Excel

FIR
EXCELPARAADMINISTRADORES
DanielaCasteloBrancodeMelo
WorkshopdeSIdaFIR 20071
Sumrio
DADOSBSICOS................................................................................................................................................................4 INSERINDODADOS........................................................................................................................................................6 Formataodedados...............................................................................................................................................6 AutoPreenchimento..................................................................................................................................................6 AutoCompletar..........................................................................................................................................................6 INSERINDOLINHASECOLUNAS....................................................................................................................................7 FRMULASEFUNES.....................................................................................................................................................9 INSERINDOFRMULAS.................................................................................................................................................9 OPERADORESMATEMTICOS ................................................................................................................................10 . INSERINDOFUNES..................................................................................................................................................11 SOMA......................................................................................................................................................................11 PROCV.....................................................................................................................................................................16 SE.............................................................................................................................................................................16 SOMASE ..................................................................................................................................................................16 . FILTROSEFORMATAOCONDICIONAL........................................................................................................................18 FILTROSIMPLESAUTOFILTRO.................................................................................................................................18 FILTROPERSONALIZADO.............................................................................................................................................19 FORMATAOCONDICIONAL.....................................................................................................................................20 TABELADINMICA..........................................................................................................................................................21 TRABALHANDOCOMGRFICOS.....................................................................................................................................24 INSERINDOGRFICOS.................................................................................................................................................24 TESTE...............................................................................................................................................................................29 APNDICE........................................................................................................................................................................34
EXCELPARAADMINISTRADORESMINICURSOWORKSHOPDESIFIR2007.1
DADOSBSICOS
Ao iniciar o Excel, aberto um arquivo denominado pasta de trabalho. Cada nova pasta de trabalho tem trs planilhas, como pginas em um documento; Cada planilha tem um nome em sua guia de planilha na parte inferior esquerda da janela da pasta de trabalho: Plan1, Plan2 e Plan3. Deve-se clicar em cada guia de planilha para exibir uma planilha; uma boa idia renomear as guias de planilha para facilitar a identificao das informaes em cada guia. Por exemplo, voc pode ter guias de planilha denominadas Janeiro, Fevereiro e Maro, para oramentos ou lanamento de notas de alunos nesses meses, ou Nordeste e Centro-Oeste, como regies de vendas, e assim por diante.
possvel incluir planilhas adicionais se precisar de mais do que trs. Ou, se no for preciso, ser possvel excluir uma ou duas (mas no necessrio). Podem ser usados atalhos de teclado para mover de uma planilha para outra; As planilhas so divididas em colunas, linhas e clulas. Essa a grade que voc v quando abre uma pasta de trabalho; As colunas correm de alto a baixo de uma planilha, verticalmente. As linhas vo da esquerda para a direita na planilha, horizontalmente. Uma clula o espao onde uma coluna e uma linha se encontram; Cada coluna tem um ttulo alfabtico na parte superior. As primeiras 26 colunas tm letras de A a Z. Cada planilha contm 16.384 colunas ao todo, de tal modo que, depois da letra Z, as letras comeam novamente em pares, AA a AZ; Depois de AZ, os pares de letras comeam novamente com as colunas BA a BZ, e assim por diante, at que todas as 16.384 colunas tenham ttulos alfabticos, terminando em XFD; Cada linha tambm tem um ttulo. Os ttulos de linhas so nmeros, de 1 a 1.048.576; Os ttulos alfabticos nas colunas e os ttulos numricos nas linhas informam onde voc est em uma planilha quando clica em uma clula. Os ttulos se combinam para formar o endereo da clula, tambm chamado de referncia da clula; As clulas so o local trabalhado para inserir dados em uma planilha; Quando uma nova pasta de trabalho aberta, a primeira clula que v no canto superior esquerdo da planilha tem um contorno preto, indicando que qualquer dado digitado entrar ali; Podem ser inseridos dados onde se desejar clicando em qualquer clula de uma planilha para selecionar a clula; Quando qualquer clula selecionada, ela se torne a clula ativa. Quando uma clula est ativa, ela tem um contorno preto e os ttulos da coluna e da linha nas quais a clula est
localizada so destacados. Por exemplo, se voc selecionar uma clula na coluna C da linha 5, os ttulos na coluna C e na linha 5 so destacados e a clula contornada. Essa clula conhecida como clula C5, que a clula de referncia; A clula contornada e os ttulos de linha e coluna destacados facilitam perceber que a clula C5 a clula ativa. Alm disso, a referncia de clula da clula ativa aparece na Caixa de Nome no canto superior esquerdo da planilha. Observando a Caixa de Nome, voc pode ver a referncia de clula da clula ativa.
Todos esses indicadores no so to importantes quando voc est no alto da planilha, bem nas primeiras clulas. Mas quando voc trabalha avanando cada vez mais para baixo ou para dentro da planilha, eles podem ser muito teis. Lembre-se de que existem 17.179.869.184 clulas nas quais possvel trabalhar em cada planilha. Voc poderia se perder sem a referncia de clula para informar sobre onde voc est. Por exemplo, importante saber a referncia de clula se voc precisa informar algum sobre onde esto localizados ou devem ser inseridos dados especficos em uma planilha. Podem ser inseridos dois tipos bsicos de dados em clulas de planilhas: nmeros e texto; O Excel pode ser usado para criar oramentos, trabalhar com impostos ou registrar notas de alunos. Pode-se usar o Excel para listar os produtos que vende ou registrar a presena de alunos, at mesmo para controlar o quanto se exercita todos os dias e sua perda de peso ou quanto est custando a reforma da sua casa. As possibilidades so realmente interminveis; Quando se insere dados, convm comear digitando ttulos na parte superior de cada coluna para que qualquer pessoa que compartilhe a sua planilha possa entender o que significam os dados (e para que voc mesmo possa entend-los, mais tarde).
Na imagem, os ttulos de colunas so os meses do ano, na parte superior da planilha. Freqentemente voc desejar inserir ttulos de linhas tambm. Na imagem, os ttulos de linha na lateral esquerda so nomes de empresas. Esta planilha mostra se um representante de cada empresa participou ou no de um almoo mensal de negcios.
DanielaCasteloBrancodeMelo INSERINDODADOS
Para inserir nomes em uma clula basta digitar o texto desejado e teclar ENTER ou TAB; Para inserir uma data na coluna B, a coluna Data, voc deve usar uma barra ou um hfen para separar os elementos: 15/7/2009 ou 16-Jul-2009. O Excel reconhecer isso como uma data; Se precisar inserir um horrio, digite os nmeros, um espao e, em seguida, "a" ou "p" por exemplo, 9:00 p. Se voc digitar apenas os nmeros, o Excel reconhece a hora e a insere como AM.
Dica Para inserir a data de hoje, pressione CTRL e ponto-e-vrgula (;) juntos. Para inserir a hora atual, pressione CTRL e SHIFT e o ponto-e-vrgula ao mesmo tempo.
Formataodedados: Os dados inseridos em um clula ou coluna precisam ser formatados,

