Curso Uso y Manejo Del Primavera Project

Curso Uso y Manejo del Primavera Project Planner
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INDICE
1. 2.
SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ................................................................1 ADMINISTRACION DE PROYECTOS ...................................................................................12

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Administracin de Proyectos .........................................................................................................12 Seguimiento del proyecto ...............................................................................................................15 Planificacin del proyecto ...............................................................................................................16 Anlisis del rendimiento del proyecto..........................................................................................17 Registro de datos .............................................................................................................................18
3. 4.
PRESENTACION .........................................................................................................................21 primavera project planner .......................................................................................................22

4.1.
4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.1.5. 4.1.6. 4.1.7.
Introduccin.......................................................................................................................................22
Elementos Bsicos ........................................................................................................................................ 22 Pantallas y grficas de barras................................................................................................................... 22 Diagramas ...................................................................................................................................................... 22 Filtros ............................................................................................................................................................. 22 Tablas y grficos de recursos y costos .................................................................................................. 23 Programa Primavera Draw ........................................................................................................................ 23 Impresin de pantallas ................................................................................................................................ 23
4.2.
4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5. 4.2.6. 4.2.7.
Creacin de Proyectos .....................................................................................................................23

Actividades y Relaciones ............................................................................................................................ 23 Cdigos de Actividad ................................................................................................................................... 23 Cdigos de Estructura Laboral Jerrquica (WBS) ............................................................................... 24 Calendarios .................................................................................................................................................... 24 Recursos y Costos ........................................................................................................................................ 24 Items de Datos Personalizados................................................................................................................. 24 Proyectos Maestros y Subproyectos ....................................................................................................... 24
4.3.
4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6.
Administracin de Proyectos .........................................................................................................24

Metas y Progreso ......................................................................................................................................... 24 Programacin y restricciones .................................................................................................................... 25 Cambio global ................................................................................................................................................ 25 Informes Tabulares y Grficos ................................................................................................................ 25 Comandos utilitarios .................................................................................................................................... 25 Exportacin e Importacin ........................................................................................................................ 25
5.
Elementos Bsicos........................................................................................................................26
5.1. 5.2. 5.3. Espacio de trabajo ............................................................................................................................26 Cuadros de dilogo ............................................................................................................................26 Ventanas mltiples ............................................................................................................................26
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5.4.
5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 5.4.5. 5.4.6. 5.4.7.
Pantallas y grficas de barras .......................................................................................................27

Elementos bsicos ........................................................................................................................................ 27 Tabla de Actividades ................................................................................................................................... 27 Barras de actividades ................................................................................................................................. 27 Uso del mouse. .............................................................................................................................................. 28 Organizacin de actividades ...................................................................................................................... 28 Presentaciones resumidas .......................................................................................................................... 28 Elementos OLE ............................................................................................................................................. 28
5.5.
5.5.1. 5.5.2. 5.5.3.
Diagramas ...........................................................................................................................................28
Creacin de diagramas ................................................................................................................................ 29 Aplicacin de diagramas ............................................................................................................................. 29 Tipografa y colores .................................................................................................................................... 29
5.6.
5.6.1. 5.6.2.
Filtros ..................................................................................................................................................29
Definicin de filtros .................................................................................................................................... 29 Relacin con diagramas ............................................................................................................................... 30
5.7.
5.7.1. 5.7.2. 5.7.3.
Tablas y grficos de recursos y costos .......................................................................................31

Creacin de tablas y grficos .................................................................................................................... 31 Personalizacin de tablas y grficos ........................................................................................................ 32 Seleccin de recursos y cuentas de costos............................................................................................ 33
5.8. 5.9.
5.9.1. 5.9.2. 5.9.3.
Programa Primavera Draw? .............................................................................................................34 Impresin de pantallas ....................................................................................................................34

Impresin de la carta grfica ................................................................................................................... 34 Seleccin de impresora o graficador....................................................................................................... 37 Opciones de impresin ................................................................................................................................ 37
6.
creacin de proyectos.................................................................................................................38
6.1. Actividades y Relaciones .................................................................................................................38
6.1.1. Creacin de un proyecto ............................................................................................................................. 38 6.1.2. Creacin de actividades .............................................................................................................................. 39 6.1.2.1. Estimacin de la duracin ................................................................................................................. 39 6.1.2.2. Definicin del tipo de actividad....................................................................................................... 39 6.1.2.3. Agrupacin de actividades ................................................................................................................ 41 6.1.3. Creacin y modificacin de relaciones ..................................................................................................... 41 6.1.3.1. Encadenamiento mltiple................................................................................................................... 41 6.1.3.2. Modificacin de relaciones ............................................................................................................... 42 6.1.4. Formulario de Actividades ......................................................................................................................... 42 6.1.4.1. Edicin de datos ................................................................................................................................. 42 6.1.4.2. Formulario detallado .......................................................................................................................... 42 6.1.5. Edicin de Actividades................................................................................................................................ 47
6.2.
Cdigos de Actividad ........................................................................................................................48
6.2.1. Definicin de Cdigos de Actividad ......................................................................................................... 48 6.2.1.1. Creacin de una estructura .............................................................................................................. 48 6.2.1.2. Creacin de Cdigos de Actividad Estandarizados ..................................................................... 50
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6.2.2. Asignacin de Cdigos de Actividad. ........................................................................................................ 50 6.2.2.1. Uso de formularios............................................................................................................................. 50 6.2.2.2. Uso de la tabla de actividades ......................................................................................................... 50 6.2.2.3. Uso del comando Global change ....................................................................................................... 50 6.2.2.4. Modificacin de clasificaciones y valores ..................................................................................... 51 6.2.3. Subdivisin de Identificadores de Actividad ........................................................................................ 51
6.3.
Cdigos de Estructura Laboral Jerrquica (WBS) ...................................................................51
6.3.1. Planificacin y Anlisis de los componentes del proyecto ................................................................... 51 6.3.1.1. Organizacin de actividades con cdigos WBS ............................................................................ 51 6.3.1.2. Impresin de la vista ......................................................................................................................... 52 6.3.2. Construccin del WBS ................................................................................................................................ 52 6.3.2.1. Diagramacin del WBS ...................................................................................................................... 52 6.3.2.2. Copia de ramas de WBS .................................................................................................................... 53 6.3.2.3. Transferencia del Diccionario WBS ............................................................................................... 53 6.3.2.4. Impresin del Diccionario WBS ...................................................................................................... 53 6.3.3. Asignacin de Cdigos WBS a las Actividades ...................................................................................... 53 6.3.3.1. Cuadro de dilogo de diagramacin................................................................................................. 53 6.3.3.2. Uso de formularios............................................................................................................................. 54 6.3.3.3. Copia de los cdigos WBS ................................................................................................................. 54 6.3.3.4. Traslado de actividades .................................................................................................................... 54 6.3.3.5. Uso del comando Global change ....................................................................................................... 54
6.4.
Calendarios .........................................................................................................................................54
6.4.1. Definicin de Calendarios ........................................................................................................................... 55 6.4.1.1. Desplazamiento temporal .................................................................................................................. 56 6.4.1.2. Uso del Calendario Global ................................................................................................................. 56 6.4.1.3. Definicin de turnos .......................................................................................................................... 57 6.4.2. Edicin de Calendarios ................................................................................................................................ 58 6.4.2.1. Creacin de calendarios .................................................................................................................... 58 6.4.2.2. Definicin de la semana laboral ....................................................................................................... 58 6.4.2.3. Asignacin de calendarios a actividades ........................................................................................ 58 6.4.2.4. Reasignacin de calendarios ............................................................................................................. 59 6.4.2.5. Borrado de calendarios ..................................................................................................................... 59 6.4.3. Definicin de perodos no laborables y excepciones. ........................................................................... 59 6.4.3.1. Cuadro de dilogo de feriados ......................................................................................................... 60 6.4.3.2. Proyectos con unidad de tiempo hora ............................................................................................ 61 6.4.3.3. Proyectos con unidad de tiempo da ............................................................................................... 61 6.4.3.4. Proyectos con unidad de tiempo semana o mes ............................................................................ 61 6.4.4. Impresin de Calendarios ........................................................................................................................... 61
6.5.
Recursos y Costos .............................................................................................................................61
6.5.1. Definicin de recursos ................................................................................................................................ 61 6.5.2. Estimacin de Costos .................................................................................................................................. 63 6.5.3. Utilizacin de Curvas de Distribucin ..................................................................................................... 64 6.5.4. Asignacin de Recursos y Costos .............................................................................................................. 66 6.5.4.1. Uso de formularios (Detail Forms) ................................................................................................. 66 6.5.4.2. Uso de la tabla de actividades (Activity table) ........................................................................... 68 Curso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 4 de 180
6.5.4.3. Uso del comando Global change ....................................................................................................... 68 6.5.5. Seguimiento de Recursos y Costos ........................................................................................................... 69 6.5.5.1. Parmetros de seguimiento .............................................................................................................. 69 6.5.5.2. Configuracin del clculo de la variable Earned Value ............................................................... 70 6.5.6. Actualizacin de Recursos y Costos ......................................................................................................... 70 6.5.6.1. Regla N 1. Link remaining duration and schedule percent complete ................................... 71 6.5.6.2. Regla N 2. Freeze resource units per time period ................................................................. 71 6.5.6.3. Regla N 3. Add actual to ETC Subtract actual from EAC .................................................... 71 6.5.6.4. Regla N 4. When quantities change, use current unit prices to recompute ..................... 72 6.5.6.5. Regla N 5. Use the update percent complete against budget to estimate ....................... 72 6.5.6.6. Regla N 6. Link actual to date and actual this period ........................................................... 72 6.5.6.7. Regla N 7. Link budget to EAC for non-progressed activities ............................................ 73 6.5.6.8. Regla N 8. Calculate variance as Budget - EAC EAC - budget ...................................... 73 6.5.6.9. Opciones generales. Adicionalmente, P3 ofrece dos alternativas de clculo. ....................... 73 6.5.6.10. Estableciendo un proyecto con reglas de clculo de costos ..................................................... 73 6.5.7. Nivelacin de recursos ................................................................................................................................ 74 6.5.7.1. Suavizamiento de recursos............................................................................................................... 75 6.5.7.2. Fecha de nivelacin ............................................................................................................................ 75 6.5.7.3. Programacin antes de nivelacin .................................................................................................... 75
6.6.
6.6.1. 6.6.2. 6.6.3. 6.6.4. 6.6.5.
Items de Datos Personalizados .....................................................................................................75

Definicin de Items de Datos Personalizados ....................................................................................... 76 Edicin de Items de Datos ........................................................................................................................ 77 Transferencia de los Items de Datos ..................................................................................................... 77 Modificacin de la definicin de los Items de Datos ........................................................................... 77 Impresin del Diccionario de Items de Datos ....................................................................................... 77
6.7.
6.7.1. 6.7.2. 6.7.3. 6.7.4. 6.7.5. 6.7.6.
Asignacin de Items de Datos Personalizados...........................................................................77

Uso de formulario ........................................................................................................................................ 77 Uso de la tabla de actividades .................................................................................................................. 78 Uso del comando Global change ................................................................................................................ 78 Uso del comando File, Project, Import ................................................................................................... 78 Creacin barras grficas ............................................................................................................................ 78 Organizando por Items de Datos ............................................................................................................. 78
6.8.
6.8.1.
Clculo de Valores con Items de Datos .......................................................................................78

Ejemplo de cambio global ........................................................................................................................... 79
6.9.
6.9.1.
Impresin de Items de Datos ........................................................................................................79

Creacin de informes personalizados ...................................................................................................... 79
6.10.
Proyectos Maestros y Subproyectos ...........................................................................................79

Consideraciones acerca de proyectos mltiples ............................................................................... 80 Entorno multi-proyecto.......................................................................................................................... 80 Proyectos maestros y subproyectos ................................................................................................... 80 Trabajo e informes de proyectos ........................................................................................................ 80 Administracin de un subproyecto ...................................................................................................... 81 Lineamientos generales .......................................................................................................................... 81 Multiproyectos y multiusuarios ............................................................................................................ 81
6.10.1. 6.10.2. 6.10.3. 6.10.4. 6.10.5. 6.10.6. 6.10.7.
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6.11.
Administracin de Proyectos Mltiples .......................................................................................81

Creacin de una estructura de proyecto maestro ........................................................................... 81 Administracin de los subproyectos ................................................................................................... 82 Nivel de proyecto maestro .................................................................................................................... 82 Programacin desde el proyecto maestro .......................................................................................... 82 Administracin de los proyectos.......................................................................................................... 82 Definicin de Calendarios ...................................................................................................................... 83 Cdigos de Actividad .............................................................................................................................. 83 Estructura Jerrquica WBS ................................................................................................................. 83 Definicin de Recursos .......................................................................................................................... 84 Opciones de Programacin y Nivelacin ............................................................................................. 84 Relaciones interproyectos ..................................................................................................................... 85 Definicin de Actividades ..................................................................................................................... 86 Programacin del Proyecto Maestro ................................................................................................... 86 Creacin de un Proyecto Meta.............................................................................................................. 86 Definicin de actividades y relaciones ............................................................................................... 87 Asignacin de Cdigos de Actividad .................................................................................................... 87 Asignacin de Cdigos WBS .................................................................................................................. 88 Asignacin de Recursos y Costos ......................................................................................................... 88 Programacin del subproyecto ............................................................................................................. 88 Creacin de un Proyecto Meta.............................................................................................................. 89 Nivelacin de Proyecto Maestro .......................................................................................................... 89 Nivelacin de subproyectos .................................................................................................................. 90 Uso de Recursos Jerarquizados para Nivelacin.............................................................................. 90 Diagramas compartidos .......................................................................................................................... 91 Informes y Grficos compartidos ....................................................................................................... 91 Informes de proyectos .......................................................................................................................... 91 Informes de subproyectos .................................................................................................................... 91 Copia de un Proyecto Maestro .............................................................................................................. 92 Copia de un subproyecto ........................................................................................................................ 92 Copia deun subproyecto a un nuevo proyecto maestro .................................................................... 92 Divisin de un proyecto en subproyectos ........................................................................................... 93 Anlisis de proyectos maestros ........................................................................................................... 93 Conversin de un subproyecto en un proyecto maestro .................................................................. 94 Conversin de un proyecto maestro en un subproyecto .................................................................. 94
6.11.1. 6.11.2. 6.11.3. 6.11.4. 6.11.5.
6.12.
Lineamientos para el Coordinador .................................................................................................82
6.12.1. 6.12.2. 6.12.3. 6.12.4. 6.12.5. 6.12.6. 6.12.7. 6.12.8. 6.12.9.
6.13.
Lineamientos para los Administradores.......................................................................................86
6.13.1. 6.13.2. 6.13.3. 6.13.4. 6.13.5. 6.13.6.
6.14.
Nivelacin de Recursos ....................................................................................................................89
6.14.1. 6.14.2. 6.14.3.
6.15.
Creacin de Diagramas, Informes y Grficos ............................................................................91
6.15.1. 6.15.2. 6.15.3. 6.15.4.
6.16.
Copia de Proyectos Maestros y Subproyectos...........................................................................92
6.16.1. 6.16.2. 6.16.3. 6.16.4. 6.16.5. 6.16.6. 6.16.7.
7.
administracin de proyectos .....................................................................................................94

7.1.
7.1.1. 7.1.2.
Metas y Progreso ..............................................................................................................................94

Creacin de una meta .................................................................................................................................. 94 Mantencin de Planes Metas ...................................................................................................................... 95 Pgina 6 de 180
7.1.2.1. Reemplazo de calendarios y diccionarios ....................................................................................... 95 7.1.2.2. Actualizacin de actividades y recursos ....................................................................................... 96 7.1.2.3. Visualizacin de los datos del proyecto meta ............................................................................... 98 7.1.3. Actualizacin de la Programacin ............................................................................................................. 98 7.1.3.1. Actualizacin automtica .................................................................................................................. 98 7.1.3.2. Registro del progreso ........................................................................................................................ 98 7.1.3.3. Actualizacin con el Formulario de Actividades .......................................................................... 99 7.1.3.4. Actualizacin con la Grfica de Barras.......................................................................................... 99 7.1.3.5. Interrupcin de actividades........................................................................................................... 100 7.1.4. Anlisis del avance ..................................................................................................................................... 100 7.1.4.1. Avance de la fecha de control ....................................................................................................... 100 7.1.4.2. Comparacin entre la programacin original y la actual ........................................................... 100 7.1.4.3. Identificacin de reas problema ................................................................................................. 102
7.2.
Programacin y restricciones .......................................................................................................102
7.2.1. Clculo de la programacin ....................................................................................................................... 102 7.2.1.1. Listados de Programacin ............................................................................................................... 103 7.2.1.2. Listados de Estadsticas ................................................................................................................. 103 7.2.1.3. Informe de ciclos ............................................................................................................................. 104 7.2.2. Establecimiento de la lgica de programacin ..................................................................................... 104 7.2.2.1. Lgica de la programacin .............................................................................................................. 104 7.2.2.2. Clculo de retrasos .......................................................................................................................... 105 7.2.2.3. Duracin de la actividad .................................................................................................................. 105 7.2.2.4. Clculo de holguras........................................................................................................................... 105 7.2.2.5. Opciones de programacin para proyectos maestros y subproyectos .................................. 106 7.2.3. Uso de Restricciones Temporales .......................................................................................................... 106 7.2.3.1. Restriccin de comienzo prximo ................................................................................................. 107 7.2.3.2. Restriccin de trmino prximo .................................................................................................... 107 7.2.3.3. Restriccin de comienzo tardo ..................................................................................................... 107 7.2.3.4. Restriccin de trmino tardo ....................................................................................................... 107 7.2.3.5. Restriccin de comienzo ................................................................................................................. 108 7.2.3.6. Restriccin de trmino esperado .................................................................................................. 108 7.2.3.7. Restriccin de comienzo obligado ................................................................................................. 108 7.2.3.8. Restriccin de trmino obligado ................................................................................................... 109 7.2.3.9. Restriccin de holgura total .......................................................................................................... 109 7.2.3.10. Restriccin de holgura libre ........................................................................................................... 109 7.2.4. Asignacin de restricciones. .................................................................................................................... 109 7.2.4.1. Uso del formulario ........................................................................................................................... 109 7.2.4.2. Uso de la grfica de barras ........................................................................................................... 110 7.2.4.3. Limitaciones ....................................................................................................................................... 110
7.3.
Cambio global. ..................................................................................................................................110
7.3.1. Introduccin ............................................................................................................................................... 111 7.3.1.1. Clave de seguridad ........................................................................................................................... 111 7.3.1.2. Especificacin del cambio ............................................................................................................... 111 7.3.1.3. Definicin de Sentencias ................................................................................................................ 112 7.3.1.4. Pasos generales ................................................................................................................................. 114 7.3.1.5. Uso de las sentencias If y Then.................................................................................................... 114 7.3.1.6. Condiciones If mltiples ................................................................................................................. 114 Curso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 7 de 180
7.3.1.7. Condiciones Then o Else mltiples ................................................................................................ 114 7.3.2. Seleccin de Actividades ......................................................................................................................... 114 7.3.2.1. Ejecutando un cambio global .......................................................................................................... 115 7.3.2.2. Revisin previa................................................................................................................................... 115 7.3.2.3. Ejecucin del comando .................................................................................................................... 115 7.3.3. Sentencias para cambios especficos .................................................................................................... 115
7.4.
Informes Tabulares y Grficos ...................................................................................................116
7.4.1. Aspectos bsicos ........................................................................................................................................ 116 7.4.1.1. Cuadros de dilogo ........................................................................................................................... 117 7.4.1.2. Seleccin de actividades ................................................................................................................. 118 7.4.1.3. Seleccin de recursos y cuentas de costos ................................................................................ 118 7.4.1.4. Ordenamiento de actividades ........................................................................................................ 118 7.4.2. Preparacin de informes........................................................................................................................... 118 7.4.2.1. Informes tabulares .......................................................................................................................... 118 7.4.2.2. Informes grficos ............................................................................................................................ 119 7.4.2.3. Produccin de informes ................................................................................................................... 120 7.4.2.4. Transferencia de informes............................................................................................................. 120 7.4.3. Visualizacin de informes tabulares y grficos ................................................................................... 120 7.4.4. Informes tabulares de Programacin .................................................................................................... 121 7.4.5. Informes tabulares de Control de Recursos y Costos ....................................................................... 123 7.4.6. Informes tabulares de Productividad, Precios y Uso ........................................................................ 125 7.4.7. Informes tabulares de Valor Ganado .................................................................................................... 125 7.4.8. Informes tabulares de Recursos y Costos ........................................................................................... 126 7.4.9. Informes tabulares de Empleo de Recursos y Costos ....................................................................... 127 7.4.10. Informes matriciales de Actividades ............................................................................................... 129 7.4.10.1. Resumen de datos ............................................................................................................................. 131 7.4.11. Informes matriciales de Recursos y Costos.................................................................................... 135 7.4.12. Informes personalizados ..................................................................................................................... 136 7.4.12.1. Funciones especiales ........................................................................................................................ 142 7.4.13. Informes grficos Temporales .......................................................................................................... 143 7.4.13.1. Creacin de una tabla de actividades multilnea ........................................................................ 143 7.4.13.2. Despliegue de datos de recursos y costos .................................................................................. 143 7.4.13.3. Despliegue de lmites de barras grficas .................................................................................... 144 7.4.13.4. Combinacin de cartas grficas con grficos de recursos y costos ..................................... 144 7.4.13.5. Lneas de relaciones lgicas ........................................................................................................... 144 7.4.13.6. Conectores ......................................................................................................................................... 145 7.4.13.7. Escalas de tiempo ............................................................................................................................. 145 7.4.13.8. Fechas calendario ............................................................................................................................. 146 7.4.13.9. Saltos de pgina ................................................................................................................................ 146 7.4.13.10. Conexin de barras individuales ............................................................................................... 146 7.4.13.11. Ubicacin de barras de actividad ............................................................................................. 146 7.4.13.12. Ubicacin de actividades ............................................................................................................ 147 7.4.13.13. Ubicacin de ttulos .................................................................................................................... 147 7.4.13.14. Orientacin de la impresin ....................................................................................................... 147 7.4.13.15. Seleccin de colores ................................................................................................................... 147 7.4.13.16. Resaltando por cdigo de actividad ......................................................................................... 148 7.4.13.17. Tamao de los elementos grficos ........................................................................................... 149 Curso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 8 de 180
7.4.13.18. Separacin de filas ...................................................................................................................... 149 7.4.13.19. Salto de filas ................................................................................................................................ 149 7.4.13.20. Limitacin de cruces de lneas de bordes............................................................................... 149 7.4.13.21. Identificacin del progreso....................................................................................................... 149 7.4.13.22. Resaltando las relaciones controladas .................................................................................... 150 7.4.13.23. Muestra de la inactividad........................................................................................................... 150 7.4.13.24. Seleccin de hojas ....................................................................................................................... 150 7.4.14. Informes grficos Lgicos .................................................................................................................. 150 7.4.14.1. Detalle de actividades ..................................................................................................................... 151 7.4.14.2. Cdigos de actividad ........................................................................................................................ 151 7.4.14.3. Ubicacin del cuadro de ttulo ....................................................................................................... 151 7.4.14.4. Agrupacin de actividades .............................................................................................................. 151 7.4.14.5. Tamao del texto.............................................................................................................................. 151 7.4.14.6. Distancia entre actividades............................................................................................................ 152 7.4.15. Informes grficos de Recursos y Costos ......................................................................................... 152 7.4.15.1. Programaciones diferentes ............................................................................................................ 152 7.4.15.2. Fechas programadas prximas y tardas ..................................................................................... 153 7.4.15.3. Curvas acumulativas ......................................................................................................................... 153 7.4.15.4. Valores en las barras del histograma ........................................................................................... 153 7.4.15.5. Rotulacin de la escala temporal ................................................................................................... 153 7.4.15.6. Lneas de reticulado ......................................................................................................................... 154 7.4.15.7. Histogramas resumidos ................................................................................................................... 154 7.4.15.8. Histogramas apilados ....................................................................................................................... 154 7.4.15.9. Histogramas y Curvas mltiples .................................................................................................... 154 7.4.15.10. Seleccin de colores, lneas y rellenos .................................................................................... 154 7.4.15.11. Uso eficaz de colores y patrones ............................................................................................. 155 7.4.15.12. Lmites normal y mximo ............................................................................................................ 155 7.4.15.13. Nmero de grupo ......................................................................................................................... 156 7.4.15.14. Seleccin de colores y patrones ............................................................................................... 156 7.4.15.15. Tamao del texto ......................................................................................................................... 156 7.4.15.16. Ttulos y escala mxima del eje Y ............................................................................................ 157 7.4.15.17. Leyendas ........................................................................................................................................ 157
7.5.
7.5.1. 7.5.2. 7.5.3.
Comandos utilitarios .......................................................................................................................157

Copia de proyectos. ................................................................................................................................... 158 Modificacin de la unidad de planificacin ........................................................................................... 158 Modificacin de los identificadores de actividad ............................................................................... 158
7.6.
7.6.1. 7.6.2.
Mezcla de proyectos ......................................................................................................................159

Calendarios .................................................................................................................................................. 160 Diccionarios ................................................................................................................................................. 160
7.7.
7.7.1. 7.7.2. 7.7.3. 7.7.4. 7.7.5. 7.7.6.
Resumen de proyectos ...................................................................................................................161

Proyecto resumen ...................................................................................................................................... 161 Proyectos fuentes ...................................................................................................................................... 162 Identificadores de actividad .................................................................................................................. 162 Criterio de resumen .................................................................................................................................. 162 Asignacin de una calendario ................................................................................................................... 162 Definicin de fecha de control ............................................................................................................... 163 Pgina 9 de 180
7.7.7. Recursos....................................................................................................................................................... 163 7.7.8. Costos ........................................................................................................................................................... 163 7.7.9. Consolidacin de recursos y costos ........................................................................................................ 163 7.7.10. Actualizacin de proyecto resumen .................................................................................................. 165 7.7.11. Resumen de proyectos con diferentes unidades de planificacin ............................................... 165 7.7.12. Programacin .......................................................................................................................................... 166 7.7.13. Impresin ................................................................................................................................................ 166
7.8.
7.8.1. 7.8.2.
Respaldo de proyectos ...................................................................................................................166

Respaldo y recuperacin de proyectos .................................................................................................. 167 Notas del respaldo ..................................................................................................................................... 167
7.9. 7.10. 7.11.
Recuperacin de proyectos ...........................................................................................................167 Borrado de proyectos ....................................................................................................................168 Exportacin e Importacin ...........................................................................................................168
7.11.1. Exportacin de datos ........................................................................................................................... 168 7.11.1.1. Creacin de una exportacin .......................................................................................................... 169 7.11.1.2. Seleccin de un proyecto ................................................................................................................ 169 7.11.1.3. Formato del archivo de exportacin ............................................................................................ 171 7.11.1.4. Ejecucin de la exportacin ........................................................................................................... 174
7.12.
Importacin de datos.....................................................................................................................174
Cambio de fechas programadas.......................................................................................................... 175 Actualizacin de datos para archivos de importacin ................................................................... 176 Especificaciones de importacin ........................................................................................................ 177 Archivo de importacin ........................................................................................................................ 179 Ejecucin de la importacin ................................................................................................................ 180
7.12.1. 7.12.2. 7.12.3. 7.12.4. 7.12.5.
7.13.
Transferencia de especificaciones de Exportacin e Importacin ....................................180
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1.
SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
La administracin de proyectos consiste en planificar, programar y controlar la ejecucin de un proyecto, a objeto de cumplir adecuadamente dentro del plazo y presupuesto previsto. En la etapa de planificacin (planning), el administrador debe identificar las actividades o tareas bsicas del proyecto, estimar su duracin temporal y establecer las relaciones de precedencia entre las tareas. De igual forma, es preciso identificar los recursos (mano de obra, maquinaria, materiales) necesarios para cumplir con las diferentes tareas, definiendo su disponibilidad temporal y los costos asociados a su utilizacin. En la etapa de programacin (scheduling), el administrador establece un orden cronolgico para la ejecucin de las actividades, optimizando el empleo de todos los recursos asociados (proceso de asignacin de recursos conocido como leveling). Desde este punto de vista, el recurso tiempo puede ser medido y controlado (llevando registro de su utilizacin), de modo tal que el proyecto se efecte en el menor tiempo posible y al menor costo. La etapa de control (tracking) consiste en efectuar un seguimiento de las actividades y recursos, realizando las correcciones necesarias (re-programaciones) para mantener el proyecto dentro de los plazos y costos programados. En el mercado de los programas computacionales existen diversas herramientas para la administracin automatizada de proyectos. En general, todos estos programas facilitan el trabajo del administrador de un proyecto proveyendo con informacin amplia y precisa respecto de las principales variables que se controlan en un proyecto. El programa Primavera Project Planner es un buen ejemplo de ello.
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2.
2.1.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Un proyecto es un conjunto de trabajos con un inicio y trmino definido y un presupuesto determinado. Generalmente los proyectos son realizados por personas de diversas especialidades sin experiencia como equipo de trabajo. Esta restriccin a menudo dificulta y complica la administracin de proyectos. A nivel de planificacin -en trminos conceptuales-, administrar un proyecto es el proceso de pensar y definir detalladamente qu es lo que se quiere realizar, definiendo los pasos a seguir y determinando los recursos necesarios para efectuar tales pasos. En la prctica, la administracin de un proyecto consiste es resolver problemas, retrasos, cambios y obstculos -y a veces oportunidades- que surgen durante el desarrollo del proyecto. Al planificar un proyecto se determina quin realiza cada trabajo, cuando, donde y con quien. Una vez creada la planificacin, las acciones posteriores son las que transforman un proyecto en un trabajo exitoso. La administracin de un proyecto requiere vigilancia y dedicacin constante: hallar qu es lo que realmente ocurri, y cunto es lo realmente realizado, qu falta por hacer, y quin es capaz de realizarlo. Es preciso contar con un plan de contingencia que permita manejar los inevitables percances que ocurren con la marcha de proyecto. Existen algunas herramientas y prcticas que ayudan a preparar el trabajo de un proyecto. El utilizar un programa de administracin de proyectos ayuda a organizar las ideas e identificar problemas potenciales. El seguir los procedimientos establecidos permite mantener informado al equipo de trabajo acerca de opciones, alternativas y detalles del trabajo en forma eficiente y oportuna. Una adecuada presentacin del proyecto hacia posiciones superiores de la empresa facilita la obtencin del respaldo requerido para continuar adecuadamente. La etapa de planificacin consiste en pensar acerca de los trabajos a ejecutar y la documentacin requerida, definir y coordinar las actividades y los grupos de trabajo, preparar los programas de trabajo, asignar recursos a las diversas actividades y establecer un presupuesto. La etapa de control consiste en medir el rendimiento, sugerir las acciones correctivas que sean necesarias, evaluar opciones y redistribuir trabajos. El administrador informa al equipo de trabajo acerca de los progresos obtenidos y entrega pautas para mejorar el rendimiento donde existen debilidades. La administracin significa comunicarse en la forma ms precisa posible con el equipo de trabajo, con el cliente y con la administracin superior, informando acerca de qu ha ocurrido, qu puede ocurrir y qu se har al respecto. Se debe motivar al equipo de trabajo para lograr mejores resultados. El administrador apoya al equipo de trabajo presentando informacin precisa y oportuna a la gente apropiada.
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Para desarrollar un plan de trabajo y determinar el nivel de detalle y la cantidad de revisiones que sern necesarias es preciso responder las siguientes interrogantes: cul es la duracin total del proyecto?, cul es el nivel de detalle apropiado?, con qu frecuencia se deber actualizar el plan?, quin requiere recibir informacin acerca de los avances?, qu clase de informe se entregar?, qu grficos facilitarn la comunicacin de resultados?, cunto tiempo debe asignarse para la administracin del proyecto? Las siguientes acciones ayudan a responder las interrogantes descritas: a)
Lista detallada de actividades

Estimar el tiempo necesario para realizar cada actividad, y cmo se relacionan las actividades entre ellas. Asignar una persona responsable de cada actividad, la que deber entregar informacin precisa cuando sea necesario actualizar el plan de trabajo.
b)
Diagrama de actividades
Preparar una malla de actividades para mostrar las relaciones entre las actividades. La creacin de esta malla es un proceso interactivo que debe efectuarse con los integrantes del equipo de trabajo. Nadie mejor que ellos conoce qu hacer y por qu, y en qu secuencia. A menudo ser preciso modificar la malla de actividades hasta obtener una secuencia lgica y fluda de las actividades.
c)
Ruta crtica
Identificar las actividades cuya secuencia requiere mayor tiempo de trabajo (ruta crtica). Evaluar las formas de simplificar el proyecto. Analizar la posibilidad de acortar el proyecto realizando actividades en paralelo. Considerar si se cuenta con suficientes recursos para realizar varias tareas en forma simultnea.
d)
Asignacin de recursos
Una vez definida la programacin bsica, asignar los recursos necesarios para completar el plan, asegurando que estarn disponibles cuando sean requeridos. Los recursos (personas, equipos materiales y capital) son los que hacen posible desarrollar el trabajo.
e)
Redistribucin de recursos
Redistribuir recursos o modificar la programacin de actividades para resolver conflictos entre actividades que comparten recursos. Verificar que la programacin del trabajo no exija recursos ms all del lmite de disponibilidad normal. Examinar los grficos de uso de recursos para nivelar su utilizacin e identificar los perodos de alta y baja utilizacin.
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f)
Tiempo y dinero
Evaluar el compromiso tiempo-dinero del plan de trabajo. Si se dispone de ms dinero o ms recursos, es posible concluir antes el proyecto? Comparar costos, listas de necesidades y revisar las suposiciones hechas con el equipo de trabajo para refinar el plan. Obtener el acuerdo y el compromiso del equipo de trabajo y comenzar el proyecto.
g)
Informacin del proyecto

Organizar la informacin del proyecto clasificando las actividades por etapas, responsabilidad, departamento organizacional y ubicacin. Establecer prioridades. Resumir los detalles innecesarios. Estructurar la presentacin de la informacin para centrarse en los elementos clave.
h)
Registro de avances
Registrar los avances de cada actividad. Realizar un seguimiento de quin hizo cada cosa y cunto fue su costo. Esto le permitir mejorar estimaciones futuras. Informar el progreso en forma regular, cada una o dos semanas. Registrar cunto tarda en efectuarse cada actividad, cunto trabajo se ha realizado y cunto tiempo se estima ser necesario para concluir la actividad. Debe tenerse cuidado en contar con datos precisos y confiables.
i)
Comparacin con el proyecto original

La mejor forma de seguir el desarrollo de un proyecto es comparar los avances informados con el plan original. Si el equipo de trabajo est atrasado, identificar el impacto que tendr sobre la programacin y desarrollar un curso de accin para avanzar ms rpido. Si no es posible recuperar tiempo, asegurarse que todas las personas conozcan acerca del retraso para que puedan ajustar su propia programacin. Considerar si si algunos retrasos de actividades iniciales permitirn ahorrar tiempo ms adelante.
j)
Comunicaciones
Comunicar lo que se requiere hacer y cundo se necesita hacer a todos los miembros del equipo. Emplear informes de programacin, cartas grficas y presentaciones temporales de fcil entendimiento. Mostrar el progreso y destacar las reas con problemas. El nivel de detalle de cada informe deber ser al apropiado para cada audiencia.
k)
Prevencin
Qu cosas imprevistas pueden ocurrir?, qu sucedera si un recurso es ocupado en otro trabajo?, qu ocurrira si el presupuesto es recortado en un 10%?, los trabajadores sern capaces de actuar con eficiencia con nuevos diseos o maquinarias? Siempre es necesario anticiparse a los cambios, manteniendo un plan de contingencia para enfrentar la ocurrencia de cualquier desastre. La administracin exitosa de un proyecto no finaliza con la planificacin del proyecto. Para cumplir con los objetivos propuestos, es necesario efectuar un seguimiento de los eventos
diarios y actualizar la programacin con informacin precisa y oportuna. Controlar un proyecto significa registrar e informar los avances, comunicar los cambios apenas ocurran, comparar la programacin actual del proyecto con la original y medir el rendimiento. Es importante actualizar la programacin del proyecto una vez que ste est en desarrollo. Una de las razones principales es que las duraciones reales de las actividades generalmente difieren de lo estimado originalmente. Adems, la secuencia de las actividades puede cambiar una vez que se inicia el trabajo, o puede ser necesario agregar nuevas actividades y eliminar otras. Una buena programacin del proyecto puede servir como herramienta clave para la toma de decisiones y para predecir si el proyecto ser finalizado dentro del tiempo y presupuesto previstos. Al actualizar regularmente un proyecto es posible registar sus avances e idetnficar los problemas potenciales. Debe sealarse si las actividades han sido completadas o an estn en desarrollo. Para estas ltimas, debe registrarse la fecha real de comienzo de cada actividad, su duracin restante y/o el porcentaje completado de la actividad. Para una actividad finalizada, debe registrarse su fecha real de trmino. Previo a actualizar un proyecto por primera vez es recomendable contar con un proyecto meta u objetivo, el cual consiste en un copia del proyecto original. A medida que el proyecto avanza, el proyecto meta servir como base de comparacin para la informacin relevante actualizada del proyecto. Esto permitir medir el estado de avance del proyecto y el rendimiento de los diferentes recursos. Tambin ser posible estimar o predecir los requerimientos futuros hasta la total realizacin del proyecto.
2.2.
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Una vez que se ha establecido la programacin de actividades, la base de comparacin y el proyecto est en desarrollo, es necesario controlar qu est sucediendo con los trabajos y recursos. El administrador deber guiar el desarrollo del proyecto, reconocer problemas, tomar decisiones, motivar al equipo de trabajo y comunicar la informacin necesaria acerca del estado actual del proyecto y las acciones requeridas. Pocos proyectos se desarrollan exactamente de la forma planeada. Cambian los alcances del proyecto, algunas actividades se retrasan o se realizan fuera de la secuencia establecida y los requerimientos de recursos pueden modificarse. Durante la vida del proyecto es necesario evaluar constamente las fechas programadas, los recursos utilizados y los costos. Una comunicacin efectiva es esencial para el xito de un proyecto. Es aconsejable emplear informes y grficos de fcil lectura para comunicar los avances del proyecto al equipo de trabajo y a la administracin superior. Debe darse nfasis en las actividades crticas, en recursos o costos sobrepasados o retrasados e identificar el avance real y futuro.
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2.3.
PLANIFICACIN DEL PROYECTO
La planificacin de un proyecto se inicia listando todos los elementos requeridos para obtener un producto final o alcanzar los resultados deseados. Se comienza por los componentes principales y luego se identifica cada subcomponente. Es posible crear un tercer nivel para identificar las partes de los subcomponentes. Esta desagregacin contnua hasta que se haya definido unidades discretas de trabajo llamadas paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo representa una o ms actividades con una duracin -cantidad de trabajo requerido para su completa realizacin- y presupuesto definido. Este proceso de desagregacin en componentes jerarquizados se conoce como estructura jerarquizada de trabajo (WBS). Adems, es posible definir a las personas de la organizacin que sern responsables de cada componente. De esta forma se obtiene una estructura organizacional jerarquizada (OBS) similar al concepto de WBS. La interseccin de las estructuras WBS (Work Breakdown Structure) y OBS (Organizational Breakdown Structure) corresponde a una cuenta de costos. Los costos son planificados, contabilizados y controlados a nivel de la cuenta de costos. Cada cuenta de costos representa una unidad discreta de trabajo y estn a cargo de una persona de la organizacin. Los nombres asociados a las cuentas de costos debieran identificar los componentes WBS y OBS asociados a cada actividad. El paso siguiente es colocar las actividades en una estructura que identifique la secuencia en que sern realizadas, definiendo las relaciones lgicas entre actividades para indicar si una actividad puede comenzar en cualquier instante o solo despus que otras actividades hayan sido completadas. Esta malla de relaciones entre actividades predecesoras y sucesoras permite identificar la ruta crtica del proyecto. Establecida la ruta crtica se puede calcular el tiempo total requerido para completar el proyecto. El proyecto no finalizar hasta que cada actividad crtica sea finalizada. Las actividades no crticas tambin son importantes, pero su duracin original y sus relaciones lgicas no afectan la fecha de trmino esperada del proyecto. Estas actividades pueden tornarse crticas en la medida que el trabajo avanza. La programacin de las actividades basada en las relaciones lgicas determina el plan original del proyecto. Tambin es preciso considerar los requerimientos y la disponibilidad de los recursos a lo largo del proyecto. Algunas actividades programadas deben ser modificadas debido a las posibles limitaciones en la disponibilidad de recursos. Los costos del proyecto estn asociados a la asignacin de recursos. Con la programacin de actividades definida es posible predecir los gastos futuros del proyecto. Esto permite ajustar la programacin de actividades de modo tal que se pueda cumplir con la programacin de costos (flujo de caja).
Una vez que se ha alcanzado un acuerdo general respecto de la programacin de actividades, el presupuesto y la participacin de recursos se puede decir que existe un plan objetivo. A medida que el proyecto transcurre, es importante comparar los costos reales y el avance de la programacin con el plan objetivo, de forma tal que es posible efectuar un seguimiento de los costos y la programacin. Comenzado el proyecto, es posible medir el rendimiento en trminos de la programacin y los costos. Existe una medida del rendimiento de la programacin denominada valor del trabajo realizado, que establece una comparacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado. Para medir el rendimiento de los gastos y su ajuste a lo presupuestado se utiliza una comparacin entre el presupuesto original y los costos actuales y estimados para completar el trabajo. Esta medida se denomina esfuerzo planificado. El seguimiento del rendimiento de la programacin y de los costos es una funcin separada del control de rendimiento.
2.4.
ANLISIS DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO.
Una vez que ha comenzado el proyecto y se han registrado datos reales es posible comparar el rendimiento del proyecto con la planificacin original. Los conceptos de medicin del rendimiento de la programacin y costos de un proyecto (BAC, EAC, BCWS, BCWP y ACWP) corresponden a evaluaciones que es posible obtener por medio del proyecto objetivo (programacin original y costos presupuestados) y de los datos reales de avance y progreso de actividades y de costos incurridos del proyecto en curso. a)
BAC (Budgeted At Completion)

Corresponde al presupuesto total original de la actividad.
b)
EAC (Estimated At Completion)

Corresponde al costo estimado necesario para finalizar una actividad en desarrollo.
c)
BCWS (Budgeted Cost for Work Schedule)

Representa el costo presupuestado del trabajo programado. Se obtiene multiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo que debiera haberse efectuado a la fecha (trabajo programado). Tambin se le conoce como Esfuerzo Planeado (Planned Effort).
d)
BCWP (Budgeted Cost for Work Performed)

Representa el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado. Se obtiene multiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo efectuado a la fecha. Tambin se conoce como Valor de Trabajo Realizado (Earned Value).
e)
ACWP (Actual Cost of Work Performed)

Representa el costo real del trabajo realizado. Estos datos deben ser ingresados una vez que el proyecto est en curso.
Existen 3 tipos de variaciones que se usan para analizar el rendimiento: a)
Costo al completar v/s costo presupuestado

Es posible comparar el costo presupuestado para la finalizacin del proyecto (BAC) con el costo estimado (EAC), el cual se obtiene a partir de los datos reales y una prediccin de los costos futuros. Esta diferencia se conoce como variacin, y se calcula segn: Variacin = BAC - EAC Si EAC es menor que BAC, entonces se espera que el proyecto ocasione menos gastos que los planificados. Si EAC es mayor que BAC, el proyecto gastar ms de lo presupuestado.
b)
Costo real v/s trabajo realizado

La diferencia entre el costo real (ACWP) y el valor del trabajo realizado (BCWP) se denomina variacin de costo. La variacin de costo se calcula segn: Variacin de Costo = BCWP - ACWP Por ejemplo, si se ha gastado $100.- y se ha realizado un trabajo equivalente a $70.- (basado en el presupuesto original), entonces el proyecto gastar ms de lo presupuestado (si se mantiene la proporcin de gastos y avances).
c)
Fechas reales v/s fechas programadas

Es posible comparar la cantidad de trabajo programado (BCWS) con la cantidad de trabajo realmente efectuado a la fecha de comparacin (BCWP). La diferencia obtenida se denomina variacin de programacin. La variacin de programacin se calcula segn: Variacin de Programacin = BCWP - BCWS Si se ha efectuado una cantidad de trabajo inferior a lo programado (variacin negativa), entonces probablemente la actividad -que est retrasada- finalizar fuera de lo programado.
2.5.
REGISTRO DE DATOS
Es fundamental en un proyecto el tener certeza y seguridad respecto de los datos ingresados (duraciones originales y restantes de actividades, porcentaje completado de actividades, unidades de recursos por actividad). En este sentido, todo proyecto requiere de estimaciones (programacin y presupuesto original) y posee datos reales relativos a actividades (tiempos y porcentajes), recursos (cantidades, precios y limitaciones) y costos. a)
Estimacin de Tiempo
La duracin original de una actividad programada corresponde a la cantidad de tiempo que se estima necesario para completar una actividad. Esta estimacin deber ser propuesta
por el responsable de la actividad -de acuerdo a su experiencia y a los recursos disponiblesy acordada con el administrador del proyecto. b)
Estimacin de Recursos
Los recursos necesarios para completar una actividad programada (en trminos de tipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad. El administrador deber tener presente que existe un compromiso entre el tiempo definido como duracin de una actividad y la cantidad de recursos asignados a la misma. El precio del recurso est determinado por el mercado (se refiere al costo directo). Deber tenerse presente los lmites de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.
c)
Estimacin de Costos
Una vez definida la duracin de una actividad y los recursos asociados a ella, la estimacin de costos proviene de la aplicacin directa del precio -o costo directo- de cada recurso, la cantidad de recurso requerido y la cantidad de tiempo en que ser utilizado. Los costos no operacionales (costo de oportunidad, depreciacin, costos fijos, etc.) pueden ser includos, aunque resulta aconsejable considerarlos en los costos generales del proyecto.
d)
Tiempos reales
Iniciado el proyecto, el control peridico del mismo requiere el ingreso de datos reales relativos a las actividades (fechas de comienzo y trmino real, porcentaje completado) y estimaciones (duracin restante). Para el clculo del porcentaje completado se emplea dos bases de clculo: cantidad de horas-hombre y ponderacin de factores. Cantidad de horas-hombre. Consiste en establecer la proporcin de horas-hombre utilizadas hasta la fecha en la actividad respecto del total de horas-hombre programadas para la actividad (de acuerdo a la duracin original). Es decir, -hombre programadas
Ponderacin de factores. Consiste en definir dos o ms factores que tienen incidencia en la realizacin de una actividad. Estos factores pueden ser suministros (disponibilidad fsica de los elementos o materia prima requeridos para una actividad), fabricacin (construccin de productos intermedios a partir de la materia prima), montaje (armado de elementos a partir de productos intermedios) y puesta en marcha (prueba de funcionamiento y finalizacin de la actividad). El responsable de la actividad deber sealar el cumplimiento de cada uno de los factores sealados. De esta forma, el porcentaje completado ser calculado segn Porcentaje Completado =
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donde
F1, F2, F3, F4 son los factores de la actividad, y c-
Los coeficientes de ponderacin se establecen de acuerdo a la importancia de cada factor respecto de la actividad en cuestin, por acuerdo entre el responsable de la actividad y el administrador del proyecto. La cantidad de horas-hombre de la actividad puede considerarse en el coeficiente de ponderacin de cada etapa o factor (suministros, fabricacin, montaje, puesta en marcha). e)
Recursos y Costos reales

La cantidad de recursos utilizada en cada actividad es controlada por el responsable de cada actividad. Los costos reales se obtienen de la gestin administrativa y contable del proyecto.
f)
Estimacin de nuevos tiempos

