Auditoria Operacional en El Area de Compras de Una Comercializadora de Vehiculos Terrestres

AUDITORIA OPERACIONAL EN EL AREA DE COMPRAS DE UNA COMERCIALIZADORA DE VEHICULOS TERRESTRES
CAPTULO I EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE VEHCULOS 1.1 ANTECEDENTES 1.1.1 Principios de la industria automovilstica El intento de obtener una fuerza motriz que sustituyera a los caballos se remonta al siglo XVII. El vapor pareca el sistema ms prometedor, pero slo se logr un cierto xito a finales del siglo XVIII. El vehculo autopropulsado ms antiguo que se conserva es un tractor de artillera de tres ruedas construido por el ingeniero francs Joseph Cugnot en 1771, sin embargo su utilidad era limitada. En 1789 el inventor estadounidense Oliver Evans obtuvo su primera patente por un carruaje de vapor y en 1803 construy el primer vehculo autopropulsado que circul por las carreteras estadounidenses. En Europa, el ingeniero de minas britnico Richard Trevithick construy el primer carruaje de vapor en 1801, en 1803 construy el llamado London Carriage. Aunque este vehculo no se perfeccion, siguieron producindose mejoras en la mquina de vapor y en los vehculos. Estos avances tuvieron lugar sobre todo en Gran Bretaa, donde el perodo de 1820 a 1840 fue la edad de oro de los vehculos de vapor para el transporte por carretera. Esa naciente industria de fabricacin dej de existir rpidamente, debido a que los trabajadores que dependan del transporte con caballos para su subsistencia fomentaron unos peajes o cuotas ms elevados para los vehculos de vapor. Esta circunstancia tena una cierta justificacin, ya que dichos vehculos eran pesados y desgastaban ms las carreteras que los automviles de caballos. Por otra parte, la llegada del ferrocarril signific un importante efecto para los fabricantes de vehculos de vapor. La restrictiva legislacin de 1865 en Gran Bretaa supuso la restriccin final a los vehculos de vapor de transporte por carretera en este pas, y durante treinta (30) aos impidi prcticamente cualquier intento de desarrollar vehculos autopropulsados para el transporte por
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carretera, esto hizo que el desarrollo del motor de combustin interna tuviera lugar en otros pases como Francia, Alemania y Estados Unidos. Un acontecimiento crucial en la historia de la industria automovilstica fue la Exposicin Universal de Pars de 1889, donde los ingenieros franceses Ren Panhard y mile Levassor conocieron el motor de Daimler. En 1890 obtuvieron los derechos para fabricar dicho motor, pero no vieron un gran futuro en el automvil y concedieron a la compaa Peugeot el derecho a emplear motores Daimler en vehculos autopropulsados. Puede considerarse que Peugeot fue el primer fabricante de automviles en serie de todo el mundo, ya que construy cinco (5) automviles en 1891 y veintinueve (29) en 1892. En 1893, Benz se convirti en uno de los mejores fabricantes de vehculos ya que en la carrera Pars-Burdeos demostr la superioridad del motor Daimler sobre los automviles de vapor, a pesar de que estos ltimos estaban muy desarrollados. En Estados Unidos tambin trabajaban pioneros de la fabricacin de automviles. En 1891, John W. Lambert construy el primer vehculo de gasolina de Estados Unidos. En 1895, los hermanos Charles y Frank Duryea crearon la primera compaa automovilstica estadounidense, despus de haber creado un prototipo en 1893. Elwood Haynes, Alexander Winton y Henry Ford tambin mostraron inters por este campo en la dcada de 1890. 1.1.2 Evolucin de la industria automovilstica En Francia y en Alemania se desarroll el motor de explosin, que debido a sus excelentes caractersticas se adue de la construccin automovilstica desde los ltimos aos del siglo XIX. A finales del siglo XX, los automviles se enfrentaron a dos desafos fundamentales: Aumentar la seguridad de los ocupantes para reducir as el nmero de vctimas de los accidentes de trnsito vehicular, ya que en los pases industrializados constituyeron una de las primeras causas de mortalidad en la poblacin;
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Aumentar su eficiencia para reducir el consumo de recursos y la contaminacin atmosfrica, de la que an son uno de los principales causantes.
Para reducir la dependencia del petrleo se ha intentado utilizar combustibles renovables: en algunos pases se emplean hidrocarburos de origen vegetal y tambin se ha planteado el uso de hidrgeno, que se obtendra a partir del aire utilizando, por ejemplo, la energa solar. El hidrgeno es un combustible muy limpio, ya que su combustin produce exclusivamente agua. 1.1.3 El automvil en la vida moderna La influencia del automvil en la sociedad ha sido extraordinaria como medio de transporte de mercancas, tiene sobre el ferrocarril la ventaja de su gran flexibilidad y de sus mejores exigencias en cuanto a infraestructuras. Por ello ha sustituido en gran parte a las dems formas de transporte colectivo de superficie en las ciudades. En el mbito personal, familiar, profesional y de los servicios pblicos y privados, permite una movilidad que se traduce en ahorro de tiempo, comodidad, eficiencia en los servicios, posibilidades tursticas, mayor contacto entre los pueblos, etc. Como contrapartida a estas ventajas deben sealarse serios inconvenientes, nmero de vctimas, dificultades de circulacin por ciudades y carreteras, contaminacin atmosfrica, etc. El crecimiento econmico de Europa y la mayor eficiencia en la produccin de vehculos incidieron en que, a principios de la dcada de 1970 por primera vez desde los primeros das de la industria el consumo y produccin total de automviles en Europa superaran a los de Norteamrica. Los aranceles experimentaron grandes reducciones en todo el mundo desde principios de la dcada de 1960; la inadaptacin de los automviles estadounidenses para la mayora de los mercados de exportacin hizo que los primeros en beneficiarse fueran los fabricantes europeos y posteriormente los japoneses, sin embargo, alrededor del 20% de la produccin y venta de automviles en Europa corresponda a fabricantes estadounidenses.
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1.2 ANALISIS DEL MERCADO MUNDIAL La industria del automvil es la de mayor fabricacin del mundo. Su impacto sobre el empleo, la inversin, el comercio exterior y el medio ambiente hace que tenga una inmensa importancia econmica, poltica y social. Al inicio el automvil fue desarrollado en Europa, Asia y Estados Unidos. El dominio estadounidense del sector permaneci desde 1910 hasta 1965, cuando Estados Unidos an fabricaba el 50% de los vehculos de todo el mundo. En 1902, la compaa alemana Daimler adquiri una filial con participacin en Austria, lo que la convirti en la primera compaa multinacional del automvil. Una multinacional es una compaa que tiene instalaciones de produccin importante en diferentes pases, a menudo vinculadas por un trfico cruzado de suministros. Desde el punto de vista geogrfico, actualmente hay varios mercados de automviles en: Europa Japn Estados Unidos de Norteamrica
1.2.1 Principales compaas multinacionales En la actualidad, las compaas multinacionales ms desarrolladas son Ford y General Motors, seguidas por las japonesas Toyota y Nissan. Los productores europeos estn mucho ms ligados a su zona, aunque el alemn Volkswagen y el italiano Fiat tienen instalaciones importantes en Mxico y Sudamrica. Las compaas europeas de carcter ms multinacional son los principales fabricantes de piezas y los productores de camiones como Mercedes-Benz o Volvo. La mayora de las compaas de vehculos que funcionan en el resto del mundo son filiales de los principales productores estadounidenses, japoneses y europeos. En pases como Malasia, China o la India, las compaas locales se encargan de la fabricacin, pero siempre con una ayuda importante de los grupos multinacionales.
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En 1990 el mercado automovilstico de Europa occidental alcanz un nivel rcord de 13,5 millones de unidades producidas. El mercado norteamericano era de unos 10 millones y el japons de 4,5 millones de unidades producidas. 1.2.2 Mercado europeo En la dcada de los 90 los lderes del mercado europeo eran Volkswagen, con el 16% del mercado, seguido por General Motors (propietaria de las marcas Opel y Vauxhall), Peugeot-Citron, Ford, Renault y Fiat, con porcentajes situados entre el 11 y el 13%. Otras compaas, como Mercedes, controlaban el 3% del mercado. En total, el 12% de las ventas europeas corresponda a fabricantes japoneses. 1.2.3 Mercado japons En Japn, la estructura del mercado es muy diferente: Toyota abarca el 45% de las ventas y Nissan el 27%, mientras que compaas como Honda o Mitsubishi tienen menos del 10%. Los japoneses exportan ms del 50% de su produccin y fabrican 2,3 millones de automviles en Norteamrica y un nmero creciente en Europa. 1.2.4 Mercado estadounidense El mercado estadounidense sigue estando encabezado por General Motors, con un 35%, seguido por Ford, con un 20%, sin embargo, en la actualidad Chrysler comparte el tercer puesto con Honda y Toyota, mientras que la compaa japonesa Nissan le sigue de cerca.
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1.3 ANLISIS DEL MERCADO LOCAL En Guatemala se distribuyen vehculos de los tres mercados mundiales ms importantes y hay casas exclusivas para la distribucin de cada casa fabricante. De acuerdo a las estadsticas presentadas por el Banco de Guatemala del 2000 al 2005, la importacin de bienes de capital por material de transporte (incluye automviles, maquinaria, buses, camiones, repuestos, accesorios y otros) se ha mantenido entre el 10% y 11% del total de las importaciones anuales. Los principales importadores para Guatemala durante 2005 de automviles de turismo y dems vehculos automviles concebidos principalmente para transporte de personas (excepto los utilizados para transporte de diez o ms personas), incluidos los del tipo familiar (break o station wagon) y los de carreras, son: Pas Estados Unidos de Amrica Japn Corea del Sur Alemania Otros Total US$ 136,212,129 72,778,253 49,105,728 22,111,168 90,904,566 371,111,844 % importacin 37 20 13 6 24 100
1.4 DEFINICIN DE EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE VEHCULOS Las compaas comercializadoras de vehculos son aquellas que se dedican a promover y explotar el negocio de representacin de casas extranjeras fabricantes de vehculos para importacin, distribucin y venta de estos. Tambin como parte de este ramo de comercio, estn las compaas que no tienen representacin de casas extranjeras, pero que localmente se dedican a la compra-venta de vehculos.
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1.5 FORMAS DE CONSTITUCIN El Cdigo de Comercio Dto. 2-70 del Congreso de la Repblica es el marco legal que est relacionado con todo lo concerniente al comercio, la industria, personas que ejercen la profesin de comerciantes y sus formas de organizacin, a continuacin se transcribe lo indicado en el artculo 2 de dicho Cdigo, en donde se establece quienes son comerciantes: Artculo 2. Comerciantes. Son comerciantes quienes ejercen en nombre propio y con fines de lucro, cualquier actividad que se refiere a lo siguiente: 1. La industria dirigida a la produccin y transformacin de bienes y a la prestacin de servicios. 2. La intermediacin en la circulacin de bienes y a la prestacin de servicios. 3. La banca, seguros y fianzas. 4. Las auxiliares de las anteriores La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala otorga el derecho a toda persona a la libre asociacin, y libertad de industria, comercio y trabajo. Los comerciantes debern constituirse como compaas individuales o a travs de una persona jurdica como sociedad, que de acuerdo al artculo diez del Cdigo de Comercio se pueden constituir de la siguiente forma: a) Sociedad colectiva b) En comandita simple c) De responsabilidad limitada d) Sociedad annima e) Sociedad en comandita por acciones En Guatemala los comerciantes dedicados al negocio de los vehculos, comnmente se constituyen como sociedades annimas, por lo que deben cumplir con los requisitos establecidos en el Ttulo I, Captulo VI del Cdigo de Comercio.
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La sociedad annima tiene su capital divido y representado en acciones, por lo que la responsabilidad de cada accionista est limitada al pago de las acciones que hubiere suscrito. A la razn social en la constitucin de estas sociedades debe agregarse la leyenda Sociedad Annima. Asuntos importantes a considerar en la constitucin de una sociedad annima: a) El capital autorizado es la suma mxima que la sociedad puede emitir en acciones, ste puede estar total o parcialmente suscrito al constituirse la sociedad y quedar expresado en la escritura constitutiva. b) El capital suscrito debe estar pagado como mnimo en un 25% de su valor nominal, al momento de efectuar la suscripcin. c) El capital pagado debe ser como mnimo de Q25,000.00. 1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.6.1 Organizacin Es la estructuracin de las relaciones que deben haber entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, para lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. 1.6.2 Estructura organizacional Es el marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. 1.6.3 Departamentalizacin Es la divisin y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Se logra mediante una divisin orgnica que permite a la compaa desempear con eficiencia sus diversas actividades.
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1.6.4 Jerarqua Es la disposicin de personas por orden de rango grado o clase, definiendo claramente la estructura de los niveles operativos, la responsabilidad de cada integrante, la centralizacin de las actividades de un puesto o unidad y la descentralizacin de la toma de decisiones con niveles inferiores, con plena coordinacin en los distintos estratos de la organizacin a travs de una informacin efectiva. 1.6.5 Centralizacin de la autoridad Tendencia a restringir la delegacin de la toma de decisiones en una estructura organizacional, por lo general, conservando la autoridad en la cima de la estructura o cerca de ella. Con base en los conceptos anteriores se puede decir que la estructura organizacional es la forma en que la compaa ha decido organizar a su personal, estableciendo la centralizacin de autoridad, indicando claramente los niveles de jerarqua y creando una departamentalizacin de acuerdo a las necesidades de la misma, que permitir fundar las bases para el manejo ptimo de las actividades. 1.6.6 Organigrama La forma grfica de una organizacin se efecta por medio de los organigramas, esta herramienta es muy til debido a que refleja la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y las relaciones que guardan entre s, adems contienen los agrupamientos de las actividades bsicas de los departamentos y de otras unidades, tambin muestran las principales lneas de autoridad y responsabilidad que hay entre stas, para ubicar al lector acerca de los niveles de jerarqua. 1.7 LEYES Y REGULACIONES APLICABLES, ASPECTOS LEGALES A CONSIDERAR Considerando que las compaas comercializadoras de vehculos comnmente se constituyen como sociedades annimas, deben cumplir como mnimo con los requisitos legales que se detallan a continuacin:
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1.7.1 Inscripcin de la compaa en el Registro Mercantil Inscripcin como comerciante Solicitud de patente de comercio de empresa Solicitud de patente de comercio de sociedad Autorizacin y habilitacin de libros de contabilidad. 1.7.2 Inscripcin de la compaa en la Superintendencia de Administracin Tributaria - SAT Inscripcin en el Registro Tributario Unificado. Obtencin del nmero de identificacin tributaria Autorizacin de documentos, tales como: facturas, facturas especiales, notas de dbito, notas de crdito, etc. Habilitacin de libros de compras y ventas, etc. 1.7.3 Impuestos aplicables Segn la legislacin fiscal, la compaa debe cumplir con el pago de impuestos a que se est afecto, entre estos: Impuesto al valor agregado. Impuesto sobre la renta. Impuesto extraordinario y temporal para apoyar los acuerdos de paz. Impuesto nico sobre inmuebles. 1.7.4 Inscripcin al Seguro Social Inscripcin como patrono Pago mensual de cuotas laborales y patronales 1.7.5 Requisitos ante la Inspeccin General de Trabajo Autorizacin de contratos individuales de trabajo Autorizacin de libro de salarios (siempre que tenga diez o ms trabajadores) Presentacin de informe anual de salarios
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1.7.6 Otras leyes relacionadas Cdigo de Trabajo y Decretos sobre prestaciones Ley del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social Impuesto sobre Productos Financieros Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos y de la ley para Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo Impuesto nico sobre Inmuebles Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial Para Protocolos Cdigo Tributario 1.8 PRINCIPALES ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS 1.8.1 Obligatoriedad de llevar contabilidad Con relacin a la contabilidad el artculo 368 del Cdigo de Comercio indica que los comerciantes estn obligados a llevar su contabilidad de forma organizada, de acuerdo al sistema de partida doble y utilizando principios de contabilidad generalmente aceptados. En Guatemala, segn resolucin de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores IGCPA- publicada en el Diario de Centro Amrica el 4 de junio de 2001, se adopt el Marco Conceptual para la preparacin y presentacin de Estados Financieros y las Normas Internacionales de Contabilidad -NIC- emitidas por el Comit de Normas Internacionales de Contabilidad -IASC- (en ingls International Accounting Standards Committee) vigentes por ellos en ese momento, como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala.Posteriormente mediante resolucin de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores (IGCPA) publicada en el diario oficial de Guatemala el 16 de julio de 2002, se modific por sustitucin total el artculo uno de la resolucin indicada anteriormente, se adoptaron como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala a que se refiere el Cdigo de Comercio, el Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de los Estados Financieros y las Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standards), que correspondan a la versin publicada por el International Accounting Standards Board (IASB) con las normas existentes al 1 de enero de 2001, aprobada por un Comit de Revisin nombrado por el IASB.
