GENERALIDADES DEL ALMACEN

1.1 OBJETIVO GENERAL Definir el procedimiento general de administracin de los recursos fsicos de la Entidad, identificando las actividades que lo componen, su interrelacin con las diferentes reas que participan en el mismo y a la vez establecer con certeza los actores del proceso, definiendo quienes son los responsables, facilitadores y evaluadores del mismo. 1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Disponer de una gua e instrumento de consulta permanente, para los responsables de la administracin, custodia, manejo, registro y control de los bienes. Unificar procedimientos para el recibo, almacenamiento, entrega, registro, y control de los bienes de la Entidad. Definir conceptos, clasificacin, responsabilidades y parmetros en el manejo y control de los inventarios que conforman el activo fijo y los cargos diferidos de la Entidad. Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios los bienes de la Entidad, objeto de destruccin. Fijar el procedimiento para reclasificar los bienes de la Entidad no requeridos por las dependencias para su servicio y destinados a la comercializacin. 1.3 JUSTIFICACION Los macro procesos tributario y el aduanero-cambiario requieren de un soporte administrativo gil que brinde a la actividad tcnica la eficiente administracin, registro y manejo de los bienes de propiedad de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. 1.4 ALCANCE El procedimiento involucra el ingreso, almacenamiento, registro, custodia, suministro y manejo de inventarios de bienes de consumo, consumo con control, devolutivos,

intangibles, inmuebles por destinacin y mercancas en existencia, tanto en bodega como en servicio, efectuados directamente por la Entidad o a travs de terceros. 1.5 COBERTURA Este manual es de aplicacin en todas las reas y dependencias de la Entidad en el Nivel Central y en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas. 1.6. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FISICOS DE LA ENTIDAD Los principios orientadores de la administracin de los recursos fsicos de la Entidad son los de economa, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y conservacin del medio ambiente. El proceso de administracin de los bienes concierne a todos los servidores pblicos de la contribucin (funcionarios de planta, supernumerarios, polica fiscal y aduanera), los cuales estn en la obligacin de recibir, cuidar, mantener, asegurar y entregar los bienes en armona con las necesidades de la administracin, con un criterio previsivo al servicio del pas que redunde en la mejor utilizacin de los bienes en funcin de los resultados organizacionales que se le han planteado a la Entidad.

CAPITULO 2 CLASIFICACION DE LOS BIENES Los bienes de la Entidad se clasifican segn su naturaleza en bienes inmuebles, muebles, intangibles, inmuebles por destinacin y mercancas en existencia. 2.1 BIENES INMUEBLES (TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES) Son los bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos y los que se adhieran permanentemente a ellos como los edificios. Para la administracin de los bienes inmuebles, el rea de Obra Pblica e Inmuebles de la Subsecretara de Recursos Fsicos, llevar un archivo centralizado de los inmuebles de propiedad de la Entidad y de aquellos que han sido recibidos en arrendamiento, comodato, dacin en pago, etc., el cual contendr, como mnimo, la siguiente informacin: Tipo de inmueble Ciudad Direccin Tipo de posesin (arrendamiento, propiedad, comodato etc.) Titulacin y detalle del registro Situacin jurdica reas (lote, de construccin, libre) Uso a que se destina Nombre del responsable de su cuidado o administracin (responsable del bien) Nmero y fecha de la escritura. Ciudad- Notaria Cdula catastral y matrcula inmobiliaria Estado del inmueble (Bueno, regular, malo, otro.)

 Nmero de pisos Porcentaje de ocupacin por parte de la DIAN En uso Nmero y fecha del acta de inmuebles nacionales Valor del inmueble (Histrico, catastral y comercial) Pago impuestos (Predial, Valorizacin, Otros) Adiciones y mejoras El rea de Obra Pblica e Inmuebles remitir al rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros el cuadro resumen de los inmuebles mencionados anteriormente, en forma trimestral, dentro de los diez (10) das siguientes a la terminacin de cada trimestre, para la realizacin de los respectivos registros contables. El rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles, sern los responsables de registrar contablemente los inmuebles con su costo histrico, adiciones o mejoras y depreciacin de cada uno de ellos. Cuando la Entidad no disponga de los documentos que acrediten la propiedad de los inmuebles, el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles y los jefes de las Divisiones de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles, debern iniciar los trmites de consecucin de los documentos ante catastro, oficinas de planeacin, Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos y/o Notaras correspondientes. Estos bienes inmuebles se contabilizarn provisionalmente con un valor estimado, el cual ser establecido por el Jefe del rea de Obra Publica, hasta que se disponga de los documentos que acrediten su propiedad y el valor real para efectos contables. El rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado en el Nivel Central y los jefes de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles coordinarn lo relacionado con el trmite del pago oportuno del impuesto predial y

dems gravmenes de los inmuebles bajo su administracin. Copia del recibo de pago deber enviarse al rea de Obra Pblica e Inmuebles para el control y archivo correspondiente. 9 En el rea de Obra Pblica e Inmuebles reposarn las escrituras de los inmuebles de propiedad de la Entidad. 2.1.1 ADQUISICION DE INMUEBLES La adquisicin de inmuebles se har de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en la Ley de contratacin estatal. Procedimiento: 1. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado previa autorizacin de la Secretara General, efectuar un estudio de mercado y/o prefactibilidad sobre el inmueble a adquirir y elaborar un inventario general que contenga el estado del inmueble y sus componentes. 2. Con el visto bueno del Secretario General, el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado solicitar avalo comercial del inmueble al Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, a las oficinas de catastro municipal de aquellas ciudades que la ley ha autorizado o a los peritos privados inscritos en una lonja de propiedad raz. 3. Con base en la documentacin de titulacin, el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles elaborar la ficha tcnica del inmueble con la informacin solicitada en el numeral 2.1 Bienes Inmuebles y diligenciar el acta de recibo del mismo. 4. El jefe del rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, con base en el contrato de Compra - Venta, convenio o acto administrativo efectuar el registro contable en la respectiva Cuenta de Orden Bienes Pendientes de Legalizar hasta tanto el rea de Obra Pblica

e Inmuebles entregue copia del certificado de libertad o tradicin donde figure el registro de titularidad a nombre de la Entidad, documento con el cual se registrar en la respectiva cuenta del Activo Propiedades, Planta y Equipo. 5. Son Responsables del manejo, mantenimiento y conservacin de los inmuebles el rea de Obra Pblica e Inmuebles y El rea de Servicios Generales en el Nivel Central y en los dems niveles el Jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces. 2.1.2 ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES Las mejoras de inmuebles se darn cuando se efecten adecuaciones o remodelaciones que representen cambios en sus acabados, equipos e 10 instalaciones internas (entre otros, sistema de oficina abierta, archivos rodantes) y/o externas y las adiciones cuando haya aumento en la cantidad de metros cuadrados. El costo de las adiciones o mejoras que aumenten la vida til o amplen la capacidad del inmueble constituyen un mayor valor del mismo. Procedimiento: 1. El Secretario General aprobar las solicitudes de adiciones o mejoras en inmuebles, de acuerdo con las necesidades que se presenten, tanto en el Nivel Central como en las administraciones, previa elaboracin del proyecto de adicin o mejora por parte del rea de Obra Pblica e Inmuebles. 2. El rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central tramitar el proceso contractual de obra de acuerdo con las normas que regulan la contratacin pblica. 3. El rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central enviar copia del contrato al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles para efectuar el registro contable en la Cuenta Construcciones en Curso por el valor del contrato (materiales y

mano de obra), mientras dure la ejecucin de la obra y al rea de Obra Pblica e Inmuebles, para que efecten el control de ejecucin del contrato. 4. Cuando la obra est terminada, en condiciones de ser utilizada, el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles determinar en el acta de liquidacin del contrato qu porcentaje o valor del total de la obra corresponde a adiciones y mejoras y que a mantenimiento. 5. Con base en el acta de liquidacin del contrato el rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, trasladar de la Cuenta de Construcciones en Curso el valor de la obra terminada (adiciones y mejoras) a la cuenta de Edificaciones, como un mayor valor del Inmueble respectivo al gasto el valor del mantenimiento. 6. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado emitir concepto tcnico mediante acta sobre si los elementos desmontados resultantes de las mejoras o adiciones de inmuebles, sern objeto de comercializar, destruir, reutilizar o traspasar a otra entidad pblica. En la misma acta se establecer el valor de dichos elementos. 7. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado enviar el Acta al Almacn General o a los almacenes de las administraciones, para que efecten el ingreso en los inventarios del almacn en la Cuenta Mercancas en Existencia cuando los elementos sean para comercializar o en la Cuenta Bienes Muebles en Bodega cuando sean para traspasar a una entidad pblica. 11 8. Para el caso de los elementos desmontados resultantes de las mejoras se elaborar un acta de destruccin la cual ser firmada por el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado y el Jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles. 2.1.3 BAJA DE INMUEBLES

La baja se producir cuando sea necesario destruir total o parcialmente un inmueble de propiedad de la Entidad, por las siguientes razones: para ejecutar nuevas obras, para construcciones; por causa de accidentes, incendios, inundaciones, fenmenos ssmicos o atmosfricos que lo dejaren en mal estado; por amenaza de ruina o peligro inminente; por razones de higiene o salubridad o por cualquier otra causa justificada; o por transferencia a otra entidad del Estado, de acuerdo con las disposiciones expedidas por el gobierno. Procedimiento: 1. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado, verificar y elaborar un acta en la cual informar sobre el estado del inmueble y los daos ocurridos en el mismo. Adems emitir concepto tcnico indicando si es posible recuperar o restaurar el bien o si es necesario demolerlo totalmente. 2. El Secretario General y el Subsecretario de Recursos Fsicos coordinarn a travs del rea de Obra Pblica e Inmuebles la baja del inmueble, tanto en el Nivel Central como en las administraciones. 3. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado, en caso de demolicin parcial o total, adelantar los trmites de consecucin de permisos ante las autoridades competentes para la demolicin del bien inmueble. 4. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles elaborar la resolucin de baja del bien inmueble con base en el acta y los permisos de demolicin de autoridad competente. Para el caso de demolicin total se tomar el valor del inmueble discriminando el valor de la edificacin y del terreno y para el caso de demolicin parcial se tomar el valor que de acuerdo a los estudios tcnicos estime el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles. La resolucin de baja ser firmada por el funcionario competente, de acuerdo con las facultades y cuantas establecidas en la resolucin de delegacin.

5. Copia de la resolucin de baja se enviar al rea de Contabilidad General del Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que elabore el respectivo registro contable. 12 6. De las nuevas construcciones que se realicen, se efectuar el registro contable de su valor en la respectiva cuenta de Propiedades, Planta y Equipo. 2.1.4 VENTA DE INMUEBLES La venta de inmuebles se har de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en la Ley de Contratacin Estatal. Procedimiento: 1. El Director General o el funcionario facultado, previos requisitos legales, aprobar la venta de inmuebles de propiedad de la Entidad. 2. La venta se efectuar con base en un avalo comercial practicado por la Entidad a travs del rea de Obra Pblica e Inmuebles o solicitado al Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, a la oficina de catastro municipal de aquellas ciudades que la ley haya autorizado, o a los peritos privados inscritos en una lonja de propiedad raz. 3. Una vez elaborado el contrato de venta del inmueble, el jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, enviar copia del contrato al jefe del rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles para su registro contable y al jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles, para elaborar el acta de entrega del inmueble y descargarlo de sus bases de datos. 4. Copia de la consignacin y documento soporte sern enviados al rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial para la respectiva facturacin y registro de venta. 2.1.5 INMUEBLES POR DESTINACION

Son aquellos bienes muebles tales como ascensores, electro bombas, aires acondicionados centrales, plantas elctricas, subestaciones elctricas, transformadores y cableado estructurado, que se pueden considerar inmuebles por destinacin, aunque por su naturaleza no lo sean, ya que estn permanentemente destinados al uso y beneficio de un inmueble, no obstante que puedan separarse sin su detrimento. Esos bienes que se reputan inmuebles por ser accesorios a bienes races, no dejan de serlo por su separacin momentnea, pero cuando se separen con el objeto de darles diferente destino, dejarn de ser inmuebles. El manejo administrativo ser el siguiente: 13 1. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles de propiedad de la Entidad, sern inmuebles por destinacin y en consecuencia se registrarn como mayor valor de los inmuebles. 2. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles que no sean de propiedad de la Entidad, se registrarn en la cuenta Otras Mejoras en Propiedad Ajena. Su amortizacin se har durante la vigencia del contrato. El registro de estos bienes no requiere de ingreso al almacn, ni cdigo de inventario. 3. Si estos bienes se separan del inmueble o los adquiere la Entidad con el objeto de darles diferente destino, se registrarn en la Cuenta Inventarios si quedan al servicio y en la Cuenta Almacn si quedan en depsito, con base en el informe suministrado por el REA de Obra Pblica e Inmuebles. El responsable de los bienes ser el jefe de la dependencia que los solicite.

