Mtricas para una Direccin de Proyectos Exitosa

Expositor: Act. Juan Manuel Islas, PMP

Cronograma de Conferencia
Horario
7:00 7:15 (10 Mins.) 7:15 7:45 (30 Mins) 7:45 8:00 (15 Mins) 8:00 8:30 (30 Mins) 8:30 8:45 (15 Mins) 8:45 8:50 (5 Min) 8:50 9:00

Tema
Saludo Intro Captulo Presentacin del conferencista Material conferencia Parte I Break Networking Material conferencia Parte II Preguntar y respuestas Entrega de reconocimiento Smart Session PMI

Presentador
VP Membresia Beatriz Marin Conferencista Juan M Islas ALL Conferencista ALL Representante de PMI Miembro del PMI

Lmina 2

Mensaje
El registro constante y sistematico de los hechos relevantes de una organizacin nos permitirn observar la evolucin y transformaciones de la organizacin en el tiempo. Estos registros toman valor especial mientras mas periodos se tengan reportados, pues nos permitirn conformar metricas y estadisticas que nos darn herramientas para hacer pronosticos y simulaciones ante diferentes escenarios posibles de la organizacin en el futuro como un solido soporte en nuestra busqueda de acertividad en los procesos de toma de decisiones. En esta platica resaltaremos la importancia del uso adecuado de mediciones, mtricas y estadisticas durante el ciclo de vida del un proyecto, sirviendo estos registros como un instrumento efectivo de comunicacin y seguimiento entre todos los participantes del proyecto.
Lmina 3

Presentaci n

Porque usar informacin cuantitativa del Proyecto. Tipo de metricas podemos usar. Acciones que podemos tomar. Que NO debemos hacer.

Measures, Metrics & Statistics

Medicin

Expresion Numerica de cmo sucedi un evento.

Mtrica

Combinacin de dos o mas mediciones de cmo puede ser evaluado un evento.

Estadistica

Analisis Cuantitativo de eventos y condiciones a traves del tiempo.

Beneficios de usar Mtricas

R

Facilitan una mejor comunicacin entre participantes del proyecto. Proveen una retroalimentacin constructiva mediante hechos irrefutables. Proveen registros e indicadores para la mejora de procesos y avances del proyecto.

Beneficios de usar Mtricas

R Pueden

ser diseadas de acuerdo a un proposito especifico.

Permiten mostrar la aportacin de valor del proyecto a la estratgia de la organizacin.

ID 1 2 3 4 5 12 18 22 29 37 Task Name PROYECTO OPTIMA. ADMINISTRACION DEL PROYECTO. Kick Steering Committee -Off Kick -OffPROYECTO y usuarios clave Estructura Organizativa Proyecto. del Plan de Trabajoe Inicializacin del Proyecto. Desarrollar estandares el proyecto para Establecer procesode aprobacin d entregables e Establecer procesode escalacin problemas de Finalizar y aprobar Fase de Preparacin PROYECTO,k -user Dec Jan Feb M a r Apr May Jun Jul

R R

Facilitan vender el valor de las soluciones en Terminos Negocio. Permiten enfocarse mas objetivamente a los factores clave de solucin de problemas

Inhibidores
R

Algunos participantes son renuentes a registrar las metricas porque piensan que es un registro de sus deficiencias, y pudieran ser usados en su contra en un futuro. Otros piensan que ellos no necesitan de registros sistematicos para saber cuando el proyecto esta en problemas. Otros dicen que no tienen tiempo para registrar las mtricas.

Tipos de Mtricas

Mtricas de Comparacin Mtricas de Seguimiento Mtricas de Prediccin Metricas de Informacin

La Interaccin entre procesos se da por los Resultados de Salida de unos procesos, que se convierten en Entradas de otros procesos. La mayora de las veces, la Interaccin se da a travs de Mtricas.

Initiating Processes

Planning Processes

Controlling Processes Closing Processes

Executing Processes

Fase de Inicio

Durante el Proceso de Justificacion del Proyecto, las Mtricas de Comparacin nos dan elementos para un mejor acercamiento a los Intereses de la Organizacin.

Las Mtricas de Comparacin nos permiten argumentar en terminos de negocio con gerentes y ejecutivos sobre el valor que nuestro proyecto aportar a las Estrategias, Objetivos y Metas de la Organizacin.

