puntaje Total

Puntaje 10 9 8 7 1 5 5 4 3 3 2 2 2 20

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3.1.2

Consecucin, equipamiento y funcionamiento de la oficina departamental La oficina departamental funcionar en la sede de la oficina departamental de estadstica e informtica (ODEI), que ser la sede de operaciones del Coordinador Departamental. En las oficinas departamentales que no cuenten con infraestructura apropiada para el almacenamiento de documentos y material de empadronamiento, el coordinador departamental efectuar las coordinaciones necesarias para la consecucin de un local con el espacio suficiente para el manejo de toda la documentacin del empadronamiento. Asimismo, es conveniente que en este local funcione tambin la oficina provincial y distrital de la sede departamental. La oficina departamental funcionar desde la fecha de instalacin hasta que se concluya con la ejecucin de todas las tareas programadas, incluyendo las relacionadas con el envo del material de empadronamiento a la sede central. El horario de trabajo de la oficina departamental ser establecido de acuerdo a las necesidades de la ejecucin de las tareas.

3.1.3

Recepcin y distribucin de los documentos y material para la capacitacin y el empadronamiento La Direccin nacional de censos y encuestas, remitir a travs de la unidad de distribucin, recepcin y archivo (UDRA) la cantidad necesaria de documentos y material para la capacitacin y el empadronamiento. El material para capacitacin y empadronamiento ser remitido en cajas a cada una de las sedes departamentales, donde el coordinador departamental distribuir a los coordinadores provinciales y distritales, segn corresponda. La recepcin ser realizada por el coordinador departamental, verificando que el nmero de cajas declaradas en el documento Control de entrega y devolucin de documentos y material de empadronamiento de la UDRA. Luego, debe comunicar a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo la conformidad de la recepcin o la(s) observacin(es) de presentarse el caso. Por tal razn y con la debida anticipacin, el coordinador departamental, los coordinadores provinciales y distritales debern establecer las coordinaciones del caso, a fin de trasladar el material de empadronamiento por la va ms rpida y segura.

3.1.4

Coordinacin para la consecucin de aulas para el curso de capacitacin en la sede departamental El coordinador departamental se encargar de realizar las coordinaciones con las Municipalidades u otras instituciones para la consecucin de aulas en nmero suficiente, a razn de 30 participantes por aula, en donde se desarrollar el curso de capacitacinde Nivel 1, dirigido a los coordinadores provinciales y distritales o zonales. La direccin de los locales y la cantidad de aulas de capacitacin, ser remitida a la jefatura del proyecto.

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3.1.5

Organizacin de los cursos de capacitacin para coordinadores provinciales y distritales. El Coordinador departamental tomar las acciones siguientes:

Con el apoyo del director departamental de la ODEI, organizar e implementar en la ciudad sede departamental el curso de capacitacin nivel 1: para el coordinador zonal, instructor departamental, coordinadores provinciales y coordinadores distritales / zonales. El curso tratar sobre la gerencia de los respectivos cargos y de cada una de las actividades, procesos y procedimientos tcnicos del proyecto empadronamiento de poblacin y vivienda 2013 - 4ta. etapa. Los documentos tcnico-pedaggicos que utilizarn los instructores, sern los manuales elaborados y proporcionados por la unidad de metodologa, a fin de estandarizar la transmisin de los conocimientos que permitir el logro de los objetivos del proyecto. Los Instructores para el curso Nivel 1, sern provenientes de la sede central. Esta capacitacin dar inicio a la cascada o efecto multiplicador; es decir, las personas que se capaciten en este nivel tendr la responsabilidad de capacitar en el siguiente nivel de capacitacin, siguiendo estrictamente los correspondientes programas de curso. La seleccin del personal se realizar en base a las evaluaciones programadas, en los respectivos cursos, siguiendo estrictamente el cuadro de mritos. Finalmente el coordinador departamental remitir a la jefatura del proyecto el acta del curso de capacitacin Nivel 1 correspondiente. Concluido los cursos de capacitacin en las sedes departamentales, el coordinador departamental coordinar con los coordinadores provinciales, distritales/zonales e instructores departamentales, sobre los cursos provinciales (nivel 2) para la seleccin de los jefes de brigada, empadronadores y revisores.