2.1.6 CABLEADO ESTRUCTURADO El cableado estructurado se registrar en la cuenta Edificaciones, como un mayor valor del respectivo inmueble. Si el inmueble no es de propiedad de la Entidad, el cableado estructurado se cargar a la cuenta Obras y Mejoras en Propiedad Ajena y se amortizar durante la vigencia del contrato. El manejo administrativo ser el siguiente: 1. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, una vez recibido el contrato y verificada la instalacin, diligenciar el Acta de Recibo e Instalacin del Cableado Estructurado, el cual contendr descripcin detallada de los bienes, cantidad de metros recibidos y las reas de instalacin, consolidado por Administracin. 2. El Acta de Recibo ser firmada en el Nivel Central por el encargado de la ejecucin del contrato y el contratista. En los dems niveles por el Administrador, el jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces y el Contratista respectivo. Copia del acta se enviar al rea de Contabilidad en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles junto con los dems documentos establecidos en el contrato para efectuar el respectivo registro contable. 3. El responsable de la custodia manejo y control de los planos del cableado estructurado en el Nivel Central ser el jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado y en las administraciones ser el jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces. 2.2 BIENES MUEBLES 14 Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los bienes muebles segn su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control y bienes devolutivos, y segn su ubicacin, en bodega y en servicio. La reclasificacin de bienes devolutivos a consumo, o consumo con control o

viceversa, se realizar mediante acto administrativo, proyectado por el rea de Servicios Generales y suscrito por el responsable de la administracin de los recursos fsicos de la Entidad. Los bienes muebles que ingresen a la Entidad a cualquier ttulo se registrarn directamente al servicio de las dependencias del nivel central o de las administraciones o al almacn cuando as se determine. Cuando la entrega de bienes muebles se efecte en los almacenes de la Entidad, se seguirn los procedimientos de ingresos y egresos de almacn establecidos en el Captulo de Manejo Administrativo de Bienes. El registro y movimiento de los Bienes Muebles en Bodega (devolutivos nuevos o recientemente adquiridos) y Cargos Diferidos (de consumo), lo llevar el almacenista a travs de un programa de manejo de inventarios, en donde se contemplen como mnimo los siguientes datos: Descripcin y detalle de cada bien Agrupacin y sub-agrupacin Unidad de medida Cdigo Localizacin Fecha del movimiento Concepto del movimiento (Entrada o Salida) Cantidad Valor unitario y total Saldo: cantidad y valor El registro y control de los bienes devolutivos en servicio estar a cargo del rea de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles. 2.2.1 BIENES DE CONSUMO Son los que se consumen con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia

independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de nuevos productos. La Entidad adoptar las siguientes agrupaciones para los bienes de consumo, las cuales se mantendrn durante todas las etapas de registro, administracin y control: 1-01 Aceites, grasas y lubricantes. 15 1-02 Combustibles. 1-03 Drogas, elementos odontolgicos, de laboratorio y sanidad, elementos y accesorios de vidrio para laboratorio. 1-04 Elementos para construccin. 1-05 Explosivos, municiones. 1-06 Forrajes y alimentos para animales. 1-07 Insecticidas, fungicidas, herbicidas. 1-08 Materiales o materias primas. 1-09 Semillas y abonos. 1-10 tiles de escritorio, oficina, dibujo, papelera, toner, copias de videos, disquetes, casetes, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, cintas magnticas, datacartridge y mini datacartridge. 1-11 Vveres y rancho. 1-12 Repuestos para mquinas y equipos, bateras, llantas y neumticos. 1-13 Dotacin a trabajadores, chalecos para operativos y chalecos salvavidas. 1-14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribucin gratuita. 1-15 Utensilios de aseo y lavandera. 1-16 Loza, cristalera y menaje de cocina (baldes, ollas, bandejas, olletas, cubiertos etc.) 1-17 Elementos de lencera.

1-18 Materiales audiovisuales diferidos (originales) 1-19 Ropa hospitalaria, quirrgica y de laboratorio. 1-20 Elementos para capacitacin, bienestar social y estmulos. 1-21 Estampillas de control aduanero 1-22 Armas (este se incorpora) 1-25 Otros elementos de consumo. Contabilizacin: La contabilizacin de los bienes de consumo, se realizar de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica. Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 1-25 (otros elementos de consumo), se requerir de la aprobacin del rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicar la cuenta contable en la cual se registrar. 2.2.1.1 BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEDURIA INTEGRAL (OUTSOURCING) 1. Cada centro de costos diligenciar el pedido de bienes a travs del software que instale el proveedor, de acuerdo con la periodicidad establecida en el contrato. 16 2. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado y los jefes de las Divisiones de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los dems niveles, recibirn, revisarn, modificarn, aprobarn y consolidarn los pedidos de bienes, teniendo en cuenta el nmero de funcionarios, funciones y periodicidad de entrega de pedido. 3. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado recepcionar todas las solicitudes de pedidos de bienes, y remitir las solicitudes de bienes al proveedor. 4. El proveedor entregar los bienes a los encargados de los centros de costos

de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a fechas, lugar y cantidades. 5. El funcionario encargado en cada centro de costos, recibir fsicamente los bienes, los revisar y proceder a confrontar la informacin de la nota de despacho con lo fsicamente recibido. 6. En caso de inconsistencias o faltantes en los pedidos, el funcionario autorizado del centro de costos levantar un acta, la enviar al encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o al jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los dems niveles, para la respectiva reclamacin. 7. El funcionario autorizado o delegado del centro de costos expedir el cumplido y lo enviar al encargado de la ejecucin del contrato o su delegado en el Nivel Central. 8. Para el caso de bienes devolutivos o con control especial, cada centro de costos enviar al encargado de inventarios relacin de los funcionarios responsables de los bienes, para el correspondiente registro. 9. El encargado de inventarios enviar junto con la cuenta mensual al rea de Contabilidad General o quien haga sus veces en los dems niveles, copia de las Constancias de Recibo de Bienes. 10. 10.Cada centro de costos remitir el cumplido, previa incorporacin de los bienes en los registros de inventarios, al encargado de la ejecucin del contrato o su delegado en el Nivel Central. 11. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado consolidar los cumplidos tanto del Nivel Central como de las administraciones para elaborar un cumplido general el cual ser enviado al rea de Contabilidad General para el pago respectivo. 12. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado elaborar un informe de los bienes entregados en el Nivel Central y en cada

administracin, totalizado por centro de costos y rea de inventarios para seguimiento y control de la ejecucin del plan de compras. 13. El rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros registrar los valores de los bienes adquiridos y los identificar por Nivel Central o administraciones cuando se trate de bienes devolutivos, cuyos valores trasladarn a cada administracin. Para la entrega de los thoner solicitados por las diferentes dependencias de la Entidad, se requiere la devolucin del cartucho utilizado al rea de Servicios Generales en el Nivel Central y al rea de Recursos Fsicos y Financieros o a quien haga sus veces en los dems niveles, los cuales sern entregados a la institucin que la Subsecretara de Recursos Fsicos disponga o se les dar el destino que en su momento se indique. 2.2.1.2 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL El jefe del rea de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles deber llevar el registro y control de los siguientes bienes de consumo en servicio, tales como menaje de cocina, cosedoras, perforadoras, saca ganchos, tijeras, reglas, antenas para televisor, candados, los originales de los materiales audiovisuales diferidos, elementos de dotacin con identificacin institucional y aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea inferior a medio SMMLV, de conformidad con las normas expedidas por la Contadura General de la Nacin y por la reglamentacin expedida por la Entidad Cuando un funcionario sea ubicado en otra dependencia o se retire de la entidad devolver estos bienes al jefe inmediato o a quien l designe. El rea de Servicios Generales reportar mensualmente al rea de contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros el consolidado de la entrega de los bienes de consumo con control realizados a los centros de costos a Nivel Nacional a travs del Outsourcing y al rea de inventarios del nivel central para el respectivo registro. En las Administraciones los jefes de las divisiones de Recursos

Fsicos y Financieros registrarn estos bienes en los respectivos inventarios. El rea de Contabilidad de la Subsecretara de Recursos Financieros con base en este informe realizar el registro contable de envo de los bienes a cada una de las Administraciones en la respectiva cuenta principal y subalterna. Los Jefes de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en las Administraciones, deben realizar el registro de estos bienes afectando el activo gasto y la respectiva cuenta principal y subalterna. Para la contabilizacin de los bienes de consumo con control se tendrn en cuenta los mismos cdigos establecidos para los bienes de consumo. 2.2.2 BIENES DEVOLUTIVOS Son aquellos que no se consumen con el uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo, por razn de su naturaleza, se deterioren. La Entidad adoptar las siguientes agrupaciones para los bienes devolutivos en bodega o en servicio, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pblica. Estas agrupaciones se mantendrn durante todas las etapas de registro, administracin y control: 2-01 Armas, accesorios, repuestos y chalecos antibalas. (se cambia por: Accesorios y repuestos para armas) 2-02 Discotecas y musicotecas. 2-03 Elementos de culto. 2-04 Elementos de museo. 2-05 Elementos y equipos para arneses, arreos, atalaje y sus accesorios. 2-06 Equipos y mquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios. 2-07 Equipos y mquinas para comunicacin, deteccin, telfono celular, radio, televisin, seales, sonido, radar, fotografa, proyeccin y sus accesorios. 2-08 Equipos y mquinas para instalacin (se suprime esta parte), construccin, campo, industria, taller, labores y accesorios.

2-09 Equipos y mquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios. 2-10 Equipos y mquinas para laboratorio, profesiones cientficas, enseanza y sus accesorios. 2-11 Equipos y mquinas para medicina, odontologa, veterinaria, rayos X, sanidad y sus accesorios. 2-12 Equipos y mquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios. 2-13 Equipos y mquinas para transporte y sus accesorios. 2-14 Herramientas y sus accesorios. 2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios. 2-16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y revistas. 2-17 Lneas Telefnicas ( se debe suprimir por que fueron reclasificadas a intangibles) 2-18 Mobiliario y enseres. 2-19 Semovientes. 2-21 Material rodante, mquinas, equipos y accesorios. 2-22 Material fijo, ascensores, mquinas, equipo y sus accesorios.(cuando no sean instalados en los inmuebles). 2-23 Materiales, equipos de vas, redes, instalaciones, cables, puertos y sus accesorios. 2-24 Equipos y mquinas de procesamiento de datos y sus accesorios. 2-25 Oficina abierta. 2-26 Plantas elctricas, transformadores, bombas, motobombas y sus accesorios (cuando no se instalen directamente en el Inmueble) 2-30 Otros elementos devolutivos. 19 Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 2-30 (otros elementos devolutivos), se requerir de la aprobacin del rea de Contabilidad General de la Subsecretara

de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicar la cuenta contable en la cual se registrar. 2.2.2.1 BIENES INTANGIBLES Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de valorarse en trminos econmicos. La contabilizacin de los bienes intangibles se realizar de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica. SOFTWARE Y LICENCIAS De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pblica, el software se registrar dentro del rea de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. El manejo administrativo ser el siguiente: 1. El encargado de inventarios y el jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles, una vez recibido el software, diligenciarn el Acta de Recibo del Software, el cual contendr la descripcin detallada y la cantidad recibida. 2. El Acta de Recibo del Software ser firmada en el Nivel Central, por el jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado, el contratista o proveedor y el encargado de Inventarios. En los dems niveles por el Administrador, el jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces, el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros, el encargado de Inventarios y el proveedor respectivo. 3. El encargado de Inventarios, teniendo en cuenta el acta de recibo, elaborar la Constancia de Recibo de Bienes a nombre del jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado en el Nivel Central y a nombre del jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces en las

