GARIS PANDUAN

PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

UnitPenyelarasan Unit Penyelarasan Pelaksanaan Jabatan PerdanaMenteri ICUJPM

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

Unit Penyelarasan Pelaksanaan Jabatan Perdana Menteri PUTRAJAYA

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

1.0

TUJUAN i. ii. iii. Memberi penerangan berhubung pelaksanaan Amalan 5S kepada ICU JPM; Menerangkan panduan asas kaedah pelaksanaan audit dalaman Amalan 5S kepada ICU JPM; Memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan 5S di ICU JPM keseluruhannya.

1.1

LATAR BELAKANG Perkembangan globalisasi dan liberisasi ekonomi dunia menuntut setiap Negara dan warganya berubah mengikut kehendak pasaran dan tuntutan pelanggan. Organisasi tidak mempunyai pilihan selain memperbaiki proses dan sistem penyampaian (delivery system) dengan mempertingkatkan kaedah dan pendekatan yang digunakan. Amalan 5S merupakan salah satu daripada inisiatif kualiti yang amat berkesan dalam usaha untuk menerapkan budaya penambahbaikan di kalangan warga ICU JPM. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun iaitu iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam), dan Shitsuke (Sentiasa Amal). Amalan 5S ini dapat memperkukuhakan lagi Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 ICU JPM dan Total Qualiti Management yang lain.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

1.2

POLISI AMALAN 5S Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti ke arah menjadikan ICU JPM sebuah agensi yang unggul dan berwibawa.

1.3

OBJEKTIF AMALAN 5S Mewujudkan suasana tempat kerja yang selesa dan selamat; Menerapkan semangat kekitaan dan disiplin yang berterusan; Memupuk semangat kerjasama di antara Pihak Pengurusan dan kakitangan; Mewujudkan budaya kerja yang sistematik

2.0

MAKSUD AMALAN 5S
Bahasa Jepun Bahasa inggeris Sort Bahasa Melayu Sisih Maksud Mengasingkan dan melupuskan barangbarang yang tidak/kurang diperlukan dari tempat kerja secara sistematik. Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada habuk dan kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja. Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa. Melatih kakitangan untuk mengamal sistem Amalan 5S secara berterusan sebagai tabiat dan budaya kerja organisasi.

Seiri

Seiton

Set In Order

Susun

Seiso

Shine

Sapu

Seiketsu

Standardise

Seragam

Shitsuke

Sustain

Sentiasa Amal

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

3.0

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) SISIH

Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik

Kesan Laksana Sisih Masa pencarian yang pantas Penjimatan Ruang Mudah mengesan tempat/ alat/ bahan rosak lebih awal Kawalan stok dan produk yang cekap Tempat kerja lebih selamat Suasana kerja lebih selesa

SUSUN Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan

Kesan Laksana Susun Kadar kehilangan peralatan rendah Mengelak kesilapan dan kesalahan Masa pencarian yang pantas Mendidik pekerja disiplin positif Menjana idea kreatif di kalangan warga pekerja Moral tinggi pekerja Mengamalkan FIFO (first in first out) Kawalan stok dan produk yang cekap Suasana kerja lebih selesa

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

SAPU Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada habuk dan kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Kesan Laksana Sapu Kualiti produk bertambah Masa membersih lebih pantas Proses kerja pantas dan tidak berulang right the first time Kos kerosakan peralatan rendah System kawalan menjimatkan stok & produk lebih murah dan

Pekerja terus menjana idea kreatif Selamat ditempat kerja

SERAGAM Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa.

Kesan Laksana Seragam Kos selenggaraan rendah Kos overhead rendah Kecekapan proses meningkat Kuantiti pengeluaran meningkat Rungutan pelanggan rendah Mendidik disiplin pekerja positif Kemahiran pekerja meningkat Perkerja setia kepada organisasi Imej organisasi meningkat

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

SENTIASA AMAL Melatih pekerja untuk mengamal sistem Amalan 5S secara berterusan supaya tabiat dan budaya kerja organisasi.

Kesan Laksana Seragam Kos selenggaraan rendah Produktiviti pekerja meningkat Kualiti produk /perkhidmatan meningkat

4.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

5.0

FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S i. Pengurangan Kos ii. Mengurangkan inventori Menghalang salah letak peralatan dan perkakas Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain

Kecekapan Mengurangkan penggunaan kawasan / tempat Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran Mempermudahkan kawalan

iii.

Penyelenggaraan Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan yang ada Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan perlatan Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

iv.

Kualiti Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

v.

Keselamatan Menghapuskan keadaan yang merbahaya Memperbaiki keadaan tempat kerja Menghapuskan tempat kecederaan dan kemalangan Mengurangkan kesilapan dan kecuaian Mematuhi peraturan-peraturan

vi.

Motivasi Perhubungan yang baik antara kakitangan Membentuk disiplin yang baik Membentuk semangat kerjasam dan kerja berkumpulan

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

6.0

KEPERLUAN PERSIJILAN DAN PENGAUDITAN AMALAN 5S Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S di JPM memerlukan

pengiktirafan pensijilan daripada Malaysia Productivity Corporation (MPC). Ibu Pejabat/JPP/PPN/BPPBPP/PERDA perlu memastikan amalan 5S dilaksanakan berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM seperti yang telah ditetapkan. Disamping itu, kajiselidik kemajuan amalan 5S di persekitaran organisasi juga perlu dijalankan bagi menentukan tahap kefahaman dan kesan pelaksanaan amalan 5S (contoh borang kajiselidik seperti di LAMPIRAN C). Pengauditan dalaman amalan 5S hendaklah dilakukan secara berkala iaitu minimum 4 kali setahun oleh Jawatankuasa Kecil Audit Dalam 5S manakala Sesi Pengauditan Amalan 5S ICU JPM hendaklah dilaksanakan dengan penglibatan oleh pihak ketiga iaitu MPC.

7.0

PENGUATKUASAAN DAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan. Pemakaian garis panduan ini adalah kepada Ibu Pejabat/JPP/PPN/BPPBPP/PERDA supaya pelaksanaan Amalan 5S dapat diselaraskan dan diseragam. Garis panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut keperluan, perubahan dan kesesuaian pelaksanaan amalan 5S di ICU JPM.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

6.0

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

BIL 1.

KATEGORI WORKSTATION PERSEKITARAN

KETERANGAN

Sentiasa bersih dan kemas Susun atur sistematik Tidak Berhabuk Lantai tidak berdebu, kemas dan tidak terkoyak Siling tidak bersawang dan dinding bersih dari kotoran, tiada berlubang/pecah/terkoyak. Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot dan elektronik.