Mtricas de Comparaci n

Internas

Desempeo

Utilidad / Inversin Recursos / Ventas Costo / Beneficio Costo / Calidad Tiempo / Costo Valor Agregado

Productivity

Eficiencia Efectividad Estandares

Mtricas de Comparaci n
Con el Entorno

Mercado

Participacin Penetracin de Mercado Tendencias de Mercado

Competencia

Market Share Imagen de la Empresa Nuevos Competidores Modelos Innovacin

Plan de Comunicaci n
Todos los participantes deben conocer con anticipacin a la ejecucin las Mtricas que habrn de usarse durante el proyecto, estas deben definirse desde la Planeacin de la Comunicacin.
Definir Definir

que eventos deben ser registrados y reportados. las Unidades de Medicin Estandares y Limites de Desempeo

Establecer Definir Definir Definir

Procesos para Reportar Avances Criterios de Analisis de Desempeo

las mtricas que sern analizadas en las reuniones de seguimiento.

Fase de Planeaci n
Durante los Procesos de Planeacin, las Mtricas de Prediccin sirven para elaborar las estimaciones de recursos y esfuerzo asi como establecer estandares y rangos de tolerancia. Permiten determinar criterios de declaracin de emergencia del proyecto y planes de contingencia.

Mtricas de Prediccin
El anlisis Causa-Efecto de las mediciones del proyecto nos permite visualizar los efectos de algunas acciones ante posibles escenarios futuros para medir el esfuerzo necesario de realizar las actividades que requiere el Proyecto, y as tomar las decisiones oportunamente.

16

Fase de Ejecuci n
Durante los procesos de Ejecucin, llevan a cabo las acciones planeadas en el Plan Maestro del Proyecto, en estos momentos se reportan las mediciones que sirven para calcular las Mtricas de Seguimiento y presentar los Reportes de Avance. Los informes de desempeo dan informacion sobre el desempeo del proyecto en lo relativo al alcance, tiempo, costos, recursos humanos, calidad y riesgos.

Mdiciones

Recursos Utilizados
Gente

Procesos Financieros Tecnologia

Resultados

Ventas Costos Servicios Satisfaccion del Cliente

Mdiciones

Mediciones Internas

Ejecutado

En el Periodo

Acumulado

En el Ao Periodos Anteriores

Historico
Promedio Mnimo Mximo Acumulado Desviacion Estandar Correlacin con otras Variables Dependencia con otras Variables

Fase de Control
Los Procesos de Monitoreo y Control son aquellos requeridos para dar seguimiento y controlar el avance y desarrollo del proyecto a fin de cumplir con los objetivos de acuerdo al Plan. Dar seguimiento implica revisar las Mtricas de Seguimiento relativas al desempeo delProyecto y analizar las desviaciones respecto a los limites establecidos. Regular el avance significa tomar decisiones sobre posibles cambios a los planes, estandares y/o procedimientos de ejecucion, o bien emitir de recomendaciones de acciones preventivas. El Valor Agregado generado por el proyecto al momento de analisis es la Mtrica mas usada .

Mtricas de Seguimiento

Cumplimiento de Objetivos segun :

q

q q q q q

Plan Estandar Promedio Limites de Control Record Otros Periodos

Mtrica Mtrica del Valor Agregado

BAC

Trabajo Presupuestado

Costo Real
Variaci n en Calendario

Variaci n en Costo

Trabajo Realizado

Cuanto Trabajo debe estar completado hoy ? Cuanto Trabajo es realmente hecho hoy? Cuanto hemos gastado por el trabajo hecho?

Baseline Cost of Work Scheduled Baseline Cost of Work Performed Actual Cost of Work Performed

BCWS

Caso 1

BCWP

ACWP

Mtrica Mtrica del Valor Agregado

BAC

ETC

Estimado para Terminar

Trabajo Presupuestado

EAC

Costo Real

Trabajo Realizado

Cual es el Presupuesto del costo total Hoy, cuanto se estima el Costo al Terminar Cual es el estimado para terminar

