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SOLUCIONARIO: ACTIVIDADES
1. Por qu crees que es importante archivar los correos electrnicos? Es imprescindible guardarlos todos? Qu correos crees que se deberan guardar? Una llamada telefnica para verificar la documentacin recibida, ya sea para consultar una factura o un presupuesto. 2. Es necesario conservar toda la documentacin que llega a una empresa? De cul te parece que nos podremos librar? Por supuesto que s, a fin de cuentas los archivos digitales son una evolucin de los manuales, pero de una manera ms mecnica, rpida y eficiente. 3. Describe una accin particular que ayude a sustituir el archivo de algn documento. Archivar los correos electrnicos es una labor importante porque estos documentos pueden contener informacin destacada, que debemos poder consultar con rapidez. Si siguen un procedimiento de ordenacin ser ms sencilla y eficaz su localizacin. No ser necesario conservar todos los correos puesto que su informacin no siempre nos interesar. Seguiremos los criterios marcados por la empresa. Deberemos guardar aqullos e-mails que hagan referencias a: documentos, circulares, encuentros, solicitudes de presupuestos, facturas, currculos, etc. Toda aquella referencia al entorno empresarial. 4. Crees que los procedimientos de archivo manual son aplicables al archivo digital? De qu modo? No es necesario guardar toda la documentacin que llega a la empresa. Nos podremos deshacer de todas aquellas comunicaciones publicitarias o correspondencia ajena a la finalidad de la empresa. 5. Atendiendo a su frecuencia de uso, de qu tipo seran los archivos siguientes? a) Trabajos terminados. b) Facturas del ejercicio en curso. c) Libros de contabilidad de aos anteriores. a) Archivos pasivos, aunque segn la naturaleza de la organizacin podran ser semiactivos. b) Archivos activos. c) Archivos semiactivos. 6. Supongamos que trabajas en una empresa comercial que divide su actividad por reas geogrficas. El archivo de incidencias de la zona Noroeste, debera ser centralizado o descentralizado? Por qu? Sera un archivo activo, semiactivo o pasivo? Debera ser centralizado, ya que su informacin puede ser til y utilizada por departamentos adjuntos. Sera un archivo activo.

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7. Determina el sistema de ordenacin ms til para cada uno de los documentos siguientes y razona tu respuesta: a) Unas facturas de telfono, correspondientes a cinco meses. b) Unos correos electrnicos de clientes solicitando informacin. c) Unas plantillas de cartas realizadas en formato Word. d) Unos presupuestos de clientes particulares y empresas. e) Unas tablas de resultados de los ltimos cuatro ejercicios realizadas en formato Excel. f) Unas cartas particulares de clientes. g) Un archivo de datos comerciales de las distintas divisiones de la empresa. h) Unos talones cobrados. i) Unas facturas electrnicas de la compaa elctrica. j) 100 encuestas personales realizadas en la calle para sondear el mercado. k) Un listado de pginas Web interesantes por tratarse de competidores potenciales a nivel mundial.

a) Ordenacin cronolgica con la factura ms reciente la primera. b) Ordenacin alfabtica, o la combinacin de cronolgica y alfabtica. c) Ordenacin alfabtica. d) Ordenacin alfabtica (por cliente o empresa), o combinacin alfanumrica (asignando nmero a cada empresa o presupuesto). e) Ordenacin cronolgica. f) Ordenacin alfabtica. g) Ordenacin numrica o alfanumrica. h) Ordenacin alfanumrica, o cualquier combinacin debidamente justificada. i) Ordenacin cronolgica, o numrica. j) Ordenacin alfanumrica, combinando el criterio de ordenacin con una clasificacin de los resultados obtenidos. k) Ordenacin alfabtica. 8. Trabajas en un despacho de arquitectura con varios proyectos de construccin, varios clientes, promotores, proveedores, documentacin, etc. Continuamente llegan a la oficina cartas y correo electrnico. Tu labor como encargado del archivo es gestionar toda esa informacin que llega al despacho y la generada en l.