para isso basta ir na barra de ferramentas e clicar na opo Formatar e depois clicar em Clula. Iro aparecer vrias guias (nmero, alinhamento, fonte, borda...), a formatao principal a de nmeros onde basta selecionar o tipo de dado contido na clula, ex.: moeda, data, nmero (simples), porcentagem. A seguir, so apresentados dois recursos que poupam tempo a serem usados para inserir dados no Excel:
AutoPreenchimento: AutoCompletar:
Digite os meses do ano, os dias da semana, mltiplos de 2 ou 3 ou outros dados em uma srie. Voc digita uma ou mais entradas e, em seguida, estende a srie. Se as primeiras letras digitadas em uma clula correspondem a uma entrada existente na mesma coluna, o Excel preenche os caracteres restantes para voc. Basta pressionar ENTER ao v-los adicionados. Isso funciona para texto ou para texto com nmeros. No funciona apenas para nmeros apenas, nem funciona para datas ou horrios.
DanielaCasteloBrancodeMelo INSERINDOLINHASECOLUNAS
Todo mundo comete erros e, s vezes, os dados digitados corretamente precisam ser alterados mais tarde. Em alguns casos, a planilha inteira precisa de uma alterao. Suponha que voc precise adicionar outra coluna de dados, exatamente no meio da sua planilha. Ou suponha que voc liste um funcionrio por linha, em ordem alfabtica o que se faz quando algum contratado?
Clique duas vezes em uma clula para editar os dados nela existentes. Ou, depois de clicar na clula, edite os dados na barra de frmulas. A planilha exibe Editar na barra de status. Digamos que voc pretendia digitar o nome de Bueno na clula A2, mas digitou o de Machado por engano. Agora voc detectou o erro e deseja corrigi-lo. H duas maneiras de fazer isso: Clique duas vezes na clula e, em seguida, edite-a Clique na clula e, em seguida, clique na barra de frmulas.
Qual a diferena? Sua comodidade. Voc pode considerar a barra de frmulas, ou a prpria clula, mais fcil de trabalhar. Se estiver editando muitas clulas, possvel manter o cursor na barra de frmulas e mover de uma clula para outra usando o teclado. Depois que voc seleciona a clula, a planilha mostra Editar no canto inferior esquerdo, na barra de status. Enquanto a planilha est no modo de edio, muitos comandos ficam temporariamente indisponveis (esses comandos esto em cinza nos menus).
O que voc pode fazer? Bem, voc pode excluir letras ou nmeros pressionando BACKSPACE ou selecionando-os e pressionando DELETE ou ainda, digitando algo diferente. Voc pode inserir novas letras ou novos nmeros nos dados da clula, posicionando o ponto de insero e digitando. No importa o que voc faa, quando tiver terminado, lembre-se de pressionar ENTER ou TAB para que suas alteraes permaneam na clula. Depois de inserir dados, voc pode achar que precisa de outra coluna para informaes adicionais. Por exemplo, sua planilha talvez precise de uma coluna depois da coluna de data, para as identificaes dos pedidos. Ou talvez voc precise de outra linha, ou outras linhas. Voc pode descobrir que Machado, Oliveira ou Bueno fizeram mais vendas do que voc sabia. Isso excelente, mas ser preciso comear de novo? Claro que no. Para inserir uma nica coluna, clique em qualquer clula da coluna imediatamente direita de onde deseja inserir a nova coluna. Portanto, se desejar uma coluna de identificao de pedidos entre as colunas B e C, voc deve clicar em uma clula na coluna C, direita do novo local. Em seguida, na barra de tarefas clique em Inserir, depois, clique em Colunas. Uma nova coluna em branco inserida. Para inserir uma nica linha, clique em qualquer clula na linha imediatamente abaixo de onde deseja a nova linha. Por exemplo, para inserir uma nova linha entre a linha 4 e a linha 5, clique em uma clula na linha 5. Em seguida, na barra de tarefas clique em Inserir, depois, clique em Linhas. Uma nova linha em branco inserida. O Excel d a uma nova coluna ou linha o ttulo que seu local exige e altera os ttulos de colunas e linhas posteriores.
FRMULASEFUNES
INSERINDOFRMULAS
O Excel pode ser usado para efetuar clculos matemticos bsicos digitando frmulas simples nas clulas, somando todos os valores de uma coluna usando uma frmula que atualiza seu resultado caso os valores sejam alterados posteriormente. Imagine que o Excel esteja aberto e voc esteja examinando a seo "Entretenimento" de um oramento de despesas domsticas. A clula C6 da planilha est vazia e o valor gasto com CDs no ms de fevereiro ainda no foi inserido.
Um oramento em uma planilha necessita de um valor na clula C6.
Digite a frmula na clula C6. Pressione ENTER para exibir o resultado da frmula. Sempre que voc clicar na clula C6, a frmula ser exibida na barra de frmulas. Dois CDs comprados no ms de fevereiro custaram R$12,99 e R$16,99. O total desses dois valores corresponde despesa do ms com CDs. possvel somar esses valores no Excel digitando uma frmula simples na clula C6.
As frmulas do Excel sempre comeam com um sinal de igual (=). A frmula digitada na clula C6 para somar 12,99 e 16,99 : =12,99+16,99
OPERADORESMATEMTICOS
O sinal de mais (+) um operador matemtico que fornece instrues para o Excel adicionar os valores. Posteriormente, se quiser saber como obteve esse resultado, a frmula estar visvel na barra de frmulas , prxima parte superior da planilha, sempre que clicar na clula C6. Operadores matemticos Adio (+) Subtrao (-) Multiplicao (*) Diviso (/) =10+5 =10-5 =10*5 =10/5 O Excel utiliza sinais semelhantes para criar frmulas.
Para obter o total de janeiro, clique na clula B7 e, em seguida: Na Barra de Tarefas, clique no boto Soma. Um letreiro digital colorido envolve as clulas includas na frmula, que exibida na clula B7. Pressione ENTER para exibir o resultado na clula B7. Clique na clula B7 para exibir a frmula na barra de frmulas. Para somar o total de despesas do ms de janeiro, no necessrio digitar todos esses valores novamente. Como alternativa, possvel utilizar uma frmula pr-gravada, chamada de funo.
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DanielaCasteloBrancodeMelo INSERINDOFUNES
SOMA - No exemplo anterior, possvel obter o total do ms de janeiro selecionando a clula B7
e clicando em Soma na Barra de Tarefas. Essa operao insere a funo SOMA, que soma todos os valores em um intervalo de clulas. Para economizar tempo, utilize essa funo sempre que tiver uma quantidade maior de valores a serem somados, para que no seja necessrio digitar a frmula. Ao pressionar ENTER, ser exibido 95,94, que o resultado da funo SOMA na clula B7. A frmula =SOMA(B3:B6) ser exibida na barra de frmulas sempre que a clula B7 for selecionada. B3:B6 so as informaes, chamadas de argumentos, que informam funo SOMA o que deve ser adicionado. Utilizando uma referncia de clula (B3:B6) em vez dos valores nessas clulas, o Excel pode atualizar os resultados automaticamente se os valores forem alterados no futuro. O caractere dois-pontos (:) em B3:B6 indica um intervalo de clulas na coluna B entre as linhas 3 e 6. Os parnteses so necessrios para separar o argumento da funo.
s vezes, mais fcil copiar frmulas do que criar novas frmulas. Neste exemplo, veja como copiar a frmula criada para obter o total de janeiro e utiliz-la para somar as despesas do ms de fevereiro. Primeiramente, selecione a clula B7, que contm a frmula de janeiro. Posicione o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da clula at que uma cruz preta (+) seja exibida. Em sobre a clula C7. Quando a ala de seguida, arraste a ala de preenchimento preenchimento for solta, o total do ms de fevereiro (126,93) aparecer na clula C7. A frmula =SOMA(C3:C6) ficar visvel na barra de frmulas, prxima parte superior da planilha, sempre que voc clicar na clula C7. exibido para Depois que a frmula copiada, o boto Opes de AutoPreenchimento fornecer algumas opes de formatao. Nesse caso, no necessrio executar nenhuma ao com as opes do boto. Esse boto desaparecer da prxima vez em que for criada uma entrada em qualquer clula.
