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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Programa de formacin: Tecnlogo en Gestin Documental Sistema de Gestin de la Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

Fecha: Junio de 2012 Versin 1.0 Pgina 1

1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE Nombre del Proyecto: Proyecto de apoyo a la organizacin del archivo central del SENA Regional Tolima Programa: TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL Cdigo: 521213 Versin 2 Ficha de Caracterizacin: 325456 Actividad de Proyecto: identificacin de las normas y procedimientos para la Duracin: 300 Horas elaboracin de la documentacin de la organizacin Fase: Anlisis y planificacin Instructor: JORGE ARMANDO VARELA Actividad preliminar: Lectura del programa y competencia laboral 210601001 y autodiagnstico Actividad N 1: Normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y presentacin de documentos organizacionales Actividad N 2: gramtica Actividad N 3: sintaxis: la oracin, el prrafo. Actividad N 4: redaccin y semntica Actividad N 5: software procesadores de texto Actividad N 6: hoja de calculo Actividad N 7: puesto de trabajo Actividad N 8: papelera. Concepto y clasificacin Actividad N 9: elementos y tiles para el proceso de digitacin y/o transcripcin. Actividad n 10: equipos de digitacin y de transcripcin: administracin, operacin, mantenimiento preventivo. Actividad N 11: impresoras: uso y configuracin Actividad N 12: soportes documentales: - concepto, clases, recursos Actividad N 13: postura corporal Actividad N 14: tcnicas de digitacin Actividad N 15: transcripcin Competencia: Resultados de Aprendizaje Duracin en horas
210601001 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TCNICA Y LA LEGISLACIN VIGENTE. 210601001 01 Redactar documentos organizacionales teniendo en Cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semntica y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y presentacin y las normas de gestin de la calidad. 210601001 02 Transcribir documentos organizacionales utilizando La tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin, las normas tcnicas colombianas vigentes para su presentacin, las de la organizacin, las de gestin documental y de la calidad. 210601001 03 Digitar textos utilizando la tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisin de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud Ocupacional. 300

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2. PRESENTACION

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, este proceso dentro del programa de gestin documental determina las pautas organizacionales para: Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa. Dentro de nuestro proyecto de aprendizaje identificar este proceso y consecuentemente los documentos que se han generado en la entidad a lo largo del cumplimiento de sus funciones, es una tarea indispensable que nos permitir, elaborar correctamente los documentos de acuerdo a la normativa colombiana e institucional, as como reconocer los distintos tipos documentales producidos por la entidad en aspectos como su diseo, estructura, soportes y finalidad. Definicin del problema: En esta actividad de nuestro proyecto de formacin, el aprendiz deber identificar las normas y procedimientos para la elaboracin de la documentacin de la organizacin, para lo cual se requiere que el aprendiz al finalizar esta actividad del proyecto: Un informe extenso en el que detalle: Cuales son los procesos, procedimientos e instructivos de la entidad para la elaboracin de documentos. La calidad y tipo de la papelera requerida para las dems actividades del proyecto. En la elaboracin del informe el instructor verificara que el aprendiz aplique correctamente las normas tcnicas colombianas vigentes, para la elaboracin de documentos, precisin y velocidad documentos aplicando las tcnicas de digitacin y la operacin de los equipos de digitacin de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.

3. CONOCIMIENTOS PREVIOS Identificar conocimientos previos, como estrategia para la activacin cognitiva y con el propsito de articular significativamente la nueva informacin.

4. MATERIAL DE CONSULTA Se encontrara en el ambiente virtual de aprendizaje en el espacio de material de consulta. Blackboard y pagina web del grupo https://sites.google.com/a/misena.edu.co/tecnologo-en-gestion-documental-325456/

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5. ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE ESTRATEGIA DE APRENDIZAJE 1: TALLERES DE SIMULACION Descripcin: Actividad para apropiar los conceptos bsicos necesarios para el cumplimiento de la misma Ambiente(s) requerido: Ambiente con cinco mesas y diez computadores con acceso a internet Material (es) requerido: Computadores, software para digitacin de textos. Instructor (es): JORGE ARMANDO VARELA 6. Etapas de la actividad Etapas Resultados esperados
Identificar los diferentes tipos de documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semntica y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y presentacin y las normas de gestin de la calidad. As como los elementos y condiciones necesarios para la produccin de textos comerciales.

Acciones de control Evaluaciones escritas individuales Talleres relacionados.

Investigacin (Actividades 1 a 13)

Ejecucin (Actividad 14)

Digitar textos utilizando la tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisin de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud Ocupacional.

