CONTROL DE INVENTARIOS La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas,

porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales (situacin financiera), y los gastos por inventarios, llamados costos de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultado (estado integral de resultado). Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes: Inventario (inicial). Compras. Devoluciones en compras. Gastos de compras. Ventas. Evoluciones en ventas. Mercancas en trnsito. Mercanca en consignacin. Inventario (final).

SISTEMAS DE INVENTARIOS En contabilidad el inventario tiene caractersticas particulares, tal es el caso de los sistemas que se aplican considerando el lapso peridico con que se realizan, estos sistemas pueden ser: 1) Sistema de inventario peridico. 2) Sistema de inventario continuo o permanente. Inventario Peridico: es generalmente utilizado por empresas pequeas y medianas. Por este sistema, slo puede conocerse el monto del inventario despus de haber procedido a realizar un conteo fsico de las existencias de una fecha determinada y luego valorarlas. Este proceso generalmente slo se hace una vez al ao al finalizar el perodo contable, y tal informacin se hace indispensable para la determinacin de la utilidad o prdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este sistema, por lo tanto, no permite conocer cunto se est ganando o perdiendo en forma bruta cada vez que la empresa realiza una venta. En caso de querer conocer resultados mensuales, debe utilizar cualquiera de los sistemas de estimacin. Inventario Continuo o Permanente; en contraposicin con el sistema de inventario peridico, el sistema de inventario continuo permite determinar en cualquier momento la cantidad fsica de cada tipo de artculo que la empresa posee de inventario, as como su costo.

Se trata de un inventario muy fcil de llevar, mediante el cual se le da entrada o se carga a inventario cada vez que se compra mercanca y se le da salida o se abona a esa misma cuenta por cada venta que la empresa haga. Este movimiento se lleva tanto en unidades como en bolvares, procediendo a determinar el saldo cada vez que se realiza una transaccin, mantenindolo actualizado continuamente. Sin embargo, las ventajas que se terminan de mencionar, no excluyen la necesidad de la toma de inventario fsico por lo menos dos veces al ao como medida de control interno. Ello permitir comparar el resultado obtenido en el inventario fsico con los saldos que arrojan los libros y, si se encuentran diferencias, proceder a aclararlas. Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre a l por razones diversa, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. CONTROL INTERNO Generalmente los inventarios representan el rubro de mayor volumen del activo circulante. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que, por su naturaleza, existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada, mientras que se descuidan los controles sobre los inventarios. Al respecto, se recomienda al alumno no caer en ese error y establecer solidos controles que permitan tener algn grado de seguridad de que los inventarios estn siendo manejados con idoneidad. Algunos de los elementos de control interno que deben ponerse en prctica, con la aclaracin de que, cuando tenga que hacerlo en la prctica, deben ser adaptados a las realidades que estn dndose en ese lugar y momento. 1. Las mercancas deben estar protegidas contra prdidas por robo, mantenindolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a donde solo podrn acceder las personas autorizadas. El almacn debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro fsico de la mercanca. 2. Cuando una mercanca ingrese al almacn, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido, comparado con lo expresado en la documentacin que la acompaa (factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercanca comprada a terceros o el informe de produccin si se trata de mercanca fabricada por la propia empresa). 3. En los casos de despachos, solo se entregar mercanca, mediante la presentacin de requisiciones u rdenes de despacho prenumeradas y debidamente autorizadas. 4. Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancas. 5. Los registros de inventario continuo deben ser peridicamente cuadrados con la cuenta control respectiva.

6. Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercanca enviada en consignacin, en poder de terceros para procesar, en almacenadoras pblicas, entre otros; as como para controlar aquellas recibidas en consignacin o en calidad de prstamo, mantenindolas segregadas de las que s son propiedad de la empresa. 7. Las personas que lleven el mayor auxiliar de almacn, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar la existencia de mercancas. 8. El mayor auxiliar de almacn debe ser peridicamente revisado con el objeto de encontrar mercancas obsoletas o de poco movimiento. 9. Peridicamente deben hacerse un conteo fsico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar del almacn con las cuentas de control respectivas. TOMA DE INVENTARIO FISICO Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir fsicamente, la cantidad de unidades de cada producto o mercanca propiedad de la empresa que directa o indirectamente sern destinados a la venta. La exactitud que se obtenga de ese conteo fsico es de tal importancia, como que de ello depende en gran medida la razonabilidad de la utilidad o prdida que se obtenga segn los libros, as como el monto que aparecer como activo en el balance general (situacin financiera) que ser elaborado para la fecha en que se tom el inventario.

