3.

23 LIBROS AUXILIARES
Los libros descritos anteriormente son libros principales y obligatorios pero tienen el inconveniente de que su informacin es sinttica o resumida pues se afectan las cuentas mayores y se omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de estas cuentas. Para cumplir con esta necesidad de informacin a nivel analtico se utilizan los libros auxiliares. Estos libros registran detalladamente la informacin registrada en los libros Diario Multicolumnar y Mayor y Balance. Adems de presentar la informacin en forma detallada, estos libros tienen una funcin de control de los libros principales, pues debe existir una perfecta correspondencia entre unos y otros, ya que los registros provienen de una misma fuente: el comprobante de contabilidad. El registro en los auxiliares proviene de la columna parciales del comprobante de contabilidad. ESQUEMA DEL LIBRO AUXILIAR:

Las partes que integran el libro auxiliar son: Fecha de la transaccin: en esta columna se anota la fecha en que ocurre la transaccin.

 Detalle: en esta columna se anota una descripcin breve del hecho econmico, la cual es la misma del comprobante de contabilidad. CD: en esta columna se anota el nmero de comprobante de contabilidad o comprobante de diario de donde se toman los datos. Imputaciones dbito o crdito: en estas columnas se registran los valores dbito o crdito segn el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de contabilidad o de diario. Saldo: esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior segn sea el caso, el valor dbito o crdito imputado en las columnas anteriores.

Libros Auxiliares. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales. Existe la obligacin de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Funcin de Libros Auxiliares. Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico. Es una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la informacin por unidades o grupos homogneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificacin por clase y denominacin de los artculos, fecha de la operacin que se registre, nmero de comprobante que respalda la operacin asentada, nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con unidades registradas en las tarjetas de control.

4. LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada, los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamao y con el catalogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en los libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y subcuenta se le asigna un folio. Se traslada a los libros auxiliares la informacin presentada las columnas parciales de

comprobante diario de contabilidad. Los registros se deben efectuar teniendo en cuentas las siguientes partes del libro:
o

Fecha: cronolgicamente se registra el ao, mes y da del comprobante de diario

correspondiente. Detalle: se describe la transaccin, indicando el soporte que la respalda. Numero de comprobante de diario: se registra en orden consecutivo. Debitos y crditos: se registra el valor del movimiento debito o crdito de cada subcuenta, tomando de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad. Saldos: aqu se escribe el valor que resulte despus del movimiento debito o crdito de acuerdo con las siguientes reglas: en las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo debito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuyen con los valores registrados en el haber. en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener un saldo crdito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

Cuando se cometen errores se puede presentar varios casos:

omisin de uno o varios asientos contables: se registran en la fecha en que se advirtiere, sin alterar el orden cronolgico, escribiendo la fecha de la omisin en el detalle.

Error en registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrigen con un contrasiento. Para esto se puede :

1.escribir el valor errado entre parntesis en la misma columna y el valor correcto entre parntesis en la columna que corresponda. 2.anular el asiento errado contabilizando la misma cantidad en la columna contraria y luego registrando el asiento correcto.
Registro en otra cuenta: se anula el registro equivocado y se hace un contra-asiento Error en la fecha: se debe cambiar la hoja.

La clase de libros de auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de empresa e informacin que maneje; los ms utilizados son: Auxiliar de caja Auxiliar de bancos Auxiliar de clientes Auxiliar de proveedores

 Auxiliar de gastos Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al por menor Auxiliar de mercancas Auxiliar de anticipo de impuesto y contribuciones Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar Auxiliar de retencin en la fuente Auxiliar de propiedades , planta y equipo Auxiliar aportes sociales La registracin se puede realizar de forma centralizada, basndose en: Muchas de las operaciones son de carcter homogneo Debitar o acreditar una cuenta en varias partidas tiene el mismo efecto contable que debitarla o acreditarla una sola vez por la suma de todas esas partidas. En el Libro Diario Principal se registrarn los asientos de resumen de los Libros Diarios Auxiliares y aquellos hechos que no tengan carcter repetitivo. A fin de cada mes se realizarn las registraciones correspondientes a cada libro por los totales generados por cada cuenta.