Administraciones. Estos sern responsables de la custodia, administracin, instalacin y control de los soportes documentales y magnticos del software con sus correspondientes licencias. Las licencias de tipo OEM y las Licencias Cliente quedarn a cargo del cuentadante del computador, por cuanto stas vienen incorporadas en el respectivo equipo. Cuando el computador sea dado de baja o trasladado a otro cuentadante, se har con su respectiva licencia. 20 4. Una vez registrado el software o licencia, el encargado de inventarios enviar copia del acta de recibo y Constancia de Recibo de Bienes a contabilidad para que se efecten los correspondientes registros. 5. En el nivel central y en cada administracin, el encargado de inventarios calcular mensualmente el valor de las amortizaciones de cada uno de los intangibles, y los remitir en la cuenta mensual a Contabilidad para que se efecte el correspondiente registro. 6. Cuando un equipo informtico sea retirado del servicio por inservible, el software que tenga instalado ser desmontado o borrado y la licencia quedar a disposicin de la Oficina de Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles. 7. Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la Entidad, la Oficina de Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles emitir concepto tcnico para darlo de baja y se destruirn sus soportes magnticos y documentales siguiendo los procedimientos establecidos. 8. Cuando se den de baja software o licencias el encargado de inventarios reportar a contabilidad los valores del software dado de baja (costo histrico, amortizacin) para realizar los correspondientes registros contables. La Entidad adoptar las siguientes agrupaciones para los bienes intangibles de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas

agrupaciones se mantendrn durante todas las etapas de registro, administracin y control: 6-25 Lneas Telefnicas 7-25 Licencias 8-25 Software 2.2.2.2 OFICINA ABIERTA La oficina abierta, debido a su naturaleza y composicin fsica, no representan un componente directo de los edificios ya que pueden ser trasladados o desarticulados fsicamente sin alterar la vida til de las edificaciones, en consecuencia, no es pertinente su tratamiento como un mayor valor de los bienes inmuebles, por lo tanto estarn a cargo del Servidor Pblico de la Contribucin que los est utilizando, quien ser el responsable de bienes. El manejo administrativo ser el siguiente: 1. La solicitud de compra o modificacin de oficina abierta, la realizarn los Directores, Subdirectores, Secretario General, Secretario de Desarrollo 21 Institucional, Jefes de Oficina y Subsecretarios. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, la realizar el Director Regional o el Administrador. 2. El Director General o el Secretario General aprobarn las solicitudes de compra o modificacin del sistema de oficina abierta de acuerdo con la disponibilidad presupuestal y con las necesidades que presenten las respectivas reas usuarias, tanto en el Nivel Central como en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas. 3. Una vez aprobada la solicitud, el rea de Obra Pblica e Inmuebles de la Subsecretara de Recursos Fsicos elaborar el respectivo proyecto, tanto en el Nivel Central como en las administraciones. 4. Instalada la oficina abierta, el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su

delegado elaborar el acta de entrega y recibo de bienes que ser firmada por el encargado de inventarios en el Nivel Central y el proveedor, discriminando, en lo posible, individualmente los valores de los elementos que constituyen la oficina abierta. 5. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas el acta ser firmada por el Administrador, el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros, el encargado de inventarios, el delegado del rea de Obra Pblica e Inmuebles y el proveedor. 6. El rea de Obra Pblica e Inmuebles de la Subsecretara de Recursos Fsicos registrar en una base de datos la relacin detallada de cada puesto de trabajo y/o paneles los cuales se identificarn a travs de convenciones estandarizadas, cdigo de lneas, precio de adquisicin y localizacin. En los casos de cambios o modificaciones de oficina abierta donde se requiera desagregar las diferentes lneas que la componen, se elaborar un acta en la cual se valorar en forma individual cada uno de sus componentes. 7. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles ser el responsable en el Nivel Central de la custodia de los planos de oficina abierta. En los dems niveles la custodia corresponder a los Administradores. 8. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles ser el encargado de coordinar el manejo de los elementos de oficina abierta que no sean utilizados en los cambios o modificaciones que se efecten en las reas del Nivel Central y en las administraciones el Jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces. 9. El encargado de inventarios, con base en la relacin detallada del mobiliario que compone la oficina abierta, diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes y la har firmar por el funcionario responsable del mismo. 22 10. El encargado de inventarios registrar los elementos de oficina abierta en el

inventario de devolutivos en servicio, con base en el acta de recibo de bienes y elaborar la Constancia de Recibo de Bienes la cual ser enviada al funcionario que ejerce el control de ejecucin del contrato para el trmite respectivo. 2.3 MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR Son los bienes que se adquieren con la finalidad de comercializarlos, tales como Cdex y formularios. Adems se registrarn los bienes que no requiere la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, los inservibles u obsoletos cuyo destino final sea su comercializacin. La Entidad de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato dispondr directamente o a travs de terceros, del depsito, custodia, almacenamiento y ventas de las mercancas en existencia. La contabilizacin de estos bienes se realizar de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica. Su registro se efectuar teniendo en cuenta las siguientes agrupaciones de inventarios: 3-01 Formularios e instructivos. 3-02 Libros y Cdex. 3-03 Bienes inservibles. 3-04 Otras publicaciones CAPITULO 3 ALMACEN 3.1 BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN No ingresan al Almacn aquellos bienes de consumo, de consumo con control, devolutivos y mercancas en existencia para comercializar, que de acuerdo con las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, se entregan directamente para el servicio en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones.

3.2. BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN 23 Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancas en existencia que ingresan fsicamente a los almacenes de la Entidad, siempre y cuando as se establezca en las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo. Ingresan al Almacn igualmente aquellos elementos usados que estn en buen estado y que la Entidad no los requiera para su servicio, ni los comercialice en el momento, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente. 3.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACN: Los movimientos de almacn se presentan por: Ingreso de bienes al almacn Salida de bienes del almacn 3.2.1.1 INGRESO DE BIENES AL ALMACEN El ingreso de bienes al almacn es la entrada de bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancas en existencia para comercializar, los cuales estarn a cargo del almacenista. MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES: El ingreso de bienes al almacn se produce segn su origen por las siguientes modalidades: a) Asignacin de mercancas. b) Compra de bienes c) Donacin d) Produccin o transformacin e) Remesa de bienes. f) Reposicin de bienes por dao, prdida o hurto g) Sobrantes de inventario h) Reposicin Tecnolgica

i) Traspaso j) Bienes para Comercializar k) Reintegro Procedimiento General: 1. Los bienes que a cualquier ttulo adquiera la Entidad, ingresarn fsica y documentalmente al Almacn con excepcin de aquellos que de acuerdo con las condiciones contractuales deban ser entregados o instalados directamente en las dependencias. 24 2. El ingreso fsico se dar cuando el bien ingresa materialmente a las bodegas del Almacn. 3. Solo se aceptarn entregas parciales cuando as se estipule en el respectivo contrato. 4. Una vez recibido fsicamente el bien en el Almacn, el Almacenista proceder a su clasificacin como elemento de consumo, consumo con control, devolutivo, reintegro o mercancas en existencia, y a su respectiva ubicacin en depsito, teniendo en cuenta que los bienes destinados para la comercializacin se ubicarn en forma separada. 5. La Entrada de Bienes al Almacn se diligenciar, previa verificacin y confrontacin de las especificaciones, cantidades, calidad, factura y, si fuere del caso, el cumplido o concepto tcnico expedido por la dependencia competente, de acuerdo con las condiciones del contrato o documento soporte que acredite la llegada de los bienes al almacn. 6. La Entrada de Bienes al Almacn, ser el documento que acredita el ingreso real del bien a la Entidad, siendo el nico soporte para el movimiento de registro de almacn, el cual se diligenciar con numeracin ascendente y continua; relacionando en formatos separados bienes de consumo, consumo con control, devolutivos, mercancas en existencia para comercializar.

7. La Entrada de Bienes al Almacn no tendr tachones ni enmendaduras y se cancelarn las casillas no utilizadas. 8. El almacenista elaborar el registro contable teniendo como soporte el formato de ingreso de bienes al almacn o documento equivalente, cuando haya lugar. a) INGRESO DE BIENES POR ASIGNACIN DE MERCANCAS Es el ingreso a depsito Almacn de bienes que fueron decomisados o declarados en abandono a favor de la Nacin, mediante acto administrativo y que no ingresan directamente al servicio. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El Secretario General, asignar los bienes por medio de resolucin, en la cual se especificar el almacn a travs del cual se ingresarn los bienes y el valor de los mismos. 25 2. Copia de la Resolucin se enviar para su conocimiento a la Subsecretara de Recursos Fsicos y para su trmite correspondiente a los almacenes donde ingresarn los bienes. 3. Las Divisiones de Comercializacin o quien haga sus veces en los dems niveles, de acuerdo con la resolucin de asignacin, entregarn los bienes al almacn respectivo, suscribiendo el Acta de Recibo y Entrega junto con la almacenadora. 4. El almacenista diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn, con base en la resolucin de asignacin y el acta de recibo. b) INGRESO DE BIENES POR COMPRAS Son las operaciones mercantiles a travs de las cuales la Entidad adquiere bienes mediante la celebracin de contratos (licitacin pblica, contratacin directa, caja

menor), segn las necesidades y de conformidad con las disposiciones vigentes. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, una vez suscrito el contrato enviar copia con sus documentos soporte al Almacn, Inventarios y Contabilidad y a la dependencia encargada de ejercer el control de ejecucin del contrato. 2. En los procesos de adquisicin de hardware o de equipos compuestos por partes independientes, se dejar establecido en el contrato el valor individual de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado, impresora, etc.), lo que permitir hacer ms fcil el manejo de inventarios, as como los posibles reemplazos de partes. 3. El Almacenista al momento de recibir los bienes confrontar las caractersticas de los mismos y lo referente a clase, marca, estado, valor unitario, valor total, plazos de entrega y cantidad, contra los documentos soporte del contrato, factura comercial, catlogos y muestras. Si los bienes no corresponden a lo especificado en el contrato y sus soportes, se abstendr de recibirlos e informar por escrito al rea de Adquisiciones y Contratos o quien haga sus veces para que solucione con el proveedor las diferencias presentadas. 4. Ningn almacenista podr recibir bienes a proveedores sin que exista previamente contrato legalizado con la Entidad. 26 5. Cuando se trate de bienes que deben ser recibidos con inspeccin, prueba o ensayo, el almacenista coordinar con el proveedor y con el rea tcnica especializada, para que la recepcin cumpla con las condiciones establecidas en el contrato. 6. El Almacenista diligenciar el Acta de Recibo y la firmar junto con el

funcionario del rea tcnica especializada y el proveedor o su representante. 7. El ingreso se perfeccionar cuando el Almacenista reciba los bienes, diligencie el Acta de Recibo y la Entrada de Bienes al Almacn, firme el documento origen del ingreso o factura del proveedor y si fuere del caso se anexe el cumplido de la dependencia que tenga a cargo el control de ejecucin del contrato. Enviar una copia del acta de entrada al Almacn con sus soportes al rea de Contabilidad para su causacin y pago y otra copia al rea de Adquisiciones y Contratos para que obre en el contrato. c) INGRESO DE BIENES POR DONACION Es el registro de bienes cuando una persona natural o empresa privada, transfiere voluntaria, gratuita e irrevocablemente a favor de la Entidad, la propiedad de un bien que le pertenece, generando un incremento en el patrimonio de la Nacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Ofrecimiento del donante con detalle de los bienes. 2. Constancia de aceptacin por parte del Director General o quien l delegue. 3. Acta de Recibo de Bienes, suscrita por quienes en ella intervienen, en la cual figuren las denominaciones, caractersticas, cantidades, unidad de medida, estado en que se encuentran, valores unitarios y totales o avalo comercial si fuere del caso. 4. Si los bienes provienen de una Entidad Pblica, el ingreso de almacn se realizar con base en el acto administrativo de la Entidad donante, especificando el bien el objeto y valor de la donacin y la entidad o persona natural que hace la donacin con su respectivo NIT. Copia del acto administrativo reposar en los archivos del Almacn. d) INGRESO DE BIENES POR PRODUCCION O TRANSFORMACION 27