Para hacer un mejor control el departamento de contabilidad cuenta con las llamadas tarjetas de inventario (kardex), donde se detallan los promedios del despacho de mercanca por casos separados, lo que permite al departamento contable mantener su control. MTODOS DE VALORACIN O VALUACIN DEL INVENTARIO Son los mtodos de control utilizados en la empresa para administrar eficientemente la gestin de almacenamiento de mercancas. Mtodo UEPS (LIFO); consiste en darle salida primero a los lotes que hayan llegado ltimos. Este LIFO proviene de la frase inglesa las-in-first-out, que significa que el ltimo que entra es lo primero que sale. Ejemplo; la siguiente informacin, relaciona operaciones de manejo de inventarios: 03/07/2008. Existen 10 artculos a Bs.80, 00 cada uno. 03/07/2008. Se compran 3 artculos a Bs.81, 00 cada uno. 16/07/2008. Se compran 4 artculos a Bs.82, 00 cada uno. 17/07/2008. Se venden 5 artculos. 20/07/2008. Se venden 8 artculos.

FECHA
dd/mm/aa 07/07/2008 03/07/2008 16/07/2008
UNIDADES

ENTRADA
COSTO UNITARIO COSTO TOTAL UNIDADES

SALIDA
COSTO UNITARIO

EXISTENCIA
COSTO TOTAL UNIDADES
COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

3 4

81, 00 82, 00

243, 00 328, 00

17/07/2008 20/07/2008

4 1 2 6

82, 00 81, 00 81, 00 80,00

328, 00 81, 00 162, 00 480, 00

10 10 3 10 3 4 10 2 4

80, 00 80, 00 81, 00 80, 00 81, 00 82, 00 80, 00 81, 00 80, 00

800, 00 800, 00 243, 00 800, 00 243, 00 328, 00 800, 00 162, 00 320, 00

Mtodo PEPS (FIFO); consiste en dar salida primero a las mercaderas que primero hayan legado al almacn. El vocablo FIFO proviene de la frase inglesa first-in-first-out, que significa que lo primero que entra es lo que sale. Ejemplo; la siguiente informacin, relaciona operaciones de manejo de inventarios: 01/07/2008. Existen 10 artculos a Bs.80, 00 cada uno. 03/07/2008. Se compran 7 artculos a Bs.81, 00 cada uno. 12/07/2008. Venta de 4 artculos. 19/07/2008. Se compran 12 artculos a Bs.82, 00 cada uno. 17/07/2008. Venta de 8 artculos. 31/07/2008. La toma del inventario arroja una existencia de 17 artculos. FECHA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA
dd/mm/aa 01/07/2008 03/07/2008 12/07/2008 19/07/2008 12 82, 00 984, 00
UNIDADES
COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

UNIDADES

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

UNIDADES

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

81, 00

567, 00 4 80, 00 320, 00

26/07/2008

6 2

80, 00 81,00

480, 00 162, 00

10 10 7 6 7 6 7 12 5 12

80, 00 80, 00 81, 00 80, 00 81, 00 80, 00 81, 00 82, 00 81, 00 82, 00

800, 00 800, 00 567, 00 480, 00 567, 00 480, 00 567, 00 984, 00 405, 00 984, 00

Promedio Ponderado; un sistema para controlar las existencias de las mercancas, es con su precio promedio, mtodo este necesario en las empresas de tipo industrial, ya que generalmente tiene que valorar lo que se manda al departamento de produccin. El costo promedio unitario se obtiene dividiendo el valor en existencia por la cantidad en stock. Los envos de materiales a los diversos departamentos de produccin son evaluados de acuerdo con el ltimo precio promedio calculado. existen varias formas de calcular el promedio, una de ellas es la de los promedios ponderados: En el cual los costos de los artculos adquiridos fluyen hacia un deposito comn, donde el costo de una unidad, no puede distinguirse del de otra. Por ejemplo, el trigo, azcar, aceite, entre otros. Los artculos retirados del almacn, para su venta o su uso tienen un costo unitario, que es el promedio de todas las adquisiciones, ponderando con las adquiridas a cada precio individual. El procedimiento consiste, en aadir el costo de cada nueva compra al costo total del inventario existente, para calcular el precio unitario ponderado, de divide este costo total entre el nmero de unidades en existencia, y se coloca como precio de todas las salidas las