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Observao possvel arrastar a ala de preenchimento para copiar frmulas apenas em clulas contguas, no sentido horizontal ou vertical.
Referncias de clula A10 A10,A20 A10:A20 B15:E15 A10:E20 clula A10 e clula A20
Consulte os valores em a clula na coluna A e na linha 10 o intervalo de clulas na coluna A e entre as linhas 10 e 20 o intervalo de clulas na linha 15 e entre as colunas B e E o intervalo de clulas entre as colunas A e E e entre as linhas 10 e 20
Referncias de clula podem indicar clulas especficas ou intervalos de clula em colunas e linhas.
As referncias de clula identificam clulas individuais de uma planilha. Elas informam ao Excel onde procurar valores a serem usados em uma frmula. O Excel utiliza um estilo de referncia chamado A1, no qual as letras referem-se a colunas e os nmeros referem-se a linhas. As letras e os nmeros so chamados de ttulos de linha e de coluna. A tabela mostra como referenciar clulas utilizando a letra da coluna seguida do nmero da linha.
O Excel pode atualizar totais automaticamente para incluir valores alterados.
Suponha que o valor de 11,97 na clula C4, para gastos com a locadora de vdeo no ms de fevereiro, esteja incorreto. Uma locao de 3,99 foi omitida. Para adicionar 3,99 a 11,97, preciso voc clicar na clula C4, digitar esta frmula na clula e pressionar ENTER: =11,97+3,99 Como mostra a figura, quando o valor na clula C4 alterado, o Excel atualiza automaticamente o total do ms de fevereiro na clula C7 de 126,93 para 130,92. O Excel pode fazer isso porque a frmula original =SOMA(C3:C6) na clula C7 contm referncias de clula.
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Se tivesse sido inserido 11,97 e outros valores especficos em uma frmula na clula C7, o Excel no conseguiria atualizar o total. Seria necessrio alterar 11,97 para 15,96 no apenas na clula C4, mas tambm na frmula da clula C7. Observao possvel revisar uma frmula em uma clula selecionada digitando na prpria .
clula ou na barra de frmula
possvel digitar referncias de clula diretamente em clulas ou pode digitar referncias de clula clicando em clulas, o que evita erros de digitao. Inicialmente, foi visto como utilizar a funo SOMA para somar todos os valores em uma coluna. Tambm possvel utilizar a funo SOMA para adicionar apenas alguns valores em uma coluna, selecionando as referncias de clula a serem includas. Imagine que voc queira saber o custo combinado das locaes de vdeo e de CDs no ms de fevereiro. Como no necessrio armazenar o total, possvel inserir a frmula em uma clula vazia e exclu-la posteriormente. O exemplo utiliza a clula C9.
Na clula C9, digite o sinal de igual, digite SOMA e digite um parntese de abertura. Clique na clula C4 e digite uma vrgula na clula C9. Clique na clula C6 e digite um parntese de fechamento na clula C9. Pressione ENTER para exibir o resultado da frmula. O exemplo mostra como inserir a frmula. preciso clicar nas clulas que deseja incluir na frmula em vez de digitar as referncias de clula. Um letreiro digital colorido envolve cada clula selecionada, desaparecendo quando ao pressionar ENTER para exibir o resultado 45,94. A frmula =SOMA(C4,C6) aparece na barra de frmulas, prxima parte superior da planilha, sempre que a clula C9 selecionada. Os argumentos C4 e C6 informam funo SOMA os valores que devem ser calculados. Os parnteses so necessrios para separar os argumentos da funo. A vrgula, que tambm necessria, separa os argumentos.
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Agora que voc aprendeu mais a respeito do uso de referncias de clula, hora de conhecer outros tipos de referncias: Relativa Cada referncia de clula relativa em uma frmula automaticamente alterada quando essa frmula copiada verticalmente em uma coluna ou transversalmente em uma linha. Isso explica por que, na primeira lio, foi possvel copiar a frmula do ms de janeiro para somar as despesas do ms de fevereiro. Como mostra o exemplo nesta lio, quando a frmula =C4*$D$9 copiada de uma linha na outra, as referncias de clula relativas so alteradas de C4 para C5 e para C6. Absoluta Uma referncia de clula absoluta fixa. As referncias absolutas no so alteradas quando copiada uma frmula de uma clula na outra. As referncias absolutas apresentam cifres ($) como este: $D$9. Como mostra a imagem, quando a frmula =C4*$D$9 copiada de uma linha para a outra, a referncia de clula absoluta permanece como $D$9.
As referncias relativas so alteradas quando so copiadas. As referncias absolutas permanecem iguais quando so copiadas.
Mista Uma referncia de clula mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha absoluta e uma coluna relativa. Por exemplo, $A1 uma referncia absoluta coluna A e uma referncia relativa para a linha 1. Quando uma referncia mista copiada de uma clula em outra, a referncia absoluta permanece a mesma, mas a referncia relativa alterada.
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As referncias de clula relativas mudam de uma linha para a outra. A referncia de clula absoluta sempre faz referncia clula D9. A clula D9 contm o valor para o desconto de 7%. Utilize referncias absolutas para fazer referncia a clulas que no devem ser alteradas quando a frmula for copiada. Como as referncias so relativas por padro, necessrio digitar cifres, como mostra o item nmero 2 no exemplo, para alterar o tipo de referncia para absoluta. Imagine que voc receba um pacote de cupons de desconto para entretenimento oferecendo um desconto de 7% nas locaes de vdeos, filmes e CDs. Voc quer saber quanto conseguiria economizar mensalmente com os cupons. Basta usar uma frmula para multiplicar essas despesas do ms de fevereiro por 7%. Poderia ser digitada a taxa de desconto de 0,07 na clula vazia D9 e na clula D4 uma frmula comeando com =C4*. Em seguida, poderia ser digitado um cifro ($) e a letra D para criar uma referncia absoluta para a coluna D e $9 para criar uma referncia absoluta linha 9. A frmula resultante multiplicar o valor da clula C4 pelo valor da clula D9. Em seguida, pode ser copiada a frmula da clula D4 na clula D5 utilizando a ala de preenchimento . Quando a frmula for copiada, a referncia de clula relativa ser alterada de C4 para C5, mas a referncia absoluta para o desconto em D9 no ser alterada, permanecendo como $D$9 em todas as linhas nas quais for copiada. A SOMA apenas uma das vrias funes do Excel. Essas frmulas pr-gravadas simplificam o processo de insero de clculos. O uso de funes lhe permite criar, de maneira fcil e rpida, frmulas que podem ser difceis de criar por conta prpria. Nome da funo MDIA MXIMO MNIMO uma mdia o maior nmero o menor nmero Calcula
Os nomes de funes expressam frmulas longas rapidamente.
possvel utilizar a funo MDIA para encontrar o custo mdio de todos os itens de entretenimento nos meses de janeiro e fevereiro. Basta digitar =MDIA(...) na clula. A frmula =MDIA(B7:C7) aparece na barra de frmulas, prxima parte superior da planilha.