La duracin restante se estima en forma similar a la duracin original, teniendo presente el trabajo ya realizado y el compromiso existente entre el tiempo definido y los recursos asignados.
g)
Estimacin de recursos
Los recursos necesarios para completar una actividad ya iniciada (en trminos de tipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad de acuerdo al avance obtenido y los requerimientos reales. Deber tenerse presente los lmites de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.
h)
Estimacin de precios
Este factor depende del mercado, aunque es posible de manejar de acuerdo al control de inventarios (materias primas, maquinarias, etc.) programados para el proyecto. Para el ingreso de los datos estimativos iniciales (duracin original, cantidad, precio y lmites de disponibilidad de recursos), de los datos reales (porcentaje completado, recursos y costos) y de los datos estimados para las actividades en curso (duracin restante, cantidad de recursos) es conveniente utilizar formularios de ingreso de datos que sean llenados conjuntamente por el responsable de cada actividad y el administrador del proyecto.
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3.
PRESENTACION
Primavera Project Planner for Windows, conocido en forma abreviada como P3, es un completo programa computacional para la administracin de proyectos basado fundamentalmente en la tcnica de programacin de actividades conocida como Mtodo de la Ruta Crtica o CPM (Critical Path Metod). Sus diferentes prestaciones lo convierten en una de las ms poderosas herramientas de apoyo para la administracin de proyectos de todo tipo. Est concebido para ayudar a la planificacin, programacin y control de las actividades que componen un proyecto, y para facilitar la asignacin y el control de los recursos y costos involucrados en un proyecto. El presente manual es una traduccin adaptada del manual de referencia del programa Primavera Project Planner for Windows. Est desarrollado en tres grandes secciones: Introduccin, Creacin de Proyectos y Administracin de Proyectos. La Introduccin describe cmo trabajar con la grfica de barras ( Bar chart) y su visualizacin en pantalla, crear y personalizar diagramas (layouts), crear grficas impresas y utilizar la aplicacin grfica Primavera Draw. Se detallan las herramientas que provee el programa para personalizar y presentar cada proyecto en un ambiente grfico, aprovechando la potencialidad de Windows. La seccin Creacin de Proyectos est compuesta por 7 captulos en los cuales se entrega informacin relacionada con la definicin y creacin de proyectos, incluyendo el establecimiento de una estructura de trabajo jerrquica, la definicin de cdigos de actividad y calendarios, la definicin de un fondo de recursos y un plan de costos, la creacin de tems de datos personalizados y el trabajo en un entorno de proyectos mltiples. La seccin Administracin de Proyectos se compone de 6 captulos, y proporciona informacin acerca de las herramientas de P3 que facilitan la administracin de proyectos, incluyendo la creacin y mantencin de proyectos objetivo, el clculo y actualizacin de la programacin de actividades, la nivelacin del uso de recursos, modificaciones masivas de datos, la creacin y ejecucin de grficos e informes, la administracin de archivos de proyectos y los procesos de exportacin e importacin de datos. El lector notar que a travs de este trabajo se utiliza reiteradamente las palabras o trminos en idioma ingls, o bien conceptos traducidos pero sealado entre parntesis su equivalente en ingls. Se ha utilizado este esquema dada la errnea tendencia de traducir algunos trminos con diferentes palabras en castellano, hecho que crea confusin conceptual al utilizar como sinnimos trminos que -para la administracin de proyectos- poseen un significado preciso.
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4.
4.1.
4.1.1.
PRIMAVERA PROJECT PLANNER INTRODUCCIN Elementos Bsicos
Aqu se presentan los conceptos bsicos, la terminologa y las convenciones que utiliza Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentacin del programa asume que el lector est familiarizado con el trabajo en ambiente Windows. P3 puede ser manejado tanto desde el teclado como a travs de un mouse de 2 botones. Dada su caracterstica esencialmente grfica, P3 hace uso extensivo de grficos, diagramas, ventanas, cuadros de dilogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad grfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se har referencia a ellas con una descripcin de texto. Para un conocimiento detallado el interesado deber recurrir al manual de referencia del programa. 4.1.2. Pantallas y grficas de barras
La pantalla grfica presenta la programacin del proyecto utilizando un esquema tabular y una carta grfica. Es posible trabajar con la informacin tabular para modificar datos de filas o columnas o con la carta grfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y relaciones de actividades. El men de edicin permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer relaciones lgicas y encadenar y desencadenar actividades. 4.1.3. Diagramas
Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla de actividades (filas y columnas), carta grfica, organizacin de las actividades y colores que conforman una perspectiva o vista del proyecto. Es posible crear un nmero ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de seleccin establecido por un filtro. El diagrama utiliza el ltimo filtro activo, y registra este hecho para la prxima utilizacin del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado Classic Schedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidades de tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempo despus de la fecha de trmino del proyecto. 4.1.4. Filtros
Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarn en un diagrama. Los filtros se emplean para enfocar el anlisis en reas especficas del proyecto.
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4.1.5.
Tablas y grficos de recursos y costos
P3 proporciona grficos de recursos y costos que pueden ser includos en los diagramas para el seguimiento del uso y asignacin de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el uso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo. 4.1.6. Programa Primavera Draw
Esta aplicacin es un programa de dibujo para la creacin de imgenes que pueden ser incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas de dibujo para crear todo tipo de imgenes usando lneas, formas geomtricas y texto. Las imgenes pueden ser modificadas en tamao, forma y color. Primavera proporciona una biblioteca de imgenes predefinidas (clip-art images) que pueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imgenes pueden ser editadas con las herramientas del programa de dibujo. Es posible importar imgenes desde Windows (metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imgenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicacin interesante es la creacin e incorporacin del logo o isotipo de la empresa en los informes y grficos impresos. 4.1.7. Impresin de pantallas
Para imprimir el despliegue de una carta grfica, P3 proporciona opciones de personalizacin de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la grfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla impresa con una combinacin diferente de la tabla de actividades, carta grfica, curvas y tablas de recursos y costos.
4.2.
4.2.1.
CREACIN DE PROYECTOS Actividades y Relaciones
Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y tamao del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet). 4.2.2. Cdigos de Actividad
Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la definicin de un conjunto de cdigos estructurados en un diccionario de cdigos de actividad. De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir informes impresos y grficos basados en esta definicin.
4.2.3.
Cdigos de Estructura Laboral Jerrquica (WBS)
Corresponde a la jerarqua o subdivisin laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para llevar a cabo el proyecto. El cdigo WBS representa una estructura en niveles de detalle del trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y ste a su vez dividido en elementos de trabajo identificables. 4.2.4. Calendarios
Los calendarios definen los perodos laborales del proyecto, as como la longitud de la semana laboral (total de das hbiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los calendarios del proyecto, stos se asignan a las actividades para controlar la programacin de fechas y modelar situaciones especficas. 4.2.5. Recursos y Costos
El control efectivo de un proyecto integra informacin acerca de la programacin, recursos y costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a cada actividad o tarea definida. 4.2.6. Items de Datos Personalizados
Los tems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada proyecto. 4.2.7. Proyectos Maestros y Subproyectos
Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en subproyectos o bien controlar varios proyectos en forma simultnea.
4.3.
4.3.1.
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Metas y Progreso
Una vez que el proyecto est en desarrollo es posible analizar su comportamiento comparando el progreso real con la programacin original. El crear una proyecto objetivo (target project) ayuda a decidir cundo es necesario efectuar acciones correctivas y a identificar las reas con variaciones significativas. Permite adems efectuar un anlisis del tipo qu ocurre si ...? para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuesto objetivo (target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned value) y determinar los recursos adicionales que sern requeridos para completar el proyecto. El progreso se registra actualizando la programacin de actividades e ingresando los costos reales a intervalos regulares. Estos datos pueden ser ingresados directamente en P3 o por medio de la importacin de datos desde una base de datos o una planilla electrnica.
4.3.2.
Programacin y restricciones
Es posible calcular la programacin de actividades cada vez que se agregan o eliminan actividades en un proyecto, se revisan sus fechas, duraciones u otros datos. Una vez que se calcula la programacin, puede ser necesario ajustar ciertas fechas especficas debido a retrasos por problemas climticos o necesidades de financiamiento. Puede agregarse condiciones o restricciones que reflejen de manera ms precisa los requerimientos del proyecto. 4.3.3. Cambio global
El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a la totalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rpida. P3 entrega flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (bsqueda y reemplazo, asignacin de recursos, uso de datos aritmticos o modificacin de datos alfanumricos). 4.3.4. Informes Tabulares y Grficos
P3 proporciona informes y grficos que facilitan la comunicacin de informacin resumida o detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato, orden y seleccin de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes y grficos individuales o en serie. Todo informe o grfico puede ser visualizado en pantalla. Muchas de las opciones de informes y grficos estn disponibles para la pantalla de la carta grfica, por lo que este captulo presenta nicamente las opciones especficas para impresin. Todos los cuadros de dilogo de informes y grficos proporcionan informacin de ayuda contextual. 4.3.5. Comandos utilitarios
Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrar proyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios, mezclar varios proyectos para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos.
4.3.6.
Exportacin e Importacin
Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrnicas, bases de datos y otras aplicaciones grficas. Tambin es posible importar datos para actualizar proyectos. Al exportar hacia planillas electrnicas es posible realizar clculos adicionales, personalizar la diagramacin de informes, efectuar cambios globales y crear grficos adicionales. Importando datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos, revisar estructuras de cdigos, actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos de proyectos.
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5.
ELEMENTOS BSICOS
Aqu se presentan los conceptos bsicos, la terminologa y las convenciones que utiliza Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentacin del programa asume que el lector est familiarizado con el trabajo en ambiente Windows. Dada su caracterstica esencialmente grfica, P3 hace uso extensivo de grficos, diagramas, ventanas, cuadros de dilogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad grfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se har referencia a ellas con una descripcin de texto. Para un conocimiento detallado, el interesado deber recurrir al manual de referencia del programa.
5.1.
ESPACIO DE TRABAJO
La pantalla de P3 est dividida en dos secciones: una Tabla de Actividades (Activity table) ubicada a la izquierda de la pantalla- la cual contiene informacin tabular mostrada en filas (actividades) y columnas (datos de actividades), y una Carta Grfica (Bar chart) -ubicada a la derecha de la pantalla- la cual despliega informacin grfica de las actividades (grfica de barras temporales conocida como Carta Gantt) utilizando barras y una escala de tiempo graduada. Ambas zonas de la pantalla pueden ser personalizadas segn las preferencias del usuario, pudiendo modificar ttulos, tipografa y anchos de columnas, colores de fondo y de texto, formas de las barras y notas explicativas asociadas a ellas. Adems, esta pantalla posee barras de ttulo, de men y de herramientas. Contiene los botones clsicos de Windows para control de ventanas (mover, cerrar, maximizar, minimizar, etc.). Todos los comandos pueden ser controlados por el mouse o por combinaciones de teclas o funciones del teclado. La barra de men contiene los comandos para definir un proyecto, agregar, editar y programar actividades, nivelar recursos, generar informes y otras funciones. La barra de herramientas puede ser personalizada para incluir los conos representativos de los comandos y funciones ms utilizados.
5.2.
CUADROS DE DILOGO
La mayora de los comandos del programa despliegan cuadros de dilogo que despliegan informacin o solicitan el ingreso de datos para ejecutar alguna accin. Estos cuadros poseen ventanas, botones de opciones selectivas y cuadros para listas tabulares (filas y columnas).
5.3.
VENTANAS MLTIPLES
P3 permite abrir hasta 4 proyectos en forma simultnea, cada uno de los cuales utiliza una ventana propia, las cuales pueden ser arregladas en forma de cascada. Para aprovechar esta opcin
el programa debe ejecutarse en un equipo con al menos 16 MB de memoria principal.
5.4.
PANTALLAS Y GRFICAS DE BARRAS
La pantalla grfica presenta la programacin del proyecto utilizando un esquema tabular y una carta grfica. Es posible trabajar con la informacin tabular para modificar datos de filas o columnas o con la carta grfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y relaciones de actividades. El men de edicin permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer relaciones lgicas y encadenar y desencadenar actividades. 5.4.1. Elementos bsicos
La pantalla que aparece cuando se abre un proyecto se conoce como el diagrama por defecto (default layout), el cual se denomina Classic Schedule Layout. Este diagrama despliega informacin bsica de la programacin del proyecto (fechas programadas, duraciones, porcentaje de trabajo completado, holguras y otros datos de la programacin). Un diagrama es la combinacin de elementos visuales, incluyendo las actividades, su organizacin, tamao de barras, colores, diseos, tipografa y otros atributos. Todos estos elementos pueden ser modificados para personalizar el diagrama de presentacin de informacin. Para desplazarse a travs de un diagrama se emplea el mouse (con las funciones clsicas de desplazamiento en ventanas del ambiente Windows) o el teclado (teclas independientes y combinaciones con teclas de control o de funciones). 5.4.2. Tabla de Actividades
La tabla de actividades despliega una actividad por fila con sus correspondientes datos en las columnas de la tabla. Si se incluye demasiados datos por actividad, esta tabla se har demasiado ancha, en desmedro de visualizacin de la carta grfica. Esta tabla puede ser formateada mediante el comando Format, Columns que permite al usuario definir los datos desplegados, el ttulo, ancho, alineacin y tipografa de la columa. P3 despliega cuadros de dilogo que facilitan el formato y personalizacin de la tabla de actividades. Es posible dar formato a las fechas y valores numricos desplegados. 5.4.3. Barras de actividades
La carta grfica -que despliega las barras de las actividades y sus relaciones- puede ser modificada para incluir diferentes tipos de barras grficas (representativas de diferentes fechas de programacin para una misma actividad) y texto ilustrativo de actividades, recursos, anotaciones y otros. Para ello se emplea el comando Format, Bars. P3 despliega cuadros de dilogo que facilitan el formato y personalizacin de la carta grfica. Es posible modificar la unidad de tiempo y la densidad de la escala de tiempo graduada. Es posible limitar la ventana de visualizacin del tiempo estableciendo una fecha de inicio y trmino (no es aconsejable establecer lmites que corten el despliegue total del proyecto). La grilla (lneas de fondo horizontales y verticales) puede ser editada.
5.4.4.
Uso del mouse.
La carta grfica facilita efectuar cambios en la programacin del proyecto sin necesidad de utilizar el teclado. Mediante el puntero del mouse y con operaciones de arrastre ( drag) y soltura (drop) es posible actualizar actividades y aplicar restricciones sin necesidad de digitar informacin. 5.4.5. Organizacin de actividades
Es posible ordenar las actividades para sean desplegadas en el orden deseado en un diagrama de P3. Las actividades pueden ser ordenadas por diferentes criterios o parmetros. Si se emplea un parmetro selectivo, se obtiene un tipo de organizacin denominado actividades agrupadas ( grouping). La agrupacin de actividades permite enfocar la atencin en reas especficas del proyecto. El diagrama presenta las actividades agrupadas separadas por filas que pueden ser rotuladas con un ttulo representativo. Para efectos de impresin, es posible incorporar saltos de pgina entre las diferentes agrupaciones definidas. En particular, puede ser interesante agrupar las actividades utilizando los cdigos de la estructura de trabajo jerrquica. 5.4.6. Presentaciones resumidas
Las actividades agrupadas pueden presentarse en forma resumida, presentando una visin general del proyecto sin detalles de cada actividad. Para resumir actividades se emplea el comando Display, Summarize All. P3 puede resumir los datos datos de la tabla de actividades y las barras de actividades de la carta grfica. Estas barras pueden ser modificadas en su presentacin empleando el comando Format, Summary Bars. 5.4.7. Elementos OLE
P3 permite incorporar objetos ligados e incrustados (OLE) para integrar informacin proveniente de diferentes aplicaciones. Por ejemplo, es posible crear dibujos, grficos, texto otros objetos por medio de una aplicacin OLE e integrar tales objetos en el diagrama del proyecto. Para mayores detalles refirase al manual de referencia del programa.
5.5.
DIAGRAMAS
Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla de actividades (filas y columnas), carta grfica, organizacin de las actividades y colores que conforman una perspectiva o vista del proyecto. Es posible crear un nmero ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de seleccin establecido por un filtro. El diagrama utiliza el ltimo filtro activo, y registra este hecho para la prxima utilizacin del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado Classic Schedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidades de tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempo despus de la fecha de trmino del proyecto.
5.5.1.
Creacin de diagramas
Para crear un nuevo diagrama se emplea el comando File, Layout, New. Es posible modificar los atributos de colores de pantalla, tipografa y filtros asociados a cada diagrama. Para grabar un diagrama se emplea el comando File, Layout, Save. Los diagramas son identificados con cdigo LT seguido de 2 dgitos y -adicionalmente- un nombre propio. 5.5.2. Aplicacin de diagramas
P3 puede abrir un diagrama por vez para cada proyecto, aunque pueden ser compartidos con otros usuarios. Para aplicar un diagrama especfico se emplea el comando File, Layout, Open. Un diagrama puede desplegar hasta 16.000 filas. P3 registra el ltimo diagrama activado para los ltimos 25 proyectos abiertos. Los diagramas pueden ser intercambiados entre diferentes proyectos mediante la aplicacin del comando File, Layout, Transfer. Los objetos OLE no se transfieren cuando se intercambian diagramas. El diagrama puede ser borrado con el comando File, Layout, Delete. Para actualizar un diagrama aplicando un nuevo filtro se utiliza el comando Format, Run Filter Now. Esta accin incorpora toda actividad que haya sido agregada o modificada y concuerde con los criterios de seleccin del filtro. El comando Format, Reorganize Now permite ordenar el despliegue de actividades segn la agrupacin activa y los criterios de ordenamiento establecidos en el cuadro de dilogo de organizacin de actividades. 5.5.3. Tipografa y colores
P3 provee un cuadro de dilogo de definicin de tipografa (comando Define, Fonts) que permite modificar el tipo, estilo y tamao del texto del diagrama. El comando Format, Screen Colors permite personalizar los colores de la tabla de actividades, ttulos de columnas, escala de tiempo, texto y fondo de la carta grfica, destacar colores de actividades, recursos, grficos y lneas de fechas. El diagrama inicial Classic Schedule Layout posee un esquema de combinacin de colores predefinido que no puede ser modificado. Los esquemas de combinacin de colores definidos pueden ser grabados y utilizados por el usuario en diferentes proyectos.
5.6.
FILTROS
Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarn en un diagrama. Los filtros se emplean para enfocar el anlisis en reas especficas del proyecto. 5.6.1. Definicin de filtros
Cada diagrama tiene asociado un filtro, el cual es identificado en la barra de estado (ltima lnea de la pantalla). Cada filtro emplea un conjunto de instrucciones -llamado criterio de seleccinque determina cuales actividades aparecern en la pantalla.
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Para visualizar un filtro (P3 trae predefinidos alrededor de 20 filtros) se emplea el comando Format, Filter, y luego se aplica seleccionando el botn OK del cuadro de dilogo de filtros. Cuando se abre un diagrama, P3 aplica el filtro definido en el cuadro de dilogo opciones de diagramas (se emplea el comando File, Layout, Options). Es posible crear un nmero ilimitado de filtros para cada proyecto. Al crear un nuevo filtro o modificar uno existente se puede especificar hasta 4 niveles de criterios de seleccin, donde cada nivel puede contener 7 criterios. Los criterios de un mismo nivel y los diferentes niveles pueden enlazarse con el operador lgico AND ( All) o el operador OR (Any). Las actividades son filtradas por los diferentes niveles en orden sucesivo (del 1 al 4). Los operadores lgicos permitidos como criterio de seleccin se muestran en la tabla siguiente: Columna Descripcin Identifica el dato empleado para la seleccin Permite restringir el nmero de actividades seleccionadas segn alguno de los siguientes criterios EQ Equal to NE Not equal to GT Greater than LT Lower than WR Within range NR Not within range CN Text string contains SN Text string does not contains Identifica el dato de la actividad para establecer la seleccin. El valor superior (high value) se utiliza solo con los criterios que determinan rango (WR y NR)
Select if Is
Low Value High Value
Para borrar o transferir filtros se emplea los botones Delete y Transfer -respectivamente- del cuadro de dilogo de filtros. 5.6.2. Relacin con diagramas
Cuando se graba un diagrama, P3 registra la identificacin del filtro y los criterios de seleccin del filtro activo en el archivo de diagramas. Las especificaciones de un filtro son almacenadas por proyecto y son compartidas por los diferentes diagramas. Todos los usuarios con acceso al proyecto pueden agregar, modificar, borrar o transferir diagramas. Si al abrir un diagrama el filtro almacenado en el diagrama no concuerda con el filtro almacenado en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter has changed. Update from current?) ofreciendo la opcin de actualizar el diagrama con el filtro activo -almacenado en el proyecto- (opcin Yes) o con el filtro correspondiente el ltimo filtro usado por el diagrama -almacenado en el diagrama(opcin No). Si el filtro propio del diagrama no existe en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter does not currently exists. Create?) ofreciendo la opcin de crear el filtro (opcin Yes) en
el proyecto o solamente ejecutarlo (opcin No). Los filtros pueden ser aplicados empleando diferentes opciones. Para ello se emplea el comando File, Layout, Options. El cuadro de dilogo de opciones de diagrama permite aplicar el filtro reemplazando el conjunto de actividades activas (Replace current set activities) con las actividades filtradas, agregando las actividades filtradas al conjunto activo (Append to current set of activities), no aplicar el filtro (Do not run the filter) o consultar por la aplicacin de un filtro (Ask how filter is to be applied). Si se escoge la opcin de consulta de aplicacin, cada vez que se activa un diagrama P3 presenta un cuadro de dilogo de aplicacin de filtro que consulta sobre la aplicacin del filtro (Run the filter) y la forma como ste afecta al conjunto de actividades activas (reemplazando o agregando). Mediante el botn Options del cuadro de dilogo de apertura de proyectos es posible determinar el filtro a aplicar antes de abrir un proyecto. Los filtros y los diagramas son almacenados junto con el proyecto, luego diferentes usuarios que compartan un mismo proyecto tendrn acceso a los mismos diagramas y filtros.
5.7.
TABLAS Y GRFICOS DE RECURSOS Y COSTOS
P3 proporciona grficos de recursos y costos que pueden ser includos en los diagramas para el seguimiento del uso y asignacin de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el uso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo. 5.7.1. Creacin de tablas y grficos
Las tablas y grficos de uso de recursos y costos pueden desplegarse direactamente en la carta grfica. P3 despliega la tabla o el grfico correspondiente sobreponiendo una ventana en el tercio inferior de la pantalla, bajo las reas de la tabla de actividades y carta grfica. Estas tablas o grficos pueden ser grabados como parte del diagrama o ser impresos directamente con el comando File, Print. Las tablas o grficos reflejan el uso de recursos o costos basado en las fechas ms prximas programadas. P3 despliega un cuadro de dilogo de tablas y grficos que contiene opciones para seleccionar recursos y personalizar las curvas y grficos. Este cuadro puede ser desplazado utilizando el mes. En el eje de las ordenadas (eje Y) aparecen dos escalas graduadas. La escala de la izquierda se utiliza para los histogramas; la escala de la derecha mide los valores acumulados. P3 proporciona suficiente espacio en el eje Y para mostrar valores de hasta 2 dgitos. La zona superior de la escala muestra las unidades y el factor de escala. Ntese que la escala de tiempo (eje X) de los grficos muestra el mismo nmero de unidades de tiempo que la escala temporal de la carta grfica. Ambas escalas poseen una grilla o lneas de fondo que facilitan la visualizacin de datos (pueden ser modificadas con el comando Format, Sight Lines).
Para crear una tabla o un grfico basado en cuentas de costos o una combinacin de recursos y cuentas de costos se utiliza el botn Select del cuadro de dilogo de tablas y grficos. Aparecer un nuevo cuadro de dilogo de seleccin de curvas (o tablas) de recursos. El ancho y la altura de la ventana puede ser modificado con el puntero del mouse. El ancho de esta ventana siempre coincide con el ancho de la carta grfica. 5.7.2. Personalizacin de tablas y grficos
Es posible modificar la presentacin de tablas y grficos mediante la opcin Display del cuadro de dilogo de tablas y grficos. El nuevo cuadro de dilogo que aparece permite seleccionar entre recursos y costos, formato de las curvas, cantidad de decimales y visualizacin de recursos sobreasignados. El cuadro de dilogo opciones de despliegue de curvas presenta 3 ventanas. La ventana de despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs). Esta ltima opcin permite el seguimiento del flujo de caja del proyecto. La ventana de presentacin (Presentation) permite seleccionar entre histogramas (Histogram) de rea (Area) o de barra (Bar), destacar las sobreasignaciones con otro color (Emphasize overload with color) y dibujar los lmites de disponibilidad del recurso (Draw limits). Otra alternativa es desplegar curvas acumuladas (Cumulative curve). Es posible definir la unidad de tiempo (Time interval) a usar en el grfico y la forma de clculo de los valores (cuando la unidad de tiempo escogida para el grfico no concuerda con la unidad de planificacin del proyecto). Las opciones son totalizar (Total), valor mximo (Peak) o valor promedio (Average). La totalizacin corresponde a la suma de los valores en el intervalo de tiempo. El valor mximo corresponde a los valores ms altos por unidad de planificacin en cada intervalo. El valor promedio corresponde a la suma de valores del intervalo dividida por el nmero de unidades de planificacin del intervalo. Tngase presente que al desplegar curvas de costos, sta representa costos reales ( actual costs) hasta la fecha de control (data date), los valores siguientes corresponden a una estimacin de costos (costs to complete). El cuadro de dilogo opciones de despliegue de tablas presenta 2 ventanas. La ventana de despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs). Existe un campo para definir la cantidad de decimales (mximo 2 decimales). La ventana de tiempo (Time interval) posee las mismas opciones de los grficos, agregando un campo para seleccionar el tipo y tamao de la letra.
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5.7.3.
Seleccin de recursos y cuentas de costos
Es posible crear curvas o tablas empleando cuentas de costos o una combinacin de recursos y cuentas de costos (ambos deben estar definidos en el respectivo diccionario del proyecto). Esto se realiza mediante la opcin Select del cuadro de dilogo de tablas y grficos. El cuadro de dilogo de seleccin de tablas (o grficos) permite combinar recursos y costos en una misma curva. La siguiente tabla describe las opciones de cada cuadro de dilogo: Columna Descripcin Define la forma como aparacern los recursos/costos. Grupos con nmero diferentes aparecen apilados (stacked) como una barra sobre otra. Grupos con el mismo nmero se muestran combinados en el histograma. Puede definirse hasta 24 grupos Define una fila de la tabla. P3 combina los datos con igual nmero de fila. Puede definirse hasta 24 filas Identifica cada seleccin. El nombre del grupo aparece en la leyenda del grfico y a la izquierda de la tabla Identifica cada seleccin. Es posible escoger un color desde la paleta de colores del programa. Al apilar es conveniente escoger colores diferentes. Los grupos con igual nmero deben usar el mismo color (ya que son combinados entre s)
Group # (Profile)
Row # (Table) Group Name Group Color (Profile)
Low Value/High Identifica el recurso/cuenta de costos seleccionado desde la lista Value de recursos y cuentas de costos de los diccionarios. El valor superior (high value) se ingresa solamente cuando se definen rangos Resource/Cost (criterios WR y NR) Account
Cuando se despliegan histogramas es posible identificar cada grupo (si estn apilados) y el valor correspondiente (uso de recursos o costos) a cada perodo de tiempo de la grfica pulsando el puntero del mouse sobre el grfico. P3 desplegar una cuadro de valores de curvas, sealando el nombre del grupo (Group Name), el color (Color), el valor (Value) -si se trata de costos- y la unidad (Units) -si se trata de recursos. La tabla siguiente muestra las combinaciones vlidas para recursos y cuentas de costos: Seleccin EQ Y Y Y NE Y Y N GT Y Y N LT Y Y N WR Y Y * NR Y Y N
Resource Cost Account Cost Account Wildcard
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Seleccin
EQ Y N Y NE= no igual a
NE N N Y
GT N N N
LT N N N
WR N N N
NR N N N
Resource/Cost Account Resource/Cost Account Wildcard Hierarchical Resource

EQ= igual a LT = menor que Y = seleccn vlida
GT= mayor que NR = fuera de rango
WR = dentro de rango
N = seleccin no vlida
(*) Cuando se emplean comodines (wildcard) dentro de un rango (WR) el signo de interrogacin (?) debe ocupar la misma posicin en las columnas de valor inferior (low value) y superior (high value).
5.8.
PROGRAMA PRIMAVERA DRAW?
Esta aplicacin es un programa de dibujo para la creacin de imgenes que pueden ser incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas de dibujo para crear todo tipo de imgenes usando lneas, formas geomtricas y texto. Las imgenes pueden ser modificadas en tamao, forma y color. Primavera proporciona una biblioteca de imgenes predefinidas (clip-art images) que pueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imgenes pueden ser editadas con las herramientas del programa de dibujo. Es posible importar imgenes desde Windows (metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imgenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicacin interesante es la creacin e incorporacin del logo o isotipo de la empresa en los informes y grficos impresos.
5.9.
IMPRESIN DE PANTALLAS
Para imprimir el despliegue de una carta grfica, P3 proporciona opciones de personalizacin de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la grfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla impresa con una combinacin diferente de la tabla de actividades, carta grfica, curvas y tablas de recursos y costos. 5.9.1. Impresin de la carta grfica
Cuando se imprime la carta grfica, P3 basa la salida impresa en el despliegue de la pantalla activa. De esta forma, las fechas de comienzo y trmino de la escala de tiempo, la tabla de actividades y carta grfica, as como las grficas y tablas de recursos corresponden al formato del diagrama (layout) activo al momento de la impresin. La salida impresa est basada en la organizacin de actividades dada por criterios de agrupacin, por la estructura de trabajo jerrquica o
por resmenes de actividades. Es posible obtener pantallas impresas con actividades agrupadas y rotuladas (organize bands), con datos resumidos (summarized data), con curvas de uso de recursos (resource profile), o con organizacin jerrquica (WBS outline). Otras opciones tales como ttulos y mrgenes se obtienen del cuadro de dilogo de opciones de impresin. Cuando se imprime una pantalla, P3 ignora las divisiones horizontales (horizontal split bar). Este cuadro de dilogo presenta 3 ventanas para definir el formato de despliegue de datos (Display), la definicin de pginas (Page settings) y los encabezados de ttulos (Title block). La ventana de despliegue de datos permite seleccionar la fecha de comienzo (Start date) y de trmino (End date) de la salida impresa. Es recomendable definir una ventana de tiempo que permita cubrir una porcin del proyecto completo cuando se desee enfocar el anlisis en una parte del proyecto total. Cuando se imprima datos de costos, se recomienda cubrir todo el proyecto (de lo contrario, las predicciones de costos no sern exactas). Estas fechas pueden ser definidas como absolutas o relativas. Para actividades que no quedan dentro de la ventana de tiempo definida P3 no imprime las barras grficas pero s imprime los datos de la tabla de actividades. Para imprimir la tabla de actividades se selecciona la opcin Activity table. Si se desea obtener una salida impresa que contenga solamente las columnas visibles en pantalla de esta tabla se debe seleccionar la opcin Show visible columns only. La opcin Bars permite imprimir las barras de actividades. Para imprimir recursos y costos se activa la seleccin Resource/Cost display. La ventana de definicin de pginas permite escoger la ubicacin de la escala de tiempo (Timescale placement) arriba (top) y/o abajo (bottom) de cada pgina impresa. El campo de pginas horizontales (Maximun number of horizontal pages) permite establecer el nmero de pginas impresas en sentido horizontal (por problemas de espacio, la escala de tiempo puede no aparecer). Si este valor se deja en 0, P3 ajusta la impresin en forma automtica. Es posible definir los mrgenes de impresin superior ( Top), inferior (Bottom), izquierdo (Left) y derecho (Right), as como definir la unidad de medida (Margin units). Esta unidad puede ser pulgadas (inches), centmetros (centimeters) o puntos de impresin (points). El rea de impresin vara de acuerdo a la impresora (printer) o graficador (plotter) empleado y al programa controlador (driver) instalado. Para impresin contnua se debe ingresar 0 en los mrgenes correspondientes. Las pginas impresas se identifican como filas (nmeros) y columnas (letras). As, la pgina 2B corresponde a la segunda fila (2) y segunda columna (B). Es posible imprimir ttulos y escalas de tiempo en todas las pginas (Show timescale/titles on all pages). Al utilizar una impresin continua, es recomendable desactivar esta opcin para obtener encabezamientos y ttulos solo en la primera pgina. De igual modo, para impresin contnua es recomendable no imprimir los bordes interiores de cada pgina ( Mask interior page borders). La ventana de encabezados de ttulos permite definir hasta 3 lneas de ttulos ( Center title) y 1 ttulo de revisin (Revisin title), los cuales sirven de encabezado para las pginas impresas. El encabezado de ttulo puede ser impreso (Placement) al final (bottom) de la primera o ltima pgina, o en todas las pginas (all pages). Si no desea imprimirlo debe escoger la opcin None. El tipo
y tamao de letra se define en el campo Font. Existe la alternativa de imprimir o eliminar el cuadro de revisin ( Supress revision box), imprimir el logo de la empresa (Display logo) e imprimir los archivos fuentes del proyecto (Display project and file names). El logo a imprimir debe ser un archivo grfico creado con la extensin .PMT en el programa de dibujo proporcionado por Primavera. Para proyectos con mltiples revisiones y gran cantidad de informes es aconsejable seleccionar la impresin de nombres de proyectos y archivos. Al ejecutar una impresin de pantalla P3 otorga la opcin de mostrar en pantalla ( preview) la salida impresa. Para impresiones con un alto nmero de pginas es conveniente efectuar una revisin previa. P3 proporciona una lupa o zoom (magnifying glass) para acercar los detalles de la salida impresa. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: OK Cancel Logo ... Cierra el cuadro de dilogo e imprime la pantalla Cierra el cuadro de dilogo sin imprimir la pantalla Permite incorporar un logotipo (archivo .PMT)
Grayscale ... Muestra la salida impresa en tonalidades grises La opcin Grayscale transforma la pantalla a colores en una pantalla monocromtica con tonalidad de grises. Para usuarios con impresoras monocromticas, esta opcin ayuda a visualizar la salida impresa a obtener.
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5.9.2.
Seleccin de impresora o graficador
El comando File, Print Setup permite escoger la impresora o el graficador para la impresin de informes, grficos y carta grfica. P3 soporta una amplia variedad de impresoras y graficadores. El cuadro de dilogo de impresin es similar a las ventanas empleadas en Windows para el control de impresoras. Por defecto P3 utiliza la impresora instalada en el panel de control de Windows. P3 soporta la mayora de los graficadores e impresoras laser del mercado. Los graficadores utilizan un lenguaje grfico como elemento de control. P3 soporta Graphics Machine Language (GML) para Zeta Graphics, Hewlett-Packard Graphics Language (HP-GL y HP-GL/2) para HewlettPackard, CCP para Calcomp y DM/PL para Houston Instruments. Otros modelos compatible con lenguaje HP-GL son AST Turbo Laser (se configura como HP7550), Graphtec MP2000 (configurado como HP7475) y JDL-850 EWS/GL (configurado como HP7550). Los graficadores Ioline LP3700 y LP3000 se controlan con lenguaje DM/PL. 5.9.3. Opciones de impresin
Al imprimir una pantalla puede ser necesario insertar saltos de pginas ( page breaks), convertir un diagrama en colores para un impresora monocromtica o imprimir solamente un rango de las pginas de la salida impresa. P3 divide la pantalla en las pginas requeridas al visualizar un vista previa o al ejecutar la impresin. Para visualizar la subdivisin en pginas se utiliza el comando Format, Show Page Breaks. Los saltos de pgina insertados por P3 (soft page breaks) se muestran como lneas grises slidas. El usuario puede insertar saltos de pgina utilizando el comando Format, Add Page Break. Estos saltos de pgina (hard page breaks) se muestran con doble lnea achurada. Al imprimir en una impresora monocromtica, P3 proporciona un mapa para transformar colores en escalas de grises (se utiliza el botn Grayscale ... del cuadro de dilogo de opciones de impresin). Al abrir el cuadro de dilogo de definicin de impresin (con el comando File, Print Setup) el botn Options ... permite imprimir todo el proyecto o solo una porcin de la carta grfica. Las opciones disponibles dependern de la impresora seleccionada.
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6.
6.1.
CREACIN DE PROYECTOS ACTIVIDADES Y RELACIONES
Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y tamao del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet). 6.1.1. Creacin de un proyecto
Para crear un nuevo proyecto se debe escoger:
File, New
En el cuadro de dilogo que aparece se deber ingresar un nombre para el proyecto (hasta 4 caracteres); es opcional el ingreso de un nmero o versin ( Number/Version), del ttulo del proyecto (Project title) y del nombre de la compaa (Company name); todos los dems datos corresponden a valores por defecto. La unidad de planificacin (Planning unit) determina la unidad de tiempo que el programa utiliza para programar (y controlar) el proyecto. Esta unidad de tiempo puede ser horas (h), das (d), semanas (w) o meses (m). Cuando recin se crea un proyecto, P3 establece como unidad de planificacin el da, con una semana laboral (workweek) de 5 das (de lunes a viernes). Esta semana laboral est basada en el calendario 1 (corresponde a una copia del calendario global y se crea con cada proyecto). Para otras unidades de tiempo (horas, semanas o meses) el calendario 1 define una semana laboral continua de 7 das. Para modificar el nmero de das hbiles de la semana laboral y el da de inicio de la semana se debe utilizar los campos das laborales/semana (Workdays/week) e inicio de la semana (Week starts on), respectivamente. El proyecto puede definirse con fecha de comienzo (Project start) o con fecha de trmino (Project must finish by). La fecha de comienzo (valor por defecto) corresponde a la fecha del sistema. Si el nuevo proyecto corresponde a un subproyecto, en la ventana inferior del cuadro de dilogo deber especificarse este hecho seleccionando el botn Treat this new project as a subproject. Deber identificarse el proyecto maestro (Master project) con un nombre de hasta 4 caracteres y el subproyecto (Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres (al menos 1 debe ser alfabtico). Todo nuevo proyecto se inicia con el diagrama (layout) por defecto, el cual contiene la tabla de actividades (Activity table) y la grfica de barras (Bar chart), junto con el formulario de actividades (Activity form). De esta forma, el programa est preparado para ingresar la definicin de actividades.
6.1.2.
Creacin de actividades
Cuando se ingresa una actividad, P3 siempre despliega el formulario de actividades (Activity form), siendo necesario especificar la identificacin (ID), un nombre o ttulo y la duracin de la actividad. Inicialmente P3 establece la duracin original (original duration) de la actividad en 1 unidad de tiempo. Ntese que para identificar plenamente una actividad el programa solamente requiere de su cdigo de identificacin (ID), aunque es altamente recomendable utilizar un nombre o ttulo para identificar de manera ms explcita a cada actividad. Al crear una actividad, P3 asigna la fecha actual del proyecto (project data date) como la fecha ms temprana de comienzo FTC (early start date) de la actividad, y calcula la fecha ms prxima de trmino FPT (early finish date) como la fecha actual ms la duracin de la tarea (considera solamente los perodos de tiempo laborales, segn el calendario asignado). Estas fechas son usadas para todos los clculos de programacin de P3. 6.1.2.1. Estimacin de la duracin
Es preciso ingresar una estimacin de la duracin original de la actividad (tiempo requerido para completar la actividad) expresada en unidades de planificacin. P3 considera este dato como un valor determinstico. El tiempo faltante para completar la actividad o duracin restante ( remaining duration) es igual -en un comienzo- a la duracin original. En el caso que se definan recursos que controlan la duracin de una actividad de acuerdo a su disponibilidad (driving resource), P3 puede calcular la duracin de la actividad (driven durations) como el cuociente entre la cantidad de recurso presupuestada (budgeted amount) y la tasa de ocupacin del recurso (rate of use). 6.1.2.2. Definicin del tipo de actividad
P3 permite clasificar las actividades en diferentes tipos, segn su duracin temporal o su definicin. Estos tipos son Tipo de Acti- Descripcin vidad
Start milesto- Actividad con cero duracin que sirve para sealar el inicio de una ne secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito Finish milesto- Actividad con cero duracin que sirve para sealar el trmino de ne una secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o
hito
Start flag Finish flag
Seala el inicio de un grupo de actividades. Corresponde a la fecha ms prxima de comienzo (FPC) de l o los predecesores Seala el trmino de un grupo de actividades. Corresponde a la fePgina 39 de 180
cha ms tarda de trmino (FTT) de l o los predecesores
Hammock
Resume las fechas FPC y FTT de un conjunto de actividades. Es de utilidad cuando se desea informar acerca de la duracin global de un grupo de actividades importantes
El cuadro de dilogo del formulario de actividades presenta los siguientes campos editables Campo Descripcin Identificacin de la actividad. Su ingreso es obligatorio Nombre, ttulo o descripcin de la actividad. Acepta hasta 48 caracteres
ID
OD RD Pct Cal Type ES/EF LS/LF TF/FF
Duracin original. Debe ingresarse de acuerdo a la unidad de planificacin seleccionada Duracin restante. Inicialmente es igual a la duracin original Porcentaje completado. Corresponde al porcentaje de avance o desarrollo de la actividad. Este valor modifica la duracin restante Establece el calendario asociado a la actividad. Por defecto se utiliza el calendario 1 Tipo de actividad. Por defecto se utiliza el tipo actividad o tarea normal (act) Fechas ms prximas de comienzo y trmino, respectivamente. Calculadas por P3 Fechas ms tardas de comienzo y trmino, respectivamente. Calculadas por P3 Holguras libre y total. Calculadas por P3
Existen otros campos (includos por defecto) que corresponden a la codificacin y/o estructuracin de actividades.
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6.1.2.3.
Agrupacin de actividades
Las actividades pueden ser organizadas dentro de grupos basados en el cdigo de identificacin (ID code), el cdigo de actividad (activity code), el cdigo de estructura jerrquica (Work Breakdown Structure) y su calendario (calendar ID). 6.1.3. Creacin y modificacin de relaciones
Una vez que se han creado todas las actividades, stas deben ser encadenadas entre s con relaciones lgicas de secuencia que definen una red lgica de actividades (diagrama de red) por medio del cual P3 determina la programacin o ubicacin temporal de cada actividad. Para encadenar actividades (relacin lgica de secuencia) empleando el mouse se debe escoger el comando
Display, Relationships
Alternativamente se puede utilizar los formularios de predecesor y/o sucesor (Predecessor & Successor forms) para definir las relaciones lgicas entre las actividades. Estos formularios aparecen abreviados como Pred y Succ en el formulario de actividades. Es posible definir cuatro tipos de relaciones lgicas, descritas a continuacin Tipo de relacin Descripcin La actividad sucesora (dependiente) puede comenzar una vez finalizada la actividad predecesora (independiente) El inicio de la actividad sucesora (dependiente) depende del inicio de la actividad predecesora (independiente) El trmino de la actividad sucesora (dependiente) depende del trmino de la actividad predecesora (independiente) La actividad sucesora (dependiente) no puede finalizar hasta que comience la actividad predecesora (independiente)
Finish-to-start (FS) Start-to-start (SS) Finish-to-finish (FF) Start-to-finish (SF)
Si una actividad sucesora no comienza inmediatamente de finalizada su predecesora, es posible definir un atraso (lag) o adelanto (lead) expresado en unidades de planificacin. Este valor puede ser positivo (atraso) o negativo (adelanto). En general, los adelantos (o atrasos negativos) no corresponden a una situacin normal. 6.1.3.1. Encadenamiento mltiple
Para encadenar simultneamente un grupo de actividades en una secuencia lgica es posible utilizar los comandos Edit, Select All para seleccionar las actividades (en pantalla aparecen resaltadas) seguido de Edit, Link. P3 agrega relaciones del tipo FS entre las actividades, unindolas secuencialmente desde la primera actividad seleccionada hasta la ltima.
6.1.3.2.
Modificacin de relaciones
Para modificar el tipo de relacin o especificar un nuevo valor para el atraso se debe apuntar con el mouse a la lnea que une las actividades a modificar (previamente debe desplegarse las relaciones lgicas mediante el comando Display, Relationships). Las modificaciones se introducen en el cuador de dilogo Edit Relationship. Si la actividad apuntada tiene ms de una relacin, P3 despliega el cuadro de dilogo Confirm Relationship mediante el cual se puede seleccionar la relacin lgica correspondiente a las actividades a modificar.
6.1.4.
Formulario de Actividades
Este formulario contiene informacin detallada acerca de cada actividad (desplegando aqulla seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger
Display, Activity form

El formulario despliega informacin acerca de la identificacin de la actividad, descripcin, fechas prximas y tardas, holguras, duracin original y restante, porcentaje completado, identificacin del calendario y tipo de actividad. En la ltima fila se muestran los valores de los distintos cdigos asociados. 6.1.4.1. Edicin de datos
Para cambiar cualquier dato basta con sobre-escribir en el campo correspondiente. En los campos con datos estructurados, P3 despliega un cono de lista mediante el cual se puede escoger el nuevo valor (campos Cal, Type, WBS o cdigo de actividad). 6.1.4.2. Formulario detallado
Desde la barra de men es posible desplegar un formulario especfico usando el comando Display, Activity Detail. De esta forma se puede desplegar cualquiera de los siguientes formularios: presupuesto (Budget), cdigos (Codes), restricciones temporales (Constraints), costos (Cost), datos personalizados (Custom Data), fechas relevantes (Dates), anotaciones y comentarios (Log), actividades predecesoras (Predecessors), recursos asignados (Resources), actividades sucesoras (Successors), cdigo de estructura laboral jerrquica (WBS). A continuacin se describe cada uno de los formularios citados. a)
Formulario de Presupuesto (Budget Summary form)

El cuadro de dilogo de este formulario en la ventana superior entrega informacin de los recursos asignados a la actividad (nombre del recurso, cuenta contable y categora de costo, control -driving- de la actividad y curva de distribucin), y diferentes datos respecto de unidades y costos relativos al recurso seleccionado y al total de recursos asociados a la
actividad en la ventana inferior. El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente: Columna Descripcin Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas para el recurso seleccionado Seala el atraso y la duracin asignada del recurso
Units per {day} Res Lag/Duration
% Comple- Seala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y te/Expended gastado (costo del recurso) para el recurso seleccionado y
el total
Budgeted amount Scheduled budget Earned value
Seala la cantidad presupuestada en unidades y costos Seala el presupuesto original programado Seala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje completado multiplicado por las cantidades y gastos presupuestados Seala las cantidades y gastos reales a la fecha Seala las cantidades y gastos estimados (predichos) necesarios para completar la actividad Seala las cantidades y gastos totales predichos para la finalizacin de la actividad Seala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo predicho (At completion)
Actual to date To complete At completion Variante

b)
Formulario de Cdigos de Actividad (Activity Codes form)

El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos: Columna Descripcin Cdigo identificador (hasta 4 caracteres alfanumricos) Valor o identificador asociado al cdigo (permite el ingreso de 255 registros) Nombre o descripcin del valor
Code Value Description

c)
Formulario de Restricciones Temporales (Constraints form)

Por defecto, toda actividad es programada lo antes posible (tipo ASAP, As Soon As Possible). P3 permite cambiar esta caracterstica temporal por medio de diferentes restricciones. El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:
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Dato
Descripcin
Early traint Late traint Start on
cons- Restriccin del tipo antes de (no comenzar antes de, no finalizar antes
de)
cons- Restriccin del tipo despus de (no comenzar despus de, no finalizar
despus de) Restriccin del tipo comenzar el Restriccin del tipo debe (debe comenzar el, debe finalizar el)
Mandatory Expected nish Float traint

d)
fi- Fecha de trmino esperada cons- Restriccin de holgura cero (libre o total). Una actividad con holgura libre igual a cero es del tipo lo ms tarde posible (ALAP, As Late As Possible)
Formulario de Costos (Cost form)

Este formulario se utiliza para actualizar los datos de recursos y costos. El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:
Columna
Descripcin Nombre del recurso seleccionado Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si existe) Seala el costo presupuestado para el recurso
Resource Cost Acct/Category Driving Curve Budgeted cost
Actual this peri- Seala el costo real del perodo (desde la ltima fecha de acod tualizacin) Actual to date
Seala el costo real a la fecha de actualizacin zado
Percent expended Seala el porcentaje de recurso (en trminos de costo) utiliPercent complete Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades)
utilizado
Earned value
Seala el costo correspondiente al porcentaje completado multiplicado por el costo presupuestado

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Cost to complete At completion Variance
Seala el costo estimado (predicho) necesario para completar la actividad Seala el costo total predicho para la finalizacin de la actividad Seala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost) y lo predicho (At completion)
e)
Formulario de Items de Datos Personalizados (Custom Data Items form)

Este formulario despliega los valores vigentes para cada tem de dato (nombre del campo y valor) asociado a la actividad seleccionada. Es posible intercambiar la visualizacin de los datos de actividades (Activity data) y recursos (Resource data).
f)
Formulario de Fechas (Dates form)