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Selecciona el sistema de ordenacin ms adecuado en cada caso: tres cartas de clientes, una revista de decoracin de interiores a la que est suscrito el despacho, tres proyectos de construccin de viviendas, un proyecto de construccin de un hospital y otro de un colegio (todos ellos con sus planos), adems se han recibido varios correos electrnicos de proveedores, empresas y clientes, una carta de hacienda que requiere el pago del IVA, una solicitud de presupuesto para la construccin de una vivienda particular y la memoria econmica del ejercicio anterior. Primero creara un archivador de documentacin con carpetas para cada uno de los documentos con los que trabajo y adems habilitara un estante para ubicar en l aquellos materiales no documentales de mayor utilidad (revistas, maquetas, peridicos, vdeos o DVD). Las cartas en su carpeta y por orden alfabtico. Las revistas de decoracin en su estante por orden cronolgico. Los proyectos en las carpetas de proyectos (o su archivador) por orden alfabtico. Los correos electrnicos (si son de inters) una copia en el ordenador, clasificados por temtica y orden alfabtico o cronolgico. Realizara el pago de hacienda para archivar el documento en su carpeta (ordenada cronolgicamente). Los presupuestos ordenados alfabtica o alfanumricamente, en su carpeta de presupuestos. La memoria econmica del ejercicio anterior en el archivador con los documentos centrales ms importantes (memorias), ordenado cronolgicamente.

9. Reflexiona y enumera al menos dos ventajas y cuatro inconvenientes del sistema convencional de archivo. Como ventajas: mantengo el documento en papel, acceso rpido y directo al documento. No dependo de las nuevas tecnologas y sus posibles fallos (falta de luz, prdida fortuita del documento). Como inconvenientes: limitado sistema de ordenacin, ocupa mucho espacio, los documentos se deterioran, limitada capacidad de archivo, limitado uso de la documentacin archivada (slo un usuario por documento), gasto de papel y fotocopias para trabajar con ello. 10. Qu entiendes por proteccin de datos? El respeto de nuestra intimidad y su cuidado.

11. Qu importancia tienen en nuestra sociedad los datos? Hoy son muy importantes comercialmente hablando, pues cada uno de nosotros determinamos un perfil de usuario o cliente. Nuestros gustos, lugar de residencia o composicin familiar determinan un

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patrn de conducta que las empresas comerciales quieren saber para poder ofrecernos productos interesantes y captarnos como clientes. 12. Ser de aplicacin la LOPD a una empresa extranjera que maneja datos en Espaa? Busca algn ejemplo. S. Un banco americano con sede fsica y oficinas en Espaa. O una compaa aseguradora americana con delegaciones en Espaa. 13. Debes soportar que se evale tu capacidad crediticia nicamente en base al tratamiento de datos personales? No debera. 14. Puede tener coste econmico para el interesado ejercer el derecho de consulta? Justifica tu respuesta leyendo el contenido de la ley al respecto. No debera, ya que la Ley me protege como usuario y debo conocer quin est en posesin de mis datos personales. 15. Como responsable del fichero si detectas algn error en los datos debes rectificarlo o solicitar al interesado que lo haga? Debes informar de la circunstancia al interesado. 16. Puedes negarte a que un supermercado que tiene tus datos personales te felicite por mi cumpleaos? Por qu? En base a qu artculo? Si que puedo si los datos sobre mi persona no fueron depositados para ello.art.9, y 6.4 de la LOPD (entre otros). 17. Pueden las empresas implantar medidas adicionales de seguridad, aunque no aparezcan en la LOPD ni en el reglamento de la misma? S, pueden. 18. Qu medidas automatizados? de seguridad son comunes para ficheros automatizados y no

Las medidas de nivel bsico, as como las tcnicas y organizativas. 19. Qu nivel de seguridad debes aplicar a los siguientes documentos: ficheros de nminas, ficheros de personal, agenda de contactos, y a los documentos de una asesora fiscal donde se tramitan las declaraciones de impuestos de particulares y empresas? Medidas de nivel bsico para todas ellas, salvo para las declaraciones de impuestos de particulares que tendrn nivel medio. 20. Qu se pretende conseguir con el manual de seguridad? Que se cumpla la LOPD. 21. Cmo puede afectar el paso del tiempo en la seguridad de los datos? Reduciendo el control, y las medidas de seguridad, caducando los sistemas de proteccin.