PERALATAN YANG DIBENARKAN BERADA DI KAWASAN WORKSTATION (i) ATAS MEJA PC/ Printer Telefon/Buku panduan telefon Folder/Dokumen rujukan penting/fail Meja/Garis panduan/pekeliling (yang berkaitan) Tray in/out/KIV Peralatan Stationary (hanya 3 pen dan 2 pensel) Kalendar (1 sahaja) Maklumat berkaitan kerja sahaja di cermin atas meja Cop hendaklah dilabel dengan sistematik (nombor) Suis/plug dilabel mengikut sumber (monitor, printer, speaker dll)

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL

KATEGORI (ii)

KETERANGAN BAWAH MEJA Tong Sampah (iii) dilabel (contoh: gambar) dan tidak dibuat parking lot pastikan tong sampah diselenggara

Selipar/Kasut (maksimum 2 pasang)

PARTITION Ruang peribadi (ruang bersaiz A3) Info kerja/rujukan (ruang bersaiz Double A3) Info pergerakan pegawai Nama/jawatan

(iv)

LACI Laci atas: Alatulis Perlu pengasingan/kategori mengikut jenis Laci tengah: Pelbagai (Dokumen berkaitan kerja) Laci bawah: Peribadi Barangan peribadi (Contoh : Handbag, ubat-ubatan dll)

(v)

KABINET BESI (yang berkaitan) Mewujudkan label fail di luar kabinet Pastikan kandungan diletakkan dalam keadaan kemas mengikut susunan (coding : number, alphanumeric)

2.

BILIK PEGAWAI

KEADAAN PERSEKITARAN Sentiasa bersih dan kemas Susun atur sistematik Tidak Berhabuk Lantai tidak berdebu, kemas dan tidak terkoyak
[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 10

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Siling tidak bersawang dan dinding bersih dari kotoran, tiada berlubang/pecah/terkoyak. Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot dan elektronik.

PERALATAN/KEPERLUAN YANG DIBENARKAN BERADA DI KAWASAN WORKSTATION (i) PINTU (ii) Nama, Jawatan dan Pergerakan Pegawai Tempat letak memo/surat (Pocket File)

HIASAN Pastikan kemas, teratur dan terjaga. Sofa disusun dengan kemas. Kasut dan blazer disusun kemas dan rapi di tempat khas Kasut maksimum 2 pasang kasut/selipar. Blazer/tali leher/selendang maksimum 2 digantungkan di tempat khas.

(iii)

ATAS MEJA PC/ Printer Telefon/Buku panduan telefon Folder/Dokumen rujukan penting/fail Meja/Garis panduan/pekeliling (yang berkaitan) Tray in/out/KIV Peralatan Stationary (hanya 3 pen dan 2 pensel) Kalendar (1 sahaja) Maklumat berkaitan kerja sahaja di cermin atas meja Cop hendaklah dilabel dengan sistematik (nombor) Suis/plug dilabel mengikut sumber (monitor, printer, speaker dll)
11

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL

KATEGORI (iv)

KETERANGAN BAWAH MEJA Tong Sampah (v) dilabel (dengan simbol) pastikan sampah tidak melimpah

Selipar/kasut/kasut lawat tapak (maksimum 2 pasang)

LACI Laci atas: Alatulis Perlu pengasingan/kategori mengikut jenis Laci tengah: Pelbagai (Dokumen berkaitan kerja) Laci bawah: Peribadi Barangan peribadi (Contoh : Handbag, ubat-ubatan dll)

(vi)

KABINET BESI (yang berkaitan) Senarai rujukan Pastikan kandungan diletakkan dalam keadaan kemas mengikut susunan di dalam master list. (coding : number, alphanumeric) Kandungan dilabel dengan jelas dan selari dengan master list.

(vii)

Whiteboard/Soft Board Pastikan keadaan rapi dan kemas. Penggunaan peribadi tidak melebihi 1/3 softboard.

3.

BILIK PEMANDU

Person In Charge (PIC) ada nama, gambar dan no telefon Pegawai bertanggungjawab Lantai bilik bersih, tidak rosak dan tidak berhabuk Wayar berselirat diikat, dikemaskan dilabelkan bagi setiap peralatan Ada tempat buang sampah dan dilabel
[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 12

dan

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Hanya bahan kerja diatas meja Ada jadual pergerakan pemandu Ada Jadual penyelenggaraan kereta dan sentiasa dikemaskini Atas Meja: Senarai pemandu Senarai kereta Telefon Buku panduan telefon

4.

UTILITI/BILIK PERCETAKAN

Ada nama, gambar dan no telefon Pegawai bertanggungjawab Peralatan tersusun rapi dan dilabel Lantai bilik bersih, tidak rosak dan tidak berhabuk Wayar berselirat diikat, dikemaskan dilabelkan bagi setiap peralatan Ada tempat buang sampah dan dilabel Ada etika penggunaan ruang: Sila tutup suis bila keluar Jimatkan kertas Sila pastikan tempat sentiasa kemas dan bersih Berhati-hati ketika menggunakan peralatan dan

Ada etika penggunaan setiap peralatan. Mewujudkan Standard Operating Procedure (SOP) yang sesuai bagi setiap peralatan Pastikan semua peralatan berfungsi. Jika tidak; laporan kerosakan perlu disediakan Wujudkan borang kerosakan Ada kawalan peringatan secara visual Mewujudkan had maksimum dan minimum.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

13

BIL 5.

KATEGORI STOR

KETERANGAN Sediakan master list yang mempunyai maklumat berikut: Nama barang Kategori barang Jumlah Barang

Barang-barang yang disimpan perlu ada label berdasarkan nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan tertentu Setiap barang yang disimpan perlu ada penanda aras Susunan barang nombor/abjad/warna yang tertentu berdasarkan

Buku daftar pergerakan barang (buku/docket/nama) hendaklah diwujudkan dan dikemaskini bagi tujuan pengawalan pengeluaran barang Barang-barang yang dilabel hendaklah jelas dan mudah dibaca Mewujudkan layout plan nombor/abjad/warna kedudukan diletakkan berdasarkan barang yang

Barangan yang disimpan diruang tertutup perlu dilabelkan Setiap barang hendaklah mempunyai stock card dan dikemaskini Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi satu suis perlu dilabelkan Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi satu suis perlu dilabelkan Mewujudkan Standard Operating (SOP) dalam pengambilan peralatan Procedure

Memastikan rak dan barang dalam keadaan yang bersih/tidak berhabuk Wujudkan tanda peringatan: Tidak dibenarkan mengambil barang
14

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL

KATEGORI -

KETERANGAN kecuali pegawai yang telah ditetapkan Sila pastikan digunakan lampu ditutup selepas

Sila jaga kebersihan Sila pastikan pintu meninggalkan bilik ini. dikunci selepas

6.