Este formulario muestra las fechas de comienzo (start) y trmino (finish) prximas (early) y tardas (late) actuales (current) y programadas (target). Las fechas se despliegan en formato estndar (calendario) y como nmero del perodo laboral (workperiod numbers) o das hbiles. Es posible registrar el avance (progreso) de una actividad actualizando las fechas correspondientes. El campo Suspend se utiliza para una actividad ya iniciada pero interrumpida (la fecha de inicio debe ser anterior a la fecha de interrupcin). La reanudacin de la tarea se ingresa en el campo Resume (la fecha de reinicio debe ser posterior a la fecha de interrupcin).
g)
Formulario de Anotaciones y Comentarios (Log form)

Este formulario acta como una agenda electrnica que permite registrar eventos y/o comentarios relevantes de una actividad, hasta un total de 99 lneas de texto. Es posible seleccionar lneas para desplegar en la grfica de barras (bar chart) o en informes impresos. Para comentarios reservados es posible esconder (mask) selectivamente el contenido de cada lnea.
h)
Formulario de Predecesores (Predecessors form)

Este formulario entrega informacin acerca de las actividades que preceden (en la relacin lgica) a la actividad seleccionada, sealando las fechas de comienzo (start) y trmino (finish) prximas (early) y tardas (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duracin original (OD) y la holgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el boton de despliegue vertical (scroll bar).
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i)
Formulario de Recursos (Resources form)

Este formulario se utiliza para asignar recursos y costos a la actividad seleccionada. El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos: Columna Descripcin Nombre del recurso seleccionado Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si existe) Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del recurso Seala el atraso y la duracin asignada del recurso Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades) utilizado actualizacin)
Resource Cost Acct/Category Driving Curve Units per {day}
Budgeted quantity Seala la cantidad presupuestada en unidades Res Lag/Duration Percent complete
Actual this period Seala la cantidad real del perodo (desde la ltima fecha de To complete At completion Variance (units)
j) Seala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la actividad Seala la cantidad total predicha para la finalizacin de la actividad Seala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado (Budgeted quantity) y lo predicho (At completion)
Formulario de Sucesores (Successors form)

Este formulario entrega informacin acerca de las actividades que suceden (en la relacin lgica) a la actividad seleccionada, sealando las fechas de comienzo (start) y trmino (finish) prximas (early) y tardas (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duracin original (OD) y la holgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el botn de despliegue vertical (scroll bar).
k)
Formulario de Cdigos WBS (WBS form)

El cuadro de dilogo de este formulario despliega el cdigo de estructura jerrquica asignado a la actividad. Para cambiar el cdigo se utiliza el botn de despliegue vertical ( scroll bar).
6.1.5.
Edicin de Actividades
Para editar (cortar, copiar y pegar) las actividades del proyecto se utiliza el comando Edit del men de comandos y los correspondientes subcomandos. P3 permite seleccionar para edicin hasta 2000 actividades simultneas (usando el comando Edit, Select All). Si se copia ms de una actividad P3 copia las relaciones lgicas existentes entre las actividades seleccionadas. Al pegar actividades, P3 despliega un cuadro de dilogo (Rename Activities) para cambiar de identificador (activity ID) a las actividades duplicadas. Las opciones de cambio o renombre son: Opcin Descripcin
Rename duplicates Copia todas las actividades con su identificador propio. Esta opcin only aparece solo cuando se copia hacia otro proyecto (incluyendo sub-
proyectos). Si existe un identificador repetido, P3 solicita el ingreso de un nuevo identificador Asigna un nuevo identificador a cada actividad. P3 muestra el identificador existente y solicita el ingreso del nuevo Especifica un prefijo o un sufijo para agregar al identificador existente Crea un nuevo identificador secuencial (de tipo alfanumrico), con incremento automtico. P3 solicita un valor base y el incremento Crea un nuevo identificador secuencial numrico, con incremento automtico. P3 solicita un valor base y el incremento
Rename all Prefix or suffix Auto-increment Arithmetic add
Cuando se copia y pega actividades en otro proyecto, P3 mantiene los datos de las actividades originales, tales como: identificador, ttulo, duraciones, porcentaje completado, holgura, anotaciones y comentarios, recursos y costos (con su correspondiente diccionario), restricciones temporales e tem de datos personalizados. Si se transfiere un grupo de actividades, P3 conserva las relaciones lgicas existentes entre ellas. En el caso de copiar y pegar actividades hacia un nuevo proyecto (proyecto anfitrin) con datos bsicos diferentes (como calendarios y diccionarios), P3 transfiere estos datos con las siguientes consideraciones: Opcin Descripcin Las actividades copiadas y el proyecto anfitrin pueden poseer diferentes unidades de planificacin. Es recomendable revisar la duracin de cada actividad y su compatibilidad con la unidad de planificacin del proyecto anfitrin. En el caso de calendarios mltiples, P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades transferidas
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Calendar data
Resource and cost P3 agrega todos los recursos contenidos en el diccionario de redata cursos al proyecto anfitrin Custom data items P3 compara las especificaciones de los datos personalizados. Si las
actividades transferidas contienen datos personalizados con nombres de campo, tipo y longitud concordantes con los del proyecto, P3 copia todos los valores de esos datos personalizados P3 mantiene la cadena de caracteres completa (64 caracteres) para cada cdigo de actividad. No obstante, las clasificaciones y ttulos del diccionario de cdigo de actividades no son transferidos P3 mantiene los valores WBS de cada actividad. No obstante, la estructura WBS (niveles y ancho en caracteres) no es transferida
Activity codes
WBS codes
6.2.
CDIGOS DE ACTIVIDAD
Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la definicin de un conjunto de cdigos estructurados en un diccionario de cdigos de actividad. De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir informes impresos y grficos basados en esta definicin. 6.2.1. Definicin de Cdigos de Actividad
Es posible definir una estructura de cdigos de actividad para clasificar las actividades en grupos especficos, tales como etapa, departamento, responsable, ubicacin o sub-contratista. Una vez definida la estructura, se asignan los valores a las actividades. 6.2.1.1. Creacin de una estructura
Una estructura de cdigos de actividad (activity-code structure) consiste en una clasificacin, la cual emplea valores especficos con un ttulo identificador propio, el cual puede aparecer en diagramas (layouts), informes impresos y grficos. P3 permite crear hasta 20 clasificaciones, cada una de ellas con un nmero ilimitado de valores. Cada valor puede tener un ttulo descriptivo (opcional). Para ello se debe escoger
Define, Activity Codes

El cuadro de dilogo que aparece (Activity Codes Dictionary) consta de dos secciones: clasificaciones y valores y ttulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar la estructura creada.
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a)
Seccin de Clasificaciones
Columna Descripcin Nmero de la clasificacin Nombre de la clasificacin (hasta 4 caracteres alfanumricos). P3 permite crear 20 clasificaciones Establece el nmero mximo de caracteres (ancho de campo) para la clasificacin. P3 permite utilizar un total de 64 caracteres para las 20 clasificaciones Nombre descriptivo de la clasificacin. Hasta 16 caracteres alfanumricos
# Name Length
Description
b)
Seccin de Valores y Ttulos

Columna Descripcin
Code Va- Nombre que identifica una subdivisin dentro de la clasificacin. Este lue valor permite seleccionar, agrupar y resumir actividades para diagramas, informes y actualizaciones ficos
Code Title Ttulo descriptivo del nombre. Aparece en diagramas, informes y grSequence
Establece el orden de aparicin de los cdigos en diagramas, informes y grficos. Pueden crearse hasta 255 valores. Si se omite la secuencia, P3 ordena los valores en orden alfanumrico (espacios, nmeros y letras)
Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:
Close
Cierra el cuadro de dilogo
Transfer ...
Copia el diccionario de cdigos de actividades de un proyecto a otro
Aliases ...
Permite crear cdigos combinados
Print ...
Imprime el diccionario de cdigos de actividades

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6.2.1.2.
Creacin de Cdigos de Actividad Estandarizados
P3 provee de cdigos de actividad estandarizados, los cuales pueden ser modificados. Para definir cdigos de actividad (ya sean propios o predefinidos) se utiliza el comando Define, Standard Activity Codes que permite definir un conjunto de hasta 20 clasificaciones. 6.2.2. Asignacin de Cdigos de Actividad.
Los cdigos de actividad permiten caracterizar individualmente cada actividad. Los valores de cada clasificacin pueden ser asignados an cuando no hayan sido creados en el respectivo diccionario. Sin embargo, es recomendable definir previamente las clasificaciones y sus valores antes de efectuar las asignaciones. El programa entrega varios mtodos para asignar los cdigos de actividad: uso de los formularios de actividades o cdigos de actividad (Activity form o Activity Codes form, respectivamente), uso de la tabla de actividades (Activity table), comando Global change. 6.2.2.1. Uso de formularios
A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede asignar los valores de cada clasificacin directamente en cada campo del formulario (ubicados en la ltima lnea). Es posible visualizar los valores disponibles para cada clasificacin empleando el botn de despliegue vertical (scroll bar). Para efectuar la asignacin por medio del formulario de cdigos (Activity Codes form) se debe utilizar el comando Display, Activity Detail, Codes. 6.2.2.2. Uso de la tabla de actividades
La tabla de actividades (Activity table) permite mostrar una lista de actividades en formato de planilla. Se debe especificar una columna que contenga el campo cdigo de actividad. Para personalizar la tabla de actividades se usa el comando Format, Columns que permite definir las columnas mostradas. Es posible asignar cdigos a un rango de actividades seleccionadas. Para ello se usa el comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda -campo de cdigo de actividad- de la actividad de origen. 6.2.2.3. Uso del comando Global change
Este comando provee un mtodo rpido para asignar cdigos de actividad a un gran grupo de actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.
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6.2.2.4.
Modificacin de clasificaciones y valores
Para insertar nuevas clasificaciones y/o valores se utiliza el cuadro de dilogo, seleccionando la correspondiente columna. 6.2.3. Subdivisin de Identificadores de Actividad
El identificador de actividad (activity ID) puede ser dividido en secciones, dando a cada una de ellas un significado. Una buena estructuracin de este identificador permite aumentar la potencialidad de organizar, seleccionar y resumir actividades. Para ello debe seleccionarse la opcin identificador de actividad (activity ID) en el cuadro de dilogo diccionario de cdigos de actividad (Activity Codes Dictionary). Ntese que esta opcin es excluyente con la opcin cdigos de actividad (Activity codes) y alias (Alias). El identificador de actividad se establece de igual forma que los cdigos de actividad (vase el punto 2.1.1.), pudiendo contener hasta 10 caracteres alfanumricos. Es posible dividir el identificador en un mximo de 4 clasificaciones. Si el identificador definido es de contenido numrico, P3 ajusta los valores hacia la derecha en el despliegue (esto tiene relevancia al ordenar y seleccionar por este identificador).
6.3.
CDIGOS DE ESTRUCTURA LABORAL JERRQUICA (WBS)
Corresponde a la jerarqua o subdivisin laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para llevar a cabo el proyecto. El cdigo WBS representa una estructura en niveles de detalle del trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y ste a su vez dividido en elementos de trabajo identificables. 6.3.1. Planificacin y Anlisis de los componentes del proyecto
En una primera etapa es recomendable definir un proyecto a partir de sus componentes, empleando los cdigos y ttulos del diccionario WBS. Una metodologa a seguir consiste en listar los componentes principales del proyecto (o subproyectos). Luego dividir estos componentes principales en otros ms pequeos (o grupo de actividades). Se debe utilizar un esquema de codificacin que represente adecuadamente las relaciones existentes entre los niveles as definidos, separando cada subnivel con un caracter (por ejemplo, un punto). Se crea una estructura de rbol, donde cada rama es representada por un cdigo. Los niveles dependientes de una rama contienen el cdigo raz ms el cdigo propio del nivel. 6.3.1.1. Organizacin de actividades con cdigos WBS
Es posible crear vistas (outline) del proyecto basadas en su estructura WBS. Las actividades con igual cdigo WBS aparecen agrupadas. P3 puede asignar este cdigo en forma automtica al crear una nueva actividad dentro de una agrupacin. Esta forma de organizacin facilita el anlisis de la programacin del trabajo y su presupuesto.
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6.3.1.2.
Impresin de la vista
Para imprimir las vistas desde la carta grfica (Bar chart) se emplea el comando File, Print. Para visualizar la impresin se utiliza File, Print Preview. 6.3.2. Construccin del WBS
Cuando se crea un proyecto, el diccionario WBS (Dictionary WBS) est predefinido conteniendo un nivel de 10 caracteres. Para modificar esta estructura estndar se debe escoger
Define, WBS Dictionary

y luego Structure. El cuadro de dilogo que aparece (Work Breakdown Structure) permite establecer hasta 20 niveles (level) usando un total (ancho de campo) de 48 caracteres alfanumricos, aunque cada nivel no puede exceder de 10 caracteres. Adems, debe especificarse el separador de niveles (un caracter ASCII imprimible). El caracter . (punto) se utiliza por defecto. Si se borra un nivel de la estructura, P3 borra todos los cdigos y ttulos del nivel y de los correspondientes subniveles. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin efectuar cambios
Structure ...
Permite modificar la estructura WBS
Copy ...
Permite crear estructuras de niveles y subniveles
Transfer ...
Copia el diccionario WBS de un proyecto a otro
Print ... 6.3.2.1.
Imprime el diccionario WBS Diagramacin del WBS
Para crear los cdigos y ttulos asociados a la estructura WBS se utiliza el cuadro de dilogo WBS (WBS Dictionary). A medida que se agregan cdigos, P3 automticamente inserta cada nuevo cdigo en la ubicacin respectiva dentro de la estructura. Es posible ingresar cualquier caracter alfanumrico como parte del cdigo (con excepcin de un asterisco). No es posible emplear un espacio como primer caracter del primer nivel.
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6.3.2.2.
Copia de ramas de WBS
Para crear una estructura general en forma rpida, es posible efectuar copias de niveles y subniveles (ramas). Para ello se selecciona el comando Copy del cuadro de dilogo WBS. En el subcuadro de dilogo que se abre (Define a Unique WBS Code) se debe confirmar el nuevo cdigo. Todos los subniveles del nivel de origen se trasladan como subniveles al nivel copiado. 6.3.2.3. Transferencia del Diccionario WBS
Es posible copiar el diccionario WBS desde un proyecto hasta el proyecto activo. Para ello se selecciona el botn Transfer del cuadro de dilogo WBS. La estructura transferida reemplaza a la existente en el proyecto activo. 6.3.2.4. Impresin del Diccionario WBS
Es posible efectuar una impresin del diccionario WBS (con visualizacin previa, impresin directa o copia hacia un archivo). Para ello se selecciona el botn Print del cuadro de dilogo WBS. 6.3.3. Asignacin de Cdigos WBS a las Actividades
El programa entrega varios mtodos para asignar los cdigos WBS a las actividades: asignacin directa mientras se agregan actividades al cuadro de dilogo de diagramacin (WBS outline), uso de los formularios de actividades o cdigos WBS (Activity form o WBS form, respectivamente), uso del comando Copy Cell en la tabla de actividades, traslado de actividades entre diferentes agrupaciones (segn cdigo WBS) mediante la tcnica drag & drop, comando Global change. 6.3.3.1. Cuadro de dilogo de diagramacin
P3 puede asignar los cdigos WBS mientras se construye el proyecto. Primero se debe crear la estructura WBS, cdigos y ttulos y luego desplegar el cuadro de dilogo de diagramacin empleando el comando Format, Organize. Una vez abierto el cuadro, seleccionar la opcin Outline. Este cuadro presenta los siguientes datos: Columna Descripcin Campo clave para la primera clasificacin Opcin de datos agrupados Tipo de ordenamiento Establece salto de pgina Tipografa para el ttulo Color de fondo Color del texto
Order by Group Order Skip Page Title Font Bkgd Text
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Las actividades que no estn clasificadas segn un cdigo WBS aparecen agrupadas al final del diagrama, bajo el ttulo de uncategorized. Si se est creando un nuevo proyecto -y an no se ingresan actividades- P3 despliega solamente el diagrama general de la estructura WBS. Al agregar actividades al proyecto ubicndolas dentro del diagrama P3 crea los cdigos WBS respectivos. Para ello se selecciona el nivel WBS de la actividad a ingresar y se emplea el comando Edit,
Add.
6.3.3.2.
Uso de formularios
Si las actividades no estn organizadas segn el diagrama WBS, el cdigo WBS se puede ingresar mediante el formulario de actividades (Activity form). En la ltima lnea del formulario aparece el campo WBS, en el cual se ingresa la clasificacin de la actividad. Si el cdigo no existe, P3 lo crea. Para utilizar el formulario WBS (WBS form) se selecciona el botn WBS del formulario de actividades. Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn derecho del mouse o mediante la combinacin de teclas CTL+W. 6.3.3.3. Copia de los cdigos WBS
Es posible asignar el mismo cdigo WBS a varias actividades. Para ello se usa el comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda -campo de cdigo WBS- de la actividad de origen. 6.3.3.4. Traslado de actividades
Es posible asignar los cdigos WBS mediante el traslado de actividades de una agrupacin a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto (drag & drop) basta con posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botn del mouse para arrastrar (drag) la actividad y dejarla caer (drop) en su nueva ubicacin soltando el botn. P3 asigna automticamente el nuevo valor del cdigo WBS. 6.3.3.5. Uso del comando Global change
Este comando provee un mtodo rpido para asignar cdigos WBS a un gran grupo de actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.
6.4.
CALENDARIOS
Los calendarios definen los perodos laborales del proyecto, as como la longitud de la semana laboral (total de das hbiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los calendarios del proyecto, stos se asignan a las actividades para controlar la programacin de fechas y modelar situaciones especficas.
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6.4.1.
Definicin de Calendarios
P3 permite establecer hasta 31 calendarios de proyecto para modelar las diferentes modalidades de trabajo. Por defecto, P3 provee de un calendario global ( global calendar) y un calendario del proyecto (calendar 1). El calendario global define los feriados y otros perodos no laborales, los cuales se aplican a todo el proyecto. Adems entrega informacin relativa a la fechas de inicio y/o trmino del proyecto. El calendario 1 (que inicialmente es una copia del calendario global) se utiliza para ser asignado a las actividades. En un proyecto con unidad de planificacin de das (daily project), este calendario define una semana laboral de 5 das hbiles corridos, comenzando el da lunes (modificable). Para proyectos con nivel de precisin de horas, semanas o meses, este calendario emplea un perodo laboral (worktime) contnuo (24 horas al da, 7 das a la semana). Todos los calendarios del proyecto utilizan la unidad de planificacin del proyecto (horas, das, semanas o meses). Por defecto, P3 utiliza el da como unidad de planificacin. Para crear y modificar calendarios se debe escoger
Define, Calendars
El cuadro de dilogo que aparece (Project Calendar) despliega el calendario 1, posicionado en el mes correspondiente a la fecha de inicio del proyecto (project start date). Los das no laborables (nonworkdays) se despliegan achurados. Los das feriados (definidos en el calendario global) se indican mediante una letra G (global holiday). Los das feriados que se repiten ao tras ao (es decir, puede cambiar el da pero no el nmero) se indican mediante una letra R (repeating holiday). Si el proyecto es programado a nivel de horas, el calendario muestra las 24 horas diarias (de 00:00 a 23:59 horas). Las horas no laborables se despliegan achuradas. Por defecto, el calendario 1 establece un horario contnuo de trabajo (24 horas diarias). Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Close Cierra el cuadro de dilogo sin efectuar cambios
Add ...
Permite crear nuevos calendarios
Delete ...
Permite borrar un calendario
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Transfer ...
Copia el calendario de un proyecto a otro
Holidays ...
Permite crear das feriados (no laborables)
Standard ...
Permite modificar variables generales
Print ...
Imprime el calendario activo
6.4.1.1.
Desplazamiento temporal
El cuadro de dilogo del calendario despliega un mes cada vez. Para desplazarse a lo largo del calendario se emplea el mouse o las teclas de desplazamiento (scroll keys). La tabla siguiente describe las formas de desplazamiento: Desplazamiento Mouse Teclado Flechas
Da a da / hora a Seleccionar da u hora hora Mes a mes Ao a ao 6.4.1.2. Uso del Calendario Global Barras de (scrolling)
desplazamiento PgUp o PgDn Ctl+PgUp o Ctl+PgDn
Este calendario se utiliza para establecer los feriados (holidays) y perodos no laborables (nonworkperiods) del proyecto, en especial si se planea utilizar ms de un calendario. P3 aplica estos perodos no laborables en todos los calendarios del proyecto. En el cuadro de dilogo de calendario se debe escoger Global Calendar en el campo calendario (por defecto, P3 siempre muestra el calendario 1). En el caso de proyectos con unidad de tiempo hora, el calendario global permite establecer los horarios (dentro del da) no laborables de todo el proyecto. Para revisar la definicin del calendario se emplea el botn Standard del cuadro de dilogo. El subcuadro de dilogo de definicin (Standard Global Information) muestra el da de inicio de la semana (Week starts on), la unidad de planificacin del proyecto (Planning unit), la fecha de inicio del calendario (Calendar start), la fecha actual (Data date) y las fechas de inicio (Start date) y trmino (Finish date) del proyecto. Ntese que la unidad de planificacin del proyecto no puede ser modificada (se define al crear el proyecto).
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Para proyectos diarios y semanales, P3 utiliza el da de inicio de la semana para generar informes en una escala de tiempo semanal, y determinar cundo ocurre el fin de semana ( weekends). Adems, para proyectos semanales este da determina el comienzo de cada perodo laboral. En proyectos mensuales el da de inicio de la semana no tiene efecto. La fecha de inicio del calendario (calendar start field) establece la fecha de inicio de todos los calendarios del proyecto. Por defecto, P3 utiliza como fecha de inicio del calendario global el mes anterior a la fecha de inicio del proyecto (project start date) para proyectos a nivel de horas; el ao anterior para proyectos diarios; 4 aos antes para proyectos semanales; y 12 aos antes para proyectos mensuales. Si se modifica este dato, debe cautelarse que la fecha de inicio del calendario debe ser anterior a la fecha de inicio del proyecto. El campo opcional fecha de trmino (finish date) del proyecto acta como una restriccin temporal del tipo No finalizar despus de. Para proyectos diarios el cuadro de dilogo del calendario (Standard Global Information) permite establecer una convencin para los das feriados que ocurren en fin de semana. Es posible mover los feriados de fin de semana para el siguiente da laboral o hbil, transformndolo en da feriado (no laborable). 6.4.1.3. Definicin de turnos
Es posible definir hasta 6 turnos diarios (shifts) para proyectos con unidad de planificacin a nivel de horas. Es recomendable establecer turnos cuando existen recursos limitados. Sin embargo, P3 no utiliza los turnos en los clculos de programacin de actividades (es decir, las actividades comienzan segn su ubicacin en el proyecto y no -necesariamente- al comenzar el turno; de igual forma, finalizan segn su duracin y no -necesariamente- al finalizar el turno). El producto del nmero de turnos por el nmero de horas por turno no puede exceder de 24 horas.
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6.4.2.
Edicin de Calendarios
P3 genera el calendario 1 en forma automtica al crear un proyecto. Este calendario puede ser modificado pero no borrado. 6.4.2.1. Creacin de calendarios
Para crear un nuevo calendario en el proyecto se debe seleccionar el botn Add del cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de creacin (Add Calendar) solicita el ingreso de un identificador del calendario (Calendar ID) y su ttulo (Title). Es recomendable utilizar identificadores secuenciales e ingresar un ttulo representativo del calendario. El calendario creado especifica una semana laboral (workweek) de 7 das. 6.4.2.2. Definicin de la semana laboral
Para definir la semana laboral del calendario se emplea el botn Standard del cuadro de dilogo de calendario. Para proyectos con unidad de planificacin a nivel de horas debe definirse las horas de inicio y trmino de cada da de la semana (P3 considera un horario continuado de 00:00 a 23:59 horas cada da). Los calendarios para proyectos semanales o mensuales utilizan el mismo formato (semanas y meses con disponibilidad laboral contnua, respectivamente). El definir un da como no laborable indica que la semana (o el mes, segn la unidad de planificacin) es no laborable. En un calendario de proyecto diario se debe seleccionar el botn Standard del cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de definicin (Standard Daily Information) permite definir los das hbiles (workdays). En un calendario de proyecto a nivel de horas se debe seleccionar el botn Standard del cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de definicin (Standard Hourly Information) permite definir las horas de inicio (starting time) y trmino (ending time) para cada da. Para definir como no laborable un da completo se debe ingresar la hora 00:00 para ambos campos. P3 permite ingresar horario de inicio y trmino entre dos das (por ejemplo, comenzar a las 23:00 y finalizar a las 06:59 horas). 6.4.2.3. Asignacin de calendarios a actividades
P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades, a menos que se creen nuevos calendarios y stos sean expresamente asignados a las actividades. La asignacin de calendarios debe efectuarse antes de programar el proyecto. La asignacin de calendarios puede realizarse por medio del formulario de actividades (Activity form), de la tabla de actividades (Activity table) o copiando calendarios de una actividad a otra(s):
a)
Formulario de actividades
Desplegar el formulario apuntando a una actividad con el mouse o empleando el comando Display, Activity form. En el campo de calendario (Cal) seleccionar el identificador del calendario a asignar.
b)
Tabla de actividades
Agregar el campo identificador de calendarios (Calendar ID) como una columna de la tabla empleando el comando Format, Columns. Editar el campo de calendario (con la tecla F2) y seleccionar el identificador del calendario a asignar.
c)
Copia de calendarios
En la tabla de actividades seleccionar la celda del campo identificador a copiar. Seleccionar las actividades receptoras de la copia. Emplear el comando Edit, Copy Cell. 6.4.2.4. Reasignacin de calendarios
Un mtodo rpido para reasignar calendarios en forma masiva consiste en agrupar las actividades por identificador de calendario (calendar ID), empleando para ello el comando Format, Organize. Es posible asignar los calendarios mediante el traslado de actividades de una agrupacin a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto (drag & drop) basta con posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botn del mouse para arrastrar ( drag) la actividad y dejarla caer (drop) en su nueva ubicacin soltando el botn. P3 asigna automticamente el nuevo calendario. Mediante el comando Calculate, Global change es posible asignar calendarios a un gran grupo de actividades, utilizando sentencias lgicas selectivas del tipo If:Then:Else. 6.4.2.5. Borrado de calendarios
P3 permite borrar los calendarios de un proyecto, con excepcin del calendario global y el calendario 1. Previo al borrado de un calendario debe cautelarse que no existen actividades asociadas al calendario. Si se re-programa un proyecto con actividades no asociadas a un calendario (debido a la eliminacin de ste), P3 asigna el calendario 1 a tales actividades. Para borrar un calendario en el proyecto se seleccionar el calendario y luego escoger el botn Delete del cuadro de dilogo de calendario. 6.4.3. Definicin de perodos no laborables y excepciones.
Despus de crear o modificar calendarios y establecer las semanas laborales (workweek), es posible definir los perodos no laborables (nonworkperiods). Estos perodos corresponden a las tiempos no trabajados (y por lo tanto no considerados en la programacin del proyecto), tales como feriados, vacaciones u otras fechas especiales. En los perodos no laborables P3 no programa actividades ni asigna recursos.
Tambin es posible establecer excepciones (exceptions), que corresponden a tiempos que regularmente son perodos no laborables pero que -excepcionalmente- deben ser considerados como hbiles. Por ejemplo, si se ha definido el da domingo como no laborable, P3 puede considerar excepcionalmente- el domingo 23 como un da laborable. Lo definido en el calendario global se aplica a todo el proyecto; en cambio, lo definido en cada calendario es aplicable solamente a aqullas actividades asignadas al respectivo calendario. Para definir perodos no laborables se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro de dilogo de calendario y marcar el perodo de tiempo a definir. Luego, se escoge alternativamente- los botones Work (laborable) o Nonwork (no laborable). Es posible seleccionar un rango o perodo de tiempo arrastrando el mouse desde la fecha inicial hasta la fecha final del perodo a definir. Para seleccionar una columna de das (por ejemplo, todos los das jueves del mes) se debe seleccionar con el mouse el nombre del da (THU por Thuesday, en este caso). Para especificar una excepcin se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro de dilogo de calendario y marcar el perodo de tiempo (que corresponde a un perodo no laboral o nonworkday) a definir como excepcin (exception), el cual puede ser un da o un rango de horas. Para seleccionar perodos de tiempo no consecutivos se utiliza la tecla <CTL> junto con el botn izquierdo del mouse. 6.4.3.1. Cuadro de dilogo de feriados
Para revisar los perodos no laborables, feriados y excepciones de un calendario se emplea el botn Holidays del cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de feriados (Holidays List) muestra dos secciones en las cuales se listan los perodos no laborables (nonworkperiods) y las excepciones (exceptions) del calendario seleccionado. Estas secciones presentan los siguientes datos: Columna Descripcin Fecha u hora de inicio del perodo no laborable o excepcin Fecha u hora de trmino para perodos consecutivos Seala si existe repeticin aos tras ao
Start End Repeating
P3 permite definir perodos no laborables y excepciones directamente en este cuadro de dilogo. Para agregar un perodo especfico (hora, da, semana, mes) se debe seleccionar el signo + (suma) en la lnea de edicin. El perodo se escoge con la barra de desplazamiento (scroll bar). Para eliminar un perodo no laborable o excepcin se utiliza el signo - (menos), previa seleccin del perodo en cuestin.
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6.4.3.2.
Proyectos con unidad de tiempo hora
Cuando se ingresa la hora de inicio (start) o trmino (end) de un perodo no laboral o excepcin, P3 acepta solamente valores enteros (de 00:00 a 23:59). Si se ingresa el valor 11:00 como fin del perodo, P3 entiende este valor como 10:59. 6.4.3.3. Proyectos con unidad de tiempo da
Los perodos no laborables o excepciones se ingresan de acuerdo al formato de fecha definido (mediante el comando Format, Dates). 6.4.3.4. Proyectos con unidad de tiempo semana o mes
Al seleccionar el inicio de un perodo no laborable o excepcin (utilizando el formato de fecha definido para el proyecto), P3 automticamente coloca el inicio del perodo (semana o mes, segn corresponda), an cuando se haya especificado un da en particular. Esto se debe a que la unidad de tiempo mnima considerada es una semana o un mes, respectivamente. El trmino del correspondiente perodo (semana omes completo) aparece directamente. 6.4.4. Impresin de Calendarios
Es posible producir un informe resumido (summary) basado en todos los calendarios del proyecto o bien un informe detallado (detailed) empleando el calendario activo. Para ello se debe seleccionar el botn Print del cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de impresin (Print) solicita definir el estilo (Style) del informe (resumido o detallado), rango de fecha (Span) a cubrir y la tipografa (Font). La impresora a utilizar corresponde a la seleccionada con el comando File, Print Setup.
6.5.
RECURSOS Y COSTOS
El control efectivo de un proyecto integra informacin acerca de la programacin, recursos y costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a cada actividad o tarea definida. 6.5.1. Definicin de recursos
Los recursos necesarios para desarrollar un proyecto pueden ser trabajadores, maquinarias, materiales o capital. Estos se definen en un diccionario de recursos (Resource Dictionary). Para ello se debe escoger:
Define, Resources
El cuadro de dilogo del diccionario de recursos consta de tres secciones: recursos, lmites y precios. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar cada recurso creado.
a)
Seccin de Recursos
Columna Descripcin Nombre del recurso (hasta 8 caracteres). P3 ordena los recursos en orden alfanumrico. Este identificador es obligatorio Define la unidad de medida del recurso. P3 no utiliza esta unidad de medida para el clculo de uso del recurso Establece si el recurso controla y determina la duracin de cada actividad a la cual es asignado Nombre descriptivo del recurso. Opcional
Resource Units Driving Description

b)
Seccin de Lmites
Columna Descripcin Corresponde a la disponibilidad normal del recurso -en trminos cuantitativos- medida como unidades del recurso por unidad de tiempo (de acuerdo a la unidad de planificacin). P3 valida el rango 0 < normal < 32.600
Normal
Max (maxi- Define la disponibilidad mxima del recurso por unidad de tiempo. P3 mun) valida max > normal Through
Establece los perodos en los cuales existe la disponibilidad normal y mxima
Si las columnas normal y max se dejan en blanco, el recurso se entiende como ilimitado. Si se desea nivelar recursos es preciso definir los valores normal y max. La fecha ingresada en la columna through seala el inicio del perodo de restriccin. Si se deja en blanco, P3 asume que los lmites de disponibilidad se aplican para el resto del proyecto. En proyectos con unidad de planificacin a nivel de horas, la disponibilidad de recursos puede ser establecida por turnos (shifts). c)
Seccin de Precios
Columna Descripcin Define el precio del recurso por unidad Establece los perodos en los cuales se aplica el precio
Price/Unit Through
La fecha ingresada en la columna through seala el inicio del perodo del precio unitario. P3 permite hasta 6 perodos sucesivos. Si se deja en blanco, P3 asume que el precio unitario se aplica para el resto del proyecto. Adems, el cuadro de dilogo del diccionario de recursos contiene los siguientes botones:
Close
Cierra el cuadro de dilogo
Transfer ...
Copia el diccionario de recursos de un proyecto a otro
Calculate
Calcula los costos asociados a las actividades que utilizan el recurso seleccionado
Close Out
Realiza un seguimiento de cantidades y costos por perodos. Al finalizar un perodo, esta opcin iguala todos los valores a cero
Print ...
Imprime la lista de recursos definidos para el proyecto
Es posible definir recurso genrico (hierarchical resource) mediante la utilizacin de un asterisco (*) en el nombre del recurso. Esta definicin permite agrupar recursos de modo tal que se intercambien al efectuar una nivelacin. Un recurso genrico puede tener lmites de disponibilidad por unidad de tiempo. Si un recurso includo en el recurso genrico es ilimitado, el recurso genrico se entiende como ilimitado. 6.5.2. Estimacin de Costos
Una vez que se asignan los recursos del proyecto, es posible estimar los costos del mismo (presupuesto). Los costos estn asociados al nivel de desarrollo o avance de cada actividad o tarea. Para llevar un adecuado control de los costos se puede definir una contabilizacin de costos ( cost accounts). Esta estructura consiste en un cdigo de costo (1 caracter) y nmero de cuenta (11 caracteres) definida en un diccionario de contabilizacin de costos (Cost Accounts Dictionary). Para ello se debe escoger:
Define, Cost Accounts

El cuadro de dilogo del diccionario de contabilizacin de costos consta de dos secciones: categoras y ttulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar la estructura creada. a)
Seccin de Categoras
Columna Descripcin Cdigo de 1 caracter alfanumrico que describe el tipo de costo (mano de obra, materiales, maquinarias). Es posible definir hasta 36 categoras. Nombre descriptivo de la categora
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Code
Category Title
b)
Seccin de Ttulos
Columna Descripcin Cdigo de hasta 11 caracteres alfanumricos que identifica el nmero de la cuenta de la contabilizacin de costos Nombre descriptivo de la cuenta contable
Account # Account Title
Adems, el cuadro de dilogo del diccionario de contabilizacin de costos contiene los siguientes botones: OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios
Cancel
Cierra el cuadro de dilogo sin actualizar los cambios
Transfer ...
Copia el diccionario de contabilizacin de costos de un proyecto a otro
Print ...
Imprime la lista de cuentas del diccionario de contabilizacin de costos Utilizacin de Curvas de Distribucin
6.5.3.
La distribucin de recursos y costos se efecta en forma proporcional (distribucin lineal o uniforme) a lo largo de la actividad. Sin embargo, no siempre los recursos pueden ser aplicados en forma uniforme o los costos son constantes para cada da del proyecto. Cuando los recursos/costos no pueden ser aplicados en forma uniforme se utiliza curvas -provistas por el programa- que caracterizan mejor la distribucin de recursos y costos. Para ello se debe escoger:
Define, Resource Curves

El cuadro de dilogo de las curvas de distribucin de recursos/costos ( Resource/Cost Distribution Curves) consta de dos secciones: curvas de recursos y grfica de la distribucin. a)
Seccin Curvas de Recursos

Columna Descripcin Cdigo de 1 caracter hexadecimal (0 a F) que identifica el tipo de curva. P3 entrega 10 curvas predefinidas y permite crear hasta 50 nuevas curvas. Es posible utilizar hasta 16 curvas simultneamente Nombre descriptivo de la curva
Designator
Title
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b)
Seccin Grfica de la Distribucin

Es posible editar las curvas predefinidas o crear otras nuevas mediante la edicin de las barras porcentuales o cuadros de porcentaje. Ntese que la curva se divide en 11 intervalos. Adems, el cuadro de dilogo de las curvas de distribucin de recursos/costos contiene los siguientes botones: OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios
Cancel
Restore
Restablece la curva de distribucin original sin modificaciones
Prorate
Recalcula la curva de distribucin editada, ajustando la sumatoria de las barras porcentuales a 100%
Template
Carga una curva de distribucin predefinida
Display
Despliega las curvas de distribucin vigentes (4 por pantalla)
Las curvas de distribucin se asignan en el formulario de recursos (Resources Form) o en la tabla de actividades (Activity table). Estas curvas slo son aplicables para recursos que no alteran la duracin de una actividad (nondriving resource). Al aplicar una curva de distribucin, las unidades del recurso utilizadas por unidad de tiempo se calcula segn: Units/Timeperiod = Estimate to Complete the Interval / Duration of Interval El programa utiliza la curva de distribucin para calcular datos reales . De esta forma, para una actividad con fecha de inicio real (actual start date), la duracin total de la actividad se calcula segn: Total Duration = Actual Duration + Remaining Duration
El porcentaje de duracin completado se determina segn: Percent Duration Completed = (Actual Duration / Total Duration) * 100
Para obtener la cantidad del recurso real utilizada a la fecha (actual-to-date quantity) se tiene: Actual to Date = Percent of Cumulative Use * Budget 6.5.4. Asignacin de Recursos y Costos
El programa permite realizar un seguimiento de diferentes temes de costos, tales como costo presupuestado (budgeted cost), costo para completar la actividad (cost to complete), costo al completar la actividad (cost at completion), costo real a la fecha (actual cost to date), costo real del perodo (actual cost this period) y costo presupuestado del trabajo efectuado (earned value). Para configurar el nivel de detalle de la contabilizacin de costos (nmero de posiciones decimales) se debe escoger el cuadro de dilogo de clculo de valor ganado (Earned Value Calculations). El programa entrega varios mtodos para asignar los recursos y la contabilizacin de costos a las actividades: uso de formularios (forms), comando de edicin y asignacin de recursos, comando Global change. 6.5.4.1. Uso de formularios (Detail Forms)
A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede escoger los formularios de recursos (Resource form), presupuesto resumido (Budget Summary form) o costos (Cost form). Al escoger Detail form, Resource, el cuadro de dilogo de recursos despliega los siguientes datos: Columna Descripcin Nombre del recurso seleccionado Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si existe) recurso
Resource Cost Acct/Category Driving Curve
Units per {day} Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del Budgeted quan- Seala la cantidad presupuestada en unidades tity Res Lag/Duration Percent plete
Seala el atraso y la duracin asignada del recurso
com- Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades) utilizado
Actual this pe- Seala la cantidad real del perodo (desde la ltima fecha de acCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 66 de 180
riod To complete At completion
tualizacin) Seala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la actividad Seala la cantidad total predicha para la finalizacin de la actividad
Variance (units) Seala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado (Budgeted quantity) y lo predicho (At completion)
El programa realiza el clculo de las variables To complete y At completion segn: Quantity to Complete = Units/Timeperiod * Remaining Duration
Quantity at Completion = Actual Quantity to Date + Quantity to Complete Al escoger Detail form, Cost, el cuadro de dilogo de costos despliega los siguientes datos: Columna Descripcin Nombre del recurso seleccionado Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si existe) Seala el costo presupuestado para el recurso
Resource Cost Acct/Category Driving Curve Budgeted cost
Actual this pe- Seala el costo real del perodo (desde la ltima fecha de actualiriod zacin) Actual to date
Seala el costo real a la fecha de actualizacin
Percent expen- Seala el porcentaje de recurso (en trminos de costo) utilizado ded Percent plete com- Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades) utilizado Seala el costo correspondiente al porcentaje completado multiplicado por el costo presupuestado actividad
Earned value Cost to plete Variance
com- Seala el costo estimado (predicho) necesario para completar la

Seala el costo total predicho para la finalizacin de la actividad Seala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost) y lo predicho (At completion)
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At completion
Al escoger Detail form, Budget Summary, el cuadro de dilogo de presupuesto entrega informacin resumida (en dos cuadros) identificando el recurso a asignar y despliega datos de cantidades y costos asociados al recurso seleccionado (primeras dos columnas) y al total de los recursos asignados a la actividad (ltimas dos columnas), con la siguiente estructura: Columna Descripcin Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas para el recurso seleccionado Seala el atraso y la duracin asignada del recurso
Units per {day} Res Lag/Duration
% Comple- Seala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y gastado te/Expended (costo del recurso) para el recurso seleccionado y el total Budgeted amount Seala la cantidad presupuestada en unidades y costos Scheduled budg- Seala el presupuesto original programado et Earned value Actual to date To complete At completion Variance
6.5.4.2. Seala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje completado multiplicado por las cantidades y gastos presupuestados Seala las cantidades y gastos reales a la fecha Seala las cantidades y gastos estimados (predichos) necesarios para completar la actividad Seala las cantidades y gastos totales predichos para la finalizacin de la actividad Seala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo predicho (At completion) Uso de la tabla de actividades (Activity table)
Para asignar recursos y costos desde la tabla de actividades se utiliza el comando Edit, Assign Resource. 6.5.4.3. Uso del comando Global change
Este comando provee un mtodo rpido para asignar recursos a un gran grupo de actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.
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6.5.5.
Seguimiento de Recursos y Costos
El programa permite realizar seguimiento y anlisis de recursos y costos por varios mtodos: en la tabla de actividades (Activity table), desplegando tablas (resource/cost table) o grficos (resource/cost profile) de uso de recursos y costos por unidad de tiempo, acumulado o valor mximo (peak), en los formularios de presupuesto resumido (Budget Summary form) o costos (Cost form), informes impresos (Tabular Reports and Graphics) organizado por actividad -para un anlisis detallado. El programa calcula en forma automtica (segn ciertas reglas de clculo) los costos estimados a partir de las cantidades y precio unitarios ingresadas en la tabla de actividades o el formulario de recursos. De esta forma, P3 utiliza las siguientes frmulas de clculo Budgeted Cost = Budgeted quantity * Price/Unit
Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit
Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit
Cost at Completion = Actual Cost + Cost to Complete Estos clculos pueden ser modificados cambiando las reglas de clculo automtico de costos ( Autocost rules) o bien sobre-escribiendo directamente por medio del ingreso directo de datos. El porcentaje gastado (percent expended) refleja la proporcin del costo presupuestado que ha sido gastado, de la forma Percent Expended = Actual to Date / Budgeted cost 6.5.5.1. Parmetros de seguimiento
A objeto de seguir adecuadamente el progreso de un proyecto se han definido diversos parmetros que permiten visualizar el cumplimiento de lo proyectado (el tiempo programado y el costo presupuestado). La tabla siguiente resume los diferentes parmetros utilizados: Parmetro Descripcin
BAC (Budgeted At Com- Define el presupuesto inicial pletion) EAC (Estimated At Com- Define el presupuesto total estimado al completar una pletion) actividad iniciada ETC (Estimated To Com- Define el presupuesto estimado necesario para compleCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 69 de 180
pletion)
tar una actividad iniciada
BCWS (Budgeted Cost Define el costo presupuestado del trabajo programado. for Work Scheduled) Tambin se le conoce como Planned Effort (esfuerzo
planificado)
BCWP (Budgeted Cost Define el costo presupuestado del trabajo efectivamenfor Work Performed) te realizado. Tambin se le conoce como Earned Value
(valor ganado)
ACWP (Actual Cost for Define el costo real del trabajo efectivamente realizado. Work Performed) Tambin se le conoce como Actual to Date (real a la fecha)
SV (Schedule Variance) CV (Cost Variance) Variante

Se tienen las siguientes frmulas
Define el atraso/adelantamiento del trabajo efectivamente realizado v/s el trabajo programado Define los costos incurridos v/s el costo presupuestado para el trabajo efectivamente realizado Define la variacin final del costo v/s el presupuesto inicial
Schedule Variance = BCWP - BCWS
Cost Variance = BCWP - ACWP
Variance = BAC -EAC 6.5.5.2. Configuracin del clculo de la variable Earned Value
Para configurar la frmula de clculo del costo presupuestado para el trabajo programado y realizado (BCWS y BCWP, respectivamente) se debe escoger
Calculate, Earned Value

Para seleccionar la opcin Use target se debe haber creado un proyecto objetivo o meta (target project) con anterioridad. 6.5.6. Actualizacin de Recursos y Costos
El programa provee un conjunto de reglas de clculo de costos (Autocost Rules) que establecen diferentes frmulas de clculo de los parmetros sealados y son aplicadas cada vez que se actualizan los datos de una actividad.
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Estas reglas pueden ser modificadas en cualquier instante, aunque es recomendable mantener consistencia en su definicin a lo largo del control de un proyecto. Para visualizar y modificar las reglas se debe escoger
Calculate, Autocost
P3 proporciona una opcin por defecto (default), lo que permite restablecer las reglas de clculo mediante el comando File, Project, Calculate, Autocost, Default. Es posible crear un conjunto de reglas personalizado, el cual se puede guardar mediante un identificador. A continuacin se describen las reglas de clculo de costos. 6.5.6.1. Regla N 1. Link remaining duration and schedule percent complete
Seleccionar esta regla cuando se desea calcular el porcentaje completado (schedule percent complete) de una actividad programada al ingresar la duracin restante (remaining duration); o bien para calcular la duracin restante cuando se ingresa el porcentaje completado. Para desligar ambos elementos se debe deseleccionar la opcin (al utilizar curvas de distribucin es conveniente separar ambos conceptos). 6.5.6.2. Regla N 2. Freeze resource units per time period
Seleccionar esta regla cuando la duracin restante es cambiada, de forma tal que P3 recalcula la cantidad de recurso necesaria para completar la actividad con una tasa de ocupacin fija, segn la frmula Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration Si la regla es deseleccionada, P3 calcula la tasa de ocupacin del recurso segn Units per Timeperiod = Quantity to Complete / Remaining Duration 6.5.6.3. Regla N 3. Add actual to ETC Subtract actual from EAC
Seleccionar esta regla en modo suma (add) cuando el presupuesto total de una actividad es modificable, calculado segn Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date Si el presupuesto es fijo, seleccionar en modo resta (subtract), de manera que el presupuesto se calcula segn Estimate to Complete = Estimate at Completion - Actual to Date
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Units per Timeperiod = Estimate to Complete / Remaining Duration En este caso, a mayor gasto inicial existe un menor remanente para gasto final. Seleccionar la opcin Allow negative ETC indica que se acepta un valor negativo en el costo estimado para completar la actividad (esto significa sobrepasar el presupuesto inicial). Si no se permite valores negativos, P3 recorta el valor a cero (para resultados negativos). 6.5.6.4. Regla N 4. When quantities change, use current unit prices to recompute
Selecccionar esta regla para calcular los diferentes costos asociados a un recurso en funcin del precio unitario por la cantidad asignada, segn: Budgeted Cost = Budgeted Quantity * Price/Unit
Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit
Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit Adems, P3 calcula el costo total (estimado) a completar segn Cost at Completion = Cost to Complete + Actual Cost Esta regla se aplica slo si la cantidad de recurso para una actividad es cambiada durante la actualizacin. 6.5.6.5. Regla N 5. Use the update percent complete against budget to estimate
Al seleccionar esta regla P3 estima los costos reales segn Actual Quantity = Budgeted Quantity * Percent Complete
Actual Cost = Budgeted Cost * Percent Complete P3 efecta estos clculos cuando se modifica el presupuesto, el porcentaje completado o el porcentaje de uso del recurso. El ingreso de valores reales (actual value) sobre-escribe estos clculos. 6.5.6.6. Regla N 6. Link actual to date and actual this period
Al seleccionar esta regla, cualquier cambio en el valor real a la fecha ( actual to date) o en el valor real del perodo (actual this period), significa actualizar el otro valor, y viceversa. Si se camCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 72 de 180
bian ambos valores simultneamente, P3 no efecta clculos. 6.5.6.7. Regla N 7. Link budget to EAC for non-progressed activities
Seleccionar esta regla para establecer el presupuesto (budget) igual al valor estimado total al completar la actividad (EAC) slo si la actividad no tiene avance. Esta regla obliga a recalcular el presupuesto de la actividad (con lo cual cambia el presupuesto inicial) cada vez que se modifica el valor estimado total al completar la actividad. Una vez establecido el presupuesto de una actividad es conveniente deseleccionar esta opcin, de manera que cualquier diferencia entre los parmetros BAC y EAC de como resultado una variacin. Ntese que esta regla es unidireccional; es decir, un cambio en el presupuesto no altera el valor estimado total al completar la actividad. 6.5.6.8. Regla N 8. Calculate variance as Budget - EAC EAC - budget
Por defecto, P3 calcula la variacin como la diferencia entre el presupuesto inical ( budget) y el valor estimado total al completar la actividad (EAC). Un valor negativo para este parmetro seala que el presupuesto ha sido excedido. 6.5.6.9. a) Opciones generales. Adicionalmente, P3 ofrece dos alternativas de clculo.
Perform these calculations during each schedule computation