3.1.6

Supervisar la consecucin, equipamiento y funcionamiento de las oficinas provinciales El coordinador departamental tendr la responsabilidad de supervisar que las oficinas provinciales de su jurisdiccin cuenten con un local apropiado y debidamente equipado para la ejecucin de sus tareas. Asimismo, verificar su funcionamiento.

3.1.7

Proceso de convocatoria, seleccin y capacitacin de jefes de brigada, revisores y empadronadores (Nivel 2) El proceso de convocatoria y seleccin de personal para el nivel 2, se realizar a nivel distrital o zonal. La capacitacin nivel 2 se realizarn en las capitales provinciales. El proceso de seleccin de personal de nivel 2 tiene las siguientes etapas: a. b. c. d. e. Inscripcin en la pgina web Prueba de preseleccin Evaluacin curricular Capacitacin Contratacin de personal

El coordinador departamental, deber realizar el seguimiento de este proceso en todas sus fases, y se asegurar que se realicen dentro de las pautas establecidas para cada fase. (Ver Manual del Coordinador Distrital).

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3.1.8

Promocin del empadronamiento La promocin del empadronamiento comprende un conjunto de actividades y operaciones dirigidas a establecer diversos canales de informacin orientados a desarrollar una Cultura del empadronamiento. Esta importante actividad tiene por finalidad lograr el apoyo de la poblacin dndole a conocer los objetivos y caractersticas principales del empadronamiento. Con este apoyo se garantizar el xito del empadronamiento (calidad de la informacin recopilada y cobertura). El coordinador departamental realizar las acciones siguientes: a. Obtener el apoyo financiero de empresas pblicas y privadas del departamento para la campaa publicitaria. b. La distribucin de medios publicitarios (afiches, volantes, etc.) a las provincias y distritos. c. Organizar conferencias de prensa para dar a conocer a la opinin pblica: Inicio de los cursos de capacitacin Ejecucin del empadronamiento d. Motivar a los periodistas de la ciudad capital del departamento, a fin de que publiquen informaciones sobre el empadronamiento en base al material proporcionado por el INEI. e. Motivar a las diferentes organizaciones del departamento, a fin de que efecten acciones de apoyo al empadronamiento (exposiciones, concursos, desfiles con pancartas, banderolas, pasacalles, actividades artstico-culturales, entre otros). f. Supervisar la difusin de avisos radiales, periodsticos y televisivos, as como la exhibicin de piezas publicitarias.

3.1.9

Pautas para la gestin del coordinador departamental La gestin del coordinador departamental est relacionada con un conjunto de acciones tendientes a contribuir con la ejecucin del empadronamiento, as como la administracin y conservacin de los recursos materiales y financieros puestos a su disposicin. a. De la preparacin y ejecucin del empadronamiento a nivel departamental:

Mantener comunicacin permanente con los coordinadores provinciales y distritales/zonales, utilizando los medios de comunicacin con que cuenten. Supervisar la ejecucin de las tareas del personal de campo, dando prioridad al mbito jurisdiccional que por su tamao y complejidad lo requieran. Propiciar reuniones con las autoridades de las entidades pblicas y privadas de la localidad, a fin de lograr un efectivo apoyo al empadronamiento.

b. De la elaboracin de informes para la jefatura del proyecto:

Presentar por escrito, cada semana, un informe tcnico-administrativo acerca del estado y avance de las tareas programadas. Informar va telfono, telfono mvil, correo electrnico, radio o telegrama, el avance de los aspectos ms relevantes en la ejecucin de las tareas. Comunicar por la va ms rpida los casos inusuales, atpicos que puedan presentarse en el transcurso de las tareas.

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3.1.10

Manejo de los fondos asignados para la ejecucin de las tareas El coordinador departamental recibir recursos econmicos a travs de una entidad bancaria para cubrir los gastos relacionados con la organizacin, ejecucin y supervisin del empadronamiento. Entre estos gastos estn considerados los de capacitacin, pasajes para funcionarios del empadronamiento, pago de remuneraciones, gastos para distribucin y recepcin de documentos y material, gastos para medicinas, pasajes y traslado de los documentos y material del empadronamiento de la sede departamental a la sede central, entre otras cosas. El coordinador departamental, tiene la responsabilidad de efectuar la rendicin de cuentas respectiva, por cada depsito que ha recibido de la sede central. Asimismo, es responsable de coordinar la rendicin de cuentas de los dems funcionarios que han recibido fondos por pago de remuneraciones y gastos operativos. El coordinador departamental cumplir con todas las acciones administrativas que se encuentran estipuladas en las Normas Administrativas.