BILIK FAIL

Sediakan master list yang mempunyai maklumat berikut: Nama Fail Kategori Fail No. Rujukan Fail Kod Fail

Fail yang disimpan perlu ada label berdasarkan nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan tertentu Susunan fail berdasarkan nombor/abjad/warna yang tertentu Buku daftar pergerakan fail (buku/docket/nama) hendaklah diwujudkan dan dikemaskini Fail yang dilabel hendaklah jelas dan mudah dibaca Mewujudkan layout plan kedudukan almari/cabinet fail Bagi dokumen yang disimpan diruang tertutup label hendaklah ditampal diluar Kabinet Fail terperingkat perlu diasingkan dan dilabelkan dengan menggunakan kod tertentu Wujudkan Red Tag Area untuk fail-fail yang perlu dilupuskan dengan beserta tagging (temporary) Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi satu suis perlu dilabelkan Pelantikan Person In Charge (PIC) untuk bertanggungjawab terhadap kawasan tersebut Mewujudkan Standard Operating (SOP) dalam pengambilan fail Procedure
15

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL

KATEGORI -

KETERANGAN Wujudkan tanda peringatan: Tidak dibenarkan mengambil fail kecuali pegawai yang telah ditetapkan Sila pastikan digunakan lampu ditutup selepas

Sila jaga kebersihan Sila pastikan pintu meninggalkan bilik ini dikunci selepas

7.

BILIK KEBAL

Sediakan master list yang mempunyai maklumat berikut: Nama Fail Kategori Fail No. Rujukan Fail Kod Fail

Fail yang disimpan perlu ada label berdasarkan nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan tertentu Susunan fail berdasarkan nombor/abjad/warna yang tertentu Buku daftar pergerakan fail (buku/docket/nama) hendaklah diwujudkan dan dikemaskini Fail yang dilabel hendaklah jelas dan mudah dibaca Muwujudkan layout plan kedudukan almari/kabinet fail bagi dokumen yang disimpan diruang tertutup label hendaklah ditampal diluar cabinet fail terperingkat hendaklah diasaingkan dilabel menggunakan kod tertentu dan

fail-fail yang perlu diturun taraf dan tiada ruang penyimpanan, red tag area perlu diwujudkan. Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi satu suis perlu dilabelkan Pelantikan Person In Charge (PIC) untuk bertanggungjawab terhadap kawasan tersebut
[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 16

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Mewujudkan Standard Operating (SOP) bagi pengambilan fail Wujudkan tanda peringatan: Tidak dibenarkan mengambil fail kecuali pegawai yang telah ditetapkan Sila pastikan digunakan lampu ditutup selepas Procedure

Sila jaga kebersihan Sila pastikan pintu meninggalkan bilik ini dikunci selepas

8.

BILIK MESYUARAT

Wujudkan Person In charge (PIC) yang mengandungi maklumat nama, gambar, nombor telefon supaya mudah untuk dihubungi Kerusi dan meja hendaklah disusun dengan kemas dan teratur Kabel diikat dengan kemas Whiteboard, maker dan pemadam diletakkan ditempatnya Kerusi dimasukkan ke aras meja Suis peralatan mesyuarat tamat elektrik dimatikan setelah

Bilik mesyuarat hendaklah bersih dan sentiasa kemas Sebarang peralatan elektrik dan elektronik yang dipinjam hendaklah dikembalikan kepada pegawai yang bertanggungjawab Motorised screen dinaikkan selepas digunakan Ubah signage di pintu masuk mesyuarat mengikut penggunaan (Sidang/Tidak bersidang) Layout bilik dipamerkan mesyuarat perlu disedia dan

Memastikan susunan gambar mengikut protokol (Yang di Pertuan Agong/Permaisuri Agong/Sultan/Sultanah/ PM/ MB/KM/KP/SDO

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

17

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Wujudkan tanda peringatan: Suis peralatan elektrik : Jimatkan elektrik, sila tutup saya Handphone : Matikan atau Mode Senyap Tong sampah : Letak saya disini Whiteboard : Dibersihkan saya setelah digunakan Suis peralatan elektrik Kerusi,meja dan mengikut susunan mikrofon letakkan label

Wujudkan label: -

Panduan penggunaan mikrofon Layout bilik mesyuarat Ruang bahan buangan/tong sampah Pintu tolak atau tarik Status penggunaan (sidang/Tidak bersidang) bilik mesyuarat

9.

SURAU/ BILIK SOLAT

Wujudkan Person In charge (PIC) dan mengandungi maklumat nama, alamat, nombor telefon supaya mudah untuk dihubungi Penanda arah kiblat hendaklah diletakkan di siling hadapan ruang solat Pakaian solat dan sejadah hendaklah di susun kemas dan diletakkan ditempat yang disediakan Menyediakan ruang untuk info solat dan maklumat berkaitan Menyusun bahan bacaan dan kitab agama di sudut yang disediakan Kasut dan selipar hendaklah disusun kemas di tempat yang dikhaskan Barang seperti kotak dan beg tidak sepatutnya berada di atas lantai, pastikan sediakan ruang Layout surau/bilik solat

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

18

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Wujudkan tanda peringatan: Suis lampu & kipas : Jimatkan elektrik, sila tutup saya Paip : sila tutup dengan sempurna Kasut & selipar : Letak saya di sini Handphone : Utamakan panggilan Ilahi Dilarang tidur, makan dan minum di ruang solat Sejadah, pakaian solat, bahan bacaan : Kembalikan saya setelah digunakan Suis lampu & kipas Tempat letak Kasut & selipar Sudut meletak Sejadah, pakaian solat, bahan bacaan Ruang untuk barang dan beg di atas lantai

Wujudkan label: -

10.

RUANG TAMU

Wujudkan Person In charge (PIC) dan mengandungi maklumat nama, alamat, nombor telefon supaya mudah untuk dihubungi Bahan bacaan tahun semasa Suratkhabar hendaklah ditukar setiap hari dan disusun rapi Mewujudkan sudut dekorasi sekiranya perlu Audio visual digunakan sekiranya perlu dan ditutup setelah digunakan Pastikan wayar elektrik diikat dengan kemas Sofa meja dan lain-lain perabut sentiasa dalam keadaan tersusun hendaklah

Ruang tamu hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur Galeri khas untuk piala dan cenderahati disusun kemas Layout ruang tamu

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

19

BIL

KATEGORI -

KETERANGAN Wujudkan tanda peringatan: Suis peralatan elektrik : Jimatkan elektrik, sila tutup saya Bahan bacaan : Letak saya di sini Suis peralatan elektrik Tempat letak bahan bacaan

Wujudkan label:

11.