Esta opcin establece el clculo automtico al realizar cualquier programacin del proyecto.
b)
Apply these rules when moving from one <cell> <resource> to another
Esta opcin permite escoger el clculo de frmulas inmediatamente despus de cualquier cambio (... moving from one cell to another) o al cambiar la seleccin de un recurso (... moving from one resource to another). Cuando se actualicen varias variables es conveniente utilizar esta ltima opcin. Estas opciones se aplican en las actualizaciones de los formularios de recursos, presupuesto y costos. Cuando se actualiza por medio de la tabla de actividades, los cambios siempre se realizan celda por celda. 6.5.6.10. Estableciendo un proyecto con reglas de clculo de costos
Para actualizar en forma rpida un proyecto basta con ingresar solamente el porcentaje completado de cada actividad. Si se desea mantener un mayor control sobre la actualizacin, es posible modificar las siguientes variables: porcentaje completado, duracin restante, unidades por perodo de tiempo, real a la fecha, estimado para completar, total estimado al completar. Las siguientes ecuaciones se cumplirn siempre
Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration
Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date En el caso de existir contradicciones en el clculo de las diferentes frmulas o en el ingreso de datos, P3 establece los clculos de acuerdo a las siguientes prioridades: Prioridad 1 2 3 4 Variable Duracin restante Unidades por perodo de tiempo Cantidad real a la fecha Estimado para/al completar
En caso de conflicto, la Regla N 4 sobrepasa a la Regla N 5. Por otro lado, todo clculo de costos puede ser sobre-escrito por medio del ingreso directo de costos. Al re-programar un proyecto P3 actualiza los recursos y costos mediante el ingreso del porcentaje completado o de la duracin restante. Para ello debe seleccionarse las reglas N 1 (unin entre porcentaje completado y duracin restante), N 4 (clculo de costos basado en el cambio de cantidades) y N 5 (estimacin de cantidades y costos reales basado en el porcentaje completado). 6.5.7. Nivelacin de recursos
Una vez que se asignan los recursos a las actividades, se puede visualizar directamente en pantalla el uso de cada recurso (Resource/Cost profile) para determinar los recursos cuyo uso est sobre el lmite normal o mximo (recurso sobreasignado). Para redistribuir los recursos a travs de un proyecto se debe escoger
Calculate, Level
La redistribucin o nivelacin de recursos puede retrasar actividades e incluso todo el proyecto. Cuando la variable tiempo es importante, la nivelacin puede realizarse con restriccin de tiempo (time constrained). Todo proceso de nivelacin genera un informe explicativo que aanliza las acciones efectuadas. Este proceso entrega alternativas para una mejor distribucin de los recursos, pero no debe considerrsele como una alternativa ptima. En el proceso de nivelacin P3 comienza con la primera actividad de la red -que no tiene predecesoras- y determina si los recursos asignados estn dentro de los lmites normal y mximo para las fechas ms prximas de comienzo y trmino. Este proceso se denomina nivelacin hacia adelante (forward level).
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En particular, es conveniente establecer un orden ascendente de actividades utilizando como llave principal las fechas tardas de comienzo ms tempranas y la holgura total como llave secundaria (este priorizacin puede ser modificada). Puede utilizarse hasta 10 llaves. 6.5.7.1. Suavizamiento de recursos
P3 puede suavizar (smoothing resources) la asignacin de recursos durante el proceso de nivelacin. Este proceso es altamente efectivo cuando se desea ocupar la disponibilidad mxima de los recursos en situaciones restrictivas de tiempo (time-constrained). En tal situacin, el proceso utiliza las holguras positivas para minimizar los cambios bruscos en la asignacin de recursos. En suavizamiento sin restriccin de tiempo (non-time-constrained) P3 suaviza una actividad slo si tiene holgura positiva. En tal caso, se divide la diferencia de disponibilidad normal y mxima en 10 partes iguales; si es requerida una cantidad de recursos mayor al lmite normal, ste se incrementa sucesivamente en dcimos hasta lograr la nivelacin (con tope igual a la disponibilidad mxima). Si se escoge la opcin sin suavizamiento (none option), P3 realiza dos procesos de nivelacin a travs de la red. En el primer paso intenta nivelar dentro del lmite normal, utilizando las holguras positivas. En un segundo paso se intenta nivelar dentro del lmite mximo. P3 retrasa las actividades que sea necesario para cumplir con los lmites de disponibilidad. En proyectos con tiempo restringido, P3 duplica los lmites normal y mximo para asegurar que el proyecto se re-programe dentro del plazo lmite. Si estos nuevos lmites entregan recursos insuficientes, la actividad es retrasada hasta su fecha ms tarda de trmino (se consume toda la holgura positiva). 6.5.7.2. Fecha de nivelacin
Cuando se emplea nivelacin hacia adelante (es decir, considerando las fechas ms prximas), se puede especificar una fecha de corte (cutoff date for leveling) para la nivelacin, con lo cual se aplica el proceso re-distributivo de recursos desde la fecha actual hasta la fecha de corte. 6.5.7.3. Programacin antes de nivelacin
Una vez efectuado el proceso de nivelacin, las fechas niveladas (leveled dates) reemplazan a las fechas de programacin (schedule dates) del proyecto. P3 siempre efecta una revisin hacia adelante en la programacin. Al seleccionar la opcin Schedule prior to leveling, P3 adems efecta una revisin hacia atrs.
6.6.
ITEMS DE DATOS PERSONALIZADOS
Los tems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada proyecto.
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6.6.1.
Definicin de Items de Datos Personalizados
Es posible definir una estructura de cdigos o tems de datos personalizados para asignarlos a las actividades y recursos de un proyecto. Los tems de datos asociados a actividades entregan informacin adicional que facilita el seguimiento de datos tales como fechas de inicio y trmino planificadas, fechas niveladas (redistribucin de recursos), fechas de fabricacin y distribucin, nmeros de rdenes de compra o permisos de construccin. Los tems de datos personalizados asociados a recursos y costos permiten el seguimiento de datos tales como presupuestos originales y revisados, acuerdos contractuales, nombres de recursos detallados, rdenes de cambio, ganancias o prdidas, variaciones, ingresos y gastos. Para crear una estructura de tems de datos personalizados (para actividades o recursos y costos) se debe escoger
Define, Custom Data Items

El cuadro de dilogo de tems de datos (Custom Data Items Dictionary) permite crear estructura de datos para actividades (Activity) y para recursos y costos (Resource/Cost). Para establecer la definicin de la estructura se requieren los siguientes datos: Columna Descripcin Nombre del tem de dato (hasta 4 caracteres alfanumricos) Establece el tipo de dato (caracteres, fechas o nmeros). Los tipos vlidos son C (character), N (numeric, sin decimales), P (precision, dos decimales), S (start date, fecha de inicio) y F (finish date, fecha de trmino) Establece la longitud mxima (ancho de campo) para los valores. Esta longitud es variable segn el tipo de dato (hasta 20 caracteres para el tipo C; hasta 10 dgitos para el tipo N; de 4 a 11 dgitos -incluyendo el punto decimal- para tipo P; y segn formato definido para tipo S o F). Nombre descriptivo del tem de dato. Hasta 16 caracteres alfanumricos
Name Type
Length
Description
P3 permite crear hasta 8 tems de datos, tanto para actividades como para recursos y costos. Para la definicin del nombre del tem de datos no es posible utilizar abreviatura reservadas de P3, tales como ACT, DES, ID, OD y RD, ni cdigos de actividad estandarizados o definidos para el proyecto. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Cancel Cierra el cuadro de dilogo
Transfer ...
Copia el diccionario de tems de datos de un proyecto a otro

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Print ... 6.6.2.
Imprime el diccionario de tems de datos
Edicin de Items de Datos
Para definir tems de datos se emplea el comando Define, Custom Data Items. Para insertar nuevos tems de datos se usa el signo + (suma) en la lnea de edicin. Para eliminar tems de datos se usa el signo - (resta) en la lnea de edicin. 6.6.3. Transferencia de los Items de Datos
Es posible copiar el diccionario de tems de datos personalizado desde un proyecto hasta el proyecto activo. Para ello se selecciona el botn Transfer del cuadro de dilogo de tems de datos. La estructura transferida reemplaza a la existente en el proyecto activo. Los valores transferidos sobreescriben los valores existentes. Las asignaciones de los valores reemplazados son eliminadas. 6.6.4. Modificacin de la definicin de los Items de Datos
P3 permite modificar la definicin de los tems de datos definidos. No es recomendable modificar el tipo de datos, ya que P3 borra (solicita confirmacin) todos los valores asociados al tem de dato modificado. Si se disminuye la longitud en un tem de datos de tipo C (character), P3 trunca los valores. Para tem de datos de tipo N (numeric) o P (precision), P3 reemplaza los valores por * (asterisco) si el nuevo ancho de campo es demasiado pequeo para contenerlos. La longitud de campo de un tem de dato de tipo fecha (S o F) depende del formato de fechas utilizado en el proyecto (ste puede ser modificado con el comando Format, Dates). 6.6.5. Impresin del Diccionario de Items de Datos
Es posible efectuar una impresin del diccionario de Items de Datos (con visualizacin previa, impresin directa o copia hacia un archivo). Para ello se selecciona el botn Print del cuadro de dilogo de tems de datos.
6.7.
ASIGNACIN DE ITEMS DE DATOS PERSONALIZADOS.
Una vez creados los tems de datos el programa entrega varios mtodos para asignar los valores: uso del formulario de actividades (Activity form), uso de la tabla de actividades (Activity table), comando Global change, y comando File, Project, Import. 6.7.1. Uso de formulario
A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede asignar los valores de cada tem de datos por medio del formulario de tems de datos (Custom Data Items), el cual se despliega mediante el botn Custom. Tambin se puede utilizar el comando Display, Activity Detail, Custom. El formulario de tems de datos permite seleccionar alternativamente datos de actividades ( AcCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 77 de 180
tivity data) o de recursos (Resource data). En este ltimo caso, la ventana superior despliega los
recursos definidos en el proyecto. Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn derecho del mouse o mediante la combinacin de teclas CTL+U. P3 puede desplegar todos los formularios en una misma pantalla, sobreponiendo las diferentes ventanas (son de tamao ajustable). Para asignar los tems de datos a las actividades y recursos se debe seleccionar la respectiva actividad o recurso, segn corresponda. 6.7.2. Uso de la tabla de actividades
La tabla de actividades (Activity table) permite mostrar una lista de actividades en formato de planilla. Se debe especificar una columna que contenga el campo tem de dato a asignar a la actividad. Para personalizar la tabla de actividades se usa el comando Format, Columns que permite definir las columnas mostradas. Para editar el campo de tem de dato se emplea la tecla F2. 6.7.3. Uso del comando Global change
Este comando provee un mtodo rpido para asignar cdigos de tem de dato a un gran grupo de actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change. 6.7.4. Uso del comando File, Project, Import
Este comando permite trasladar (importar) tems de datos personalizados entre proyectos. 6.7.5. Creacin barras grficas
Una vez asignados los tems de datos a las actividades, es posible crear puntos de inicio y trmino (endpoints) y barras (bars) grficas para desplegarlas en la grfica de barras (Bar chart) que provee el programa. Por ejemplo, se puede crear una barra de actividad para fechas de inicio y trmino planificadas. 6.7.6. Organizando por Items de Datos
Los tems de datos pueden utilizarse para organizar las actividades en la carta grfica (Bar chart). Este organizacin permite ordenar las actividades en la tabla de actividades (Activity table). Para ello se emplea el comando Format, Organize. Esta clasificacin no permite agrupar.
6.8.
CLCULO DE VALORES CON ITEMS DE DATOS
Para calcular e ingresar valores a los tems de datos en forma automatizada se usa el comando Global change. Los cambios globales se definen por medio de sentencias del tipo If:Then:Else. Puede utilizarse cualquier dato en frmulas para el clculo de valores. Si una actividad satisface una sentencia condicional (If), P3 realiza los cambios especificados por la sentencia de condicin
verdadera (Then). En caso contrario, P3 realiza los cambios especificados por la sentencia de condicin falsa (Else). 6.8.1. Ejemplo de cambio global
Suponga que se ha creado un tem de dato denominado presupuesto revisado ( revised budget) y se desea incrementar este presupuesto en un 10% para algunos recursos en particular (para el recurso FLD ENG1, en este ejemplo). Para ello se selecciona la opcin recurso/costo ( Resource/Cost) en el cuadro de dilogo de tems de datos. Para este ejemplo, los datos son:
Name Type Length Description
RVBD P 10 Revised Budget
Al utilizar el comando Calculate, Global Change y seleccionar el botn Add aparecer un cuadro de dilogo de cambio global (GL-11 <project name> Global Change). Los pasos a seguir son: a) Ingresar la sentencia condicional IF RES EQ FLD ENG1, donde RES es la abreviatura para el tem de dato recurso (RESource), EQ es la abreviatura para el criterio de igualdad (EQual) y FLD ENG1 es el valor del tem de dato; Ingresar la sentencia de condicin verdadera THEN RVBD EQ BC * 1.1, donde RVBD es el nombre del tem de dato a modificar, EQ es la abreviatura para el criterio de igualdad (EQual) y BC es el nombre del campo del presupuesto original (budgeted cost); Seleccionar OK y luego RUN para ejecutar el clculo automtico. IMPRESIN DE ITEMS DE DATOS
b)
c)
6.9.
Es posible imprimir los valores de los tems de datos personalizados en informes y grficos, as como incluirlos en columnas de la tabla de actividades (Activity table) y en la grfica de barras (Bar chart). La grfica impresa es esencialmente un informe personalizado debido a que es posible controlar la posicin y ancho de las columnas, sus ttulos y tipografa. 6.9.1. Creacin de informes personalizados
Se puede crear informes personalizados basados en los tems de datos. P3 permite resumir los valores de un tem de dato segn su tipo de dato. Para ello se emplea el comando Reports, Tabular, Report Writer.
6.10.
PROYECTOS MAESTROS Y SUBPROYECTOS
Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en subproyectos o bien controlar varios proyectos en forma simultnea.
6.10.1.
Consideraciones acerca de proyectos mltiples
Un proyecto es una entidad nica que posee una fecha especfica de inicio y trmino, que debe ser terminada dentro de un presupuesto establecido. Generalmente es realizado por personas que tienen una limitada experiencia como trabajo de equipo. El administrar un proyecto puede ser un trabajo difcil; administrar y controlar muchos proyectos al mismo tiempo puede ser an ms difcil. La potencialidad de P3 para manejar proyectos maestros (master-project) y subproyectos (subproject) simplifica el proceso de administrar mltiples proyectos. 6.10.2. Entorno multi-proyecto
Un ambiente de proyectos mltiples involucra la administracin de ms de un proyecto a la vez. Estos proyectos pueden estar relacionados entre s o ser completamente independientes. Algunos proyectos pueden estar unidos debido a que comparten los mismos recursos. An para proyectos no relacionados el administrador debe ser capaz de resumir las fechas programadas de todos los proyectos en un solo informe o diagrama. Un entorno multi-proyecto puede crearse cuando se enfrenta a un proyecto cuya complejidad lo hace difcil de administrar. El proyecto puede ser dividido en varios pequeos proyectos (o subproyectos), cada uno de los cuales puede ser administrado por separado. 6.10.3. Proyectos maestros y subproyectos
Para administrar proyectos mltiples en P3 es posible crear un proyecto maestro y subproyectos. Los subproyectos son porciones de un proyecto maestro mayor, y usualmente son controlados por diferentes administradores. En la medida que cada administrador agrega actividades o actualiza un subproyecto, P3 automticamente refleja estos cambios en el proyecto maestro, eliminando la necesidad de reingresar o copiar datos. A la vez, cualquier cambio en el proyecto maestro se incorpora en los subproyectos dependientes. De esta forma, el proyecto maestro entrega un vistazo general de todos los subproyectos. Tambin es posible agregar relaciones lgicas entre los subproyectos. Los subproyectos pueden ser proyectos independientes, y ser considerados como subproyectos para simplificar el anlisis en el caso de existir recursos compartidos. 6.10.4. Trabajo e informes de proyectos
El administrador determina el nivel de detalle disponible en el proyecto maestro. El proyecto maestro contiene todos los datos de recursos y costos definidos en los subproyectos dependientes. Esto permite crear fcilmente histogramas que muestran la distribucin de recursos en todos los subproyectos. Si la disponibilidad de recursos es limitada, es posible efectuar una nivelacin (leveling) de recursos de todo el proyecto, sealando el(los) subproyecto(s) con mayor prioridad(es).
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6.10.5.
Administracin de un subproyecto
Administrar un subproyecto equivale a administrar un proyecto. Los administradores de subproyectos pueden crear diagramas (layouts), agregar y eliminar actividades, imponer restricciones temporales, asignar recursos y costos, obtener informes y grficos, registrar avances y copiar sus proyectos para efectuar anlisis. No obstante, existen algunas restricciones. Por ejemplo, en un subproyecto no es posible eliminar recursos ya existentes o modificar sus precios unitarios. Los administradores de subproyectos pueden programar y nivelar recursos en sus subproyectos. En tal caso, deben considerarse las relaciones lgicas existentes con otros subproyectos. Los diagramas (layouts), informes y grficos de un subproyecto incluyen solamente las actividades propias del subproyecto. 6.10.6. Lineamientos generales
Antes de crear un proyecto maestro y sus subproyectos debe considerarse algunos aspectos generales. Primero, el responsable del proyecto maestro y los administradores de los subproyectos deben estandarizar la programacin del trabajo, las estructuras de codificacin y los recursos requeridos y sus precios unitarios. A objeto de mantener consistencia, esta informacin debe ingresarse en el proyecto maestro y ser compartida en los subproyectos. Es importante que todos los administradores concuerden en estos tpicos antes de iniciarse el proyecto, ya que algunos de estos datos no pueden ser cambiados a nivel de subproyecto. 6.10.7. Multiproyectos y multiusuarios
El administrar proyectos mltiples y subproyectos involucra compartir datos. Cuando se utiliza P3 en una red de computadores, los proyectos pueden ser accesados por los usuarios autorizados. Puede definirse una lista para designar a quienes tienen acceso tanto al proyecto maestro como a los subproyectos. El coordinador puede tener acceso al proyecto maestro y a los subproyectos, an cuando los respectivos administradores estn trabajando en sus respectivos subproyectos.
6.11.
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS MLTIPLES
Al establecer un proyecto maestro compuesto de subproyectos es aconsejable seguir los siguientes pasos: 6.11.1. Creacin de una estructura de proyecto maestro
El coordinador deber especificar los derechos de acceso al proyecto maestro; los calendarios y diccionarios a ser utilizados en los subproyectos; las opciones de programacin y nivelacin del respectivo cuadro de dilogo, incluyendo si se permitir programar y nivelar desde el proyecto maestro, desde los subproyecto o en ambos casos; el nmero de cifras decimales a utilizar en la contabilizacin de recursos y costos.
6.11.2.
Administracin de los subproyectos
Cada administrador establecer el nombre del subproyecto y sus identificadores; las actividades del subproyecto y los datos asociados. 6.11.3. Nivel de proyecto maestro
El coordinador establecer las relaciones lgicas entre los diferentes subproyectos. Se definen los hitos del proyecto maestro. 6.11.4. Programacin desde el proyecto maestro
El coordinador realiza la programacin general del proyecto. Adems puede crear proyectos objetivos o metas para el proyecto maestro y sus subproyectos. 6.11.5. Administracin de los proyectos
El proyecto maestro y los subproyectos son administrados por el coordinador y los administradores. El coordinador debe programar (y nivelar si es necesario) peridicamente desde el proyecto maestro.
6.12.
LINEAMIENTOS PARA EL COORDINADOR
Como se ha sealado, un proyecto maestro contiene datos de diferentes proyectos, los cuales pueden estar o no relacionados entre s. Adicionalmente, el proyecto maestro puede contener datos relacionados con actividades que son exclusivas de l. Para crear un proyecto maestro se escoge
File, New
El cuadro de dilogo que aparece (Open a Project) despliega todos los proyectos del directorio activo. Los subproyectos aparecen indentados debajo del respectivo proyecto maestro. Para establecer los derechos de acceso al nuevo proyecto se utiliza el comando Access del cuadro de dilogo. Cada administrador de subproyecto requiere al menos derechos de acceso de lectura y escritura (Read Write access rights) en el proyecto maestro para poder incorporar un subproyecto. Debe establecerse diccionarios y calendarios en el proyecto maestro que sern utilizados en cada subproyecto, para asegurar as que las estructuras codificadas (cdigos de actividad, cdigos WBS e tems de datos personalizados), la definicin de recursos, la contabilizacin de costos y la informacin de calendarios sean consistentes a travs de los diferentes subproyectos. Los cambios realizados en los diccionarios y calendarios desde el proyecto maestro se reflejan automticamente en los subproyectos.
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6.12.1.
Definicin de Calendarios
Se debe utilizar el cuadro de dilogo de calendarios para especificar los feriados y otros perodos no laborables que sern aplicados a todos los proyectos. Es preciso definir un calendario de proyecto en el proyecto maestro que establezca la semana laboral a utilizar. Dado que diferentes subproyectos pueden trabajar con diferentes programaciones, es preciso definir calendarios mltiples para representar cada caso. Cada administrador de subproyecto puede escoger el o los calendarios apropiados a sus actividades. Cada subproyecto puede poseer sus propias fechas de inicio y trmino, as como la fecha de control (data date). Sin embargo, es recomendable utilizar una misma fecha de control para todo el proyecto. 6.12.2. Cdigos de Actividad
Es preciso establecer una estructura de cdigo en el proyecto maestro, aplicable en todos los proyectos. Deben definirse los valores de los cdigos y sus ttulos en el proyecto maestro, aunque los administradores pueden agregar valores y ttulos en sus propios proyectos. Estos valores y ttulos estarn disponibles a nivel del proyecto maestro y podrn ser usados por otros subproyectos. Tambin es posible definir cdigos de identificacin de actividad. Sin embargo, el primer campo de este cdigo debe estar reservado para la identificacin de subproyectos. Al agregar un subproyecto, P3 agrega automticamente una clasificacin al diccionario de cdigos de actividad (Activity Codes Dictionary) y la denomina SUBP (por subproyecto). Cada subproyecto posee un identificador de dos caracteres que se agrega como un valor de cdigo bajo la clasificacin SUBP. Si se elimina el identificador del subproyecto del diccionario de cdigos de actividad, P3 consulta por la eliminacin de los nombres y ttulos asociados al subproyecto (ste deja de aparecer en el cuadro de dilogo de proyectos). No obstante, P3 mantiene todas las actividades del subproyecto en el proyecto maestro. Para eliminar un subproyecto y todas sus actividades se utiliza el comando File, Project, Delete. 6.12.3. Estructura Jerrquica WBS
La estructura WBS debe ser establecida en el proyecto maestro y ser aplicada en todos los subproyectos. Los cdigos y ttulos se definen en el proyecto maestro, aunque los administradores pueden agregar cdigos y ttulos en su propios proyectos. Estos valores y ttulos estarn disponibles a nivel del proyecto maestro y podrn ser usados por otros subproyectos. No obstante, los administradores no pueden editar la estructura o transferir el diccionario WBS desde un subproyecto. Estas acciones slo pueden realizarse desde el proyecto maestro.
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6.12.4.
Definicin de Recursos
Uno de los grandes desafos en la administracin de proyectos conjuntos es el control de una cantidad limitada de recursos compartidos. Es preciso conocer dnde y cundo se asignan los recursos, para poder identificar aqullos que estn sub o sobre utilizados. Es posible utilizar el diccionario de recursos del proyecto maestro para definir los recursos que sern empleados en los proyectos. Se definen sus nombres, lmites de disponibilidad y precios unitarios, as como cualquier curva de utilizacin de recursos. Los administradores pueden agregar recursos en sus propios proyectos. Estos recursos estarn disponibles a nivel del proyecto maestro y podrn ser usados por otros subproyectos. Es conveniente nivelar el uso de recursos desde el proyecto maestro para evaluar el impacto de la disponibilidad de cada recurso a travs de los subproyectos. Los administradores pueden efectuar este anlisis nivelando en el subproyecto. Sin embargo, si los recursos poseen lmites de disponibilidad establecidos a nivel del proyecto maestro, la nivelacin en un subproyecto puede entregar resultados errneos. De esta forma, es aconsejable modificar la disponibilidad de recursos dentro de un subproyecto. El coordinador deber establecer los procedimientos generales que permitan modificar los lmites de disponibilidad de los recursos. 6.12.5. Opciones de Programacin y Nivelacin
Estas opciones deben ser establecidas por el coordinador del proyecto Para ello se utiliza el cuadro de dilogo de clculo de programacin y nivelacin ( Schedule/Level Calculation Options) desde el proyecto maestro. En particular, las ltimas tres opciones corresponden a la programacin y nivelacin de proyectos mltiples. Para ello se debe escoger
Calculate, Schedule, Options

En el cuadro de dilogo que aparece se debe poner atencin en las dos ltimas ventanas, denominadas Master Project Scheduling y Subproject Scheduling. Estas contienen las siguientes opciones: a)
Allow scheduling and leveling of the master project

En esta opcin, P3 permite programar y nivelar el proyecto solamente desde el proyecto maestro.
b)
Replace subproject data dates when scheduling

Cada subproyecto puede ser programado con su propia fecha de control (data date). Al analizar datos o informes obtenidos desde el proyecto maestro, las fechas de programacin o la duracin de actividades pueden ser errneas si cada subproyecto utiliza su propia fecha de control. Para evitar esta confusin, es conveniente establecer procedimientos de control peridicos al inicio del proyecto. Cuando se efecta una programacin desde el proyecto
maestro, P3 incluye todos los subproyectos. Esta opcin permite que la fecha de control sea la misma para todos los subproyectos. Para proyectos no relacionados con el proyecto maestro esta opcin no tiene efecto. c)
Base float on end date of

Al programar y nivelar desde el proyecto maestro, esta opcin permite escoger la forma de calcular las fechas ms tardas (late dates), sea basado en la fecha de trmino del proyecto maestro o bien en la de cada subproyecto. Para el clculo de las fechas tardas (las que tienen incidencia en las holguras del proyecto), P3 utiliza la fecha de trmino impuesta del proyecto (si existe) para calcular las fechas ms tardas al emplear la opcin de programacin y nivelacin desde el proyecto maestro; en caso contrario P3 utiliza la fecha ms prxima de trmino (early finish date) ms tarda del proyecto maestro. Si escoge la opcin de programacin y nivelacin individual de los subproyectos, P3 calcula las fechas tardas del subproyecto a partir de la ltima fecha ms prxima de trmino (early finish date) calculada. Si un subproyecto tiene una fecha de trmino impuesta, P3 utiliza dicha fecha para calcular las fechas ms tardas.
d)
Allow scheduling and leveling of individual subprojects

Esta opcin permite programar y nivelar cada subproyecto en forma independiente.
e)
Recognize external relationships

Si se desea nivelar un subproyecto en forma independiente, empleando su propia fecha de inicio, de control y de trmino para efectuar los clculos, esta opcin debe estar desactivada para ignorar cualquier relacin externa. P3 interpreta las relaciones entre proyectos como extremos abiertos (open ends). Esta opcin puede ser empleada durante la planificacin inicial del proyecto, antes que sean determinadas las relaciones externas; o para evaluar los efectos de los restantes subproyectos sobre un subproyecto en particular, sin alterar los otros subproyectos.
6.12.6.
Relaciones interproyectos
Cuando un gran proyecto es dividido en subproyectos, los subproyectos resultantes deben ser lo ms independientes posible. Sin embargo, como conforman un solo gran proyecto, los subproyectos deben estar relacionados entre s de manera apropiada. Una vez que se han definido las actividades de los subproyectos, stos se pueden relacionar entre s por medio de relaciones lgicas en el proyecto maestro. Los formularios de predecesores y sucesores muestran las relaciones entre las actividades de un subproyecto con los restantes subproyectos o el proyecto maestro. En el despliegue de la grfica de barras (Bar chart) P3 no muestra las lneas de relaciones entre actividades externas (actividades includas en el proyecto maestro o en algn subproyecto que no estn presentes en el subproyecto activo). Una buena alternativa de interconectar subproyectos es utilizar actividades
hitos (milestones) para establecer las relaciones lgicas. Ya que este tipo de actividad tiene una duracin cero, su inclusin no afecta la programacin de los subproyectos. 6.12.7. Definicin de Actividades
Un proyecto maestro puede contener actividades propias, que no sean parte de un subproyecto especfico. Dado que las actividades de un subproyecto se identifican con dos caracteres iniciales, para las actividades de un proyecto maestro deber definirse un cdigo de identificacin cuyo valor posea dos caracteres iniciales, para mantener consistencia en esta nomenclatura identificatoria. Esta clasificacin de actividades es especialmente til cuando se desea agrupar o resumir informacin en diagramas (layouts), informes o grficos. 6.12.8. Programacin del Proyecto Maestro
Una vez definidas las relaciones entre los subproyectos, se debe realizar la programacin general desde el proyecto maestro. P3 programar todo el proyecto y cada subproyecto relacionado. El programa detecta si existen encadenamientos cclicos (loops) entre los subproyectos. Al programar el proyecto maestro, P3 calcula las fechas ms tardas (late dates) de cada subproyecto basado en la fecha de trmino (end date) del proyecto maestro o de cada subproyecto, de acuerdo a la opcin seleccionada en el cuadro de dilogo de clculo de programacin y nivelacin. La numeracin de los perodos laborales (workperiod numbers) depender del proyecto activo (proyecto maestro o subproyecto). De esta forma, si la fecha de inicio de un subproyecto difiere de la fecha de inicio del proyecto maestro, la numeracin de los perodos laborales para las actividades del subproyecto ser diferente segn el punto de vista utilizado. 6.12.9. Creacin de un Proyecto Meta
Establecido un plan para todo el proyecto, se debe crear una meta u objetivo (target) para el proyecto maestro. Los subproyectos tambin pueden tener su meta, aunque los proyectos meta son considerados como proyectos maestros. Para ello se utiliza el comando File, Project, Target que permite crear los proyectos meta.
6.13.
LINEAMIENTOS PARA LOS ADMINISTRADORES.
Una vez que se ha creado el proyecto maestro, cada administrador deber incorporar el subproyecto propio. Para ello se debe escoger
File, New
En el cuadro de dilogo que aparece se deber ingresar un nombre para el subproyecto (hasta 4 caracteres); es opcional el ingreso de un nmero o versin ( Number/Version), del ttulo del subproyecto (Project title) y del nombre de la compaa (Company name). Es posible emplear el mismo nombre en diferentes proyectos maestros.
El subproyecto utilizar el calendario del proyecto maestro, por lo tanto se omitirn los datos relativos al calendario (la unidad de planificacin, el nmero de das hbiles de la semana laboral y el da de inicio de la semana). El subproyecto puede tener sus propias fecha de comienzo (start date) y de trmino (finish date), pero no puede comenzar antes que se inicie el proyecto maestro. En la ventana inferior del cuadro de dilogo deber especificarse el subproyecto seleccionando el botn Treat this new project as a subproject. Deber identificarse el proyecto maestro (Master project) con un nombre de hasta 4 caracteres y el subproyecto (Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres (al menos 1 debe ser alfabtico). La identificacin del subproyecto aparecer en las dos primeras posiciones de la identificacin de las actividades del subproyecto. P3 incorpora la clasificacin de cdigo de actividad SUBP al diccionario de cdigos de actividad, empleando el identificador y el ttulo del subproyecto como valor y como ttulo del cdigo, respectivamente. 6.13.1. Definicin de actividades y relaciones
Cada administrador crea su propio subproyecto definiendo actividades, las relaciones lgicas, estableciendo recursos y costos, asignando cdigos de actividad, etc. Despus que todos los subproyectos han sido creados, el coordinador los enlaza por medio de la incorporacin de relaciones lgicas. Dentro de un subproyecto es posible agregar, eliminar, editar, imprimir, transferir, visualizar y generar informes de las actividades y sus relaciones lgicas sin afectar las actividades de otros subproyectos o del proyecto maestro. Cuando se agregan actividades al subproyecto, las dos primeras posiciones del identificador de actividades contienen la identificacin del subproyecto, las cuales no pueden ser cambiadas. P3 ajusta el nombre identificador de cada actividad hacia la izquierda para asegurar que el identificador del subproyecto y el identificador de la actividad estn contiguos. Las actividades definidas deben utilizar alguno de los calendarios del proyecto (establecidos en el proyecto maestro). Estos calendarios pueden ser visualizados e impresos desde el subproyecto, pero solo pueden ser cambiados desde el proyecto maestro. Las relaciones lgicas entre las actividades del subproyecto pueden ser editadas en los respectivos formularios. Es posible adems visualizar las relaciones lgicas con actividades pertenecientes a otros subproyectos o al proyecto maestro, pero no pueden ser modificadas. 6.13.2. Asignacin de Cdigos de Actividad
Todos los subproyectos comparten la estructura de cdigos de actividad definida en el proyecto maestro. Se puede visualizar e imprimir las clasificaciones establecidas, pero solo pueden ser modificadas desde el proyecto maestro. No es posible transferir el diccionario de cdigos de actividad.
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Los valores asignados en un subproyecto pueden definirse directamente en ste. Es posible agregar, editar y eliminar valores de cdigos y ttulos en el subproyecto, P3 incorpora estos cambios en el diccionario de cdigos de actividad y los deja disponibles para los dems subproyectos. 6.13.3. Asignacin de Cdigos WBS
Todos los subproyectos comparten la estructura de cdigos WBS definida en el proyecto maestro. Desde el subproyecto no es posible modificar la estructura o transferir el diccionario WBS. Para asignar los cdigos WBS a las actividades se puede utilizar los formularios de actividades o WBS. Los valores asignados en un subproyecto pueden definirse directamente en ste. Es posible agregar, editar y eliminar valores de cdigos y ttulos en el subproyecto, P3 incorpora estos cambios en el diccionario de cdigos WBS y los deja disponibles para los dems subproyectos. 6.13.4. Asignacin de Recursos y Costos
Para asignar los recursos a las actividades del subproyecto se utiliza el formulario de recursos. Este desplegar el total de recursos disponibles y compartidos por todos los subproyectos. Es posible agregar un recurso al diccionario de recursos. Por medio del diccionario de recursos el administrador puede revisar datos tales como lmites de disponibilidad y precios unitarios del recurso. Para revisar las curvas de distribucin de recursos y costos se utiliza el comando Define, Resource Curves. Desde el subproyecto no es posible eliminar recursos, cambiar nombres o editar precios unitarios o transferirlos. Es posible modificar los lmites de cualquier recurso definido en el diccionario de recursos. Estos cambios son incorporados en el proyecto maestro y los restantes subproyectos. El seguimiento de costos en un subproyecto se efecta de igual forma que en un proyecto simple. Es posible asignar cuentas contables a los recursos. Se utiliza el diccionario de contabilizacin de costos para agregar o editar cuentas contables y ttulos. Los formularios de recursos, resumen de presupuesto y finanzas permiten asignar presupuestos y otros datos de costos. Todos los subproyectos debieran emplear las mismas reglas de autocostos, aunque P3 acepta utilizar un conjunto de reglas diferentes para cada subproyecto. 6.13.5. Programacin del subproyecto
Un subproyecto puede ser programado como tal si el coordinador ha habilitado la opcin correspondiente (en el cuadro de dilogo de clculo de programacin y nivelacin). Al efectuar la programacin debe tenerse presente los efectos de las relaciones lgicas con los restantes subproyectos o el proyecto maestro. Se utiliza el comando Calculate, Schedule o la tecla de funcin F9. Si se desea programar un subproyecto en forma independiente, empleando su propia fecha de inicio, de control y de trmino impuesta (si existe) deber desactivarse la opcin Recognize external relationships para ignorar cualquier relacin externa. P3 interpreta las relaciones entre proyectos como extremos abiertos (open ends).
Una vez que el subproyecto est en desarrollo, es posible revisar la programacin de actividades al considerar la relacin con otros proyectos (por ejemplo, la fecha de inicio de una actividad puede depender de la fecha de trmino de una actividad perteneciente a otro subproyecto). P3 considera estas relaciones externas como restricciones. Cuando se activa la opcin Recognize external relationships, P3 calcula las fechas tardas de un subproyecto considerando la fecha de trmino impuesta (imposed finish date) del subproyecto -si existe- o del proyecto maestro (en este orden). Si no existen fechas de trmino impuestas, P3 calcula las fechas tardas empleando la ltima fecha ms prxima de trmino calculada por el subproyecto. 6.13.6. Creacin de un Proyecto Meta
Para crear un proyecto meta del subproyecto se utiliza el comando File, Project, Targets. El proyecto meta se identifica con un nombre de 4 caracteres. El proyecto as creado no contiene vnculos con los restantes subproyectos o el proyecto maestro. P3 considera estos proyectos como proyectos simples.
6.14.
NIVELACIN DE RECURSOS
Cuando varios proyectos compiten por los mismos recursos, la disponibilidad de stos puede ser un problema. De hecho, la mayor causa de retraso de los proyectos se debe a que demasiados trabajos emplean los mismos recursos. El proyecto maestro entrega datos de muchos proyectos, de modo que resulta fcil evaluar los recursos empleados en los subproyectos. P3 permite visualizar grficos de recursos y costos para conocer con exactitud cundo y dnde son empleados los recursos. Estos grficos permiten comparar las cantidades de recursos requeridas y las cantidades disponibles para todos los subproyectos. Al examinar el uso de recursos a nivel del proyecto maestro es posible establecer si un recurso determinado empleado en diferentes subproyectos excede su disponibilidad total. En estos casos puede ser necesario nivelar los recursos para resolver los conflictos de sobreutilizacin. El coordinador del proyecto determina quienes pueden nivelar recursos, sea el propio coordinador, los administradores de subproyectos, o ambos. Esta opcin se selecciona en el cuadro de dilogo de clculo de programacin y nivelacin. 6.14.1. Nivelacin de Proyecto Maestro
El nivelar recursos desde el proyecto maestro permite evaluar el impacto de la disponibilidad de recursos en los subproyectos. P3 analiza todos los subproyectos y considera las relaciones lgicas dentro y a travs de los proyectos. Es posible establecer prioridades para la nivelacin. En el cuadro de dilogo diccionario de cdigos de actividad se determina el orden mediante el cual se desea considerar a los subproyectos. Para ello se asigna un nmero de secuencia para cada valor SUBP del cdigo de identificacin de actividad. Luego, en el cuadro de dilogo de nivelacin de recursos (utilizando el comando Calculate, Level) se escoge la identificacin del subproyecto como el cdigo de priorizacin para la nivelacin.
Si dos actividades de diferentes subproyectos requieren el mismo recurso en forma simultnea, P3 asigna el recurso a la actividad con mayor prioridad (respetando la secuencia lgica de la malla de actividades). Realizada la nivelacin de recursos, el programa entrega un informe de anlisis de la nivelacin, el cual seala las actividades que han sido retrasadas. 6.14.2. Nivelacin de subproyectos
Los administradores de subproyectos pueden nivelar los recursos en sus subproyectos solo si han sido autorizados por el coordinador. Al nivelar recursos en un subproyecto, el administrador necesita determinar qu lmite de disponibilidad del recurso va a considerar: los lmites del proyecto maestro (Use master projects limits) o la disponibilidad neta (Use net availability). Los lmites del proyecto maestro se consideran para aquellos casos en que los recursos nivelados se utilizan solamente en el subproyecto activo. En cambio, si el recurso es compartido por varios subproyectos su lmite de disponibilidad fijado en el proyecto maestro probablemente incluye los requerimientos de todos los subproyectos. Por tal razn, tales lmites pueden ser excesivamente amplios, lo cual causar errores de apreciacin en el subproyecto. De esta forma, en lugar de utilizar los lmites generales del proyecto maestro, resulta ms adecuado considerar solamente la disponibilidad neta del recurso. Cuando se selecciona esta opcin, P3 reduce la disponibilidad total del recurso al considerar su utilizacin en los otros subproyectos, estableciendo la cantidad resultante como el lmite de disponibilidad neta del recurso a nivelar. Ntese que este mtodo considera la disponibilidad del recurso para el subproyecto activo en ltimo trmino. Un mtodo alternativo consiste en cambiar los lmites para reflejar la disponibilidad real de los recurso a nivelar. Luego, despus del proceso de nivelacin, el administrador puede retornar los lmites a sus valores originales. Eventuales cambios efectuados en el diccionario de recursos se aplican a todos los subproyectos, por lo cual es importante registrar adecuadamente los valores originales si se desea restituirlos. 6.14.3. Uso de Recursos Jerarquizados para Nivelacin
Una forma de trabajar con niveles de disponibilidad variables para un mismo recurso en diferentes subproyectos consiste en utilizar recursos jerarquizados (hierarchical resources). Un recurso jerarquizado agrupa recursos similares que pueden ser intercambiados para propsitos de nivelacin e informes. Los lmites de disponibilidad pueden ser establecidos para los recursos en forma individual o para el recurso jerarquizado. Los recursos jerarquizados deben definirse en el diccionario de recursos antes de ser considerados para nivelacin. Si los lmites de un recurso jerarquizado se dejan en blanco, P3 totaliza los lmites individuales de los recursos agrupados. Si un recurso integrante de la jerarquizacin no tiene lmites (lo cual indica disponibilidad ilimitada), el recurso jerarquizado tambin tendr disponibilidad ilimitada.
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6.15.
CREACIN DE DIAGRAMAS, INFORMES Y GRFICOS
Es posible crear diagramas (layouts), informes y grficos, tanto en el proyecto maestro como a nivel de los subproyectos. 6.15.1. Diagramas compartidos
Todos los subproyectos comparten los diagramas definidos en el proyecto maestro. Es posible crear nuevos diagramas. Todo diagrama creado en un subproyecto estar disponible en el proyecto maestro y en los restantes subproyectos. Es posible transferir diagramas individuales entre proyectos, utilizando el comando File, Layout, Transfer. Los filtros tambin pueden ser compartidos, y cada diagrama siempre despliega las actividades de acuerdo al filtro asociado. Si se utiliza un diagrama con un filtro asociado a un subproyecto distinto del activo, el diagrama aparecer vaco. Para escoger o crear un nuevo filtro para el diagrama activo se utiliza el comando Format, Filter. 6.15.2. Informes y Grficos compartidos
Todos los subproyectos comparten los informes y grficos definidos en el proyecto maestro. Es posible crear nuevos informes y grficos. Todo informe o grfico creado en un subproyecto estar disponible en el proyecto maestro y en los restantes subproyectos. Desde el proyecto maestro o desde los subproyectos es posible transferir las especificaciones individuales de informes y grficos. Para ello se utiliza el botn Transfer ... del respectivo cuadro de dilogo. 6.15.3. Informes de proyectos
Es posible crear e imprimir diagramas desde el proyecto maestro para obtener una visin general del proyecto. Para visualizar un subproyecto en detalle desde el proyecto maestro puede utilizarse un filtro para selccionar solamente las actividades del subproyecto de inters. P3 usa la fecha de control del proyecto maestro (master-project data date) para el clculo de grficos creados desde el proyecto maestro. Otros datos que emplean la fecha de control incluyen duraciones resumidas. 6.15.4. Informes de subproyectos
Los diagramas, informes y grficos producidos en un subproyecto muestran solamente las actividades de ese subproyecto. P3 usa la fecha de control del subproyecto para efectuar clculos. Un informe de programacin que muestra predecesores y sucesores dentro de un subproyecto tambin desplegar las relaciones lgicas con el proyecto maestro y los restantes subproyectos.
6.16.
COPIA DE PROYECTOS MAESTROS Y SUBPROYECTOS.
Una vez desarrollada la programacin de un proyecto, normalmente es necesario efectuar revisiones. Existen diversas formas de efectuar estas revisiones. En especial, puede ser interesante efectuar anlisis del tipo qu ocurre si ...?, para lo cual se introducen cambios en las duraciones de las actividades y en sus relaciones lgicas. Para efectos comparativos, es conveniente tener copia de un proyecto y efectuar los cambios sobre la copia. Para duplicar completamente un proyecto maestro (o un subproyecto) se utiliza el comando File, Project, Copy. Es posible copiar un subproyecto (que es parte de otro proyecto maestro) o bien dividir un proyecto simple en un proyecto maestro y en subproyectos. Es posible copiar todas las actividades de un proyecto o bien escoger un filtro para copiar un grupo especfico de actividades. P3 puede agregar un prefijo (left) o un sufijo (right) a los identificadores de actividades y cambiar la unidad de planificacin (planning unit) del nuevo proyecto (cuando se copia un proyecto maestro). 6.16.1. Copia de un Proyecto Maestro
Es posible copiar un proyecto maestro junto con todos sus subproyectos. P3 duplica todos los datos, incluyendo las especificaciones de diagramas, informes y grficos. Para ello se utiliza el comando File, Project, Copy. Si los identificadores de actividades son redefinidos por medio de la asignacin de un prefijo, P3 agrega los nuevos caracteres a los identificadores ya existentes. En este caso se pierde la vinculacin con los subproyectos. 6.16.2. Copia de un subproyecto
Para copiar un subproyecto dentro de un proyecto maestro se utiliza el comando File, Project, Copy. Si se asigna un prefijo a los identificadores de actividades, P3 inserta el prefijo entre la identificacin del subproyecto y la identificacin de la actividad. 6.16.3. Copia deun subproyecto a un nuevo proyecto maestro
Es posible copiar un mismo subproyecto en diferentes proyectos maestros. Para ello se utiliza el comando File, Project, Copy. El proyecto maestro de destino debe existir. Debe ingresarse un nombre y un identificador de 2 caracteres (uno de ellos debe ser alfabtico) para el nuevo subproyecto. Estos valores pueden ser iguales al del subproyecto de origen; sin embargo, dentro del proyecto maestro de destino deben ser nicos. Si se asigna un prefijo a los identificadores de actividades, P3 inserta el prefijo entre la identificacin del subproyecto y la identificacin de la actividad. Esto preserva el cdigo de identificacin del subproyecto. P3 copia todos los datos del subproyecto de origen hacia el nuevo subproyecto, incluyendo la ubicacin de recursos; pero no copia las relaciones lgicas de actividades que no forman parte del nuevo proyecto maestro.
Debido a que se est copiando hacia un proyecto maestro diferente (en realidad, tambin puede tratarse de un proyecto simple), el subproyecto copiado utilizar los diccionarios y calendarios del proyecto maestro. Por lo tanto, debe cuidarse que se efecte una correcta asignacin de estos elementos a las actividades del subproyecto. En el caso de copiar el subproyecto hacia un proyecto que originalmente no contiene subproyectos, debe establecerse SUBP (de subproyecto) como clasificacin para el cdigo de identificacin de actividades, con una longitud igual a 2 caracteres. 6.16.4. Divisin de un proyecto en subproyectos
Suponga que ya se ha creado un proyecto y se decide dividir ste en subproyectos que pueden ser administrados en forma separada. En primer trmino deber decidirse cul sera el criterio para clasificar las actividades (por cdigo WBS, por departamento, tipo de contrato, etc.). Se utilizar un filtro para seleccionar las actividades que incluir el subproyecto. A continuacin, se crear una estructura de proyecto maestro agregando un nuevo proyecto y transfiriendo los calendarios y diccionarios del proyecto activo hacia el proyecto recin creado. Debe asegurarse que en el diccionario de cdigos de actividad el primer cdigo identificador est en blanco. P3 emplea este campo para definir el cdigo identificador SUBP con una longitud de 2 caracteres. El comando a utilizar es File, Project, Copy. P3 copiar las actividades que cumplen con el criterio de seleccin del filtro utilizado. Este proceso se repite para crear los subproyectos que sean necesarios. Una vez finalizada la creacin de nuevos subproyectos, es posible establecer relaciones lgicas entre ellos y el nuevo proyecto maestro. 6.16.5. Anlisis de proyectos maestros
El comando Copy tambin permite convertir un proyecto maestro en un subproyecto de otro proyecto maestro. A este proceso se le denomina anidacin (nesting) de proyectos. Para efectos de anlisis, en primer trmino se crea una estructura de proyecto maestro, creando o transfiriendo los diccionarios y calendarios apropiados. El primer cdigo identificador debe estar en blanco. Se utiliza el comando File, Project, Copy. Se ingresa un nombre y un identificador de 2 caracteres (1 caracter debe ser alfabtico) para el proyecto maestro que est siendo copiado como subproyecto. P3 copia todas las actividades del proyecto maestro original hacia el nuevo subproyecto, empleando como prefijo en los identificadores de actividad el identificador especificado para el subproyecto. El anidamiento de proyectos se emplea con propsitos de anlisis y generacin de informes. No es posible administrar subproyectos anidados por separado. P3 no refleja los cambios efectuados en un nivel inferior de subproyecto hacia el nivel superior de proyecto maestro.
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6.16.6.
Conversin de un subproyecto en un proyecto maestro
Es posible convertir un subproyecto en un proyecto maestro (que no debe existir previamente), y agregar luego a ste nuevos subproyectos, o bien considerarlo como un proyecto simple. Para ello se utiliza el comando File, Project, Copy. Si se redefinen los identificadores de actividades asignndoles un prefijo, P3 coloca los caracteres respectivos a la izquierda de los identificadores existentes. El cdigo de identificacin original del subproyecto pierde su significado. 6.16.7. Conversin de un proyecto maestro en un subproyecto
Con el comando Copy es posible construir subproyectos que comprenden el mismo conjunto de actividades. Un proyecto simple o maestro puede ser convertido en varios subproyectos, manteniendo el proyecto original como maestro. Es posible agregar proyectos empleando fragmentos (fragnets) para simplificar el proceso. Se debe utilizar el comando File, Project, Copy. El nuevo subproyecto debe poseer un nombre y un identificador de 2 caracteres (1 debe ser alfabtico). Una vez creados los subproyectos, es posible eliminar las actividades que les dieron origen en el nivel del proyecto maestro. P3 copia las actividades, calendarios y diccionarios del proyecto maestro de origen.
7.
7.1.
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS METAS Y PROGRESO
Una vez que el proyecto est en desarrollo es posible analizar su comportamiento comparando el progreso real con la programacin original. El crear una proyecto objetivo (target project) ayuda a decidir cundo es necesario efectuar acciones correctivas y a identificar las reas con variaciones significativas. Permite adems efectuar un anlisis del tipo qu ocurre si ...? para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuesto objetivo ( target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned value) y determinar los recursos adicionales que sern requeridos para completar el proyecto. El progreso se registra actualizando la programacin de actividades e ingresando los costos reales a intervalos regulares. Estos datos pueden ser ingresados directamente en P3 o por medio de la importacin de datos desde una base de datos o una planilla electrnica. 7.1.1. Creacin de una meta
Una vez que se completa el presupuesto inicial y la programacin de un proyecto es conveniente crear un proyecto objetivo o meta (target), el cual no ser modificado despus que comience el desarrollo y control del proyecto. No obstante, si eventualmente el progreso del proyecto aconseja crear nuevas actividades y/o recursos, este proyecto meta puede ser actualizado. Para crear un proyecto meta se debe escoger
File, Project, Targets
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El cuadro de dilogo de metas permite crear hasta 2 proyectos meta (el plan original se designa como la meta 1). El proyecto meta se crea como un proyecto separado, el cual puede ser abierto como cualquier proyecto (sin embargo, no es aconsejable modificarlo). Para eliminar la asignacin de un proyecto meta se utiliza el signo - (resta). 7.1.2. Mantencin de Planes Metas
Mientras el proyecto progresa, puede ser necesario agregar o eliminar actividades, revisar presupuestos o actualizar otros datos. Para actualizar un proyecto meta se utiliza el comando Project, Targets, Update. En el proceso de actualizacin es posible reemplazar los siguientes temes: calendario meta; temes de datos personalizados; diccionario de cdigo de actividades, valores y ttulos; actividades eliminadas; diccionario de cdigo WBS, valores y ttulos; diccionario de recursos. Tambin es posible actualizar los datos de actividades y recursos, en particular: seleccin de actividades (todas las actividades, del diagrama -layout- vigente, en desarrollo, completadas o no iniciadas); reemplazo de datos para actividades agregadas (cdigo de actividades; valores de cdigo WBS; valores de temes de datos personalizados, ttulos, notas (logs), restricciones y relaciones de actividades; presupuestos para recursos y costos; otros datos reales); almacenamiento de fechas reales y de fechas programadas vigentes. 7.1.2.1. Reemplazo de calendarios y diccionarios
Esta opcin se presenta en la ventana superior del cuadro de dilogo de metas, y es posible seleccionar las siguientes alternativas: a)
Replace target calendar