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A funo MXIMO encontra o maior nmero em um intervalo de nmeros, enquanto a funo MNIMO encontra o menor nmero em um intervalo. O exemplo utiliza um conjunto de valores que ainda no foi visto. Digite a frmula =MXIMO(F3:F6) e aparecer na barra de frmulas, prxima parte superior da planilha. O maior valor 131,95. Para encontrar o menor valor do intervalo, digite =MIN(F3:F6) e a frmula ser exibida na barra de frmulas. O menor valor da srie 131,75. Outras frmulas muito usadas no campo administrativo so:
PROCV procura um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e retorna o valor na mesma linha da coluna especificada. Para inserir a frmula digita-se =PROCV(valor procurado; matriz tabela; num ndice coluna) SE retorna um valor se a condio especificada for avaliada como VERDADEIRO e retorna um
outro valor caso seja avaliado como FALSO. Para inserir a frmula digita-se =SE(teste lgico; valor se verdadeiro; valor se falso). Ex: =SE(B5>=5000;OK;NOK). Esse exemplo quer dizer que se a clula B5 for maior ou igual a 5000, o Excel dever me retornar OK; caso seja menor que esse valor dever me retornar NOK. OBS: Caso o retorno esperado seja em forma de texto, como no exemplo acima, o texto dever ser especificado entre aspas ( ).
SOMASE Soma as clulas especificadas por um determinado critrio ou condio. Digita-se =SOMASE(intervalo; critrio; intervalo soma).
Dicas
possvel pressionar CTRL+` (a tecla ` fica ao lado da tecla 1 na maioria dos teclados)
para exibir e ocultar frmulas. A exibio de frmulas pode ajudar a detectar erros.
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O valor de erro ##### indica que a coluna muito estreita para exibir o contedo dessa clula.
s vezes, o Excel no consegue calcular uma frmula porque ela contm um erro. Se isso acontecer, ser exibido um valor de erro em vez de um resultado em uma clula. Estes so trs valores de erro comuns: ##### A coluna no larga o suficiente para exibir o contedo dessa clula. Aumente a largura da clula, reduza o contedo para ajust-lo coluna ou aplique um formato numrico diferente. #REF! Uma referncia de clula no vlida. Algumas clulas podem ter sido excludas ou sobrepostas. #NOME? Um nome de funo pode ter sido digitado incorretamente ou pode ter sido usado um nome no reconhecido pelo Excel. importante notar que as clulas com valores de erro, como #NOME?, podem exibir um tringulo colorido. Ao clicar nessa clula, um boto de erro ser exibido para fornecer algumas opes de correo. A maneira de utilizar esse boto no discutida neste curso.
. possvel pesquisar Dica: Para ver todas as outras funes, clique na guia de frmulas uma funo pelo seu nome ou categoria. A caixa de dilogo tambm oferece outra maneira de inserir frmulas no Excel. Com a caixa de dilogo aberta, possvel selecionar uma categoria e rolar a lista para ver as funes dessa categoria. Clique em Ajuda sobre esta funo, na parte inferior da caixa de dilogo, para saber mais sobre qualquer funo.
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FILTROSEFORMATAOCONDICIONAL
Como dito anteriormente uma planilha pode conter muitas dados distribudos em diversas linhas e colunas, quanto maior a quantidade de linhas em uma tabela mais difcil para visualizar um dado especfico.
FILTROSIMPLESAUTOFILTRO
Por exemplo, em uma tabela onde temos cdigos de clientes, razo social, nome fantasia e nome da cidade onde est localizado esse cliente, podemos ter diversos clientes localizados na cidade de Natal e apenas um na cidade de Recife. Para verificarmos quais clientes esto localizados na cidade de Recife, por exemplo, basta selecionar a linha inteira onde temos os ttulos da tabela (Cd, Razo, Cidade, Fantasia), clicar em Dados na barra de tarefas e em seguida em Filtrar, aps em AutoFiltro.
Clicando na seta do filtro que descrimina os nomes das cidades dos clientes possvel filtrar os que se encontram apenas na cidade de Recife.
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FILTROPERSONALIZADO
Caso voc queira filtrar mais de uma cidade ao mesmo tempo o ideal que seja utilizado o filtro personalizado. Aps ter sido adicionado o filtro, conforme descrito no exemplo acima e clicando na seta do filtro que descrimina os nomes das cidades dos clientes, existe a opo Personalizar. Por exemplo, caso o desejado seja filtrar os clientes nas cidades de Parnamirim e Fortaleza ao mesmo tempo o correto que na guia de Personalizar AutoFiltro que ser aberta seja selecionada no campo CIDADE igual a PARNAMIRIM OU igual a Fortaleza.
Dica: Se na personalizao do filtro for selecionado E o Excel compreende que a busca dever ser feita pela cidade ParnamirimFortaleza, pois como se voc estivesse especificando que a cidade fosse a igual a ambos os critrios escolhidos.
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DanielaCasteloBrancodeMelo FORMATAOCONDICIONAL
possvel deixar uma formatao pr-definida caso o dado inserido em determinada clula seja conforme o especificado. Por exemplo, pode-se formatar a clula A7 para que ela fique com o fundo vermelho caso o texto digitado na clula A4 seja igual ao texto digitado nela. Para isso preciso clicar na barra de tarefas em Formatar, em seguida em Formatao Condicional e especificar os critrios da formatao.
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TABELADINMICA
Linhas e linhas de dados resumidos em um relatrio de tabela dinmica.
Imagine uma planilha do Excel de nmeros de vendas com centenas ou milhares de linhas de dados. A planilha mostra todos os dados sobre os vendedores em dois pases e quanto eles venderam em dias individuais. Mas uma quantidade muito grande de dados para se lidar listados linha aps linha e divididos em vrias colunas. Como voc pode obter as informaes da planilha? Como dar sentido a todos esses dados? Quem vendeu mais no geral? Quem vendeu mais por trimestre ou por ano? Que pas possui mais vendas? Voc pode obter respostas para todas essas perguntas com relatrios de tabela dinmica como transformar uma multido em uma banda de marcha. Um relatrio de tabela dinmica transforma todos os dados em relatrios pequenos, concisos, que o informam exatamente o que voc precisa saber. Antes de comear a trabalhar com um relatrio de tabela dinmica, d uma olhada em sua planilha do Excel para garantir que ela est bem preparada para o relatrio, no pode haver colunas sem ttulos. Quando voc cria um relatrio de tabela dinmica, cada coluna dos dados de origem se torna um campo que voc pode usar no relatrio. Os campos resumem vrias linhas de informaes a partir dos dados de origem. Os nomes dos campos do relatrio vm dos ttulos de coluna dos dados de origem. Verifique se voc possui nomes para cada coluna na primeira linha da planilha nos dados de origem. Na imagem acima, os ttulos de coluna Pas, Vendedor, Total do Pedido, Data do Pedido e Cdigo do Pedido se tornam nomes de campo. As linhas restantes abaixo dos ttulos devem conter itens semelhantes na mesma coluna. Por exemplo, o texto deve estar em uma coluna, os nmeros em outra coluna e as datas em outra coluna. Em outras palavras, uma coluna que contm nmeros no deve conter texto, e assim por diante.