3.2 DURANTE EL EMPADRONAMIENTO 3.2.1 Empadronamiento de centros poblados urbanos y rurales El coordinador departamental cumplir las tareas siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. Mantener comunicacin permanente con los coordinadores provinciales y distritales/zonales para informarles acerca del inicio del empadronamiento, utilizando comunicacin va telefnica u otro medio apropiado de acuerdo a la zona geogrfica. Informar telefnicamente a la jefatura del proyecto sobre el inicio y desarrollo del empadronamiento en cada provincia y distritos. Organizar, conducir, ejecutar y supervisar la ejecucin del empadronamiento en los distritos que conforman la capital departamental. Implementar en el mbito de la jurisdiccin, las medidas establecidas en el plan de seguridad. Teniendo en cuenta que para las zonas peligrosas, se deber contar con efectivo policial. Absolver las consultas formuladas por los funcionarios del empadronamiento durante el desarrollo de la operacin de campo. Supervisar el empadronamiento en su mbito jurisdiccional, verificar que los funcionarios de campo a su cargo estn cumpliendo con las indicaciones de los manuales de capacitacin, directivas, etc. Recepcionar y evaluar los informes de avance del empadronamiento de las provincias, de ser necesario adoptar medidas correctivas correspondientes. En base a los informes de avance de los coordinadores provinciales, deber de elaborar el Doc.08.42 Avance diario del coordinador departamental, el cual ser canalizado oportunamente a la jefatura del proyecto y al sistema de monitoreo. Recepcionar las cajas conteniendo FSU diligenciadas y verificar las cantidades a travs del resumen de entrega de fichas del coordinador provincial. Asegurar la provisin oportuna de los documentos y/o material del empadronamiento que requieren los coordinadores provinciales y distritales/zonales. Supervisar y efectuar la revisin de las FSU diligenciadas en los niveles correspondientes. Verificar la recepcin y manejo de los fondos asignados a los coordinadores provinciales y distritales.

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3.2.2

Control de cobertura de empadronamiento La cobertura alcanzada en el empadronamiento, consiste en verificar que en las rutas asignadas se empadronen a todas las viviendas y hogares con cdigo de resultado completo o incompleto. Para realizar este control, todos los funcionarios del empadronamiento cuentan con la documentacin proporcionada por la segmentacin: los listados y las programaciones de ruta donde se encuentra la cantidad de viviendas y hogares programados por manzana, centro poblado, ruta, brigada y distrito. En ningn caso, se debe aceptar que la cantidad de hogares empadronados con cdigo de resultado completo o incompleto, sea menor al programado. De presentarse dicho caso, explicar la justificacin.

3.2.3

Informe y monitoreo del avance de la operacin de campo El coordinador departamental deber mantener permanentemente informado al jefe de operacin de campo y al equipo de monitoreo nacional sobre el avance del empadronamiento, las dificultades presentadas y las soluciones dadas. El coordinador departamental deber ingresar diariamente al sistema de monitoreo para evaluar el empadronamiento de su jurisdiccin, segn el avance de cada brigada (Sistema de monitoreo). Asimismo, deber apoyar a los coordinadores provinciales y/o distritales que no cuentan con internet, en el ingreso de la informacin del Doc.08.42 Avance diario del coordinador departamental, correspondiente a las manzanas o centros poblados rurales cerrados de las provincias y/o distritos, al Sistema de monitoreo. Apoyar a los coordinadores provinciales y/o distritales en ingresar la informacin correspondiente al envo de manzanas o centros poblados rurales cerrados para las provincias y distritos que no cuentan con internet, a partir de los documentos DOC. 08.23 Control de entrega de fichas (impresa en la carpeta de cartn). Apoyar a los coordinadores distritales, en los distritos no cuenten con Internet, en el ingreso de la informacin correspondiente al reporte de omisiones de cada brigada, segn el Doc.08.56 Formato de reporte de error de omisin al Sistema de monitoreo.