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Las nuevas normas que emite el IASB a partir de 2003, se designan como Normas Internacionales de Informacin Financiera NIIF (en Ingls International Financial Reporting Standards IFRS), expresin que comprende tambin las Normas Internacionales de Contabilidad - NIC y las interpretaciones, con vigencia indicada en las mismas. Con fecha 18 de diciembre de 2007, las resoluciones de la Junta Directiva del IGCPA, publicadas en el Diario de Centro Amrica el 4 de junio de 2001 y el 16 de julio de 2002, fueron derogadas y considerado, el artculo 3, de los estatutos del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores (IGCPA) y que el Colegio de Contadores Pblicos y Auditores de Guatemala (CCPAG), con el apoyo del Comit de Normas de Contabilidad y Auditora Internacionales del IGCPA, adopt la normativa indicada en el prrafo anterior, en su Asamblea General Extraordinaria con fecha once de diciembre de 2007, cuya resolucin fue publicada en el Diario Oficial el da 20 de diciembre de 2007. Considerando lo anterior el Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de Estados Financieros en Guatemala obligatorio a partir de 2009 son las Normas Internacionales de Informacin Financiera NIIF (en Ingls International Financial Reporting standard -IFRS, emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Informacin Financiera (en Ingls International Accounting Standards Board IASB), expresin que comprende tambin las Normas Internacionales de Contabilidad - NIC y las Interpretaciones. Es importante mencionar que debido a que esta tesis fue elaborada tomando como base los estados financieros generados en el ao 2006 y 2005, el Marco Conceptual para la preparacin y presentacin de dichos estados financieros fueron las Normas Internaciones de Contabilidad (International Accounting Standards), que corresponden a la versin publicada por el international Accounting Standards borrad (IASB) con las normas existentes al 1 de enero de 2001, aprobada por un Comit de Revisin nombrado por el IASB.
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1.8.2 Objetivo de los estados financieros Los estados financieros forman parte del proceso de informacin financiera y normalmente, un conjunto completo de estados financieros comprende:
Balance de situacin general Estado de resultados Estados de patrimonio de los accionistas Estado de flujos de efectivo Notas a los estados financieros Estados complementarios y otro material explicativo que forma parte integrante de los estados financieros Cuadros suplementarios y otra informacin basada en, o derivada de, tales estados financieros, que se espera sea leda junto con ellos, estos pueden referirse a la informacin financiera sobre los segmentos de negocios o geogrficos, o bien presentar el efecto de los cambios en los precios..
La informacin que forma parte del conjunto de estados financieros debe ser preparada para satisfacer la necesidad de informacin de los usuarios, entre los que se pueden mencionar: Inversionistas Empleados Prestamistas Proveedores y otros acreedores comerciales Clientes El gobierno y sus organismos pblicos Pblico en general
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Los estados financieros deben ser elaborados para suministrar informacin acerca de la situacin financiera, desempeo y cambios en la posicin financiera y aunque no es posible cubrir todas las necesidades de informacin de los usuarios, se pretende que tal informacin sea til para muchos de ellos al tomar sus decisiones econmicas. De acuerdo con los lineamientos establecidos en las NICs, los estados financieros para cumplir sus objetivos se preparan sobre la base de la acumulacin o del devengo contable y considerando que la empresa est en funcionamiento y continuar sus actividades de operacin dentro del futuro previsible. De acuerdo con la base de acumulacin o del devengo contable los efectos de las transacciones y dems sucesos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo, base de lo percibido, asimismo se contabilizan en los libros contables y se informa sobre ellos en los estados financieros de los perodos con los cuales se relacionan. Los estados financieros elaborados sobre dicha base informan a los usuarios no slo de las transacciones pasadas que suponen cobros o pagos de dinero, sino tambin de las obligaciones de pago en el futuro y de los recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro, por lo que suministran el tipo de informacin, acerca de las transacciones y otros sucesos pasados, que resulta ms til a los usuarios al tomar decisiones econmicas. Los estados financieros se preparan normalmente considerando que la empresa est en funcionamiento y continuar sus actividades de operacin dentro del futuro previsible, por lo tanto, se asume que la empresa no tiene intencin ni necesidad de liquidar o cortar de forma importante la escala de sus operaciones. Si tal intencin o necesidad existiera, los estados financieros tendran que prepararse sobre una base diferente y, si as fuera, se revelar informacin sobre la base utilizada en ellos. La gerencia o administracin de la compaa al preparar los estados financieros, debe realizar una evaluacin sobre la posibilidad de que la empresa contine en funcionamiento, porque los estados financieros deben prepararse a partir de la suposicin de negocio en marcha, excepto en los casos
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en que la gerencia de la compaa pretenda liquidar la empresa o cesar en su actividad, o bien no haya una alternativa realista para continuar con las operaciones. Al evaluar si la base del negocio en marcha resulta apropiada, la gerencia tomar en cuenta toda la informacin que est disponible para el futuro previsible, que debe cubrir al menos, pero no estar limitada a un perodo de doce meses a partir de la fecha de cierre del balance. En los casos en que la empresa tenga un historial de operacin rentable, as como facilidades de acceso al financiamiento externo, la conclusin de que utilizar la base del negocio en marcha es lo apropiado puede alcanzarse sin realizar un anlisis detallado, en otros casos, la gerencia, antes de convencerse a s misma de que la hiptesis de continuidad resulta apropiada, debe evaluar factores relacionados con la rentabilidad corriente y futura, las expectativas de reembolso de la deuda y las fuentes potenciales de sustitucin de la financiacin existente. 1.8.3 Caractersticas cualitativas que determinan la utilidad de la informacin de los Estados Financieros Las cuatro principales caractersticas cualitativas que deben cumplir los estados financieros son comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad, stas representan los atributos que hacen til para los usuarios, la informacin suministrada en los estados financieros. Comprensibilidad La informacin suministrada en los estados financieros debe ser fcilmente comprensible para los usuarios, para esto se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades econmicas y del mundo de los negocios, as como de su contabilidad, y tambin la voluntad de estudiar la informacin con razonable diligencia. Aunque la informacin acerca de temas complejos sea difcil de comprender para ciertos usuarios, sta debe ser incluida en los estados financieros por su relevancia y para apoyar las necesidades de toma de decisiones econmicas por parte de los usuarios.
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Relevancia La informacin incluida en los estados financieros para ayudar en la necesidad de toma de decisiones por parte de los usuarios debe ser relevante. La informacin posee esta cualidad cuando ejerce influencia sobre las decisiones econmicas de los que la utilizan, ayudndoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. En este punto es importante tomar en consideracin las dimensiones predictiva (predecir o estimar) y confirmativa de la informacin las cuales estn interrelacionadas. Frecuentemente, la informacin acerca de la situacin financiera y la actividad pasada se usa como base para predecir la situacin financiera y la actividad futura, as como otros asuntos en los que los usuarios estn directamente interesados, tales como pago de dividendos y salarios, evolucin de las cotizaciones o capacidad de la empresa para satisfacer las deudas al vencimiento. La relevancia de la informacin est afectada por su naturaleza e importancia relativa o materialidad, en algunos casos la naturaleza de la informacin por s misma, es capaz de determinar su relevancia, en otros casos, tanto la naturaleza como la importancia relativa son significativas. La informacin tiene importancia relativa o es material, cuando su omisin o presentacin errnea pueden influir en las decisiones econmicas de los usuarios, tomadas a partir de los estados financieros, sta depende de la cuanta de la partida omitida, o del error de evaluacin en su caso, juzgados siempre dentro de las circunstancias particulares de la omisin o el error. El papel de la importancia relativa es suministrar un umbral o punto de corte, ms que ser una caracterstica cualitativa primordial que la informacin ha de tener para ser til. Fiabilidad La informacin posee la cualidad de fiabilidad cuando est libre de error material y de sesgo o prejuicio y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente.
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Es posible que la informacin sea relevante, pero tan poco confiable en su naturaleza, que su reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente errnea de informacin financiera, por lo que debe evaluarse la fiabilidad de la misma. La informacin para ser confiable debe poseer las siguientes caractersticas: a) Representacin fiel: buena parte de la informacin financiera est sujeta a cierto riesgo de no ser el reflejo fiel de lo que pretende representar. Esto no es debido al sesgo o prejuicio, sino ms bien a las dificultades inherentes, ya sea a la identificacin de las transacciones y dems sucesos que deben captarse. b) La esencia sobre la forma: es necesario que los sucesos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad econmica y no meramente segn su forma legal. La esencia de las transacciones y dems sucesos no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal. c) Neutralidad: para ser fiable, la informacin contenida en los estados financieros debe ser neutral, es decir, libre de sesgo o prejuicio. d) Prudencia: es la inclusin de un cierto grado de precaucin, al realizar los juicios necesarios al hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos o los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o los gastos no se subvalen. e) Integridad: para ser fiable, la informacin en los estados financieros debe ser completa dentro de los lmites de la importancia relativa y el costo. Una omisin puede causar que la informacin sea falsa o equvoca, y por tanto no fiable y deficiente en trminos de relevancia.
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Comparabilidad Una caracterstica importante es que los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una empresa a lo largo del tiempo, para identificar las tendencias de la situacin financiera y del desempeo, adicionalmente deben ser capaces de comparar informacin de empresas diferentes, para evaluar su posicin financiera, desempeo y cambios en la posicin financiera en trminos relativos. Una implicacin importante de la caracterstica cualitativa de la comparabilidad es que los usuarios han de ser informados de las polticas contables empleadas en la preparacin de los estados financieros, de cualquier cambio habido en tales polticas y de los efectos de tales cambios. Otras caractersticas a considerar Adicionalmente, deben observarse las siguientes caractersticas al emitir los estados financieros, ya que la informacin relevante y fiable no est completa sin stos: a) Oportunidad b) Equilibrio entre costo y beneficio En la preparacin de los estados financieros es necesario un equilibrio entre caractersticas cualitativas, por lo que debe tenerse presente que la importancia relativa de cada caracterstica en cada caso particular es cuestin de juicio profesional. 1.8.4 Caractersticas de la informacin presentada en los estados financieros segn la Ley del Impuesto Sobre la Renta Libros y registros Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad de acuerdo con el Cdigo de Comercio, para los efectos tributarios deben cumplir con las obligaciones contenidas en dicho cdigo, en materia de llevar libros, registros, estados financieros y comprobantes numerados. Tales contribuyentes tambin podrn llevar su contabilidad por procedimientos mecanizados o computarizados; siempre que garanticen la certeza legal y cronolgica de las operaciones y permitan su anlisis y fiscalizacin.
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Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad de acuerdo con el Cdigo de Comercio u otras leyes, deben preparar y adjuntar a su declaracin jurada el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de costo de produccin, este ltimo cuando se lleve contabilidad de costos; todos, a la fecha de cierre de cada perodo de liquidacin definitiva anual. Adems, debern suministrar las informaciones complementarias contables y tributarias que solicite la Direccin. Para los efectos tributarios, debern conservar la documentacin que sustente las operaciones vinculadas con los perodos no prescritos. Sistema de contabilidad Los contribuyentes que estn obligados a llevar contabilidad completa, deben atribuir los resultados que obtengan en cada perodo de imposicin, de acuerdo con el sistema contable de lo devengado, tanto para los ingresos, como para los egresos, excepto en los casos especiales autorizados por la Direccin. Los otros contribuyentes pueden optar entre el sistema contable mencionado o el de lo percibido; pero una vez escogido uno de ellos, solamente puede ser cambiado con autorizacin expresa y previa de la Direccin..
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CAPTULO II AUDITORA OPERACIONAL 2.1 DEFINICIN DE AUDITORA Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin, y evidencia aplicada a la empresa. Es el examen realizado por personal calificado e independiente; con el fin de proporcionar una opinin sobre lo acontecido en el negocio. Auditora, en su acepcin ms amplia significa verificar la informacin financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenmenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las polticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados y que se cumplen con obligaciones fiscales, jurdicas y reglamentarias en general. 2.2 CLASIFICACIN DE LA AUDITORA Dentro de las principales clasificaciones de la auditora se tienen: 2.2.1 Por la persona que la realiza: Auditora Interna: Es una actividad de evaluacin establecida dentro de una entidad como un servicio a la misma. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear, lo adecuado y efectivo del control interno. Es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma empresa: mediante la cual se crean y evalan procedimientos financieros, se revisan los registros contables y los procedimientos de operacin, se evala el sistema de control interno existente, hace recomendaciones para mejorar los procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos.
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Auditora Externa: Es aquella que es realizada por una persona independiente o firma de Contadores Pblicos. Tiene como objetivo evaluar si lo que presenta la administracin en los estados financieros es correcto y emitir una opinin profesional respecto a la situacin financiera y resultados de la operacin de la empresa auditada. 2.2.2 Por el objeto que persigue: Se pueden nombrar las siguientes: Auditora Financiera: Es el examen de los estados financieros cuyo resultado final es la emisin de informe, en el que el auditor da a conocer su opinin sobre la situacin financiera de la empresa. Auditora Operacional: Permite evaluar todas las operaciones de una empresa, en forma analtica, objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo polticas y procedimientos aceptables; si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado. Auditora Administrativa: Consiste en revisar los mtodos y procedimientos utilizados por la organizacin, para realizar sus actividades y alcanzar sus objetivos, es decir, para constatar el grado de efectividad y de conveniencia de la estructura orgnica y funcional de la empresa o entidad que se audita. Auditora Informtica: Es la revisin y evaluacin de los controles, sistemas, procedimientos de informtica; de los equipos de cmputo, su utilizacin, eficiencia y seguridad, a fin de que por medio del sealamiento de cursos alternativos se logre una utilizacin ms eficiente y segura de la informacin que servir para una adecuada toma de decisiones. Auditora Gubernamental: Es el examen de la gestin que realiza la administracin pblica, con el fin de emitir un dictamen sobre la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones, como en la forma que utiliza los recursos asignados para su gestin. Auditora Fiscal: Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista del fisco.