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Finalmente, no deve haver colunas vazias nos dados que voc est usando no relatrio de tabela dinmica. Tambm recomendamos que no haja linhas vazias; por exemplo, linhas em branco que so usadas para separar um bloco de dados de outro devem ser removidas. Quando os dados estiverem prontos, coloque o cursor em qualquer local nos dados. Isso incluir todos os dados da planilha no relatrio. Ou selecione apenas os dados que deseja usar no relatrio. Em seguida, clique em Dados, e em Relatrio de tabela e Grficos dinmicos. A caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica aberta. A opo Analisar Banco de dados ou lista do Microsoft Excel j est selecionada para voc e o ripo de relatrio como Tabela Dinmica tambm. Ao clicar em avanar o intervalo de dados estar selecionado, ou caso, voc queira selecionar novos dados basta clicar e arrastar da primeira coluna at a ltima e at a ltima linha. Ao avanar a opo Nova Planilha tambm est selecionada para voc como o local onde o relatrio ser colocado (voc pode clicar em Planilha Existente se no quiser colocar o relatrio em uma nova planilha). Agora resta apenas definir o layout da tabela clicando em Layout. Todos os dados existentes na sua tabela no precisam constar na tabela dinmica, ento, selecione os dados que voc deseja arrastando e soltando-os no local que deseja exibi-los: Linha, dados, coluna ou pgina. Ao clicar em Layout de um lado est a rea de layout pronta para receber o relatrio de tabela dinmica, e no outro lado est a Lista de Campos de Tabela Dinmica. Essa lista mostra os ttulos de coluna dos dados de origem. Como mencionado anteriormente, cada ttulo um campo: Pas, Vendedor, e assim por diante. Voc cria um relatrio de tabela dinmica, movendo qualquer um dos campos para a rea de layout do relatrio de tabela dinmica. possvel fazer isso marcando a caixa de seleo ao lado do nome do campo, ou clicando com o boto direito do mouse em um nome de campo e selecionando um local para o qual mover o campo. Os campos selecionados para o relatrio dependem do que voc deseja saber. No campo de dados do layout da tabela dinmica preciso que sejam inseridas informaes numricas como volume vendido, custo de produto, etc. Voc pode usar um relatrio de tabela dinmica como uma forma rpida de obter a resposta para apenas uma ou duas perguntas. O relatrio no precisa ser complexo para ser til. Dica: No se preocupe se voc criar um relatrio incorretamente. O Excel torna mais fcil fazer experincias para ver como os dados aparecem em reas diferentes do relatrio. Se um relatrio no estiver como voc queria, no leva muito tempo para voc colocar os dados de outra forma, para mover as peas de acordo com a sua satisfao, ou mesmo para comear do incio, se voc quiser. Embora o relatrio de tabela dinmica tenha respondido s suas perguntas, d um pouco de trabalho ler o relatrio inteiro; preciso rolar para baixo na pgina para ver todos os dados. Voc pode dinamizar o relatrio para obter um modo de exibio diferente. Para faz-lo, mova um campo da rea Rtulos de Linha para a rea de coluna do relatrio (chamado Rtulos de Coluna),
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que est em uma rea do layout que voc ainda no usou. Ao dinamizar um relatrio, voc transpe o modo de exibio vertical ou horizontal de um campo, movendo as linhas para a rea de coluna ou movendo as colunas para a rea de linha. fcil faz-lo.
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TRABALHANDOCOMGRFICOS
INSERINDOGRFICOS
Os grficos tornam os dados visuais. Em vez de analisar colunas de nmeros em uma planilha, possvel ver instantaneamente o que os dados significam.
Depois de criar um grfico, fcil adicionar novos elementos a ele. Por exemplo, possvel adicionar ttulos para acrescentar informaes ao grfico ou mudar a disposio de seus elementos.
Aqui est uma planilha mostrando quantas caixas de Ch Northwind Traders foram vendidas individualmente por trs vendedores ao longo de trs meses. necessrio um grfico que compare ms a ms o desempenho de cada vendedor durante o primeiro trimestre do ano.
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Para criar o grfico, selecione os dados que deseja plotar, inclusive os ttulos das colunas (Janeiro, Fevereiro, Maro) e os rtulos das linhas (os nomes dos vendedores). Em seguida, clique na guia Inserir e, no grupo Grficos, clique no boto Colunas. Seria possvel selecionar outro tipo de grfico, mas os grficos de colunas geralmente so usados para comparar itens e funcionaro bem para essa demonstrao. Depois de clicar em Colunas, ser possvel escolher entre vrios tipos de grficos de colunas. Clique em Colunas Agrupadas, o primeiro grfico de colunas da lista Colunas 2D. Uma Dica de Tela exibe o nome do tipo de grfico ao posicionar o ponteiro do mouse sobre qualquer tipo de grfico. A Dica de Tela tambm fornece uma descrio do tipo de grfico e informa quando cada tipo deve ser usado. Isso tudo, um grfico foi criado em cerca de dez segundos. Dica Se quiser modificar o tipo do grfico depois de cri-lo, clique dentro do grfico. Na guia Design sob Ferramentas de Grfico, no grupo Tipo, clique em Alterar Tipo de Grfico e selecione outro tipo.
Neste grfico, os dados de cada clula da planilha correspondem a uma coluna. Os ttulos das linhas (nomes dos vendedores) so o texto da legenda do grfico, direita, e os ttulos das colunas (meses do ano) ficam na parte inferior do grfico.
Como possvel perceber imediatamente neste grfico de colunas, a vendedora Cencini (representada pela coluna do meio em cada ms) vendeu mais ch em janeiro e fevereiro, mas foi superada por Giussani em maro. Os dados de cada vendedor aparecem em trs colunas separadas, uma para cada ms. A altura de cada grfico proporcional ao valor da clula que representa. O grfico compara ms a ms o desempenho dos trs vendedores. Cada linha de dados de vendedor tem uma cor diferente no grfico. A legenda do grfico, criada a partir dos ttulos das linhas na planilha (os nomes dos vendedores), informa qual cor representa
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os dados de cada vendedor. Os dados de Giussani, por exemplo, aparecem em azul escuro e esto na coluna esquerda de cada ms. Os ttulos das colunas da planilha, Janeiro, Fevereiro e Maro, agora esto na parte inferior do grfico. esquerda do grfico, o Excel criou uma escala de nmeros para ajud-lo a interpretar as alturas das colunas. Dica Qualquer alterao que feita nos dados da planilha aps a criao do grfico ser mostrada instantaneamente no grfico. H mais coisas que podem ser feitas com os seus dados alm de criar um grfico. possvel alterar a forma como o seu grfico compara dados clicando em um boto para alternar de um modo de exibio de grfico para outro. O grfico que criado compara o desempenho dos vendedores. O Excel agrupou os dados por colunas da planilha e comparou as fileiras da planilha para mostrar como cada vendedor se saiu com relao aos demais. Isso mostrado no grfico esquerda da imagem. Porm, outra maneira de observar esses dados seria comparar as vendas de cada vendedor ms aps ms. Para criar esse modo de exibio do grfico, clique em Alternar Linha/Coluna no grupo Dados da guia Design. No grfico da direita, os dados esto agrupados por linhas e comparam as colunas da planilha. Agora o grfico mostra algo diferente: o desempenho de cada vendedor, ms a ms, em comparao com suas prprias vendas nos outros meses. Para voltar ao modo de exibio original do grfico, clique novamente em Alternar Linha/Coluna. Dica Para manter ambos os modos de exibio dos dados, selecione o segundo modo de exibio, copie-o e cole-o na planilha. Em seguida, volte ao modo de exibio original do grfico clicando no grfico original e, em seguida, clicando em Alternar Linha/Coluna. uma boa idia adicionar ttulos descritivos ao grfico para que os leitores no tenham que adivinhar do que se trata. possvel atribuir um ttulo tanto ao prprio grfico como aos seus eixos, que medem e descrevem os dados do grfico. Este grfico tem dois eixos. esquerda fica o eixo vertical (tambm conhecido como eixo de valor ou eixo y). Esse eixo a escala de nmeros com base na qual interpretada a altura das colunas. Os meses do ano, na parte inferior, ficam no eixo horizontal (tambm conhecido como eixo de categoria ou eixo x). Uma maneira rpida de adicionar ttulos ao grfico clicar no grfico para selecion-lo e, em seguida, ir at o grupo Layout de Grfico na guia Design. Clique no boto Mais para ver todos os layouts. Cada opo mostra diferentes layouts que alteram a disposio dos elementos do grfico. A imagem mostra o Layout 9, que adiciona espaos reservados para um ttulo de grfico e ttulos de eixos. Os ttulos so digitados diretamente no grfico. O ttulo deste grfico Ch Northwind Traders, o nome do produto. O ttulo do eixo vertical, esquerda, Caixas Vendidas. O ttulo do eixo horizontal, na parte inferior, Vendas no Primeiro Trimestre.