Ejercicios de digitacin (Software para digitacin de textos). Talleres de elaboracin de documentos organizacionales (GTC185), usando el procesador de texto y tcnicas de digitacin.

Implementacin (Actividad 15)

Transcripcin del informe final siguiendo las pautas requeridas para este proceso.

Revisin de informes

Evaluacin

Identificar el alcance logrado con el las actividades planteadas

Revisin final del informe solicitado.

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6.1 Funciones y responsabilidades de las actividades. Etapas NOMBRE DE/LOS Funciones y responsabilidades Responsables participantes del proyecto (especifique cargo y rea) Aprendices de los

Investigacin Instructor

Realizar el procesamiento de la informacin requerida; que se encuentra en la plataforma en el vnculo Material de Consulta, en la bibliografa y webgrafia relacionada Estar solcito para dar respuesta a cualquier inquietud.

Ejecucin

Aprendices

Desarrollo individual de destrezas y habilidades para la digitacin de textos Brindar asesora en las dificultades que se presenten para la correcta aplicacin de la tcnica de digitacin de textos.

Instructor

Implementacin

Aprendices

Elaboracin del informe extenso, en el que detalle los procesos, procedimientos e instructivos de la entidad para la elaboracin de documentos. La calidad y tipo de la papelera requerida para las dems actividades del proyecto. Brindar asesora en las dificultades que se presenten en la edicin y transcripcin del informe. Analizar frente a lo proyectado el alcance logrado, realizando una autoevaluacin del trabajo individual y en grupo. Verificar con lista de chequeo el alcance logrado, de acuerdo a los requerimientos planteados en el problema

Instructor

Evaluacin

Aprendices

Instructor

7. CRITERIOS DE EVALUACION

Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redaccin. Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las polticas de la organizacin.

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Elabora documentos organizacionales, aplicando las tcnicas de digitacin; las normas tcnicas colombianas vigentes. Digita con precisin y velocidad documentos aplicando las tcnicas de digitacin. Opera los equipos de digitacin de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad. Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitacin, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional. Aplica las tcnicas de digitacin, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integracin con todo el teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisin. Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la gua suministrada. Realiza la limpieza de los equipos para su conservacin de acuerdo con el manual. Identifica la papelera en cuanto a tamao y calidad para el proceso de digitacin y/o transcripcin, de acuerdo con los estndares internacionales.

8. ACTIVIDADES Actividad preliminar Lectura comprensiva del programa de formacin, pautas de entrada y norma de competencia: prestar el servicio de informacin y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, polticas institucionales, y trminos establecidos en la ley.

ACTIVIDAD N 1: NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES. TALLER N 1 Basados en la Gua Tcnica Colombiana 185, Por equipos de trabajo realice una exposicin temtica de la misma, de acuerdo a la siguiente distribucin: 1. TERMINOS Y DEFINICIONES 2. CARTAS 3. MEMORANDOS 4. CIRCULARES 5. ACTAS 6. INFORMES 7. CERTIFICADOS 8. CONSTANCIAS 9. HOJA DE VIDA CORPORATIVA En la exposicin los equipos debern implementar didcticas y ldicas que permitan la interiorizacin adecuada de los conceptos y procedimientos para la elaboracin de los distintos tipos documentales.

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TALLER N 2 Evaluacin y ejercicios de la GTC 185 De acuerdo con las indicaciones del instructor y la gua tcnica elabore los ejercicios solicitados. Elabore dos ejemplos de cada uno de los tipos documentales expuestos en la gua tcnica.

ACTIVIDAD N 2: GRAMTICA: NORMAS, CONCEPTO, USO, ORTOGRFICAS CONCEPTOS DE SIGLA, ACRNIMO Y ABREVIATURA TALLER N 3 REGLAS ORTOGRAFICAS Uso de letras Acentuacin Signos de puntuacin Uso de maysculas Abreviaturas Extranjerismos

CATEGORAS,

REGLAS

Por equipos de trabajo se socializara la temtica propuesta, posteriormente los aprendices realizara los ejercicios y talleres de evaluacin propuesto por el instructor as: 1. Ejercicios de reglas ortogrficas, apoyados en la pagina web http://reglasdeortografia.com/ Segn lista de verificacin suministrado por el instructor. 2. Evaluacin Revisin y correccin de dos documentos organizaciones (segn GTC-185)

Actividad N 3: Sintaxis: concepto. La oracin: clases de oraciones: oracin lgica, oracin gramatical. Clases de oraciones gramaticales: simple y compuesta. Conjunciones. Pronombres. El prrafo. Concepto, estructura del prrafo, clases de prrafos, mtodo de redaccin de prrafos.