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Auditora Integral: Es un examen que proporciona una evaluacin objetiva y constructiva acerca del grado en que los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con debidas economas, eficacia y eficiencia. Auditora Recurrente: Es la auditoria que se efecta al perodo actual y uno o ms perodos consecutivos anteriores al actual. Auditora Permanente: En este tipo de auditoras, dentro de la empresa siempre hay un auditor que revisa las operaciones financieras en forma permanente. Auditora Forense: Es el examen efectuado por el auditor independiente para determinar las causas jurdicos-contables que provoca la extincin de una entidad. 2.3 DEFINICIN DE AUDITORA OPERACIONAL Es examinar y evaluar sistemticamente las operaciones de una entidad con el propsito de determinar si est operando en forma efectiva y eficiente, as como establecer el cumplimiento de las polticas, mtodos y procedimientos de la entidad efectuando recomendaciones para asegurar la observancia de dichas polticas El Boletn No. 1, del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, indica que por auditora operacional debe entenderse como, el servicio que presta el Contador Pblico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. 2.4 OBJETIVO DE LA AUDITORA OPERACIONAL El objetivo de una auditora operacional es presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades sujetas a revisin. Los objetivos de la auditoria operacional se pueden sealar:
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A corto plazo: Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditora operacional. A mediano plazo y largo plazo: Lo que se busca es lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. En una entidad de carcter mercantil, se busca la mejora de beneficios econmicos (rentabilidad). En un organismo pblico (sin nimo de lucro) en la mejora de la prestacin de servicios. Los objetivos especficos de una auditora operacional pueden consistir en: Promover mejorar en las operaciones. Determinar si la administracin cumple con planes y objetivos del negocio. Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y econmica. Evaluar si las polticas de la administracin responden y son congruentes con los planes generales y especficos establecidos en funcin de metas y objetivos de la empresa. Examinar y evaluar los sistemas de control interno gerencial, para comprobar el grado de confiabilidad de la administracin, en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos, materiales y financieros. Determinar el exceso o deficiencia del personal utilizado. Evaluar la cantidad y calidad de recursos administrados (excesivo o innecesario) de materia, equipo y otros bienes. Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios. Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal. Identificar duplicacin de esfuerzos y falta de coordinacin entre departamentos. Investigar existencia de actividades, departamentos o tareas obsoletas o de poca importancia cuya eliminacin signifique ahorro de recursos. 2.5 ALCANCE PARA REALIZAR UNA AUDITORIA OPERACIONAL
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El alcance de la auditora operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea operacin financiera o no, y en cada hallazgo la auditoria operacional cubre todos los aspectos internos y externos que lo interrelacionan. Debido a la naturaleza de la auditora operacional no es posible fijar ciertas reglas rgidas que establezcan cuando debe aplicarse. Sin embargo los profesionales coinciden en que los indicios ms comunes para llevarla a cabo, son: Bajo rendimiento y desperdicio en los departamentos. Investigacin de ciertos problemas especficos conocidos. Acumulacin de trabajo en los departamentos y/o secciones. Descenso en ventas. Rotacin excesiva de personal. Prdidas econmicas. Para asegurarse peridicamente que la empresa funciona bien o prevenir situaciones de ineficiencia en su crecimiento. 2.6 PARTICIPACIN DEL CONTADOR PBLICO Y AUDITOR Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar en apoyo a las entidades: Primero: En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de obstculos). Segundo: Participando en la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., que ayude a mejorar la eficiencia de los procesos. Tercero: En la implantacin de los cambios e innovaciones. En la prctica de una auditora operacional, el contador pblico se circunscribir al primer nivel de apoyo, ya que su participacin en los dems niveles queda fuera de la prctica de la auditora operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa. El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: Investiga, analiza y evala los hechos, es decir,
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diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlas. 2.7 APLICACIN DE LA AUDITORA OPERACIONAL La Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, indica que si bien no existe un criterio fijo y que las posibilidades pueden ser muy amplias, se pueden mencionar tres criterios de aplicacin general por administradores, auditores internos y consultores: Para aportar recomendaciones que resuelvan un problema conocido Cuando existen indicadores de ineficiencia pero se necesita analizar las causas. Para prevenir ineficiencias o para respaldar un sano crecimiento de las entidades. 2.8 CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA OPERACIONAL Acta en campos operativos, no financieros. Es una actividad eminentemente objetiva. Es un instrumento de informacin administrativa. Es un instrumento de comprobacin o informacin operacional y de sealamiento de problemas y soluciones de los mismos. El auditor adopta una actitud mental de proteccin, antes que la utilizacin de mtodos especiales. Persigue incrementar la eficiencia y eficacia en las operaciones. Revisa controles, pero no financieros. Su mtodo de investigacin es la observacin y el anlisis. Por su naturaleza, es fundamentalmente una actividad continua. Es un elemento de toma de decisiones.
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2.9 LIMITACIONES DE LA AUDITORA OPERACIONAL Tiempo: Es una limitacin, porque el Gerente precisa saber oportunamente el estado de sus cosas, para poder actuar con eficacia, por lo tanto las auditorias deben realizarse regularmente, con frecuencia suficiente para atacar los problemas antes de que crezca. Conocimiento: Ninguna persona es experta en todos los ramos de los negocios, ni tampoco puede permitirse la empresa contar con un especialista para cada aspecto del negocio. El Auditor Operacional es tan solo un detector de deficiencias graves y susceptibles de mejorar. Costo: Las restricciones de tiempo y de conocimiento producen la tercera limitacin: el costo. El personal dedicado a esta auditora representa un costo, y si no se organiza adecuadamente, no da los frutos deseados. 2.10 ESTNDARES PARA LA PRCTICA DE AUDITORA OPERACIONAL. Los estndares para la prctica profesional de la Auditora Operacional son los Boletines de Auditora Operacional, emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. 2.11 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORA OPERACIONAL Y AUDITORA FINANCIERA a) Auditora operacional: Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las operaciones. b) Auditora financiera: Es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.
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2.12 PAPELES DE TRABAJO. 2.12.1 CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO. En Auditora se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cdulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por l durante el transcurso de cada una de las fases del examen. Los papeles de trabajo son la evidencia de los anlisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Pblico, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de informacin examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cdulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobacin y fundamentacin de la opinin, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo. El cumplimiento de la segunda Norma de Auditora referente a la "obtencin de evidencia suficiente y competente" queda almacenado en los papeles de trabajo del Auditor. 2.12.2 CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de informacin financiera sujeto a examen, desglosados en su mnima unidad de anlisis, las tcnicas y procedimientos que el Auditor aplic, la extensin y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las tcnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las reas examinadas. Por lo tanto, los papeles de trabajo estn constituidos por: Programas de trabajo Planillas con anlisis y anotaciones obtenidas de la empresa.
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Las cartas de confirmacin enviadas por terceros. Manifestaciones obtenidas de la compaa Extractos de documentos y registros de la compaa. Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal. Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos hechos, que complementan la informacin de las planillas. 2.12.3 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo permiten dejar constancia de los procedimientos seguidos por el auditor, de las comprobaciones y de la informacin obtenida. Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Pblico que efecte la Auditora de estados financieros pueden ser relacionados as: Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo. Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente. Constituir una fuente de informacin concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relacin con el examen o para efectos posteriores a la realizacin del mismo, como futuras Auditoras. Facilitar los medios para una revisin de los Supervisores, Jefes, organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realiz con calidad profesional. Ayudar al Auditor a la conduccin de su trabajo. 2.12.4 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo debern adecuarse a cada trabajo en particular, pero deben poseer las caractersticas que les permitan servir de suficiente soporte para demostrar que los estados financieros u otra informacin sobre los que el Auditor Independiente est emitiendo su opinin, concuerden con los registros contables de la compaa, o han sido conciliados con los mismos. Los
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papeles de trabajo deben dejar expreso que la auditora ha sido planeada mediante el uso de planes y programas y el desempeo de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada. Tambin los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la compaa ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditora. El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores requisitos podr tomar variadas formas incluyendo: anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales debern permitir la identificacin razonable del trabajo efectuado por el Auditor. 2.12.5 ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA. Las cdulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la prctica comn se utilizan hojas manuales o electrnicas las cuales llevan la siguiente estructura formal: ndice de la Cdula: Ubicada en la parte superior derecha, permite la localizacin rpida del papel de trabajo. Encabezamiento: Donde va el nombre de la compaa auditada, rubro de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cdula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditora que es la misma de los estados financieros examinados. Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la elaboracin y supervisin de la cdula. Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditora y se consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente. Conclusin: Cada rea de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditora, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinin de la persona que efectu el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.
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Significado de marcas: Al final de la Cdula a manera de convenciones, se coloca el significado de las marcas de Auditora utilizadas en el cuerpo del trabajo. Fuente de informacin: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo. 2.12.6 CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido. 2.12.6.1 POR SU USO: De acuerdo a la utilizacin que tengan los papeles de Auditora en el perodo examinado o en varios perodos de clasifican en Archivo de la Auditora y Archivo Continuo o Permanente de Auditora. 2.12.6.2 POR SU CONTENIDO: De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Cdulas Centralizadoras, Cdulas Sumarias y Cdulas Analticas Cdulas Centralizadoras: Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y gua o ndice de las restantes cdulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aqu se inicia la tcnica del anlisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio ms pequeas. El mtodo usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de comprobacin, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrar muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados. Cdulas sumarias o de resumen: Son aquellas que contienen el primer anlisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre sta y las cdulas de anlisis o de comprobacin. Las cdulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que
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llegue el Auditor como resultado de su revisin y de comprobacin de la o las cuentas a la que se refiere. Cdulas analticas o de comprobacin: En estas cdulas se detallan los rubros contenidos en las cdulas sumarias, y contienen el anlisis y la comprobacin de los datos de estas ltimas, desglosando los renglones o datos especficos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtencin de la evidencia suficiente y competente. 2.12.7 NDICES Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado "lpiz de Auditora". Esta clave recibe el nombre de ndice y mediante l se puede saber de qu papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. En teora no importa qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles modificaciones. 2.12.8 MARCAS DE AUDITORA Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado en la respectiva cdula, pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor. Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se
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explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de las Marcas de Auditora. 2.12.9 PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son la fundamentacin de la opinin del Auditor en su dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una utilizacin que va ms all de la Auditora del perodo en que estos se realizaron, pues son origen de la informacin para futuras Auditoras, bien sea que las realice el mismo Contador Pblico u otro colega. Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditoras posteriores. Estos papeles de trabajo estn protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del Cdigo de tica profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco aos.
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CAPITULO III TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS AL AREA DE COMPRAS En este captulo se presenta lo que se considera deben ser los aspectos bsicos de la auditora operacional de compras en empresas industriales y comerciales. El contador requiere preparacin adicional y prctica en las operaciones que va a revisar; y en consecuencia, en este caso deber contar con experiencia y conocimientos especficos de compras. Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y abastecimiento de los artculos que se adquieren para su reventa o su transformacin es factor determinante en los resultados econmicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el costo total. Propsitos Los propsitos son los siguientes; 1 Establecer, el concepto bsico y el alcance de la operacin de compras. 2) Definir el producto de la auditora operacional de compras considerando el marco general de actividades y objetivos de la empresa. 3) Indicar y orientar acerca de la metodologa (instrumentos, tcnicas y procedimientos) para efectuar la auditora operacional de compras.
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4) Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la informacin relativa o los resultados obtenidos en el trabajo. Entendindose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional adecuada, lo necesario para ejercerla, independiente de cualquier posible metodologa, es la actitud mental de s queda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realizacin misma de las operaciones. No obstante el poseer una metodologa claramente definida que permita sistematizar todas y cada una de pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de conclusiones valederas, en el menor tiempo posible. El mtodo por s mismo no garantiza una eficiente auditoria operacional, pero apunta la veracidad del diagnstico. A la metodologa de la Auditoria Operacional se refiere este boletn. Propsito Es exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor operacional, su hbito de trabajo la metodologa que debe emplearse en el desarrollo de una auditoria operacional. En otros boletines que traten de operaciones especficas (compras, ventas, etc.) se discutirn procedimientos de examen aplicados a casos concretos. Con el objeto de lograr este propsito, el boletn se ha divido en las siguientes secciones: DIRECTRICES DE ACTUACIN OPERACIONES METODOLOGA INFORME En la primera seccin se hace referencia a los aspectos de actuacin profesional que debe tomar en cuenta el contador pblico, al llevar a cabo una Auditoria Operacional. En la segunda se define y se comenta el concepto de operacin y se dan ejemplos de las mismas. La tercera se expone las herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen y en la ltima se indica como debe informarse de los resultados obtenidos en la auditoria.
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Directrices de Actuacin La auditoria operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas a quin se va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional independencia del contador pblico, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente. Debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador pblico a fin de que est en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega por parte de su ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores. Por ltimo, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo quedar en los papeles de trabajo del auditor de operaciones. Operaciones En auditoria operacional se define a una operacin con al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. La investigacin deber determinar si el personal encargado de la operacin tiene capacidad para ejecutar las operaciones. Metodologa de la Auditoria Operacional
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La metodologa que se comenta en este Boletn que se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis, y diagnstico, tiene un carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el desarrollo de la revisin.
Familiarizacin El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto de la empresa que est auditando. En seguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operacin que se revisar en particular. ESTUDIO AMBIENTAL ESTUDIO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA VISITA A LAS INSTALACIONES Investigacin y Anlisis El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operacin en cuestin. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadstico. Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas con las que enseguida se mencionan. ENTREVISTAS
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EVALUACIN DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN
Informe El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia en la productividad. Para que la auditoria operacional sea til a la empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
Auditora Operacional de Compras: Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos. La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
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1. Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos. 2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc. 3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes. 4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener informacin histrica de estos artculos. 5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios que las diversas reas de la empresa requieran. 6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal. 7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artculos diversos. 8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo requerido. 9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido, as como las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y aseguren el abastecimiento ptimo de los artculos adecuados. 10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.
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11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolucin de artculos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores. 12. Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al mximo las posibilidades de negociacin de las compras. 13. Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera. Objetivo de la Auditora Operacional de Compras: El objetivo de la auditora operacional de compras es examinar las actividades que la integran, con el propsito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades. Metodologa: La metodologa general para el examen de las operaciones est contenida en el boletn 2 de esta Comisin. En esta Boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo la Auditora Operacional de Compras. Los procedimientos que se describen a continuacin debern adecuarse y complementarse en cada caso particular. Familiarizacin: 1. El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones.