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Ser possvel ver como digitar os ttulos na sesso prtica no final da lio. Tambm haver uma oportunidade de experimentar outros layouts para ver como possvel alterar a disposio dos diferentes elementos do grfico, como a legenda e os ttulos. Dica Outra maneira de inserir ttulos ir at a guia Layout, no grupo Rtulos. L, basta adicionar ttulos clicando em Ttulos de Grfico e Ttulos de Eixo. Depois de ser criado, um grfico pode ser personalizado para adquirir um design mais profissional. possvel modificar a aparncia do grfico selecionando um novo estilo de grfico, que altera rapidamente suas cores. possvel formatar e sofisticar os ttulos do grfico. E h muitas opes diferentes de formatao que podem ser aplicadas a colunas especficas para destac-las. Quando um grfico criado, ele est na cor padro. Usando um estilo de grfico, possvel aplicar diferentes cores a um grfico em poucos segundos. Clique no grfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Estilos de Grfico, clique no boto Mais para ver todas as opes disponveis e clique no estilo desejado. Alguns estilos mudam apenas a cor das colunas. Outros mudam a cor e adicionam um contorno s colunas, outros adicionam cor rea de plotagem (a rea delimitada pelos eixos do grfico) e h estilos que adicionam cor rea do grfico (todo o grfico). Se no encontrar o que deseja no grupo Estilos de Grfico, possvel obter outras opes de cor selecionando um tema diferente. Clique na guia Layout da Pgina e em Cores no grupo Temas. Quando o ponteiro do mouse posicionado sobre uma cor, essa cor mostrada em uma visualizao temporria no grfico, o que diferente do que acontece quando se examina um estilo de grfico. possvel ver o efeito da cor antes de aplic-la, o que evita que seja preciso desfazer essa etapa caso no goste do resultado. Clique na cor desejada para aplic-la ao grfico. Importante Ao contrrio dos estilos de grfico, as cores de um tema so aplicadas a outros elementos adicionados planilha. Por exemplo, uma tabela ou um estilo de clula, como um ttulo, tero as mesmas cores do tema que foi aplicado ao grfico. Se quiser dar mais destaque aos ttulos do grfico ou de seus eixos, tambm fcil. Na guia Formatar, no grupo Estilos de WordArt, h vrias maneiras de trabalhar com ttulos. Na imagem, um preenchimento de texto, uma das opes disponveis no grupo, foi adicionado para alterar a cor. Para usar um preenchimento de texto, primeiramente, clique em uma rea de ttulo para selecion-la. Em seguida, clique na seta em Preenchimento de Texto no grupo Estilos de WordArt. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer das cores para ver as alteraes no ttulo. Quando encontrar uma cor satisfatria, selecione-a. O Preenchimento de Texto tambm inclui opes para aplicar um gradiente ou uma textura a um ttulo. Outras opes do grupo Estilos de WordArt so Contorno do Texto e Efeitos de Texto, que incluem os efeitos de Sombra, Reflexo e Brilho.
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Para fazer alteraes nas fontes, como aumentar ou diminuir o tamanho ou modificar o tipo da fonte, clique em Incio e v at o grupo Fonte. As mesmas alteraes de formatao tambm podem ser feitas com a Minibarra de ferramentas. A barra de ferramentas aparece esmaecida depois que o texto do ttulo for selecionado. Aponte para a barra de ferramentas para torn-la slida e selecione uma opo de formatao. H mais coisas ainda que podem ser feitas com o formato das colunas em um grfico. Na imagem, um efeito de sombra foi adicionado a cada coluna (h uma sombra deslocada diagonalmente atrs trs de cada coluna). Para fazer isso, clique em uma das colunas de Giussani. Isso selecionar as trs colunas de Giussani (o que conhecido como uma srie). Na guia Formatar, no grupo Estilos de Forma, clique na seta em Efeitos de Forma, aponte para Sombra e posicione o ponteiro do mouse sobre os diferentes estilos de sombra na lista. possvel visualizar o efeito da sombra quando o ponteiro do mouse estiver sobre cada estilo. Quando encontrar um estilo satisfatrio, selecione-o. Em seguida, clique em uma das colunas de Cencini para selecionar todas as suas trs colunas e siga as mesmas etapas. Faa o mesmo com Kotas. Tudo isso no levar mais que um momento. Esse procedimento pode ser testado na sesso prtica. H mais opes que podem ser escolhidas em Estilos de Forma. Por exemplo, clique em Preenchimento da Forma para adicionar um gradiente ou uma textura s colunas. Clique em Contorno da Forma para adicionar um contorno s colunas. E a opo Efeitos de Forma oferece mais que sombras. Por exemplo, possvel adicionar efeitos de bisel ou bordas suaves s colunas e at faz-las brilhar. possvel tambm aplicar efeitos a outras reas do grfico, como a rea de plotagem (a rea delimitada pelos eixos). Isso ser explicado na sesso prtica. Quando o grfico estiver exatamente com a aparncia desejada, basta adicion-lo a uma apresentao do PowerPoint para que todos possam v-lo. Mesmo que os dados do grfico sejam alterados depois de ele ser adicionado ao PowerPoint, no h por que se preocupar. As alteraes feitas nos dados do grfico no Excel tambm so atualizadas no grfico no PowerPoint. Este o procedimento: copie o grfico no Excel. Abra o PowerPoint 2007. Cole o grfico no slide desejado. O boto Opes de Colagem aparecer no canto inferior direito do grfico. Clique no boto. Perceba que o Grfico (vinculado a dados do Excel) est selecionado. Isso garante que qualquer alterao do grfico no Excel ser reproduzida automaticamente no grfico do PowerPoint. Agora seu grfico j pode ser apresentado.
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TESTE
Depois de criar um relatrio de tabela dinmica, no possvel alterar o layout. Verdadeiro. Falso. O que so campos de Tabela Dinmica? Colunas dos dados de origem. A rea na qual voc dinamiza os dados. rea de layout do relatrio de Tabela Dinmica. Na Lista de Campos de Tabela Dinmica, voc pode informar quais campos j esto exibidos no relatrio. Verdadeiro. Falso. Como removo um campo de um relatrio de tabela dinmica? Na rea Arraste os campos entre as reas abaixo da Lista de Campos de Tabela Dinmica, clique na seta ao lado do nome do campo e selecione Remover Campo. Clique com o boto direito do mouse no campo que deseja remover e, em seguida, no menu de atalho, selecione Remover "Nome do Campo". Limpe a caixa de seleo ao lado do nome do campo na Lista de Campos de Tabela Dinmica. Todas as opes acima. O primeiro campo que voc adiciona a um relatrio de tabela dinmica que no contm nmeros ser automaticamente adicionado na _____ parte do relatrio. Rtulos de Coluna Filtro do relatrio. Rtulos de Loinha. Como voc aprendeu na sesso prtica, um sinal de adio (+) ao lado de um campo significa que h mais detalhes sobre esse campo no relatrio. Verdadeiro. Falso.