3.3

DESPUS DEL EMPADRONAMIENTO 3.3.1 Recepcin de documentos administrativos y de empadronamiento Despus del empadronamiento el coordinador departamental realizar la recepcin de los documentos administrativos y de empadronamiento de cada provincia. Esta recepcin se realizar en la capital departamental y consiste en: a. Recepcionar del coordinador provincial las cajas o paquetes que contienen los documentos administrativos, tales como: planillas, contratos, etc., as como revisar la completitud y el correcto llenado de cada uno de estos documentos, a fin de evitar complicaciones en la rendicin de cuentas, debido a que los fondos que le fueron asignados es de su absoluta responsabilidad. b. Embalar en cajas todos los documentos administrativos (contratos, planillas, recibos por honorarios, etc.), y de empadronamiento, identificando separadamente a la provincia que corresponde. c. El traslado de los documentos administrativos y de empadronamiento hacia la sede central,

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estar a cargo de coordinador departamental, quien efectuar la seleccin de la empresa que transportar los documentos y material de empadronamiento. 3.3.2 Elaboracin del informe final a la jefatura del proyecto Concluida la recepcin de los documentos y material del empadronamiento, el coordinador departamental elaborar el DOC.08.49 Informe tcnico del coordinador departamental, indicando todo lo acontecido en el antes, durante y despus del empadronamiento, acompaado del resumen del operativo en su departamento. Asimismo, enviar en versin digital de su informe tcnico al equipo de monitoreo nacional. Este Informe final comprender lo siguiente: Informe tcnico del Coordinador departamental Antes del empadronamiento 1. Direccin y gestin 2. Convocatoria y seleccin del personal 3. Actualizacin cartogrfica Durante el empadronamiento 4. Cobertura del empadronamiento 5. Traslado del material del empadronamiento 6. Supervisin del empadronamiento Actividades transversales 7. Difusin 8. Manejo administrativo 9. Recomendaciones y conclusiones Resumen del Empadronamiento en el Departamento Aspectos Generales de la Capacitacin Total participantes Total ingresantes N de locales de capacitacin Logros, dificultades y recomendaciones.

Operacin de Campo - Fecha de inicio y trmino de la operacin de campo - Dificultades presentadas durante la ejecucin de la operacin de campo y soluciones impartidas (zonas de alto riesgo, problemas limtrofes) - Renuncias presentadas - Recomendaciones - Personal no recomendado para prximos operativos Conclusiones y recomendaciones finales De ser necesario adicionar temas que puedan enriquecer las labores realizadas en el mbito a su cargo.

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3.3.3

Envo de material de empadronamiento diligenciado a la sede central de Lima Las cajas que contienen las FSU remitidas por los coordinadores provinciales, no debern ser abiertas. El coordinador departamental solo verificar la cantidad de cajas recibidas, luego realizar lo siguiente: a. El coordinador departamental, acondicionar y embalar en una caja los documentos administrativos (planillas, contratos, recibos por honorarios, etc.), utilizados en la provincia. b. El coordinador departamental ser el responsable de seleccionar la empresa que transportar los documentos y material del empadronamiento. c. El coordinador departamental deber viajar en el mismo vehculo que transporta el material del empadronamiento de la sede departamental a la sede central. d. Llegado a la sede central har entrega de las cajas a la UDRA, "Control de distribucin de cajas del departamento" en seal de conformidad del material recibido.

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IV. INSTRUCCIONES PARA EL USO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS AUXILIARES

4.1 DOC.08.41 RELACIN DE COORDINADORES PROVINCIALES Instrucciones generales El coordinador departamental elaborar el DOC.08.41 Relacin de coordinadores provinciales, y enviar con la informacin correspondiente a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo. Este documento deber de diligenciar con letra con letra de imprenta y mayscula. Instrucciones especficas A. B. C. Ubicacin geogrfica - Departamento Anote el nombre del departamento correspondiente al lugar donde est trabajando. Nombre y apellidos del coordinador departamental Anote su nombre y apellidos. Descripcin del Documento Anotar los datos en forma horizontal para cada coordinador provincial a su cargo.

Columna 1: N de Orden Anote el nmero de orden correspondiente en forma correlativa. Columna 2: Provincia Anote la provincia a donde corresponde el coordinador provincial. Columna 3: Nombres y apellidos del coordinador provincial Anotar los nombres y apellidos del coordinador provincial. Columna 4: Telfono fijo/ celular Anotar el nmero de telfono fijo o celular del coordinador provincial. Columnas 5, 6, 7 y 8: Direccin domiciliaria Anotar la direccin domiciliaria del coordinador provincial, teniendo en consideracin el nombre de la va, N de puerta, piso e interior correspondiente. Columnas 9: Observaciones Anote todas las observaciones pertinentes que ayuden a aclarar la informacin registrada en las columnas anteriores.