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2. Estudiar los expedientes de auditoras e Informes y cortos de recomendaciones o sugerencias cuando esto ser aplicable. Visita a las Instalaciones: 3. Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin, almacenaje, etc.
INVESTIGACION Y ANALISIS Anlisis financiero y de informacin operativa. 4. Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como externo. Deber analizarse si el tipo de estadsticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artculos por reas geogrficas, por clase de proveedor, etc. 5. Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores. 6. Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externos, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precio de algunos artculos, etc. 7. Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la operacin de compras, para entrevistas a los responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea. Examen de las documentaciones e investigaciones especficas:
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8. Estudiar los diversos registros, formas archivos, relativos a compras, proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos significativos, etc. Esta revisin debe abarcar entre otros aspectos la verificacin de que existe el nmero suficiente de proveedores para cada artculo que s haga una investigacin de nuevos proveedores, peridicamente, que no hayan surtido en los ltimos meses el artculo que se estudie.
9. Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis estadsticos y en las entrevistas. Analizar los programas de auditora interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine para detectar reas en que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las polticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. Investigar que el tipo de relacin y control que exista en el trato con los Agentes Aduanales para el caso de compras de importacin asegure un procedimiento eficiente en las compras del exterior. 10. Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin, lo cual facilita la localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden elaborarse memorando descriptivos de la operacin para su estudio y anlisis. Por ltimo se podr analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean stos almacenes centrales o unidades de consumo (de fabricacin o de venta). Si los trminos de entrega son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados por la empresa o si resulta ms recomendable contratar entregas que incluyan fletes pagados. 11. Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los mtodos de compra, Compras de volumen, determinacin del lote econmico de compra, alternativas de comprar o fabricar, etc. Investigar si la empresa opera con base el algn presupuesto de compras en cuyo caso deber estudiarse ste; analizar sus variaciones principales y obtener una explicacin sobre los mismos.
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12. Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita esta prctica. Asimismo deber investigarse si se tiene una adecuada supervisin del personal que efecta directamente las compras. Estudiar el costo total del manejo del departamento de compras en funcin del volumen de operaciones que realiza para determinar de manera general su costeabilidad. Analizar si es el caso, si se cumple con las polticas establecidas por el Departamento de Ventas cuando el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada artculo. 13. Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operacin de compras. Resumen y discusin previa de los problemas detectados: 14. Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operacin de compras. 15. Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado. 16. Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor. Elaboracin del Informe: 17. Elaborar los informes: Informe: A continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los que pude informarse en una Auditora Operacional de Compras.
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Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas. Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operacin de compras. Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados con la operacin de compras. Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal que atiende las compras. Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren. Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn artculo (archivos de proveedores). Inadecuado control de personal de compras. En este segmento de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin unnime de los miembros de dicha comisin, y fue autorizado para su publicacin por el Comit Ejecutivo del Instituto. An cuando la comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para la profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus ecomendaciones o bien de la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.
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CAPTULO IV CASO PRCTICO PARTICIPACIN DEL CONTADOR PBLICO Y AUDITOR INDEPENDIENTE EN UNA AUDITORA OPERACIONAL EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE UNA COMERCIALIZADORA DE VEHICULOS TERRESTRES Multivehiculos, S.A. es una organizacin dedicada a la comercializacin de vehculos terrestres. Actualmente es uno de los principales comercializadores del pas y se encuentra posicionado entre los grupos ms importantes de Centroamrica. La empresa tiene por objeto realizar todas las operaciones comerciales relacionadas con la comercializacin de vehculos, repuestos y accesorios tanto a nivel nacional como al resto de los pases centroamericanos. El Consejo de Administracin de la empresa Multivehiculos, S.A. considerando que las compras es uno de los rubros ms importantes para elaborar costo de ventas del mismo, cree conveniente analizar y revisar que los procedimientos de compras se elaboren eficientemente y que adems se cumplan las polticas de compras establecidas por la empresa, ya que las mismas son un factor determinante para los resultados econmicos de la compaa. Razn por la cual, el Consejo de Administracin ha solicitado, mediante una carta, los servicios profesionales de la firma de auditora Florian Dardon & Asociados, para que realice una auditora operacional en el departamento de compras de la empresa, con el objeto de detectar problemas que puedan dificultar la eficiencia y efectividad esperada en el departamento y a la vez le proporcione
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recomendaciones que faciliten la solucin a dichos problemas mejorando as la eficiencia y efectividad de las operaciones realizadas en dicho departamento.
Carta de Solicitud de Servicios Profesionales
Guatemala, 16 de enero 2012.
Lic. Fredy Alexander Florian Dardon Florian Dardon y Asociados 2. Avenida 16-28 zona 9, Ciudad. Estimado Lic. Florian: Me dirijo a usted cordialmente, desendoles xitos en sus labores cotidianas, el motivo de la presente es solicitarle sus servicios profesionales para la realizacin de una auditora operacional en el departamento de compras de la empresa Multivehiculos, S.A. con el objeto de detectar problemas que puedan dificultar la eficiencia y efectividad esperada en el mismo. Adems, deseo suministre los requerimientos preliminares de la auditora tales como los servicios profesionales a proporcionar, perodo de realizacin y forma de compensacin de la auditora, entre otros. Sin otro particular me suscribo.
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Atentamente, Ing. Jos Luis Burgos Daz Presidente del Consejo de Administracin Multivehiculos, S.A. La firma de auditora acepta gustosamente luego realiza la visita preliminar y enva para su aceptacin la carta propuesta, luego enva la carta compromiso de auditora confirmando su aceptacin para realizar el trabajo y posteriormente da inicio al trabajo de auditora.
Carta Propuesta de Servicios Profesionales
Guatemala, 22 de enero del 2012.
Ing. Jos Luis Burgos Daz Presidente del Consejo de Administracin Multivehiculos, S.A. Ciudad.
Estimado Ing. Burgos: De acuerdo a sus indicaciones y en respuesta a su atenta invitacin, sometemos a su consideracin nuestra propuesta de servicios profesionales para realizar la auditora operacional en el
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departamento de compras de la empresa Multivehiculos, S.A. por el perodo que comprende del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011. Esta propuesta se ha basado en la visita preliminar que hemos realizado en la empresa recientemente y su objetivo es informarle los requerimientos preliminares de auditora, as como otros aspectos relacionados con tales responsabilidades. Para facilitar la lectura de esta carta, se ha dividido en secciones que indican los diferentes aspectos de informacin considerados de inters para usted.
I. SERVICIOS DE AUDITORA A PROPORCIONAR Nuestro enfoque de trabajo parte de la premisa que para auditar es fundamental conocer las operaciones de la institucin, objetivos y su entorno, ya que de lo contrario no contaramos con elementos de juicio necesarios para estar en posicin de emitir un informe.
Conforme a lo requerido, se efectuar la auditora operacional del Multivehiculos, S.A., por el perodo que comprende del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011. La auditora operacional en el departamento de compras se efectuar tomando como base la metodologa de auditora operacional descrita en los Boletines de Auditora Operacional, emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, as como las Normas Internacionales de Auditora que indican que se debe planear el trabajo de auditora permitiendo ello obtener un diagnstico objetivo sobre las operaciones relacionadas al proceso de compras y especialmente sobre la eficiencia y eficacia del mismo. En la realizacin de la auditora, se verificar la aplicacin de las polticas y procedimientos establecidos por la gerencia de la empresa relacionados con las adquisiciones, evaluando as el grado de eficiencia y eficacia con que son aplicados los procedimientos para la requisicin, cotizacin y compra de un material o artculo. Como parte del trabajo se evaluar el control interno existente mediante el mtodo de cuestionario y cdulas narrativas, en donde deben incluirse entre otros aspectos, los departamentos de la empresa relacionados con el proceso de compras, los
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procedimientos que se mantienen en prctica por la empresa, as como identificar los diferentes controles que se aplican, formas, documentos y reportes utilizados. II. FRECUENCIA DE NUESTRAS REVISIONES Con la finalidad de identificar problemas oportunamente para que puedan implementarse las medidas correctivas, se efectuarn dos visitas como sigue: durante la primera de ellas se desarrollar la fase de familiarizacin y se evaluar el control interno del departamento de compras, posteriormente en la segunda visita se aplicarn ciertas pruebas de cumplimiento as como los procedimientos complementarios para analizar la informacin y diagnosticar al departamento emitiendo un informe basado en el anlisis de la informacin. III. TIEMPO DE REALIZACIN Este convenio de servicios profesionales ser por un lapso de dos meses, inicindose el 1 de febrero de 2012 y finalizar el 31 de marzo de 2012. Ninguna de las partes puede finalizar el contrato antes de 10 das de entregar un aviso por escrito a la contraparte. III. INFORMES A ENTREGAR Nuestras obligaciones incluyen la aplicacin de una auditora operacional en el departamento de compras, presentacin de reportes sobre el progreso del examen, preparacin del diagnstico, el cual incluye observaciones, es decir, las posibles deficiencias detectadas durante el trabajo de auditora efectuado. Como resultado final de nuestros servicios profesionales se presentar el Informe de Auditora Operacional del departamento de compras, el cual contendr las deficiencias observadas en el departamento de compras y las recomendaciones para mejorar la eficiencia operativa, dicho informe ser presentado el da 31 de marzo del 2012.
IV. PROGRAMA DE TRABAJO Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO
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Se elaborarn programas de trabajo a la medida de la entidad que se audita. Bsicamente los procedimientos de auditora incluirn: entrevistas con el personal encargado, visitas preliminares, cuestionarios de control interno y verificacin de documentacin soporte. Todos los programas de auditora operacional, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo sern propiedad del auditor y por ningn motivo podrn ser propiedad del cliente. V. EQUIPO DE TRABAJO Los servicios de auditora a proporcionar, seran desarrollados con todos los elementos que sean necesarios por parte de esta firma, por ello, el personal profesional asignado para el trabajo est conformado de la siguiente manera: Lic. Fredy Alexander Florian Dardon, Socio Director, responsable principal de la planificacin y desarrollo del trabajo de auditora. Lic. Ral Hernndez Mendoza, Gerente de Auditora, quien tiene a su cargo la Planificacin y supervisin del trabajo de campo y gabinete, siendo el enlace entre la empresa y nuestro despacho. Lic. Estuardo Ramrez, Encargado de Auditora, responsable de la supervisin del trabajo de campo y de la elaboracin del informe correspondiente. Licda. Andrea de la Rosa, Licda. Julieta Fuentes y Lic. Daniel Meja, Asistentes, quienes son responsables del desarrollo del trabajo de campo. VI. COOPERACIN Y COMUNICACIN El trabajo a desarrollar y el tiempo a emplear por el personal de este despacho, depender en forma significativa de la cooperacin que tengamos por parte del personal de la empresa, en especial del personal del departamento de compras. Es fundamental que la comunicacin permanente entre ejecutivos, funcionarios y empleados de su empresa y el personal de nuestro despacho se lleve a cabo sobre una base sistemtica y ordenada. Para este propsito, sugerimos que dicha comunicacin sea con el personal clave dentro de la empresa: Presidente del Consejo de Administracin: Ing. Jos Luis Burgos Daz Gerentes: Lic. Jos Roberto Linares (Gerente General);
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Lic. Manuel Fernndez (Gerente Financiero); Lic. Estuardo Herrera (Gerente de Compras) Jefes de rea: Lic. Vctor Garca (Jefe de Compras Industriales); Lic. Sebastin Molina (Jefe de Importaciones); Lic. Julin Blanco (Jefe de Compras Miscelneas); Lic. Roberto lvarez (Jefe de RRHH); Ing. Enrique Sandoval (Jefe de Informtica)
VII. HONORARIOS PROFESIONALES Los honorarios profesionales que se proponen fueron determinados con sumo cuidado, en base al costo y tiempo estimados para el desarrollo de las revisiones. En base a lo anterior los honorarios por el trabajo de auditora sealado anteriormente, ascenderan a la cantidad de Q. 77,850.00, y se propone sean liquidados como sigue: 40% al inicio de nuestra primera revisin y 60% contra entrega del informe en forma definitiva. Otros costos como transporte, viticos, hospedaje o tiempo extraordinario se facturarn por separado. Agradeciendo la confianza depositada en nuestro despacho para la presentacin de esta propuesta, la cual ha sido preparada exclusivamente para usted, detallndose los aspectos ms sobresalientes que he considerado satisfacen los aspectos indicados en su referida carta para realizacin de la auditora independiente de Multivehiculos, S.A., y esperando tener la oportunidad de prestarle nuestros servicios profesionales, quedo a su disposicin y de los seores directores para aclarar y ampliar cualquier aspecto de esta propuesta que se considere necesario, me suscribo.
Atentamente,
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Lic. Fredy Alexander Florian Dardon Socio Director de la firma Florian Dardon & Asociados Aceptado y Aprobado
Carta Compromiso
Guatemala, 28 de enero de 2012.
Seores Consejo de Administracin Multivehiculos, S.A. 5. Avenida 9-98, zona 10 Ciudad Estimados seores: Ustedes nos han solicitado que realicemos una auditora operacional en el departamento de compras por el ao que termina al 31 de diciembre 2011. Por medio de la presente, tenemos el gusto de confirmar nuestra aceptacin y entendimiento respecto a este compromiso. Nuestra auditora ser realizada con el objetivo de determinar el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones, expresado en un diagnstico y formular las recomendaciones para corregir deficiencias o mejorar el grado de dichas condiciones.
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La auditora operacional en el departamento de compras se efectuar tomando como base la metodologa de auditora operacional descrita en los Boletines de Auditora Operacional, emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, as como las Normas Internacionales de Auditora que indican que se debe planear el trabajo de auditora permitiendo ello obtener un diagnstico objetivo sobre las operaciones relacionadas al proceso de compras y especialmente sobre la eficiencia y eficacia del mismo. Una auditora operacional incluye el examen, sobre una base de pruebas selectivas, indagaciones y observaciones a la forma de operar. En virtud de la naturaleza de las pruebas y de otras limitaciones inherentes a una auditora, junto con las limitaciones inherentes a cualquier sistema de proceso administrativo y sistema de control interno, existe un riesgo ineludible de que pueda permanecer sin ser descubierta alguna distorsin importante. Esperamos una cooperacin total por parte de su personal y confiamos en que ellos pondrn a nuestra disposicin todos los registros, documentacin, y dems informacin que se requiera en relacin con nuestra auditora operacional en el departamento de compras. Nuestros honorarios se facturarn a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo, ms gastos directos. Las cuotas por hora individuales varan segn el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y habilidad requeridas. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensin y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditora operacional en el departamento de compras. Atentamente, Lic. Fredy Alexander Florian Dardon Socio Director de la firma Florian Dardon & Asociados
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Aceptado y Aprobado Ing. Jos Luis Burgos Daz
4.1. FAMILIARIZACION 4.1.1 Datos generales de la compaa Multivehiculos, S.A. Resumen de la escritura de constitucin y sus modificaciones: La compaa Multivehiculos Sociedad Annima, fue constituida el 30 de mayo de 1995, con un capital autorizado y pagado de Q.12,000.000.00 dividido en 12,000 acciones ordinarias a Q.1,000.00 cada una. Est registrada en la Superintendencia de Administracin Tributaria con el Nmero de NIT. 2675509-2. Organizacin estructural: Cuenta con diversas reas de trabajo, incluyendo la Divisin de Compras, que es el rea objeto de estudio. Actividad principal: Se dedica especficamente a la Importacin, compra y venta de vehculos terrestres, incluyendo toda clase de automviles, motocicletas y camiones de todas las marcas y modelos comerciales en el pas, tanto nuevos como usados, as como repuestos y accesorios para la reparacin de dichos vehculos.