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O que deve ser digitado em uma clula vazia para iniciar uma frmula? * ( = O que uma funo? Uma frmula pr-gravada. Um operador matemtico. O resultado de uma frmula est na clula C6. Voc quer saber como esse resultado foi obtido. Para ver a frmula, preciso: Clicar na clula C6 e pressionar CTRL+SHIFT. Clicar na clula C6 e pressionar F5. Clicar na clula C6. Para dividir 853 por 16 em uma frmula do Excel, qual operador matemtico deveria ser usado? * / O que uma referncia de clula absoluta? A referncia de clula alterada automaticamente quando a frmula copiada em outra posio em uma coluna ou linha. A referncia de clula fixa. A referncia de clula usa o estilo de referncia A1. Qual referncia de clula corresponde a um intervalo de clulas na coluna B entre as linhas 3 e 6? (B3:B6) (B3,B6) Qual destas uma referncia absoluta? B4:B12 $A$1
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Se a frmula =C4*$D$9 for copiada da clula C4 na clula C5, qual ser a frmula na clula C5? =C5*$D$9 =C4*$D$9 =C5*$E$10 Como possvel imprimir frmulas? Clicando no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clicando em Imprimir. Clicando em Normal na guia Exibir, na parte superior da tela, clicando no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clicando em Imprimir. Apontando para Auditoria de Frmulas na guia Frmulas, clicando em Exibir Frmulas, clicando no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clicando em Imprimir. O que significa #####? A coluna no larga o suficiente para exibir o contedo. A referncia de clula no vlida. Um nome de funo foi digitado incorretamente ou foi utilizado um nome no reconhecido pelo Excel. Na sesso prtica, voc aprendeu que a digitao incorreta de SOMA na frmula =SOMAE(B4:B7), gera um valor de erro #NOME? Para corrigir a frmula, preciso exclu-la e comear de novo. Verdadeiro. Falso. Qual o atalho de teclado para exibir frmulas na planilha? CTRL+` CTRL+: CTRL+; Um grfico foi criado. Agora preciso comparar os dados de outra maneira. Para fazer isso, necessrio criar um segundo grfico. Verdadeiro. Falso.
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O que deve ser feito para atualizar um grfico aps editar os dados da planilha que ele exibe? Pressionar SHIFT+CTRL. Nada. Pressionar F6. Um grfico criado. Porm, mais adiante, as Ferramentas de Grfico no so mais visualizadas. O que deve ser feito para traz-las de volta? Criar outro grfico. Clicar na guia Inserir. Clicar dentro do grfico. No possvel alterar o tipo de grfico depois de criar um grfico. Verdadeiro. Falso. preciso adicionar rtulos de dados acima de cada coluna para mostrar os respectivos valores. Como isso pode ser feito? (Isso foi ensinado na sesso prtica.) Adicionando os rtulos manualmente Alterando o estilo do grfico. Alterando o layout do grfico. Na sesso prtica, foi ensinado como criar um grfico de pizza. No h diferena entre um grfico de colunas e um grfico de pizza, a no ser pelo formato de pizza. Verdadeiro. Falso. Se as opes de cores desejadas para o seu grfico no estiverem disponveis no grupo Estilos de Grfico da guia Design, h outra maneira de obter mais cores. Verdadeiro. Falso. Para adicionar um grfico do Excel a uma apresentao do PowerPoint, necessrio: Clicar na guia Dados. Clicar na guia Inserir. Copiar o grfico.
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possvel reutilizar um estilo de grfico criado anteriormente em um relatrio semanal ou mensal. Verdadeiro. Falso. As mesmas Ferramentas de Grfico existentes no Excel tambm esto disponveis no PowerPoint 2007. Verdadeiro. Falso.
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APNDICE
Digite um sinal de igual (=), utilize um operador matemtico (+,-,*,/) e pressione ENTER. =10+5 para somar =10-5 para subtrair =10*5 para multiplicar =10/5 para dividir ao As frmulas tornam-se visveis na barra de frmulas clicar em uma clula que contm um resultado. Se a barra de frmulas no estiver visvel, na guia Exibir da Faixa, no grupo Mostrar/Ocultar, marque a caixa de seleo Barra de Frmulas.
Somar, dividir, multiplicar e subtrair
A insero de referncias de clula permite que o Microsoft Excel atualize os resultados das frmulas automaticamente caso os valores das clulas sejam alterados. Por exemplo: Digite =C4+C7 em uma clula. Ou digite o sinal de igual (=), clique na clula C4, digite o sinal de mais (+) e clique na clula C7. Referncias de Consulta os valores em clula Utilizar referncias de clula em frmulas A10 A10,A20 A10:A20 B15:E15 A10:E20 a clula na coluna A e na linha 10 clula A10 e clula A20 o intervalo de clulas na coluna A e entre as linhas 10 e 20 o intervalo de clulas na linha 15 e entre as colunas B eE o intervalo de clulas entre as colunas A e E e entre as linhas 10 e 20
Observao Se os resultados no forem atualizados, na guia Frmulas, no grupo Clculo, clique em Opes de Clculo e em Automtico.
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Utilize a funo SOMA, que uma frmula pr-gravada, para somar todos os valores de uma linha ou coluna: Clique em uma clula abaixo da coluna de valores ou direita da linha de valores. Na guia Incio, no grupo Edio, clique no boto Soma e pressione ENTER. Dica O boto Soma tambm pode ser encontrado na guia Frmulas, no grupo Biblioteca de Funes. Para somar alguns dos valores em uma coluna ou linha: Digite um sinal de igual, digite SOMA e, em seguida, digite um parntese de abertura. Digite ou selecione as referncias de clula que deseja somar. Uma vrgula (,) separa argumentos individuais que informam funo o que deve ser calculado. Digite um parntese de fechamento e pressione ENTER. Por exemplo: =SOMA(B2:B4,B6) ou =SOMA(B2,B5,B7)
Somar os valores de uma linha ou coluna
Utilize as funes MDIA, MXIMO ou MNIMO. Clique em uma clula abaixo ou direita dos valores para os quais voc deseja encontrar a mdia (mdia aritmtica), o mximo ou o mnimo. Clique na seta ao lado de Soma na guia Incio, no grupo Edio. Clique Encontrar a em Mdia, Mximo ou Mnimo e pressione ENTER. mdia, o mximo Para ver mais funes, clique em Mais Funes na lista AutoSoma para ou o mnimo abrir a caixa de dilogo Inserir Funo ou clique na guia Frmulas. Dica Tambm possvel inserir frmulas e referncias de clula digitandoas na barra de frmulas depois de selecionar uma clula.
Copiar uma frmula
Em uma clula adjacente utilizando a ala de preenchimento: Clique na clula que contm a frmula e posicione o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da clula at que a cruz preta (+) aparea. Arraste a ala de preenchimento sobre uma ou mais clulas nas quais voc deseja copiar a frmula e solte o boto do mouse. Sem utilizar a ala de preenchimento: Selecione a clula que contm a frmula e, na guia Incio, no grupo rea de Transferncia, clique em Copiar . Selecione uma ou mais clulas nas quais voc deseja copiar essa frmula. Para copiar a frmula e qualquer formatao, na guia Incio, no grupo rea de Transferncia, clique na seta em Colar e, em seguida, clique novamente em Colar. Para copiar apenas a frmula, no menu Incio, clique na seta em Colar e, na lista, clique em Frmulas.
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Exiba as frmulas na planilha. Na guia Frmulas, no grupo Auditoria de Frmulas, clique em Exibir Frmulas . Imprimir frmulas Clique no Boto do Microsoft Office, na regio superior esquerda. Em seguida, clique em Imprimir. Oculte as frmulas na planilha repetindo a etapa 1. Dica Tambm possvel pressionar CTRL+` (a tecla ` fica ao lado da tecla 1 na maioria dos teclados) para exibir ou ocultar frmulas.