Es el ingreso de bienes terminados que resultan de una transformacin de insumos suministrados por la Entidad, ya sea que la actividad se realice directamente o a travs de terceros. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Cuando el almacenista suministre bienes materiales o insumos que sirvan de materia prima para dicha transformacin se dejar constancia en la Salida de Bienes de Almacn, sobre la cantidad y tipo de bien a recibir; registrando en una cuenta transitoria los insumos entregados. 2. El valor de ingreso de cada bien, ser la sumatoria del valor de los insumos utilizados que fueron entregados por el almacn para la elaboracin del bien especfico, dividido entre el nmero de bienes (Entrada almacn, en este formato se debe hacer referencia a la salida de almacn correspondiente a estas materias primas que fueron objeto de transformacin) 3. Para los bienes no transformados por la Entidad, el valor del ingreso de cada bien ser el valor de los insumos utilizados, dividido por el nmero de bienes (Entrada almacn en este formato se debe hacer referencia a la salida de almacn correspondiente a estas materias primas que fueron objeto de transformacin.) El costo de transformacin lo registrar El rea de Contabilidad General de acuerdo con lo estipulado en el contrato. e) INGRESO DE BIENES POR REMESA Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en bodega, para entregarlos al servicio o para su comercializacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Una vez recibidos los bienes, el almacenista verificar que correspondan a los

enviados. Si se presentan faltantes o sobrantes dejar la observacin en la gua de transporte correspondiente e informar al almacn remitente. 2. El Almacenista que recibe el bien, firmar el original y copia de la Salida de Bienes del almacn que enva y devolver el original al almacn remitente. 3. El Almacenista que reciba diligenciar la Entrada de Bienes al almacn soportada con la copia de Salida de Bienes del almacn remitente. 28 f) INGRESO DE BIENES POR REPOSICIN (POR DAO, PRDIDA O HURTO) Consiste en el ingreso de bienes, que previa aprobacin del Jefe del rea de Servicios Generales o el Jefe de rea de Recursos Fsicos y Financieros en los dems niveles, se reciban en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daos por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. La reposicin podr ser efectuada por el responsable de los bienes y las Compaas de Seguros o de Vigilancia. El funcionario competente aprobar la reposicin del bien cuando el ofrecido sea de igual o superior calidad y de caractersticas semejantes, dentro de los diez (10) das siguientes al recibo de la solicitud, y la reposicin del mismo deber hacerse dentro de los diez (10) das siguientes al recibo del concepto de aprobacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido en el captulo de Inventarios, en lo referente a Daos, Prdidas y Hurtos, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El responsable de bienes y las Compaas de Seguro o de Vigilancia, entregarn el bien al Almacn. 2. El almacenista, con base en la aprobacin de la solicitud de reposicin, y si fuere del caso con el concepto tcnico correspondiente, diligenciar el Acta de Reposicin del Bien. 3. De acuerdo con el Acta de Reposicin del Bien, el almacenista diligenciar la

Entrada de Bienes al Almacn. 4. En caso de que el bien sea nuevo, el valor con el cual se ingresar ser el de la factura de compra; si es usado, el valor ser el comercial o el de un bien similar. 5. Una vez aceptada y registrada la reposicin del bien se descargar de la cuenta de responsabilidades. g) INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO Es el ingreso al almacn de bienes, que una vez realizado el inventario fsico y confrontados con la relacin de activos de la Entidad aparecen como sobrantes. Procedimiento: 29 Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El almacenista y el jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles con base en la inspeccin fsica de los bienes en bodega, donde se determin el sobrante, diligenciarn el Acta de Sobrantes. 2. De acuerdo con el acta de sobrantes el almacenista diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn. 3. El valor con el cual ingresar el bien al almacn, en caso de no encontrarse registro de bienes similares, corresponder al de un bien anlogo o al del valor comercial del bien, el cual ser establecido mediante acta suscrita por el jefe del rea de servicios generales y el jefe del rea de Almacn del Nivel Central y en el Nivel Regional por el Administrador y por el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financiero o quien haga sus veces. h) INGRESO DE BIENES POR REPOSICIN TECNOLGICA El ingreso de bienes por reposicin tecnolgica se dar cuando la Entidad adquiera bienes de mejores condiciones tecnolgicas que los existentes y, en el contrato de

adquisicin se contemple la entrega de los bienes desactualizados como parte de pago. En los contratos se detallarn los bienes que se darn como parte de pago y se establecer su valor, as como los bienes que se recibirn de conformidad con la propuesta del contratista. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El almacenista recibir los bienes objeto de la reposicin tecnolgica con base en el contrato, la factura del proveedor y si fuere del caso, recibo a satisfaccin expedido por el rea competente y diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn. 2. En la Entrada de Bienes al Almacn, se indicar por separado el valor de los bienes entregados por la Entidad como parte de pago y el saldo a pagar. La sumatoria de estos valores ser igual al valor de la Entrada de Bienes al Almacn. 3. El almacenista una vez surtido el procedimiento anterior realizara el respectivo registro contable. 30 i) INGRESO DE BIENES POR TRASPASO Es el ingreso de bienes a los almacenes de la Entidad, provenientes de otras Entidades Pblicas, sin ninguna contraprestacin y transfiriendo a su vez el dominio. El traspaso de bienes se tratar como una operacin interinstitucional, teniendo en cuenta que no genera un incremento o disminucin del patrimonio de la Nacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Los documentos soporte del ingreso sern: Aceptacin suscrita por el Director

General de la Entidad o quien l delegue, Acto administrativo proferido por la Entidad que transfiere los bienes y Acta de Entrega y Recibo suscrita por la Entidad que traspasa y por el almacenista. 2. El valor del ingreso de los bienes ser igual al que figure en el acto administrativo de traspaso. 3. El almacenista diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn soportado con los documentos anteriormente descritos, identificando claramente la entidad de donde se recibe el bien con su respectivo NIT. 4. Cuando se trate de bienes usados, para el clculo de depreciacin se tomar la vida til restante, previo concepto de la dependencia competente. j) INGRESO DE BIENES PARA COMERCIALIZAR Es el ingreso de bienes con la finalidad de ser comercializados, ya sean por inservibles u obsoletos o que fueron adquiridos con dicho objeto. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Comercializacin de bienes inservibles u obsoletos: a) Los bienes inservibles u obsoletos que estn registrados en Cuentas de Orden se incorporarn a las cuentas de Balance que seale el Plan General de Contabilidad Pblica, teniendo como soporte el Acta de Alta de Bienes; previa cancelacin de las cuentas de orden. 31 b) Para los bienes que fueron contabilizados como gasto y que una vez usados sean susceptibles de recuperar para su posterior comercializacin, tales como los elementos resultantes de las mejoras o demolicin de bienes inmuebles y repuestos inservibles de vehculos, el almacenista los reclasificar en la cuenta que seale el Plan General de Contabilidad Pblica, con base en el Acta de Recuperacin de Bienes Usados, teniendo en cuenta el perodo en el

cual se registr el gasto. c) El Acta de Recuperacin de Bienes Usados, contendr descripcin detallada de los bienes recuperados, cantidad, y valores que fije el funcionario del rea competente. Dicha acta la suscribirn el almacenista, el jefe del rea de Servicios Generales y el funcionario de rea competente en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles. 2. Comercializacin de bienes adquiridos: a) El almacenista diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn, de acuerdo con las agrupaciones establecidas en este manual. b) El almacenista registrar contablemente los bienes a comercializar, en la cuenta que seale el Plan General de Contabilidad Pblica. c) En caso de ingreso de bienes para comercializar que posteriormente mediante acto administrativo se autorice su distribucin gratuita, el almacenista los reclasificar en la agrupacin 1-14 de Bienes de Consumo de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pblica. d) Cuando en el contrato se contemple la distribucin gratuita directamente por la Entidad, de un porcentaje de formularios y cartillas para los contribuyentes o usuarios, se seguirn los procedimientos de los literales a) y c) del presente numeral. k) INGRESO DE BIENES POR REINTEGRO Consiste en la devolucin al Almacn de los bienes en servicio que las dependencias de la Entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales establecidos en el Captulo 4 (Inventarios), se tendrn en cuenta los siguientes: 32 1. El Almacenista del nivel central o quien haga sus veces en los dems niveles recibir los bienes en servicio que las dependencias de la Entidad no

requieran para el ejercicio de sus funciones. 2. El manejo contable y registro en inventarios de estos bienes se efectuarn en la Cuenta Depsito Almacn, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Captulo 4, literal h) del numeral 4.3 del presente Manual. 3.2.1.2 SALIDA DE BIENES DE ALMACN La salida de bienes de almacn es la entrega de bienes devolutivos, de consumo, de consumo con control y mercancas en existencia que se encuentran en depsito a cargo del Almacenista. El documento de Salida de Bienes de Almacn, ser el soporte legal que certifica la salida fsica y real de un bien, identificndola clara y detalladamente, cesando de esta manera la responsabilidad por la custodia, administracin y conservacin por parte del almacenista y trasladndola al destinatario. Este documento se debe diligenciar en su totalidad cancelando las casillas o celdas no utilizadas y no deben presentar tachaduras ni enmendaduras. Cuando se considere necesario, se podrn entregar bienes con la suscripcin de acta provisional y posteriormente se diligenciar la Salida de Bienes de Almacn. Modalidades de Salidas de Bienes: Las salidas de bienes de almacn se producirn segn su destino por las siguientes modalidades: a) Salida de Bienes Devolutivos, de Consumo y Consumo con Control. b) Salida por Dao, Prdida o Hurto. c) Salida para Produccin o Transformacin. d) Salida por Remesa e) Salida por Traspaso f) Salida por Reposicin Tecnolgica g) Salida por comercializacin (Venta) h) Salida por Destruccin Procedimiento General:

33 El almacenista en el nivel central o quien haga sus veces en los dems niveles desarrollar el siguiente procedimiento para la salida de bienes de Almacn: 1. Decepcionar las solicitudes de bienes, suscrita por los jefes de las dependencias. 2. Verificar en krdex si existen los elementos solicitados. 3. Asignar las cantidades a entregar segn las existencias y anlisis de consumo (si los bienes fueron adquiridos para el desarrollo de un programa especfico, se entregarn segn existencia, en la cantidad solicitada) 4. Diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, el cual ser firmado simultneamente a la entrega fsica del mismo. 5. Diligenciar para efectos de contabilizacin y control, los formatos de Salidas de Bienes de Almacn con numeracin ascendente y continua y, relacionar en formatos separados, bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y mercancas para la comercializacin. 6. Registrar las agrupaciones de inventarios y las cuentas mayores de balance respectivas en los formatos de Salidas de Bienes de Almacn. 7. Registrar en Krdex las Salidas de Bienes de Almacn. 8. Elaborar los registros contables teniendo como soporte las Salidas de Almacn o documento equivalente. a) SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON CONTROL. La salida de bienes devolutivos, de consumo y de consumo con control que se encuentren en bodega, se producir cuando el almacenista diligencie la Salida de Bienes de Almacn y entregue fsicamente los bienes a los Servidores Pblicos de la Contribucin, a las personas naturales, a los funcionarios de las entidades y organismos nacionales e internacionales que temporalmente presten servicios a la Entidad mediante contrato, convenio o acto administrativo, siempre y cuando se

establezca la responsabilidad por el manejo y custodia de los bienes que se entreguen a su servicio. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 34 1. Las jefaturas de las diferentes dependencias diligenciarn y firmarn la Solicitud de estos bienes, de acuerdo con las necesidades reales. Esta solicitud indicar nombre y nmero de cdula de ciudadana de quien ser el responsable de bienes, para el caso de los bienes devolutivos y de consumo con control. 2. El almacenista o quien haga sus veces recibir la solicitud de bienes y proceder a realizar la entrega dentro de los tres das hbiles siguientes al recibo de la solicitud, con la Salida de Bienes de Almacn. En el Nivel Central la entrega se realizar dentro de los ocho das hbiles siguientes al recibo de la solicitud y de acuerdo con el orden de recepcin en el almacn. 3. El funcionario recibir el bien, verificar el estado fsico y serie si es del caso, y dems caractersticas que lo identifiquen, firmar con su nmero de cdula de ciudadana, y conservar para su archivo personal copia de la salida de Bienes de Almacn que lo hace RESPONSABLE DE BIENES, del buen uso, conservacin y cuidado del bien recibido. 4. Cuando la composicin tcnica o tecnolgica de los bienes a entregar por parte del almacenista, requieran intervencin de un rea tcnica especializada, sta deber certificar que los bienes recibidos corresponden a lo informado en la Salida de Bienes de Almacn. 5. En la entrega fsica de equipos (microcomputadores, impresoras, fax, mquinas, etc.), se entregar al Responsable de Bienes, los manuales y accesorios que hagan parte del equipo, los cuales conservar con la misma