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Ubicacin geogrfica: Est situada en la 5. Avenida 9-98, zona 10,
ciudad de Guatemala,
dispone de un amplio predio para sus vehculos y su ubicacin se considera una zona estratgicamente bien definida para atender al mercado que tiene a nivel nacional. Funcionarios y personal clave: La Direccin y Administracin cuenta con personal clave, a continuacin se mencionan algunos puestos importantes, Presidente del Consejo de Administracin: Ing. Jos Luis Burgos Daz, Gerentes: Lic. Jos Roberto Linares (Gerente General); Lic. Manuel Fernndez (Gerente Financiero); Lic. Estuardo Herrera (Gerente de Compras), Jefes de rea: Lic. Vctor Garca (Jefe de Compras Industriales); Lic. Sebastin Molina (Jefe de Importaciones); Lic. Julin Blanco (Jefe de Compras Miscelneas); Lic. Roberto lvarez (Jefe de RRHH); Ing. Enrique Sandoval (Jefe de Informtica) Manuales de polticas, procedimientos y controles existentes: Se solicitaron los manuales a la Gerencia de Compras para su examen y anlisis respectivo, de acuerdo las caractersticas del rea a evaluar. Entidades fiscalizadoras: La organizacin cuenta con un departamento de Auditora Interna, quien fiscaliza las actividades y operaciones internamente, adems segn comentario del Gerente General la Superintendencia de Administracin Tributaria, ha revisado recientemente algunos rubros importantes de los Estados Financieros. Forma de dar instrucciones: Se estableci que normalmente se dan verbalmente y por escrito, para estas ltimas se utilizan los memorndum y los correos electrnicos entre las reas internas de la institucin. 4.1.2 Datos generales de la Divisin de Compras El proceso de compras involucra la adquisicin de bienes y servicios de terceros y el posterior pago de los mismos, desarrollndose el mismo para adquirir tanto el material utilizado en la produccin como los innumerables gastos cotidianos. A continuacin se describe brevemente el procedimiento que sigue la empresa para efectuar la adquisicin de materiales:
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Primeramente, surge la necesidad de bienes o servicios en algn departamento de la empresa, si fuese el caso del departamento ventas, la necesidad de materiales surge en base a una programacin de entregas; independientemente de la seccin, la unidad que necesita los vehculos debe elaborar una pre-requisicin de compra la que debe estar autorizada por el gerente del departamento solicitante. Dicha pre-requisicin es consultada con el encargado de bodega para que ste d el visto bueno de compra. Una vez autorizada, la pre-requisicin el departamento solicitante elabora la requisicin de compra envindola al departamento de compras para que ste realice la cotizacin correspondiente con los proveedores. El gestor de compras se encarga de redactar y de enviar por medio de correo electrnico a mnimo tres proveedores la cotizacin requerida. Posteriormente los proveedores envan la respuesta de cotizacin. El gestor de compras se encarga de elegir la mejor opcin de compra entre las respuestas enviadas por los proveedores, luego se elabora la orden de compra, la cual es trasladada al gerente de compras para que ste la autorice, luego es enviada al proveedor elegido. Una vez enviada la orden de compra al proveedor, sta debe ser confirmada para aclarar cualquier duda que el proveedor pueda tener. Transcurrido el tiempo pactado entre el gestor de compras y el proveedor, vehculo solicitado es recibido en la bodega. Una vez recibido el encargado de bodega debe verificar en compaa de un encargado del departamento solicitante es efectivamente lo solicitado. Posteriormente se genera la orden de pago por medio del sistema informtico, el departamento de contabilidad es el encargado de tramitar dicho pago. 4.2 PLANIFICACION DE LA AUDITORA OPERACIONAL La planificacin tiene por objeto desarrollar estrategias adecuadas y conducir al auditor a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, alcance y oportunidad de auditora. sta debe incluir todas las pruebas necesarias para cumplir con los requerimientos hechos por el cliente, adems define al equipo de auditores que participar en la auditora, las pruebas a realizar, el tiempo a invertir y la metodologa a usar para alcanzar los objetivos predefinidos.
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En ese sentido, se presenta el Memorando de Planificacin Auditora Operacional y la Planificacin Tcnica y Administrativa. 4.3 PROGRAMA DE TRABAJO Una vez realizada la visita preliminar, la familiarizacin y la planificacin del trabajo de auditora, se est en la posibilidad de dar orden a las ideas y estructurar un programa de trabajo siendo su finalidad el examen y evaluacin de los procedimientos y controles internos establecidos para el proceso de compras, con el propsito de determinar si estn operando en forma efectiva y eficiente, as como establecer el cumplimiento de las polticas, mtodos y procedimientos de la empresa. Posteriormente se presentarn los papeles de trabajo como pruebas sustantivas de los procedimientos de auditora operacional para el departamento de compras. stos contendrn, adems de la fase de familiarizacin: La fase de anlisis, en la cual se estudiar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin, con el objeto de comprobar la forma en que se estn llevando a cabo las operaciones de la empresa, revisando los diversos registros, informes, formatos, archivos, comprobantes, que se utilizan en cada caso, evidenciado ello en cdulas. La fase de diagnstico, se presentar con base en la informacin evaluada y analizada con anterioridad, los hallazgos de auditora operacional, sealndose aquellos que sean indicadores de fallas de eficiencia en la entidad. A continuacin se elaborar el borrador del informe final que ser discutido con los interesados para asegurarse que se trata de hallazgos reales. Finalmente, luego de la discusin del borrador del informe, se proceder a elaborar el Informe Final de Auditora Operacional para ser presentado ante el Consejo de Administracin de Multivehiculos, S.A.
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4.4 PAPELES DE TRABAJO MULTIVEHICULOS, S.A. MEMORANDO DE PLANIFICACION DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 P. T. No. HECHO POR REVISADO POR P 1/4 INICIALES FECHA DM ER 21/03/2012 23/03/2012
MEMORANDO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA OPERACIONAL I. Introduccin El presente memorando de planificacin de Auditoria Operacional en el departamento de compras de la empresa Multivehiculos,S. A., incluye los aspectos ms importantes a considerar en la evaluacin al proceso operacional de compras; considera la evaluacin de los elementos de dicho proceso con el objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia en los mismos e identificar las debilidades que los afecten, con el propsito de presentar recomendaciones necesarias para subsanarlas, logrando con ello la optimizacin de los recursos humano, financiero, tiempo y tecnolgico disponibles. II. Objetivo General La empresa Multivehiculos, S. A. ha contratado los servicios de nuestro despacho, para evaluar, analizar y presentar el diagnstico de la situacin del proceso operativo en el departamento de compras al 31 de diciembre 2011, trabajo que se ejecutar durante el perodo comprendido del 01 de febrero de 2012 al 31 de marzo de 2012; para ello y adjunto al diagnstico, la Gerencia y Consejo de Administracin solicitaron se presente todo hallazgo que pudiera entorpecer el proceso a evaluar, y a su vez las recomendaciones pertinentes para mejorarlo, logrando con ello mantener el nivel de eficiencia y eficacia segn lo planeado por ellos. III. Objetivos Especficos
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1. Identificar y verificar el cumplimiento de las polticas de compra que estn dirigidas al proceso operativo de compras. 2. Evaluar el uso, control y seguridad de los registros de informacin utilizada en el proceso de compras. 3. Mediante nuestro diagnstico derivado de la auditora operacional y con base en el resultado de nuestras pruebas, redactar las recomendaciones que hagan ms efectivos los procesos y controles, para incrementar el grado de eficiencia y eficacia de los mismos. IV. Alcance La auditora operacional en el departamento de compras se realizar sobre la base de las polticas y planes operacionales que la Administracin de la empresa tiene definidos, nuestra misin es elaborar una evaluacin operacional al proceso de compras y emitir un diagnstico de su situacin actual, los detalles se describen en la carta de servicios profesionales y la carta de compromiso suscritas con anterioridad. MULTIVEHICULOS, S.A. P. T. No. P 2/4 MEMORANDO DE PLANIFICACION INICIALES FECHA DEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR DM 21/03/2012 Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO POR ER 23/03/2012 V. Informacin bsica a considerar: Fundamento normativo y legal: Organigrama funcional de toda la empresa Organigrama detallado del rea sujeta a evaluacin. Misin y Visin de la entidad. Manuales de operacin del rea a evaluar, incluye flujogramas. Polticas o directrices relacionadas al proceso de compras. Normas relacionadas con el cumplimiento de las polticas establecidas por la entidad. Procedimientos relacionados al proceso de compras (flujogramas). Perfiles de puestos del personal involucrado en los procesos a evaluar. El personal clave dentro de la empresa: Presidente del Consejo de Administracin Ing. Jos Luis Burgos Daz. Gerentes: Lic. Jos Roberto Linares (Gerente General); Lic. Manuel Fernndez (Gerente Financiero) Lic. Estuardo Herrera (Gerente de Compras) Jefes de rea: Lic. Vctor Garca (Jefe de Compras) Lic. Sebastin Molina (Jefe de Importaciones) Julin Blanco (Jefe de Compras Agrcolas) Lic. Roberto lvarez (Jefe de RRHH) Ing. Enrique Sandoval (Jefe de informatica) VI. Determinacin de las reas Crticas y de Riesgo:
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Despus de realizar la evaluacin del control interno por el mtodo del cuestionario se determin que el rea crtica la constituyen los procedimientos utilizados para el registro de las importaciones, realizados en el departamento de compras, ello es considerado como rea de riesgo por las deficiencias en los controles internos, en dicha rea se aplicarn procedimientos de auditora necesarios para obtener evidencia que respalde la determinacin de deficiencias en el proceso de compras, mismas que se colocarn en el informe final a emitirse. VII. Equipo de trabajo que participa en la auditora operacional: Cargo Socio Gerente de auditora Encargado de auditora Asistente de auditora Asistente de auditora Asistente de auditora MULTIVEHICULOS, S.A. MEMORANDO DE PLANIFICACION DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 VIII. Distribucin del tiempo a invertir (en HH): HECHO POR REVISADO POR Nombre Lic. Fredy Alexander Florian Dardon Lic. Ral Hernndez Mendoza Lic. Estuardo Ramrez Licda. Andrea de la Rosa Licda. Julieta Fuentes Lic. Daniel Meja P. T. No. Iniciales FF RHM ER AR JF DM P 3/4 FECHA 21/03/2012 23/03/2012
INICIALES DM ER
Encargado
Asistente
Actividades Contacto con el Consejo de Administracin Cartas Propuesta y Compromiso Visitas realizadas a las instalaciones de la entidad Conocimiento general (parte de familiarizacin) Planificacin y programacin Identificacin y comprensin del proceso de compras Familiarizacin (complemento) Investigacin y Anlisis
4 4 2
4 4 2 4 4 2 4 16 8 12 16 8 12 36 24 36 144 30 42
Total HH 8 8 42 58 20 34 52 196
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Gerente
Socio
Diagnstico Revisiones y conclusiones en los papeles de trabajo Revisin, discusin y entrega del informe Total IX. Costo de HH por puesto:
16 8
16 16 12 136
42 24
82 48 28
4 22
12 76
342
576
Cargo Socio Gerente de auditora Encargado de auditora Asistente 1 de auditora Asistente 2 y 3 de auditora Total
Costo HH 375.00 250.00 162.50 112.50 68.75
Total HH 22.00 76.00 136.00 114.00 228.00 576.00
Total Q 8,250.00 19,000.00 22,100.00 12,825.00 15,675.00 77,850.00
X. Resultado final de la auditora operacional El resultado final de la auditora operacional ser documentado en un informe en donde se presentar el diagnstico de la operatividad en el departamento de compras, que previo a su emisin final se discutir con funcionarios encargados del departamento de compras, la Gerencia General y el Consejo de Administracin de la empresa, la fecha para presentarlo es el 31 de marzo de 2012. MULTIVEHICULOS, S.A. MEMORANDO DE PLANIFICACION DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 P. T. No. HECHO POR REVISADO POR P 4/4 INICIALES FECHA DM 21/03/2012 ER 23/03/2012
PLANIFICACION TCNICA Y ADMINISTRATIVA Cliente prospecto: Multivehiculos, S. A. Domicilio social: 5. Ave. 9-98 zona 10, Guatemala Ciudad. Telfono: 2239-5676 Fax: 2239-0909 Correo electrnico: administracimvl@multivehiculos.com.gt / comprasmv@multivehiculos.com.gt
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Naturaleza del negocio: Comercializacin de vehculos terrestres Actividad principal: Compra y venta de vehculos terrestres, como automviles, motocicletas y camiones de marcas comerciales, nuevos y usados, as como repuestos y accesorios para reparacin de los vehculos. Nmero de empleados: Oficina (directivos y administrativos): 60 Personas claves de la empresa: Presidente del Consejo de Administracin: Ing. Jos Luis Burgos Daz Gerentes de Compras: Lic. Estuardo Herrera Jefe de Compras: Lic. Vctor Garca Tipo de trabajo a realizar: Auditora operacional en el departamento de compras Perodo a revisar: 1 de enero al 31 de diciembre de 2011. Fecha de entrega de informe final: 31 de marzo de 2012. Motivo principal por el que requieren la auditora: Detectar problemas que puedan dificultar la eficiencia y efectividad esperada en el departamento de compras. Personal de auditora: Encargado de auditora Lic. Estuardo Ramrez; Asistentes de auditora Licda. Andrea de la Rosa, Licda. Julieta Fuentes y Lic. Daniel Meja. Honorarios: Q. 77,850.00 Horas estimadas: 576 horas efectivas Precio por hora: Q. 135.16 Forma de pago: Facturas mensuales. Otros costos como tiempo extraordinario se facturarn por separado.
MULTIVEHICULOS, S.A. PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORIA DEPARTAMENTO DE COMPRAS
P. T. No.
HECHO POR REVISADO Al 31 DE DICIEMBRE 2011 POR RHM 29/01/2012 CONOCIMIENTO GENERAL DEL CLIENTE Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO Hecho por Fecha Ref. CONOCIMIENTO GENERAL DEL CLIENTE:
PA 1/4 INICIALES FECHA ER 28/01/2012
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Objetivos: Obtener informacin sobre la entidad, clasificarla y referenciarla, para conocer adecuadamente el funcionamiento interno de la empresa y su entorno, con el propsito de identificar hechos y prcticas que, a nuestro juicio, podrn tener un efecto sobre el trabajo de auditora. Comprender la misin principal, los objetivos principales y las operaciones de importancia de la entidad auditada Procedimientos: Visita: Realizar una visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer brevemente a los funcionarios responsables. Recopilacin de informacin general del cliente: Elaborar una cdula de informacin general del cliente, considerando todos los elementos de identificacin: naturaleza, antecedentes, organizacin, actividad, registros contables y principales operaciones de la misma. Entrevistas con el personal: Elaborar un cuestionario y responderlo a travs de la observacin por parte del auditor, de entrevista al personal clave del cliente y de la alta gerencia. Narrativas Elaborar una cdula narrativa del proceso de compras. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Objetivo: Identificar las reas dbiles o crticas de la entidad, mediante la evaluacin del control interno operacional o gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y seleccionar las ms importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora. Procedimientos: Evaluacin del control interno: Realizar cuestionario de control interno y cdulas narrativas. MULTIVEHICULOS, S.A. PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORIA DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
ILR JF ER RHM
21/01/2012 27/01/2012 21/01/2012 27/01/2012
ER
21/01/2012
JF
02/02/2012
DM JF AR P. T. No.