Copia el calendario del proyecto activo hacia el proyecto meta. Incluye los datos relativos a fecha de inicio del proyecto, fecha de trmino impuesta -si existe-, fecha de control, nmero o definicin de das hbiles en la semana laboral, perodos no laborables y excepciones.
b)
Replace custom data items

Reemplaza la estructura de tems de datos personalizados del proyecto meta por la estructura definida en el proyecto activo. P3 modifica los valores asignados a todas las actividades. Para actualizar los valores asignados a las actividades, recursos o costos debe seleccionar la opcin respectiva.
c)
Replace code structurevalues and titles dictionary

Actualiza la estructura de cdigos de actividad. Agrega, elimina o reemplaza los nombres de cdigo, ttulos y valores.
d)
Delete from target any activities no longer in the current schedule

Elimina las actividades que ya no pertenecen al proyecto activo.
e)
Replace WBS structure, values and titles dictionary

Actualiza la estructura WBS del proyecto meta con la estructura del proyecto activo. Agrega, elimina o reemplaza los cdigos, ttulos, niveles, ancho de campo y separadores.
f)
Update Resource Dictionary with current prices and availability

Actualiza precios, lmites mnimo y mximo y fechas de restriccin con las del proyecto activo. Agrega nuevos recursos del proyecto activo. Los recursos eliminados del diccionario de recursos del proyecto activo permanecen el proyecto meta. 7.1.2.2. Actualizacin de actividades y recursos
Esta opcin se presenta en la ventana inferior del cuadro de dilogo de metas, y es posible seleccionar las siguientes alternativas: a)
Selection
Permite seleccionar las actividades que sern actualizadas. Es posible actualizar todas las actividades (All activities) o solamente las desplegadas en el diagrama activo (Current layout), segn el filtro utilizado. Esta seleccin puede limitarse a las actividades en desarrollo (Underway), completadas (Completed) o no iniciadas (Not started). Las actividades en desarrollo son aqullas con fecha real de comienzo o porcentaje de desarrollo mayor que 0% y menor que 100%; las actividades completadas son aqullas con fecha real de trmino o con 100% de desarrollo; las actividades no iniciadas son aqullas sin fecha real de comienzo o trmino y con 0% de desarrollo.
b)
For activities not in the target add activity and all data items
Agrega las actividades presentes en el proyecto activo que no estn en el proyecto meta, incluyendo el ttulo de cada actividad, relaciones lgicas, duraciones, cdigos, recursos, notas (logs) y otros datos.
c)
Activity code values

Actualiza los valores de cdigos de actividad. Esta opcin permite reflejar cambios efectuados en la asignacin de cdigos en el proyecto activo. Si se modifica la estructura, los ttulos, se agrega, elimina o reemplaza los cdigos de actividad o sus valores del diccionario de cdigos de actividad, esta opcin permite reemplazar la estructura de cdigos, valores y ttulos en el diccionario.
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d)
WBS value
Actualiza los valores de cdigo WBS en el proyecto meta. Si se ha modificado la estructura de cdigos WBS, los ttulos, se agrega, elimina o reemplaza los cdigos WBS o sus ttulos en el diccionario WBS, esta opcin permite reemplazar la estructura de cdigos WBS, valores y ttulos en el diccionario del proyecto meta.
e)
Custom data item values

Actualiza los valores de tems de datos personalizados asignados a actividades o recursos y costos del proyecto meta. Si se ha agregado o eliminado tems de datos personalizados o se ha modificado el tipo o longitud de los datos, esta opcin permite reflejar los cambios efectuados en el proyecto meta.
f)
Activity title, logs, constraints, relationships

Actualiza los ttulos de las actividades o las notas y comentarios (logs) asociados. Agrega, elimina o cambia las restricciones temporales y relaciones lgicas presentes en el proyecto activo. P3 reemplaza una relacin lgica (relationships) solamente si las actividades predecesora y sucesora estn en el proyecto meta. P3 actualiza el tipo de relacin, el retardo (lags) y la duracin. P3 elimina las relaciones lgicas no presentes en el proyecto activo.
g)
Budgets for resource/cost

Actualiza las cantidades y costos presupuestados para los recursos existentes. Efecta nuevas asignaciones de recursos de acuerdo a las asignaciones del proyecto activo. Registra las cantidades y costos presupuestados para los nuevos recursos. Elimina las asignaciones de recursos que ya no estn presentes en el proyecto activo. La actualizacin de precios y lmites de disponibilidad del diccionario de recursos se realiza con la opcin correspondiente.
h)
Actuals and other resource and cost data in targe

Actualiza los datos reales del perodo y a la fecha actual. Actualiza la contabilizacin de costos, los retrasos y duracin de recursos, porcentaje completado y los valores estimados al completar la actividad.
i)
Actual dates
Copia las fechas reales del proyecto activo. Tambin copia el porcentaje completado y la duracin restante para actividades con fechas reales.
j)
Current schedule dates

Copia las fechas ms prximas y ms tardas de comienzo y trmino, la duracin original y restante, el porcentaje completado y la holgura total de cada actividad del proyecto activo.
Las fechas reales se actualizan con la opcin respectiva. Para actividades con fecha real las fechas prximas y tardas no se modifican. Esta opcin es til cuando se dispone de un segundo proyecto meta, de modo tal que no se pierda la programacin original del proyecto. 7.1.2.3. Visualizacin de los datos del proyecto meta
P3 permite crear un diagrama (layout) que incluye los datos del proyecto meta (1 2), que permite comparar la programacin o el presupuesto original con los datos del proyecto activo. Es posible agregar columnas en la tabla de actividades (Activity table) y desplegar barras de actividades para representar las fechas originales (targets dates). Con el proyecto original abierto el proyecto meta se puede visualizar pero no modificar. Para modificar el proyecto meta puede utilizarse la opcin de actualizacin o bien abrir directamente el proyecto meta (en este caso se trata como un proyecto simple). 7.1.3. Actualizacin de la Programacin
Con el proyecto en desarrollo, es aconsejable actualizar la programacin y los costos a intervalos regulares. Puede ser necesario actualizar la programacin de actividades en forma diaria o semanal, pero registrar el progreso y los costos reales una vez al mes. Los datos reales pueden ingresarse directamente en P3 o ser importados desde una base de datos o una planilla de clculo. 7.1.3.1. Actualizacin automtica
P3 incluye una herramienta de actualizacin automtica de recursos y costos denominada Reglas de Autocosto (Autocost) la cual permite una actualizacin rpida y fcil. Cuando se actualiza la programacin de actividades, P3 calcula automticamente los datos de recursos y costos de acuerdo a las reglas de autocosto establecidas. Si una actividad est en desarrollo (no ha sido completada), es necesario registrar la fecha real de comienzo (actual start date) y el porcentaje completado y/o la duracin restante. Normalmente estas dos variables estn ligadas: si se ingresa la duracin restante ( remaining duration) para reflejar la cantidad de trabajo requerido para finalizar la actividad, P3 calcula el correspondiente porcentaje completado (schedule percent complete). De igual forma, es posible ingresar el porcentaje completado de acuerdo a lo programado y P3 calcular la duracin restante de la actividad. Ambas variables puede ser desconectadas modificando la correspondiente regla de autocosto. Las reglas de autocosto permiten modificar el mtodo de actualizacin (frmulas de clculo) de los recursos y costos, utilizando para ello el comando Calculate, Autocost. 7.1.3.2. Registro del progreso
El avance de un proyecto se puede registrar en cualquier instante. Es posible utilizar un filtro para seleccionar solamente las actividades que requieren ser actualizadas. Para la creacin de filtros se utiliza el comando Format, Filter. P3 revisa la programacin de actividades basado en
las fechas reales, las duraciones restantes actualizadas, los retrasos y todo otro cambio que se haya registrado. 7.1.3.3. Actualizacin con el Formulario de Actividades
Para desplegar este formulario basta con seleccionar una actividad con un doble click del mouse. Para ingresar una fecha real (actual date) se debe seleccionar el cuadro de revisin ( checkbox) de ES (early start) para la fecha de comienzo, o el cuadro de revisin EF (early finish) para la fecha de trmino. Para modificar la fecha se utiliza el calendario desplegable (presionando sobre el botn de despliegue). Tambin es posible actualizar la duracin restante (RD) y el porcentaje completado (Pct). Para actualizar varias actividades es posible desplegar el formulario de actividades empleando el comando Display, Activity Form, lo cual permite seleccionar una actividad tras otra sin cerrar el formulario. 7.1.3.4. Actualizacin con la Grfica de Barras
El registro de avance de un proyecto puede ser realizado directamente en la grfica de barras (Bar chart). Para ingresar una fecha de comienzo real, con el mouse se apunta al comienzo de la actividad y se presiona la tecla <Shift> (el puntero del mouse cambia de forma). Para modificar la fecha de comienzo (o trmino) real, se arrastra el puntero del mouse hasta la fecha deseada. P3 despliega un recuadro (Datometer) con la fecha correspondiente a la posicin del puntero. Una vez escogida la fecha real (se debe soltar el puntero), P3 solicita la confirmacin del ingreso de datos y despliega un cuadro de dilogo de progreso que permite ingresar el progreso de la actividad en una barra de despliegue horizontal (Progress) o en un recuadro (Percent complete), y la duracin restante en otro recuadro (Remaining duration). Para cerrar el cuadro de dilogo de progreso incorporando los cambios efectuados se selecciona el botn OK (el botn Cancel no incorpora los cambios). P3 actualiza la duracin restante o el porcentaje completado (segn el cambio que se haya ingresado). Para revisar el avance actual de una actividad, se apunta con el mouse al medio de la barra de la actividad y se presiona la tecla <Shift>. Al soltar el botn del mouse, P3 desplegar el cuadro de dilogo de progreso con los datos vigentes. Para actividades con fechas reales, P3 antepone una letra A en la columna de fecha ms prxima de comienzo (early start) o ms prxima de trmino (early finish) de la tabla de actividades, segn sea la fecha real ingresada. Ambos datos pueden ser incorporados como columnas de esta tabla. Una vez registrado el avance del proyecto, es preciso calcular la programacin de actividades. Para ello se utiliza el comando Calculate, Schedule o la tecla F9.
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7.1.3.5.
Interrupcin de actividades
En algunos casos puede ser necesario detener el trabajo de una actividad por un perodo de tiempo. Esta interrupcin se especifica en el formulario de fechas (Dates form), sealando las fechas de suspensin (suspend date) y de reanudacin (resume date). Ambos datos pueden ser incorporados como columnas de la tabla de actividades. El formulario de fechas se despliega empleando el comando Display, Dates Form, presionando el botn derecho del mouse o mediante la combinacin CTL+D. La fecha de suspensin corresponde al trmino del ltimo da (o de la unidad de planificacin correspondiente) en el cual se trabaja en la actividad. Para registrar una fecha de suspensin la actividad debe tener una fecha de comienzo real. P3 calcula la duracin real para todas las actividades con avance empleando la cantidad de tiempo realmente trabajada. Para ello P3 considera los perodos no laborables y los calendarios especificados. Este formulario seala adems el avance de la actividad en relacin al proyecto meta, desplegando las fechas ms prximas y ms tardas programadas y el nmero de secuencia del perodo laboral para el proyecto meta (1 y 2). 7.1.4. Anlisis del avance
Despus de actualizar un proyecto, es posible evaluar rpidamente en pantalla el progreso y rendimiento del proyecto. Es posible emplear un diagrama (layout) para mostrar las barras grficas de las actividades actuales y originales, identificando si la actividad se inici o finaliz en las fechas programadas. En la tabla de actividades se puede incluir el presupuesto programado, los costos reales a la fecha y el costo presupuestado del trabajo realizado (earned value) para identificar las actividades que estn fuera de lo programado y/o presupuestado. Para anlisis ms detallados se puede crear informes matriciales y grficos de recursos y costos. P3 incluye un informe de valor ganado que permite analizar las variaciones de programacin y costo. 7.1.4.1. Avance de la fecha de control
Despus de actualizar el progreso del proyecto se emplea el comando Calculate, Schedule o la tecla F9 para avanzar la fecha de control y calcular la nueva programacin de las actividades. La fecha de control (data date) se modifica empleando el calendario desplegable. 7.1.4.2. Comparacin entre la programacin original y la actual
Utilizando la grfica de barras se puede desplegar las barras de actividades para representar la programacin actual y la programacin original, y visualizar el avance de la programacin en relacin a la planificacin original. Este tipo de diagrama (layout) permite ver cualquier variacin entre las fechas actuales y las originales.
El avance de una actividad puede estar representado por el porcentaje completado o por la duracin restante. Si se emplea el mtodo del porcentaje completado, P3 destaca la correspondiente porcin de la barra de actividad segn la relacin entre el porcentaje completado y la longitud grfica total de la barra. Si se emplea el mtodo de la duracin restante, P3 destaca el avance de la actividad desde la fecha real de comienzo hasta el punto en el cual se ha programado el inicio del trabajo restante. Las barras de actividades no siempre indican si un trabajo est avanzando segn lo programado. De igual modo, el comparar los costos reales con el costo presupuestado no entrega informacin acerca de la tasa de gastos o si la actividad ser finalizada dentro del presupuesto. Existen dos indicadores que representan el rendimiento de lo programado y de lo presupuestado. Estos indicadores son desplegados en el formulario de resumen presupuestario (Budget Summary form). El indicador del rendimiento segn presupuesto se denomina Costo Presupuestado para el Trabajo Programado o BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled) e indica la cantidad de trabajo que debiera haber sido completada a la fecha de control. P3 calcula el porcentaje de trabajo que debiera haber sido completado entre la fecha de comienzo ms temprana del proyecto meta 1 y la fecha actual, luego multiplica este porcentaje por el costo presupuestado. A este indicador se le conoce tambin como esfuerzo planificado (planned effort). La forma de clculo puede ser modificada en el cuadro de dilogo de clculo de valor ganado (Earned Value Calculations), con las opciones de utilizar el costo presupuestado en el proyecto actual (Use current budget to ...) o el costo presupuestado en el proyecto original o meta (Use target budget to ...). Para ello se utiliza el comando Calculate, Earned Value. El indicador del rendimiento segn lo programado se denomina Costo Presupuestado para el Trabajo Realizado o BCWP (Budgeted Cost for Work Performed) o ms simplemente Valor Ganado e indica el valor del trabajo realizado. P3 calcula este valor multiplicando el porcentaje completado real por el costo presupuestado (sea en el proyecto actual o en el proyecto original o meta, segn se defina). Al comparar el valor ganado (BCWP) con el esfuerzo planificado (BCWS) es posible determinar si una actividad est dentro de lo programado. Si el indicador BCWP es menor que BCWS, significa que se ha realizado una cantidad de trabajo inferior a lo originalmente planificado. Al comparar el valor ganado (BCWP) con el valor del costo real a la fecha o ACWP (Actual Cost for Work Performed) es posible analizar si una actividad est dentro de lo presupuestado. Si el indicador BCWP es menor que ACWP, significa que el trabajo realizado tiene un costo mayor que lo originalmente presupuestado.
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7.1.4.3.
Identificacin de reas problema
Es posible analizar las variaciones de la programacin y el presupuesto a un nivel resumido en la tabla de actividades, incluyendo en esta tabla columnas con los datos del presupuesto programado, el valor ganado y el costo real a la fecha. Una forma de resumir estos datos consiste en agrupar las actividades segn el administrador responsable de ellas. P3 resume las programaciones actual y original para cada administrador. Para especificar el mtodo a utilizar para calcular el porcentaje completado resumido se utiliza el comando Calculate, Summarization. Las barras de actividades resumidas con tiempo inactivo se identifican por un angostamiento ( necking) de la grfica de barra. Para un anlisis ms extenso del rendimiento de lo programado y de lo presupuestado es posible crear un tem de datos personalizado para la variacin de programacin BCWP-BCWS (schedule variance) y para la variacin de presupuesto BCWP-ACWP (cost variance) e incluirlos como columnas en la tabla de actividades. Mediante el comando Global Change es posible calcular rpidamente los valores de estas variables, segn las frmulas Schedule Variance = BCWP - BCWS
Cost Variance = BCWP - ACWP
7.2.
PROGRAMACIN Y RESTRICCIONES
Es posible calcular la programacin de actividades cada vez que se agregan o eliminan actividades en un proyecto, se revisan sus fechas, duraciones u otros datos. Una vez que se calcula la programacin, puede ser necesario ajustar ciertas fechas especficas debido a retrasos por problemas climticos o necesidades de financiamiento. Puede agregarse condiciones o restricciones que reflejen de manera ms precisa los requerimientos del proyecto. 7.2.1. Clculo de la programacin
P3 calcula las fechas ms prximas de inicio y trmino de cada actividad, desde el inicio hasta el fin del proyecto. Luego calcula las fechas ms tardas de inicio y trmino de cada actividad, comenzando desde el fin del proyecto hasta la primera actividad. Durante esta revisin P3 calcula los valores de las holguras. Para efectuar estos clculos, P3 utiliza la unidad de planificacin del proyecto y los calendarios que se hayan definido. Para programar un proyecto se debe escoger
Calculate, Schedule
La fecha de control (data date) representa la fecha de inicio del trabajo restante y debiera corresponder a la fecha presente. Se utiliza la tecla F8 para ingresar la fecha del sistema como fecha de control.
7.2.1.1.
Listados de Programacin
P3 prepara listados de programacin, junto con estadsticas que resumen la informacin del proyecto. Si no se desea alguno de estos listados, deber desactivarse la opcin respectiva en el cuadro de dilogo de programacin. Estas opciones son: a)
List constraints
Muestra las actividades del proyecto con restricciones temporales. Cada actividad es listada con su identificador de actividad, fecha y tipo de restriccin.
b)
List open ends

Indica cules actividades de la malla de actividades no poseen relaciones lgicas de predecesor o sucesor. Estas actividades se conocen como extremos abiertos. Este informe ayuda a entender la lgica de la malla de actividades, ya que destaca las relaciones lgicas faltantes entre actividades.
c)
List activities with out of sequence progress

Muestra las actividades con avance fuera del orden establecido por la lgica de la malla de actividades.
d)
Report Series
Indica el cdigo de la serie de informes a producir durante la programacin del proyecto. Los informes deben ser previamente agrupados en una o ms series, utilizando el comando Reports, Tabular, Production que despliega el cuadro de dilogo de produccin. Los informes o listados producidos en la programacin del proyecto pueden ser impresos directamente, grabados a un archivo o desplegados en pantalla. Estas opciones se escogen en el cuadro de dilogo de opciones de informes tabulares. 7.2.1.2. Listados de Estadsticas
Despus de calcular una programacin, P3 crea un listado estadstico que resume informacin relativa al proyecto. Este listado incluye el nmero total de actividades, la cantidad de actividades inicadas y finalizadas, la cantidad de relaciones lgicas establecidas y el porcentaje de avance del proyecto. Cuando se programa un proyecto maestro, P3 tambin produce listados individuales para cada subproyecto. El porcentaje de avance del proyecto se calcula empleando la siguiente ecuacin:
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( Duraciones originales - Duraciones restantes ) / Duraciones originales * 100 7.2.1.3. Informe de ciclos
Si P3 detecta un encadenamiento cclico (loop) de las actividades durante su programacin, detiene la programacin y genera un informe de ciclos. Un encadenamiento cclico es una ruta de actividades encadenadas que retornan a s mismas. Este informe lista las actividades que forman un ciclo, un nmero de ciclo, los identificadores y una descripcin de las actividades. El nmero del ciclo es un nmero secuencial asignado por el programa. P3 no puede calcular la programacin del proyecto hasta que se eliminen todos los encadenamientos cclicos. 7.2.2. Establecimiento de la lgica de programacin
P3 permite especificar opciones adicionales para la programacin de un proyecto, tales como el tipo de lgica empleada para el clculo de la programacin o la forma de clculo para las holguras (empleando fechas de inicio o trmino o el menor valor entre ambos). Es posible seleccionar opciones de programacin y nivelacin para proyectos maestros y subproyectos. Para ello se debe escoger
Calculate, Schedule, Options

El cuadro de dilogo de opciones de programacin y nivelacin est predefinido con las opciones ms comunes. Estas opciones pueden ser modificadas en cualquier instante. 7.2.2.1. Lgica de la programacin
La forma de clculo de la programacin puede considerar una lgica rgida ( retained logic) o permitir un avance fuera de secuencia (progress override logic). Emplear una u otra opcin solo tiene efecto cuando existen actividades cuya realizacin se efecta fuera de la secuencia lgica establecida. Por defecto P3 emplea una lgica rgida, lo cual significa que una actividad no puede comenzar hasta que todas las predecesoras hayan sido completadas. Si se desea permitir la realizacin de actividades fuera de secuencia (por ejemplo, iniciar una actividad an cuando las predecesoras no hayan sido completadas) se debe permitir el avance fuera de secuencia. Antes de escoger esta opcin, se debe estar seguro que las actividades fuera de secuencia pueden desarrollarse sin exigir una relacin lgica con las actividades predecesoras, tal como se plane originalmente.
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7.2.2.2.
Clculo de retrasos
Cuando en una relacin lgica del tipo comienzo-comienzo (start-to-start) la actividad predecesora ha comenzado fuera de secuencia, P3 retrasa la actividad sucesora hasta que el retraso se extingue y se cumplen todas las relaciones lgicas de precedencia. Es posible seleccionar reducir este retraso empleando la fecha de comienzo real (Actual start) o la fecha ms prxima de comienzo (Early start). Por defecto P3 reduce el retraso desde la fecha ms prxima de comienzo de la actividad predecesora. Esta opcin se emplea cuando el inicio de la actividad sucesora depende de la cantidad de trabajo efectuado en la actividad predecesora. La opcin de fecha de comienzo real se emplea cuando se requiere que el inicio de la actividad sucesora dependa del tiempo transcurrido desde la fecha real de inicio de la actividad predecesora, independiente de la cantidad de trabajo que se haya efectuado. 7.2.2.3. Duracin de la actividad
El emplear actividades con duracin contnua (Contiguos duration) o interrumpida (Interruptible activity duration) afecta a aquellas actividades cuyas fechas de trmino estn restringidas por ciertos tipos de relaciones lgicas o por restricciones de fecha. Por defecto P3 programa el proyecto empleando actividades con duracin contnua, las cuales exigen que el trabajo se desarrolle en forma contnua. La programacin con actividades con duracin interrumpida comprende aquellas actividades en las cuales el nmero de perodos laborables entre el comienzo y el trmino de la actividad puede ser mayor que su duracin. La duracin restante permanece igual, pero el trabajo no se realiza en forma contnua. Cuando se emplea duracin contnua, las fechas de comienzo y trmino de una actividad son obligadas por la relacin de trmino o restriccin. Con duracin interrumpida, la fecha de trmino es obligada por la relacin de trmino o restriccin, pero no as la fecha de comienzo ya que la actividad puede comenzar ms temprano (segn las restricciones y las actividades predecesoras). Esta opcin puede cambiarse en cualquier instante, pero los cambios solo afectan los clculos futuros. Cuando se programa o nivela en modo interrumpo, P3 nunca interrumpe actividades con una restriccin de comienzo o trmino obligatorio. 7.2.2.4. Clculo de holguras
P3 calcula la holgura total (total float) a partir de las fechas de comienzo o trmino de una actividad, o bien con la fecha ms crtica. Esta opcin se emplea solamente para una programacin interrumpida y para calcular holguras de actividades agrupadas (hammock activities) en una programacin contnua. Por defecto P3 calcula la holgura total como la holgura de trmino (Finish float), que corresponde a la diferencia de das laborables entre las fechas de trmino ms prxima y ms tarda. Se esCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 105 de 180
coge la opcin holgura de comienzo (Start float) cuando se desea representar la diferencia de das laborables entre las fechas de comienzo ms prxima y ms tarda de la actividad. La opcin de fecha ms crtica (Most critical) corresponde a la holgura menor entre las holgura de trmino y comienzo. 7.2.2.5. Opciones de programacin para proyectos maestros y subproyectos
Esta opcin se emplea cuando se trabaja con el esquema de proyecto maestro y subproyectos relacionados, y se selecciona desde el proyecto maestro. La programacin de actividades y nivelacin de recursos puede efectuarse desde el proyecto maestro, desde los subproyectos o ambos (Allow scheduling and leveling of ...). Cuando se programa solamente desde el proyecto maestro es posible seleccionar la opcin de reemplazar las fechas de control (data dates) de los subproyectos con la fecha de control del proyecto maestro (Replace subproject data dates when scheduling). Es recomendable emplear esta opcin para mantener la consistencia en la administracin de los subproyectos. Al programar desde el proyecto maestro, P3 calcula las fechas ms tardas basado en la fecha de trmino del proyecto maestro. Es posible seleccionar el empleo de las fechas de trmino de cada subproyecto (Base float on end date of ...). Cuando se programa desde un subproyecto es posible seleccionar el reconocimiento de relaciones lgicas externas (Recognize external relationships). Esta opcin considera el efecto de las relaciones entre los subproyectos y el proyecto maestro. Para ignorar las relaciones existentes entre los subproyectos durante la programacin se debe desactivar la opcin. En este caso, P3 programa el subproyecto como un proyecto independiente, empleando su propia fecha de comienzo, fecha de control y fecha de trmino impuesta (si existe). Las relaciones entre proyecto se tratan como extremos abiertos. 7.2.3. Uso de Restricciones Temporales
Se emplean restricciones temporales (constraints) cuando ciertas situaciones requieren que las actividades comiencen o terminen en una fecha y/o tiempo determinado. Las restricciones temporales pueden restringir o distribuir las holguras en actividades crticas, controlar actividades independientes, suavizar el uso de recursos, eliminar conflictos en la asignacin de recursos o cumplir con condiciones externas tales como actividades de trabajo en exteriores (condiciones climticas), fechas contractuales lmites, retrasos en financiamiento gubernamental, presencia limitada de recursos externos. P3 entrega dos tipos de restricciones: restriccin de fechas y restriccin de holguras. La restriccin de fechas se emplea cuando una fecha en particular controla una actividad o proyecto. La restriccin de holgura se emplea cuando no se conoce la duracin real de una actividad, pero se conocen las relaciones o fechas que inciden en su clculo. La restriccin de holgura controla la holgura de una actividad cambiando sus fechas programadas.
Para asignar una restriccin temporal a una actividad se emplea el formulario de restricciones (Constraints form), el que se despliega utilizando el comando Display, Constraint Form. Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn derecho del mouse o mediante la combinacin de teclas CTL+N. Tambin es posible efectuar la asignacin de restriccin directamente en la grfica de barras (Bar chart) empleando el mouse. 7.2.3.1. Restriccin de comienzo prximo
La restriccin de comienzo prximo (early-start constraint) afecta solamente las fechas ms prximas de una actividad. Esta restriccin se emplea para asegurar que el inicio de una actividad no ser programado antes de una fecha especfica. Se le conoce como una restriccin No comenzar antes de. Esta restriccin afecta la programacin solamente si la fecha de restriccin es posterior a la fecha de comienzo ms prxima calculada para la actividad. Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hbil para fijar la restriccin. 7.2.3.2. Restriccin de trmino prximo
La restriccin de trmino prximo (early-finish constraint) funciona exactamente como una restriccin de comienzo prximo, pero es aplicada a la fecha ms prxima de trmino de la actividad. Esta restriccin se aplica a aquellas actividades sin predecesores y deben finalizar antes de la siguiente fase del proyecto. Se puede emplear para reducir la holgura libre ( free float) de la actividad. Se le conoce como una restriccin No finalizar antes de. Esta restriccin afecta la programacin solamente si la fecha de restriccin es posterior a la fecha de trmino ms prxima calculada para la actividad. Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hbil para fijar la restriccin. 7.2.3.3. Restriccin de comienzo tardo
La restriccin de comienzo tardo (late-start constraint) puede afectar las fechas tardas de una actividad si la fecha de restriccin es anterior a la fecha de comienzo ms tardo calculada para la actividad. Esta restriccin reduce la holgura total en las actividades sucesoras. Normalmente se aplica por acuerdo entre los participantes de un proyecto para que una actividad comience antes de una fecha dada. Se le conoce como una restriccin No comenzar despus de. Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la fecha hbil inmediatamente anterior para fijar la restriccin. Si la actividad restringida tiene una fecha real de inicio, la restriccin se considera como una restriccin de trmino tardo (trmino tardo = inicio real + duracin original). 7.2.3.4. Restriccin de trmino tardo
La restriccin de trmino tardo (late-finish constraint) afecta solamente las fechas tardas de una actividad. La fecha de restriccin debe ser anterior a la fecha de trmino ms tardo calculada para la actividad. Se le conoce como una restriccin No finalizar despus de.
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Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la fecha hbil inmediatamente anterior para fijar la restriccin. 7.2.3.5. Restriccin de comienzo
La restriccin de comienzo (start-on constraint) es equivalente a la aplicacin simultnea de las restricciones de comienzo prximo y comienzo tardo. La restriccin de comienzo prximo incide solo si la fecha impuesta es posterior a la fecha de comienzo ms prxima calculada para la actividad. La restriccin de comienzo tardo incide solo si la fecha impuesta es anterior a la fecha de comienzo ms tardo calculada para la actividad.
Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hbil para fijar la restriccin comienzo prximo y la fecha hbil inmediatamente anterior para fijar la restriccin de comienzo tardo. 7.2.3.6. Restriccin de trmino esperado
La restriccin de trmino esperado (expected-finish constraint) se emplea para actualizar la programacin basado en el trmino esperado de una actividad. Para actividades con esta restriccin P3 calcula la duracin restante como la diferencia del perodo laboral existente entre la fecha ms prxima de comienzo calculada y la fecha de trmino esperada. Debe asegurarse que la fecha de trmino esperada no sea anterior a la fecha de comienzo ms prximo, o bien que la duracin restante de la actividad no sea establecida en cero. Para actividades en desarrollo, P3 calcula la duracin restante como el nmero de das hbiles existentes a partir de la fecha de control hasta la fecha de trmino esperado. La duracin original es igual a la diferencia de das laborables entre la fecha real de comienzo y la fecha de trmino esperado. El porcentaje completado se calcula segn la siguiente frmula ( Duracin original - Duracin restante ) / Duracin original * 100 P3 enlaza la duracin restante y el porcentaje completado si se ha seleccionado la regla de autocosto N 1 (Rule 1: Link remaining duration and scheduled percent complete). 7.2.3.7. Restriccin de comienzo obligado
La restriccin de comienzo obligado (mandatory-start constraint) iguala las fecha ms prxima y ms tarda de comienzo a una fecha especificada. P3 respeta esta restriccin durante la programacin. Esta restriccin afecta a todas las fechas ms prximas de las actividades que estn en la ruta desde la actividad en cuestin y a todas las fechas ms tardas de las actividades que estn en las rutas que sigue a la actividad.
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El empleo de esta restriccin puede violar la lgica de la malla de actividades y provocar que las fechas de la actividad sean anteriores a las de sus predecesoras. Debe evitarse la ubicacin de una fecha de comienzo obligado en un perodo no laboral. 7.2.3.8. Restriccin de trmino obligado
La restriccin de trmino obligado (mandatory-finish constraint) iguala las fechas ms prxima y ms tarda de trmino a una fecha especificada. P3 respeta esta restriccin durante la programacin. Esta restriccin afecta a todas las fechas ms tardas de las actividades que estn en la ruta hacia la actividad en cuestin y a todas las fechas ms prximas de las actividades que estn en la ruta que sigue a la actividad. El empleo de esta restriccin puede violar la lgica de la malla de actividades y provocar que una actividad sucesora sea programada antes que sus predecesoras. Debe evitarse la ubicacin de una fecha de trmino obligado en un perodo no laboral. 7.2.3.9. Restriccin de holgura total
La restriccin de holgura total cero (zero-total-float constraint) se aplica para transformar en crtica una actividad. P3 establece las fechas tardas iguales a las fechas prximas de la actividad, lo cual da como resultado una holgura total igual a cero. El cambio de las fechas tardas afecta tambin las fechas tardas de las actividades precedentes. Esta restriccin no tiene efecto si la holgura total de la actividad ya es cero o negativa. 7.2.3.10. Restriccin de holgura libre
La restriccin de holgura libre cero (zero-free-float constraint) se conoce tambin como restriccin Lo ms tarde posible o ALAP (as-late-as-possible) y se aplica para comenzar una actividad lo ms tarde posible sin retrasar a las actividades sucesoras. P3 ubica el trmino de la actividad un perodo laboral antes del inicio de la actividad sucesora (suponiendo una relacin del tipo trmino-comienzo). Esta restriccin se aplica para actividades que involucran pago o entregas. 7.2.4. Asignacin de restricciones.
Las restricciones temporales pueden asignarse empleando el formulario de restricciones ( Constraint form) o directamente en la grfica de barras (Bar chart) empleando el mouse. 7.2.4.1. Uso del formulario
Este formulario presenta las opciones de restriccin temporal aplicables a cada actividad (para aqulla seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger
Display, Constraint form
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Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn derecho del mouse o mediante la combinacin de teclas CTL+N. Cuando se establece una restriccin de fecha, se debe seleccionar comienzo (Start) o trmino (Finish) para establecer el tipo de restriccin. P3 aplica la fecha de comienzo o trmino prximo o tardo, segn el tipo de restriccin escogido. P3 identifica las fechas restringidas anteponiendo un * (asterisco) en la fecha respectiva en la tabla de actividades. Si se aplica una restriccin de trmino esperado P3 despliega un asterisco en los datos de duracin original y restante. Las fechas programadas no reflejan las restricciones impuestas hasta que el proyecto es reprogramado. 7.2.4.2. Uso de la grfica de barras
Por ejemplo, para asignar una restriccin de comienzo prximo, con el mouse se apunta al comienzo de la actividad y se presiona la tecla <Ctl> (el puntero del mouse cambia de forma). Para establecer la restriccin de fecha se arrastra el puntero del mouse hasta la fecha deseada. P3 despliega un recuadro (Datometer) con la fecha correspondiente a la posicin del puntero. Una vez escogida la fecha de restriccin (se debe soltar el puntero), P3 despliega el cuadro de dilogo de restricciones. Es posible asignar otra restriccin o confirmar la ingresada. Para cerrar el cuadro de dilogo de restriccin incorporando los cambios efectuados se selecciona el botn OK (el botn Cancel no incorpora los cambios). Para asignar una fecha de restriccin anterior a la fecha programada para la actividad se arrastra el mouse hacia la izquierda. Para asignar una fecha de restriccin posterior a la fecha programada para la actividad se arrastra el mouse hacia la derecha. Si la restriccin aplicada provoca un conflicto con una restriccin ya existente, P3 permite sobreescribir la restriccin previa. 7.2.4.3. Limitaciones
Una actividad puede tener como mximo una restriccin de tipo prximo, una restriccin de tipo tardo, y una restriccin de holgura o duracin. Es posible asignar solo cierto tipo de restricciones temporales a cada tipo de actividad hito (milestone). Estas actividades aceptan restricciones de holgura total y de holgura libre. No es posible asignar restricciones a grupos de actividades (flags).
7.3.
CAMBIO GLOBAL.
El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a la totalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rpida. P3 entrega flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (bsqueda y reemplazo, asignacin de recursos, uso de datos aritmticos o modificacin de datos alfanumricos).
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7.3.1.
Introduccin
Este comando se emplea para editar valores existentes, ingresar nuevos valores y eliminar actividades completas o ciertos valores. Las funciones que puede ejecutar este comando son definicin de actividades (asignacin de recursos, ingreso de datos reales, revisin de duraciones restantes, presupuesto de recursos o cantidades), sustitucin de valores, agregar o cambiar valores y ttulos para cdigos de actividad, cdigos WBS o tems de datos personalizados, eliminacin de un conjunto de actividades o valores, asignacin de ttulos de cdigos, recursos o contabilizacin de costos a otros datos de las actividades. La aplicacin de este comando altera en forma permanente los datos del proyecto, por lo cual es recomendable generar un respaldo del proyecto antes de ejecutar el comando. 7.3.1.1. Clave de seguridad
Es posible establecer una palabra clave de seguridad (password protection) para restringir el acceso de usuarios a este comando. El usuario deber ingresar la clave correcta antes que P3 efecte los cambios establecidos. La clave por defecto es GCHANGE. Para modificarla se utiliza el comando Options, Change User Password del programa de administracin (Neset) de Primavera. Tambin es posible emplear File, Change Password para cambiar la clave dentro de P3 antes de abrir un proyecto. 7.3.1.2. Especificacin del cambio
La especificacin del comando de cambio global contiene sentencias que instruyen a P3 para modificar datos existentes o ingresar nuevos valores en el proyecto activo. Para crear un cambio global se debe escoger
Calculate, Global Change

El cuadro de dilogo de listados de cambio global presenta un listado de los comandos ya especificados, sealando su identificacin (el cdigo GL seguido de un nmero secuencial de 2 dgitos) y el ttulo dado por el usuario. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Close Cierra el cuadro de dilogo
Add ...
Crea la especificacin de un nuevo comando
Modify ...
Modifica la especificacin de un comando
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Delete ...
Elimina la especificacin de un comando
Run
Ejecuta un comando seleccionado
Trial run 7.3.1.3.
Efecta una prueba de la aplicacin del comando seleccionado Definicin de Sentencias
P3 despliega el cuadro de dilogo de cambio global cuando se selecciona una comando ya especificado o se escoge las opciones Add ... o Modify ... desde el cuadro de dilogo de listados. Por defecto P3 presenta la opcin de cambio (change), la cual permite definir un comando de cambio global empleando una sentencia lgica del tipo If:Then:Else. P3 analiza cada actividad empleando una condicin lgica If, realiza los cambios especificados por la sentencia Then si la condicin lgica es verdadera, o realiza los cambios especificados en la sentencia Else si la condicin lgica es falsa. El cuadro de dilogo de cambio global presenta varias ventanas y botones de seleccin. La ventana superior izquierda tiene las opciones de cambio (Change) y seleccin (Selection). Esta ltima permite seleccionar las actividades a modificar. La ventana superior derecha permite seleccionar el tipo de coincidencia exigida para la aplicacin de ms de una sentencia lgica. P3 permite especificar hasta cuatro sentencias lgicas, las cuales pueden ser encadenadas usando una lgica de tipo OR o de tipo AND. Si basta el cumplimiento de alguna de las condiciones (encadenamiento OR) se escoge la opcin Any (cualquiera); si se exige el cumplimiento de todas las condiciones en forma simultnea (encadenamiento AND) se escoge la opcin All (todas). La ventana central permite ingresar el nombre definido para el comando a especificar. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Trial run Efecta una prueba de la aplicacin del comando especificado
Run
Ejecuta un comando especificado
Previous
Permite visualizar otro comando especificado
Next
Permite visualizar otro comando especificado
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OK
Crea la especificacin de un nuevo comando
Cancel
Cierra el cuadro de dilogo se aplicar las modificaciones
Transfer ...
Transfiere un comando de cambio global de un proyecto a otro
El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente: Columna Descripcin Corresponde a un tem de datos presente en el proyecto activo o en el proyecto meta, o un tem que representa la variacin (diferencia) entre ambos proyectos. Las categoras de datos vlidas son datos de actividades, restricciones temporales, datos de recursos y costos, datos meta y variaciones. Al seleccionar una de estas categoras, P3 lista -en una lista desplegable- los tems de datos disponibles Representa la relacin lgica existente entre el tem de dato y un valor de ese tem. Los criterios vlidos son EQ para igualdad ( EQual), NE para desigualdad (Not Equal), GT para mayor que (Greater Than), LT para menor que (Lower Than), CN para pertenencia (CoNtains) y SN para no pertenencia (doeS Not contain). Adicionalmente, para las sentencias Then y Else existe el cdigo AD para suma (ADd) Seala el valor con el cual P3 compara el tem de dato definido. Es posible especificar la comparacin de un tem de dato con otro, con una valor especfico o con un valor calculado por P3 por medio de un clculo aritmtico o un encadenamiento de caracteres (string concatenation). Tambin es posible incluir funciones de caracteres, datos generales y calendarios Smbolo que representa una operacin matemtica para efectuar una accin aritmtica o de encadenamiento. Los operadores vlidos son * (multiplicar), + (sumar), / (dividir), - (restar) y & (encadenar) Seala el tem o valor usado por P3 como segundo operando para realizar la operacin arimtica o de encadenamiento. Son vlidos los operandos especificados en la columna Data Item/Value anterior
Data Item
Criteria
Data Item/Value
Operation
Data Item/Value
Para visualizar las opciones de tems de datos vlidas se emplea el botn derecho del mouse (ubicando el puntero sobre la columna del dato de inters) o el botn de despliegue vertical en la barra de edicin. P3 despliega un cuadro de dilogo de valores de tems de datos que contiene los tems de datos vlidos y una lista de los valores definidos para cada tem.
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7.3.1.4.
Pasos generales
Para definir un comando en el cuadro de dilogo de cambio global se emplea el siguiente procedimiento: a)
Seleccionar el campo en el cual se ingresarn datos.