Libro Ingresos de Fondos (I): Se registran todas aquellas partidas que signifiquen un ingreso de fondos para la empresa, como por ejemplo: Boleta de venta, recibo de cobro, comprobante interno por cobro de conforme, notas de crdito bancarios, boletas de depsitos de cheques diferidos a cobrar, boletas de devolucin contado correspondientes a ventas o descuentos. Libro Egresos de Fondos (E): Se registran todas aquellas partidas que signifiquen egresos, con comprobantes como: Boletas de compra, recibos de pago, boletas de depsito bancarios, comprobantes internos por pago de conformes, comprobantes internos por vencimientos de cheques diferidos, notas de dbito bancarias, boletas de devolucin contado correspondientes a devoluciones de ventas. Libro de Compras (C): El libro de compras comprende operaciones relacionadas con la cuenta de acreedores, respaldada por comprobantes como ser: facturas, notas de dbito y notas de crdito. Libro de Ventas (V): Las facturas por ventas, notas de dbito y notas de crdito emitidas por nuestra empresa, relacionadas con la cuenta de deudores, son las que originan la registracin en este libro.

Libro Confomes a Cobrar (F): En el se registran todos los conformes firmados por terceros y en poder de la empresa. El nico comprobante que se registra en el es el recibo de conforme. Libro Conformes a Pagar (G): Los conformes firmados por la empresa en beneficio de un tercero se detallarn en este libro, acompaados de su vencimiento. Libro Cheques Diferidos a Cobrar (M): El comprobante que respalda las registraciones en este libro es el recibo de cheque diferido que nuestra empresa emite Libro Cheques Diferidos a Pagar (A): Se registrarn todos los cheques diferidos emitidos por nuestra empresa en poder de terceros, respaldado por el recibo de cheque diferido que es entregado a la empresa. Planilla de Costos de Venta (S): Los costos producidos por las ventas realizadas por la empresa no son representados en ninguno de los libros nombrados anteriormente, por lo que a tales efectos se utiliza esta planilla auxiliar.
Nota: En caso de que existan devoluciones sobre las ventas realizadas, dicho costo se representa con signo negativo.

ntos de ingreso y envo de comunicaciones a los distintos servicios. Manejo de los programas de las entidades bancarias para control y seguimiento de las cuentas.

Libros de contabilidad

LIBRO DIARIO El libro diario sirve para recoger da a da o por totales mensuales (como mximo) las operaciones de la empresa siempre que el detalle diario aparezca en otros libros auxiliares.

LIBRO MAYOR

Una vez redactados los asientos correspondientes en el libro diario se pasa el importe de los mismos a las cuentas afectadas pero tales cuentas forman el libro mayor, que no es obligatorio pero til para conocer la evolucin de cada cuenta.

LIBRO DE INVENTARIO Relaciona los bienes, derechos y obligaciones que constituyen su patrimonio en un momento determinado as como desarrolla sus cuentas anuales que nos permiten conocer cul es la situacin econmica de la empresa. Este libro se abrir con el inventario inicial. Trimestralmente se realizan balances de comprobacin de sumas y saldos y al final de cada ejercicio econmico se recoger en el balance de situaciones, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria.

BALANCE DE COMPROBACION Como su nombre indica la finalidad del balance de comprobacin es comprobar que los asientos han sido diariamente registrados en el libro diario y posteriormente el importe de las cuentas que intervienen al libro mayor. Para elaborar el balance de comprobacin hay que partir del libro mayor donde se detalla las sumas del debe y haber de cada una de las cuentas. Un balance de comprobacin contiene todas las cuentas de la empresa tanto las del balance como las de gestin pero en ningn momento nos indica el resultado obtenido por la empresa.

BALANCE DE SITUACIN En un sentido contable que recoge en un momento de do los bienes y derechos que constituye el activo de la empresa y las obligaciones y fondos propios que forman el pasivo se trata pues de una fotografa del patrimonio social o individual en un momento dado a travs de la cual se conoce la estructura econmica y financiera de la empresa. Para su elaboracin se adopta un criterio de clasificacin siguiendo un orden creciente de disponibilidad para el activo y un orden decreciente de exigibilidad para el pasivo. Se elabora a partir de las cuentas que quedan abiertas tras el proceso de regularizacin La informacin que aporta se complementa dado su carcter esttico por la informacin ofrecida en la cuenta de Prdidas y Ganancias. Los obligatorios, son el diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Estos dos se pueden encuadernar una vez escritos con un programa contable. El libro de inventarios se compone de: -Inventario Inicial -Sumas Y Saldos Trimestrales -Balance Final -Balance De Prdidas Y Ganancias. -Memoria -Informe De Gestin. Tambin son obligatorios el libro de actas y el libro registro de socios. Estos dos se llevan al registro para legalizarlos antes de escribirlos, se compran y se llevan. Despus puedes llevar un montn ms de libros, tantos como necesites:

Libros de Cuentas Corrientes El libro registro de bienes de inversin. El de Facturas emitidas y recibidas. Los Libros de Contabilidad NO SE DEPOSITAN sino que SE LEGALIZAN. La Legalizacin consiste en presentar los libros obligatorios (Libro de Inventarios y Balances y Libro Diario) en el Registro Mercantil que corresponda al domicilio social de la empresa para que sean sellados y taladrados por el Registrador Mercantil. La LEGALIZACIN DE LOS LIBROS debe realizarse dentro del plazo mximo de los 30 das naturales posteriores al CIERRE de la Contabilidad. El CIERRE de la Contabilidad debe hacerse dentro del plazo de los 90 das naturales posteriores a la fecha de CIERRE DEL EJERCICIO econmico. El DEPSITO de las Cuentas Anuales NO PUEDE realizarse hasta que las mismas hayan sido APROBADAS POR LA JUNTA GENERAL DE SOCIOS. La Junta General de Socios se ha de realizar dentro de los SEIS MESES naturales siguientes a la fecha de CIERRE del ejercicio. Las Cuentas Anuales (Balance de Situacin, Cuenta de Prdidas y Ganancias, Memoria Contable y Cuadro de Financiacin) se presentan a DEPSITO en el Registro Mercantil del domicilio social de la empresa. Para la presentacin las Cuentas Anuales deben ajustarse al FORMATO aprobado por el Registro Mercantil Central.

La Memoria Contable incluida en el Libro de Inventarios y Balances LEGALIZADO puede diferir de la Memoria Contable incluida en las Cuentas Anuales DEPOSITADAS. Esto es as porque la primera TODAVA NO EST APROBADA POR LA JUNTA DE SOCIOS. La Junta General puede MODIFICAR el contenido de la Memoria al variar, por ejemplo, los criterios de DISTRIBUCIN DE RESULTADOS, los criterios de CLCULO DE LAS AMORTIZACIONES, las DOTACIONES A PROVISIONES, etc. Libro Auxiliar est diseado para describir cada uno de los movimientos de una cuenta en forma detallada. Utilizar como ejemplo la cuenta Bancos. Una empresa puede tener cuentas en varios bancos, y para llevar un control de cada banco crea un auxiliar para cada uno de ellos, en el auxiliar van todos los registros y movimientos que suceden en el banco, consignaciones, retiros, cheques, pago de interese, as se hace con la cuenta que t quieras, cualquiera, aunque generalmente se lleva auxiliar en las cuentas con mayor movimientos. Partes del Auxiliar: Tiene 5 partes o campos, uno donde va la fecha del registro, otro el concepto de ese registro, si es el giro de un cheque para pago de nomina o s fue una consignacin de un cliente, lo que se coloca en el concepto, luego un campo para los Dbitos (Lo que ingresa), luego un campo para los Crditos (Salidas, ejempl un pago a proveedores) y un campo para el saldo que queda, el saldo mas entrada(debito) menos salida (crdito) da un nuevo saldo y as sucesivamente. De esta manera se registra cada una de las operaciones realizadas con ese banco. El titulo de este libro ser el nombre del banco. El libro mayo es un poco diferente, en el se consigna el resumen (Saldo)de un periodo(mes) de todas las cuentas, en este libro solo se colocan las cuentas reales o de balance, es decir, las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, Tiene las siguientes partes: Numero del periodo (mes) Saldo anterior, movimiento y nuevo saldo, Saldo anterior es el saldo que viene del periodo anterior(ao anterior) el movimiento es el saldo de la cuenta en ese perodo, y el nuevo saldo resulta de sumarle o restarle el saldo de la cuenta al saldo anterior (Saldo anterior 100, movimiento de cuanta en este periodo 20 (debito, 100+ 20 = 120 Nuevo saldo, si el saldo fuera Credo se le restara) y as sucesivamente con todas las cuentas. Recuerda que siempre para cada concepto (Saldo anterior, movimiento, y nuevo saldo,) hay campos, debito y crdito, el debito lo aumenta y el crdito lo disminuye.