responsabilidad del equipo. 6. El almacenista o quien haga sus veces enviar copia de la Salida de Bienes de Almacn, debidamente firmado, al encargado de inventarios para que diligencie la Constancia de Recibo de Bienes e incluya el bien en los inventarios de bienes en servicio, en el caso de los devolutivos y de consumo con control. 7. Cuando la salida corresponda a bienes tales como equipos de cmputo, de comunicaciones, armamento y vehculos, cuyo control especial est a cargo de dependencias especficas, el almacenista enviar a dichas dependencias copia de los documentos que afecten la ubicacin del bien o su composicin. 8. Los bienes devolutivos y de consumo con control en servicio de uso comn de todos los funcionarios de las dependencias, estarn a cargo del jefe de la dependencia. 9. La Salida de Bienes de Almacn de los accesorios internos de equipos informticos, tales como procesadores, tarjetas de red, tarjetas de sonido, parlantes, micrfonos, memorias, discos duros, unidades de CD, unidades de tape backup y de disquete, se diligenciar a cargo del jefe de la Oficina de 35 Servicios Informticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, quien a su vez diligenciar la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes a cargo del funcionario responsable del equipo informtico donde fueron instalados. b) SALIDA DE BIENES POR DAO, PRDIDA O HURTO Es la salida de bienes a cargo del almacenista por dao, prdida o hurto. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido en el Captulo de Inventarios en lo referente a Daos, Prdidas y Hurtos, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. En el caso de dao, prdida o hurto de bienes en bodega (consumo, consumo

con control, devolutivos, intangibles y mercancas en existencia) como consecuencia de desastre natural, siniestro, etc., el almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn con base en el Acta de baja y sus correspondientes soportes. 2. Copia de la Salida de Bienes de Almacn, para el caso del numeral anterior, se enviar al rea de Contabilidad General en el Nivel Central, o quien haga sus veces en los dems niveles para el respectivo registro contable o para que se cree la Responsabilidad en Proceso a cargo del almacenista, si es del caso. c) SALIDA DE BIENES PARA PRODUCCIN O TRANSFORMACIN Es la salida de bienes en bodega que servirn de materia prima o insumo para la elaboracin o transformacin de otro bien. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Cuando el almacenista suministre bienes, materiales o insumos, que servirn de materia prima para su transformacin o elaboracin de otro bien, se diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, indicando el tipo de bien y las cantidades aproximadas a recibir una vez transformados. 2. La salida se remitir a la dependencia encargada del proceso de transformacin o al contratista en el evento de realizarse la produccin por un 36 tercero; en este caso en la Salida de Bienes de Almacn se informar el nmero del contrato que autorizar la transformacin. d) SALIDA DE BIENES POR REMESA Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en bodega y se realizar como consecuencia de un plan de distribucin de bienes del Nivel Central hacia las administraciones, por solicitud del almacenista o quien haga

sus veces, del lugar donde se requieren los bienes. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. La Salida de Bienes de Almacn, se diligenciar con base en la solicitud escrita del almacenista que requiere el bien. 2. El almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, teniendo como soporte para la entrega la cantidad establecida y aprobada en el plan de distribucin. 3. La copia de la Salida de Bienes de Almacn, junto con la copia de la gua de transporte o la nota de embarque, segn el medio de transporte utilizado, servirn de soporte a la salida, mientras el almacn destinatario devuelve el original de la Salida de Bienes de almacn, debidamente firmada por el almacenista que recibe. 4. Para la salida de bienes devolutivos que fueron reintegrados al Almacn, y que son requeridos por las Administraciones para su servicio, adicionalmente se indicar en dicho documento la depreciacin acumulada, la vida til y el nmero de cuotas depreciadas. e) SALIDA DE BIENES POR TRASPASO Es la salida de bienes que se encuentran en bodega para entregar a otra Entidad Pblica, ya sea del orden nacional, departamental, distrital o municipal. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 37 1. Solicitud dirigida al Director General de la Entidad, suscrita por el Representante Legal de las entidades pblicas del orden nacional, distrital, departamental o municipal, o por quien tenga la representacin en las

seccionales o regionales, de la Entidad que requiera los bienes. 2. Resolucin que autorice el traspaso expedida por el Director General o quien l delegue, la cual contendr cantidad, descripcin y valor en inventarios debidamente agrupados, de los bienes objeto del traspaso, indicando que los bienes sern entregados y descargados de la cuenta de Almacn. 3. Con la resolucin de traspaso, el almacenista entregar mediante acta los bienes a la entidad que recibe y diligenciar la Salida de Bienes de Almacn. 4. El Almacenista enviar al rea de Contabilidad General, con la cuenta de almacn los documentos soporte. f) SALIDA DE BIENES POR REPOSICION TECNOLOGICA La salida de bienes por reposicin tecnolgica se dar cuando en el contrato de compraventa se estipule como parte de pago, la entrega de bienes desactualizados que se encuentran en bodega, al adquirir bienes de mejores condiciones tecnolgicas que los existentes. En los contratos se detallarn los bienes que se darn como parte de pago y se establecer su valor, as como los bienes que se recibirn de conformidad con la propuesta del contratista. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles enviar al Almacenista copia del contrato que estipula la Reposicin Tecnolgica. 2. El Almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn por reposicin tecnolgica, el cual contendr el nombre del contratista que recibe los bienes, cdula de ciudadana o Nit, descripcin, cantidad, valor histrico, depreciacin y la fecha de la entrega de los bienes. 3. La entrega de los bienes se realizar de acuerdo con lo establecido en el

contrato que establece la reposicin tecnolgica y mediante Acta de Entrega y Recibo suscrita en el Nivel Central por el Subsecretario de Recursos Fsicos o su delegado, el Almacenista General, el contratista y el funcionario encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato; en las Administraciones por el 38 Administrador, el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces, el contratista y el funcionario encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato. 4. El Almacenista una vez surtido el procedimiento anterior efectuar el respectivo registro contable. g) SALIDA DE BIENES POR COMERCIALIZACION (VENTA) Es la salida de almacn de mercancas en existencia, debido a su comercializacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes. Para ventas que realice directamente la Entidad: a) Venta de formularios, cdex y especies valoradas: 1. El Almacenista del Nivel central a solicitud del rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial, despachar los bienes a comercializar a los Almacenes de las diferentes administraciones. 2. El almacenista teniendo como soporte la solicitud de entrega de bienes, realizar el envo de los mismos. 3. El almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn a nombre del funcionario encargado de la venta, quien deber firmarlo como constancia de recibo de los bienes. 4. El funcionario responsable de la venta soportar la salida de bienes de almacn con las copias al carbn de las consignaciones, la factura y los bienes existentes en caso de que los haya.

5. El funcionario responsable de la venta remitir informe debidamente avalado a la Subsecretara Comercial de acuerdo con las instrucciones impartidas por sta. b) Venta de bienes inservibles u obsoletos: 1. El rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, enviar al Almacenista copia del contrato de compraventa de bienes, factura y fotocopia del comprobante de consignacin, para soportar la salida de bienes del almacn. 39 2. El rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, elaborar el acta de entrega de los bienes inservibles u obsoletos objeto del respetivo contrato de compraventa. 3. El almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, a cargo del tercero con quien se suscribi el contrato de compraventa de bienes. 4. Una vez entregados los bienes objeto del contrato se deber firmar el acta de entrega por parte del funcionario delegado por la Subsecretara Comercial o quien haga sus veces en los dems niveles, por el delegado del almacn y por el contratista. Para ventas que realice un tercero: (Formularios, cdex y especies valoradas) 1. El rea de Adquisiciones y Contratos enviar al rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial y al Almacenista General, copia del contrato, convenio o acto administrativo. 2. Cuando se trate de formularios o instructivos, en el contrato de impresin se establecer que el impresor entregue directamente al comercializador las cantidades autorizadas por el rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la

Subsecretara Comercial, especificando las caractersticas y cantidades de los bienes. 3. Para los elementos de venta al pblico que se encuentren en depsito del Almacn, el rea de Mercadeo de Bienes y Servicios enviar la Orden de entrega para el envo por parte del Almacenista, a las administraciones o al Nivel Central. 4. Cuando existan devoluciones de mercancas por parte del tercero que las tena en consignacin o custodia, se tendr en cuenta lo establecido en el ingreso de bienes al Almacn. h) SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCION Es la salida de bienes y mercancas del Almacn con el objeto de ser destruidos, ante la carencia de oferentes en el proceso de comercializacin o que por razones de seguridad o estado fsico de los bienes no se recomienda su venta. Procedimiento: 40 Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes. 1. El Almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn teniendo como soporte el acta de destruccin y la resolucin de baja. 2. El almacenista seguir los procedimientos establecidos en el Captulo 7 del presente Manual sobre la Reclasificacin o Baja de bienes por Destruccin. CAPITULO 4 INVENTARIOS El rea de Inventarios de la Subsecretara de Recursos Fsicos en el Nivel Central y las divisiones de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los dems niveles son los encargados de llevar la relacin ordenada, completa y detallada de los bienes en servicio (devolutivos, intangibles y consumo con control) que hacen parte del patrimonio de la Entidad reflejado en los Estados Financieros.

4.1 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES DIRECTAMENTE AL SERVICIO. Ingresan directamente al servicio de las dependencias de la Entidad los bienes que se obtienen por cualquiera de las siguientes modalidades: a) Asignacin de mercancas b) Compra de bienes c) Donacin d) Reposicin por dao, prdida o hurto e) Sobrantes de inventario f) Reposicin Tecnolgica g) Traspaso Procedimiento General: 1. Quedar establecido en las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo que los bienes devolutivos y de consumo con control, que su entrega se efectuar en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones, verificando y confrontando las especificaciones de los bienes, de acuerdo con las condiciones sealadas en los documentos arriba mencionados. 41 2. Se diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes para los bienes devolutivos y de consumo con control, el cual deber ser firmado por el servidor pblico de la Contribucin o por las personas naturales, o funcionarios de las Entidades y Organismos Nacionales e Internacionales que temporalmente presten servicios a la Entidad mediante contrato, convenio o acto administrativo, siempre y cuando se establezca la responsabilidad por el manejo y custodia de los bienes que se entreguen a su servicio. 3. El encargado de inventarios incluir los bienes que ingresen bajo esta modalidad en los inventarios de devolutivos en servicio, o si fuere del caso, en los inventarios de bienes de consumo con control especial.

4. Los bienes devolutivos y de consumo con control que se entreguen para el servicio comn de todos los funcionarios de las dependencias, estarn a cargo del jefe de dicha dependencia. a) ASIGNACIN DE MERCANCIAS Es el registro de bienes devolutivos o de consumo con control que fueron decomisados o declarados en abandono a favor de la Nacin, los cuales mediante acto administrativo se asignaron a las dependencias de la Entidad. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El Secretario General, asignar los bienes por medio de resolucin,,en la cual se especificarn las dependencias del Nivel Central y de las Administraciones que recibirn los bienes y el valor de los mismos. 2. Copia de la Resolucin se enviar para su conocimiento a la Subsecretara de Recursos Fsicos y para su trmite correspondiente al encargado de inventarios del nivel central o de la Administracin donde se recibirn los bienes. 3. El encargado de inventarios diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes, soportado con los documentos anteriormente descritos y lo har firmar por quien ser responsable del bien. Las reas de inventarios o quienes hagan las veces en las administraciones enviarn una copia de dicha constancia al rea de inventarios del nivel central. 4. El encargado de inventarios incluir los bienes en los registros de inventarios de devolutivos en servicio y enviar dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten el respectivo registro contable. 42

5. Cuando se trate de bienes usados, para el clculo de depreciacin el encargado de Inventarios o quien haga sus veces en los dems niveles tomar la vida til restante, teniendo en cuenta el estado fsico del bien, previo concepto de la dependencia competente. b) COMPRA DE BIENES Son las operaciones mercantiles a travs de las cuales la Entidad adquiere bienes mediante la celebracin de contratos (licitacin pblica, contratacin directa) y cajas menores, que de acuerdo con las condiciones del mismo, la entrega de bienes se efectuar directamente en las dependencias del Nivel Central o de las administraciones. Procedimiento: 1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, enviar copia del contrato con sus documentos soporte al encargado de la ejecucin del mismo, al encargado de Inventarios del nivel central y al rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros 2. En los procesos de adquisicin de hardware o de equipos compuestos por partes independientes se dejar establecido en el contrato el valor individual de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado, impresora, etc.), lo que permitir hacer ms fcil el manejo de inventarios, as como los posibles reemplazos de partes. 3. En los procesos de adquisicin de oficina abierta se dejar establecido en el contrato el valor de cada uno de los elementos que la integran, por ejemplo: cajoneras, porta teclados, archivadores, paneles, etc. 4. El proveedor con la presencia del encargado de la ejecucin del contrato entregar los bienes en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a especificaciones, fechas, lugar y cantidades.