Butget At Complition Estimated At Complition Estimated To Complete

BAC EAC

Caso 1

ETC

Mtrica Mtrica del Valor Agregado

BAC

Base line Work Performed BCWP=EV EAC Schedule Variance SV

Cost Variance CV

BCWS=PV

ETC

Actual Cost ACWP=AC

Caso 2

Control de Valor Agregado

AVANZADO Y DEBAJO DE COSTO

EN TIEMPO Y DEBAJO DE COSTO

EN RETRASO Y DEBAJO DE COSTO

AVANZADO Y EN PRESUPUESTO

EN TIEMPO Y EN PRESUPUESTO

EN RETRASO Y EN PRESUPUESTO

AVANZADO Y EN SOBRECOSTO

EN TIEMPO Y EN SOBRECOSTO

EN RETRASO Y

EN SOBRECOSTO

25

Control de Valor Agregado

Personal Experto

Limitacion en Tiempo Fuerza de Trabajo

Instalaciones

Materia Prima

+ +
Personal Novato

+
Costo

+
Limitacion en Costo

Tiempo

Productividad Aseguramiento de Trabajo Trabajo la Calidad terminado Terminado

Trabajo Aceptado Trabajo Asignado

Trabajo Trabajo Pendiente Pendiente

Trabajo Rechazado

Fase de Cierre
Durante los Procesos de Cierre, se destaca la importancia del registro de las Lecciones Aprendidas y Recomendaciones y que se emiten en base a las experiencias durante la vida del proyecto.

Estas sugerencias deben registrarse con la finalidad de ser considerarlas para los proyectos futuros en lo relativo a actualizar estandares de desempeo, modificacion de procesos de ejecucion y estimacion, y/o limites de tolerancia al riesgo.

Metricas como Estrategia PM

Project DEFINICIN Definition Requirements REQUERIMIENTOS External Design

PLANEACIN

Internal Design
EJECUCIN Construction CONTROL CIERRE

Implementation

Metricas como Estrategia PM

Analisis de la Operacin

Ejecucin Procesos

Reporte Desempeo

Anlisis Desviaciones

Toma Decisiones

Proyeccin Final

Creacin Estadisticas

Anlisis Estadistico

Proyeccion al Final

Desviacin Estimada Final

Estimaciones

Lecciones Aprendidas

Estandares Limites

Analisis de Requerimentos

Estimaciones

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Analisis Cualitativo de Riesgos

RIESGO

COSTO

TIEMPO

CALIDAD ENTREGABLES

SATISFACCION CLIENTE

IMPACTO PROYECTO

PROBASBILIDAD OCURRENCIA

VALOR ESPERADO O SEVERIDAD

RIESGO-A RIESGO-B RIESGO-C RIESGO-D RIESGO-E

5 5 1 4 3 2

2 5 2 1 3 3

3 5 1 1 3 3

1 5 2 1 3 3

11 20 6 7 12 11

4 1 2 5 4 3

44 20 12 35 48 33

RIESGO-N

Impacto
5 Muy Alta 4 Alta 3 Modeerada 2 Baja 1 Muy Baja

Probabilidad
5 Muy Probable

4 Medio Probable 3 Probable 2 Improbable

1 Muy Improbable

Analisis Cualitativo de Riesgos

RIESGO

COSTO

Pondera $

TIEMPO

Pondera t

CALIDAD ENTREGABLES

Pondera Qty

SATISFAC Pondera CION Sat CLIENTE

IMPACTO PROYECTO

PROBABILIDAD OCURRENCIA

VALOR ESPERADO O SEVERIDAD

RIESGO-A RIESGO-B RIESGO-C RIESGO-D RIESGO-E

5 5 1 4 3 2

0.5 0.5 0.1 0.4 0.3 0.2

2 5 2 1 3 3

0.8 2 0.8 0.4 1.2 1.2

3 5 1 1 3 3

1.2 2 0.4 0.4 1.2 1.2

1 5 2 1 3 3

0.1 0.5 0.2 0.1 0.3 0.3

2.6 5 1.5 1.3 3 0 2.9

4 1 2 5 4 3

10.4 5 3 6.5 12 8.7

RIESGO-N

Impacto
5 Muy Alta 4 Alta 3 Modeerada 2 Baja 1 Muy Baja

Probabilidad
5 Muy Probable

4 Medio Probable 3 Probable 2 Improbable

1 Muy Improbable

Ponderacion $ Ponderaciion t Ponderacion Qty Ponderacion Sat Total

10% 40% 40% 10% 100%

Evaluaci n de Proyectos
Criterio de Calificacin Permanencia Retorno de la Inversion Reduccion de Costos Incremento en la Calidad Reduccion de Riesgos Servicio al Cliente Efectividad de la Organizacin Organizaci Creaci Creacin de Nuevos Mercados Otros TOTAL Valor 10% 20% 25% 15% 10% 5% 5% 5% 5% 100% Proy-1 Proy-2 Proy-3