Compreender os valores de erro
##### A coluna no larga o suficiente para exibir o contedo. Aumente a largura da coluna, diminua o contedo para ajust-lo coluna ou aplique um formato numrico diferente. #REF! Uma referncia de clula no vlida. Algumas clulas podem ter sido excludas ou sobrepostas. #NOME? O nome de uma funo pode ter sido digitado incorretamente. Clulas com erros como #NOME? podem exibir um tringulo colorido. Ao ser exibido para fornecer algumas clicar nessa clula, um boto de erro opes de correo. A maneira de utilizar esse boto no discutida neste curso.
Utilizar mais de um operador matemtico em uma frmula
Se uma frmula apresentar mais de um operador, o Excel seguir as regras de precedncia de operadores em vez de apenas calcular da esquerda para a direita. A multiplicao calculada antes da adio: =11,97+3,99*2 igual a 19.95. O Excel multiplica 3,99 por 2 e, em seguida, soma o resultado a 11,97. As operaes entre parnteses so calculadas em primeiro lugar: =(11,97+3,99)*2 igual a 31,92. O Excel soma primeiro e depois multiplica o resultado por 2. O Excel utilizar operadores da esquerda para a direita se eles possurem o mesmo nvel de precedncia. A multiplicao e a diviso esto no mesmo nvel. Inferiores multiplicao e diviso, a adio e a subtrao esto no mesmo nvel.
Selecionar a formatao dos valores a serem utilizados em clculos
As planilhas das sesses de prtica foram formatadas para exibir duas casas decimais clicando-se em Aumentar Casas Decimais da guia Incio at obter duas casas decimais. no grupo Nmero
Recursos adicionais
Para aprender mais sobre os diferentes tipos de grfico do Microsoft Office Excel 2007, consulte Tipos de grfico disponveis. Para aprender mais sobre o uso de grficos no Microsoft Office PowerPoint 2007, consulte Usar grficos em uma apresentao.
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Selecione os dados que deseja plotar. Clique na guia Inserir, no grupo Grficos, selecione o tipo de grfico que deseja utilizar e clique no subtipo de grfico. Dica Para alterar o tipo do grfico depois de cri-lo, clique dentro do grfico. Na guia Design, no grupo Tipo, clique em Alterar Tipo de Grfico e selecione outro tipo.
Criar um grfico
Ferramentas de Grfico
Depois que o grfico for inserido, as Ferramentas de Grfico aparecero, com trs guias: Design, Layout e Formatar. Essas guias contm os comandos necessrios para trabalhar com grficos. Quando concluir o grfico, clique fora dele. As Ferramentas de Grfico desaparecero. Para restaur-las, clique dentro do grfico. Isso far as guias reaparecerem.
Alterar o tipo de grfico
Depois de criar um grfico, possvel faz com que ele compare os dados de diferentes maneiras. Na guia Design, no grupo Dados, clique em Alternar Linha/Coluna.
Alterar o layout do grfico.
possvel adicionar ttulos de grfico e de eixo, adicionar uma tabela de dados, excluir linhas da grade ou adicionar rtulos de dados rapidamente alterando o layout do grfico. Clique no grfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Layout de Grfico, clique no boto Mais para ver todos os layouts. Clique no layout desejado. Outra maneira de aplicar layouts clicar na guia Layout e fazer selees individualmente nos grupos Rtulos e Eixos.
Alterar a aparncia de um grfico
Para alterar as cores do grfico, clique no grfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Estilos de Grfico, clique no boto Mais para ver todas as cores disponveis. Em seguida, clique nas cores desejadas. Se no encontrar as cores desejadas, possvel obter outras cores clicando na guia Layout da Pgina e em Cores no grupo Temas. Quando o ponteiro do mouse posicionado sobre um tema, esse tema exibido em uma visualizao temporria no grfico. possvel ver o efeito do tema antes de aplic-lo, o que evita a necessidade de desfazer essa etapa caso no goste do resultado. Clique na cor desejada para aplic-la ao grfico. Importante As cores do tema sero aplicadas a outros elementos que forem adicionadas planilha, como tabelas ou estilos de clula.
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H vrias opes para adicionar formatao aos ttulos do grfico ou dos eixos. Em primeiro lugar, selecione um ttulo. Em seguida, na guia Formatar, no grupo Estilos de WordArt, clique na seta ao lado de Preenchimento do Texto para adicionar uma cor. Tambm possvel selecionar um gradiente ou uma textura. Ou ento, clique na seta ao lado de Contorno do Texto ou Efeitos de Texto, no grupo Estilos de WordArt, para adicionar um estilo visual ao ttulo. Para fazer alteraes nas fontes, como aumentar ou diminuir seu tamanho ou modificar o tipo da fonte, clique na guia Incio e v at o grupo Fonte. As mesmas alteraes de formatao tambm podem ser feitas com a Minibarra de ferramentas. A barra de ferramentas aparece esmaecida depois que o texto for selecionado. Aponte para a barra de ferramentas para torn-la slida e selecione uma opo de formatao.
Formatar ttulos do grfico
Mais opes de formatao
Selecione uma srie de dados (em um grfico de colunas, por exemplo, isso significa que preciso clicar em uma coluna para selecionar todas as colunas referentes a essa pessoa ou regio). Se tiver problemas para selecionar uma srie, clique na guia Formatar e v at o grupo Seleo Atual. Clique na seta da caixa na parte superior do grupo, procure o nome da srie desejada e selecione-a na lista. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Forma, clique no boto Mais para ver todos os estilos do grupo. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer dos estilos do grupo para ver as alteraes nas colunas. Outras opes do grupo Estilos de Forma so Preenchimento da Forma, que permite adicionar um Gradiente ou uma Textura coluna, Contorno da Forma e Efeitos de Forma, que permite adicionar um efeito de Sombra ou de Bisel coluna.
Criar e usar um modelo de grfico
Clique no grfico que deseja salvar como um modelo. Na guia Design, no grupo Tipo, clique em Salvar como Modelo. Na caixa de dilogo Salvar Modelo de Grfico, na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo. Para usar o modelo, selecione os dados que sero plotados. Na guia Inserir, no grupo Grfico, clique em qualquer tipo de grfico. Clique em Todos os Tipos de Grfico. Na caixa de dilogo Alterar Tipo de Grfico, clique em Modelos. Selecione o modelo.
Copie o grfico no Excel 2007. Abra o PowerPoint 2007. Cole o grfico no slide desejado. Adicionar um O grfico ser atualizado automaticamente no PowerPoint se for alterado no grfico ao Excel, a no ser que voc no queira que isso acontea. possvel PowerPoint 2007 selecionar opes no boto Opes de Colagem, no canto inferior direito do slide, ao colar o grfico no PowerPoint.
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FIR

Formataodedados: Os dados inseridos em um clula ou coluna precisam ser formatados,

Um oramento em uma planilha necessita de um valor na clula C6.

O Excel pode atualizar totais automaticamente para incluir valores alterados.

clula ou na barra de frmula

Os nomes de funes expressam frmulas longas rapidamente.

Linhas e linhas de dados resumidos em um relatrio de tabela dinmica.

Somar, dividir, multiplicar e subtrair

Somar os valores de uma linha ou coluna

Copiar uma frmula

Compreender os valores de erro

Utilizar mais de um operador matemtico em uma frmula

Selecionar a formatao dos valores a serem utilizados em clculos

Alterar o tipo de grfico

Alterar o layout do grfico.

Alterar a aparncia de um grfico

Formatar ttulos do grfico

Mais opes de formatao

Criar e usar um modelo de grfico

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