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22. Crees que un buen cumplimiento de la LOPD obliga a una empresa que maneja ficheros con datos personales a tener actualizado el antivirus? Razona tu respuesta. Por supuesto. Es muy importante ya que cada vez hay ms virus informticos y es sencillo entrar en archivos. Una actualizacin del antivirus limita los riesgos y sirve de garanta para el cliente. 23. Por qu es importante que los trabajadores estn implicados en la correcta aplicacin de la LOPD? Porque de ellos depende el buen hacer de la empresa en esa materia, evitando problemas a la empresa. Que sepan que un error en el tratamiento de los datos tambin afectar a su puesto de trabajo. 24. Cundo debe inscribirse un fichero en el registro de la AEPD? Quin est obligado a notificar los ficheros? En el momento de su creacin. El responsable del fichero (la empresa que lo ha creado). 25. Cmo se notifica la existencia de un fichero? Qu formas se tiene para su presentacin? Cumplimentando los documentos facilitados por la Agencia Espaola de Proteccin de Datos. Fsica o telemticamente (NOTA). 26. Puede presentarse una denuncia por Internet? Si dispone de medios telemticos y firma digital s.

27.

Qu sancin podramos recibir si no utilizamos la opcin de copia oculta en el envo masivo de correos electrnicos? De 601,01 a 60.001,01 (infraccin leve).

28. Qu tipo de infraccin cometemos al no eliminar adecuadamente los documentos con datos personales que ya no vamos a utilizar? Podra llegar a ser una infraccin muy grave y llevar una sancin de hasta 601.012,1. 29. Qu tienen en comn la firma digital, la firma electrnica y el certificado electrnico? Permiten identificarse en la red sin necesidad de estar presencialmente con la seguridad relativa de que somos quienes decimos ser. 30. Es una firma digital la contrasea personal para consultar el correo electrnico? S. 31. Investiga en la Web de CERES. Tiene lmite temporal el certificado electrnico? Depender del tipo de certificado (normalmente unos tres aos). 32. Qu informacin contiene el DNIe? Dnde debemos acudir para obtenerlo? La misma que el tradicional, pero adems tiene la capacidad de acreditar electrnicamente algunas de nuestras actuaciones en la red, as como la firma de documentos digitales. En la Web: dnielectrnico.es, encontramos la informacin.

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33. Podemos utilizar nuestro DNIe directamente desde el ordenador o necesitamos algn accesorio? Necesitaremos un lector especfico. 34. Con el DNIe se pueden consultar los puntos de carn de conducir? S 35. Por qu crees que todava no hay un uso masivo en la sociedad del DNIe y de sus posibles aplicaciones? Principalmente por desconocimiento.

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SOLUCIONARIO: COMPRUEBA TU APRENDIZAJE
Diferenciar los distintos tipos de archivo y sus funciones
1. Podemos llamar archivo a las carpetas que tenemos en nuestra mesa de trabajo, llenas de documentos? Por qu? S, siempre que las carpetas contengan la informacin de una forma ordenada. 2. Cules son las caractersticas que debe tener un archivo til? Ordenado, accesible, sencillo de manejar, til, que contenga informacin relevante, etc. 3. Cmo clasificaras los archivos si siguieras el criterio tipo de persona que tenga acceso? Informacin pblica (acceso general en la empresa), informacin privada (acceso limitado al departamento) e informacin confidencial (acceso restringido a un nmero de usuarios limitado).