cifras resultantes, antes de la compra siguiente. Cada vez que se realice una compra se promedia el costo unitario de dicho artculo. Ejemplo; la siguiente informacin, relaciona operaciones de manejo de inventarios: 01/07/2008. Existen 10 artculos a Bs.80, 00 cada uno. 03/07/2008. Se compran 7 artculos a Bs.81, 00 cada uno. 12/07/2008. Venta de 4 artculos. 19/07/2008. Se compran 12 artculos a Bs.82, 00 cada uno. 17/07/2008. Venta de 8 artculos. 31/07/2008. La toma del inventario arroja una existencia de 17 artculos. FECHA
dd/mm/aa 01/07/2008 03/07/2008 12/07/2008 19/07/2008 17/07/2008
UNIDADES

ENTRADA
COSTO UNITARIO

SALIDA
COSTO TOTAL UNIDADES
COSTO UNITARIO

EXISTENCIA
COSTO TOTAL UNIDADES
COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

7 12

81, 00 82, 00

567, 00 4 984, 00 8 81,17 649, 36 80, 41 321, 64

10 17 13 25 17

80, 00 80, 41 80, 41 81, 17 81, 17

800, 00 1.367, 00 1.045, 33 2.029, 33 1.379, 89

03/07/2008= 800, 00 + 567, 00 = 80, 41 17

19/07/2008= 1.045, 33 + 984, 00 = 81, 17 25 PRACTICA N 1 INVENTARIOS 1. Las siguientes transacciones fueron las operaciones realizadas con las mercancas de la empresa unipersonal LEWIS: a) Inicia sus actividades comerciales aportando Bs.800, 00 en efectivo, y 100 radios porttiles, al precio de costo de Bs.6, 00 cada uno. b) Compra 100 radios porttiles a VENELECTRIC, al precio de Bs.5, 00; y paga Bs.200, 00 al contado y el resto a 30 das. c) Devuelve 10 radios de la compra anterior y se los carga en cuenta a VENELECTRIC. d) Vende al contado 20 radios, al precio de Bs.10, 00 cada uno. Precio de costo Bs.6, 00. e) Acepta devolucin de un radio, de la venta precedente. f) Vende a crdito 30 radios a Luis Flores, al precio de Bs.11, 00 (precio de costo Bs.6, 00). g) Luis Flores le devuelve 2 radios de la venta anterior. SE PIDE: 1) Registrar las operaciones anteriores en el libro diario y efectuar los pases correspondientes al libro mayor. 2) Efectuar los asientos de cierre, suponiendo finalizado el ejercicio econmico el 30 de junio.