BILIK MEDIA

Wujudkan Person In charge (PIC) dan mengandungi maklumat nama, alamat, nombor telefon Pastikan peralatan media disusun dengan kemas dan teratur Disediakan ruang peralatan Barang-barang peralatan dilabelkan mengikut kategori

Katalog gambar/video/kaset/CD disusun mengikut pengkelasan(tahun/acara/siri) Disediakan buku daftar peralatan/bahan audio visual Menyediakan Standard Operating (SOP) penggunaan peralatan media Kabel dipastikan diikat dan kemas Layout bilik media Wujudkan tanda peringatan: Suis peralatan elektrik : Jimatkan elektrik, sila tutup saya Peralatan : Sila kembalikan di tempat asal Suis peralatan Peralatan media Tempat letak peralatan media Tempat letak bahan mengikut kategori
20

pergerakkan

Bilik media hendaklah sentiasa bersih dan kemas Procedure

Wujudkan label: -

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL 12.

KATEGORI RUANG LEGAR

KETERANGAN Pastikan papan kenyataan sentiasa dikemaskini. Petunjuk arah ke bahagian/unit hendaklah dipasang dengan jelas dan mencukupi. Suis lampu yang melebihi dua unit lampu hendaklah dilabel dengan label yang bersesuaian. Tong sampah hendaklah disediakan di tempat yang bersesuaian. Pastikan tiada sebarang peralatan menghalang laluan di ruang legar. yang

Pastikan pasu bunga/hiasan yang terdapat di ruang legar tersusun dan tidak berhabuk. Pastikan tanda keselamatan KELUAR berfungsi dengan baik. Jika ada Alat Pemadam Api ianya: hendaklah berada dalam keadaan baik, tidak melebihi tarikh luput dan bersih. hendaklah dilabelkan dengan jelas dan mudah dibaca pada paras pandangan mata (eye level). pastikan terdapat panduan penggunaannya yang jelas dan mudah dibaca.

Pastikan Pelan Laluan Kebakaran diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dibaca. Wujudkan tanda peringatan: DILARANG MEROKOK

13.

TANDAS

Pastikan terdapat label Person In Charge (PIC) yang mengandungi nama, gambar terbaru dan no. telefon/extension. PIC perlulah dilantik secara bergilir mengikut jangka masa yang sesuai. Pastikan lantai dan dinding tandas bersih dan tidak berbau. Pastikan setiap kubikel tandas, urinage dan sinki yang lebih daripada dua dilabelkan dengan nombor.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

21

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Pintu tandas hendaklah diletakkan label (gambar visual) jenis tandas sama ada tandas cangkung atau tandas duduk. Wujudkan tanda peringatan: Jangan Lupa Flush Hargai Air Jimatkan Penggunaan Elektrik Dilarang Merokok Buang Tisu/Sampah Sampah Di Dalam Tong

14.

PANTRY

Pastikan terdapat label Person In Charge (PIC) yang mengandungi nama, gambar terbaru dan no. telefon/extension. Penggiliran PIC di bilik pantry hendaklah dibuat dalam jangka masa yang bersesuaian. Pastikan bilik pantry sentiasa bersih dan tidak berbau Pastikan kandungan di dalam peti sejuk tersusun, bersih dan tidak berbau. Pastikan tong sampah di dalam pantry sentiasa ditutup. Makanan bermasak tidak boleh disimpan melebihi dua hari di dalam bilik pantry atau peti sejuk. Pastikan makanan yang melebihi tarikh luput tidak disimpan. Label hendaklah diletakkan di luar kabinet yang bertutup Menyediakan maklumat/info berkaitan kesihatan di dalam bilik pantry (contohnya: poster piramid makanan/ panduan mencuci tangan/ obesiti) Wujudkan tanda peringatan: Jimatkan Penggunaan Elektrik Susun Kerusi Selepas Digunakan Basuh Dan Susun Semula Peralatan Yang Digunakan
22

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL

KATEGORI -

KETERANGAN Jangan Tinggalkan Sisa Makanan Di Dalam Sinki daripada yang

15.

TANGGA

Pastikan kawasan tangga bersih sebarang sampah dan puntung rokok.

Pastikan tiada sebarang peralatan menghalang laluan di kawasan tangga.

Pastikan tanda keselamatan KELUAR berfungsi dengan baik. Wujudkan tanda peringatan: Dilarang Merokok Jangan Buang Sampah Di Sini Berhati-Hati Ketika Melangkah

16.

KAUNTER

Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian. Senarai nama dan nombor telefon pegawai pejabat dipaparkan. Maklumat pegawai bertugas harian dipaparkan. Etika melayan pelanggan dipaparkan sebagai peringatan kepada pegawai bertugas. Contohnya seperti berikut: Senyum Memberi salam

Loceng diletakkan di atas meja dan meletakkan arahan sila tekan loceng untuk memanggil pegawai. Borang dilabel dan disusun mengikut perkara yang berkaitan. Kotak cadangan disediakan dan dilabel. Kerusi disediakan dan dipastikan dalam keadaan baik, tersusun dan bersih. Carta alir proses kerja dan piagam pelanggan dipaparkan bagi pemahaman pelawat. (berhampiran dengan kaunter) Buku kedatangan pelawat disediakan.
23

Sila

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL

KATEGORI

KETERANGAN pastikan setiap kedatangan pelawat direkodkan. Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan. Tong sampah disediakan, dilabel dan sentiasa diselenggara. Pen disediakan di kaunter. Kertas nota pesanan disediakan bagi kegunaan pelawat meninggalkan sebarang pesanan. Wujudkan tanda peringatan: Senyum selalu; Di larang merokok.

Senarai inventori disedia dan dipaparkan. Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian. Buku log keluar masuk server disediakan diluar bilik untuk tujuan keselamatan. Rak kasut disediakan dan dilabel diluar bilik server. Selipar disediakan di dalam dan diletakkan di rak disediakan. Alat pemadam kebakaran disediakan dan dilabel. Server dilabel mengikut kegunaan. Rak server hendaklah dilabelkan. Bilik sentiasa dipastikan dalam keadaan bersih, tersusun dan tiada habuk. Penghawa dingin perlu berfungsi dengan baik. dipastikan sentiasa

17.

BILIK SERVER

Sign peringatan di tampal di dinding: Sila kembalikan selipar setelah digunakan; Di larang merokok; Di larang masuk tanpa urusan ( di luar pintu bilik server);
[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 24

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Pastikan tiada sebarang peralatan/barangan lain selain daripada server di bawa masuk ke dalam bilik. Senarai inventori disedia dan dipaparkan. Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian. Peralatan berada dalam keadaan yang baik, teratur dan tiada habuk. Peralatan dilabel. Cara penggunaan Standard Operating Procedure (SOP) setiap peralatan dipaparkan bagi kemudahan pengguna. Tong sampah dilabel dan disediakan. Wujudkan tanda peringatan: Di larang merokok; Waktu penggunaan dipaparkan; Jadual pembersihan dan penyelenggaraan dipaparkan; Peraturan berpakaian keselamatan; dipaparkan untuk

18. BILIK REKREASI

Makanan dan minuman tidak dibenarkan.

