NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC 3793
1996-05-15

SALUD OCUPACIONAL. CLASIFICACIN, REGISTRO Y ESTADSTICAS DE AUSENTISMO LABORAL

E:

OCUPATIONAL HEALTH. CLASSIFICATION, RECORDING AND STATISTICS FOR LABOR ABSENTEISM.

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

ausencia laboral; estadstica, salud ocupacional, sondeo estadstico, seguridad industrial.

I.C.S.: 13.100; 03.100.30

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435

Prohibida su reproduccin

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La NTC 3793 fue ratificada por el Consejo Directivo de 1996-05-15 Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs de su participacin en el Comit Tcnico 000012 Salud ocupacional. Generalidades. Medicina de trabajo de la Secretara Tcnica de Normalizacin del Consejo Colombiano de Seguridad.

BP EXPLORATION CIBA GEIGY COLMOTORES CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE SALUD PREVESEG SECRETARA DISTRITAL DE SALUD SERVICIOS MDICOS COLPATRIA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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SALUD OCUPACIONAL. CLASIFICACIN, REGISTRO Y ESTADSTICAS DE AUSENTISMO LABORAL

1.

OBJETO

Esta norma tiene por objeto conceptualizar y establecer lineamientos para la clasificacin, el registro y el seguimiento estadstico del ausentismo en las empresas del pas. Todos los empleadores en Colombia deben seguir los parmetros establecidos en la presente norma, en concordancia con las exigencias legales. 2. 2.1 2.1.1 DEFINICIONES Y CLASIFICACIN DEFINICIONES Ausentismo laboral

Es la suma de los perodos en los que los empleados de una organizacin no estn en el trabajo segn lo programado, con o sin justificacin. 2.1.2 Accidente comn

Evento de salud repentino no relacionado con el trabajo, incluye sucesos en el hogar, va pblica, recreativos, entre otros. 2.1.3 Accidente de trabajo

Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador lesin orgnica, perturbacin funcional, invalidez o muerte. 2.1.4 Enfermedad profesional

Todo estado patolgico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempea el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar. 2.1.5 Enfermedad general

Todo estado patolgico que no est considerado como enfermedad profesional. 1

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2.2 2.2.1 CLASIFICACIN

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Causas no relacionadas con la salud

2.2.1.1 Legales pactadas en el Cdigo Sustantivo del Trabajo. 2.2.1.2 Extralegales pactadas en convenciones y acuerdos extralegales. 2.2.1.3 Otras formas de ausentismo autorizadas o no y de cualquier duracin. Detenciones, problemas interpersonales, problemas familiares, etc. 2.2.2 Causas relacionadas con la salud

2.2.2.1 Accidente Comn. 2.2.2.2 Accidente de Trabajo. 2.2.2.3 Enfermedad General. 2.2.2.4 Enfermedad Profesional. 2.2.2.5 Control Preventivo.
Nota. La CIE (Clasificacin Internacional de Enfermedades) es un buen criterio para la clasificacin por causas relacionadas con la salud. El uso de decimales permite recolectar informacin ms especfica y detallada.

3. 3.1 3.1.1

REQUISITOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Ubicacin, archivo y actualizacin de registros

La informacin se debe recolectar en la(s) sede(s) provisional(es) o permanente(s) donde se encuentren laborando los trabajadores; los archivos organizados se deben ubicar en sitios destinados para tal fin y peridicamente se deben actualizar. 3.1.2 Metodologa general para registro de casos

3.1.2.1 Establecer la responsabilidad del registro En cada una de las sedes de la empresa y en reas estratgicas se designa un encargado del seguimiento, recopilacin y registro de la informacin conforme a lo indicado en el numeral 5.3, informacin que debe remitirse mensualmente al responsable del Programa de Salud Ocupacional de la empresa. 3.1.3 Registro de casos

El registro de la informacin debe consignarse en un formato que incluya: 3.1.3.1 Identificacin del trabajador. Apellidos y nombres, cdula o carnet, edad, sexo, estado civil, rea, divisin o seccin y cargo.

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3.1.3.2 Causas de Ausentismo. Teniendo en cuenta las relacionadas o no relacionadas con la salud y de acuerdo con la clasificacin mencionada en el numeral 3.2. Se sugiere usar un sistema de codificacin donde la primera casilla correspondera a causas de ausentismo, la segunda a las categoras de las mismas y las otras al CIE.

EJEMPLO. Ausencia por Estado gripal:

En la primera columna se coloca el nmero 1 correspondiente a la causa (para este caso relacionada con la salud), en la segunda columna el nmero 1 correspondiente la categora (enfermedad comn) y en las siguientes el nmero de la CIE, por consiguiente la codificacin de la ausencia queda as:

3.1.3.3 Cuantificacin de la ausencia. Fecha de inicio y finalizacin de la ausencia al trabajo. Perodo de ausencia, que puede darse en horas o das. 3.1.3.4 Otros. Motivo de la ausencia, remunerada o no, costos de la misma y observaciones que permitan identificar, analizar y ofrecer alternativas de control al ausentismo laboral. 3.2 3.2.1 INDICADORES De ausentismo laboral global (ALG)

Tambin llamado de Ausentismo General, indica la severidad del evento y es una relacin que contempla el tiempo perdido por ausencias con respecto al tiempo programado, en un perodo determinado.

ALG =

Tiempo de trabajo perdido en el perodo X 100 Tiempo de trabajo programado en el mismo perodo

Donde: Tiempo de trabajo perdido y programado se puede dar en das o en horas y se obtiene de cuantificar el tiempo real de falta al trabajo de acuerdo con la jornada laboral (Ejemplo: empresa donde se labora de lunes a viernes de las 07:00 horas a las 15:00 horas, la ausencia por incapacidad mdica de 3 d, jueves, viernes y sbado, corresponde a 14 h de ausentismo). El perodo se puede tomar en meses o aos, se recomiendan cortes mensuales y tendencias anuales.