Saber utilizar los diferentes sistemas y mecanismos de ordenacin

4. Realiza una ordenacin numrica para los documentos que pueda manejar una cadena de restaurantes a nivel nacional. Establecer un nmero para cada provincia en la que tenga presencia la empresa, de forma que todos los documentos de una provincia iniciarn con ese nmero. 1. Barcelona; 2. Valencia; 3. Bilbao; 4. Madrid. De esta manera todo documento que empiece por 1, har referencia en el archivo al restaurante de Barcelona. 5. Cmo haremos si un documento que entra en nuestra oficina no cumple los requisitos para ser clasificado? Primero valoraremos su inters y luego, si es til, trataremos de darle un criterio de ordenacin. 6. Cul es el mejor criterio para ordenar los correos electrnicos? Y el correo postal? Lo normal sera por orden alfabtico, para cada emisor o direccin de correo. 7. Un da, al buscar una circular escrita y enviada a un cliente, te das cuenta de que junto a ella se encuentran las circulares recibidas del mismo cliente. Qu debes pensar? Qu criterio de ordenacin se puede haber seguido? Es adecuado? Si no lo saba es porque el criterio de ordenacin no estaba muy claro, no obstante es de suponer que estaba ordenado alfabticamente por clientes. Si se conoce el criterio no es mal sistema el elegido.

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Conocer los aspectos ms importantes de la Ley de Proteccin de Datos de carcter Personal (LOPD)
8. Cules son las diferencias entre un fichero automatizado y uno que no lo es? Se siguen las mismas medidas de seguridad? Pon ejemplos. El automatizado se diferencia del manual en que el primero sigue un sistema mecnico/informtico para la ordenacin y clasificacin de los documentos. Las medidas de seguridad en lo bsico son las mismas, claro est que hay diferencias como el uso de antivirus en los ordenadores que en los sistemas manuales no existen. 9. Qu quiere decir que los niveles de seguridad son acumulativos? Que los niveles sean acumulativos quiere decir simplemente que el nivel ms alto de seguridad incluye los niveles anteriores (y sus respectivas medidas). 10. Cules son las mayores diferencias entre el nivel medio de seguridad y el nivel alto? Primero la tipologa de los datos, mucho ms personal en el nivel alto. Y luego la obligatoriedad en este nivel alto de conservar copia de los datos y del registro de acceso a los mismos. 11. Llega a nuestra consultora dedicada a la implantacin y auditora de LOPD un cliente, dueo de un restaurante, y nos pide que le expliquemos, cmo aplicaremos la LOPD en su restaurante. Qu pasos seguiremos? Ya que est muy preocupado por las posibles sanciones, nos preocupa si va a tardar mucho en adaptar su establecimiento a la LOPD. Qu podemos contestarle? Primero veremos el tipo de empresa que es y el volumen de informacin que maneja. Veremos la calidad de los datos que usa y su finalidad. Y en funcin de ello realizaremos un plan de adaptacin de la Ley siguiendo los pasos vistos en el apartado 3 de la unidad. El tiempo estar en funcin del tamao de la propia empresa. 12. La asociacin para la que trabajas guarda los siguientes datos de sus 150 asociados: nombre, apellidos, domicilio, nmero de cuenta corriente (para domiciliar sus aportaciones) y cuenta de correo electrnico. Qu medidas debes de seguir para adaptar la asociacin a la LOPD? Seguiremos las medidas de nivel bsico. 13. Lee la siguiente carta de una entidad bancaria: Qu solicita? Qu alternativas tiene la Sra. guilas?

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Informa al cliente de que sus datos forman parte del fichero del nuevo banco formado tras la fusin de su caja de ahorros anterior con otras dos. Ante cualquier duda relativa al uso podr acudir a la entidad o llamar al telfono de atencin citado. Podr solicitar que se le informe del uso concreto de sus datos. Por supuesto si deja la entidad, podr solicitar que se le den de baja dichos datos.

Valorar la importancia de la correcta aplicacin de la LOPD

14.
Cuando te llega un correo electrnico de los que llamamos spam o no deseado, o cuando recibes cartas de publicidad de empresas que desconoces, qu es lo primero que puedes pensar en relacin con la LOPD? Cmo crees que les han llegado los datos? Cmo se ha incumplido la LOPD en estos casos? Que mis datos pertenecen a algn archivo al que desconozco cmo han llegado mis datos. Seguramente por medio de alguna respuesta comercial o por medio de alguna compra realizada, o

