CONCEPTO DE IMPRESO Y DOCUMENTO

Un impreso es un formulario, con las partes elementales ya efectuadas y con otras en blanco para ser cumplimentadas con los datos especficos de cada operacin administrativa o comercial. El impreso es uno de los mtodos ms comunes, tiles y rpidos de comunicacin para la transmisin de datos predeterminados, tanto dentro como fuera de la empresa. Por ejemplo, el impreso del impuesto sobre la renta de las personas fsicas, las facturas, las nminas, la solicitud de puestos de trabajo, registros telefnicos, etc. Un documento es un impreso cumplimentado, firmado y sellado, el cual alcanza fuerza de prueba de los hechos que en ellos se resean. Para que un documento adquiera carcter documental se deben dar las siguientes circunstancias: Que est debidamente cumplimentado, reflejando un hecho o una expresin de la voluntad (una venta, un alquiler, un contrato laboral, etc.) Que se identifique a las personas, empresas y entidades afectadas o relacionadas mediante el impreso. Que est fechado, sellado y firmado por las partes afectadas, al menos por el interesado.

Por ejemplo, una vez entregado el impreso del impuesto sobre la renta de las personas fsicas cumplimentado, firmado y nos lo devuelven sellado, se convierte en un documento acreditativo de nuestra intencin.

CARACTERSTICAS DE LOS IMPRESOS Independientemente del uso que se le da a un tipo u otro de impreso, todos tienen unas caractersticas en comn. Seguidamente vamos a sealar dichas caractersticas: El papel: tipo, material y tamao. Dependen y se adecan al destino, mtodo y lugar de elaboracin, finalidad a la que se dirige, imagen que se quiere dar y durabilidad. Algunos impresos tendrn un papel de mayor calidad, peso y clase en funcin de su vida. Para una corta duracin ser de calidad inferior y para una larga, superior. El espacio ser suficiente para contener todos los datos, sin sobrar ni faltar sitio. Los colores. Se dar preferencia al blanco y colores clidos. Cuando de un impreso se hacen varias copias, es conveniente que dichas copias sean de distintos colores, para as diferenciar qu copia es para cada destinatario. Por ejemplo, un albarn suele tener varias copias, ya que una copia es para el transportista, otra para el almacn, otra para el cliente, etc. El recorrido o ruta hasta su archivo y/o destinatario del impreso.

Posible impresin mltiple, examinar la posibilidad de que al cumplimentar un impreso se pueda obtener al mismo tiempo, algn otro, como ocurre con las transferencias bancarias. Tipos de impresin y tipografa, lo que condiciona el tamao de la letra, su lectura, etc. Homogneos. Es decir, todos los impresos para un mismo uso han de ser iguales con respecto al tamao y contenido. Se utilizan sistemas de recuadros, enmarcados, tabuladores verticales y horizontales, trazo de lneas en todas direcciones, tipos de letra, etc. Diseo. Debe permitir una sencilla y rpida cumplimentacin, as como facilitar la recogida de informacin, por lo que sern claros, concisos y simplificados. Presentacin y esttica. Es una caracterstica muy importante, puesto que un impreso es un medio de presentacin y de relaciones pblicas de la organizacin, generalmente con el logotipo. La finalidad de su utilizacin para transmitir actos o sucesos que tengan o no repercusin oficial o de los que se derive alguna actuacin administrativa, se solicite la iniciacin de un procedimiento, la prestacin de un servicio, la emisin de un documento, etc. El destinatario y la informacin a comunicar darn paso al contenido y cuerpos del impreso.

CONTENIDO DE LOS IMPRESOS Los impresos se emplean para recopilar gran cantidad de informacin en poco espacio. Deben estar lo mejor estructurados posible para facilitar el empleo y codificacin de los datos por parte de las personas que han creado el impreso. Del mismo modo facilitar la cumplimentacin de dicho documento. Hay que tener en cuenta las siguientes caractersticas: Debe contener un mnimo de palabras para que ayude a ahorrar tiempo y esfuerzo. Tener un formato estndar que evite la omisin de detalles y facilite la exactitud de los datos. Seguir un orden lgico, ordenando la informacin de forma predeterminada.

El objetivo es que la informacin sea exacta, fcil de localizar, extraer, comparar y analizar. El contenido de cada impreso depender de su finalidad, pero tienen en comn tres partes: el encabezamiento, el cuerpo y el pie. Vamos a comentar cada una de las partes de un impreso.