Libros auxiliares mas usados

Auxiliar de caja Auxiliar de bancos Auxiliar de clientes Auxiliar de proveedores Auxiliar de ventas al por mayor y al por menor Auxiliar de gastos Auxiliar de mercancas Auxiliar aportes sociales Auxiliar de compras a crdito Auxiliar de ventas a crdito Auxiliar de actas Adems de los libros auxiliares anteriormente nombrados existen libros mayores auxiliares y estos se sud dividen en:

Mayor auxiliar de cuentas por cobrar Mayor auxiliar de cuentas por pagar

Por qu son importantes los Libros de Contabilidad

Es indiscutible la importancia que tienen los libros de contabilidad en la vida econmica del pas. En el terreno legal permiten ajustarse a las disposiciones o reglas establecidas. En lo econmico, permiten analizar los resultados de la gestin, hacer proyecciones y adoptar decisiones sobre el comportamiento futuro de la

empresa o negocio. En lo funcional, constituyen una fuente ordenada de datos que facilita una adecuada administracin. En suma, no solamente tienen importancia para el empresario, sino tambin para el Estado, distintos rganos pblicos y privados, as como para quienes tienen inters en conocer la situacin financiera y econmica de la empresa. En ese sentido, la contabilidad es muy importante para el Estado y su Administracin Tributaria, pues la informacin que proporciona es indispensable para comprobar si los contribuyentes tributan adecuadamente. De all que llevar libros de contabilidad tambin sea una obligacin tributaria. Las personas naturales que perciben rentas de tercera o cuarta categora, las personas jurdicas, sociedades de hecho, asociaciones, entre otras, cualquiera sea su forma, estn obligadas a llevar registros o libros contables. Sin embargo las exigencias son diferentes segn la naturaleza de lapersona, la categora de la renta que percibe y el nivel de ingresos que genera. Infracciones relacionadas con la obligacin de llevar libros y registros son los siguientes hechos: -Omitir llevar los libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos, en la forma y condiciones establecidas. -Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o registrarlos por montos inferiores. -Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad. -Llevar los libros contables con un atraso mayor al permitido por las normas vigentes. -No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad y otros registros contables, con excepcin de los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. -No conservar, durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos (cuatro aos) los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, as como los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnticos, u otros medios de almacenamiento de informacin, durante el plazo de prescripcin de los tributos

Libros Auxiliares.Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica ydetallada los valores y la informacin registrada en libros principales. Existela obligacin de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a lasnecesidades de cada ente econmico, de acuerdo con su tamao y eltrabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completoentendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.Funcin de Libros Auxiliares.Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales.Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivosfotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico.Es una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea elcomercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas, con el finde llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debecontener la informacin por unidades o grupos homogneos, reuniendo porlo menos los siguientes datos: identificacin por clase y denominacin delos artculos, fecha de la operacin que se registre, nmero de comprobanteque respalda la operacin asentada, nmero de unidades en existencia,compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia envalores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido,consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores porfaltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsicocon unidades registradas en las tarjetas de control.Tambin en ellos se encuentra la informacin que sustenta los librosmayores y sus aspectos ms importantes son: registro de las operacionescronolgicamente; detalles de las actividades realizadas; registro del valordel movimiento de cada sub cuenta. Los libros auxiliares permiten dividir eltrabajo contable en funcin a las necesidades de registro y control. Estoslibros, entre otros son:Libro de almacnLibro de compra-ventaLibro de bancosLibro de caja chicaLibro de gastos generalesLibros copiadores de cartasLibro de cuentas corrientes. Libro de control de accionesLibro de embarquesLibro de control de moneda extranjeraLibro control de personalLibro de letras por cobrar y pagar.

Libro de control de accionesLibro de embarquesLibro de control de moneda extranjeraLibro control de personalLibro de letras por cobrar y pagar.Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el anlisis odetalle de las cuentas colectivas. El anlisis que se realiza de las cuentascolectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integranuna cuenta de mayor.El Libro Mayor Auxiliar es para las sub. Cuentas y auxiliares.Los asientos plasmados en el Libro Diario son el origen delregistro en los mayores auxiliares. Tipos de libros auxiliares. Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacinde una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes quepuede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en loslibros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a lassubcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares decompras y ventas donde se registran en forma detallada la informacinsolicitada por la administracin de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentaspor pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financierade la empresa, como el libro de actas y registros de socios , el libro fiscal,el registro de facturacin.