02/02/2012 03/02/2012 04/02/2012 PA 2/4 INICIALES FECHA 28/01/2012 29/01/2012
HECHO POR REVISADO POR FASE DE FAMILIARIZACION
ER RHM
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PROCEDIMIENTO
Hecho por
Fecha
Ref.
FAMILIARIZACIN GENERAL CON EL CLIENTE: Objetivo: Comprender la misin, objetivos principales, y operaciones de importancia de la entidad auditada, identificando y conociendo la estructura organizacional, puestos, funciones, jerarquizacin y asignacin de responsabilidades del personal de la empresa. Procedimientos: Recopilacin y conocimiento de los planes del cliente: Coordinar una entrevista con la gerencia general para obtener informacin relacionada con antecedentes, organizacin, productos que elabora, principales clientes, misin y visin de la empresa, entre otros. Recopilacin y conocimiento de la organizacin del cliente: Obtener los siguientes elementos: - Organigrama general de la empresa -Organigrama del rea de compras FAMILIARIZACIN CON EL PROCESO DE COMPRAS Objetivo: Obtener conocimiento y comprensin de los elementos del proceso de compras, como opera y es desarrollado en la prctica por la empresa. Procedimientos: Recopilacin de informacin: -Manuales de puestos del departamento de compras -Manual del proceso de compras y procesos relacionados -Diagramas de flujo del proceso de compras. -Identificar responsabilidades, nombres de todo actor del proceso de compras -Observar directamente como se realiza el proceso e identificar sntomas de problemas, llenando una cdula narrativa. AR JF 04/02/2012 04/02/2012 AR 27/01/2012
ER
27/01/2012
DM
05/02/2012
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MULTIVEHICULOS, S.A. PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORIA DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
P. T. No.
PA 3/4 INICIALES FECHA 28/01/2012 29/01/2012 Ref.
HECHO POR REVISADO POR
ER RHM Fecha
FASE DE INVESTIGACION Y ANALISIS PROCEDIMIENTO Hecho por
Objetivos: Analizar y examinar minuciosamente la informacin obtenida en la fase anterior, enfatizando sobre el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones. Realizar pruebas a las operaciones de compras para medir dicho grado de eficiencia y eficacia; e identificar deficiencias de control y operatividad con potencial mejora. Procedimientos:
Estudio: - Revisin detenida de la informacin recopilada en la fase anterior que tenga relacin con el proceso de compras. - Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones, etc. - Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o significativas y dentro de stas las ms viables, para ser examinadas a profundidad. - Solicitar los documentos importantes resultantes en los ciclos de operaciones para su anlisis. Observacin y anlisis al proceso de compras: -Efecte observacin directa al proceso de ingresos, en donde debe seleccionar y documentar una muestra de operaciones, as como llenar una lista de chequeo. AR AR DM 02/02/2012 05/03/2012 05/03/2012
DM
05/03/2012
AR
05/03/2012
30
-Utilice una copia de los diagramas de flujo proporcionados por la empresa, analcelos y comprelos con la operatoria real e identifique los controles existentes. Confirmacin de informacin: -Verifique y examine los documentos utilizados en el proceso de compras, sea en papel o en forma electrnica. -Evale al personal involucrado en las operaciones MULTIVEHICULOS, S.A. PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORIA DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
AR
02/02/2012
JF P. T. No.
16/02/2012 PA 4/4 INICIALES FECHA 28/01/2012 29/01/2012 Ref.
ER RHM Fecha
FASE DE DIAGNOSICO PROCEDIMIENTO Hecho por Objetivo: Integrar y confirmar las debilidades establecidas documentarlas y describir las recomendaciones necesarias para mejorar dichas deficiencias o debilidades. Elaborar y entregar el informe que contiene el diagnstico. Procedimientos: Fase creativa de hallazgos: -Agrupar y documentar los hallazgos. -Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas. -Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas disponibles para ello. Elaboracin del informe: ER ER
12/03/2012 11/03/2012
RHM
13/03/2012
30
-Elaborar el borrador del informe o diagnstico. El equipo de auditora deber discutir el borrador del informe con los funcionarios segn el contrato de auditora operacional. -Luego de la discusin, se debe elaborar el informe. -Entrega del informe al Consejo de Administracin y Gerencia General.
ER
13/03/2012
ER ER
13/03/2012 13/03/2012
MULTIVEHICULOS, S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 No Cuestionario A. General 1 Las funciones de cada empleado que labora en el departamento de compras son asignadas por escrito? 2 Las funciones son ejecutadas manualmente o por medios electrnicos? 3 Se rinden informes de las funciones que son ejecutadas al inmediato superior? 4 El jefe inmediato superior proporciona orientacin de ser necesitada? 5 El material necesario para elaborar el trabajo asignado es proporcionado oportunamente? 6 Las compras son ejecutadas solamente por este departamento? 7 Se formula algn plan de compras y programa de compras en base a los requerimientos de algn departamento? 8 Al recibir las solicitudes y requisiciones de Compras se les da trmite enseguida?
P. T. No. INICIAL ES DM ER No
C/I 1/3 FECHA 03/02/2012 04/02/2012 Observaciones
HECHO REVISADO Si X
Por medios electrnicos y se imprimen para dejar constancia.
X X X X X
Si son de urgencia con mayor razn.
30
9 Cundo los departamentos solicitan los artculos que necesitan lo hacen por medio de formatos de requisiciones establecidas? 10 Las solicitudes de compra al exterior son realizadas oportunamente? 11 Quin tiene la autoridad para decidir si las compras son realizadas al exterior? 12 Es llevado a cabo el kardex y con que periodicidad se controla? 13 Con qu periodicidad se realizan conteos fsicos de la mercadera? 14 Se cuenta con un informe de las mercaderas daas y obsoletas? MULTIVEHICULOS, S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 No Cuestionario B Autorizaciones 15 Las requisiciones de compras son elaboradas manual o electrnicamente por cada departamento necesitado? 16 Cada requisicin de compras es firmada por el gerente del departamento solicitante? 17 El departamento solicitante decide realizar la Requisicin de materiales sin consultar con el encargado de almacn o bodegas? 18 Antes de elaborar una orden de compra, se piden cotizaciones relacionadas con los artculos solicitados a proveedores diferentes? 19 El departamento de compras tiene la autoridad de expedir rdenes de compra respecto a bienes y servicios que le han solicitado? 20 Las rdenes de compra son autorizadas previamente a ser enviadas a los proveedores? Por quin?
X X El gestor de compras con el visto bueno del departamento solicitante. Mensualmente. Cada ao.
X X X P. T. No. INICIA LES HECHO REVISADO Si DM ER No
X X X X X X
De forma electrnica
Por el gerente de compras.
30
21 Una orden de compra autorizada constituye la autorizacin para recibir mercaderas y servicios? C Segregacin de Funciones
22 La persona que realiza las cotizaciones de materiales solicitados es la misma que elige cual es la mejor opcin de compra? 23 La elaboracin de una orden de compra y la autorizacin de la misma son actividades ejecutadas por personas distintas? 24 Quin es el encargado de verificar que toda la documentacin que se presenta en la aduana este completa y llene los requisitos correspondientes? 25 Qu persona se encarga de verificar el clculo de las tasas de impuestos aplicables en la pliza? 26 El departamento de compras es el encargado de recibir la mercadera entregada por el proveedor? P. T. No. MULTIVEHICULOS, S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO No Cuestionario Si 27 La recepcin, inspeccin y entrega al departamento solicitante de las mercaderas ordenadas, son Actividades ejecutadas por diferentes departamentos? 28 El cheque para realizar el pago al proveedor es elaborado en el departamento de compras? D Control 29 El documento base para elaborar una orden de compra es la requisicin de compras? 30 El encargado de realizar las compras es el responsable de verificar las cantidades solicitadas y proceder a su cotizacin? 31 Cuntas cotizaciones son realizadas para adquirir el artculo solicitado?
X X La persona encargada de trmites aduanales. El auxiliar de importaciones X
INICIALES DM ER No X
X X
Acompaada de su solicitud correspondiente. Solamente se encarga de cotizar las mercaderas solicitadas Tres, es decir, se cotiza con tres proveedores
30
diferentes.
32 El original de la orden de compra se enva al proveedor y las copias se distribuyen internamente? A quines? 33 Se mantienen archivos actualizados de proveedores que contiene los nombres y direcciones de todos los vendedores con quienes la empresa ha tratado a lo lardo de su historia? 34 Se actualizan los registros de precios condiciones de compra de los artculos? 35 Quin verifica que la entrega de mercadera comprada a la bodega sea en las cantidad, calidad tiempo y precio cotizado?
Al almacn o bodega, contabilidad y Departamento solicitante.
X X El encargado de bodega y el gestor de compras.
P. T. No. MULTIVEHICULOS, S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INICIALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO DM Al 31 DE DICIEMBRE 2011 REVISADO ER No Cuestionario Si No 36 Se realiza una pliza de importacin de los X productos comprados en el exterior, que demuestre el pago de impuestos correspondientes? Se archivan las mismas? 37 Cules son las principales actividades del departamento de Almacn o Bodega?
Control de las existencias, seguridad de los artculos y conservacin de los materiales X
38 El encargado de bodega prepara reportes de recepcin o ingreso de mercadera, cada vez que el proveedor entrega el material solicitado?
30
39 En bodeguero confirma que coincidan los materiales descritos en la factura con los requeridos en la copia de la orden de compra? 40 Se comprueba que la mercadera llegue completa, sin daos o que existan prdidas? 41 El ingreso de mercadera a bodegas se realiza mediante un documento de recepcin de mercaderas? 42 Se solicita al proveedor copia de la orden de compra que ampara el requerimiento del producto?
X X
Despus de realizar la evaluacin del control interno se determin que el rea crtica la constituyen los procedimientos utilizados para el registro de las importaciones, realizados en el departamento de compras, en dicha rea se aplicarn procedimientos de auditora necesarios para obtener evidencia que respalde la determinacin de deficiencias en el proceso de compras.
4.5 ANLISIS E INVESTIGACIN MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA PARA ESTABLECER LA MUESTRA DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 HECHO REVISADO MUESTREO ESTADSTICO 1. Atributos a buscar: a. Que para cada orden de compra exista una requisicin de materiales b. Que exista cotizacin previa c. Que la orden de compra este autorizada d. Que cuando la mercadera sea entregada se elabore una nota de recepcin de mercadera e. Concordancia entre factura, orden de compra y nota de recepcin de mercadera P. T. No. INICIALES DM ER C1 1/3 FECHA 06/02/2012 10/02/2012
30
f. Que exista una orden de pago g. Que exista una orden de despacho de la mercadera solicitada 2. Determinacin del Universo: Se emiten 50 rdenes de compra por semana. Entonces: 50 ordenes * 52 semanas= 16,900 rdenes de compra en el ao 2011 ltima orden de compra: Primera orden de compra: Total del universo: 0149827 0132927 (-) 16900
3. Nivel de confianza y Tasa de error esperada Con base en la informacin recabada en la familiarizacin, el nivel de confianza se ha determinado en un 95%y la tasa de error esperada se ha determinado en un 5%. 4. Precisin Intervalo de confianza La precisin ser de +/- 4% 5% + 4% = 9% 5% - 4% = 1% 5. Determinacin del tamao de la muestra Para determinar el tamao de la muestra debe usarse la tabla que corresponda al 95% de nivel de confianza y un 5% de error esperado. (Tabla de Muestreo Estadstico Random Digits 2c) El resultado de la bsqueda es: 113 documentos Universo = 16900 = 150 aproximadamente. Muestra 113 Es decir, que de cada bloque de 150 rdenes de compra se seleccionara una de ellas para su revisin. P. T. No. MULTIVEHICULOS, S.A. C1 2/3 CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 a. Informacin adicional: HECHO REVISADO MUESTREO ESTADSTICO INICIALES DM ER FECHA 09/02/2012 10/02/2012
30
Durante el examen de los atributos se encontraron: Atributos a. Que para cada orden de compra exista una requisicin de materiales Documentos que no aparecan 3 ---------3 10 7 ---------10 Excepciones por anulacin 3 3 3 4 1 3 4
b. Que exista cotizacin previa c. Que la orden de compra este autorizada d. e f Que cuando la mercadera sea entregada se elabore una nota de recepcin Concordancia entre factura, orden de compra y nota de recepcin de mercadera
Que exista una orden de pago g Que exista una orden de despacho de la mercadera solicitada
b. Formulas a utilizar: Universo Real = Muestreo Real * Universo Muestra Tasa de Error Real = No. de excepciones * 100 Muestra Real
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
P. T. No.
C1 3/3 INICIALES FECHA 09/02/2012 10/02/2012
HECHO REVISADO
DM ER
30
excepcionesNumero de
Estimacin del tamao del universo
Tasa de error sobre nivel de confianza
Tasa de error real encontrada de la muestra
Que para cada orden de compra exista una requisicin de materiales Que exista cotizacin previa Que la orden de compra este autorizada Que cuando la mercadera sea entregada se elabore una nota de recepcin Concordancia entre factura, orden de compra y nota de recepcin de mercadera Que exista una orden de pago Que exista una orden de despacho de la mercadera solicitada
110 16,451 113 16,900 110 16,451
3 2.72 = 3% 3 2.65 = 3% 3 2.72 = 3%
0.6 8.5 0.6 8.5 0.6 8.5
1-9 1-9 1-9
Aceptable Aceptable Aceptable No aceptable No aceptable Aceptable No aceptable
110 15,404 106 15,853 113 16,900 103 15,404
4 3.88 = 4% 1 0.94 = 1% 3 2.65 = 3% 4 2.65 = 3%
1.1 9.9 0.0 5.4 0.6 8.5 0.2 7.0
1-9 1-9 1-9 1-9
Conclusin: De acuerdo con el muestreo estadstico aplicado se concluye que los atributos d, e y g no son aceptables por lo que se recomienda aplicar otros procedimientos de auditora para buscar la razonabilidad de los mismos.