Encabezamiento En el encabezamiento de cualquier impreso debe de aparecer una serie de datos como son: Definicin del impreso. Deber de especificar qu tipo de impreso es. Por ejemplo, factura, albarn, impuesto sobre la renta de las personas fsicas, etc. Nmero de referencia. Para poder localizar con facilidad un impreso y para que sirvan de referencia en el registro de los libros de la organizacin, stos se encuentran numerados. Identidad del emisor y del receptor. El emisor es la empresa que crea el impreso, y por receptor quien lo recibe. Por tanto, deber figurar en el impreso el nombre, direccin, etc., tanto del emisor como del receptor. Instrucciones. Sirven para saber cmo rellenar el impreso y suelen figurar en el encabezamiento, aunque pueden aparecer en el reverso del papel.

Cuerpo Es la parte central del documento. Va a depender de su uso en funcin de la informacin solicitada. Aunque s tendrn en comn que han de ser claros en la solicitud de los datos a rellenar, sencillez de comprensin, facilidad de cumplimentacin y seguir un orden lgico de los datos y fciles a la hora de hacer operaciones matemticas.

Pie El pie del impreso es la parte inferior del mismo, donde aparecen los siguientes datos: Fecha de la cumplimentacin encabezamiento) del impreso (puede aparecer en el

Firma y sello del emisor y, si es necesario, del receptor, en algunas ocasiones tambin podemos encontrar esta informacin en el encabezamiento. Espacio en blanco para las observaciones oportunas.

CLASES DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS Al estudiar las clases de impresos que existen nos vamos a apoyar en su destino y en su movimiento. Impresos segn su destino Al hacer referencia a los impresos segn su destino nos vamos a fijar si cumplen su funcin fuera o dentro de la empresa. Impresos de uso externo. Estos impresos son los utilizados por la organizacin para relacionarse con su entorno, es decir, clientes, proveedores, Administracin Pblica, etc ...

Por lo tanto, han de tener un diseo original y una presentacin muy cuidada, pues sirven de medio de publicitario y de relaciones pblicas. Existen dos tipos de impresos de uso externo: los impresos de carcter oficial y los de carcter privado. o Impresos de carcter oficial. Los relativos a la Administracin Pblica, por ejemplo, Impuesto sobre el valor aadido, liquidacin de cuotas del IRPF, etc. Impresos de carcter privado. Los relativos a las relaciones de la empresa con proveedores, clientes, bancos, etc., por ejemplo, facturas, albaranes, etc.

Impresos de uso interno. Son los usados por la organizacin para relacionarse consigo misma. Por ello, no se ha de cuidar tanto su presentacin. Por ejemplo, circulares, avisos telefnicos, notas breves, etc.

Impresos segn su movimiento Los impresos segn su movimiento hacen referencia a s estn siempre en un lugar y se consultan en dicho sitio, o si se pasan de persona a persona para su consulta. Por tanto, segn lo indicado se pueden clasificar en impresos fijos impresos mviles. Impresos fijos: Los impresos fijos se encuentran situados en un lugar donde todo aquel que necesite consultarlos acude a ellos, por ejemplo, los archivos y ficheros. o

Dnde situar estos ficheros? Se situarn en aquel departamento donde se vayan a consultar ms a menudo, por ejemplo, las fichas de los clientes se encontrar en el departamento de ventas.

Impresos mviles: Los impresos mviles, tal y como indica su nombre, se mueven de un departamento a otro. Por lo que pueden ser: un slo ejemplar que va haciendo un recorrido, por ejemplo, un informe que se transmite del director general al de ventas, del director de ventas al de contabilidad, del director de contabilidad al financiero y del director financiero al director tcnico. O puede ser un ejemplar mltiple, es decir, que se transmite de forma simultnea a todos los departamentos.

REVISIN FINAL DEL DOCUMENTOS Antes de contemplar un documento, considera las instrucciones siguientes: Revisa las respuestas antes de rellenarlo definitivamente. Revisa las instrucciones para cumplimentarlo a fin de tener en cuenta anotaciones especiales, tales como utilice maysculas slo con bolgrafo negro, etc. Asegrate que haces apuntes claros, y en aquellos que incluyen autocopiado, tienes que tener seguridad de que la impresin es legible, dems de incluir todas las correcciones que se hubieran hecho en el original. Cualquier comunicacin escrita elaborada en la oficina ha de ser revisada: Presencia. Tanto su aspecto como la distribucin del escrito. Correccin de la informacin. Claridad. El texto es una unidad con sentido, orden y lugar en que se han dispuesto los datos. Cumple los objetivos finales: procedencia, destino. Los fines a los que sirve, las personas a las que se dirige, las nociones a conservar. Cmo ha de hacerse, cundo, por qu y para qu debe crearse el impreso. Nmero de ejemplares necesarios. El estudio del recorrido o ruta que realizar el documento. Si es conciso, utilizando el vocabulario y terminologa apropiados.