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por algn tipo de intercambio comercial de informacin (pedir un presupuesto, haber pertenecido a esa empresa como cliente,). Primero habr que saber cmo han adquirido los datos y si se ha incumplido alguno de los apartados de la ley, normalmente en lo referente al uso inadecuado de los mismos (utilizados para finalidades diferentes a las inicialmente planteadas). 15. Qu importancia tienen en el proceso de aplicacin de la LOPD el manual y la auditora de seguridad? Tiene un papel muy importante en el proceso de proteccin de datos. Pero especialmente lo tiene en aquellas empresas con un tamao considerable, o en aqullas que manejan una informacin especial (en calidad o en volumen). 16. Qu porcentaje del presupuesto empresarial deberamos dedicar al mantenimiento de seguridad de los datos que poseemos en nuestra empresa? Justifica tu respuesta. Un porcentaje determinado en funcin del volumen empresarial. Aunque muchas veces el correcto manejo de los datos no va asociado a un gasto econmico, sino a una correcta utilizacin de los mismos. Pero nunca se debe escatimar en este sentido, puesto que las sanciones que se pueden recibir son considerables. 17. Las personas a que se refieren los datos protegidos por la LOPD tenemos una serie de derechos con respecto a ellos. Elige uno de ellos y nombra dos ejemplos en los que sea til ejercerlos. Por ejemplo en el derecho de acceso. Cuando recibimos una carta personal ofrecindonos un servicio concreto, de una empresa determinada que desconocamos. O cuando recibimos una llamada de una compaa telefnica distinta a la nuestra ofrecindonos una tarifa similar a la nuestra. Acceso a qu informacin tienen de nosotros, su procedencia y sus motivos de uso de la misma. 18. Qu nivel de seguridad debes aplicar a ficheros de nminas, ficheros de personal, agenda de contactos y archivos de asesoras fiscales? En general el bsico para todas ellas, salvo que entre esos datos aparezcan referencias a la personalidad (religin, etnia, etc.) o a infracciones cometidas (multas, sanciones de hacienda, etc.). 19. Cundo podrs aplicar el nivel bsico de medidas de seguridad a un fichero que contenga datos especialmente protegidos, como la salud? Nunca, son nivel alto de proteccin segn la LOPD.

Aplicar en el entorno empresarial el uso de la firma electrnica, los certificados electrnicos y el DNI electrnico.
20. Qu pasos tendr que seguir una sociedad limitada si quiere obtener un certificado de firma electrnica? Acudir a cualquiera de las autoridades de certificacin existentes en Espaa y seguir los pasos para su solicitud, (presencial o telemticamente). 21. Los certificados electrnicos, tienen una validez indefinida en el tiempo o deben ser renovados?

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Deben renovarse, normalmente cada tres aos. 22. Supn que abres un negocio de reparacin de ordenadores. Qu hars para guardar la documentacin que generes? Indica cmo, dnde y durante cunto tiempo la guardars. Facilitar un archivador para las copias en papel y clasificar los documentos en carpetas utilizando los criterios de ordenacin vistos en la unidad. Aplicar los mismos criterios para la informacin informtica y para fsica (papel). La documentacin legal la conservar siguiendo los criterios mercantiles (normalmente unos 4 aos para facturas y copias de documentacin fiscal). 23. Qu pasos seguiras para realizar una necesitaras? Y para inscribir un archivo? denuncia a la AEPD? Qu documentos

Una vez recogidos los datos sobre el infractor y la infraccin, utilizara el modelo presente en la pgina web de la AEPD. Para inscribir un archivo cumplimentara el documento NOTA de la Agencia, pudindolo entregar por correspondencia o de manera telemtica. 24. De todas las funciones de la AEPD, cul es la ms importante para la empresa? Por qu? A nuestro entender, para el particular la de atender al interesado en reclamaciones y peticiones de informacin. Para el empresario la de requerir las medidas oportunas para el correcto tratamiento de los datos. Porque an hoy el desconocimiento de la LOPD es importante en la sociedad.

25.

Qu infracciones son consideradas muy graves por la AEPD? Cul la cuanta de su sancin? Recoger datos de forma engaosa, ceder o comunicar datos fuera de los casos permitidos, no cesar en el uso ilegtimo de datos y reincidir en cualquier caso de categoras inferiores. La sancin oscila entre los 300.506,05 y los 601.012,1.