Finalmente, anotar el lugar y fecha del diligenciamiento. Asimismo, debe firmar como coordinador departamental.

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EMPADRONAMIENTO DISTRITAL DE POBLACIN Y VIVIENDA 2013

RELACIN DE COORDINADORES PROVINCIALES

DOC.08.41
A. DEPARTAMENTO UBICACIN GEOGRFICA B. NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

C. DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO:

DIRECCIN DOMICILIARIA N DE ORD. (1) PROVINCIA (2) NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR PROVINCIAL (3) TELFONO/ CELULAR (4) NOMBRE DE LA VA (Av., Jr., Calle, etc.) (5) N DE PUERTA (6) PISO N (7) INT N (8)

OBSERVACIONES
(9)

LUGAR Y FECHA: FIRMA DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

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4.2

DOC.08.42 AVANCE DIARIO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL Instrucciones Generales: El coordinador departamental recibir del coordinador provincial el DOC.08.32 Avance diario del coordinador provincial, con la informacin correspondiente, elaborar y enviar diariamente el DOC.08.42 Avance diario del coordinador departamental a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo, por la va de comunicacin ms rpida y oportuna. Instrucciones Especficas: A. Ubicacin geogrfica - Departamento Registre el nombre del Departamento correspondiente al lugar donde est trabajando. B Nombres y apellidos del coordinador departamental Anote su nombre y apellidos con letra de imprenta y mayscula. C. Da/Mes Anote el da y mes a la cual corresponde la informacin diligenciada. D. Descripcin del avance diario Registre los datos en sentido horizontal, correspondiente a cada coordinador provincial, en letra de imprenta y maysculas.

Columna 1: N de Orden El N de orden se encuentra impreso en el formato de avance diario. Columna 2: Provincia Transcriba el nombre de la provincia del DOC.08.32 Avance diario del coordinador provincial. Columna 3: Nombres y apellidos del coordinador provincial Anote el nombre y apellido del coordinador provincial. Columnas 4 y 5: Total de viviendas visitadas y total de hogares visitados Transcriba estos datos del DOC.08.32 Avance diario del coordinador provincial Columnas 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14: Resultado de la visita Transcriba los datos del DOC.08.32 Avance diario del coordinador provincial

En la parte inferior, se detalla la referencia de las llamadas (1) (2) y (3). E. Resumen del empadronamiento diario por resultado de la visita Registre en cada recuadro la informacin totalizada del recuadro D. Descripcin del avance diario (suma correspondiente a la informacin de todos sus coordinadores provinciales.

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AVANCE DIARIO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

DOC.08.42
A. UBICACIN GEOGRFICA B. NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL C.DA / MES

DEPARTAMENTO D. DESCRIPCIN DEL AVANCE DIARIO N DE ORDEN (1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 (1) Comprende en alquiler o venta, reparacin, proceso judicial, etc., (Fichas de color celeste) (2) Comprende destruida, abandonada, en construccin, uso ocasional, (Fichas de color celeste) (3) Comprende frente sin vivienda, manzana sin vivienda, (Fichas de color celeste) NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR PROVINCIAL (3) RESULTADO DE LA VISITA TOTAL TOTAL Otro viv. (2) VIVIENDAS HOGARES Desocupada VISITADAS VISITADOS Completa Incompleta Rechazo Ausente NSE Oca- Otro (1) sional viv. (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10 (11) (12) (13) )

PROVINCIA

Otros casos (3)

(14)

(2)

B. RESUMEN DEL EMPADRONAMIENTO DIARIO POR RESULTADO DE LA VISITA

TOTAL DE VIVIENDAS VISITADAS TOTAL DE HOGARES VISITADOS COMPLETA INCOMPLETA RECHAZO AUSENTE NSE DESOCUPADA (*)

Otro viv. Otro Ocasional viv

Otros casos

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4.3

DOC.08.44 RESUMEN DE ENTREGA DE FICHAS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL Instrucciones Generales: El coordinador departamental recibir semanalmente de los coordinadores provinciales, el DOC.08.34 Resumen de entrega de fichas del coordinador provincial, con esta informacin, elaborar el DOC.08.44 Resumen de entrega de fichas del coordinador departamental. Este documento deber ser diligenciado por duplicado. Instrucciones Especficas: A. B. C. Ubicacin geogrfica - Departamento Registre el nombre del departamento a su cargo. Nombre y apellido del coordinador departamental Anote su nombre y apellido con letra de imprenta y mayscula. Da/Mes Anote el da y mes de entrega de este documento.