Escoger una categora para la condicin lgica If y para las columnas de datos de las sentencias Then y Else (P3 despliega los datos vlidos).
b)
Continuar con el ingreso de datos en las respectivas columnas hasta completar la(s) sentencia(s) lgica(s) correspondiente al cambio general que se desea ejecutar.
Escoger Trial run para efectuar una prueba de la aplicacin del comando o Run para ejecutar los cambios directamente. 7.3.1.5. Uso de las sentencias If y Then
Algunos cambios pueden requerir solamente el empleo de las sentencias If:Then o Then. Por ejemplo, para cambiar todas las actividades de un proyecto basta con especificar el cambio en la seccin de la sentencia Then. Para cambiar una parte de las actividades es posible crear una sentencia If:Then, dejando la seccin de la sentencia Else en blanco. 7.3.1.6. Condiciones If mltiples
Es posible especificar hasta 4 condiciones lgicas, encadenndolas por medio de los operadores lgicos OR y AND. Si se exige el cumplimiento de alguna de las condiciones (encadenamiento OR) se escoge la opcin cualquiera (Any); si se exige el cumplimiento de todas las condiciones en forma simultnea (encadenamiento AND) se escoge la opcin todas (All) en la ventana de seleccin. 7.3.1.7. Condiciones Then o Else mltiples
Es posible especificar por separado hasta 4 sentencias del tipo Then y Else. P3 realiza los cambios establecidos en dichas sentencias de acuerdo al orden definido en ellas. Esto permite economizar el empleo de comandos de cambio global. 7.3.2. Seleccin de Actividades
Para seleccionar un grupo de actividades antes de aplicar el comando de cambio global se debe escoger la opcin de seleccin (Selection) de la ventana superior derecha del cuadro de dilogo de cambio global. Para el grupo seleccionado se puede aplicar un segundo filtro mediante la condicin lgica If.
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Esta opcin permite establecer una combinacin del tipo OR/AND para especificar las actividades a modificar. Ntese que al escoger la opcin de seleccin, el cuadro de dilogo se modifica en su ventana inferior. Ahora es posible especificar hasta 4 niveles de criterios de seleccin utilizando el campo de nivel (Level), los cuales pueden ser encadenados con las opciones todos (All) o cualquiera (Any). Estas opciones se indican como Level ... must meet ... of the following criteria. La ventana inferior permite especificar el criterio de seleccin ( if column), el valor inferior (low value column) y el valor superior (high value colum). Este ltimo se emplea solamente cuando el criterio exige la pertenencia de un rango. 7.3.2.1. Ejecutando un cambio global
Una vez creado el comando de cambio global, ste puede ser ejecutado seleccionando el botn Run del cuadro de dilogo de cambio global. P3 agrega este comando al listado de informes tabulares, con lo cual se puede ejecutar directamente desde el cuadro de dilogo de produccin utilizando el comando Reports, Tabular, Production. 7.3.2.2. Revisin previa
Antes de ejecutar un comando de cambio global, puede ser conveniente utilizar la opcin de prueba de la aplicacin del comando (trial-run feature) para visualizar los cambios en pantalla o imprimir un archivo (tambin puede ser grabado para una impresin posterior) que contiene los tems de datos que sern modificados junto con los valores antiguos y nuevos. P3 no cambiar los datos del proyecto hasta que se emplee el comando Run. 7.3.2.3. Ejecucin del comando
Al seleccionar la opcin Run, P3 realiza el cambio global especificado y modifica los correspondientes datos del proyecto. Simultneamente produce un archivo para auditar los cambios (comparar los valores antiguos con los valores nuevos), el cual puede ser desplegado en pantalla ( view), impreso (print) o grabado (save) como archivo de texto. Este archivo se denomina P3.OUT (con sucesivas ejecuciones, este archivo es sobreescrito). Si se ha establecido una palabra clave para el cambio global, P3 la solicita despus que se selecciona la opcin de ejecucin. De lo contrario, P3 solicita confirmar el cambio. Es posible ejecutar el comando de cambio global utilizando el comando Tabular, Production desde el cuadro de dilogo de produccin. 7.3.3. Sentencias para cambios especficos
Los cambios globales pueden ser tan simples como reemplazar un valor con otro, as como pueden requerir ecuaciones aritmticas que actualizan datos numricos o funciones de caracteres que cambian valores de texto. Es posible realizar los siguientes tipos de cambios: bsqueda y reemCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 115 de 180
plazo, bsqueda de blancos, asignacin de recursos, aritmticos, operatoria de fechas, modificacin de tems de datos personalizados, combinacin, espaciamiento y modificacin de textos.
7.4.
INFORMES TABULARES Y GRFICOS
Primavera proporciona informes y grficos que facilitan la comunicacin de informacin resumida o detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato, orden y seleccin de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes y grficos individuales o en serie. Todo informe o grfico puede ser visualizado en pantalla. Muchas de las opciones de informes y grficos estn disponibles para la pantalla de la carta grfica, por lo que este captulo presenta nicamente las opciones especficas para impresin. Todos los cuadros de dilogo de informes y grficos proporcionan informacin de ayuda contextual. 7.4.1. Aspectos bsicos
Primavera proporciona un conjunto de informes tabulares de programacin, de recursos y costos, de control de avance, de actividades y personalizados; y de informes grficos temporales, de lgica y de uso de recursos y costos. Para crear un nuevo tipo de informe tabular (la informacin se entrega en formato de filas y columnas) o para aplicar un informe tabular ya definido (los cuales pueden ser modificados) se debe escoger
Report, Tabular
El cuadro de dilogo de listado de informes despliega una lista de informes tabulares definidos (dependiendo del tipo de informe seleccionado), identificndolos con su cdigo ( ID) y ttulo (Title). Es posible crear un nmero ilimitado de especificaciones para cada tipo de informe o grfico. Tambin es posible copiar las especificaciones de un proyecto a otro. Cada especificacin es identificada por un cdigo de 2 caracteres que representa el tipo de informe o grfico, seguido de 2 nmeros que representan la secuencia de la especificacin. Adems, contiene los siguientes botones: Close Cierra el cuadro de dilogo
Add ...
Crea la especificacin de un nuevo informe
Modify ...
Modifica la especificacin de un informe
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Delete
Elimina la especificacin de un informe
Run
Aplica un informe seleccionado
Para crear un nuevo tipo informe grfico (la informacin se despliega en forma grfica) o para aplicar un informe grfico ya definido (los cuales pueden ser modificados) se debe escoger
Report, Graphic
El cuadro de dilogo de listado de grficos despliega una lista de informes grficos definidos (dependiendo del tipo de informe seleccionado), identificndolos con su cdigo ( ID) y ttulo (Title). La estructura del cuadro de dilogo es similar a la del cuadro de dilogo de informes tabulares. 7.4.1.1. Cuadros de dilogo
Al seleccionar los botones Add ... (para definir un nuevo informe) o Modify .... (para editar un informe ya definido), el respectivo cuadro de dilogo de informes tabulares o grficos contiene una variedad de opciones para definir el contenido y formato del informe, seleccionar las actividades, recursos y cuentas de costos, definir la escala de tiempo, etc. Todas estas opciones aparecen en la ventana superior izquierda del cuadro de dilogo. Al seleccionar alguna de estas opciones, la ventana central del cuadro de dilogo se modifica de acuerdo a la opcin escogida. Al crear un nuevo informe se despliega el cuadro de dilogo de creacin de nuevo informe, el cual solicita el ingreso del cdigo de identificacin del informe. Todo cuadro de dilogo de informes tabulares y grficos contiene los siguientes botones: Run Produce el informe seleccionado
Transfer ...
Copia el informe de un proyecto a otro
Previous
Muestra el informe previo
Next
Muestra el informe siguiente
OK
Cierra el cuadro de dilogo y graba las modificaciones
Cancel
Cierra el cuadro de dilogo sin grabar las modificaciones

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7.4.1.2.
Seleccin de actividades
Todos los cuadros de dilogo de informes tabulares o grficos contienen una opcin Selection la cual permite seleccionar un grupo especfico de actividades para cada informe. Esta opcin se utiliza de igual forma que se aplican los filtros que seleccionan las actividades de los diagramas (layouts). 7.4.1.3. Seleccin de recursos y cuentas de costos
Los informes tabulares y grficos de recursos y costos tienen la opcin Res Selection que permite escoger los recursos y cuentas de costos a ser considerados en cada informe. La seleccin de recursos y cuentas de costos se realiza de igual forma que en el despliegue de la carta grfica. Algunos informes requieren consideraciones especiales en la seleccin de recursos y cuentas de costos. 7.4.1.4. Ordenamiento de actividades
La mayora de los informes tabulares y grficos tienen la opcin de ordenar las actividades segn un criterio especfico. Esta facilidad se obtiene de la opcin Format; excepto para informes recursos y costos de tipo matricial y para diagramas lgicos temporales, donde se obtiene a partir de la opcin Sort. En la columna Sort on se especifica el tem de datos usado como criterio de ordenamiento (puede aplicarse hasta 20 tems de datos). La columna Order permite ordenar en forma ascendente (de 0 a 9 y de A a Z, o por fechas) o descendente. Si se emplea el tem de datos Use last sort se aplica el ltimo criterio de ordenamiento seleccionado. Algunos informes tabulares y grficos permiten definir cortes de control como saltos de lnea (line-skipping), saltos de pgina (page-skipping) y resumen por cdigos de actividad (summarizing by activity code). En este caso, el cdigo de actividad debe ser ingresado como primer tem de datos en la columna de ordenamiento (sort column) del cuadro de dilogo. Los criterios de ordenamiento deben tener el siguiente orden: saltos de lnea, saltos de pgina y resumen. 7.4.2. Preparacin de informes
P3 proporciona la opcin de controlar cmo sern preparados los informes tabulares y grficos en la salida a impresin. Para ello se utiliza el comando File, Print Setup para seleccionar una impresora o un graficador (plotter). 7.4.2.1. Informes tabulares
El comando Reports, Tabular, Options permite definir las siguientes opciones:
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a)
Lines per page

Determina el nmero de lneas impresas en cada pgina del informe.
b)
Print sort/select criteria

Imprime los criterios de ordenamiento y seleccin en una pgina independiente del informe.
c)
View on screen
Visualiza el informe en pantalla en un programa denominado Look.
d)
Print inmediately
Imprime el informe en forma directa.
e)
Save to a file
Graba el informe en un archivo. P3 solicita el nombre del archivo ( Save to the following file) y la unidad y ruta de almacenamiento (Directory & Drives). Por defecto P3 graba el informe en un archivo llamado P3.OUT.
f)
Ask when processing

En esta opcin P3 solicita la definicin del informe cada vez que se aplica.
g)
Center heading
Aplica un encabezamiento opcional en informes de programacin y matriciales. 7.4.2.2. Informes grficos
El comando Reports, Graphic, Options permite definir las opciones de informes grficos. El cuadro de dilogo presenta algunas de las opciones correspondientes a los informes tabulares. Las siguientes opciones son diferentes: a)
Save to a file
Graba el informe en un archivo con formato HP-GL. P3 solicita el nombre del archivo (Save to the following file) y la unidad y ruta de almacenamiento (Directory & Drives). Es posible grabar cada hoja del informe (Send each sheet to a separate file) en un archivo separado. En este caso, P3 utiliza como extensin del archivo el nmero de la pgina respectiva.
b)
Mask interior page borders

Elimina los bordes interiores de cada pgina.
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c)
Use proportional spacing for text placement

Utiliza caracteres proporcionales en el texto de barras grficas y diagramas lgicos (las letras y nmeros ocupan un espacio proporcional a su ancho). Para seleccionar un diseo de letras se utiliza el comando Font.
d)
Display sight lines as

Determina el estilo de las lneas de fondo usadas en cartas grficas, diagramas lgicos temporales y grficos de recursos y costos. Es posible seleccionar entre lneas de puntos (dots), lneas segmentadas (broken lines) y lneas slidas (solid line). Para grficos de recursos y costos, esta opcin se aplica solo para las lneas secundarias (minor sight lines), ya que las lneas principales (major sight lines) siempre aparecen como lneas slidas. 7.4.2.3. Produccin de informes
Es posible aplicar informes en forma individual o varios simultneamente, como produccin en serie. Para ello se aplica el comando Reports, Tabular (Graphics), Production, segn se trate de informes tabulares o informes grficos. El cuadro de dilogo de produccin muestra todos los informes tabulares o grficos definidos en el proyecto activo. a) Para aplicar un informe individual se selecciona el informe requerido y presiona el botn Run individual. Para aplicar una serie de informes se seleccionan los informes requeridos y se les asigna un mismo cdigo de serie en la columna Series. Luego se presiona el botn Run series .... El cuadro de dilogo de series de informes permite determinar la(s) serie(s) a aplicar. 7.4.2.4. Transferencia de informes
b)
El botn Transfer ... del cuadro de dilogo de produccin permite copiar las definiciones de informes (individuales o en conjunto) de un proyecto a otro o dentro del proyecto activo. 7.4.3. Visualizacin de informes tabulares y grficos
P3 proporciona un programa llamado Look que permite visualizar informes tabulares y grficos en la pantalla (los informes grficos son creados en formato HP-GL). Este programa se activa mediante la opcin de visualizacin en pantalla (View on screen) del cuadro de dilogo de opciones o por medio del comando Reports, Look. El programa Look tiene una barra de men con comandos de archivo (File), de visualizacin (View), de ventana (Window) y de ayuda (Help). El comando de archivo permite abrir y cerrar archivos de informes, grabar informes, imprimir informes, visualizar diagramas de informes y cambiar la impresora activa. El comando de visualizacin despliega o enmascara la barra de herramientas y la barra de estado, cambia la tipografa de informes, efecta acercamientos (zoom) en los grficos y modifica los
colores de los grficos. El comando de ventana permite acomodar ventanas mltiples o conos de documentos minimizados y accesar otros archivos si se tiene abierto ms de un informe. El comando de ayuda proporciona ayuda contextual en lnea. 7.4.4. Informes tabulares de Programacin
Los informes tabulares de programacin (Schedule Reports) proporcionan una lista tabular de datos de programacin, desplegando la identificacin de actividades, descripciones, duraciones, holguras y fechas prximas y tardas. Estos informes pueden ser personalizados para mostrar informacin adicional en lneas separadas. El cuadro de dilogo de informes tabulares de programacin posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato (Format) o seleccin de actividades (Selection). La opcin de contenido determina el tipo de datos que aparecer en el informe (Include the following data). a) Para seleccionar el tipo de datos a incluir en el informe, P3 entrega una lista de tems de datos que pueden ser seleccionados (Content Code). La identificacin de actividades y calendarios, duracin, porcentaje completado, descripcin, fechas programadas y holgura total para cada actividad siempre se incluyen en el informe. Es posible incorporar hasta 8 tems de datos adicionales. Para dejar espacio entre los datos del informe se puede insertar lneas (Skip Lines), ingresando para ello un valor entre 1 y 3 (nmero de lneas de espaciado). La ventana de cdigos de actividad (Activity code line to show these activity codes) puede incorporar valores de hasta 5 cdigos de actividad -con un mximo de 10 caracteres- la cual se muestra en la misma lnea de la actividad. Los tems de datos seleccionables se describen en la siguiente tabla: Item de Dato
Activity code line Workperiod Constrained date
Descripcin
Siempre aparece en los informes de programacin. Para cada actividad se muestran los valores de todas las clasificaciones especificadas Indica el nmero de secuencia de los perodos laborables para las fechas prximas, tardas y reales Muestra las fechas u holguras restringidas para una actividad. Muestra toda actividad definidad como hitos (start or finish milestones) o agrupadas (start or finish flags, hammocks) Proporciona una lnea segmentada para visualizar el progreso e indicar restricciones. Esta lnea puede ser modificada editando el archivo UDL.TXT. El archivo de texto puede contener hasta 35 lneas de 132 caracteres Imprime todos los valores de cdigos de actividad asociados a la actividad Muestra el costo presupuestado y el valor ganado (earned value) de cada activiPgina 121 de 180
Update line
All activity codes Budgeted cost line
dad. Para actividades agrupadas o resumidas el informe muestra totales y subtotales. La forma de clculo se determina con el comando Calculate, Earned
Value Resource line
Proporciona datos de recursos asignados a cada actividad. Incluye la descripcin del recurso, unidades por perodo de tiempo, unidad de medida, cantidad presupuestada y la duracin y retraso de cada recurso Imprime cualquier nota o comentario no oculto de la actividad Imprime una lnea de holgura libre que indica la cantidad de tiempo libre existente entre la actividad y sus sucesoras Proporciona las fechas programadas, ttulos, porcentaje completado, identificacin de calendario, duracin, holgura, retraso y relaciones lgicas para cada actividad predecesora o sucesora. Un asterisco seala si la actividad est controlada (driving relationship) Describe en forma condensada (2 por lnea) la identificacin de la actividad, retraso, relacin lgica, duracin restante y holgura para cada actividad predecesora/sucesora Lista las actividades predecesoras/sucesoras de la actividad (hasta 4 por lnea). Un asterisco seala si la actividad est controlada (driving relationship)
Log record Free float line Detailed predecessor/successor Predecessor/ Successor analysis Predecessor/ Successor activity
Una actividad est controlada (driving relationship) si la lgica de la malla de actividades provoca que la actividad predecesora controle las fechas prximas de la actividad sucesora. La opcin de formato determina los cortes de control (saltos de lnea, saltos de pgina, resmenes), informes comparativos (Target Comparison), las columnas de datos (Data to be Displayed) y el ordenamiento de actividades (Sort on & Order). b) La ventana de corte control permite agrupar actividades incluyendo saltos de lnea o saltos de pgina por cdigo de actividad o cdigo de identificacin de actividad (tambin puede emplearse un cdigo combinado o alias). Si se ha incluido lneas de costo presupuestado, P3 incluye subtotales para cada valor de cdigo junto con una lnea de totales. Al definir saltos de pgina, P3 imprime el ttulo o valor del cdigo de actividad al comienzo de cada pgina. La ventana de informes resumidos (Summarize on) permite crear informes resumidos. Para cada valor de cdigo dentro de una clasificacin, P3 muestra las fechas ms prxima de comienzo y ms tarda de comienzo menores, y las fechas ms prxima de trmino y ms tarda de trmino mayores. Es posible resumir por cdigo combinado. Para actividades no comenzadas, P3 calcula la duracin restante como el nmero de unidades de tiempo existente entre la fecha ms prxima de comienzo menor y la fecha ms prxima de trmino mayor. Si la actividad resumida tiene una fecha de comienzo real, P3 calcula la duracin restante a partir de la fecha ms prxima de comienzo interna hasta la fecha ms prxima de trmino mayor. P3 mantiene la fecha ms prxima de comienzo para cada actividad, an cuando se haya ingresado una fecha de comienzo real. A esto se le conoce como fecha interna. Si la actividad resumida est terminada, P3 calcula la duracin
c)
d)
real como la diferencia existente entre la fecha de comienzo real y la fecha de trmino real. e) Si las actividades poseen diferentes calendarios, P3 utiliza un calendario continuo (sin perodos no laborables), a menos que se defina un calendario especfico mediante el comando Calculate, Summarization. Este comando permite la base de clculo para el porcentaje completado resumido. Cuando se realiza un informe comparativo, P3 asume que los cdigos de actividad del proyecto meta son los mismos del proyecto activo. Para asegurar el cumplimiento de este hecho, utilice el comando File, Project, Target, Update para actualizar el proyecto meta, de modo que coincidan los cdigos de actividad con los del proyecto activo. La ventana de columnas de datos (Data to be displayed) permite seleccionar las fechas programadas que aparecern en el informe. Si la unidad de planificacin del proyecto es hora, al activar la opcin respectiva (Hours) el informe muestra las horas respectivas. La ventana de informes comparativos (Target Comparison) permite definir un informe que muestra el estado actual del proyecto activo y el proyecto o plan original. Puede seleccionarse el proyecto meta 1 (Target 1) 2 (Target 2). La base de comparacin puede realizarse con las fechas prximas (Early dates), las fechas tardas (Late dates) o ambas (Full range). Al seleccionar los proyectos meta, cambian algunas opciones de la ventana de columnas de datos: las fechas prxima de comienzo y de trmino del proyecto meta reemplazan a las fechas tardas de comienzo y de trmino, la variacin reemplaza a la holgura total. Informes tabulares de Control de Recursos y Costos
f)
g)
h)
7.4.5.
Los informes tabulares de control (Resource Control Reports) pueden detallar o resumir las cantidades de recursos asignados o los costos incurridos en cada actividad. Estos informes muestran valores del presupuesto, cantidad o costo reales a la fecha, real del perodo, estimado para completar, estimado al completar (prediccin) y la variacin entre los valores presupuestados (budget) y predecidos (forecast). El cuadro de dilogo de informes tabulares de control posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), formato (Format) o seleccin de actividades (Selection). La opcin de formato permite organizar el informe (Report organized by) por identificador de actividad, recurso o cuenta de costos. Un informe organizado por identificador de actividad lista cada actividad con sus recursos asociados y/o cuentas de costos y cantidades. Incluye adems informacin de programacin, duracin restante, fechas prximas y tardas y holgura total. El informe muestra todas las actividades (salvo que se realice una seleccin con la opcin respectiva) pero solamente aquellos recursos seleccionados.
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a)
Para crear un informe resumido se activa la opcin correspondiente ( Summary report). Un informe de control resumido organizado por actividad muestra una lnea de totales por cada actividad. Un informe detallado lista las cantidades para cada recursos o cuenta de costos de cada actividad. Un informe de control resumido organizado por recurso contiene una lnea de subtotales por recurso. Un informe detallado entrega los costos para cada recurso e incluye el identificador de actividad y la cuenta de costos. Para informes resumidos organizados por cuenta de costos, al activar la opcin Subtotal by resource se muestra una lnea adicional de totales para cada recurso asignado a la cuenta de costos seleccionada. Para informes resumidos organizados por recursos o cuentas de costos, al activar la opcin Full title on report el informe muestra el ttulo y el recurso o cuenta de costos, y una lnea que despliega el subtotal por recurso o cuenta de costos. Desactivando esta opcin, la informacin se condensa en una lnea.
b)
Es posible controlar la cantidad de espacio entre el encabezamiento y la primera lnea del informe, y entre la lnea de totales y la siguiente lnea de datos. La opcin Skip nn lines after each total line puede definir entre 0 y 3 lneas. La opcin de seleccin de recursos permite escoger los recursos y las cuentas de costos incluidos en el informe. Esta opcin es aplicable solamente cuando el informe est organizado por identificador de actividad o recurso. Es posible seleccionar hasta 40 recursos, pero empleando un solo tipo de criterio cuando se selecciona ms de un recurso. Para incluir todos los recursos en un informe no se activa ninguna seleccin. La seleccin por cuentas de costos se aplica solamente cuando cuando el informe est organizado por cuentas de costos. En informes detallados, P3 muestra cada cuenta de costos para todos los recursos y actividades contabilizados en dicha cuenta. Si existen varios recursos en una misma cuenta de costos, P3 agrupa y subtotaliza su uso o costo en forma individual. Para incluir todos las cuentas de costos en un informe no se activa ninguna seleccin. Las selecciones de recursos y cuentas de costos vlidos se describen en la siguiente tabla: Organizado por Seleccin ACT Y* N N N Y RES Y N N N Y ACC N Y Y N Y
c)
Resource Cost Account Cost Account Wildcard Resource/Cost Account No Selection
Y = seleccin vlida N = seleccin no vlida * Si se selecciona recursos cuando el informe est organizado por actividad, ste lista todas las actividades pero muestra solo los datos de los recursos seCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 124 de 180
leccionados. Para limitar las actividades se utiliza la opcin Selection. 7.4.6. Informes tabulares de Productividad, Precios y Uso
Los informes tabulares de productividad, precios y uso (Productivity Reports) indican la cantidad producida por unidad de recurso utilizado (productividad de mano de obra o recursos). La medicin de la productividad ayuda a identificar las reas de un proyectos que requieren mejorar su rendimiento. Es posible comparar las tasas reales con los presupuestos y predicciones. Para crear un informe de productividad, se debe asociar recursos y cuentas de costos (incluyendo categoras) con las actividades. Para un tem de trabajo dado se debe desarrollar cuentas de costos que agrupen los recursos asociados (mano de obra utilizada y materiales obtenidos). Es posible emplear un rango consecutivo de cuentas de costos dentro de un tem de trabajo. Para recursos de mano de obra es preciso utilizar la misma unidad de medida para una cuenta de costos. A su vez, se debe identificar la categora de costos (puede utilizarse la letra L para mano de obra -labor-). El cuadro de dilogo de informes tabulares de productividad, precios y uso posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), formato (Format) o seleccin de actividades (Selection). La opcin de formato permite determinar el mtodo de clculo para la tasa de productividad ( Set productivity as). Es posible medir la tasa de productividad o rendimiento como la razn entre las unidades de mano de obra y las unidades de recursos materiales obtenidos ( Input/Output), o invertir esta relacin (Output/Input). Las unidades de mano de obra utilizada (input) corresponden a la suma total correspondiente al rango especificado en las cuentas de costos. Las unidades de materiales obtenidos (output) corresponden a la suma de unidades de los recursos especificados. La opcin de seleccin de recursos permite seleccionar los recursos y cuentas de costos para los cuales medir la productividad. El criterio de seleccin debe especificar el recurso utilizado ( input) en la columna de valor inferior (Low Value) y asociar una cuenta de costos en las columnas de valor inferior y superior (High Value). Solo se debe utilizar el criterio de rango (WR), an cuando los valores de cuentas de costos superior e inferior pueden ser los mismos. Para obtener datos de las categoras mano de obra (L) y materiales (M) se puede utilizar un comodn (wildcard). Esto es vlido siempre que se haya definido las categoras de cuentas de costos sealadas (L por labor y M por material). 7.4.7. Informes tabulares de Valor Ganado
Los informes tabulares de valor ganado (Earned Value Reports) permiten evaluar el rendimiento de un proyecto. El rendimiento es medido sobre una base de unidades o costos acumulados. El informe de valor ganado compara el costo real del trabajo realizado (ACWP), el costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) y el costo presupuestado del trabajo programado (BCWS) para informar variaciones de costos y programacin. Para utilizar este informe con exactitud, P3
requiere la designacin de un proyecto meta 1 (Target 1). P3 calcula el valor ganado como el producto del porcentaje completado y el presupuesto. Por defecto P3 utiliza el porcentaje completado de la actividad; para utilizar el porcentaje completado del recurso deber ser definido expresamente. Las cantidades presupuestadas pueden tomarse del proyecto activo o de la programacin original (target schedule). Esta base de clculo se define mediante el comando Calculate, Earned Value. 7.4.8. Informes tabulares de Recursos y Costos
Los informes tabulares de recursos y costos (Tabular Resource Reports) permiten efectuar un seguimiento del uso de recursos durante intervalos de tiempo especficos. P3 utiliza 3 diferentes programaciones con las cuales se puede comparar los requerimientos de recursos reales y predecidos. El formato del informe tabular de costos (informe de flujo de caja) es similar al formato del informe tabular de recursos. Ambos informes comparan la tasa de gastos por perodo, basado en las fechas programadas ms prximas, ms tardas y objetivos. Considera adems los valores reales a la fecha, desde la fecha real de comienzo hasta la fecha de control. Los valores estimados para completar se consideran desde la fecha de control hasta la fecha de trmino. Para actividades con comienzo y trmino real usan recursos con duracin y retraso, P3 ignora la duracin del recurso y calcula el uso real desde el comienzo retrasado del recurso (que es gual a la fecha real de comienzo de la actividad ms el retraso del recurso) hasta la fecha de trmino real de la actividad. Es posible exportar los informes tabulares de recursos y costos hacia archivos Lotus 123, DBase o ASCII. El cuadro de dilogo de informes tabulares de recursos y costos posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), seleccin de actividades (Selection) o escala de tiempo (Timescale). La opcin de escala de tiempo determina el intervalo de tiempo y las fechas programadas consideradas en el informe. a) Para seleccionar las fechas de comienzo (Start date) y trmino (End date) a considerar en el informe se define la cada fecha en el campo respectivo. Para definir el intervalo de tiempo se utiliza la opcin Timescale units. Es posible seleccionar una escala temporal en horas, turnos (para proyectos horarios), das, semanas, meses o aos. Si se escoge una escala de tiempo en das, es posible definir el nmero de das por semana (Days shown per week). Este nmero debiera coincidir con el nmero de das hbiles por semana. Cada informe puede contener un mximo de 5.800 perodos o intervalos por informe.
b)
c)
La valorizacin de recursos o costos (Resource usage can be profiled for each of three schedule dates) puede definirse para tres tipos de programaciones. La programacin 1 (Schedule 1) contiene las fechas prximas actuales (Current Early), la programacin 2 (Schedule 2) contiene las fechas tardas actuales (Current Late) y la programacin 3 (Schedule 3) incluye las las fechas metas prximas o tardas (target early or late dates). En la programacin 3 es posible utilizar el promedio actual o el rango completo actual. El promedio actual (current average) muestra el promedio de los totales de programaciones prxima y tarda en la tercera columna del informe. El rango completo actual ( current full range) muestra el uso de recursos o costos calculados como si fueran utilizados desde la fecha prxima de comienzo hasta la fecha tarda de trmino de las actividades. P3 calcula el rango completo dividiendo el valor real o estimado para completar de todas las actividades que ocurren durante un perodo especfico por el nmero de perodos de tiempo calculados. El nmero de perodos de tiempo calculados corresponde a la diferencia entre las fechas prxima de comienzo y tarda de trmino. P3 utiliza las fechas prxima de comienzo y tarda de trmino para calcular el promedio y el rango completo actual. Si se selecciona alguna de estas opciones, tambin deber seleccionar las fechas prximas actuales de la programacin 1 y las fechas tardas actuales de la programacin 2.
d)
e)
En informes de costos es posible definir un retraso (Payment lag) en el pago completo de una actividad, el cual se define segn un nmero de unidades de tiempo. La unidad de tiempo utilizada corresponde a la unidad de planificacin del proyecto. Si no se define un retraso, P3 distribuye los costos o pagos en forma pareja a lo largo de una actividad. Para aplicar el pago al finalizar la actividad se debe ingresar un 0 en el campo de retraso. Es posible exportar este informe directamente hacia archivos de texto (extensin .PRN), de base de datos (extensin .DBF) o planilla electrnica (extensin .WKS o .WK1). Se debe sealar el tipo de archivo (File type) y el nombre del archivo (File name). P3 agrega la extensin apropiada. Informes tabulares de Empleo de Recursos y Costos
f)
7.4.9.
Los informes tabulares de empleo de recursos y costos (Resource Loading Reports) son listados de uso de recursos o costos incurridos por perodo de tiempo para los recursos y cuentas de costos seleccionados, e incluyen subtotales y totales. El cuadro de dilogo de informes tabulares de empleo de recursos y costos posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos ( Res Selection), formato (Format), seleccin de actividades (Selection) o escala de tiempo (Timescale). La opcin de escala de tiempo determina el intervalo de tiempo considerado en el informe. La opcin de formato permite organizar el informe (Organize by), agrupar datos (Group/subtotal by) y otras opciones de impresin.
a)
El campo de organizacin del informe (Organize by) permite estructurar el informe por actividad, recurso, cuenta de costos (con 11 12 caracteres) o categora de cuenta de costos. Si se escoge la organizacin por actividad (Activity ID), las actividades son listadas en cada fila. Si se escoge la organizacin por recurso (Resource), aparecer el nombre del recurso seguido de cada actividad que lo utilice. Si el informe se organiza por recurso, cuenta de costos (Cost Account) o categora de cuenta de costos (Cost account category), se debe aplicar la seleccin de recursos (Res Selection) para limitar los recursos o cuentas de costos incluidos en el informe. Es posible agrupar las actividades por cdigo de actividad (incluyendo cdigos combinados) o cdigo de identificacin de actividades empleando el campo Group/subtotal by. Las actividades dentro de una clasificacin con igual valor para el cdigo aparecern agrupadas en el informe. Cada vez que el valor del cdigo cambia dentro de una clasificacin comienza un nuevo grupo. El ttulo del cdigo de actividad se imprime directamente para cada grupo de actividades. En informes organizados por recurso, cuenta de costos o categora de cuenta de costos P3 primero agrupa las actividades segn el criterio de organizacin, y luego establece subgrupos de acuerdo al cdigo especificado. Los informes pueden definirse con 132 230 columnas por pgina (Page width). Cada columna de datos puede definirse con un ancho (Column width) de 5 a 15 caracteres. Para informes de recursos es suficiente utilizar un ancho de 5 caracteres. Para informes de costos es necesario un ancho mayor. El campo Divide by permite ingresar un factor de escala para cantidades y costos del informe. Este factor est relacionado con el perodo de tiempo utilizado. Por ejemplo, para semanas de 5 das, es til considerar un factor de 40 (horas semanales por persona) para dividir las cantidades del informe. El campo Decimals determina la cantidad de decimales a considerar en el informe. Esta cantidad puede ser 0, 1 2 decimales. La opcin Display row totals permite mostrar totales para cada fila del informe. La columna de totales puede situarse a la izquierda (Left) del ttulo o a la derecha (Right) como ltima columna del informe. Para obtener un informe resumido del uso de recursos o costos se utiliza la opcin Summary report. Este informe muestra recursos y costos para cada recurso sin detallar informacin a nivel de actividades. Los informes detallados describen el uso de recursos para cada actividad en cada perodo de tiempo y muestra subtotales para cada recurso. En informes detallados es posible desplegar completamente el ttulo de la actividad, la descripcin de recursos o el ttulo de la cuenta de costos (hasta 48 caracteres), dependiendo de la organizacin del informe. Para utilizar ttulos de solo 20 caracteres se debe activar la opcin Truncate activity description. Es posible repetir los ttulos en cada pgina horizontal mediante la opcin Repeat activity title on all horizontal sheets. Esta alternativa permite analizar las pginas del informe en forma separada, pero ocupa mayor espacio en desmedro de las columnas de datos que pueden imprimirse en cada pgina.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Los campos de fechas de comienzo y trmino de la opcin de escala de tiempo permiten controlar la ventana de tiempo (timeframe) utilizada en el informe. La escala de tiempo determina las unidades de tiempo basada en las fechas de control, de comienzo y/o trmino. La fecha calendario (Calendar Date) corresponde a una fecha absoluta. Las fechas de comienzo (Start Date), de control (Data Date) y de trmino (Finish Date) pueden ser expresadas en forma relativa. Por ejemplo, la figura DD+2W indica una fecha de 2 semanas (weeks) despus de la fecha de control (data date). La figura FD-5D indica 5 das (days) antes de la fecha de trmino (finish date). Una vez seleccionadas las fechas de comienzo y trmino, es posible seleccionar el intervalo de tiempo para la escala temporal mediante el campo Timescale units. Es posible seleccionar horas o turnos (para proyectos horarios), das, semanas, meses, trimestres o aos. Para escalas de tiempo con unidad das es posible definir el nmero de das por semana ( Days shown per week). Este nmero debiera coincidir con el nmero de das hbiles por semana. Es posible utilizar una escala de tiempo que cubra un ao fiscal mediante la opcin Show fiscal years. En tal caso deber definirse un mes de comienzo (Start month) del ao fiscal. El informe puede entregar valores mximos (peak), totales (total) o promedio (average) por cada intervalo de tiempo, segn se indica: Item Dato de Descripcin El mayor valor por unidad de planificacin en cada intervalo de tiempo La suma de valores en cada intervalo de tiempo La suma total dividida por el nmero de unidades de planificacin del intervalo de tiempo. P3 distribuye la cantidad real a la fecha desde la fecha real de comienzo hasta la fecha de control, y la cantidad estimada para completar desde la fecha de control hasta la fecha prxima de trmino
h)
Peak Total Average
7.4.10.
Informes matriciales de Actividades
Los informes matriciales de actividades (Activity Matrix Reports) despliegan datos en formato de columnas y filas, como una hoja de clculo. La matriz contiene los tems de datos seleccionados para el informe junto con los cdigos definidos para columnas y filas. Estos informes facilitan la presentacin de datos en un formato conciso. La informacin incluida en este informe depende de los valores definidos para los cdigos en el diccionario de cdigos de actividad. Es posible seleccionar un cdigo de actividad para realizar subagrupaciones en las filas del informe, proporcionando as un nivel de detalle secundario. El cuadro de dilogo de informes matriciales de actividades posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato (Format) o seleccin de actividades (Selection). La opcin de contenido define los datos a ser incluidos en el informe, junto con las clasificaciones
de cdigos empleadas para agrupar filas y columnas. Esta opcin permite seleccionar los valores de cdigos para las columnas y sus encabezados en el informe. a) Es posible escoger hasta 4 tems de datos para incluir en el informe matricial por medio de la ventana Report on data items. P3 proporciona una extensa lista de tems de datos seleccionables. Para una mejor visualizacin, los tems de datos aparecen clasificados. Las opciones Groups rows by y Subgroup rows by permiten seleccionar un cdigo de actividad como criterio de agrupacin o de subagrupacin de filas. La opcin Group columns by se emplea para la agrupacin de columnas. Para mayor claridad en la presentacin de los datos es posible definir la insercin de 1 a 3 lneas en blanco (Skip lines) entre cada agrupacin de filas. La ventana Header permite definir los valores a incluir en cada columna del informe matricial. Es posible definir hasta 25 columnas, sealando el orden de aparicin. Es posible insertar (+) y borrar columnas (-). La siguiente tabla describe los campos de la ventana de encabezamiento: Campo Descripcin Describe el contenido y la organizacin del informe. Este encabezamiento aparece en el centro del informe, sobre los ttulos de las columnas ttulos de mayor largo que el ancho de campo especificado en la opcin de 2 formato Define el valor de cdigo que aparece en las columnas del informe. Es posible insertar una columna en blanco digitando BLNK
b)
c)
Header Line title/ Line title Code value
1 Definen los ttulos para las filas agrupadas y subagrupadas. P3 corta los
La opcin de formato permite personalizar la presentacin del informe. Es posible definir los anchos de campo y de pgina, el formato de fechas y cifras, y desplegar totales por filas o columnas. Por defecto P3 despliega 8 columnas por pgina. d) Para incorporar el mximo de informacin posible por pgina es preciso aprovechar el ancho de pgina mximo de la impresora. La opcin Page width permite definir 132 caracteres por pgina para impresoras estndar en modo comprimido. A mayor cantidad de caracteres, es posible obtener mayor cantidad de columnas de datos por pgina (esta cantidad de caracteres es variable para cada impresora). Es posible definir el ancho de cada columna (celda) del informe mediante la opcin Field width of each dat item. En el caso de datos de fecha, el ancho mnimo debe ser de 8 caracteres (el formato de fecha utiliza 7 caracteres DDMMMYYY- ms 1 caracter para el indicador de fecha real). Si se utiliza un ancho de columna inferior, P3 trunca el despliegue del dato. El ancho de columna puede variar entre 1 y 15 caracteres.
e)
f)
La ventana Number presentation posee opciones para imprimir totales por columnas (Display column totals) y por filas (Display row totals), los cuales aparecen bajo cada columna y despus de cada grupo. Los totales pueden ser ubicados a la izquierda (Left) o a la derecha (Right) de la columna de datos. Si el informe contiene cifras basadas en cantidades o costos, el campo Divide quantities/costs by proporciona un factor escala que permite imprimir cifras ms pequeas. Es posible definir 0, 1 2 lugares decimales para las cantidades o costos (Show nn decimal places). La ventana Date format permite establecer el formato de despliegue de las fechas de calendarios, perodos laborables, ordinales o de fabricacin incluidas en el informe. La siguiente tabla describe el formato de cada tipo de fechas: Formato de Fe- Descripcin cha
g)
Calendar Dates Workperiods
Utiliza el formato DDMMMYY Muestra el nmero de secuencia del perodo laboral que corresponde a las fechas de programacin prxima, tarda o reales. La secuencia comienza en 1 Muestra un nmero secuencial para cada unidad de tiempo. Las fechas ordinales incluyen los perodos no laborables y festivos. La secuencia comienza en 1 Muestra un nmero de secuencia para cada semana consecutiva comenzando en enero- e incluyendo el ao. Por ejemplo, la segunda semana de 1996 se muestra como 96-02
Ordinal Dates
Manufacturing Dates
h)
Los ttulos de los cdigos de actividad aparecen en las filas del informe, a continuacin de los valores de cdigos. La ventana Activity codes permite definir la longitud de los ttulos (Title lenght) en un rango de 0 a 48 caracteres. Si el informe contiene ms de una pgina horizontal, es posible imprimir los valores de cdigo en cada pgina activando la opcin Repeat code value on all horizontal pages. Para informes con datos subagrupados es posible definir una sangra (Indent subgroups by nn spaces) para facilitar la lectura de los datos. La sangra puede definirse de 0 a 9 caracteres. 7.4.10.1. Resumen de datos
Los informes matriciales de actividades muestran solo un valor por cada celda del informe. Esta valor resume los datos del total de actividades representadas por la respectiva celda. Los mtodos de resumen utilizados son:
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a)
Calendarios
Si el proyecto emplea 1 calendario, las actividades resumidas son asignadas al mismo calendario. Para proyectos con calendarios mltiples, es posible definir un calendario para el resumen de datos utilizando el comando Calculate, Summarization.
b)
Restricciones temporales
Si las actividades resumidas tienen igual restriccin temporal, esta fecha aparece en el informe. Si la restriccin se aplica solo a algunas actividades o las fechas difieren, se despliega un * (asterisco) en la celda correspondiente. Las fechas de restriccin incluyen comienzo y trmino prximo y tardo, comienzo o trmino obligado y trmino esperado. Si todas las actividades tienen restriccin se muestra una X en la celda.
c)
Items de datos personalizados

P3 resume los tems de datos personalizados por tipo de dato. Para datos de tipo numrico o de precisin (con decimales) P3 entrega un valor total. Para datos de tipo alfanumrico P3 muestra un valor solo si existe una actividad seleccionada o si todos los valores son iguales. En caso contrario, despliega un * (asterisco).
d)
Fechas
Para datos de tipo fecha, P3 resume el tem de acuerdo a su estado como una fecha de comienzo o de trmino. En general, para tems de datos que reflejan fechas de comienzo, el informe muestra la fecha menor; para fechas de trmino, se utiliza la fecha mayor. Si se selecciona fechas reales de comienzo, reales de trmino o reales las columnas muestran la fecha de comienzo real inferior y la fecha de trmino real superior (estas fechas se dejan en blanco si no hay actividades comenzadas o terminadas, respectivamente). Para totales, en las columnas o filas aparecen las fechas menores o mayores, segn el caso. Para fechas suspendidas y reanudadas, la fecha de suspensin aparece en el informe solo si la mayor fecha de suspensin es inferior a la fecha de reinicio resumida. En caso contrario, la celda aparece en blanco. Las fechas de reanudacin aparecen solamente si la menor fecha de reanudacin es posterior a la fecha de suspensin resumida. Para informes que muestran fechas de suspensin, en el informe aparece la mayor fecha de suspensin. Para informes que muestran fechas de reanudacin, en el informe aparece la menor fecha de de reanudacin.
e)
Duraciones Para actividades no comenzadas, las duraciones originales y restante corresponden el nmero de perodos laborables existente entre la menor fecha ms prxima de comienzo y la mayor fecha ms tarda de trmino, aplicando el calendario de la actividad.
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Si las actividades resumidas tienen una fecha real de comienzo, P3 calcula la duracin original desde la fecha real de comienzo hasta la mayor fecha ms prxima de trmino. La duracin restante es calculada desde la menor fecha interna ms prxima de comienzo hasta la mayor fecha ms prxima de trmino. P3 realiza un seguimiento de la fecha ms prxima de comienzo de cada actividad (an cuando la actividad tenga una fecha de comienzo real), la cual es denominada como fecha interna. Si las actividades resumidas se han completado, P3 calcula la duracin original como la diferencia entre la fecha real de comienzo y la fecha real de trmino. La duracin restante es cero. En estos clculos P3 considera los perodos no laborables. Sin embargo, si las actividades estn asignadas a calendarios diferentes, P3 emplea un calendario continuo a menos que se defina un calendario especfico (mediante el comando Calculate, Summarization). Si el informe se efecta sobre duraciones reales, P3 calcula los datos segn Earliest Actual Start - Data Date para actividades sin fecha de trmino real
Earliest Actual Start - Latest Actual Finish f) Holgura
Todas las actividades deben tener una fecha de trmino real.
La holgura total de actividades resumidas puede estar basada en las fecha de comienzo, de trmino o en la ms crtica. Estas opciones se definen en el cuadro de dilogo de opciones de clculo de programacin y nivelacin. Si se escoge la opcin de fechas de comienzo (start dates) y todas las actividades estn asignadas al mismo calendario, P3 calcula la holgura total como la diferencia entre la menor fecha tarda de comienzo y la menor fecha prxima de comienzo. Para la opcin de fechas de trmino (finish dates), P3 emplea la mayor fecha ms tarda de trmino y la mayor fecha ms prxima de comienzo. La opcin de holgura ms crtica (most-critical float) es la menor holgura total encontrada entre las actividades del grupo resumido. Si las actividades no estn asignadas al mismo calendario, la holgura total se define como la diferencia entre la menor fecha ms tarda de comienzo (o trmino ms tardo) y la menor fecha ms prxima de trmino (o trmino ms tardo), utilizando para ello el calendario especificado mediante el comando Calculate, Summarization. g) Restricciones especiales P3 resume las actividades agrupadas (hammocks) y las restricciones de holgura libre cero (zero-free-float constraint) y de holgura total cero (zero-total-float constraint) contabilizando el nmero de este tipo de restricciones dentro del grupo resumido.
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h)
Progreso El avance o progreso de un proyecto de un informe resumido puede basarse en la duracin de las actividades, el uso de recursos o en los costos incurridos a la fecha. Para definir el mtodo de clculo de del porcentaje completado se utiliza el comando Calculate, Summarization. La forma ms simple de clculo emplea la duracin para comparar la cantidad de tiempo restante para completar las actividades con su duracin original. Para cada grupo de actividades P3 utiliza la siguiente proporcin: {( Original Duration - Remaining Duration ) / Original Duration } * 100 Las unidades de recursos y los costos entregan una medicin ms precisa del progreso de actividades resumidas. Si el proyecto tiene un alto empleo de mano de obra, es mejor utilizar el mtodo del uso de recursos. Para proyectos que incluyen mano de obra y materiales es ms apropiado el mtodo de costos, ya que P3 no distingue entre las diferentes unidades de medida de los recursos. Ambos mtodos calculan el porcentaje completado para cada grupo de actividades resumido segn: { Earned Value / Budget } * 100 P3 calcula el valor ganado (earned value) como el porcentaje del recurso utilizado en relacin a lo presupuestado. Si no existe un porcentaje completado para el recurso, P3 usa el porcentaje completado programado para la actividad. Es posible calcular el valor ganado a partir de lo presupuestado tanto en el proyecto activo como en el proyecto original, la cual se define utilizando el comando Calculate, Earned Value. P3 calcula el porcentaje completado para el recurso de acuerdo a las siguientes ecuaciones: Si Budgeted Cost = 0, entonces Resource percent complete = Earned Value Quantity (EVQ) / Budget Quantity Si Budgeted Cost?? 0, entonces Resource percent complete = Earned Value Cost (EVC) / Budget Cost Donde EVQ = Budget Quantity * Percent Complete EVC = Budget Cost * Percent Complete P3 calcula el porcentaje completado del recurso si al menos una actividad del resumen tiene este atributo. En caso contrario, el dato se deja en blanco.
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i)
Cantidades y costos P3 determina el valor resumido de los tems de datos que describen cantidades y costos por medio de la suma de valores de varios tems, incluyendo la cantidad o el costo presupuestado, a la fecha, del perodo, para completar y al completar, las unidades por perodo de tiempo y las variaciones de cantidades y costos. P3 tambin suma los tems de datos que contabilizan el nmero de tems, tales como el nmero de actividades o recursos. El informe puede desplegar hasta 100 recursos y cuentas de costos combinados asignados por actividad.
j)
Casos especiales Algunos tems de datos no pueden ser resumidos. En tales casos, si las actividades de una celda tienen diferentes valores para estos datos, el informe muestra un * (asterisco). El dato aparece solamente si existe una actividad seleccionada en la celda. Los datos que no pueden ser resumidos son: identificador de actividad, descripcin de actividad, holgura libre, cdigos de actividad, cdigos WBS, ttulos WBS.
k)
Casos especiales para recursos y costos

Ciertos datos de recursos y costos no pueden ser resumidos. En tales casos, si las actividades de una celda tienen diferentes valores para estos datos, el informe muestra un * (asterisco). El valor aparece solamente si existe un recurso seleccionado o todos los recursos son iguales. Los datos que no pueden ser resumidos son: cuenta de costos (11 caracteres), cuenta de costos (12 caracteres), categora de cuenta de costos, conjunto de actividades controladas (driving flag), curva de distribucin, duracin del recurso, recurso, recurso agrupado (resource flag), unidad de medida del recurso.
l)
Datos originales, comparativos y variaciones