Se interpreta*: 3

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El "X %" de las unidades de perodo programadas (horas) se perdieron por ausentismo laboral o, de cada 100 unidades de perodo programadas (horas) se perdieron "X" por ausentismo laboral.

Esta interpretacin permite comparar con la constante de horas hombre trabajadas que defina el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, a travs de una regla de tres simple.

3.2.1.1 Distribucin porcentual del ALG por causas y categoras Se aplica la misma frmula anterior, pero la unidad de tiempo se discrimina por causas y categoras, as:

3.2.2

Ausentismo Laboral por causas relacionadas con la salud Ausentismo Laboral por accidente comn Ausentismo Laboral por accidente de trabajo Ausentismo Laboral por enfermedad general Ausentismo Laboral por enfermedad profesional Ausentismo Laboral por control preventivo Ausentismo Laboral por causas no relacionadas con la salud Ausentismo Laboral por motivos legales Ausentismo Laboral por motivos extralegales Ausentismo Laboral por otros motivos

70 % 20 % 5% 40 % 0% 5% 30 % 20 % 5% 5%

General de ausentistas (IGA)

Hace referencia a la proporcin de ausentistas con respecto al total de trabajadores, en el perodo estudiado.

IGA =

Nmero de ausentistas en un perodo X 100 Total de trabajadores en el mismo perodo

Se interpreta:

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El "X %" de los trabajadores, en un perodo determinado, son ausentistas laborales o, de cada 100 trabajadores se ausentan "X" en un perodo definido.

3.2.2.1 Distribucin porcentual de ausentistas por causas y categoras Se aplica la misma frmula anterior, pero se discrimina por causas y categoras, as:

Ausentistas por causas relacionadas con la salud Ausentistas por accidente comn Ausentistas por accidente de trabajo Ausentistas por enfermedad general Ausentistas por enfermedad profesional Ausentistas por control preventivo Ausentistas por causas no relacionadas con la salud Ausentistas por motivos legales Ausentistas por motivos extralegales Ausentistas por otros motivos

40 % 5% 5% 25 % 0% 5% 60 % 45 % 0% 15 %

3.2.3

Otros

3.2.3.1 Promedio de ausencias por ausentistas

X=

Nmero de ausencias en el perodo Nmero de ausentistas en el mismo perodo

Se interpreta: El promedio de ausencias por cada ausentista es "X".

3.2.3.2 Promedio de ausencias por trabajadores

X=

Nmero de ausencias en el perodo Nmero de ausentistas en el mismo perodo

5

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Se interpreta:

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El promedio de ausencias por cada trabajador es "X".

3.2.3.3 Promedio de tiempo por ausencias

X=

Tiempo de trabajo perdido en el perodo Nmero de ausentistas en el mismo perodo

Se interpreta:

El promedio de tiempo perdido por cada ausencia es "X".

Nota. Es conveniente acompaar el promedio de sus desviaciones estndar y, adicionalmente, hallar la mediana, si sta es similar al promedio, se trabaja con el primero, si son muy diferentes, se deja la segunda.

3.3

COSTOS DEL AUSENTISMO

Uno de los mtodos para el clculo de stos costos, establece cuatro grupos principales:

Costos por prdida de productividad Costos por trabajo extraordinario Costos por personal reemplazante Costos por entrenamiento adicional.

Este mtodo se compone de once pasos que permiten calcular el costo total estimado del ausentismo laboral:

1) 2) 3) 4)

Total horas del trabajador perdidas por ausentismo durante el perodo. Promedio ponderado de sueldo o salario por hora por trabajador ausente. Costos de las prestaciones por hora por trabajador ausente. Remuneracin total por hora trabajador ausente. Tiene dos opciones:

a)

Si los trabajadores reciben pago durante su ausencia incluye sueldo o salario ms prestaciones. Si los trabajadores ausentes no reciben pago: incluye solamente prestaciones. 6

b)

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5)

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Total remuneracin perdida por trabajadores ausentes (total de horas por trabajador perdidas segn que sea 4a o 4b). Total de horas de supervisin perdidas por ausentismo laboral. Promedio de sueldo por hora de supervisores incluyendo prestaciones. Total de sueldos de supervisin perdidos por el manejo de problemas de ausentismo. Producto de tem 6 por tem 7. Todos los dems costos relacionados con el ausentismo y no incluidos en los tems anteriores. Costo estimado total de ausentismo. Sumatoria de los tems 5,8 y 9. Costo total estimado de ausentismo por trabajador. Se divide el tem 10 entre el nmero total de trabajadores.

6) 7) 8)

9)

10) 11)

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Anexo A (Informativo)

Bibliografia

AGUILAR, J. Medicina del Trabajo. 2a Ed. Consejo Colombiano de Seguridad - Andi. Medelln. 1989. Pp 161-173 . BEAGLEHOLE, R; BONITA, R; KJELLSTROM, T. Epidemiologa bsica. Organizacin Panamericana de la Salud. Washington, D.C. 1994. Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social . INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Seccional Antioquia. Ausentismo Laboral. Divisin de Salud Ocupacional. Medelln. 1993. RIVERO, D. Epidemiologa. Mdulo I. Especializacin en Seguridad y Prevencin de Riesgos Profesionales. Consejo Colombiano de Seguridad - INTESEG. Santa F de Bogot. 1996. Documento elaborado por la Secretara Tcnica de Normalizacin del Consejo Colombiano de Seguridad.