Senarai inventori disedia dan dipaparkan. Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran gambar, nama, no. Tel dan Bahagian. Peralatan, CD dilabel dan disusun dalam rak yang disediakan. Wujudkan tanda peringatan: Jimatkan penggunaan elektrik; Sila jaga kebersihan; Sila simpan peralatan setelah digunakan.

19.

BILIK KARAOKE

Tong sampah dilabel dan disediakan. Sila pastikan kebersihan

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

25

BIL 20.

KATEGORI PUSAT SUMBER

KETERANGAN Rak buku/majalah Rak buku/majalah perlulah disusun mengikut kategori yang bersesuaian Labelling yang sesuai dan mudah dibaca Lokasi Kaunter di letakkan di tempat yang dilihat oleh pengguna dalam keadaan yang kemas dan tersusun. Nama pegawai petugas diletakkan atas meja Lokasi kad peminjaman/pemulangan disusun kemas mengikut abjad Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan tersusun Labelling yang menggunakan nombor Menyediakan Layout suis lampu Pastikan papan kenyataan kedudukan yang strategik berada di

Kaunter

Kerusi & Meja -

Lampu Papan Kenyataan -

Maklumat yang dipaparkan hendaklah yang terkini berkaitan agensi dan isu-isu semasa Maklumat yang dipaparkan hendaklah disusun dengan teratur dan kemas. Peraturan pinjam/pulang dipaparkan Diletakkan di tempat yang bersesuaian & mudah dilihat

Signage -

Borang maklumbalas & Peti cadangan disediakan & diletakkan di tempat yang sesuai (ruang bacaan) Komputer, Alat Pandang Dengar Menyediakan SOP/Panduan penggunaan Pastikan alat tersebut berfungsi, bersih, kemas
26

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

BIL

KATEGORI

KETERANGAN dan tidak berdebu. Labelling yang menggunakan nombor Menyediakan SOP dan diletakkan di tempat yang mudah dicapai Pastikan jenis Fire extinguisher yang sesuai dan masih sah digunakan Ruang diwujudkan dan dilabelkan Diletakkan di tempat yang bersesuaian Perlu mewujudkan tanda arah keluar/masuk di setiap pintu Perlu ada sign tolak/tarik di tombol pintu Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan (Senarai inventori) Tolong senyap Pastikan bahan bacaan yang telah dibaca diletakkan di tempat asal Pastikan telefon bimbit dalam keadaan mode senyap Dilarang membawa masuk makanan/minuman Dilarang merokok Kerusi dimasukkan ke aras meja Pastikan semua peralatan/ perhiasan / persekitaran berada dalam keadaan tersusun, bersih, kemas dan tidak berdebu. Fire extinguisher

Tong Sampah -

Pintu -

Peraturan menggunakan icon/mudah difahami: -

21

DEWAN/ BILIK TAKLIMAT

PA System Menyediakan SOP/Panduan penggunaan Labelling yang sesuai dan mudah dibaca Pastikan ada PIC

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

27

BIL

KATEGORI Rostrum

KETERANGAN Pastikan rostrum dalam keadaan kemas & teratur Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan tersusun Labelling menggunakan nombor Menyediakan SOP/Panduan penggunaan Memastikan layar dinaikkan semula Menyediakan SOP/Panduan penggunaan Pastikan projector ditutup selepas selesai digunakan Menyediakan Layout suis lampu Ada SOP dan diletakkan di tempat yang mudah dicapai Pastikan jenis Fire extinguisher yang sesuai dan masih sah digunakan Pastikan white-board berada dalam kemas Gunakan pen marker yang betul Dibersihkan selepas selesai digunakan Whiteboard marker & pemadam diletakkan ditempatnya Whiteboard dibersihkan selepas digunaka Perlu mewujudkan tanda arah keluar/masuk di setiap pintu Perlu ada sign tolak/tarik di tombol pintu

Kerusi & Meja -

Motorised screen -

Projektor -

Lampu Fire extinguisher

White board -

Pintu -

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

28

BIL

KATEGORI -

KETERANGAN Tong Sampah Labelling yang sesuai dan mudah dibaca Diletakkan di tempat bersesuaian

Peraturan menggunakan icon/mudah difahami: Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan (Senarai inventori) Pastikan ada jadual penggunaan/buku rekod dikemaskini Pastikan telefon bimbit dalam keadaan mode senyap Dilarang membawa masuk makanan/minuman Dilarang merokok Suis lampu dan projector ditutup selepas selesai digunakan. Tiada sampah di atas lantai Pastikan semua peralatan/ perhiasan / persekitaran berada dalam keadaan tersusun, bersih, kemas dan tidak berdebu.

22.

BILIK LATIHAN

Meja & Kerusi Komputer Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan tersusun Labelling yang menggunakan nombor Menggunakan SOP /Panduan penggunaan Menggunakan peralatan dengan tujuan rasmi Shut down digunakan komputer selepas selesai

Komputer -

Labelling yang sesuai dan mudah dibaca Pastikan alat tersebut berfungsi, bersih, kemas dan tidak berdebu. Wayar/kabel komputer dalam keadaan berikat

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

29

BIL

KATEGORI

KETERANGAN Printer/Scanner Menyediakan SOP /Panduan penggunaan Menggunakan peralatan dengan tujuan rasmi Shut down digunakan komputer selepas selesai

Gunakan kertas yang betul Menyediakan SOP/Panduan penggunaan Pastikan layar dinaikkan semula Menyediakan SOP/Panduan penggunaan Pastikan projector ditutup selepas selesai digunakan Labelling yang sesuai dan mudah dibaca Menyediakan Layout suis lampu Menyediakan SOP dan diletakkan di tempat yang mudah dicapai Pastikan jenis Fire extinguisher yang sesuai dan masih sah digunakan Pastikan white-board berada dalam kemas Gunakan pen marker yang betul Dibersihkan selepas selesai digunakan White-board marker & pemadan diletakkan di tempat sepatutnya. White-board dibersihkan selepas digunakan Perlu mewujudkan tanda arah keluar/masuk di setiap pintu Perlu ada sign tolak/tarik di tombol pintu

Motorised screen

Projektor

Lampu -

Fire extinguisher -

White board -

Pintu -

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

30

BIL

KATEGORI -

KETERANGAN Tong Sampah Labelling yang sesuai dan mudah dibaca Diletakkan di tempat bersesuaian Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan (Senarai inventori) Pastikan ada jadual penggunaan/buku rekod Matikan telefon bimbit anda Dilarang membawa masuk makanan/minuman Dilarang merokok Suis komputer dan projector ditutup selepas selesai digunakan. Kerusi dimasukkan ke aras meja Jangan tinggalkan barang-barang peribadi Pastikan semua peralatan/ perhiasan / persekitaran berada dalam keadaan tersusun, bersih, kemas dan tidak berdebu.