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
P. T. No. HECHO
C2 1/2 INICIALES FECHA DM 02/03/2012
30
Aceptable o no aceptable
precisin
Atributos
Muestra
Al 31 DE DICIEMBRE 2011 No POLTICAS Y NORMAS DE COMPRAS
REVISADO
ER
03/03/2012
Cumple? SI NO
Segn lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos del departamento de compras y lo observado en el transcurso del trabajo de auditora se pudo comprobar el cumplimiento de las principales polticas y normas que se manejan en el departamento de compras de la empresa, as: 1 Las compras se realizan nicamente a travs del X departamento de compras. 2 Realizacin de las compras directamente a los X proveedores sin intermediarios. 3 Utilizacin de formularios electrnicos para efectuar X las compras. 4 Negociacin de las condiciones ms favorables de X pago. 5 Toda compra local o del exterior es solicitada al X departamento de compras por medio de Requisicin de Compra debidamente autorizada. 6 Las compras se realizan con previa autorizacin del jefe del departamento solicitante, as como del jefe del departamento de compras. 7 Toda solicitud de compra es revisada por el jefe de almacn o persona designada, verificando si hay existencia. 8 Se efectan tres cotizaciones como mnimo antes de elegir la mejor opcin de compra. 9 Toda requisicin es convertida en una orden de compra despus de realizarse la cotizacin correspondiente. 10 La recepcin de materiales es realizada por el encargado de bodega. 11 La revisin de materiales es realizada por el encargado de bodega con el apoyo de un representante del departamento solicitante. X
X X
X X
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE INFORMACION ADICIONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
P. T. No. HECHO REVISADO
C2 2/2 INICIALES FECHA DM 02/03/2012 ER 03/03/2012
30
No
POLTICAS Y NORMAS DE COMPRAS SI X X
Cumple? NO
12 Confrontado los datos de la factura con la orden de compra se comprueba que las cantidades, medidas, colores, etc., sean los solicitados. 13 Una vez recibidos los artculos o materiales se debe generar la orden de pago. 14 Cuando la compra se realiza al exterior despus de enviada la orden de compra el auxiliar de importaciones archiva la informacin en el archivo de pedidos pendientes de confirmacin 15 Con la copia de la factura enviada por el proveedor extranjero se chequea si los productos requeridos y las cantidades estn de acuerdo con lo establecido en la orden de compra. 16 Para tener un mejor control el envo de los documentos originales de compra, se realiza a travs de un banco del sistema. 17 Aceptados los documentos se procede a clasificarlos y se enva los originales al agente aduanal para que se inicien los trmites correspondientes. 18 Una copia de cada ejemplar de los documentos enviados por el proveedor es archivado por los auxiliares de importaciones del departamento de compras. 19 Las condiciones de precios, pago, calidad son respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, rdenes de compra y contratos de compraventa. 20 Se recibe nicamente mercanca de proveedores que estn de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido.
X X X
Conclusin: Despus de verificados los documentos, es decir, el Manual de Normas y Procedimientos y de observarse el proceso de compras se puede concluir que la mayora de normas y polticas se cumplen en el departamento de compras excepto por lo relacionado con las normas de archivo y control de los documentos de importacin, ya que las mismas no son especificadas en el Manual de Normas y Procedimientos.
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN
P. T. No.
C 3 1/7 INICIALES FECHA
30
FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o cdigo de la forma: Particularidad Fecha de la transaccin X Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin Usuario o empleado que realiz la Transaccin X Nombre y cdigo del Proveedor X Lugar de entrega de la mercadera o artculos Nombre y/o cdigo de los artculos solicitados o comprados Cantidad de artculos solicitados o comprados Unidad de medida de artculos solicitados o comprados X
AR ER
25/02/2012 27/02/2012
Requisicin de Compra Cumple? SI NO Particularidad Tipo de transaccin (local o al exterior) Forma de pago X Referencia de documentos relacionados Fecha de entrega de los artculos o Mercadera Autorizacin de la transaccin Costo unitario de artculos solicitados o comprados Valor total de la transaccin Usuario o empleado que solicito la transaccin X Cumple? SI NO X
X X
X X
X X
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO)
P. T. No. HECHO POR AR
C 3 2/7 INICIALES FECHA 25/02/2012
30
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
REVISADO POR
ER
27/02/2012
Nombre o cdigo de la forma:
Solicitud de Cotizacin Cumple? SI X NO Cumple? SI NO X
Particularidad Fecha de la transaccin Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin Usuario o empleado que realiz la Transaccin
Particularidad Tipo de transaccin (local o al exterior) Forma de pago
X Referencia de documentos relacionados Fecha de entrega de los artculos o Mercadera Autorizacin de la transaccin Costo unitario de artculos solicitados o comprados Valor total de la transaccin Usuario o empleado que solicito la transaccin
X Nombre y cdigo del Proveedor X Lugar de entrega de la mercadera o artculos Nombre y/o cdigo de los artculos solicitados o comprados Cantidad de artculos solicitados o comprados Unidad de medida de artculos solicitados o comprados X
X X
X X
X X
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) DEPARTAMENTO DE COMPRAS
P. T. No. HECHO POR REVISADO POR
C 3 3/7 INICIALES FECHA AR 25/02/2012 ER 27/02/2012
30
Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o cdigo de la forma: Particularidad Fecha de la transaccin X Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin Usuario o empleado que realiz la Transaccin Nombre y cdigo del Proveedor X Lugar de entrega de la mercadera o artculos Nombre y/o cdigo de los artculos solicitados o comprados Cantidad de artculos solicitados o comprados Unidad de medida de artculos solicitados o comprados X X X X X Referencia de documentos relacionados Fecha de entrega de los artculos o Mercadera Autorizacin de la transaccin Costo unitario de artculos solicitados o comprados Valor total de la transaccin Usuario o empleado que solicito la transaccin Orden de Compra Cumple? SI NO Particularidad Tipo de transaccin (local o al exterior) Forma de pago Cumple? SI NO X X X X X X X
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO)
P. T. No. HECHO POR
C 3 4/7 INICIALES FECHA AR 25/02/2012
30
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o cdigo de la forma: Particularidad Fecha de la transaccin X Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin Usuario o empleado que realiz la Transaccin Nombre y cdigo del Proveedor X Lugar de entrega de la mercadera o artculos Nombre y/o cdigo de los artculos solicitados o comprados Cantidad de artculos solicitados o comprados Unidad de medida de artculos solicitados o comprados X X X X X X
REVISADO POR
ER
27/02/2012
Constancia de Recepcin de Mercadera Cumple? SI NO Particularidad Tipo de transaccin (local o al exterior) Forma de pago X Referencia de documentos relacionados Fecha de entrega de los artculos o Mercadera Autorizacin de la transaccin Costo unitario de artculos solicitados o comprados Valor total de la transaccin Usuario o empleado que solicito la transaccin X X X X X X Cumple? SI NO X
MULTIVEHICULOS, S.A.
P. T. No.
C 3 5/7
30
CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) HECHO POR DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o cdigo de la forma: Reporte de ingreso a la Bodega REVISADO POR
INICIALES AR ER
FECHA 25/02/2012 27/02/2012
Particularidad Fecha de la transaccin
Cumple? SI X NO
Cumple? SI NO X
Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin X Usuario o empleado que realiz la Transaccin X Nombre y cdigo del Proveedor X Lugar de entrega de la mercadera o artculos Nombre y/o cdigo de los artculos solicitados o comprados X Cantidad de artculos solicitados o comprados Unidad de medida de artculos solicitados o comprados X MULTIVEHICULOS, S.A. X X
X Referencia de documentos relacionados X Fecha de entrega de los artculos o Mercadera X Autorizacin de la transaccin Costo unitario de artculos solicitados o comprados X Valor total de la transaccin Usuario o empleado que solicito la transaccin X P. T. No. C 3 6/7 X X
30
CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 HECHO POR REVISADO POR
INICIALES AR ER
FECHA 25/02/2012 27/02/2012
Nombre o cdigo de la forma:
Orden de Pago Cumple? SI X NO Cumple? SI NO X
Particularidad Fecha de la transaccin Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin Usuario o empleado que realiz la Transaccin
X Referencia de documentos relacionados Fecha de entrega de los artculos o Mercadera Autorizacin de la transaccin Costo unitario de artculos solicitados o comprados Valor total de la transaccin Usuario o empleado que solicito la transaccin
X Nombre y cdigo del Proveedor X Lugar de entrega de la mercadera o artculos Nombre y/o cdigo de los artculos solicitados o comprados Cantidad de artculos solicitados o comprados Unidad de medida de artculos solicitados o comprados X X
X X
X X
X X
P. T. No.
C 3 7/7
30
CEDULA DE VERIFICACION DE DATOS EN FORMAS UTILIZADAS (PAPEL O MAGNETICO) DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre o cdigo de la forma: Particularidad Fecha de la transaccin X Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin Usuario o empleado que realiz la Transaccin Nombre y cdigo del Proveedor X Lugar de entrega de la mercadera o artculos Nombre y/o cdigo de los artculos solicitados o comprados Cantidad de artculos solicitados o comprados Unidad de medida de artculos solicitados o comprados X X X X X X
INICIALES FECHA AR 25/02/2012 ER 27/02/2012
Orden de Despacho Cumple? SI NO Particularidad Tipo de transaccin (local o al exterior) Forma de pago Referencia de documentos relacionados Fecha de entrega de los artculos o Mercadera Autorizacin de la transaccin Costo unitario de artculos solicitados o comprados Valor total de la transaccin Usuario o empleado que solicito la transaccin Cumple? SI NO X X X X X X X X
Conclusin: Estas cdulas estn destinadas para realizar un chequeo del cumplimiento de las caractersticas de identificacin, registro y control de las formas (papel o Electrnico) utilizadas en el proceso de compras. Segn lo observado y plasmado en las cdulas se puede concluir que las formas utilizadas en el departamento de compras cumplen con las caractersticas generales de control e identificacin de las mismas.
P. T. No.
C 4 1/4
30
CEDULA DE ANALISIS DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre del empleado: Estuardo Herrera No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Atributo a evaluar
HECHO POR REVISADO POR Puesto Asignado:
INICIALES AR ER
FECHA 25/02/2012 27/02/2012
Gerente de Compras Razonable SI NO X X X X X X X X X X X X Secretaria - Asistente Razonable SI NO X X X X X X X X X X X X
Existe expediente completo del empleado? El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempea es el adecuado a su funcin? Tiene alguna especializacin respecto a su funcin? Estudios acreditados? Tiene historia salarial? Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? El nivel de motivacin dentro de la organizacin? Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? Para operar el sistema informtico posee un solo usuario de acceso? Est comprometido con la visin y misin de la empresa? Optimiza los recursos de la entidad? Cumple adecuadamente su funcin en el proceso operacional asignado? Puesto Asignado:
Nombre del empleado: Anglica Rivera No. 1 2 Atributo a evaluar
Existe expediente completo del empleado? El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempea es el adecuado a su funcin? 3 Tiene alguna especializacin respecto a su funcin? 4 Estudios acreditados? 5 Tiene historia salarial? 6 Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? 7 El nivel de motivacin dentro de la organizacin? 8 Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? 9 Para operar el sistema informtico posee un solo usuario de acceso? 10 Est comprometido con la visin y misin de la empresa? 11 Optimiza los recursos de la entidad? 12 Cumple adecuadamente su funcin en el proceso operacional asignado?
30
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE ANALISIS DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre del empleado: Vctor Garca No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Atributo a evaluar
P. T. No. HECHO POR REVISADO POR Puesto Asignado:
C 4 2/4 INICIALES FECHA AR 25/02/2012 ER 27/02/2012 Jefe de Compras Industriales Razonable NO
Existe expediente completo del empleado? El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempea es el adecuado a su funcin? Tiene alguna especializacin respecto a su funcin? Estudios acreditados? Tiene historia salarial? Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? El nivel de motivacin dentro de la organizacin? Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? Para operar el sistema informtico posee un solo usuario de acceso? Est comprometido con la visin y misin de la empresa? Optimiza los recursos de la entidad? Cumple adecuadamente su funcin dentro del proceso operacional asignado? Puesto Asignado:
SI X X
X X X X X X X X X X Gestor de Compras Razonable NO
Nombre del empleado: Luis Meja No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Atributo a evaluar
Existe expediente completo del empleado? El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempea es el adecuado a su funcin? Tiene alguna especializacin respecto a su funcin? Estudios acreditados? Tiene historia salarial? Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? El nivel de motivacin dentro de la organizacin? Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? Para operar el sistema informtico posee un solo usuario de acceso? Est comprometido con la visin y misin de la empresa? Optimiza los recursos de la entidad? Cumple adecuadamente su funcin dentro del proceso operacional
SI X X
X X X X X X X X X X
30
asignado? MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE ANALISIS DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 Nombre del empleado: Andrs Glvez Puesto Asignado: Encargado de Trmites Aduanales HECHO POR REVISADO POR P. T. No. C 4 3/4 INICIALES AR ER FECHA 25/02/2012 27/02/2012
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Atributo a evaluar SI Existe expediente completo del empleado? El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempea es el adecuado a su funcin? Tiene alguna especializacin respecto a su funcin? Estudios acreditados? Tiene historia salarial? Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? El nivel de motivacin dentro de la organizacin? Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? Para operar el sistema informtico posee un solo usuario de acceso? Est comprometido con la visin y misin de la empresa? Optimiza los recursos de la entidad? Cumple adecuadamente su funcin dentro del proceso operacional asignado? X X X X X X X X
Razonable NO
X X
Nombre del empleado: Ral Ramrez
Puesto Asignado:
Encargado de Bodega
30
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Atributo a evaluar SI Existe expediente completo del empleado? El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempea es el adecuado a su funcin? Tiene alguna especializacin respecto a su funcin? Estudios acreditados? Tiene historia salarial? Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? El nivel de motivacin dentro de la organizacin? Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? Para operar el sistema informtico posee un solo usuario de acceso? Est comprometido con la visin y misin de la empresa? X X X X X X X X X X X
Razonable NO
Optimiza los recursos de la entidad? Cumple adecuadamente su funcin dentro del proceso operacional 12 asignado? P. T. No. MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA DE ANALISIS DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011 HECHO POR REVISADO POR
C 4 4/4 INICIALES AR ER FECHA 25/02/2012 27/02/2012
Nombre del empleado: Roberto Bejarano
Puesto Asignado:
Piloto- Mensajero
No. 1
Atributo a evaluar SI Existe expediente completo del empleado? X
Razonable NO
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2 3 4 5 6 7 8 9
El perfil definido por el departamento de Recursos Humanos para el puesto que desempea es el adecuado a su funcin? Tiene alguna especializacin respecto a su funcin? Estudios acreditados? Tiene historia salarial? Las capacitaciones recibidas son las apropiadas? El nivel de motivacin dentro de la organizacin? Las responsabilidades asignadas son acordes al puesto? Para operar el sistema informtico cuenta son un solo usuario de acceso?
X X X X X X X X X X X
10 Est comprometido con la visin y misin de la empresa? 11 Optimiza los recursos de la entidad? Cumple adecuadamente su funcin dentro del proceso operacional 12 asignado?
Conclusin: Las cdulas anteriores estaban destinadas a evaluar los atributos de control y registro de cada uno de los empleados que laboran en el departamento de compras y que en consecuencia estn asignados al proceso de compras de la empresa. Por lo observado en las cdulas anteriores el personal que labora en dicho departamento se encuentra dentro del estndar de calidad ya que cumplen con la mayora de atributos evaluados.