Calificacin Puntos
Excelente Muy Bueno Medio Malo 3 2.5 1 0.5

Evaluaci n de Proveedores

Criterio de Calificacin Calidad en el Producto. Disponiblidad de Apoyo Tcnico. T Penetraci Penetracin en el Mercado. Costo de Adquisicin Adquisici Costo de Mantenimiento Referencias Clientes Garant Garantas Otros Servicios TOTAL

Valor 25% 15% 3% 30% 10% 5% 10% 2% 100%

Prov-1 Prov-2 Prov-3

Calificacin Puntos
Excelente Muy Bueno Medio Malo 3 2.5 1 0.5

Evaluaci n de Proyectos Personales

Criterio de Calificacin Mejor Estado de Salud Desarrollo Profesional Acercamiento a mi Familia Estabilidad Economica Desarrollo Espiritual Desarrollo Economico Bienestar Fisico Otros TOTAL

Valor Proy-1 Proy-2 Proy-3 25% 25% 10% 15% 15% 3% 5% 2% 100% 0.0 0.0 0.0

Calificacin Puntos
Excelente Muy Bueno Medio Malo 3 2.5 1 0.5

Metricas como Estrategia PM

NIVEL EN LA ORGANIZACION
CARACTERISTICA

OPERATIVO
Alto Detallado Especializado Alto Instante Limitado Corto Plazo

GERENCIAL
Medio Agregado Comparativo Redondeada Periodo Medio Mediano Plazo Tacticas Bajo

DIRECCION
Resumido Diverso Aproximada Tendencia Amplio Largo Plazo Estrategias

Volumen Nivel Agregacin Variedad Exactitud Actualidad Horizonte Trascendencia

Se realiza a travs de Procesos

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Diseo de Metricas

Mtrica

YES

Necesario para producir un reporte ?

NO

NO

Escencial para Controlar los Requerimientos?

YES

Contribuye a Controlar ?

YES

NO

ALTO VALOR AGREGADO

BAJO VALOR AGREGADO

SIN VALOR AGREGADO

Diseo de Mtricas
Administracin del Proyecto
Resultados reportados por diferentes personas y proyectos deben ser consistentes.

Manejo de la Calidad
Las acciones para obtener las mediciones del proyecto no deben implicar mucho esfuerzpo, aunque estas acciones esten o no contempladas dentro del proceso. Manejo de Cambios Cambios al Alcance no afectan las mediciones, los cambios deben ser considerados en el anlisis de Mtricas.

Estimaciones

Las Estimaciones siempre estan asociadas a una evaluacin de riesgo, mientras mejor sea la informacin, mejor sern las Estimaciones.

Productividad

Para disponer de Mediciones Comparables, deben usarse las mismas Mtricas sin importar la tecnologia usada para porducir los entregables.

Diseo de Mtricas
Independientes Para lograr mediciones comparables debes usar las mismas metricas, no importa la tecnologia que se use para producir los entregables.

Simples
Las acciones para obtener las mediciones no necesitan demasiado esfuerzo, tanto cuando estas acciones estan incluidas o no en el proceso.

Especifica
Una medicin debe estar basada en requerimientos predefinidos.

Consistentes

Los Resultados reportados por diferentes personas y proyectos deben ser consistentes.

Diseo de Mtricas

TIPS o Usa Mtricas para entender el estado de tu Proyecto, elige SOLO aquellas que te lleven a tomar decisiones. Distingue lo que puedes y lo que no puedes medir de tu proyecto, y elige SOLO las mtricas que usars. Determina que puedes medir y controlar dentro de tu proceso, entonces integra las mtricas dentro del proceso.

Diseo de Mtricas

TIPS o Anticipate al futuro, determina el numero de periodos que necesitas para disponer de estadsticas confiables. Mientras mas oportuna sea la implementacin de los registros de mtricas, se dispondr de estadisticas mas confiables y un mayor retorno de la inversion.

Promueve las mtricas como parte de la Cultura de la Organizacin.

Diseo de Mtricas

AGUAS !!!! Todo es medible, necesitas distinguir las mtricas correctas PARA TU PROYECTO, elige SOLO aquellas que te lleven a tomar decisiones. MALAS MEDICIONES te llevan a conclusiones erroneas, por tanto a malas decisiones y malas acciones correctivas. MTRICAS INADECUADAS pueden esconder problemas de tu proyecto. NUNCA uses mtricas para medir individuos, usa las mtricas con un sentido positivo y de mejora.

Palabras de los expertos

R Todos los valores obtenidos conducen a valores financieros de largo plazo.

CONCLUSIONES

Lmina 43