5. El encargado de la ejecucin del contrato verificar y confrontar las especificaciones, fecha de entrega, cantidades, calidad, factura y si fuere del caso, el cumplido o concepto tcnico expedido por la dependencia competente, de acuerdo con las condiciones del contrato. 6. El proveedor, el encargado de la ejecucin del contrato y el jefe de la dependencia y el responsable de los bienes, firmarn la Constancia de Recibo de Bienes. 43 7. El encargado del control de ejecucin del contrato en cada administracin, enviar el original de la Constancia de Recibo de Bienes debidamente tramitada, al encargado de inventarios de su Administracin para el respectivo registro y a quien ejerce el control de ejecucin del contrato en el Nivel Central. 8. El encargado del control de ejecucin del contrato en el Nivel Central, reunir y consolidar por Administracin, las Constancias de Recibo de Bienes y junto con los del Nivel Central, los remitir al rea de Contabilidad General con la factura y dems documentos exigidos en el contrato para su correspondiente registro contable y trmite de pago. 9. El rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros trasladar los valores de los bienes correspondientes a cada cuenta principal y subalterna. 10. En las adquisiciones de bienes por el sistema de caja menor, el responsable de la misma, elaborar el cumplido para la entrega de los bienes de devolutivos y consumo con control. El cumplido junto con las copias del recibo de caja firmado por el ordenador del gasto y la factura se enviarn al rea de Inventarios o quien haga sus veces para que diligencien la Constancia de Recibo de Bienes, la cual ser firmada por el responsable del bien. Mensualmente, para tramitar el reembolso el responsable de la caja menor,

enviar a contabilidad para su registro, relacin de los bienes que se entregaron al servicio, soportada con los cumplidos y Constancia de Recibo de Bienes. c) DONACIN Es el registro de bienes que ingresan directamente al servicio de una dependencia cuando una persona natural o empresa privada, transfiere voluntaria, gratuita e irrevocablemente a favor de la Entidad, la propiedad de un bien que le pertenece, generando un incremento en el patrimonio de la Nacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los sealados para el ingreso de bienes al Almacn contemplados en el literal c) del numeral 3.2, Captulo 3 de este Manual y los siguientes: 1. Cuando los bienes sean recibidos por una dependencia de la Entidad, sin la intervencin del encargado de los inventarios, se deber comunicar a ste dentro de los 10 das hbiles siguientes al recibo de los bienes. El encargado de inventarios diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes soportado con 44 los documentos anteriormente descritos y lo har firmar por quien ser responsable del bien. 2. El encargado de inventarios incluir el bien en los registros de inventarios de bienes en servicio y enviar dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten el respectivo registro contable. 3. Cuando se trate de bienes usados, para el clculo de depreciacin el encargado de inventarios tomar la vida til restante, teniendo en cuenta el estado fsico del bien, previo concepto de la dependencia competente. d) REPOSICIN POR DAO, PRDIDA O HURTO

Es el ingreso de bienes devolutivos, que previo concepto tcnico de los funcionarios competentes o del Jefe de rea de Servicios Generales en el Nivel Central o de los Jefes de las Divisiones de Recursos Fsicos y Financieros en los dems niveles, se reciban en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daos por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. Lo anterior independientemente de las responsabilidades establecidas en la presente resolucin. La reposicin podr obedecer por reclamacin a la compaa de seguros o de vigilancia o por el propio responsable de los bienes. FUNCIONARIOS COMPETENTES PARA EMITIR CONCEPTO TECNICO PREVIO, PARA LA REPOSICION DE BIENES: Son competentes para emitir concepto tcnico, los siguientes funcionarios en el Nivel Central, y en las Administraciones quienes hagan sus veces o el funcionario servidor designado por el Administrador para tal fin: a) Para equipos o elementos de cmputo, el Jefe del rea de Administracin y Soporte Tcnico de la Oficina de Servicios Informticos. b) Para muebles de oficina abierta, aires acondicionados y plantas elctricas, el Jefe del rea de obra de Pblica e Inmuebles de la Subsecretara de Recursos Fsicos. c) Para equipos de comunicaciones (radio y telefona) el Coordinador de Radiocomunicaciones de la Secretara General. 45 d) Para partes o repuestos de vehculos, el Jefe del rea de Transportes. e) Para elementos de laboratorio, el Jefe del rea Laboratorio de la Subdireccin Tcnica Aduanera. f) El Jefe de rea de Servicios Generales en el Nivel Central o de los Jefes de las Divisiones de Recursos Fsicos y Financieros, o quienes hagan sus veces en las administraciones debern emitir concepto cuando no se requiera conocimientos especiales sobre el elemento o cuando dicha funcin no est

asignada a ninguna dependencia, ejemplo (textos, elementos de consumo con control, etc.) El funcionario competente deber emitir concepto de aceptacin de la reposicin del bien cuando el ofrecido sea de igual o superior calidad y de caractersticas semejantes. El trmino para dar concepto de aceptacin o rechazo de ofrecimiento de la reposicin ser de cinco (5) das hbiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud, y la reposicin del mismo deber hacerse dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo del concepto de aprobacin. Cuando el concepto sea negativo debe estar sustentado. Procedimiento: Adems de lo que le corresponda en los procedimientos generales se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Una vez repuesto el bien, el encargado de inventarios, con base en la aprobacin de la solicitud de reposicin, diligenciar un acta la cual debe indicar en forma detallada el nombre y descripcin del bien (perdido, daado o hurtado), el nombre del funcionario al cual le fue creada la responsabilidad y su valor. 2. Simultneamente a la elaboracin del acta, el encargado de inventarios diligenciar y har firmar la Constancia de Recibo de Bienes, con cargo al funcionario y dependencia donde se extravi el bien. 3. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro en los inventarios, enviar dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de Bienes al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para el correspondiente registro contable del nuevo bien y para que se descargue de la cuenta de responsabilidades. 46 4. En caso de que el bien sea nuevo, el valor de ingreso ser el de la factura de

compra, en caso de ser usado, el valor ser el comercial o el de un bien similar. e) SOBRANTES DE INVENTARIO Es el registro de bienes en servicio de una dependencia, que una vez realizado el inventario fsico y confrontados con la relacin de activos de la Entidad aparecen como sobrantes. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Una vez detectado el sobrante el funcionario del rea de Inventarios, realizar el cruce entre los sobrantes y faltantes resultantes del conteo fsico para determinar que es un sobrante real. 2. El encargado de inventarios y el jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles con base en la inspeccin fsica de los bienes en servicio, donde se determin el sobrante, diligenciarn el Acta de Sobrantes y la suscribir con el funcionario que posee el bien.. 3. De acuerdo con el acta de sobrantes el encargado de inventarios diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes y la har firmar por quien ser el responsable del bien. 4. El encargado de inventarios incluir los bienes sobrantes en los registros de inventarios de devolutivos en servicio y enviar dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten el respectivo registro contable. 5. El valor con el cual ingresar el bien a los inventarios de la Entidad, en caso de no encontrarse registro de bienes similares, corresponder al de un bien anlogo o al del valor comercial del bien, el cual ser establecido mediante

acta suscrita por el jefe del rea de Servicios Generales y el encargado de los inventarios del Nivel Central y en el Nivel Regional por el Administrador y por el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financiero o quien haga sus veces. 6. Para el clculo de depreciacin de los bienes sobrantes el jefe de rea de Inventarios o quien haga sus veces tendr en cuenta el tiempo que lleva en servicio el bien y el tiempo de vida til restante. 47 f) REPOSICIN TECNOLGICA El ingreso de bienes por reposicin tecnolgica se dar cuando la Entidad adquiere bienes de mejores condiciones tecnolgicas que los existentes y en el contrato de adquisicin se contempla la entrega de los bienes desactualizados como parte de pago. En los contratos se detallarn los bienes que se darn como parte de pago y se establecer su valor, as como los bienes que se recibirn de conformidad con la propuesta del contratista. Procedimiento: 1. En caso de que se establezca en las condiciones del contrato, que los bienes que se reciban en reposicin, se entregarn directamente en las dependencias del Nivel Central y de las Administraciones, adems de lo que le corresponda en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 2. El proveedor con la presencia del encargado de la ejecucin del contrato entregar los bienes a las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a fechas, lugar y cantidades. 3. El encargado de la ejecucin del contrato verificar y confrontar las especificaciones, fecha de entrega, cantidades, calidad, factura y, si fuere del caso, el cumplido o concepto tcnico expedido por la dependencia

competente, de acuerdo con las condiciones del contrato. 4. El proveedor, el encargado de la ejecucin del contrato, el encargado de inventarios y el responsable del bien, firmarn el acta de recibo de los bienes que ingresan. 5. El proveedor y el encargado de la ejecucin del contrato, elaborarn el acta de los bienes entregados al proveedor como parte de pago, la cual debe estar valorada. 6. Una vez entregados los bienes, el proveedor presentar al encargado de ejecucin del contrato, la correspondiente factura debidamente diligenciada. 7. El encargado de la ejecucin del contrato revisar la factura y tramitar ante el rea de inventarios la elaboracin de la Constancia de Recibo de Bienes. 8. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro cancelara el valor de los bienes (costo histrico y depreciacin) e incorporar el bien recibido por el valor total del contrato, tomando como base para su depreciacin la nueva vida til del bien. 48 9. El encargado de la ejecucin del contrato enviar la factura y el original de la Constancia de Recibo de Bienes y dems documentos establecidos en el contrato al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten el registro contable respectivo y se contine con el trmite para pago. 10. Cuando la reposicin se efecte por el Nivel Central y corresponda a bienes devolutivos e intangibles, el rea de Contabilidad General lo registrar y posteriormente trasladar su valor a la Administracin correspondiente. g) TRASPASO Es el registro de bienes devolutivos entregados directamente en las dependencias de la Entidad, provenientes de otras Entidades Pblicas, sin ninguna contraprestacin y transfiriendo a su vez el dominio.

El traspaso de bienes se tratar como una operacin interinstitucional, teniendo en cuenta que no genera un incremento o disminucin del patrimonio de la Nacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Los documentos soporte del ingreso sern: Aceptacin suscrita por el Director General de la Entidad o quien l delegue, Acto administrativo proferido por la Entidad que transfiere los bienes y Acta de Entrega y Recibo suscrita por la Entidad que traspasa y por el encargado de inventarios. 2. El valor del ingreso de los bienes ser igual al que figure en el acto administrativo de traspaso. 3. El encargado de inventarios diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes soportado con los documentos anteriormente descritos y lo har firmar de quien ser responsable del bien. 4. El encargado de inventarios incluir el bien en los registros de inventarios de devolutivos en servicio y enviar dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten el respectivo registro contable. 5. Cuando se trate de bienes usados, para el clculo de depreciacin el jefe de rea de Inventarios o quien haga sus veces tomar la vida til restante, 49 teniendo en cuenta el estado fsico del bien, previo concepto de la dependencia competente. 4.2 REGISTRO Y CONTROL DE BIENES EN SERVICIO. El registro de los bienes en servicio tendr la siguiente informacin bsica: Apellidos y nombres completos del responsable. Nmero de cdula

 Nombre y cdigo de la dependencia Nmero de placa de identificacin de bienes Descripcin detallada de cada bien, incluyendo seriales cuando haya lugar. Valor histrico de cada bien. Valor total de inventario a cargo. El encargado de Inventarios, para efectos contables, llevar el registro individual de los bienes en servicio, el cual contendr: Valor histrico Vida til del bien. Nmero de cuotas depreciadas. Depreciacin del mes. Depreciacin Acumulada. El encargado de Inventarios llevar carpeta individual para cada responsable de bienes en servicio, (devolutivos y de consumo con control) en la cual se archivarn todos los documentos soporte de los movimientos de inventarios. 4.3 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS Ingresados los bienes directamente al servicio por cualquiera de las modalidades sealadas en el numeral 4.1 del presente Captulo, se pueden presentar los movimientos que a continuacin se relacionan, para lo cual se requiere del visto bueno del jefe de la dependencia respectiva: a) Entrega de bienes a un funcionario b) Traslado de bienes en servicio c) Remesa de bienes en servicio d) Dao o destruccin. e) Prdida o Hurto. f) Reposicin Tecnolgica g) Traspaso de bienes en servicio h) Reintegro de bienes al almacn

50 i) Reclasificacin de bienes en servicio para comercializar. a) ENTREGA DE BIENES A UN FUNCIONARIO El registro en inventarios se produce cuando el Almacenista, proveedor o un tercero, entregue bienes a un funcionario quien se har responsable de acuerdo con los procedimientos establecidos. b) TRASLADO DE BIENES EN SERVICIO Hay traslado de bienes en servicio cuando se presenta cambio de funcionario responsable de bienes dentro de una misma o diferente dependencia, ya sea por entrega parcial o total de bienes. Cuando al funcionario responsable de bienes se retire del servicio, sea ubicado en otra dependencia, se le conceda licencia o comisin remunerada o no remunerada, en este ltimo caso superior a 60 das, har entrega mediante inventario de todos los bienes que tiene bajo su responsabilidad al jefe inmediato o a quien l designe. En caso de ausencia definitiva del funcionario responsable de bienes, la entrega del inventario estar a cargo del jefe inmediato. Procedimiento: 1. El funcionario responsable de bienes que sea ubicado en otra dependencia, tendr diez (10) das hbiles a partir de la comunicacin para entregar los bienes a su cargo, o tres (3) das hbiles en caso de retiro, licencia o comisin. 2. El jefe inmediato designar el funcionario que recibir los bienes de un funcionario que ha sido ubicado en otra dependencia o se ha retirado del servicio dentro del trmino establecido en el numeral anterior, de no hacerlo los bienes sern registrados en el inventario del respectivo Jefe. 3. El funcionario que entregue bienes a su cargo, diligenciar la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes en Servicio. En este formato se relacionar el nombre, cdula y dependencia tanto del funcionario que entrega como del que recibe, la descripcin, identificacin de inventarios, cdigo, valor unitario y total del bien.