Peraturan:

23

SUDUT 5S

Nama dan gambar ahli bagi setiap kumpulan di dalam zon/Jawatankuasa Induk 5S hendaklah dipaparkan dengan jelas melalui carta organisasi masing-masing. Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi: Polisi 5S IUC JPM Logo Kumpulan Carta Perbatuan terkini (Induk dan Zon) Gambar sebelum/selepas 5S dan selepas penambahbaikan beserta tarikh Pelan Lantai Laluan Kecemasan Lain-lain maklumat bersesuaian

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

31

LAMPIRAN
LAMPIRAN A : RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM LAMPIRAN B : BORANG AUDIT DALAMAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI ICU JPM LAMPIRAN C : BORANG KAJISELIDIK KEMAJUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] |

32

LAMPIRAN A

AUDIT DALAMAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN JABATAN PERDANA MENTERI (ICU JPM)
ZON DINILAI MARKAH YANG DIPEROLEHI PRESTASI AMALAN 5S KETUA KUMPULAN AUDIT TARIKH

A.

RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM

MARKAH PENILAI

ASPEK PENUH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
KUMULATIF PERATUS

FAIL ZON SUDUT 5S RUANG PEJABAT TEMPAT SIMPANAN TEMPAT UMUM BILIK MEDIA PUSAT SUMBER DEWAN BILIK LATIHAN JUMLAH

40 40 145 110 335 20 100 40 45 875

LAMPIRAN B

B. PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM

Petunjuk Skala Penerangan Tidak buat langsung. Buat tetapi tidak menarik. Sederhana baik. Baik dan menarik. Sangat menarik.

Markah 1 2 3 4 5

1.

Fail Zon

Jumlah markah : Markah Penuh :

Markah 1 2 3 4 5 Catatan 1

40
Markah 2 3 4 5

40
Markah Catatan 1 2 3 4 5

40

Kategori

No

Perkara Diaudit Polisi 5S disediakan dengan jelas, mudah difahami, ditandantangani oleh Ketua Pengarah beserta tarikh. Maksud polisi ini memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada kakitangan. Disediakan mengikut kesesuaian dan kreativiti yang menarik dan senarai ahli lengkap bergambar dan terkini.

Catatan

1.

Polisi 5S 2.

Carta Organisasi 5S dan Nama Zon

3.

Kategori
Jadual Perancangan Perlaksanaan 5S

No

Perkara Diaudit Jadual Perancangan Perlaksanaan 5S adalah menyeluruh dan terkini serta mengikut jadual. Mesyuarat Jawatankuasa Induk diadakan seperti yang dirancang. Takwim mesyuarat Kumpulan 5S disediakan Hasil perbincangan/mesyuarat Kumpulan 5S disediakan dalam tempoh 2 minggu direkodkan. Rekod aktiviti penambahbaikan bergambar dan bertarikh.

Markah 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5

Markah Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

4.

5.

Rekod Aktiviti Kumpulan 5S

6.

7.

8.

2.

Sudut 5S

Jumlah markah : Markah Penuh :

Markah 1 2 3 4 5

40
Markah Catatan 1 2 3 4 5

40
Markah Catatan 1 2 3 4 5

40

Kategori Polisi 5S

No 1.

Perkara Diaudit Dipaparkan dalam keadaan yang menarik, ditandatangani oleh Ketua Pengarah dan mempunyai tarikh. Dipaparkan mengikut kesesuaian dan kreativiti yang menarik dan senarai ahli lengkap bergambar dan terkini. Jadual Perancangan Perlaksanaan 5S yang menyeluruh dan terkini dipaparkan. Pematuhan kepada aktiviti yang dirancangkan mengikut jadual. Terletak ditempat yang strategik dan mudah dilihat. Bahan yang dipaparkan adalah terkini dan menarik. Memaparkan markah audit yang terkini pada sudut 5S.

Catatan

Carta Organisasi 5S dan Nama Zon

2.

3.
Jadual Perancangan Perlaksanaan 5S

4.

5.
Kedudukan Sudut 5S

6.

Markah Audit 5S

7.

Kategori Kreativiti

No 8.

Perkara Diaudit Kumpulan memaparkan inisiatif dan kreativiti.

Markah 1 2 3 4 5

Markah Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Markah 1 2 3 4 5 Catatan

3.

Ruang Pejabat - Workstation

Jumlah markah : Markah Penuh : 45 45 45

Markah Kategori No 1. Lantai 2. Perkara Diaudit Tidak berdebu, kemas dan bersih. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. Hanya tong sampah dan 2 pasang kasut/selipar (di bawah meja) sahaja dibenarkan berada di atas lantai. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

3.

Markah Kategori No 4. Peralatan/ Perabot Perkara Diaudit Kemas, tersusun dengan rapi, dan mudah dicapai. Hanya peralatan yang dibenarkan sahaja berada di atas meja dan dilabel. Peralatan berfungsi dengan baik. Laci dilabelkan mengikut garis panduan yang ditetapkan. Sudut peribadi dan info kerja bersaiz seperti yang ditetapkan, tersusun dan kemas. Nama, jawatan, rekod pergerakan, kad inventori yang dikemaskini. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

5.

6.

7.

8. Partition

9.

3.

Ruang Pejabat Bilik Pegawai

Jumlah markah : Markah Penuh : 40 40 40

Markah Kategori No 1. Perkara Diaudit Tidak berdebu, kemas dan bersih. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. Hanya tong sampah dan 2 pasang kasut/selipar (di bawah meja) sahaja dibenarkan berada di atas lantai. Kemas, tersusun dengan rapi, dan mudah dicapai. Hanya peralatan yang dibenarkan sahaja berada di atas meja dan dilabel. Peralatan berfungsi dengan baik. Laci dilabelkan mengikut garis panduan yang ditetapkan. Nama, jawatan, rekod pergerakan, kad inventori yang dikemaskini. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

Markah Catatan

Lantai

2.

3.

4.

5. Peralatan/ Perabot 6.

7.

8.

3.

Ruang Pejabat Bilik Utiliti

Jumlah markah : Markah Penuh : 30 30 30

Markah Kategori No 1. Perkara Diaudit Tidak berdebu, kemas dan bersih. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. Hanya tong sampah sahaja dibenarkan berada di atas lantai. Kemas, tersusun dengan rapi, dan mudah dicapai. Hanya peralatan yang dibenarkan sahaja berada di atas meja dan dilabel. Ada SOP, PIC yang dikemaskini dan peralatan berfungsi dengan baik. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

Lantai

2.

3.

4.

Peralatan/ Perabot

5.

6.

3.

Ruang Pejabat Bilik Pemandu

Jumlah markah : Markah Penuh : 30 30 30

Markah Kategori No
1.