2. La corporacin FINESS EQUIPMENT, usa el sistema de inventario perpetuo. Al primero de enero, la cuenta Inventarios tena un saldo de Bs.362, 00. Durante los primeros das de enero tuvieron lugar las siguientes transacciones: a) Enero 02, compra mercanca a crdito a la compaa Beli por Bs. 74, 00. b) Enero 03, vende mercanca de contado por Bs.45, 00. El costo de esta mercanca era de Bs.27, 00. SE PIDE: 1) Prepare los asientos en el libro diario para registrar las transacciones anteriores. 2) Cul era el saldo de la cuenta inventarios al cierre del negocio en enero 03. 3. La tarjeta de inventario perpetuo para el artculo CA-801 revelo los siguientes movimientos para el mes de enero de este ao: a) Enero 01 saldo de 12 unidades, con un costo de Bs.0, 60 cada una. b) Enero 04 se compraron 20 unidades, con un costo de Bs.0, 70 cada una. c) Enero 09 se vendieron 10 unidades. d) Enero 15 se vendieron 15 unidades. e) Enero 19 se compraron 20 unidades, con un costo de Bs.0, 80 cada una. f) Enero 24 se vendieron 5 unidades. g) Enero 29 se vendieron 16 unidades. SE PIDE: 1) Suponiendo que la empresa lleva sus registros sobre la base de PEPS, registrar el saldo inicial y las transacciones en una tarjeta de inventario perpetuo, como se ilustra en la hoja anexa. 2) Suponiendo que la empresa lleva sus registros contables con el mtodo Promedio Ponderado, registre el inventario inicial y las transacciones en una segunda tarjeta de almacn. 3) Suponiendo que las 16 unidades del 29 de enero, fueron vendidas a crdito a PILY WHITE, a Bs.1, 25 cada una, efecte un asiento de diario general para registrar la venta y el costo de los artculos vendidos utilizando el mtodo Promedio Ponderado. 4. Los datos que se presentan, son un resumen de las operaciones relacionadas con el control de los materiales para el mes de septiembre de 2006. 1) Se compraron artculos para la venta por Bs.800, 00; segn factura B015598; cancelando al contado el 80% emitindose cheque #123456, la diferencia bajo las siguientes condiciones 5/10; n/30 das. 2) Los fletes pagados sobre los artculos comprados, ascendieron a Bs.20, 00; cancelados en efectivo. 3) Se vendieron artculos a crdito por Bs.500, 00. Al Sr. Juan Prez segn factura F01000567; bajo las siguientes condiciones 3/10; n/24 das.

4) El Sr. Juan Prez devolvi artculos por Bs.70, 00. 5) De los artculos comprados se devolvieron artculos por Bs.60, 00. 6) Un faltante de artculos comprados, indic una prdida de Bs.14.500, 00. Se pide: Realizar los registros contables mediante los sistemas de inventario continuo y peridico. 5. Entidad La Concordia, S.A. presenta la informacin para el mes de julio de 2009, y se necesita preparar tarjetas de control de inventario (kardex); para el siguiente articulo BC-001, siguiendo los mtodos PEPS y Promedio Ponderado. Al 01/07/2009; Saldo inicial, 35 artculos a Bs.2, 00 cada uno. El 02/07/2009; Se vendieron al Sr. Juan Prez 15 artculos. El 03/07/2009; Se compraron 40 artculos a Bs.2, 30 cada uno. El 04/07/2009; se vendieron 30 artculos a la Sra. Juana Prez. El 05/07/2009; se compraron 35 artculos a Bs.2, 50 cada uno. El 06/07/2009; de devolvieron 10 artculos al proveedor de la compra efectuada el da (05/07/2009). El 07/07/2009; se vendieron al Sr. Juanito Prez 25 artculos. El 08/07/2009; la Sra. Juan Prez devolvi 6 artculos. El 09/07/2009; la entidad La Concordia, S.A. destino 5 artculos para usos propios. El 10/07/2009; se compraron 38 artculos a Bs.2, 40 cada uno. El 11/07/2009; se devolvieron 5 artculos de la compra efectuada el da (10/07/2009). El 12/07/2009; el Sr. Juanito Prez devolvi 5 artculos. El 13/07/2009; se compraron 20 artculos a Bs.2, 60 cada uno. El 14/07/2009; se vendieron 60 Artculos la Sr. Juan Prez.

6. La Entidad Lara vende carros de lujo. En enero 1 del 2008. En enero 1 de 2008, se tenan en existencia 42 unidades a un costo de Bs.23.000, 00 cada unidad. Durante el ao, las compras y ventas fueron las siguientes: UNIDADES COMPRADAS
FECHA UNIDADES COSTO POR UNIDAD

UNIDADES VENDIDAS
FECHA UNIDADES

15/02 30/04 19/09 25/10

60 20 10 10

Bs.23.900, 00 Bs.25.000, 00 Bs.27.000, 00 Bs.28.000, 00

15/03 09/06 06/11

80 30 10

Se pide: determinar el valor del inventario final de las unidades (carros de lujo), aplicando para ello los mtodos de valuacin de inventarios: PEPS Y Promedio Ponderado. Comentar las ventajas y desventajas de utilizar cualquiera de los mtodos.