Cada tem de datos original (target data), comparativo (comparison data) o variaciones (variances) puede ser clasificado como un tem de datos de fecha o de duracin.
7.4.11.
Informes matriciales de Recursos y Costos
Los informes matriciales de recursos y costos (Resource Matrix Reports) presentan informacin de cantidades y/o costos en formato de hoja de clculo. La matriz contiene los tems de datos seleccionados para el informe, un cdigo de actividad para agrupar filas y una seleccin de recursos y/o costos para la organizacin de columnas. La informacin incluida en este informe depende de los valores definidos para los cdigos en el diccionario de cdigos de actividad y de los recursos y cuentas de costos definidos en los respectivos diccionarios. Los recursos y cuentas de costos definidos en el proyecto estn disponibles como opciones para las columnas de los informes matriciales. La mayora de las opciones disponibles para este tipo de informe se encuentran en los informes matriciales de actividades.
El cuadro de dilogo de informes matriciales de recursos y costos posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato (Format), ordenamiento (Sort) o seleccin de actividades (Selection). La opcin de contenido define los datos a ser incluidos en el informe, junto con los cdigos de actividad empleados para agrupar filas. Es posible ingresar un cdigo para subagrupar filas. a) Es posible escoger hasta 4 tems de datos de recursos y/o costos para incluir en las celdas del informe matricial por medio de la ventana Report on data items. Por defecto P3 proporciona utiliza la cantidad presupuestada como tem de datos. La ventana Header permite definir los valores a incluir en cada columna del informe matricial. Es posible definir hasta 25 columnas -sealando el orden de aparicin- e ingresar ttulos para las filas y columnas del informe. Es posible insertar (+) y borrar columnas (-). La siguiente tabla describe los campos de la ventana de encabezamiento: Campo Descripcin Describe el tem de datos y los recursos o cuentas de costos seleccionados para el informe. Este encabezamiento aparece en el centro del informe, sobre los ttulos de las columnas tud del ttulo queda determinada por el valor de ancho de campo especificado en la opcin de formato
b)
Header
Line 1 title/ Definen los ttulos para las filas agrupadas y subagrupadas. La longiLine 2 title Resource/ Cost count
Define los recursos y las cuentas de costos que aparecen en las coAc- lumnas del informe
La opcin de formato permite personalizar la presentacin del informe. Es posible definir los anchos de campo y de pgina, desplegar totales por filas o columnas y establecer el formato de fechas y cifras. Por defecto P3 despliega 8 columnas por pgina. c) La opcin Show detailed activities permite mostrar las actividades en forma detallada. Es posible escoger el nmero de lneas en blanco (Number of skipped lines) a dejar entre cada grupo, variable de 0 a 9 lneas. Informes personalizados
7.4.12.
Primavera entrega una amplia variedad de tipos de informes predefinidos que presentan la informacin del proyecto en diferentes puntos de vista. Cada uno de esos informes est diseado para proporcionar informacin relevante del proyecto en una presentacin de fcil entendimiento. Para obtener informes que contengan la informacin requerida por el usuario (en trminos de contenido y presentacin), P3 tiene una opcin de escritura de informes personalizados ( Report Writer Reports) mediante la cual es posible definir los datos y ttulos precisos requeridos para
cada columna. Adicionalmente, P3 proporciona un programa llamado ReportSmith? que permite crear informes a partir de archivos de proyectos. El cuadro de dilogo de informes personalizados posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de aritmtica (Arithmetic), encabezamiento (Heading), formato (Format), seleccin de actividades (Selection), contenido (Content) o seleccin de recursos (Resource Selection). La opcin de contenido define los datos a ser incluidos en las columnas del informe, junto con la secuencia en que ellas aparecern: a) La ventana Specifications permite definir hasta 99 columnas -sealando el orden de aparicin-, controlar el ancho de la columna y definir el contenido y estilo del encabezamiento de la columna. P3 proporciona una extensa lista de tems de datos seleccionables. Para una mejor visualizacin, los tems de datos aparecen clasificados. Los grupos de datos seleccionables se describen en la siguiente tabla: Grupo Contenido Muestra el identificador y descripcin de la actividad, fechas de comienzo y trmino prximas, tardas y reales, duraciones, cdigos de actividad y WBS. Para visualizar fechas apiladas se escoge DE (Early Dates), LD (Late Dates) o AD (Actual Dates). Se usa NACT (nmero de actividades) para datos resumidos Contiene fechas de restricciones temporales. Las restricciones de duracin u holgura utilizan un 1 (asignado) un 0 (no asignado). Se usa CON (existencia de restriccin) para imprimir una X cuando existe una restriccin. De lo contrario, la columna queda en blanco presupuestados, variaciones de costos y otros. Se usa NRES (nmero de recursos) para datos resumidos Proporciona datos del proyecto meta (target project) Muestra datos comparativos de programacin entre el proyecto activo (current schedule) y el proyecto meta (target schedule). Los datos aparecen apilados uno sobre otro en la misma columna Muestra las variaciones o diferencias entre la programacin del proyecto activo (current schedule) y el proyecto meta (target schedule)
Activity data
Constraints
Resource/ Muestra los datos de recursos, cuentas de costos, cantidad y costos cost data Target data Comparison data Variances
Global da- Muestra las fechas de comienzo de proyecto y subproyecto (SD), la ta fecha de control (DD) o de trmino del proyecto (FD). Estas opciones
pueden usarse para crear frmulas con la opcin de aritmtica
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Una vez seleccionados los datos contenidos en el informe, es posible ajustar el ancho y la alineacin de la columna, definir el nmero de decimales y personalizar otras caractersticas de la columna. La tabla siguiente describe los campos usados para definir el formato de las columnas del informe: Campo Descripcin Permite modificar el ttulo de cada lnea. P3 utiliza un ttulo estndar para cada tem de datos P3 establece el ancho de la columna en un valor suficiente para desplegar el dato contenido. Es posible modificar el nmero de caracteres del ancho de campo Controla el nmero de decimales para los valores numricos del informe Determina si los datos de la columna estn centrados (centered) o alineados verticalmente a izquierda (left) o derecha (right) Controla si un texto descriptivo contina en las lneas siguientes por falta de espacio. Acepta los valores Yes o No Muestra un total al final de cada columna. Es aplicable a columnas con datos numricos. Acepta los valores Yes o No
Line 1/2/3 title Field width Decimal Align Wrap Total
Es posible insertar (+) y borrar columnas (-). Es posible insertar una columna en blanco digitando BLNK. b) Es posible crear tems de datos propios utilizando variables temporales. Las variables temporales (temporary variables) son tems de datos definidos por el usuario que contienen informacin resultante de un clculo aritmtico producido en la opcin de aritmtica. Estas variables se identifican con el signo & (ampersand) seguido de 1 a 3 caracteres. Los datos as obtenidos son impresos en el informe pero no quedan grabados en la base de datos del proyecto. Las columnas con variables temporales pueden ser personalizadas de igual forma que el resto de las columnas. Es posible mostrar totales para variables temporales en lugar de imprimir un total de todos los valores presentes en la columna. Para ello se escoge la opcin YES para la totalizacin en la columna y la variable temporal se identifica con 2 signos & en lugar de uno. La opcin de formato permite definir el ancho del informe, el formato de fechas, la agrupacin y el resumen de datos, imprimir subtotales, imprimir notas o comentarios y ordenar actividades. c) Los campos Skip page on y Skip line on permiten agrupar actividades por cdigo de actividad, cdigo de identificacin de actividad, cdigos combinados, recursos, cuentas de costos y categoras de cuentas de costos. Agrupar permite organizar el informe para enfocarlo a
determinadas personas. Para obtener un subtotal para cada grupo se debe activar la opcin Subtotal. Cada vez que cambia el valor dentro de una clasificacin, comienza un nuevo grupo de datos en la lnea o en la pgina siguiente, de acuerdo a lo seleccionado. Cuando se agrupa por recursos, cuenta de costos o categora de costos, P3 imprime el ttulo y la cuenta o categora de costos, o el nombre y el ttulo del recurso. Si se agrupa por recursos, P3 incluye cada actividad que usa el recurso en el respectivo grupo. En el informe se incluye todos los recursos, a menos que se utilice la opcin de seleccin de recursos. d) El campo Subtotal on permite agrupar y subtotalizar actividades por cdigo de identificacin o de actividad, cdigos combinados, recursos, cuentas de costos o categoras de costos. La ventana Activity Resource/Cost Data permite seleccionar entre un informe detallado (Detail) o uno resumido (Summarize). Si se escoge un informe detallado, se obtienen las cantidades y costos para cada recurso, junto con su costo presupuestado. Un informe resumido produce una totalizacin a nivel de actividad para cada dato de cantidad o costos del informe. Si se define los recursos o cuentas de costos como una columna, stos datos aparecen solamente si son aplicables a todas las actividades presentes en el resumen. De lo contrario, el informe utiliza un * (asterisco). Para obtener subtotales para cada actividad en un informe detallado con informacin de recursos y costos se debe activar la opcin Subtotal each activity. Para los tems de datos que no pueden ser resumidos se imprime un * (asterisco) la respectiva columna. Si existe un nico valor para todos los tems en el grupo, P3 imprime ese valor. De lo contrario, el informe utiliza un * (asterisco). f) Es posible definir hasta 3 lneas de ttulo para cada columna (Number of lines in the column title) del informe. Para unir los ttulos en una sola lnea se debe ingresar un signo \ (back slash) antes del texto de las lneas 2 3 (debe tenerse cuidado con el ancho de la columna respectiva). La opcin Skip a line after each row permite dejar una lnea en blanco entre cada lnea, mejorando la presentacin y legibilidad del informe. Mediante los campos Starting LOG record for ... y Ending LOG record for ... es posible imprimir hasta 99 registros de notas y comentarios. Es necesario reservar una columna para este tem. Para ello se agrega una columna (en el cuadro de dilogo de contenido) y se escoge MEM como tem de datos. Es posible definir la continuidad del texto a imprimir (text wrapping). Se imprime solamente las notas que no hayan sido definidas como reservadas u ocultas en las respectivas actividades en el formulario de notas (Log form). El campo Summarize on resume los datos por cdigo de actividad, cdigo identificador de actividad, cdigos combinados, recursos, cuentas de costos o categora de costos. Para cada valor de cdigo, recurso o cuenta de costos, P3 resume la informacin del informe segn las columnas que hayan sido seleccionadas. El resumen se efecta de igual modo que en los
e)
g)
h)
i)
informes matriciales. j) El campo Calendar type permite seleccionar el formato de fechas del informe. Las fechas a utilizar pueden provenir de calendarios, perodos laborables, ordinales o fechas de fabricacin. El campo Report width permite controlar el ancho de pgina del informe. Si el ancho del informe es igual o menor que el ancho seleccionado, P3 imprime todas las columnas en una pgina horizontal. Si el ancho es mayor que el seleccionado, las columnas continan en la lnea siguiente. Si se escoge Auto P3 imprime el informe utilizando el ancho correspondiente a las columnas propias del informe (este dato se entrega en la opcin de contenido). La opcin de encabezamiento permite personalizar los ttulos del informe. La ventana Headings puede contener hasta 6 lneas de texto y otros datos del proyecto tales como su nombre, nmero o versin, fechas de comienzo, control y trmino. Es posible definir la ubicacin de estos datos (Header) sealando la fila de posicionamiento (Row) y la alineacin (Align). La siguiente table describe las opciones para el encabezamiento: Columna Descripcin
k)
Header Las 6 primeras lneas definen el encabezamiento del informe. P3 incorpora
los restantes datos (nombre y verisn del proyecto, etc.) si stos han sido definidos Seala la ubicacin de la fila en el informe Seala el tipo de alineacin del encabezamiento. Este puede ser centrado (centered), a la izquierda (left) o a la derecha (right). Es posible definir la columna de inicio de cada fila ingresando un nmero de columna. Si se define varias lneas de texto en una misma fila debe asegurarse que el texto no se sobreponga con otro
Row Align
La opcin de aritmtica permite definir clculos para obtener datos propios. Estos datos no se incorporan a la base de datos del proyecto (para ello debe emplearse el comando Calculate, Global Change). Esta opcin permite definir hasta 20 conjuntos de sentencias lgicas If:Then:Else (la ventana despliega solamente 4 conjuntos). La tabla siguiente describe cada columna para la definicin de las sentencias lgicas: Columna Descripcin Describe el tem de datos principal en la expresin lgica. P3 muestra una extensa lista de tems de datos seleccionables. El botn derecho del mouse permite desplegar las clasificaciones disponibles Permite establecer un criterio lgico. Se puede utilizar EQ (igual a), EN (desigual), GT (mayor que), LT (menor que), CN (texto contenido en la cadena de caracteres), SN (texto no contenido en la cadena de caracteres)
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Item
Code
Item/Value
Identifica el valor del tem de datos ingresado en la columna Item. El botn derecho del mouse muestra los valores disponibles para le tem de datos
Op (opera- Realiza el clculo aritmtico empleando alguno de los siguientes operadotor) res: * (multiplicacin), + (suma, / (divisin), - (resta), & (encadenamiento
de texto)
Item/Value
Identifica el tem de datos o el valor usado por P3 para efectuar el clculo aritmtico o el encadenamiemnto de texto. Las opciones vlidas corresponden a las de la columna Item/Value anterior
La sentencia If: define la condicin bajo la cual ciertos eventos debern ocurrir. La sentencia Then: da inicio a la accinque desea ejecutarse. En esta sentencia es posible emplear una variable temporal. La condicin Else: establece la accin que debe realizarse si la condicin de la sentencia If: no se cumple. A continuacin se sealan algunas reglas generales aplicables a las sentencias If:Then:Else: a) Si se define una sentencia If:, deber definirse una sentencia Then:. Las sentencias If: son opcionales, pero deber definirse al menos una sentencia Then: Es posible crea una sentencia Then: sin necesidad de definir una sentencia If:. P3 aplica la operacin a todas las actividades. No es posible crear una sentencia Else: en forma aislada. Es posible emplear espacios en blanco en las columnas Data Item o Value. El espacio en blanco se define entre comillas. A la izquierda de una sentencia Else: no puede ingresarse un tem de datos de actividades si a la derecha de una sentencia If: se ha ingresado un tem de datos de recursos. El conjunto mximo de sentencias lgicas es 20. La tabla siguiente describe los clculos vlidos y los resultados obtenidos con los operadores definidos: Operador Clculo Entero + Entero = Entero Entero + Fecha = Fecha
b)
c) d)
e)
f)
Addition
Subtraction
Fecha - Fecha = Si se restan dos fechas, el resultado es la diferencia de perodos Entero laborables. Si no hay calendario definido, se aplica un calendario Entero - Entero = contnuo de 7 das y 24 horas/da Entero
Fecha - Entero = Fecha
Multiplication/ Division
Entero * Entero = Entero Entero / Entero = Entero &
Concatenation
Item/Value Se emplea el smbolo & como un operador para encadenar o juntar Item/Value
caracteres o texto en una cadena de caracteres
A continuacin se sealan algunas reglas generales aplicables al encadenamiento de caracteres: a) b) P3 no elimina los caracteres en blanco. Para ello debe emplearse una funcin especial. P3 no elimina los caracteres en blanco ingresados en cadenas de caracteres. El espacio en blanco se define entre comillas. P3 no elimina los caracteres en blanco de las variables temporales definidas como funciones o cadenas de caracteres. P3 nunca elimina los caracteres en blanco iniciales durante el proceso de encadenamiento. Para ello debe emplearse una funcin especial. 7.4.12.1. Funciones especiales
c)
d)
P3 proporciona algunas funciones especiales que permiten operar con datos de tipo texto (cadenas de caracteres) o de tipo fecha. La siguiente tabla describe estas funciones: Funcin Objetivo
RIGHT(item,x Extrae x caracteres, comenzando por el ltimo caracter ) LEFT(item,x) RTRIM(x) right trim LTRIM(x) left trim SUBSTR(item, Extrae y caracteres, comenzando por la posicin x de la cadena de x,y) caracteres DAY(date) DATE()
Entrega el da de la semana correspondiente a la fecha dada, abreviado con 3 caracteres MON, TUE, etc.) Entrega la fecha actual del sistema
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Extrae x caracteres, comenzando por el primer caracter Elimina los espacios en blanco al final de la cadena de caracteres Elimina los espacios en blanco al inicio de la cadena de caracteres
STDATE(date Convierte una fecha en una cadena de caracteres, empleando el ) formato DDMMMYY TTL(item)
Asigna ttulo a una actividad de acuerdo al valor del item especificado. Los formatos vlidos son: TTL (ACC) cuenta de costos de 11 caracteres TTL (ACX) cuenta de costos de 12 caracteres TTL (CAT) TTL (RES) TTL (code) La opcin de seleccin de recursos permite limitar los recursos o cuentas de costos incluidos en las columnas del informe. Esta opcin permite seleccionar y limitar las actividades en informes agrupados por recurso, cuenta de costos o categoras de costos. Para informes organizados por actividad se emplea la opcin de seleccin de actividades. Para informes organizados por actividad P3 imprime todos los recursos para cada actividad del informe. En cambio, para informes organizados por recursos (o costos), P3 imprime solamente aquellas actividades que tienen asignados los recursos considerados en el informe. 7.4.13. Informes grficos Temporales
P3 proporciona herramientas para producir cartas grficas y diagramas lgicos temporales similares a los desplegados en pantalla. Los informes grficos temporales (Timescale Graphics) permiten personalizar este tipo de presentaciones grficas. Las opciones y caractersticas no descritas en esta seccin se trabajan igual que en el caso de despliegue grfico en pantalla. Aunque la mayora de las opciones de los grficos temporales son similares a las de despliegue de cartas grficas, los correspondientes cuadros de dilogo pueden diferir entre ambas opciones. 7.4.13.1. Creacin de una tabla de actividades multilnea
La tabla de actividades de la carta grfica desplegada en pantalla muestra solamente una actividad por fila. Es posible crear una tabla de actividades capaz de mostrar hasta 6 lneas para visualizar una carta grfica que apila tales actividades. Esta opcin se define en la ventana Specifications. El nmero de secuencia (Seq #) establece el orden de aparicin de los datos en las lneas de la tabla de actividad (Tabular Activity Data). Es posible definir la longitud del identificador y del ttulo de la actividad. 7.4.13.2. Despliegue de datos de recursos y costos
Para ver datos detallados de recursos y costos en la tabla de actividades de la carta grfica es posible definir los recursos (ventana Resource) y las cuentas de costos (ventana Cost account). De lo contrario, P3 resume los datos de recursos y costos para todos los recursos asignados a la actividad. Es posible definir el nmero de decimales (decimals) a considerar en los datos y un
factor de escala (Divide by) para facilitar el manejo de cifras altas. 7.4.13.3. Despliegue de lmites de barras grficas
Para cartas grficas es posible personalizar la forma y el color de los lmites ( endpoints) de las barras grficas. En los grficos impresos estos lmites tienen forma definida (tringulo en el punto inicial y tringulo invertido en el punto final) y pueden imprimirse u ocultarse (opcin Start/finish triangles de la ventana Bar data en la opcin de contenido). Los lmites no aparecen en hitos (milestones), conjunto de actividades (flags), barras resumidas o para barras de programacin original (target schedule). 7.4.13.4. Combinacin de cartas grficas con grficos de recursos y costos
Es posible desplegar un grfico sobre una carta grfica de barras mediante las opciones Overlay y Squeeze. La opcin de sobreposicin (Overlay resource/cost graphic RC -) permite colocar un grficos sobre toda el rea de la carta grfica, aprovechando la escala de tiempo de sta. La opcin de compartir (Squeeze resource/cost graphic RC -) coloca el grfico bajo el rea de la carta grfica. Si la carta grfica incluye una tabla de actividades, P3 ajusta el tamao del grfico para dejar espacio a la ubicacin de valores en el eje Y. P3 siempre omite el cuadro de ttulos y las lneas de reticulado (sight lines) del grfico, y mantiene las lneas de reticulado de la grfica de barras. El cuadro de revisin (revision block) de la carta grfica es reemplazado con la leyenda del grfico. Si en el grfico se muestran barras apiladas, el espacio para la leyenda puede hacerse insuficiente para describir todos los recursos (para hojas de formato pequeo la leyenda permite detallar hasta 6 recursos). La escala de tiempo del grfico utiliza las fechas de inicio y final de la carta grfica. Sin embargo, los intervalos de tiempo de ambas escalas pueden ser diferentes. Es conveniente ajustar ambos intervalos empleando la opcin Date. La orientacin del grfico siempre coincide con la orientacin (impresin vertical u horizontal) definida para la carta grfica. 7.4.13.5. Lneas de relaciones lgicas
Para diagramas lgicos temporales es posible definir la impresin de lneas de relaciones lgicas mediante el campo Relationships Draw de opcin de contenido. Es posible seleccionar para despliegue todas las relaciones lgicas (all), ninguna (No) o solamente las relaciones controladas (driving relationships). Una relacin controlada ocurre cuando una actividad controla las fechas programadas prximas de sus sucesoras. Los formularios de actividades predecesoras y sucesoras indican las relacionadas controladas mediante un * (asterisco) en la columna del relaciones lgicas (Rel column). P3 dibuja las lneas de relaciones lgicas de igual forma que en la carta grfica. Si las actividades estn muy cercanas, las lneas pueden aparecer en un lugar diferente de la barra grfica de actividad.
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7.4.13.6.
Conectores
Es posible emplear conectores para reemplazar actividades en los diagramas lgicos temporales. Debido a la escala temporal utilizada, algunas actividades predecesoras o sucesoras pueden no aparecer en el diagrama. As, algunas actividades aparecern con relaciones lgicas perdidas. Al seleccionar Connectors to excluded activities de la opcin de contenido P3 imprime un conector para las actividades excludas del diagrama. Este conector es un octgono alargado, rotulado con el identificador de actividad y una descricpcin parcial de sta. Dentro del conector P3 imprime el nmero de la hoja donde se encuentra la actividad excluda. 7.4.13.7. Escalas de tiempo
Adems de la escala temporal estndar (de calendario), es posible utilizar grficos con escala temporal con fechas ordinales, semanas de fabricacin o aos fiscales seleccionndola en el campo Display de la opcin de fecha. Los diferentes formatos se describen en la tabla siguiente: Formato Descripcin Muestra das, semanas, meses y aos, dependiendo de la unidad de tiempo y el espacio disponible Muestra un nmero secuencial para cada unidad de tiempo definida en la carta grfica. El botn derecho del mouse permite seleccionar una unidad de tiempo (horas, das, semanas, meses o aos) igual o mayor que la unidad de planificacin del proyecto Despliega un nmero para cada semana en forma consecutiva, comenzando en enero Es posible definir un ao fiscal para un formato de calendario y para la escala de tiempo de semanas de fabricacin. Debe activarse la opcin Show fiscal years y seleccionar un mes de comienzo en el campo
Calendar dates Ordinal
Manufacturing Fiscal Years
Start month
Al definir un grfico temporal, P3 utiliza una escala temporal con formato de calendario por defecto. La unidad de tiempo de la escala (das, semanas y meses) est determinada por el espacio horizontal disponible de acuerdo a las fechas de inicio y fin de la escala de tiempo. El espacio horizontal est determinado por el nmero de hojas horizontales, el tamao de la tabla de actividades y el tamao de la letra en la escala temporal. Si hay suficiente espacio disponible, la escala temporal puede mostrar una combinacin de hasta 3 unidades de tiempo (horas, das, semanas, meses y aos). Es posible controlar la presentacin de las unidades de la escala temporal modificando las fechas de inicio y fin, el tamao de la tabla de actividades (para cartas con grficas de barras) y el nmero de hojas horizontales. Otra alternativa consiste en utilizar el campo Minimum time interval para definir la unidad mnima a utilizar en la escala temporal. Esta opcin est en blanco para permitir la mejor combinacin posible de acuerdo al espacio disponible. Es aconsejable viCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 145 de 180
sualizar el grfico a imprimir y luego definir la unidad mnima, si es necesario. Para ocultar una unidad de tiempo es preciso seleccionar una unidad mayor. 7.4.13.8. Fechas calendario
Para los diagramas lgicos temporales es posible desplegar las fechas en las barras grficas activando la opcin Display calendar dates on bars. P3 muestra las fechas de comienzo y trmino de la actividad usando un formato DDMMM. Las fechas aparecen sobre o dentro de la barra, dependiendo de los datos mostrados. Si se muestra el identificador de actividad, la duracin restante o la holgura total (segn se haya definido en la opcin de contenido) las fechas aparecen dentro de la barra. Si estos datos estn ocultos, las fechas aparecen sobre la barra. Si la barra de actividad es muy corta o la relacin lgica es del tipo fin-fin las fechas mostradas pueden presentarse abreviadas o en ngulo (si el espacio es insuficiente, el mes es truncado para las fechas al interior de la barra). Si se muestra el progreso o avance de cada actividad, las fechas al interior de la barra sern sobrepuestas. Para mostrar las fechas de hitos (milestones), un conjunto de actividades (flags) o actividades con duracin cero, es preciso ocultar el identificador de actividad, la duracin restante y la holgura total, de modo que P3 muestre las fechas respectivas (de otro modo, no cabran dentro del respectivo smbolo). 7.4.13.9. Saltos de pgina
Es posible crear saltos de pgina utilizando el campo Start new page on de la opcin de formato. P3 comienza una nueva pgina cada vez que cambia el cdigo de actividad seleccionado, e imprime el ttulo del cdigo al comienzo de cada hoja. La opcin Size permite definir el tamao de letra para el ttulo. 7.4.13.10. Conexin de barras individuales
Al igual que en la carta grfica, es posible resumir las actividades de un grfico de barras. P3 entrega iguales opciones de despliegue para barras individuales o resumidas. En el grfico de barras es posible conectar las barras de actividades (Connect bars with) con 1 2 lneas, empleando la opcin de formato. 7.4.13.11. Ubicacin de barras de actividad
La carta grfica siempre muestra una actividad por fila. En un diagrama lgico temporal es posible producir un diagrama ms compacto ubicando actividades relacionadas en forma contnua en una misma fila. Para ello se utiliza la opcin End-to-end en el campo Placement de la opcin de formato. Debido a que las actividades aparecen juntas, P3 puede truncar la descripcin de la actividad. De acuerdo al espacio disponible, P3 puede disminuir el tamao del identificador de actividad, ubicarlo en ngulo o suprimirlo.
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Si se utiliza la ubicacin estndar, P3 aplica el ordenamiento jerrquico de actividades. Las actividades que no estn situadas en forma contnua aparecen lo ms cerca posible para ahorrar espacio. P3 ubica una actividad en la misma fila de su predecesor solamente si hay espacio suficiente considerando la longitud de la barra, el texto y las lneas de relaciones. Con una ubicacin contnua, P3 ubica las actividades por sus relaciones controladas. Es posible ubicar las actividades segn un cdigo de actividad. La opcin Skip description if ... permite suprimir la descripcin si el espacio disponible es insuficiente para imprimir un nmero mnimo de caracteres (... characters appear). La opcin Break chain if ... permite separar de la ubicacin contnua cualquier actividad en la cual no se pueda desplegar un nmero mnimo de caracteres. Es decir, P3 ubica esta actividad en una lnea independiente para poder imprimir su descripcin. 7.4.13.12. Ubicacin de actividades
En un diagrama lgico temporal es posible ubicar las actividades en una fila hoja determinada. La opcin Custom placement permite crear un archivo que contiene una lista de actividades y su hoja y nmero de lnea asociado. Esta opcin se sobrepone a las agrupaciones, saltos de pgina y ubicacin contnua de actividades, y ubica una actividad por fila. Por defecto P3 utiliza el archivo LAYOUT.TSL. Con esta opcin P3 no modifica el texto de las barras de actividades. Si un ttulo se despliega en 2 lneas, este formato seguir emplendose an cuando -al reubicar la actividadexista espacio suficiente para ubicar el texto en 1 lnea. 7.4.13.13. Ubicacin de ttulos
Al agrupar actividades por cdigo de actividad, es posible ubicar el ttulo del grupo sobre y hacia la izquierda del grupo de actividades o en la tabla de actividades. La opcin se define en el campo Group titles in de la opcin de formato. P3 trunca el ttulo si ste no cabe en la tabla de actividades. 7.4.13.14. Orientacin de la impresin
El campo Orientation de la opcin de formato permite seleccionar la orientacin de la impresin en formato portarretrato (Portrait) o apaisado (Landscape). En la orientacin portarretrato (la vertical es mayor que la horizontal) se dispone de mayor espacio para las actividades, pero menor espacio para las barras de actividades y la escala temporal. En la orientacin apaisada (la horizontal es mayor que la vertical) se dispone de mayor espacio para las barras de actividades y la escala temporal. Por defecto P3 utiliza esta orientacin. 7.4.13.15. Seleccin de colores
La opcin de lapicera (Pen option) permite personalizar el color de algunos elementos grficos. Si se est empleando un graficador (plotter) de varias lapiceras o una impresora a color es posible definir diversos colores (el nmero 1 corresponde a Negro; el nmero 2 es Rojo; el nmero 3 es Azul). Si se dispone de un graficador de 1 lapicera, P3 solicitar el cambio de lapicera durante la impresin. Para ocultar un tem (no imprimirlo) se selecciona el nmero 0.
La ventana Elements de esta opcin despliega los siguientes tems: a)
Critical highlighting
P3 colorea el vrtice interior de una barra de actividad crtica con el color de la lapicera definida (Pen Number). Es posible colorear la barra completa (Fill Bar) aplicando la opcin deseada (se despliega con el botn derecho del mouse).
b)
Progress highlighting
Si se muestra el progreso basado en el estado de la actividad, es posible seleccionar una lapicera para colorear la barra de progreso. El progreso se puede mostrar coloreando la barra completa o solamente el centro. Estas opciones se despliegan con el botn derecho del mouse.
c)
Bar outlines/Texts on bar

El texto de una barra de actividad incluye el identificador de actividad y el ttulo para actividades no crticas. Es conveniente seleccionar un color diferente para las notas y comentarios.
d)
Late date bars/Targe bars/Current finish indicators

Las barras de fechas tardas aparecen como barras sombreadas, donde tanto las barras de fechas prximas como tardas aparecen en la misma grfica. Ocultando la barra de fechas prximas la barra de fechas tardas aparecer en un diseo slido. Las barras originales (target bars) aparecen como un diseo slido bajo la barras de actividades cuando se imprime las programaciones original y actual. Si se imprime solamente la programacin original (target schedule), tambin aparece la fecha de trmino de la actividad. El indicador de trmino actual es sealado por un tringulo invertido.
e)
Activity logs/Background/data date/Activity code titles

Es posible definir la lapicera para las notas de actividades, datos de fondo, la lnea de la fecha de control y los ttulos de cdigos. Los datos de fondo (Background) corresponden a la columna de datos de actividad, el cuadro de ttulo, leyenda, bordes, escala de tiempo, lnea de fecha de control y lneas de reticulado. Los ttulos de cdigos aparecen automticamente si se agrupa, resume o salta de pgina por cdigo de actividad. 7.4.13.16. Resaltando por cdigo de actividad
Los grficos temporales permiten resaltar por cdigo de actividad para enfatizar grupos de actividades especficos. Es posible emplear diferentes colores y patrones para distinguir las actividades por responsabilidad, fase otro cdigo de actividad previamente definido. En el campo Highlight activities for code se puede definir un cdigo de actividad para resaltar. La ventana de la derecha (Code values) permite seleccionar un valor para el cdigo (Value), el nmero de lapiceCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 148 de 180
ra (Pen Number) y un patrn grfico (Pattern). Los respectivos valores de cdigo, su color y diseo se muestran en la leyenda del grfico. Es posible combinar las actividades resaltadas por medio de la agrupacin o salto de pgina. 7.4.13.17. Tamao de los elementos grficos
La opcin de tamao permite ajustar el tamao del texto usado en los grficos temporales. Es posible definir un tamao (Point Size) de 3 a 60 puntos. El cuadro de ttulo no puede exceder de 40 puntos. 7.4.13.18. Separacin de filas
La celda Row Separation de la opcin de tamao permite ajustar el espacio existente entre filas de actividades. Este espacio afecta el nmero de lneas de relaciones horizontales que pueden ser ubicadas entre filas de actividades. Este espaciamiento puede definirse entre 5 y 200 puntos. Un nmero bajo define la creacin de un diagrama compacto. 7.4.13.19. Salto de filas
El campo Margin at top (# of rows) de la opcin diagramacin permite definir el nmero de filas a dejar en la parte superior de la hoja para crear un margen. El campo Activity row separation permite definir la cantidad de filas a dejar entre las barras de actividades. El salto de filas permite mejorar la presentacin de cartas grficas resumidas o en aquellas grficas donde las columnas de la tabla de actividades estn repartidas a travs de una lnea. 7.4.13.20. Limitacin de cruces de lneas de bordes
Para diagramas lgicos temporales con mltiples hojas verticales u horizontales existen muchos cruces de lneas de relaciones con lneas de bordes. Esto es, P3 imprime las lneas de relaciones hasta el borde de la pgina y la contina a partir del borde de la pgina siguiente. Es posible definir el nmero mximo de bordes que pueden ser cruzados en el campo Maximum page borders to cross de la opcin de diagramacin. Si se excede el lmite impuesto, P3 utiliza conectores para las relaciones lgicas. Si no se desea imponer un lmite, debe ingresarse un valor de 99. 7.4.13.21. Identificacin del progreso
El progreso puede ser visualizado a partir del porcentaje completado o de la duracin restante de una actividad. El campo Base progress on de la opcin de diagramacin permite definir la base de clculo. El progreso de uan actividad se muestra resaltando la barra de la actividad o desplegando una lnea horizontal doble a travs de la misma. Es posible definir la lapicera a utilizar para graficar el progreso (tambin puede ser ocultado). Si se escoge la duracin restante como base de clculo, la barra de progreso se extiende entre la fecha real de comienzo hasta el punto en el cual est programado continuar el trabajo de la actividad. Al utilizar el porcentaje completado como base, la longitud de la barra de progreso es igual a la proporcin del porcentaje completado sobre la longitud total de la barra (incluyendo los peCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 149 de 180
rodos no laborables). Es decir, el comienzo de la duracin restante no coincide necesariamente con el punto de trmino del porcentaje completado. Este mtodo se utiliza cunado es importante destacar la cantidad de trabajo realizado por sobre la duracin restante. La opcin Visible percent complete permite visualizar el progreso basado en la longitud visible de la barra de actividades. La opcin Entire percent complete muestra el progreso respecto de la longitud real de la barra de actividades, an cuando sta no est completamente visible. 7.4.13.22. Resaltando las relaciones controladas
Cuando las actividades crticas estn basadas en la holgura total, es posible resaltar solamente las relaciones controladas (driving relationships) entre las actividades crticas, utilizando la opcin Highlight only driving relationships. La lapicera para el color a utilizar se define en el respectivo cuadro de opciones. Si no se activa esta opcin, son resaltadas todas las relaciones lgicas existentes entre actividades crticas. 7.4.13.23. Muestra de la inactividad
Mediante la ventana Necking de la opcin de diagramacin es posible crear angostamientos (cuellos) en las barras de actividades para los perodos de inactividad de las actividades resumidas. P3 considera todos los perodos de inactividad (perodos no laborables, festivos, excepciones, suspensiones y fines de semana) definidos en el calendario del proyecto. Es posible definir la expansin de la barra de actividad (sin angostamiento) para festivos (holidays), fines de semana (weekends) o ambos. Si se est creando una carta grfica con barras resumidas, es preciso definir el calendario a utilizar para las actividades resumidas mediante el campo For summary bar, use calendar. 7.4.13.24. Seleccin de hojas
Los campos Begin on sheet y End on sheet de la opcin de diagramacin permiten seleccionar las hojas a imprimir. Las pginas son identificadas por un nmero de fila y una letra de columna. Al preparar la impresin del grfico, P3 despliega varios mensajes para sealar el tamao del grfico, y solicita confirmar la continuacin del trabajo (ste puede ser cancelado para ajustar el nmero total de pginas a imprimir). Con la opcin Confirm preparation activada el programa realizar la consulta sealada. 7.4.14. Informes grficos Lgicos
Los informes grficos de lgica (Pure Logic Diagram) muestran la relacin lgica secuencial entre las actividades de un proyecto sin considerar la escala de tiempo. Este tipo de diagramas es conocido como malla de actividades. El diagrama comienza con la primera actividad sin predecesoras y finaliza con la ltima actividad sin sucesoras. En las secciones siguientes se indican las diversas opciones usadas para personalizar un informe grfico de lgica.
7.4.14.1.
Detalle de actividades
En estos informes grficos las actividades son representadas por un rectngulo, el cual contiene el identificador de la actividad, entre otros datos. Cada rectnguilo de actividad puede mostrar el ttulo de la actividad, las duraciones original y restante, las fechas prxima de comienzo y de trmino, las fechas tarda de comienzo y de trmino, la holgura total, el identificador del calendario y el porcentaje completado. Estos datos pueden ser seleccionados en la ventana Data to be displayed de la opcin de contenido. 7.4.14.2. Cdigos de actividad
Cada rectngulo de actividad puede mostrar hasta 3 cdigos de actividad los cuales se seleccionan en la ventana Activity codes to display de la opcin de contenido. 7.4.14.3. Ubicacin del cuadro de ttulo
El cuadro de ttulo puede ser impreso en forma vertical u horizontal, segn se defina en el campo Title block placement. Los informes grficos lgicos son impresos en forma contnua, por lo cual el ttulo se ubica solo en una hoja. Es posible definir hasta 3 lneas de ttulo. Es recomendable activar la opcin Display project and filename para una mejor identificacin del informe grfico impreso. 7.4.14.4. Agrupacin de actividades
Es posible agrupar actividades mediante el campo Group by de la opcin de formato, lo cual permite centrar la atencin en actividades especficas, de acuerdo al cdigo escogido. Las actividades pertenecientes a cada grupo aparecen juntas en forma horizontal (es posible utilizar cdigos combinados o alias). El ttulo del cdigo aparece al comienzo de cada grupo cerca del margen izquierdo de la hoja. Es posible activar la opcin Minimize relationship crossings among groups para optimizar la ubicacin de los grupos y reducir el nmero de lneas de relaciones que se cruzan entre ellos. Con esta opcin desactivada, los grupos son ubicados en secuencia alfanumrica por su valor de cdigo, a menos que se define una secuencia para los cdigos en el cuadro de dilogo de diccionario de cdigos de actividad. Para imprimir los ttulos de los cdigos en todas las hojas horizontales siguientes se debe activar la opcin Display code titles on all horizontal pages. 7.4.14.5. Tamao del texto
Es posible definir el tamao de cada elemento mediante la opcin de tamao, ingresando un valor entre 3 y 60 puntos. El cuadro de ttulo no puede exceder de 40 puntos. Los tems modificables son:
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a)
Texto
Determina el tamao del texto (text) en los rectngulos de actividades.
b)
Cuadro de ttulo
Selecciona el tamao del texto ubicado al centro del cuadro de ttulo (title block). Es recomendable escoger de 10 a 12 puntos. P3 ajusta el tamao del cuadro si ste ha sido definido muy pequeo o muy grande para ser impreso adecuadamente.
c)
Ttulos de cdigos
Determina el tamao de los ttulos de cdigos (activity code titles) que aparecen sobre cada grupo de actividades si se efecta una grupacin por cdigos de actividad.
d)
Tipos de relaciones lgicas

Determina el tamao de la informacin respecto del tipo de relacin (relationship type) y el retraso (lag), la que es desplegada cerca las lneas de relaciones del diagrama. 7.4.14.6. Distancia entre actividades
Los campos de separacin horizontal (Horizontal activity separation) y separacin vertical (Vertical activity separation) de la opcin de tamao permiten definir la distancia (en puntos) entre las actividades. La distancia real estar determinada por el tamao de la hoja escogido en el cuadro de dilogo de impresin, el tamao del texto y el nmero de tems de datos seleccionado para incluir en el rectngulo de la actividad. Para llenar la pgina con el mayor nmero de actividades posible -de acuerdo al tamao de la pgina empleada- se debe ingresar el valor 999 en el campo de separacin vertical. 7.4.15. Informes grficos de Recursos y Costos
Los informes grficos de recursos y costos (Resource/Cost Graphics) son similares a los grficos de recursos y costos que pueden presentarse en pantalla para las cartas grficas. Sin embargo, existen algunas opciones que estn disponibles para los informes grficos solamente. Por ejemplo, estos informes grficos pueden desplegar un valor de uso o de costo sobre las barras de un histograma, reflejar porcentajes sobre una programacin particular y desplegar diferentes curvas en una misma hoja. En las secciones siguientes se indican las diversas opciones usadas para personalizar un informe grfico recursos y costos. 7.4.15.1. Programaciones diferentes
Con la ventana Schedule de la opcin de contenido es posible establecer una comparacin entre el proyecto actual (Current) y 1 2 proyectos originales (Target 1 y Target 2). Este mtodo de
comparacin permite visualizar los avances del proyecto desde su comienzo (registrado en Target 1) y desde la ltima actualizacin (registrado en Target 2). 7.4.15.2. Fechas programadas prximas y tardas
Los informes grficos de recursos y costos pueden emplear las fechas programadas prximas (Early), las fechas tardas (Late) o ambas (Both). Al emplear histogramas de barra con un solo conjunto de fechas, P3 dibuja una barra por perodo de tiempo. Si se usan ambas fechas, P3 dibujar 2 barras por perodo de tiempo. De igual modo, si ha escogido la opcin de graficar curvas, P3 podr dibujar 1 2 curvas, segn lo seleccionado para las fechas de programacin. Es posible definir los colores, patrones y/o tipos de lneas para distinguir entre ambos tipos de fechas. 7.4.15.3. Curvas acumulativas
Para curvas acumulativas es posible mostrar el porcentaje de los recursos utilizados o gastados en base a los valores actuales u originales- en lugar de graficar una cantidad en cifras o un gasto en unidades monetarias. La ventana Cumulative de la opcin de contenido permite mostrar el porcentaje -en el eje Y- (Display % on Y axis) basado en la seleccin ingresada en el campo Base % on (stas pueden ser las fechas prximas actuales, fechas tardas actuales o fechas originales). Si el porcentaje est basado en una fecha tarda, deber escogerse la opcin de despliegue de fechas tardas. La opcin Display labels permite mostrar u ocultar las etiquetas de las curvas acumulativas. P3 utiliza las etiquetas EARLY y LATE para identificar las curvas de fechas prxima y tarda, respectivamente. Para definir una etiqueta para las curvas correspondientes a las fechas originales (target curves) se debe utilizar la opcin de lapicera (tambin es posible modificar las etiquetas predefinidas). 7.4.15.4. Valores en las barras del histograma
Es posible desplegar el valor del uso de recursos o costos sobre las barras del histograma activando la opcin Display data values en la ventana de contenido. Estos valores aparecen arriba de la barra para cada perodo de tiempo. Es preciso especificar la cantidad de decimales en el campo Decimal places (puede escogerse 0, 1 2). 7.4.15.5. Rotulacin de la escala temporal
La forma de definicin de la escala temporal es igual que en las cartas grficas. Adicionalmente, el campo Title each de la opcin de fechas permite seleccionar la unidad de tiempo empleada para rotular el eje X. El intervalo de tiempo escogido para rotular afectar la presentacin de la escala de tiempo. Si se escoge un intervalo muy pequeo, la fecha para cada unidad de tiempo puede hacerse ilegible.
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7.4.15.6.
Lneas de reticulado
Las lneas de reticulado (sight lines) vertical y horizontal ayudan a visualizar en mejor forma la posicin relativa de las curvas respecto de la escala de tiempo en el eje X y respecto de los valores del eje Y. Las lneas principales (major sight lines) aparecen como lneas slidas, las lneas secundarias (minor sight lines) aparecen como lneas slidas, sonmbreadas o punteadas. El diseo de las lneas puede definirse utilizando el comando Reports, Graphic, Options. Para definir los intervalos verticales (unidades de tiempo en el eje X) y horizontales (valores de cantidad o costos en el eje Y) se emplean las opciones respectivas en la ventana Sight Lines de la opcin de formato. Para suprimir las lneas de reticulado se ingresa un 0 en el campo Interval o Scale values, segn se requiera. P3 ubica las lneas secundarias entre las lneas primarias, permitiendo un mejor anlisis y seguimiento de las barras y/o curvas para intervalos de tiempo pequeos (eje X) o valores pequeos (eje Y). 7.4.15.7. Histogramas resumidos
En lugar de mostrar datos por perodo de tiempo, los informes grficos pueden resumir el uso de recursos o costos sobre un perodo especfico de tiempo en una sola barra. La opcin Summarize by resource de la ventana Histogram. Por ejemplo, si se muestra el uso de 3 recursos (o costos) en una semana, P3 genera una barra para cada recurso (costo) y muestra el total (total), el valor mximo (peak) o el valor promedio (average) de esa semana. Este formato permite determina los requerimientos generales de un recurso (o costos) para un perodo de teimpo especfico. 7.4.15.8. Histogramas apilados
La opcin Stack resources de la ventana Histogram permite apilar las barras de los recursos (o costos) para mostrar los datos en una sola barra, sin que los valores parciales aparezcan combinados. Este formato es til para visualizar el uso de varios recursos (o costos) en forma individual en un mismo grfico. Si se escoge mostrar los valores en las barras, los valores indicarn el total, el valor mximo o el valor promedio. Es posible definir una color y un patrn grfico empleando la opcin de seleccin de recursos para identificar cada recurso o cuenta de costos. 7.4.15.9. Histogramas y Curvas mltiples
Es posible ubicar mltiples histogramas y/o curvas en la misma hoja dividiendo el grfico en celdas. Por ejemplo, para dividir un grfico en 4 celdas se deber definir 2 filas ( Rows) y 2 columnas (Columns) en la opcin de formato. La opcin de seleccin de recursos (Res Selection) permite definir la los recursos y cuentas de costos para cada celda. Las caractersticas definidas para la escala de tiempo, colores de lapiceras y patrones de diseo son aplicadas a todas las celdas. 7.4.15.10. Seleccin de colores, lneas y rellenos
La opcin de lapicera permite controlar los colores, tipos de lneas y patrones de diseo. La ventana de la opcin Pen permite definir diferentes parmetros. La tabla siguiente describe los elementos de la ventana:
Columna
Descripcin Permite rotular las curvas del proyecto actual u original (current, target) para las fechas programadas prximas y tardas Selecciona el color para el elemento grfico. Un valor 0 oculta el elemento. Si se emplea un graficador de lapiceras mltiples, es posible definir la mayor cantidad de lapiceras que soporte el graficador. Para graficadores de una lapicera, P3 solicita el cambio de lapicera (si se ha escogido diferentes colores) Selecciona el espesor de la lnea para curvas acumulativas y para lmites de disponibilidad normal y mxima Selecciona el tipo de lnea para curvas acumulativas y para lmites de disponibilidad normal y mxima Selecciona el color de relleno para barras y zonas sobre los lmites de disponibilidad normal y mxima de disponibilidad normal y mxima
Label Pen
Line Weight Line Type Fill Pen
Fill Pattern Selecciona el patrn de relleno para barras y zonas sobre los lmites
7.4.15.11. Uso eficaz de colores y patrones
Para la obtencin de mejores resultados, es aconsejable seguir las siguientes recomendaciones: a) Definir espesores y tipos de lnea diferentes para distinguir entre curvas para fechas prximas y tardas, y para curvas actuales y originales. Para los histogramas, definir un nmero de color (lapicera) para el contorno de la barra y un nmero para el color y el patrn de relleno. Para histogramas de recursos, definir un nmero para el color y el relleno para las zonas sobre los lmites de disponibilidad normal y mxima. Esto facilita la identificacin de recursos sobreasignados. Definir el nmero de color y el espesor y tipo de las lneas para los lmites de disponibilidad normal y mxima. 7.4.15.12. Lmites normal y mximo
b)
c)
d)
Para desplegar las zonas sobre los lmites de disponibilidad normal y mxima en los histogramas, y mostrar las lneas de los lmites de disponibilidad normal y mxima, se debe cumplir las siguientes condiciones: a) Los lmites de disponibilidad normal y mxima deben estar definidos en el diccionario de recursos. Debe escogerse la visualizacin de datos de recursos.
b)
c) d)
Debe seleccionarse solamente un recurso por grupo, o un recurso jerarquizado. Para mostrar totales, el intervalo de la escala de tiempo debe ser el mismo de la unidad de planificacin del proyecto. P3 puede desplegar lmites para valores mximo y promedio en forma independiente del intervalo de tiempo. El factor de escala del campo Divide by de la opcin de contenido debe estar en 1. Las opciones de resumen y apilamiento de la opcin de formato deben estar desactivadas. 7.4.15.13. Nmero de grupo
e) f)
Cuando se muestran mltiples celdas en un grfico, se debe usar la opcin de seleccin de recursos para definir la ubicacin de cada celda de recurso o cuenta de costos dentro del grfico. Es posible definir hasta 24 grupos. P3 ubica cada grfico de acuerdo a su nmero de grupo (Group #) comenzando desde arriba de izquierda a derecha, en filas sucesivas. Si se define un nmero de grupos mayor que el nmero de celdas disponibles, P3 crea pginas adicionales. Es posible ubicar varios recursos y cuentas de costos en una misma celda utilizando ele mismo nmero de grupo para cada uno. Esta opcin permite crear grficos de varios recursos y costos con histogramas apilados o resumidos. Si un nmero de grupo no se define, la celda correspondiente queda en blanco. 7.4.15.14. Seleccin de colores y patrones
Las columnas Pattern y Pen permiten identificar cada recurso o cuenta de costos en histogramas resumidos o apilados. El botn derecho del mouse despliega los patrones grficos disponibles. Si no se resume o apila recursos o cuentas de costos, P3 emplea los colores y patrones definidos en la opcin de lapicera. 7.4.15.15. Tamao del texto
La opcin de tamao permite definir el tamao del texto a utilizar en el grfico. Es posible ingresar un valor entre 3 y 60 puntos. El cuadro de ttulo no puede exceder de 40 puntos. Es posible definir los siguientes elementos: a)
X Axis and Y Axis Values

Determina el tamao de los valores en los ejes X (escala de tiempo) e Y (unidades o costos).
b)
X Axis and Y Axis Titles