26. Qu ventajas tiene el DNI electrnico frente al tradicional? Cul su mayor utilidad? La mayor ventaja es la opcin de acreditar electrnicamente nuestra identidad. Y su mayor utilidad la de firmar documentos electrnicos (hacer gestiones telemticas). 27. Qu papel tienen las autoridades de certificacin en el mundo electrnico? Un papel importante puesto que son las encargadas de respaldar con su certificacin las firmas electrnicas, dndoles una mayor confianza. 28. Realiza la correspondiente denuncia a tu compaa elctrica, por el incumplimiento de su deber de proteccin de tus datos. Ya que hace unos das recibiste un correo electrnico donde apareca tu direccin y la de otras quince personas sin ocultar. Busca en la web de la AEPD un modelo de denuncia, porque posteriormente a ese correo has recibido publicidad que no queras de otras empresas. Realizaremos una similar al caso prctico n9 de la unidad. 29. Supongamos que, durante el proceso de adaptacin de la LOPD encuentras con las siguientes situaciones: Personal reacio a colaborar. en una empresa, te

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Archivos de datos ocultos. Instalaciones sin ningn tipo de medida de seguridad. Personal que no sabe cmo trabajar con archivos. Equipos inadecuados y soportes anticuados. Cmo actuara? Tomara las medidas oportunas de acuerdo con el guin marcado en esta unidad, valorando la necesidad de contar con personal de la empresa cliente para nuestra colaboracin. Todas estas situaciones aconsejan no contar con la colaboracin de ningn empleado de la misma. Adems aspectos como la antigedad de los archivos y la ausencia de medidas de seguridad ser tenido en cuenta a la hora de realizar el manual de seguridad.

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30.
Entra en la Web de la AEPD (www.agpd.es) descarga e inscribe los siguientes ficheros de la compaa de seguros para la que trabajas y determina su nivel de seguridad: Datos de la empresa: Datos fiscales: Seguros OK CIF: A-22336678 Responsable del fichero: Seguros OK Archivos: Clientes, Accidentes, Autos, Hogar, Salud Procedencia de los datos: Propios clientes, por cuestionarios formularios, partes mdicos, partes de accidentes y fotografas. Tipos de datos: Identificativos, de salud, econmicos y acadmicos. Sistema de tratamiento: automatizado. Seguiremos los pasos realizados en el caso prctico 8, pero con los datos facilitados. 31. Eres el propietario de una empresa dedicada a la venta de aparatos electrnicos (ordenadores, telfonos, cmaras de fotos, etc.), dirigida a un pblico joven. La empresa est volcada al cliente: ofrece facilidades de pago a sus clientes, le resulta muy importante su opinin, as como tenerlos informados de las novedades ms recientes. Se te pide que realices las siguientes tareas: a) Modelo de documento de recogida de datos (nombre, DNI, etc.) donde aparezca la Nota informativa de la aplicacin de la LOPD. b) Determina en el Documento de seguridad las medidas que adoptaras, los niveles de seguridad y la ubicacin de los archivos. c) Inscribe los archivos que consideres oportunos en la AEPD. d) Nombra al responsable del fichero. e) Analiza el trabajo realizado. f) Finalmente, intercambia el trabajo realizado con un compaero y observa si aplica correctamente la LOPD.

a) Cualquier formulario ser vlido, introduciendo un aviso de la aplicacin de la LOPD para el tratamiento y uso de la misma. b) Adems de otros datos en el documento de seguridad entre las medidas de seguridad destacaremos la ubicacin de los archivos: en lugar apartado del acceso general, cuidado bajo

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llave con un nico usuario. En vista de los datos que utilizaremos en principio no ser necesario un nivel superior al bsico. c) Por cada archivo o base de datos inscribiremos un archivo en la AEPD. d) Encargado de la empresa. e) Se han seguido los pasos marcados en el guin de implantacin? Cul es la mayor dificultad que se encontrar una empresa?

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