Esta informacin deber coincidir con los reportes de inventarios. 4. Con el visto bueno del jefe de la dependencia, firma y nmero de cdula del responsable que entrega y del que recibe, remitir el documento al encargado de Inventarios para lo de su competencia. 51 5. El traslado de bienes se legalizar con el registro en el rea de inventarios o quien haga sus veces. 6. El encargado de Inventarios entregar copia del formato legalizado a quienes intervinieron en la entrega y recibo. 7. Los traslados de bienes en servicio que no cumplan con estos requisitos, carecern de validez y seguirn registrados a cargo del funcionario a quien figure en los inventarios de la entidad. 8. Para el traslado de bienes de cmputo e informticos, se requiere del concepto tcnico del jefe del rea de Administracin y Soporte Tcnico de la Oficina de Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, el cual ser rendido dentro de los 5 das hbiles siguientes a la radicacin de la solicitud, que se anexar a la Orden de Traslado de Bienes en Servicio. 9. Para el traslado de vehculos se diligenciar la Ficha Tcnica del Vehculo, por parte del rea de Transportes del Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, el cual se anexar a la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes en Servicio. c) REMESA DE BIENES EN SERVICIO Es el traslado de bienes en servicio, de las dependencias del Nivel Central a las dependencias de las administraciones o viceversa y, entre dependencias de diferentes administraciones. Se realizar por solicitud escrita del jefe de la dependencia en el Nivel Central, el Director Regional o el Administrador en los dems niveles. La solicitud indicar descripcin, cantidad de bienes requeridos,

nombre y nmero de cdula de quien ser el responsable de bienes. Procedimiento: 1. Con base en la solicitud, el funcionario que tenga a cargo los bienes en servicio objeto del traslado, diligenciar la Remesa de Bienes en Servicio, suministrado por el encargado de inventarios. 2. El funcionario responsable enviar la Remesa de Bienes en Servicio, debidamente diligenciado al encargado de inventarios. El encargado de inventarios liquidar a la fecha la depreciacin acumulada, porcentaje de depreciacin, vida til y nmero de cuotas depreciadas de los bienes a trasladar. 3. Para el caso de los bienes de cmputo e informticos, la remesa requiere del diligenciamiento del concepto tcnico del jefe del rea de Administracin y 52 Soporte Tcnico de la Oficina de Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, el cual se anexar a la Remesa de Bienes en Servicio. El concepto debe especificar claramente si el equipo es susceptible de redistribuir o asignar a otra entidad segn los programas establecidos por el Gobierno, o dar de baja segn el caso. 4. Para el caso de vehculos la remesa requiere del diligenciamiento de la Ficha Tcnica, por parte del jefe del rea de Transportes en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, el cual se anexar al formato de Remesa de Bienes en Servicio. 5. El encargado de inventarios informar el envo de los bienes al rea de Seguros del Nivel Central y remitir con los bienes, El original y copia de la Remesa de Bienes en Servicio. 6. El encargado de inventarios de la dependencia destinataria, har firmar la Remesa de Bienes en Servicio, por el funcionario que los recibe, proceder a incluirlos en los registros de inventarios a cargo del nuevo responsable y

enviar original del documento al encargado de inventarios remitente y copia a contabilidad para el registro respectivo. 7. Los encargados de inventarios llevarn un control de las legalizaciones de las remesas, archivarn copia del formato en el consecutivo y en la carpeta de los funcionarios responsables de bienes que entrega y recibe. d) DAO O DESTRUCCIN DE BIENES EN SERVICIO Este movimiento de inventarios se genera cuando se produce un dao de los bienes en servicio por desastre natural o siniestro, para lo cual se tendr en cuenta lo siguiente. Procedimiento: 1. El funcionario responsable elaborar un informe en donde se especifique puntualmente cul fue el factor determinante del dao o destruccin, la descripcin de los bienes daados o destruidos de conformidad con el registro de inventarios. Dicho informe debe ser firmado adems por el jefe inmediato y enviarlo al rea de Inventarios o quien haga sus veces, para darlos de baja mediante resolucin motivada, la cual ser proyectada por el rea de Servicios Generales o quien haga sus veces en el nivel regional, de acuerdo con las facultades establecidas mediante resolucin de delegacin. 2. El encargado de inventarios descargar de sus registros los valores de los bienes, teniendo como soporte el informe y la Resolucin de Baja por Destruccin y los enviar a contabilidad para su respectivo registro contable. 53 3. El encargado de inventarios enviar al rea de Seguros, copia del informe y de la resolucin de Baja por Destruccin, para que adelante ante la compaa de seguros la reclamacin correspondiente. 4. Para el caso de daos de bienes en depsito como consecuencia de desastre natural y siniestro, el Almacenista seguir el procedimiento anteriormente descrito.

e) PERDIDA O HURTO DE BIENES EN SERVICIO Sucede cuando en las dependencias de la Entidad se produce prdida o hurto de un bien. Procedimiento: 1. El responsable a cuyo cargo figure el bien, una vez ocurrido o detectado el hecho, deber presentar la correspondiente denuncia ante autoridad competente e informar al jefe inmediato para que procedan a levantar un acta donde se relacionen los hechos ocurridos. Copia de la denuncia y del acta se enviarn al encargado de inventarios. Si el bien perdido o hurtado corresponde a equipos informticos, vehculos o armamento, radios de comunicacin informar adems a los jefes de Informtica, Radiocomunicaciones, Transportes y Seguridad en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles. 2. El encargado de inventarios con base en la denuncia, registrar el egreso por prdida o hurtado a nombre del responsable, junto con la depreciacin acumulada y lo reportar al rea de Contabilidad General del Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles para que se efecte el correspondiente registro contable. 3. El encargado de inventarios comunicar al jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que realice el trmite de reclamo ante la compaa de seguros o ante la empresa de vigilancia y seguridad de las instalaciones fsicas de la Entidad. 4. El encargado de inventarios comunicar por escrito la prdida o hurto del bien a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles para que se adelante la investigacin respectiva. 5. El funcionario responsable podr reponer el bien por otro de las mismas o

superiores caractersticas del bien extraviado, previa autorizacin del jefe del rea de Servicios Generales y el Jefe del rea de Inventarios en el Nivel Central, y en el Nivel Regional por el Administrador y el Jefe del rea 54 de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces, soportado en el concepto tcnico emitido por el rea competente, si es del caso. 6. El encargado de inventarios diligenciar el acta de Reposicin del Bien, indicando las caractersticas y el valor. El acta ser firmada en el Nivel Central por el Jefe del rea de Servicios Generales, el encargado de inventarios y el responsable del bien; en las administraciones, por los Jefes de rea de Recursos Fsicos y Financieros, el encargado de inventarios y el responsable del bien. 7. El encargado de inventarios con base en el acta de Reposicin, diligenciar simultneamente la Constancia de Recibo de Bienes en Servicio, con cargo al funcionario y dependencia que reciba el bien. 8. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro, enviar la Constancia de Recibo de Bienes en Servicio, al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles para que descargue de la cuenta de Responsabilidades en Proceso el valor del bien extraviado e incorpore el bien en los activos de la Entidad. 9. Si el responsable desea cubrir el valor comercial del bien objeto de prdida, consignar la suma establecida por el Jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o los Jefes de rea de Recursos Fsicos y Financieros en los dems niveles, en la cuenta bancaria que indique el rea de Tesorera del Nivel Central. 10. El encargado de inventarios enviar a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias del Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, un informe sobre la reposicin del bien extraviado, adjuntando

copia del acta de Reposicin del Bien y/o de la indemnizacin en dinero. Igualmente cuando la reposicin la efecta la Compaa de Seguros o de Vigilancia. 11. La reposicin del bien, surtir nicamente efectos contables, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y penales a que haya lugar. 12. El valor de la cuenta Responsabilidades en Proceso se descargar nicamente mediante reposicin del bien o a travs de fallo sin responsabilidad fiscal proferido por la Contralora General de la Repblica. 13. La Entidad deber adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar respecto de las Responsabilidades en Proceso, sin perjuicio de las acciones de Responsabilidad Fiscal que en cualquier momento asuma la Contralora General de la Repblica. f) REPOSICION TECNOLOGICA La salida de bienes en servicio por reposicin tecnolgica se dar cuando en el contrato de adquisicin se estipule como parte de pago, la entrega de bienes desactualizados y se adquieran bienes de mejores condiciones tecnolgicas que los existentes. 55 En los contratos se detallarn los bienes que se darn como parte de pago y se establecer su valor, as como los bienes que se recibirn de conformidad con la propuesta del contratista. Procedimiento: 1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles enviar al encargado de inventarios copia del contrato de Reposicin Tecnolgica. 2. El encargado de inventarios diligenciar el Movimiento de Bienes en Servicio, el cual contendr nombre del responsable, cdula, dependencia, descripcin, cantidad, valor histrico, depreciacin acumulada, porcentaje de

depreciacin, vida til, nmero de cuotas depreciadas de los bienes objeto de reposicin y lo har firmar por el responsable. 3. De acuerdo con lo establecido en el contrato de Reposicin Tecnolgica, la entrega de los bienes se realizar mediante acta de Entrega y Recibo suscrita en el Nivel Central por el Subsecretario de Recursos Fsicos o su delegado, el jefe del rea de Inventarios, el responsable, el encargado de ejercer el control de ejecucin al contrato y el contratista; en las administraciones por el administrador y el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces, el encargado de inventarios, el responsable, el encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato y el contratista. 4. El encargado de inventarios, con base en el original del Movimiento de Bienes en Servicio, el acta de Entrega y Recibo y, copia del contrato, descargar los bienes objeto de entrega de los registros de inventarios e incorporar los nuevos bienes a los inventarios de los responsables. 5. El encargado de inventarios enviar copia del Movimiento de Bienes en Servicio y el acta de Entrega y Recibo, al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten en el mismo documento el registro contable respectivo. 6. El encargado de inventarios archivar en el consecutivo y en la carpeta del responsable, copia del Movimiento de Bienes en Servicio y del acta de Entrega y Recibo. 7. Si el contrato es celebrado en el Nivel Central y en l se contempla que la entrega fsica de los bienes en servicio se efectuar en las administraciones, el encargado de inventarios en las Direcciones Regionales o Administraciones, seguir los procedimientos establecidos para la entrega por Reposicin Tecnolgica y enviar un informe con copia del acta de Entrega y Recibo y del Movimiento de Bienes en Servicio al rea de Contabilidad