Markah Catatan Catatan

Markah Catatan

Perkara Diaudit
Tidak berdebu, kemas dan bersih. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. Hanya tong sampah sahaja dibenarkan berada di atas lantai. Kemas, tersusun dengan rapi, dan mudah dicapai. Hanya peralatan yang dibenarkan sahaja berada di atas meja dan dilabel. PIC yang dikemaskini.

1 2 3 4 5

Lantai

2.

3.

4.

Peralatan/ Perabot

5.

6.

4.

Tempat Simpanan

Jumlah markah : Markah Penuh : 110 110 110

Kategori

No 1.

Perkara Dinilai 1 Fail disusun dengan kemas dan dilabel dengan teratur Memastikan rekod fail sentiasa dikemaskini Kemas, bersih dan tidak berhabuk PIC sentiasa dikemaskini Adanya SOP Fail disusun dengan kemas dan dilabel dengan teratur Memastikan rekod fail sentiasa dikemaskini Kemas, bersih dan tidak berhabuk PIC sentiasa dikemaskini Barang dilabel, disusun, disimpan dan mudah dicapai Rekod keluar masuk barang daripada stor dikemaskini

Markah 2 3 4 5

Catatan 1

Markah 2 3 4 5

Catatan 1

Markah 2 3 4 5

Catatan

2. Bilik Fail 3. 4. 5. 6.

Bilik Kebal

7.

8.

9. 10. Simpanan Barang (Peralatan)

11.

10

Kategori

No 12.

Perkara Dinilai 1 Kemas, bersih dan tidak berhabuk PIC dikemaskini Kedudukan komputer tersusun dan teratur. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. Tatacara penggunaan disediakan dan mudah difahami. Bilik server dikawal selia dan mempunyai rekod keluar masuk pegawai (mempunyai PIC). Bersih dan kemas. Kedudukan peralatan tersusun dan teratur Memastikan wayar tidak berselirat. Memastikan tatacara penggunaan disediakan. Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam jagaan/kawalan (mempunyai PIC)

Markah 2 3 4 5

Catatan 1

Markah 2 3 4 5

Catatan 1

Markah 2 3 4 5

Catatan

13. 14.

15. Bilik Server

16.

17.

18. 19.

Makmal Komputer

20.

21.

22.

11

5.

Tempat Umum

Jumlah markah : Markah Penuh :

Markah

335
Markah

335
Markah 5 Catatan 1 2 3 4 5

335

Kategori

No 1.

Perkara Diaudit Mempunyai maklumat Person Incharge (PIC) yang mengandungi nama, gambar, nombor telefon Ruang tamu sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur. Piala anugerah, cenderahati dan bahan bacaan terkini tersusun kemas, bersih dan ditempatkan di galeri khas. Bahan-bahan yang dilekatkan sentiasa dikemaskini. Hiasan pada papan kenyataan menarik. Mudah dilihat dan kedudukannya strategik. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.

Catatan

Catatan

Ruang Tamu 2.

3.

4. Papan Kenyataan

5.

6.

7.

12

Markah Kategori No 8. Perkara Diaudit Pegawai bertugas sentiasa berada ditempat dan informatif. Kaunter kemas dan menarik. Borang-borang disusun di tempat yang dsediakan. Peralatan boleh digunakan dan dalam keadaan memuaskan. Kerusi dan meja dilabel dan disusun di tempat yang sepatutnya. Kerusi, meja dan lain-lain peralatan dalam keadaan bersih, kemas dan tidak berhabuk. Mempunyai maklumat Person Incharge (PIC) yang mengandungi nama, gambar, nombor telefon Bilik mesyuarat hendaklah bersih dan sentiasa kemas (keseluruhan) Susunan gambar mengikut protokol Terpakai di bilik mesyuarat utama sahaja 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

Kaunter Khidmat Pelanggan (MedICT)

9. 10.

11.

12.

13.

14. Bilik Mesyuarat 15.

16.

13

Markah Kategori No 17. 18. Perkara Diaudit Kabel diikat dengan kemas signage di mesyuarat penggunaan bersidang) pintu masuk mengikut (Sidang/Tidak 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

19.

Semua suis lampu/aircond/skrin/peralatan elektrik dilabel dan ditutup apabila tidak digunakan. Layout bilik mesyuarat perlu disedia dan dipamerkan Mempunyai maklumat Person Incharge (PIC) yang mengandungi nama, gambar, nombor telefon Ruang untuk info solat dan maklumat berkaitan yang terkini Terdapat penanda arah kiblat Pakaian solat, sejadah, bahan bacaan, kasut dan selipar disusun dengan kemas dan diletakkan ditempat yang disediakan

20.

21. Surau/ Bilik Solat 22.

23. 24.

14

Markah Kategori Pantry No 25. Perkara Diaudit Bilik dan peralatan adalah tersusun dalam keadaan baik, bersih, berfungsi dan dilabel sekiranya berada di dalam kabinet bertutup. Terdapat info kesihatan Mempunyai PIC yang lengkap dan terkini mengikut giliran yang ditetapkan Mempunyai PIC yang lengkap dan terkini mengikut giliran yang ditetapkan Bilik dan peralatan adalah dalam keadaan bersih, berfungsi dan dilabel Mempunyai tanda arah yang betul dan mencukupi Ruang legar dalam keadaan bersih dan selamat Tangga dalam keadaan bersih dan selamat Lantai berada dalam keadaan bersih, kemas dan baik Susun atur peralatan hendaklah kemas dan tersusun rapi 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

26. 27.

Tandas

28.

29.

Ruang Legar

30.

31.

Tangga

32.

Bilik Karaoke

33.

34.

15

Markah Kategori No 35. Perkara Diaudit Susunan peralatan memudahkan capaian. Tidak berdebu, bersih dan kemas Peraturan penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas dan kreatif Peralatan ditempatkan di tempat yang sesuai dan dilabelkan Mempunyai PIC yang dikemaskini. Peringatan-peringatan dipaparkan Lantai berada dalam keadaan bersih, kemas dan baik Susun atur peralatan hendaklah kemas dan tersusun rapi Susunan peralatan memudahkan capaian. Tidak berdebu, bersih dan kemas 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

36.

37.

38.

39.

40.

Bilik Rekreasi (Gymnasium)

41.

42.

43.

44.

16

Markah Kategori No 45. Perkara Diaudit Peraturan penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas dan kreatif Peralatan ditempatkan di tempat yang sesuai dan dilabelkan Mempunyai PIC yang dikemaskini. Peringatan-peringatan dipaparkan Lantai dalam keadaan bilik yang kemas, bersih dan teratur Kedudukan peralatan disusun, teratur dan dilabel. Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas Peralatan Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan. Peraturan penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas dan kreatif Mempunyai PIC yang dikemaskini. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

46.

47.

48.

Bilik Server

49.

50.

51.

52.

53.

54.