Instrucciones Especficas: D. Descripcin del Documento

Columna 1: N de Orden El N de orden se registrar en orden correlativo, segn la entrega de los Coordinadores Provinciales. Columna 2: Provincia Anote la provincia al cual corresponde los datos. Columnas 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9: Total de viviendas, total de hogares, total de fichas (fsu y adicional) y total de fichas de registro (viviendas ocasionales, otras viviendas y otros casos). Transcriba el dato del DOC.08.34 Resumen de entrega de fichas del coordinador provincial. Columna 10 : Total de cajas o paquetes Anote la cantidad de cajas o paquetes por provincia que enviar a la sede central. Recuerde que la informacin ser transcrita del DOC.08.34 Resumen de entrega de fichas del coordinador provincial.

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EMPADRONAMIENTO DISTRITAL DE POBLACIN Y VIVIENDA 2013

RESUMEN DE ENTREGA DE FICHAS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

DOC.08.44
E. UBICACIN GEOGRFICA DEPARTAMENTO D. DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO FSU ENTREGADAS N de Orden Provincia Total de Total de viviendas hogares (2) (3) (4) Total de fichas Ocasional FSU (5) Adicional (6) (7) FICHAS DE REGISTRO ENTREGADAS Otro viv. (8) Otros casos (8)
TOTAL DE CAJAS O PAQUETES

F. NOMBRE Y APELLIDO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

C. DA / MES

(1)

(10)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 TOTAL

FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA EMPRESA

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4.4

DOC.08.49 INFORME TCNICO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL Instrucciones generales: El coordinador departamental, al terminar el empadronamiento en su mbito geogrfico proceder a diligenciar el DOC.08.49 Informe tcnico del coordinador departamental por duplicado una debe ser enviada a la jefatura del proyecto en la fecha programada, dentro de la caja del coordinador departamental. Instrucciones especficas: A) B) C) D) E) Ubicacin geogrfica - Departamento Anote el nombre del departamento a su cargo. Nombre y apellido del coordinador departamental Anote su nombre y apellidos en letra de imprenta y maysculas. Total de provincias Anote el total de provincias que estn a su cargo. Total de distritos Anote el total de distritos de todo el departamento a su cargo. Fecha Anote la fecha (da y mes) que entrega el Informe.

Desarrollo del informe: El informe comprende 8 captulos, cada captulo contiene preguntas que deber desarrollar al detalle y de ser necesario insertar cuadros que faciliten su explicacin. La letra a utilizar ser Arial tamao 11. Antes del empadronamiento 1. 2. 3. 4. Direccin y gestin Convocatoria, seleccin y capacitacin del personal Consecucin de local Actualizacin cartogrfica

Durante el empadronamiento 5. 6. 7. Cobertura del empadronamiento Traslado de material de empadronamiento Supervisin del empadronamiento

Actividades transversales 8. 9. Difusin Manejo administrativo

Recomendaciones y conclusiones

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INFORME TCNICO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

DOC.08.49
A. UBICACIN GEOGRFICA DEPARTAMENTO C. TOTAL DE PROVINCIAS D. TOTAL DE DISTRITOS E. FECHA B. APELLIDO Y NOMBRE DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

Este informe debe ser desarrollado en base a los respectivos informes tcnicos de los coordinadores provinciales y distritales. Asimismo, este informe debe ser elaborado en archivo digital e impreso, utilizando letra Arial de tamao 11, y deber ser presentado a la Jefatura del proyecto al final de su gestin. ANTES DEL EMPADRONAMIENTO 1. DIRECCIN Y GESTIN 1.1 Describa las dificultades que se presentaron durante la consecucin de los locales de sede, Cmo se solucionaron estas dificultades? Dificultades Soluciones realizadas

1.2 Qu institucin apoy o prest local para la oficina departamental y/o de capacitacin y equipamiento?. (Marque con un aspa segn corresponda) Nombre de la Institucin Local para oficina Equipamiento de la oficina Local para capacitacin nivel 2

1.3 En qu provincias se realiz ms de una capacitacin para el nivel 2?, Debido a qu motivos? Nombre de la provincia Motivos

1.4 Respecto a la capacitacin del nivel 1, (Marque con un aspa segn corresponda)

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Local y del curso El material de capacitacin lleg completo? Los temas se desarrollaron segn lo programado? El contenido de los manuales fueron claros? Los instructores conocan los temas?