Determina el tamao de los ttulos en los ejes X e Y.
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c)
Data Value
Determina el tamao de los valores ubicados sobre las barras del histograma. Controla el tamao del texto para los rtulos de las curvas acumulativas.
d)
Group Title
Determina el tamao del ttulo de cada grupo.
e)
Title block
Determina el tamao del texto en el medio del cuadro de ttulo. Es recomendable usar entre 10 y 12 puntos. La cantidad de puntos definida determina el tamao del texto de la leyenda. Si se oculta el cuadro de ttulo, esta opcin permite seleccionar el tamao de la leyenda. 7.4.15.16. Ttulos y escala mxima del eje Y
El campo X axis title permite rotular el eje X. El campo Y axis title permite rotular el eje Y. Para grficos mltiples, la ventana Group titles permite definir un ttulo para cada grupo o celda. P3 imprime el ttulo directamente sobre el grfico. Si no se ingresa un ttulo, se imprime el ttulo definido en el diccionario de recursos. Para recursos o cuentas de costos combinados es necesario ingresar un ttulo. P3 grada el eje Y de acuerdo al mayor valor de recurso o costo graficado. Si el grfico contiene varios histogramas de recursos con diferentes valores en el eje Y, la visualizacin del grfico es dificultosa (las alturas de las barras son diferentes). Es posible definir un valor mximo para el eje Y (maximum Y-scale value) para un grupo especfico mediante la columna Max Y-Scale. Cuando se grafica un histograma y una curva acumulativa, el valor mximo del eje Y se aplica a la escala del histograma. El eje Y puede mostrar valores de hasta 4 dgitos. Si se excede esta cifra, P3 utiliza un factor de escala en la esquina superior izquierda de cada grfico (decenas, centenas, etc.). 7.4.15.17. Leyendas
P3 despliega una leyenda opcional en el lado izquierdo del cuadro de ttulo, donde muestra los colores, tipos de lneas y patrones grficos que representan cada curva o barra. Si se usa un histograma apilado, la leyenda aparece sobre el cuadro de ttulo e identifica los colores y patrones grficos de cada recurso o cuenta de costos. Si no se muestra el cuadro de ttulo, la leyenda aparece bajo la escala temporal.
7.5.
COMANDOS UTILITARIOS
Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrar proyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios, mezclar varios proyectos
para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos. 7.5.1. Copia de proyectos.
El realizar copias de un proyecto permite efectuar anlisis en diferentes escenarios sin perder los datos originales del proyecto. Tambin permite crear rpidamente un nuevo a partir de uno ya existente cuando los datos de ambos tienen similitudes que pueden ser aprovechadas. Para ello basta con copiar el proyecto y renombrar la copia. Cuando se copia un proyecto P3 permite cambiar los identificadores de actividad y la unidad de planificacin del proyecto original. Para efectuar un copia se debe escoger
File, Project, Copy

El cuadro de dilogo de copia despliega dos ventanas con informacin general acerca del proyecto de origen (from) y del proyecto de destino (to). El botn Dir ... permite seleccionar la unidad y ruta de recuperacin y grabacin del proyecto. Para el proyecto de origen es posible seleccionar una grupo de actividades mediante la aplicacin de un filtro. Por defecto P3 copia todas las actividades del proyecto. Para el proyecto de destino es posible modificar los identificadores de actividad agregando un prefijo ( left) o un sufijo (right) al campo identificador (activity ID) del proyecto de origen. 7.5.2. Modificacin de la unidad de planificacin
Si se modifica la unidad de planificacin (planning unit), el proyecto de destino contendr los mismos calendarios del proyecto original. No obstante, el calendario duplicado definir una jornada laboral continua (sern hbiles cada hora, da, semana o mes, de acuerdo a la unidad de planificacin). De esta forma, ser necesario redefinir la semana laboral de estos calendarios. P3 copia adems los das no laborables y las excepciones. Al cambiar la unidad de planificacin, P3 no cambia la duracin de las actividades del proyecto de origen. Es decir, se mantiene el valor numrico de dicha unidad, pudiendo representar tanto 1 da como 1 mes, de acuerdo al cambio efectuado. Para efectuar las modificaciones que sean necesarias deber utilizarse la opcin de cambio global o las alternativas de importacin y exportacin de datos. 7.5.3. Modificacin de los identificadores de actividad
Los identificadores de actividad del proyecto copiado pueden ser modificados especificando un prefijo o un sufijo al identificador del proyecto original (Add the following characters ...). La cadena de caracteres agregada puede contener hasta 8 caracteres, pero el identificador de actividad no puede exceder los 10 caracteres. Si el prefijo o sufijo agregado excede esta longitud mxima de caracteres, P3 detiene la copia del proyecto. Debe tenerse presente que P3 ajusta los identificadores numricos hacia la derecha y los identificadores alfanumricos hacia la izquierda. Por lo tanto existen cuatro alternativas de para moCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 158 de 180
dificar los identificadores: a)
Prefijo numrico
P3 agrega un prefijo numrico utilizando la mxima cantidad de posiciones disponible. Si el identificador original es numrico, es posible sumar los identificadores. Si el identificador original es alfanumrico, el prefijo se antepone, utilizando la mxima cantidad de posiciones disponible.
b)
Sufijo numrico
P3 agrega un sufijo numrico al final del identificador original, sea ste numrico o alfanumrico, utilizando la mxima cantidad de posiciones disponible. En el caso de identificadores alfanumricos P3 determina la posicin disponible ms a la derecha de todos los valores existentes y ubica el sufijo numrico en la primera posicin disponible (esto causa que los valores de menos posiciones agreguen espacios en blanco intermedios).
c)
Prefijo alfanumrico
P3 agrega un prefijo alfanumrico (una combinacin de letras y nmeros) anteponindolo al identificador original. Este prefijo se ubica en la misma posicin para todos los valores, lo cual permite utilizar el cdigo de identificacin para actualizar, visualizar o generar informes de actividades especficas. Si la longitud del identificador numrico es diferente para cada actividad, P3 determina la posicin disponible ms a la izquierda y ubica el sufijo alfanumrico en la primera posicin disponible (esto causa que los valores de menos posiciones agreguen espacios en blanco intermedios).
d)
Sufijo alfanumrico
P3 determina la posicin disponible ms a la derecha de todos los valores alfanumricos existentes y ubica el sufijo alfanumrico en la primera posicin disponible (esto causa que los valores de menos posiciones agreguen espacios en blanco intermedios). Si el identificador es numrico, P3 agrega el sufijo al final del identificador. El identificador modificado permanece ajustado hacia la derecha (como si fuera de tipo numrico).
7.6.
MEZCLA DE PROYECTOS
El comando Merge permite combinar varios proyectos en uno solo. La mezcla de proyectos crea un solo gran proyecto que incorpora los detalles de varios proyectos ms pequeos. Tambin es posible mezclar proyectos independientes que ocupan los mismos recursos para analizar el uso general de los recursos y nivelarlos en caso de ser necesario. Es recomendable mezclar proyectos que posean diccionarios concordantes. Para efectuar una mezcla de proyectos se debe escoger
File, Project, Merge

El cuadro de dilogo de mezcla solicita el ingreso del nombre del proyecto hacia el cual efectuar la mezcla (Name of host project) y los nombres de los proyectos a mezclar (Merge the following projects ...). Los proyectos originales no se modifican, ya que son duplicados para efectuar la mezcla. P3 no puede mezclar proyectos meta (target plans). El proyecto mezclado no puede contener identificadores de actividad duplicados, por lo cual P3 solicita agregar un caracter a los identificadores de los proyectos fuentes, sea a la izquierda o a la derecha del identificador original. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios
Cancel
All
Selecciona todos los proyectos del directorio activo
Dir ...
Permite seleccionar la unidad y ruta de los proyectos
Cualquier error detectado durante el proceso de mezcla es registrado en un archivo de notas denominado P3.OUT. Para visualizar este archivo se utiliza el comando el comando Reports, Look y se selecciona el archivo desde el directorio USERLOC. El proyecto mezclado contiene las actividades propias y las actividades de todos los proyectos fuentes. La unidad de planificacin de los proyectos fuentes debe ser la misma para todos e igual a la del proyecto anfitrin. Los proyectos mezclados pueden permanecer independientes entre s o pueden ser enlazados mediante relaciones lgicas. Solo es posible mezclar proyectos maestros. Si se designa un proyecto maestro como proyecto anfitrin, ste mantiene sus propios subproyectos y sus actividades. Las actividades de los proyectos fuentes aparecen en le proyecto anfitrin al nivel del proyecto maestro. 7.6.1. Calendarios
P3 mantiene los calendarios del proyecto anfitrin y agrega un identificador de calendario nico asociado a partir de los datos de los proyectos fuentes. Si dos o ms proyectos fuentes tienen el mismo identificador de calendario, P3 usa la definicin del calendario correspondiente al primer proyecto encontrado, descartando los calendarios posteriores con igual identificador. 7.6.2. Diccionarios
P3 mezcla los diccionarios de recursos de los proyectos fuentes en un solo diccionario de recurCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 160 de 180
sos del proyecto anfitrin. Las curvas de distribucin de recursos no son incorporadas. P3 no mezcla los diccionarios de cdigos de actividad, cdigos WBS, contabilizacin de costos e tems de datos personalizados. Es aconsejable construir en el proyecto anfitrin un diccionario maestro para los cdigos de actividad, contabilizacin de costos, reglas de autocosto, curvas de distribucin de recursos, cdigos WBS, e tems de datos personalizados que concuerde con los datos contenidos en los proyectos fuentes.
7.7.
RESUMEN DE PROYECTOS
Es posible combinar hasta 10 proyectos para resumirlos en un proyecto simple. El proyecto resultante resume la programacin de actividades, la asignacin de recursos y los datos de costos. Los proyectos originales no se modifican. El resumen se basa en los cdigos de actividad existentes en los proyectos fuentes. Solo es posible resumir proyectos maestros, aunque P3 tambin resume las actividades de los subproyectos. Para efectuar un resumen de proyectos se debe escoger
File, Project, Summarize

El cuadro de dilogo de resumen de proyectos solicita el ingreso del nombre del proyecto hacia el cual efectuar el resumen (Summary project) y los nombres de los proyectos a resumir (Source projects). Las unidades de planificacin de los proyectos resumidos pueden ser diferentes. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios
Cancel
Dir ...
Permite seleccionar la unidad y ruta de los proyectos
Este cuadro de dilogo despliega dos ventanas en su parte inferior con opciones de configuracin del poryecto resumen. 7.7.1. Proyecto resumen
Si se especifica un proyecto resumen que no ha sido creado, P3 crea un nuevo proyecto, empleando la unidad de planificacin, calendarios, cdigos de actividad, recursos, costos, datos personalizados, cdigos WBS y reglas de autocosto del primer proyecto listado en el cuadro de dilogo de resumen de proyectos. Si no se especifica la fecha de control ( data date) en el cuadro respectivo, P3 utiliza la fecha correspondiente al primer proyecto. Es posible establecer una estructura para los proyectos resumidos creando un nuevo proyecto con calendarios y diccionarios definidos y luego efectuar el resumen de proyectos. Si P3 encuentra una cuenta de costos en un proyecto fuente que no existe en el proyecto resumido, agrega
este nuevo ttulo y valor al diccionario del proyecto. 7.7.2. Proyectos fuentes
Los proyectos fuentes son los proyectos de los cuales P3 obtiene los datos resumidos. Las unidades de planificacin de estos proyectos no requieren ser iguales. Es posible seleccionar hasta 10 proyectos fuentes simultneamente. 7.7.3. Identificadores de actividad
P3 permite incluir el nombre del proyecto como parte del identificador de actividad resumido, para facilitar la identificacin del proyecto fuente de origen de una actividad. Esto se realiza activando la opcin Store source project name in the summary activitys ID. P3 agrega la clasificacin PRJT al codigo de identificacin de actividad en el respectivo diccionario del proyecto resumen. Esta clasificacin se crea solo una vez (P3 no efecta modificaciones con actualizaciones posteriores del proyecto). Este cdigo permite seleccionar y ordenar las actividades resumidas provenientes de un proyecto especfico. Cuando se almacena el nombre del proyecto en el identificador de actividad del resumen es posible usar hasta 6 caracteres para el valor del cdigo (el identificador de actividad no puede exceder de 10 caracteres). 7.7.4. Criterio de resumen
El resumen se basa en una actividad o cdigos de identificacin de actividad existentes en los proyectos fuentes. Para efectuar el resumen basado en ms de un cdigo de actividad es necesario crear un cdigo combinado (alias). P3 solicita el criterio de resumen en el campo Summarize by, y crea una actividad resumida (summary activity) combinando los datos de todas aquellas actividades que concuerdan con el valor del criterio. Cada actividad resumida contiene datos de una sola fuente, incluyendo las fechas prximas y tardas, duracin y porcentaje completado. P3 registra las fechas prximas como la menor fecha ms prxima de comienzo o de comienzo real y como la mayor fecha ms prxima de trmino o de trmino real, respectivamente, del grupo de actividades includas en el resumen. Las fechas tardas se calculan de manera similar. P3 registra una fecha real de trmino solo si todas las actividades includas en el grupo resumen han finalizado. 7.7.5. Asignacin de un calendario
Todas las actividades resumidas a un mismo calendario en el proyecto resumen. Esto permite calcular la duracin original, la duracin restante y la holgura total del grupo resumen. Por defecto P3 emplea el calendario 1. Para asignar un calendario diferente ste se debe indicar en el campo Assign to calendar. Una vez creado el proyecto resumen, es posible reasignar calendarios a las actividades resumidas. P3 emplea el calendario del proyecto resumen para determinar el nmero de los perodos laboraCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 162 de 180
bles. La duracin restante de una actividad resumen se calcula como el nmero de perodos laborables existente entre la fecha ms prxima de comienzo y la fecha ms prxima de trmino. Para actividades no iniciadas, la duracin original es igual a la duracin restantes. Para actividades en desarrollo, P3 calcula la duracin original como el nmero de perodos laborables existente entre la fecha real de comienzo y la fecha ms prxima de trmino. Si se resumen actividades con diferentes calendarios, los valores obtenidos para las duraciones, holgura y porcentaje completado sern incorrectos. Si el campo Assign to calendar se deja en blanco, P3 emplear el calendario asignado a la primera actividad detallada en cada grupo resumen (esta actividad corresponde a la de menor fecha ms prxima de comienzo). Este mtodo asegura exactitud en los clculos de duracin, holgura y porcentaje completado. Para definir el mtodo de clculo empleado para obtener el porcentaje completado de las actividades resumidas se utiliza el comando Calculate, Summarization, pudiendo utilizar como factor de ponderacin la duracin (Duration), las unidades de recursos (Resource units) o los costos (Cost) de cada actividad involucrada. En el cuadro de dilogo de clculos resumidos se puede escoger el calendario a emplear en caso que existan varios calendarios (If all activities in the summary are not on the same calendar, use calendar). De igual forma, este cuadro de dilogo permite definir el factor de ponderacin para el clculo del porcentaje completado (Use the following as the weighting factor when computing percent complete). Para proyectos maestros, el calendario se define en el cuadro de dilogo de resumen de proyectos. 7.7.6. Definicin de fecha de control
La fecha de control (data date) del proyecto resumen puede especificarse en el campo Set data date to. Si este campo se deja en blanco, P3 emplea la fecha de control del primer proyecto fuente. 7.7.7. Recursos
Activando el campo Load resources el proyecto resumen contendr los datos de recursos de los proyectos fuentes. Esta opcin permite examinar el uso total de recursos para cada actividad resumen. 7.7.8. Costos
Activando el campo Load cost el proyecto resumen contendr los datos de costos de los proyectos fuentes. Esta opcin permite examinar el costo total para cada actividad resumen. 7.7.9. Consolidacin de recursos y costos
Los datos consolidados muestran el uso acumulado de recursos o costos en el proyecto resumen sin considerar la duracin o atrasos de los recursos. Si los datos de recursos o costos no estn consolidados, P3 entrega una anlisis detallado - considerando la duracin o atrasos de los recurCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 163 de 180
sos- distribuyendo el uso de cada recurso a travs de la actividad resumen en el tiempo y proporcin adecuados. Para obtener una individualizacin en la asignacin de recursos o en los costos incurridos en lugar de obtener los datos en forma acumulada se debe seleccionar la opcin None en este campo (Consolidate by). Para recursos duplicados, P3 asigna una letra (de la G a la Z) para evitar que stos sean consolidados. Si existen ms de 20 recursos duplicados, P3 utiliza la letra Z para los recursos duplicados que exceden esta cifra. Para un uso detallado preciso, es recomendable emplear combinaciones nicas de recursos, cuentas y categoras de costos e identificadores de recursos para cada actividad de un grupo resumen. En un anlisis de recursos detallado P3 aplica la duracin o atrasos de los recursos a las actividades resumidas para reflejar en forma precisa las ocasiones en que cada recurso est programado en el proyecto fuente. La consolidacin puede efectuarse por categora de costos (Cost Category), recursos (Resource), cuenta de costos (Cost Account) o sin consolidacin (None). El efecto de aplicar cada tipo de consolidacin se detalla a continuacin: a)
Consolidacin por categora de costos

Un resumen consolidado por categora de costos acumula los costos de cada categora encontrada en el grupo de actividades de una actividad resumen. P3 muestra el ttulo de la categora de costos, y no muestra los recursos o cuentas de costos. Tambin se incluyen los costos estimados.
b)
Consolidacin por recurso

P3 consolida los recursos de una actividad resumen analizando todas las actividades detalladas en el grupo de resumen y totalizando las cantidades de los recursos coincidentes. Recursos coincidentes (matching resources) son todos los recursos con igual nombre, an cuando posean diferente identificador o cuenta y categora de costos. P3 agrega los valores del presupuesto, cantidad al completar, cantidad real a la fecha y cantidad real del perodo. Los valores de unidades por perodo de tiempo y cantidad para completar se calculan segn las frmulas Quantity to complete = Summary Quantity at Completion - Summary Actual to Date
Units per Timeperiod = Summary Quantity to Complete/Summary Remaining Duration Primavera considera que los recursos de actividades resumen se requieren cuando la actividad resumen comienza, y finalizan junto con la fecha de trmino de la actividad resumen. P3 no considera la duracin o atrasos de los recursos del proyecto fuente. Cuando se consolida por recurso, P3 no asigna los identificadores de recursos, cuentas de costos ni categoras de costos.
Durante el proceso de resumen P3 incorpora los recursos necesarios al diccionario de recursos del proyecto resumen. Para recursos presentes en proyectos fuentes y no en el proyecto resumen P3 agrega el nuevo recurso, junto con sus lmites de disponibilidad y precios unitarios. El no consolidar por recurso puede dar como resultado una gran cantidad de asignaciones de recursos para cada actividad resumen. c)
Consolidacin por cuenta de costos

Un resumen de costos por recursos es equivalente a un resumen de cantidades de recursos, excepto que aqul muestra valores monetarios en lugar de cantidades. Esta opcin de consolidacin muestra solamente cuentas de costos y sus costos asociados. No se muestran recursos ni categoras de cuentas de costos. Si se actualiza un proyecto resumen con un nuevo proceso de resumen y se incorporan los datos de recursos y costos, P3 obtiene estos datos de los proyectos fuentes activos.
7.7.10.
Actualizacin de proyecto resumen
Para cada proyecto resumen P3 agrega la clasificacin PROJ en el cdigo de actividad del diccionario respectivo. Tambin agrega los valores de los cdigos que sealan los nombres de los proyectos resumidos. Cada actividad resumen posee un valor de cdigo que identifica el proyecto fuente. El valor PROJ identifica una actividad cuando se actualiza un proyecto. Para actualizar un proyecto resumen se ingresa las ltimas fechas de cada actividad detallada en cada proyecto fuente, y luego se ejecuta el resumen. P3 compara el cdigo PROJ con el nombre de cada proyecto fuente para asegurar que se estn empleando los mismos proyectos originales. Si los cdigos no concuerdan P3 no actualiza las actividades resumen. P3 no resume actividades con valores de cdigos de actividad en blanco y no considera ninguna restriccin temporal definida en el proyecto fuente. 7.7.11. Resumen de proyectos con diferentes unidades de planificacin
P3 permite resumir proyectos con unidades de planificacin diferentes. Si se resume un proyecto con unidad de planificacin diaria con uno con unidad semanal en un proyecto resumen con unidad de planificacin diaria, la duracin de las actividades del proyecto diario permanece en das. P3 calcula la duracin de las actividades del proyecto semanal en das, calculando el nmero de perodos laborables existente entre la fecha ms prxima de comienzo y la fecha ms prxima de trmino resumidas. P3 emplea el calendario asignado a la actividad resumen para determinar los perodos hbiles disponibles en la conversin de unidades de planificacin. Si se resume un proyecto diario y uno semanal en un proyecto resumen con unidad de planificacin semanal, P3 emplea la unidad semanal para todas las duraciones. Todas las fechas de comienCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 165 de 180
zo son empujadas al da de comienzo de la semana ms cercano, y todas las fechas de trmino son corridas al da de trmino de la semana ms cercano. Debido a que P3 mueve las fechas de comienzo al inicio de la semana y las fechas de trmino al final de la semana, las actividades provenientes de un proyecto diario no pueden tener una duracin inferior a 1 semana. P3 expresa los datos de recursos en trminos de la unidad de planificacin. Si se resumen proyectos con diferentes unidades de planificacin y se incluyen recursos detallados, las cantidades resumidas an correspondern a la unidad de planificacin del recurso en el proyecto fuente. Si los recursos se consolidan, el uso de recursos corresponde a la unidad de planificacin de la actividad resumen. 7.7.12. Programacin
P3 no crea relaciones lgicas entre actividades resumen, luego no es necesario programar el proyecto. Estas relaciones pueden incluirse para efectos de presentacin, aunque los proyectos fuentes no sern afectados. 7.7.13. Impresin
Para revisar los datos de un proyecto resumen, es posible crear un diagrama (layout) que incluya informacin de programacin en la tabla de actividades. Es posible crear informes de programacin, cartas grficas, informes de recursos y otros tipos de informes y grficos.
7.8.
RESPALDO DE PROYECTOS
P3 permite respaldar proyectos a otros directorios o unidades de almacenamiento. El respaldo protege los datos del proyecto y permite compartir los proyectos con usuarios distantes. P3 respalda los diagramas (layouts) y las especificaciopnes de informes y grficos, los diccionarios y los filtros del proyecto. El proceso de respaldo no elimina el archivo respaldado. Para efectuar un respaldo se debe escoger
File, Project, Back Up

El cuadro de dilogo de respaldo de proyectos solicita el ingreso del nombre de los proyectos a respaldar (Back up the following projects) y la ruta de unidad y directorio hacia la cual se efectuar el respaldo (To). Para respaldar subproyectos, stos se identifican con el nombre del proyecto maestro seguido del nombre del subproyecto. La opcin de compresin de archivos (Compress files) permite reducir el espacio de almacenamiento requerido. Los archivos comprimidos usan la extensin .P3C o .FHC. La opcin de remocin de lista de acceso (Remove access list during backup) se utiliza cuando el proyecto respaldado ser recuperado en la versin P3/Finest Hour de ambiente DOS. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:
OK
Cierra el cuadro de dilogo y respalda los proyectos
Cancel
Cierra el cuadro de dilogo sin respaldar los proyectos
All 7.8.1.
Permite seleccionar todos los proyectos para respaldar
Respaldo y recuperacin de proyectos
P3 respalda todos los datos de los subproyectos, incluyendo el calendario del proyecto maestro y los diccionarios. Es posible recuperar los subproyectos en cualquier ubicacin, an si sta no contiene el proyecto maestro. Para proteger los datos compartidos por los proyectos, P3 no recupera los diccionarios y calendarios de los subproyectos. 7.8.2. Notas del respaldo
P3 crea un archivo llamado PBACKUP.LOG que contiene el nombre del proyecto maestro o de los subproyectos, el identificador de subproyectos, la fecha del respaldo y una indicacin si los archivos estn comprimidos. Adems crea el archivo PBACKUP.050 el cual lista los archivos individuales que han sido respaldados. Tanto si se respalda un proyecto maestro como un subproyecto, el archivo de respaldo utiliza el nombre del proyecto maestro. Por ejemplo, si se respalda el proyecto APEX, P3 crea el respaldo APEXREL.P3. Los archivos de subproyectos usan la extensin ._S1, donde S1 es el identificador del subproyecto.
7.9.
RECUPERACIN DE PROYECTOS
Para recuperar proyectos respaldados en otras unidades de almacenamiento o directorios se debe escoger
File, Project, Back Up

El cuadro de dilogo de recuperacin de proyectos solicita el ingreso del nombre de los proyectos a recuperar (Restore the following projects) y la ruta de unidad y directorio desde la cual se efectuar la recuperacin. Para recuperar subproyectos, stos se identifican con el nombre del proyecto maestro seguido del nombre del subproyecto. La opcin de recuperacin de informes tabulares y grficos (Restore tabular and graphic reprot specifications) permite recuperar las epsecificaciones de los informes tabulares y grficos de los proyectos seleccionados. P3 sobreescribe todas las especificaciones existentes en el proyecto almacenado en el directorio hacial el cual se efecta la recuperacin. Esta opcin no se aplica en la recuperacin de subproyectos. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:
OK
Cierra el cuadro de dilogo y recupera los proyectos
Cancel
Cierra el cuadro de dilogo sin recuperar los proyectos
All
Permite seleccionar todos los proyectos para recuperar
7.10.
BORRADO DE PROYECTOS
El comando de borrado elimina permanentemente un proyecto, incluyendo sus diagramas (layouts). Cuando se borra un proyecto maestro, P3 tambin borra los subproyectos. Para borrar un proyecto se debe escoger
File, Project, Delete

El cuadro de dilogo de borrado de proyectos solicita el ingreso del nombre y ubicacin del proyecto a borrar. La ventana inferior lista los proyectos disponibles. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Close Cierra el cuadro de dilogo sin eliminar proyectos
Delete
Elimina el proyecto seleccionado
7.11.
EXPORTACIN E IMPORTACIN
Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrnicas, bases de datos y otras aplicaciones grficas. Tambin es posible importar datos para actualizar proyectos. Al exportar hacia planillas electrnicas es posible realizar clculos adicionales, personalizar la diagramacin de informes, efectuar cambios globales y crear grficos adicionales. Importando datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos, revisar estructuras de cdigos, actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos de proyectos. 7.11.1. Exportacin de datos
Es posible exportar datos hacia Lotus 123 u otros programas que acepten archivos del tipo .WKS y .WK1, hacia DBase u otros programas que acepten archivos del tipo .DBF o hacia archivos con formato ASCII de extensin .PRN. P3 entrega especificaciones de exportacin de datos predefinidas, las cuales pueden ser modificadas o ejecutadas directamente.
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7.11.1.1.
Creacin de una exportacin
Los datos del proyecto seleccionado para exportar estn contenidos en una especificacin. Para efectuar una exportacin de datos se debe escoger
File, Project, Export

El cuadro de dilogo de exportacin despliega un listado de las especificaciones predefinidas, las cuales se identifican con el cdigo EX seguido de 2 dgitos. Para agregar una nueva especificacin se utiliza el botn Add ... del cuadro de dilogo. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Close Cierra el cuadro de dilogo
Add ...
Agrega una nueva especificacin de exportacin
Modify ...
Modifica una especificacin existente
Delete
Elimina una especificacin existente
Run 7.11.1.2.
Ejecuta un proceso de exportacin de datos Seleccin de un proyecto
El cuadro de dilogo de exportacin de datos detallado aparece cuando se selecciona la opcin Add o Modify del cuadro de dilogo inicial. Por defecto P3 utiliza la opcin contenido (Content), la que permite seleccionar los tems datos de las actividades que se exportarn. Los botones Previous y Next del cuadro de dilogo de exportacin de datos detallado permiten visualizar los contenidos de otras especificaciones de exportacin. Este cuadro de dilogo presenta una ventana superior con las opciones contenido (Content), formato (Format) y seleccin (Selection). La ventana inferior despliega datos relativos a los tems de datos (columnas) a exportar. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Run Ejecuta un proceso de exportacin de datos
Transfer ...
Transfiere una especificacin de exportacin de un proPgina 169 de 180
yecto a otro
Previous
Muestra la especificacin previa
Next
Muestra la especificacin siguiente
OK
Cierra el cuadro de dilogo grabando las modificaciones hechas
Cancel
Cierra el cuadro de dilogo sin grabar las modificaciones hechas
All current
Selecciona todos los tems de datos disponibles en el proyecto activo
All target1
Selecciona todos los tems de datos disponibles en el proyecto meta 1
All target2
Selecciona todos los tems de datos disponibles en el proyecto meta 2
La opcin Export successors relationships permite exportar solamente las actividades seleccionadas y sus correspondientes actividades sucesoras. P3 incluye el tipo de relacin lgica y el retraso (lag) en la exportacin. La opcin Selection permite seleccionar las actividades a exportar. Para seleccionar los tems de datos (columnas) a exportar se selecciona el dato respectivo en la columna de descripcin (Description). El botn derecho del mouse despliega las opciones disponibles para cada tem. Los tems de datos deben ser seleccionados en el orden que se desea obtener en el archivo exportado (columnas de izquierda a derecha). Es posible insertar columnas en blanco entre los datos exportados. Para insertar columnas se emplea el signo + (suma); para eliminar columnas se emplea el signo - (resta). La columna de programacin (Schedule) permite seleccionar la fuente del dato a exportar. Puede pertenecer al proyecto actual (Current), al proyecto meta 1 (Target 1) o al proyecto meta 2 (Target 2). Si se selecciona alguna de las opciones generales (botones All current, All Target1 y
All Target2), P3 solicita confirmar el reemplazo de los datos de la lista actual. La respuesta positiva (Yes) reemplaza toda la lista actual por los datos seleccionados de acuerdo a la programacin
escogida. Si se selecciona la descripcin de actividad como un dato para exportacin puede extraerse el mximo de 48 caracteres o limitarlo a un nmero inferior. Este valor se modifica en el campo Description length. Si se selecciona las notas o comentarios de actividades (log) es posible exportar de 1 a 99 lneas de notas para cada actividad. El nmero de lneas a exportar se seala en los campos Low log range para el valor inferior y High log range para el valor superior de las lneas de inters. P3 calcula el ancho total de columnas del archivo ASCII para los tems de datos seleccionados, independiente del tipo de archivo de salida definido. El tipo de archivo de salida se define con la opcin Format del cuadro de dilogo. El tamao del archivo a exportar depende del nmero de tems de datos a exportar y de la cantidad de columnas que ellos representan. La tabla siguiente describe los tems de datos que requieren ms de una columna en la exportacin: Tipo de Datos Nmero de Columnas 6 Informacin Exportada La fecha, holgura y duracin de la restriccin para el proyecto. P3 no exporta hitos (milestones) ni actividades agrupadas (flags) El recurso (RES), su unidad de medida (RUT) definida en el diccionario y un identificador de recurso (RID) de 1 caracter. Corresponde a un cdigo agregado como sufijo al identificador, que permite diferenciar un mismo recurso asociado a una actividad
Constraints
Resource quantities
7.11.1.3.
Formato del archivo de exportacin
La opcin Format permite identificar el nombre del archivo de salida y establecer el formato de las fechas. Si se exportan los datos de costos o cantidades reales (por medio de la opcin de contenidos), esta opcin permite especificar los valores exportados para esos datos. Tambin es posible determinar si los datos de recursos y costos son exportados en forma detallada o resumida. Si el archivo de exportacin est en formato ASCII, esta opcin permite definir el ancho de columnas y separadores de campos. Al seleccionar la opcin de formato, el cuadro de dilogo de exportacin de datos detallado se modifica, desplegando 6 nuevas ventanas que permiten ingresar nuevos datos y seleccionar opciones relacionadas.
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a)
Archivo de salida
La ventana Output File solicita el ingreso del nombre (Name) del archivo de exportacin (sin extensin). P3 determina la extensin del archivo dependiendo del tipo de archivo de salida escogido. Por defecto Primavera utiliza el nombre P3 para este archivo. El campo tipo (Type) permite desplegar las opciones para el tipo de archivo de salida (planilla electrnica, base de datos o de texto). La opcin Title each column permite incluir el ttulo de los datos como columnas para archivos de tipo planilla electrnica o de texto, y como nombres de campos para archivos de tipo base de datos. P3 agrega el cdigo -T1 o -T2 para diferenciar entre los proyectos meta 1 y 2. La tabla siguiente describe los datos exportados y sus abreviaturas: Contenido Activity ID Activity description Early start/ start time Abreviatu- Contenido ra ACT TITLE Abreviatura
Resource or Cost percent RCP complete Resource or Cost lag and RCL/RCD duration Resource unit of measure Units per timeperiod Earned value (units) Budgeted quantity RUT UPT EVQ BQ
Early ES/EST
Early finish/ Early fin- EF/EFT ish time Late start/ Late Start LS/LST time Late finish/ Late finish LF/LFT time Actual start/ Actual AS/AST start time Actual finish/ Actual AF/AFT finish time Total float Free float Calendar ID Original duration Remaining duration Float and duration constraints/date/time TF FF CAL OD RD CON/ COND/
Actual quantity or Budgeted AQ or cost for work scheduled BCWSQ from Target 1 Quantity to completion Quantity at completion Earned value (cost) Budgeted cost Actual cost/BCWS Cost to complete Cost at completion QTC QAC EVC BC AC BCWS CTC CAC or
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CONT (1) Early date constraints/ ECON/ date/time ECOND/ ECONT (2) Late date constraints/ LCON/ date/time Resource Resource designator LCOND/ LCONT (3) RES RID Resource custom data items Log records 4-character name LOGnn (nn = 1 through 99) Cost Account ACC WBS WBS (1) Despliega holgura y duracin de restricciones, incluyendo la holgura libre y total cero, actividades agrupadas (hammock) y restricciones de trmino esperado. Las columnas COND y CONT son vlidas solo para restricciones de trmino esperado. (2) Despliega restricciones de fechas ms prximas, incluyendo no comenzar antes de, no finalizar antes de, inicio obligado, trmino obligado y restricciones de inicio. (3) Despliega restricciones de fechas ms tardas, incluyendo no comenzar despus de, no finalizar despus de, inicio obligado, trmino obligado y restricciones de inicio. P3 no exporta hitos (milestones) ni actividades agrupadas (flags). b) Activity custom data items 4-character name Activity codes 4-character code
Criterio de Ordenamiento
Para arreglar los valores de salida en un orden especfico se utiliza la columna de ordenamiento (Sort on). La columna Order permite seleccionar un ordenamiento ascendente o descendente. El botn derecho del mouse permite visualizar una lista de los tems de datos disponibles.
c)
Formato de fecha
La ventana Date Format permite especificar el formato de las fechas programadas exportadas. Puede emplearse fechas de calendario (Calendar) o secuencia numrica de los perodos laborables (Workperiods). Para archivos ASCII el formato de fecha es DDMMMYY HH:MM, para archivos de tipo WK1 o WKS el formato de fecha es DD-MMM-YY HH:MM, y para archivos de tipo DBF el formato de fecha es MM/DD/YY HH:MM. P3 exporta horas y minutos solo para proyectos con unidad de planificacin hora, creando una columna o campo -segn el caso- para separar horas de minutos. Si se selecciona la opcin de secuencia numrica, P3 transfiere el nmero del perodo hbil que corresponde a las fechas prximas, tardas o reales programadas.
En este caso, en el ttulo de la respectiva columna se agrega el sufijo W a las fechas respectivas. d)
Valores reales
La ventana Actual Values permite seleccionar la exportacin de de cantidades o costos reales correspondientes al perodo (Period), a la fecha (To date) o ambos. Cuando se incluye el dato BCWS la opcin To date debe estar activada.
e)
Datos de recursos y costos

La ventana Resource/Cost Data permite seleccionar la exportacin resumida (Summarize) o detallada (Detail) de las cantidades de recursos, costos o datos personalizados de recursos y costos. Cuando se produce un archivo resumido que contiene diferentes unidades de medida de recursos, P3 totaliza estas cantidades. Las columnas de recursos y cuentas de costos quedan en blanco.
f)
Archivos de texto
La ventana ASCII output (measured in characters) permite personalizar la estructura de un archivo de tipo ASCII o texto. P3 puede insertar espacios en blanco entre columnas de datos. La opcin Field separation permite insertar espacios en blanco antes y despus de una columna en blanco, si sta aparece entre dos columnas de datos. La opcin Blank column width determina el ancho de la columna en blanco. Ambos campos permiten una variacin entre 0 y 99. 7.11.1.4. Ejecucin de la exportacin
Para iniciar el proceso de exportacin de datos se presiona el botn Run del cuadro de dilogo de exportacin de datos detallado. El archivo de exportacin de datos tiene el nombre definido para el archivo de salida. Es posible efectuar este proceso empleando el comando Report, Tabular, Production, seleccionando all la especificacin de exportacin apropiada.
7.12.
IMPORTACIN DE DATOS
Cualquier tipo de datos exportado desde P3 hacia Lotus 123 o DBase -con excepcin de los archivos ASCII .PRN- puede ser importado hacia Primavera. Para importar datos se requiere considerar lo siguiente: la importacin de la identificacin de calendarios ( calendar ID) cuando el proyecto tiene calendarios mltiples; los archivos Lotus 123 o DBase deben existir; cualquier dato que puede ser exportado puede ser importado, excepto la holgura libre, la unidad del calendario (horas, das, semanas o meses) y el valor ganado (costo y cantidad); los datos de un proyecto meta (target data) no pueden ser importados directamente; los archivos de importacin deben tener nombres de rangos o campos que concuerden con la abreviatura usada por P3; el identificador de actividad debe estar en el archivo de importacin; para importar datos de recursos, el
archivo de importacin debe contener el identificador de actividad, el nombre del recurso, la cuenta de costos y el identificador del recurso; para proyectos sin cuentas de costos (ACC) o identificadores de recursos (RID) estos datos deben ser considerados como columnas en el archivo de importacin; no es posible modificar el identificador de actividad, el nombre del recurso, cuenta de costos, identificador del recurso o relaciones lgicas directamente a travs de la importacin; las cantidades reales a la fecha (AQ) y del perodo (TPQ) actan en forma independiente cuando son importadas, pero si el tem de dato AQ no existe en el archivo importado y la regla de autocosto N 6 est activada, el tem de dato TPQ actualizar a AQ durante la importacin; es posible modificar las fechas programadas durante el proceso de importacin; los nombres de rangos o de campos -segn corresponda- de archivos exportados desde P3 no deben ser editados; el proceso de importacin de datos no depende del proyecto; para la importacin de datos desde archivos Lotus 123 versin 3.0 o superior es preciso emplear el programa utilitario Translator Utility para convertir al formato .WK3. 7.12.1. Cambio de fechas programadas
Es posible actualizar las fechas programadas en los archivos Lotus 123 y DBase y luego importarlas hacia P3. Si se agregan nuevas actividades y se importan sus fechas programadas, el identificador de calendario debe preceder las fechas programadas en el archivo de importacin, de modo que P3 pueda calcular fechas y duraciones con exactitud. Por defecto P3 utiliza el calendario 1. Es posible actualizar las fechas reales modificando directamente la fecha real o identificando las fechas programadas prximas o tardas con una letra A antepuesta, antes de importar el archivo. Si se exportan las fechas prximas o tardas y luego se le agrega la letra A, P3 importar estas fechas como fechas reales. a)
Duracin restante
P3 calcula la duracin restante (remaining duration) como la fecha ms prxima de trmino menos la fecha ms prxima de comienzo. Si la duracin original es cero, P3 la iguala a la duracin restante. Las frmulas empleadas son Remaining Duration = Early Finish - Early Start si existe una fecha real o porcentaje completado, Original Duration = Remaining Duration si no existe una fecha real o porcentaje completado.
b)
Fecha ms prxima de trmino

P3 calcula la fecha ms prxima de trmino como la nueva fechas ms prxima de comienzo ms la duracin restante
Early Finish = Early Start + Remaining Duration c)
Fecha ms tarda de trmino

P3 calcula una nueva fecha ms tarda de trmino basado en la fecha ms tarda de comienzo y la duracin restante Late Finish = Late Start + Remaining Duration
d)
Actualizacin con fechas reales

La programacin puede ser actualizada por dos mtodos. Una alternativa consiste en agregar la letra A a las fechas prximas o tardas de comienzo o de trmino, con lo cual estas fechas programadas se transforman en fechas reales. La segunda alternativa consiste en ingresar las fechas deseadas directamente en las columnas o campos respectivos de los archivos Lotus 123 o DBase. Para borrar las fechas reales se ingresa la palabra DELETE (en maysculas) en las columnas AS (actual start) y AF (actual finish). En el caso de archivos tipo DBase estos campos deben ser definidos de tipo caracter. Cuando se modifican las fechas programadas, P3 recalcula los nmeros de secuencia de los perodos laborables de las nuevas fechas y la holgura total, empleando las siguientes frmulas Total Float = Late Finish - Early Finish Si existe una fecha real de comienzo, Total Float = Late Start - Early Start Si no existe una fecha real de comienzo. Opcionalmente, es posible definir el tipo de holgura empleando la opcin Calculate total float del cuadro de dilogo de opciones de progamacin y nivelacin. Las opciones son holguras de comienzo, de trmino y ms crtica. La holgura ms crtica (most critical float) es el menor valor entre la holgura de comienzo y la de trmino. La holgura de comienzo (start float) es la diferencia de perodos laborables entre las fechas de comienzo ms prxima y ms tarda de la actividad. La holgura de trmino (finish float) es la diferencia de perodos laborables entre las fechas de trmino ms prxima y ms tarda de la actividad.
7.12.2.
Actualizacin de datos para archivos de importacin
P3 ajusta los datos importados segn la forma de ajuste de los archivos de origen. Los datos de igual tipo debieran estar ajustados en la misma forma. Es aconsejable utilizar un archivo exportado como modelo para el ajuste de los datos. Los tems de datos identificador de actividad, nombre e identificador de recursos, cuenta de costos y tipo y relacin lgica no deben ser camCurso Uso y Manejo del Primavera Project Planner Pgina 176 de 180
biados sobreescribiendo los valores ya existentes, ya que al ser modificados P3 los considera como valores nuevos (no editados) durante la importacin. Para cambiar estos datos, primero se debe borrar el valor original y luego ingresar el valor nuevo. Para borrar datos en Lotus 123 o DBase, se debe crear una nueva columna o agregar un nuevo campo -segn sea el caso- con un ancho de al menos 1 caracter. El rango (Lotus) o el campo (DBase) deber llamarse DELETE y debe ser de tipo caracter. En la nueva columna o campo creado se ingresar 1 caracter, de acuerdo al siguiente cdigo: A para borrar todos los datos de la actividad, R para borrar todos los recursos de la actividad, L para borrar todas las notas de la actividad y S para borrar las relaciones lgicas de la actividad. Para actividades con datos nuevos o actualizados esta columna o campo se deja en blanco. Para agregar o borrar tipos y relaciones lgicas, el archivo debe contener el identificador de la actividad, las actividades sucesoras y el tipo de relacin. Los atrasos pueden ser modificados solo si existe un valor previo distinto de cero. Para agregar nuevos valores que reemplacen los borrados se debe utilizar la fila inmediatamente siguiente a la fila que contiene la actividad borrada (para Lotus 123) o el registro siguiente al registro de la actividad borrada (para DBase). 7.12.3. Especificaciones de importacin
La manera ms simple de importar datos consiste en exportar los datos seleccionados a travs del comando File, Project, Export, el cual crea archivos con filas y columnas (Lotus 123) o campos y registros (DBase) con nombre, tipo y tamao adecuados. La tabla siguiente describe los datos que pueden ser importados, las abreviaturas que deben emplearse como nombre de rango o campos y el tamao mximo del campo (en caracteres):
Dato Activity ID Activity description Activity successor Relationship type Relationship lag Early start Early finish Late start Late finish Abreviatura ACT TITLE SUC REL LAG ES EF LS LF Tamao 10 48 10 2 3 8/5 8/5 8/5 8/5 Dato Resource Cost account Abreviatura RES ACC Tamao 8 12 3 (2) 4/3 4 1 10 (3) 7 7 Pgina 177 de 180
Resource or Cost RCP percent complete Resource os Cost lag RCL/RCD and duration Resource measure unit of RUT RID UPT BQ AQ
Resource designator Units per timeperiod Budgeted quantity Actual quantity
Actual start Actual finish Total float Free float Calendar ID Original duration Remaining duration Percent complete Constraints (1) Float & duration Early date Late date WBS
AS AF TF FF CAL OD RD PCT
8 8 5 5 3 4 4 3
Quantity to complete QTC Quantity at comple- QAC tion Budgeted cost Actual cost Cost to complete Cost at completion BC AC CTC CAC
7 7 10 10 10 10 7 10 10 20 10 48
Actual quantity this TPQ period Actual cost this pe- TPC riod Activity codes 4-char. code
CON/COND ECON/ECO ND LCON/LCO ND WBS
8/5 8/5 8/5 48
Activity custom data 4-char. items code Resource data items Log records custom 4-char. code LOGnn (nn 1 - 99)
Todos los campos de fechas son de 7 caracteres, ms 1 caracter para el indicador de fecha real (A). Las horas (HH:MM) slo son vlidas para proyectos con unidad de planificacin hora. (1) La restriccin de holgura y duracin (CON) incluye las restricciones ZFF (zero-free float), ZTF (zero-total float, HA (hammock) y XF (expected-finish). Las columnas COND y CONT solo se aplican para restricciones expected-finish. La restriccin de fecha prxima (ECON) incluye las restricciones ES (start-no-earlierthan), EF (finish-no-earlier-than), MS (mandatory-start), MF (mandatory-finish) y ON (start-on). La restriccin de fecha tarda (LCON) incluye las restricciones LS (start-no-later-than), LF (finish-no-later-than), MS (mandatory-start), MF (mandatory-finish) y ON (starton). Los hitos (milestones) y tareas agrupadas (flags) no pueden ser importados. (2) Valores vlidos entre 1 y 99.
(3) El campo UTP y todos los campos de costos tiene n una longitud de 10 caracteres, incluyendo 1 espacio para el punto decimal y 2 espacios para decimales (0.00). El valor mximo de estos campos es 999999.99 999999999 segn se defina el uso de decimales.
Si se sobrepasa el valor mximo, P3 coloca un 0 en el campo. Para realizar el proceso de importacin de datos se debe crear una especificacin de importacin. Para efectuar una importacin de datos se debe escoger
File, Project, Import

El cuadro de dilogo de importacin despliega un listado de las especificaciones predefinidas, las cuales se identifican con el cdigo IM seguido de 2 dgitos. Para agregar una nueva especificacin se utiliza el botn Add ... del cuadro de dilogo. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Close Cierra el cuadro de dilogo
Add ...
Agrega una nueva especificacin de importacin
Modify ...
Modifica una especificacin existente
Delete
Elimina una especificacin existente
Run 7.12.4.
Ejecuta un proceso de importacin de datos
Archivo de importacin
El cuadro de dilogo de importacin de datos detallado aparece cuando se selecciona la opcin Add o Modify del cuadro de dilogo inicial. En el se identifca la especificacin de importacin y el archivo de importacin. Los botones Previous y Next del cuadro de dilogo de importacin de datos detallado permiten visualizar los contenidos de otras especificaciones de importacin. Este cuadro de dilogo presenta una ventana inferior para ingresar el nombre y la ruta de ubicacin del archivo de importacin (Enter path name and input file). Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones: Run Ejecuta un proceso de importacin de datos
Transfer ...
Transfiere una especificacin de importacin de un proyecto a otro
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Previous
Muestra la especificacin previa
Next
Muestra la especificacin siguiente
OK
Cierra el cuadro de dilogo grabando las modificaciones hechas
Cancel 7.12.5.
Cierra el cuadro de dilogo sin grabar las modificaciones hechas
Ejecucin de la importacin
Para iniciar el proceso de importacin de datos se presiona el botn Run del cuadro de dilogo de importacin de datos. El archivo de importacin de datos tiene el formato definido para el archivo de salida. Es posible efectuar este proceso empleando el comando Report, Tabular, Production, seleccionando all la especificacin de importacin apropiada.
7.13.
TRANSFERENCIA DE ESPECIFICACIONES DE EXPORTACIN E IMPORTACIN
El botn Transfer de los cuadros de dilogo de exportacin e importacin permite copiar una especificacin de exportacin o importacin desde un proyecto a otro o dentro del proyecto activo. El cuadro de dilogo de transferencia solicita el ingreso de los datos relativos a los proyectos y especificaciones a transferir.
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