17

Markah Kategori No 55. Perkara Diaudit Bilik server dikawal selia dan mempunyai rekod keluar masuk pegawai Peringatan-peringatan dipaparkan Alat Pemadam api disediakan dan diletakkan di tempat yang mudah dilihat serta diselenggara mengikut jadual Lantai keadaan bilik yang kemas, bersih dan teratur Borang-borang disusun di tempat yang dsediakan dan dilabel. Loceng disediakan bagi kaunter yang tidak mempunyai pegawai bertugas Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan. Tidak berdebu, bersih dan kemas. Mempunyai PIC yang dikemaskini. Terdapat panduan etika kaunter pelanggan 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

56.

57.

Kaunter Khidmat Pelanggan

60.

61.

62.

63.

64.

65.

66.

18

Markah Kategori No 67. Perkara Diaudit Buku pelawat disediakan 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

6.

Bilik Media

Jumlah markah : Markah Penuh : 20 20 20

Markah Kategori Bilik Media No 1. Perkara Diaudit Mempunyai maklumat Person Incharge (PIC) yang mengandungi nama, gambar, nombor telefon Peralatan/bahan disusun mengikut kategori dan pengkelasan SOP perlu terkini dan mudah difahami Bilik media hendaklah sentiasa bersih dan kemas 1 2 3 4 5 Catatan

Markah 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

2.

3.

4.

19

7.

Pusat Sumber

Jumlah markah : Markah Penuh : 100 100 100

Markah Kategori No 1. Lantai 2. Perkara Diaudit Tidak berdebu, kemas dan bersih Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. Barang-barang seperti kotak, fail, beg tidak berada di atas lantai. Kasut/selipar dibenarkan hanya 2 pasang dan disusun dengan kemas. Pelan lantai disediakan dan terkini Kemas dan tersusun rapi serta boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan dan dilabelkan. Barang/bahan yang disimpan di dalam kabinet, laci atau almari dilabel/tanda. Cop getah masing-masing dilabelkan. 1 2 3 4 5 Catatan 1 2

Markah 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

3.

4.

5.

6. Susun-atur Peralatan 7.

8.

20

Markah Kategori No 9. Peralatan 10. Perkara Diaudit Berkeadaan baik, bersih dan tidak berselerak. Mempunyai PIC yang dikemaskini Mempunyai SOP yang lengkap dan mudah difahami Disusun dengan teratur dan kemas dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi. Buku-buku di dalam simpanan unit didaftarkan. Pergerakan buku direkodkan. Perhiasan disusun kemas, bersih dan berkeadaan baik. Disusun dengan teratur dan kemas. Nama petugas adalah terkini Kad peminjaman/pemulangan disusun secara teratur dan mudah dicapai. Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik/meja/partition. 1 2 3 4 5 Catatan 1 2

Markah 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

11.

12. Susunan Buku 13.

14. 15. Perhiasan 16. Kaunter 17. 18.

Ruang Kerja

19.

21

Markah Kategori Papan Kenyataan No 20. Perkara Diaudit Diletakkan di tempat yang strategik dan maklumat yang dipaparkan hendaklah yang terkini berkaitan agensi dan isuisu semasa 1 2 3 4 5 Catatan 1 2

Markah 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

8.

Dewan / Bilik Taklimat

Jumlah markah: Markah Penuh : 40 40 40

Markah Kategori No 1. Lantai 2. Perkara Diaudit Tidak berdebu, kemas dan bersih Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. Kemas dan tersusun rapi serta boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan dan dilabelkan. Barang/bahan yang disimpan di dalam kabinet, laci atau almari dilabel/tanda. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

3. Susunatur Peralatan 4.

22

Markah Kategori No 5. Peralatan 6. Perkara Diaudit Berkeadaan baik, bersih dan tidak berselerak. Mempunyai PIC yang dikemaskini Mempunyai SOP yang lengkap dan mudah difahami Perhiasan disusun kemas, bersih dan berkeadaan baik. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

7.

Perhiasan

8.

9.

Bilik Latihan

Jumlah markah : Markah Penuh : 45 45 45

Markah Kategori No 1. Lantai 2. Perkara Diaudit Tidak berdebu, kemas dan bersih Wayar tidak berselirat dan diikat dengan kemas. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

23

Markah Kategori No 3. Susunatur Peralatan 4. Perkara Diaudit Kemas dan tersusun rapi serta boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan dan dilabelkan Barang/bahan yang disimpan di dalam kabinet, laci atau almari dilabel/tanda. Berkeadaan baik, bersih dan tidak berselerak. Mempunyai PIC yang dikemaskini Mempunyai SOP yang lengkap dan mudah difahami Wayar/kabel komputer dalam keadaan berikat Perhiasan disusun kemas, bersih dan berkeadaan baik. 1 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan 1

Markah 2 3 4 5 Catatan

5. Peralatan 6.

7.

8.

Perhiasan

9.

24

Bil.

Teguran Audit

Bahagian / Zon

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

LAMPIRAN C

KAJISELIDIK KEMAJUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

Nama :___________________________________________________ Tarikh :___________________________________________________ Bahagian/Unit :___________________________________________________ Arahan :Sila tandakan : dalam ruang berkaitan. 5 = Sangat Cemerlang 4 = Cemerlang 1. PENILAIAN KESELURUHAN TERHADAP AMALAN 5S Sangat Cemerlang 1 Cemerlang 9 Baik 28 Kurang Baik 4 Lemah 0 3 = Baik 1 = Lemah

Skala bagi penilaian adalah

2 = Kurang Baik

2. PEMBENTUKAN SIKAP a. Amalan 5S membantu dalam pembentukan budaya kerja No 1. 2. 3. 4. Perkara Pemahaman anda terhadap Amalan 5S Kerjasama antara warga terhadap Amalan 5S Sumbangan idea kreatif terhadap Amalan 5S Tahap kesedaran warga terhadap 5S 5 4 3 0 1 4 20 9 10 5 Penilaian 3 26 28 2 34

2 0 7 9 8

1 0 0 10 1

3. SISIH a. Aktiviti pengasingan dan pelupusan di unit anda Sangat Cemerlang Baik Cemerlang 5 16 24 4. SUSUN a. Kemudahkesanan fail dan peralatan di unit anda Sangat Cemerlang Baik Cemerlang 4 16 26

Kurang Baik 5

Lemah 0

Kurang Baik 4

Lemah 0

5. SAPU a. Tahap kebersihan dan penyelenggaraan bilik dan peralatan guna sama Sangat Cemerlang Baik Kurang Baik Cemerlang 3 11 34 3 6.SERAGAM a.Peringatan visual yang digunakan dapat meningkatkan tahap amalan 5S Sangat Cemerlang Baik Kurang Baik Cemerlang 1 10 30 9 7.PENGUKURAN/IMPAK a. Kesan dari segi masa /RM /ruang /proses /tenaga / kos 1. 2. 3.

Lemah 0

Lemah 0