El personal evaluado no cuenta con ninguna especializacin respecto a la funcin que realizan dentro del proceso de compras, a excepcin del piloto-mensajero, todos los empleados posee estudios que respaldan sus conocimientos.
4.6 DIAGNOSTICO P. T. No. HECHO REVISADO INICIALES ER RHM
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA HALLAZGOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
F 1/8 FECHA 09/03/2012 12/03/2012
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Hallazgo
Condicin
Relacin Causa-Efecto
Observacin No. 1 Falta de comunicacin entre subalternos y jefes Segn la descripcin del procedimiento de compras que se realiza en la empresa, dependiendo del monto del producto solicitado, si ste es muy elevado debe consultarse al gerente de compras acerca de la adquisicin del mismo, previo a elaborar la orden de compra, de otro modo el gestor es quien decide si la compra se efecta y quin ser el proveedor. Esta situacin ocurre porque la mayora de compras que se realizan por medio del departamento de compras son consideradas como compras que pueden ser negociados por una persona capacitada como el gestor de compras. El riesgo que se corre al sostener esta situacin es que en alguna oportunidad el encargado de realizar las compras no evale correctamente el valor de la compra y como no cuenta con la validacin del gerente del departamento, excepto en ciertas ocasiones, ello conlleve a adquirir condiciones de pago desfavorables para la entidad.
Que el encargado de realizar las compras, no importando el monto total de compra, consulte con el gerente o encargado del departamento la decisin de compras para que este apruebe o valide las misma y as evitar situaciones desfavorables para la empresa, lo que implica la modificacin del Manual de Normas y Procedimientos, en relacin a las polticas generales de compras. Recomendacin
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P. T. No. HECHO REVISADO Observacin No. 2 INICIALES ER RHM
F 2/8 FECHA 09/03/2012 12/03/2012
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Hallazgo
Condicin
Inexistencia de atribuciones as como del proceso de compras al exterior En el Manual de Puestos existente en el departamento de compras no estn definidas las atribuciones de empleados que laboran en dicho departamento relacionados con las importaciones, es decir, el encargado de trmites aduanales y auxiliar de importaciones. As mismo, en el Manual de Normas y Procedimientos no se define el proceso de importacin de la mercadera y se carece de un flujograma que demuestre como se ejecuta dicho proceso. La causa de este hecho es que tanto el Manual de Normas y Procedimientos como el Manual de Puestos del departamento de compras no han sido actualizados segn las necesidades del mismo, porque en el pasado estos puestos y este proceso no representaban mayor importancia. La ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos como de un Manual de Puestos, que determina la forma de llevar a cabo las actividades, no permite asegurar el cumplimiento de las polticas por parte del personal, adems de no lograrse uniformidad en los procesos, aumentando el perodo de adiestramiento del personal, as como el nmero de rdenes verbales, conduciendo al uso inadecuado de formas, registros, informes, etctera.
Recomendacin
Se recomienda al gerente del departamento de compras actualizar tanto el Manual de Normas y Procedimientos como el Manual de Puestos, colocando en su contenido las instrucciones sobre atribuciones especficas, divisin y responsabilidad del encargado de trmites aduanales y auxiliar de importaciones. As tambin debe colocarse el proceso de importaciones en el Manual de Normas y Procedimientos. Logrando con dicha actualizacin el cumplimiento de polticas establecidas y la uniformidad en el proceso de compras por parte del personal encargado.
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P. T. No. INICIALES HECHO ER
F 3/8 FECHA 09/03/2012
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Al 31 DE DICIEMBRE 2011
REVISADO
RHM
12/03/2012
Hallazgo
Observacin No. 3 Falta de revisin de la Solicitud de Cotizacin de Materiales Se observ en el flujograma proporcionado por la entidad que la cotizacin de materiales, es decir, la solicitud de precios que el gestor de compras efecta para conocer cules son las condiciones de entrega y de pago que manejan los proveedores, no es revisada ni autorizada por ningn funcionario, que en este caso debe ser el jefe de compras o el gerente del departamento de compras. Esta situacin ocurre generalmente porque el gestor de compras es la persona que conoce las condiciones de entrega que cada proveedor maneja y por ello no se consulta al jefe o al gerente de compras acerca de la eleccin de ciertos proveedores como los ms idneos para solicitarles informacin; a pesar que en el Manual de Puestos del departamento se menciona que una de las responsabilidades del jefe de compras es coordinar y supervisar las compras ya sean miscelaneas, industriales o al exterior. Todo ello puede provocar que al no realizar la cotizacin de compras a los proveedores adecuados, se efecte una compra errada, retrasando la elaboracin del producto final y se generen dificultades para la entidad.
Condicin
Recomendacin
En este caso la solicitud de precios efectuada por el gestor debera de ser revisada o autorizada por el jefe o gerente del departamento, existiendo as control en las compras, evitando malos entendidos, beneficiando a la empresa y proveyendo oportunamente a los departamentos necesitados de los materiales solicitados, ello implica la modificacin del Manual de Normas y Procedimientos del departamento de compras, ya que en el vigente manual no existe dicha especificacin.
MULTIVEHICULOS, S.A. CEDULA HALLAZGOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS
P. T. No. HECHO INICIALES ER
F 4/8 FECHA 09/03/2012
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Al 31 DE DICIEMBRE 2011
REVISADO
RHM
12/03/2012
Hallazgo
Condicin
Observacin No. 4 Falta de control en los archivos de compras al exterior Despus de verificar el Manual de Normas y Procedimientos y de observarse el proceso de compras se concluye que las normas y polticas, relacionadas con el archivo y control de los documentos de importacin no se cumplen, motivo por el cual no pudieron revisarse los documentos relacionados con las importaciones efectuadas ya que el archivo de los mismos no estaba ordenado, debe aclararse que el archivo de importaciones es responsabilidad de los auxiliares de importacin.
El principal motivo de este hecho es que las atribuciones de los empleados relacionados con las compras al exterior no estn descritas en el Manual de Puestos, razn por la cual los empleados no conocen realmente cules son sus responsabilidades. Aunado a esto en el Manual de Normas y Procedimientos no existe ningn apartado que detalle cuales son las polticas de la entidad en relacin con las compras al exterior. Todo ello induce a que los controles en cuanto a los archivos de importaciones sean prcticamente inexistentes, as como los mismos archivos.
Recomendacin
Debe corregirse este problema proporcionando a los empleados relacionados capacitaciones que los ayuden a incrementar sus conocimientos y mejorar as su labor en el departamento. As mismo, actualizarse el Manual de Puestos y el Manual de Normas y Procedimientos, ya que en los vigentes manuales no se detallan las polticas de compras relacionadas con las importaciones, as como las atribuciones de los auxiliares de compras al exterior
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P. T. No. INICIALES
F 5/8 FECHA
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HECHO REVISADO
ER RHM
09/03/2012 12/03/2012
Hallazgo
Condicin
Observacin No. 5 Falta de actualizacin de archivos No se actualizan los registros de precios y condiciones de compra de los artculos que se adquieren con los distintos proveedores, situacin que se verific en los registros de productos y precios por proveedor del departamento de compras.
Este hecho se genera porque el gestor de compras posee una carga de trabajo muy alta, debido a las constantes requisiciones enviadas por los departamentos de la empresa, reduciendo su tiempo para la actualizacin de archivos lo que produce que no se posea un control adecuado en cuanto a los registros de precios y no puedan analizarse las opciones existentes, sea porque se va a realizar una compra o se va a descartar a un proveedor porque las condiciones que l ofrece slo perjudicaran a la entidad.
Recomendacin
Se recomienda al gestor de compras trasladar a la secretaria la informacin oportunamente para que ella pueda actualizar el registro de precios y productos para mantener un control sobre los productos que realmente fueron cotizados y llevar un control de la variacin de precios que manejan los diferentes proveedores, lo que posteriormente servir para elegir la mejor opcin de compra que beneficie a la empresa en general.
P. T. No.
F 6/8
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CEDULA HALLAZGOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Al 31 DE DICIEMBRE 2011
HECHO REVISADO
INICIALES ER RHM
FECHA 09/03/2012 12/03/2012
Hallazgo
Condicin
Observacin No. 6 Inexistencia de un adecuado catlogo de proveedores Se revis el catlogo de proveedores del departamento, el cual debera contener un listado de nombres y direcciones de los proveedores con quienes la empresa ha tratado a lo largo de su historia, pero hay algunos proveedores que no figuran en dicho listado. As tambin se puede observar que los cdigos de los proveedores y algunos datos de identificacin de los mismos no estn colocados en el registro, sin mencionar el detalle y el precio de los productos que se pueden adquirir con dicho proveedor. As mismo, existen proveedores que no estn en el listado y que si aparecen en el registro de precios y productos de proveedores.
Esta situacin se origina por la falta de comunicacin entre el gestor de compras y la secretaria del departamento, ya que el gestor no traslada la informacin necesaria para que ella pueda mantener actualizado y en orden el catlogo general de proveedores ocasionando la inexistencia de un adecuado listado de proveedores que permita llevar un control apropiado de los mismos, accesible al personal del departamento, al cual puedan acudir para elegir al proveedor indicado y de esta manera satisfacer las necesidades de la empresa.
Recomendacin
Implementar un registro de proveedores peridicos detallado y unificado que proporcione los medios necesarios para elegir las mejores opciones de cotizacin. Se sugiere al gerente de compras actualizar el Manual de Puestos incluyendo en l la responsabilidad para el gestor de compras de trasladar oportunamente la informacin relacionada con los proveedores que el maneja a la secretaria, as mismo la responsabilidad de sta de mantener el registro de proveedores general actualizado.
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F 7/8 FECHA
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HECHO REVISADO
ER RHM
09/03/2012 12/03/2012
Hallazgo
Observacin No. 7 Espacio fsico inadecuado y equipo insuficiente Durante nuestra visita preliminar se pudo constatar que existe un inadecuado ambiente de trabajo, pues el espacio fsico es reducido, as tambin se observ que existe equipo de salvaguarda de informacin y documentacin insuficiente.
Condicin
Este hecho se produce por la inapropiada distribucin del espacio fsico para el departamento de compras lo que provoca aglomeracin del personal, falta de concentracin del mismo e incomodidad para el ptimo desempeo de las funciones del personal del departamento, as como un escaso mobiliario y equipo que permita almacenar correcta y ordenadamente la informacin que se procesa en el departamento.
Recomendacin
Promover un ambiente ptimo de trabajo para el mejor desempeo de las operaciones, funciones y actividades realizadas por el departamento, enfocado a desarrollar la independencia en espacio fsico, lo cual incrementar el nivel de proteccin de la informacin y la documentacin procesada. Compra de archivadores con medidas de seguridad que permitan salvaguardar la documentacin e informacin manejada en el departamento.
P. T. No. INICIALES
F 8/8 FECHA
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HECHO REVISADO
ER RHM
09/03/2012 12/03/2012
Hallazgo
Condicin
Observacin No. 8 Inadecuada segregacin de funciones Despus de observar cmo se desarrolla el proceso de compras y de revisar los Manuales tanto de Puestos como de Normas y Procedimientos del departamento, se puede concluir que el jefe de compras no tiene mayor participacin en el proceso de compras, es decir, que ste no revisa ni aprueba los documentos relacionados directamente con las compras como cotizaciones y rdenes de compra, excepto por un lmite establecido, asimismo, no participa en la eleccin de la mejor opcin de compra.
Esta situacin sucede por la limitacin que existe en las funciones y responsabilidades del jefe de compras en cuanto a revisin y aprobacin de documentos se refiere, ya que en el Manual de Puestos se establece que el jefe de compras revisar las rdenes de compra solamente de ser necesario, as tambin el Manual de Normas y Procedimientos menciona que nicamente cuando la compra de materiales exceda cierta cantidad, el jefe de compras dar su aprobacin para realizar la compra. Todo ello provoca la eleccin de la mejor opcin de compra y la adquisicin de materiales sea responsabilidad nicamente del gestor de compras, centralizando as las funciones.
Recomendacin
Se sugiere la modificacin de los manuales del departamento de compras para proporcionar ms participacin al jefe del departamento de compras, evitando con ello la centralizacin de responsabilidades ya as proporcionar beneficios a la empresa ya que al estar involucrados todos los miembros del departamento en la adquisicin de materiales se garantiza la adecuada satisfaccin de los departamentos solicitantes, especialmente del departamento de produccin.
4.7 INFORME FINAL
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Guatemala, 31 de marzo de 2012
Seores Consejo de Administracin Multivehiculos, S. A. 5. Avenida 9-98, zona 10 Ciudad Estimados Seores: Hemos finalizado la auditora operacional en el departamento de compras la empresa Multivehiculos, S.A. sobre las polticas, procedimientos y controles de compra, establecidos por la gerencia de compras del mismo, por el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre 2011. Efectuamos la auditora operacional en el departamento de compras tomando como base la metodologa de auditora operacional descrita en los Boletines de Auditora Operacional, emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, realizando para el efecto pruebas selectivas que incluyeron la inspeccin de evidencia documental que se utiliza en las diferentes operaciones y la aplicacin de otros procedimientos de auditora como cuestionarios de control interno, entrevistas con el personal administrativo y operacional, as como otras pruebas que se consideraron necesarias en las circunstancias de nuestro alcance y limitaciones, permitiendo ello realizar un diagnstico objetivo sobre eficiencia y eficacia de las operaciones relacionadas al proceso de compras. Como resultado de la revisin se determin que en trminos generales el proceso de compras establecido es apropiado y aceptable ya que permite obtener las mejores condiciones de compra beneficiando a la institucin en general, asimismo existen controles internos diseados y aprobados
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por el rgano de direccin superior, para prevenir y detectar errores e irregularidades operacionales, sin embargo, se observaron algunas deficiencias, las cuales se incluyen en el informe que se acompaa para su consideracin. Dicho informe incluye, adems de los hallazgos detectados, recomendaciones las cuales se ofrecen como sugerencias constructivas para consideracin de la administracin de la empresa. Los comentarios que se acompaan, de ninguna manera pretenden criticar a algn funcionario o empleado, son presentados nicamente como ayuda a la administracin para fortalecer la eficiencia, economa y eficacia de la operacin de compras de la empresa y mejorar sus polticas, prcticas y procedimientos. Hemos discutido este informe con el personal encargado, los seores Lic. Estuardo Herrera, Gerente de Compras, Lic. Vctor Garca, Lic. Sebastin Molina y Lic. Julin Blanco, Jefes de Compras Industriales, Importaciones y Compra Miscelneas, respectivamente y entendemos que algunas de nuestras sugerencias ya estn en estudio para ser implementadas a corto plazo buscando as mejorar las operaciones relacionadas con el proceso de compras. Agradecemos la colaboracin recibida de parte del personal de la entidad en la realizacin de la auditora y estamos a su disposicin para ampliar o aclarar el contenido del presente informe.
Atentamente, Lic. Fredy Alexander Florian Dardon Colegiado No. 16720 Florian Dardon & Asociados
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Auditoria Operacional en El Area de Compras de Una Comercializadora de Vehiculos Terrestres

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