Si

No

1.5 Respecto a la capacitacin del nivel 2, (Marque con un aspa segn corresponda) Local y del curso El material de capacitacin lleg completo? Los temas se desarrollaron segn lo programado? El contenido de los manuales fueron claros? Los instructores conocan los temas? Si No

2.

CONVOCATORIA, SELECCIN DEL PERSONAL 2.1 En qu provincias se presentaron problemas de reclutamiento de personal?, Debido a qu motivos se produjeron? y cmo se solucionaron? 2.2 Describa las dificultades que se presentaron durante la consecucin de locales para la capacitacin de nivel 1, examen de preseleccin y las capacitaciones de nivel 2. Cmo se solucionaron estas dificultades?

3.

ACTUALIZACIN CARTOGRFICA 3.1 Se presentaron casos de crecimiento urbano en el departamento?, Detalle en qu lugares?, Se realiz el empadronamiento en todas estas nuevas manzanas? 3.2 Se presentaron casos de crecimiento rural en el departamento?, Detalle en qu lugares?, Se realiz el empadronamiento en todos los nuevos centros poblados?

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DURANTE EL EMPADRONAMIENTO

1.

CORDINACIONES CON LA POLICIA NACIONAL 1.1 Describa las coordinaciones realizadas con la Polica Nacional del Per sobre la seguridad de locales, personal y material del empadronamiento, Se presentaron dificultades?. Coordinaciones realizadas Dificultades Soluciones realizadas

2.

COBERTURA DEL EMPADRONAMIENTO 2.1 Cul fue la cobertura final alcanzada en el departamento para el rea urbana y rea rural? Precisar en un cuadro. 2.2 Qu dificultades se produjeron durante el empadronamiento en el departamento y cules fueron las soluciones dadas? Dificultades Soluciones

3.

TRASLADO DEL MATERIAL DEL EMPADRONAMIENTO 3.1 Se realiz el envo de material diligenciado a Lima de acuerdo a lo programado?. Si la respuesta es NO, explique las razones. RAZONES:

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3.2 Qu dificultades se presentaron en el traslado del material diligenciado de las sedes distritales a las sedes provinciales y a la sede departamental? qu soluciones se dio a estas dificultades? Dificultades Soluciones realizadas

4.

SUPERVISIN DEL EMPADRONAMIENTO 4.1 Qu provincias y distritos supervis durante el empadronamiento? Cules fueron las dificultades encontradas durante la supervisin y cules fueron las soluciones? Provincias/Distritos Dificultades Soluciones realizadas

4.2 Los coordinadores provinciales realizaron supervisin en los distritos de su jurisdiccin?, Si la respuesta es NO, Por qu?

ACTIVIDADES TRANSVERSALES 1. DIFUSIN Qu instituciones o medios de comunicacin apoyaron en la difusin antes y durante el empadronamiento en el departamento?.
Nombre de la Institucin / Medio de comunicacin Spots en radio Spots en TV Spots en peridico Banderolas, banner, pancartas Afiches, volantes, trpticos Otro (Especifique)

Pasacalles

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2.

MANEJO ADMINISTRATIVO 2.1 Qu dificultades tuvo en el manejo de fondos asignados para el funcionamiento de sedes y para la ejecucin del empadronamiento?, indique las soluciones dadas. Dificultades Soluciones realizadas

2.2 Qu dificultades tuvo para la contratacin del personal y presentacin de los recibos por honorarios?, Indique las soluciones dadas. Dificultades Soluciones realizadas

3.

RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES GENERALES Describa sus recomendaciones y conclusiones generales. Mencione los hechos trascendentales ocurridos en su departamento.

Lugar y Fecha: ________________

FIRMA DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

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