NORMALIZACIN DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS

La normalizacin es conseguir que las cosas se ajusten a una norma, por ejemplo, si los taladros no estuvieran normalizados por milmetros e igual que los tacos, tendramos la casa llena de agujeros hasta saber que taco le corresponde a dicho taladro. Consecuentemente, los fabricantes de taladros y de tacos se han puesto de acuerdo en tomar las medidas en milmetros. El ejemplo comentado es sencillo y por ello nos ayuda a acercarnos al concepto de normalizacin, que es la accin encaminada a ajustar ciertos productos a una norma, reduciendo de ese modo la diversidad para as presentar caractersticas homogneas que ayudan a su utilizacin, su comercializacin y su fabricacin. Otro ejemplo son los recambios y accesorios. Al trasladar dicho concepto a los impresos y documentos, la normalizacin supone ajustar los tamaos de los impresos y documentos para simplificar los trabajos de clasificacin, ordenacin y bsqueda de informacin. Una de las normas de estandarizacin ms famosa es el denominado ISO, cuyas siglas significan: International Standards Organization. La mayora de los pases industrializados se acogen a ISO, y de ese modo tener una normalizacin ms all de un mismo pas, es decir, normas internacionales. En Espaa se encuentra AENOR, Asociacin Espaola para la Normalizacin, la cual lleva a cabo el estudio y la elaboracin de las normas en nuestro territorio, pero teniendo muy en cuenta las recomendaciones de los organismos internacionales. En Espaa las normas de estandarizacin se denominan UNE, Una Norma Espaola. Al normalizar los impresos y los documentos, esto da lugar a una serie de ventajas: Evita el deterioro de los impresos y documentos. Economiza espacio y tiempo en la consulta de documentos al utilizar documentos normalizados en la confeccin de ficheros y archivos, etc. Simplifica las tareas de archivar, clasificar y catalogar. Facilita la lectura de un impreso, puesto que ya se sabe donde encontrar la informacin requerida al tener todos una distribucin similar. Simplifica la informatizacin y la mecanizacin de los documentos, puesto que las mquinas utilizan unos tamaos estndar de papel.

Normas Une Establecen las siguientes series de normalizacin: Serie A. Regula el tamao de los papeles. Serie B. Regula el formato de los sobres de gran capacidad. Serie C. Regula el formato de los sobres de poca capacidad.

Normalizacin serie A La normalizacin serie A regula el tamao de los papeles. De la siguiente forma: Se comienza con un papel de 1 metro cuadrado (841 x 1189 mm), el cual se plega una serie de veces hasta conseguir 8 tamaos distintos de papel que van desde el A-0, de 1 metro cuadrado, hasta el A-8, el trozo de menor tamao

Los impresos y documentos ms comunes siguen los siguientes formatos:

Facturas, cartas, circulares, grficos Circulares, notas interiores o memorndums, albaranes, pedidos, recibos Fichas, tarjetas postales

A4 (210 x 297 mm)

A5 (148 x 210 mm)

A6 (105 x 148 mm)

Tarjetas de visita, fichas, invitaciones

A7 (74 x 105 mm)

Tarjetas de visita

A8 (52 x 74 mm)

Normalizacin serie B La normalizacin serie B regula el formato de los sobres de gran capacidad, pero a partir de los formatos de los papeles otorgados en la normalizacin serie A. Habr un tamao de sobre para un tamao de papel, es decir, se envan los documentos sin doblar. Por ejemplo, si enviamos un elevado volumen de documentos de la serie A-5 utilizaremos sobres de la serie B-5. Las dimensiones van desde 1000 x 1414 mm, para el formato B-0, hasta 62 x 88 mm, para el formato B-8. Normalizacin serie C La normalizacin serie C regula el formato de los sobres de poca capacidad, es decir, para el envo de un volumen pequeo de documentos. Del mismo modo que en la serie B, la serie C se basa en los formatos de los papeles otorgados en la serie A. Las dimensiones van desde 917 x 1296 mm, para el formato C-0, hasta 57 x 81 mm, para el formato C-8. Por ejemplo, si enviamos una pequea cantidad de documentos de la serie A-5 se realizar en sobres C-5.

Los sobres para el envo de la correspondencia deben ajustarse a las normas publicadas por la Direccin General de Correos y Telecomunicaciones. En todos los sobres y tarjetas postales la longitud no puede ser inferior a la anchura multiplicada por 1,4. Para la correspondencia se envan sobres de calidad, a veces, con el nombre y direccin de la compaa ya impresos. Los sobres con ventanilla o ventana son los que tienen un rectngulo cubierto de papel transparente a travs del cual se puede leer la direccin, evitando escribir dos veces las seas. Los sobres acolchados son muy tiles para el envo de libros, revistas o artculos que requieran proteccin. Los sobres de plstico son muy utilizados para revistas e impresos en general. Los sobres manila son muy fuertes, de distintos tamaos y empleados para cartas con documentos adjuntos y material pesado, incluidos catlogos.