56 General, y al encargado de inventarios en el Nivel Central, para el respectivo seguimiento y control de la entrega. En este caso el rea de Contabilidad General lo registrar y posteriormente lo trasladar a la Administracin correspondiente para su respectivo registro contable. 8. Cuando el contrato de Reposicin Tecnolgica se suscriba en el Nivel Central, y en l se estipule como parte de pago la entrega en el nivel central de bienes al servicio de las administraciones, stas seguirn los procedimientos establecidos para la Remesa de Bienes en Servicio. 9. Una vez recibida la remesa, el encargado de inventarios en el Nivel Central, registrar los bienes en los inventarios y efectuar los procedimientos establecidos para la entrega por Reposicin Tecnolgica. g) TRASPASO DE BIENES EN SERVICIO Es la salida de bienes en servicio para entregar a otra Entidad Pblica, ya sea del orden nacional, departamental, distrital o municipal, sin ninguna contraprestacin, transfiriendo a su vez el dominio. El traspaso de bienes deber tratarse como una operacin interinstitucional teniendo en cuenta que no generan un incremento o disminucin del patrimonio de la Nacin. Procedimiento: 1. Solicitud dirigida al Director General de la Entidad, suscrita por el Representante Legal o por quien tenga la competencia de las entidades pblicas del orden nacional, distrital, departamental o municipal, o por quien tenga la representacin en las seccionales o regionales de la Entidad que requiera los bienes. 2. Constancia de no requerimiento en la Entidad, del bien objeto de traspaso, firmada por el jefe del rea que tenga el bien a cargo. 3. Resolucin que autorice el traspaso expedida por el Director General o quien l delegue, indicando la cantidad, descripcin y valor en inventarios

debidamente agrupados, de los bienes objeto del traspaso, indicando si los bienes sern entregados y descargados de los inventarios de bienes en servicio del Nivel Central, Direccin Regional o Administraciones. 4. El encargado de inventarios, con base en la resolucin de traspaso, elaborar el acta de Entrega de los Bienes. El acta de Entrega ser firmada por el encargado de inventarios, el delegado de la Entidad que recibe, el responsable del bien y los jefes inmediatos. 57 5. El encargado de inventarios, con base en el acta de Entrega, diligenciar el formato de Movimiento de Bienes en Servicio, indicando descripcin, cantidad, valor histrico, ajuste por inflacin al bien y a la depreciacin, es acumuladas, porcentaje de depreciacin, vida til y nmero de cuotas depreciadas de los bienes objeto de traspaso y la har firmar por el responsable. 6. El encargado de inventarios descargar los bienes de los registros de inventarios de responsables y de bienes en servicio, teniendo como soporte el original del Formato de Movimiento de Bienes en Servicio, el acta de Entrega y la resolucin. 7. El encargado de inventarios enviar copia del formato de Movimiento de Bienes en Servicio y el acta de Entrega, a la Divisin de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten en el mismo documento el registro contable respectivo. 8. El encargado de inventarios archivar en el consecutivo y en la carpeta del responsable, copias del formato de Movimiento de Bienes y del acta de Entrega. h) REINTEGRO DE BIENES AL ALMACEN Consiste en la devolucin al Almacn de los bienes en servicio que las dependencias de la Entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones. Procedimiento:

1. El responsable que no requiera determinados bienes para su uso, diligenciar con el visto bueno del jefe inmediato la Solicitud de Reintegro y lo enviar al encargado de inventarios para que verifique que los bienes relacionados en el formato corresponden al inventario del responsable. 2. Requiere concepto tcnico del rea competente, entre otros, los siguientes bienes: De cmputo e informticos, vehculos, elementos de seguridad industrial, elementos de oficina abierta, plantas elctricas, aires acondicionados, condensadores y equipos hidromecnicos. Los vehculos requieren adems anexar la respectiva Ficha Tcnica. 3. Una vez verificada por inventarios la Solicitud de reintegro, ser enviada al almacenista para que se coordine el recibo de los bienes con los responsables. 4. El almacenista recibir los bienes, verificar si son servibles o inservibles, proceder a clasificarlos segn sus caractersticas, estado y cantidades, y los registrar en la Cuenta Depsito Almacn y devolver el formato a inventarios una vez lo haya suscrito. 58 5. El encargado de Inventarios efectuar el cambio del funcionario responsable de bienes en servicio a la cuenta Depsito Almacn, en los registros de inventarios, una vez reciba la solicitud de reintegro debidamente diligenciada. i) RECLASIFICACION DE BIENES EN SERVICIO PARA COMERCIALIZAR. Es el registro de la salida de bienes en servicio que han sido reclasificados con el fin de comercializarlos por inservibles u obsoletos o que no requiere la Entidad para su uso o servicio. Se proceder de acuerdo a lo establecido en el captulo 5 sobre Reclasificacin o Baja de Bienes. 4.4 LEVANTANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS La Entidad realizar por lo menos una vez al ao el levantamiento fsico del inventario de elementos que los funcionarios tienen bajo su responsabilidad.

Procedimiento. El rea de Inventarios del Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles, llevarn a cabo el siguiente procedimiento: 1. Imprimir los inventarios consultando el aplicativo ALINV10 en la siguiente ruta: Devolutivos Inventario, Inventario -por dependencia por Devolutivo, Inventario Reportes, Inventario por Dependencia. 2. Verificar que los funcionarios con inventario a cargo se encuentren ubicados en dicha dependencia. 3. Establecer un cronograma de visita a cada dependencia, para la verificacin de los bienes a cargo de cada funcionario. El jefe de cada dependencia designar un funcionario para que en coordinacin con el funcionario encargado de inventarios realicen la toma fsica de los bienes al servicio de dicha dependencia. 4. Clasificar los inventarios uno a uno por funcionario. 5. Constatar los elementos fsicos con el inventario documental, revisando nmero de placa, descripcin, marca y dems caractersticas descritas en el mismo. 6. En el evento que se encuentren inconsistencias en la descripcin o seriales, el funcionario de Inventarios proceder a hacer la modificacin de los registros e imprimir el nuevo listado para firma del responsable. 59 7. De existir concordancia entre el inventario fsico y el documental, el funcionario responsable deber firmar de conformidad. 8. Requerir a los funcionarios reubicados en otra dependencia que no hayan legalizado los traslados de inventarios respectivos, para que procedan a legalizarlo. 9. De presentarse faltantes en los inventarios de un funcionario, se dejar constancia en el documento impreso suscrito por el funcionario responsable

de los elementos, el funcionario encargado de Inventarios y el Jefe de la Dependencia. 10. Realizados los cruces con otros inventarios y de no encontrarse el bien, se elaborar Acta de Faltantes suscrita por el encargado de inventarios y por el Jefe de la Divisin de Recursos Fsicos y Financieros o por quien haga sus veces y se continuar con los procedimientos establecidos en el Literal e) del numeral 4.3. del presente manual. 11. Elaborar registro de baja del inventario con fundamento en el Acta de Faltantes e informar en la cuenta del respectivo mes al rea de Contabilidad para el registro de Responsabilidades en Proceso y a Investigaciones Disciplinarias o quien haga sus veces para lo pertinente. 12. De presentarse sobrantes en la dependencia, se diligenciar Acta de Sobrantes y la Orden de Traslado de Bienes en Servicio para registrarlo a nombre del funcionario que est utilizando el bien; dicha solicitud de traslado debe ser firmada por el funcionario que tiene el bien en servicio, por el encargado de Inventarios y por el Jefe de la dependencia. Para el valor del bien sobrante se tomar como referencia el valor de elementos similares en los inventarios. 13. Si al efectuar el levantamiento fsico del inventario se clasific un elemento como sobrante que posteriormente se encontr registrado en el inventario de otro funcionario como faltante, se habilitar como un Traslado de Bienes el Acta de Sobrantes suscrita. 14. Si el funcionario que tiene en servicio un bien se niega a firmar el inventario individual, se informar tal situacin al jefe inmediato para que asigne el elemento a otro funcionario, de requerirlo la dependencia o para que indique si se traslada el elemento al Almacn para su reclasificacin. Cuando se asigne el elemento a un nuevo responsable ser necesario diligenciar el formato de Traslado de Bienes suscrito por ste y por el jefe de la

dependencia. 15. Culminados los pasos anteriores, si resultare un sobrante real se suscribir el acta de sobrantes por los funcionarios que intervinieron en el levantamiento de 60 inventarios; con dicha acta se ingresar el elemento a los inventarios de la Entidad. 16. Para los bienes que estn en mal estado se diligenciar el reintegro con destino al Almacn para su reclasificacin. 17. Archivar en las carpetas individuales de inventarios por funcionario, los listados de inventarios actualizados y dems documentos legalizados. 18. El encargado del Almacn en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, efectuar una vez al ao un inventario fsico a los bienes en depsito almacn, verificar con los registros de Kardex y elaborar las actas de faltantes y sobrantes, si fuere del caso. 19. Cuando se practiquen inventarios fsicos de bienes en depsito y devolutivos en servicio, y se encuentren simultneamente bienes faltantes y sobrantes, se podrn hacer compensaciones de faltantes con sobrantes, siempre que su similitud en cuanto apariencia, clase, y naturaleza puedan haber dado lugar a confusin en el recibo o entrega de bienes. 20.Los jefes de los reas de Almacn y de Inventarios en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles, con base en las actas de sobrantes y faltantes, solicitarn al Jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central, o quien haga sus veces en los dems niveles, la autorizacin de compensacin. 21.Una vez autorizada la compensacin de los bienes, se legalizar diligenciando los formatos respectivos. El encargado de inventarios y almacn en el nivel central o quienes hagan sus veces en los dems niveles actualizarn los registros con base en los formatos diligenciados, incluyendo el inventario del

responsable. 22.Si efectuadas las compensaciones siguieren faltantes, se contabilizarn los valores de los bienes en la cuenta Responsabilidades en Proceso a cargo del almacenista o responsables de su custodia, y se enviar un informe al rea de investigaciones disciplinarias en el nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles. 4.5 CONSOLIDACIN DE INVENTARIOS DEL NIVEL NACIONAL 1. La consolidacin de los inventarios para efectos del cierre contable anual, ser realizado por los encargados de Almacn e Inventarios en el nivel central y por el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quienes han sus veces en los dems niveles con corte a 31 de Diciembre, de los bienes muebles en depsito, muebles en servicio o intangibles, debidamente detallados y valorizados, y lo remitirn al rea de Contabilidad General del 61 nivel central, dentro de los primeros quince das del mes de enero del ao siguiente. 2. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles en el Nivel Central, enviar anualmente para el cierre de la vigencia, la relacin detallada y valorizada de los bienes inmuebles al rea de Contabilidad General del nivel central, dentro de los primeros quince das del mes de enero del ao siguiente. 4.6 INFORMES Y RENDICION DE CUENTAS El Almacenista y el encargado de inventarios rendirn para el debido registro contable, los informes y cuentas que correspondan al movimiento y manejo de bienes, en las fechas y plazos sealados en la programacin financiera. Los siguientes informes se rendirn al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles: 1. Relaciones mensuales de ingresos y egresos soportadas con las copias de las Entradas y Salidas de Almacn y los registros contables originados por los

movimientos de almacn. 2. Reporte de movimientos de bienes en servicio con valores histricos, depreciacin acumulada, debidamente establecidos por reas de inventario y cuentas contables. 3. Cuadro Mensual de Movimiento de Bienes por reas de Inventarios. 4.7 CONCILIACIN CONTABLE. El rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, conciliarn mensualmente los saldos registrados en cada una de las cuentas del balance de los bienes en depsito, en servicio, mercancas en existencia e intangibles, con los registros reportados por el almacenista y el encargado de inventarios. 4.8 REQUISITOS PARA PAGO POR COMPRA DE BIENES: Adems de lo que se establezca en el contrato, para el pago por compra de bienes, se tendrn en cuenta los siguientes requisitos: 1. Una vez entregados los bienes, el proveedor presentar al encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato, la correspondiente factura. 2. El encargado del control de ejecucin del contrato, revisar la factura y tramitar ante el rea de Inventarios la elaboracin de la Constancia de Recibo de Bienes. 62 3. El encargado del control de ejecucin del contrato enviar la factura, junto con el cumplido, el original de la Constancia de Recibo de Bienes y dems documentos establecidos en el contrato al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecte el registro contable. 4. Cuando se trate de bienes devolutivos, incluidos en stos los intangibles o inmuebles por destinacin, comprados por el Nivel Central, el rea de Contabilidad General registrar el valor total de la compra y trasladar los

valores correspondientes a cada Administracin. CAPITULO 5 SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES 5.1 ENTREGA DE BIENES A TERCEROS PARA COMERCIALIZAR Son bienes que adquiere la Entidad con la finalidad de ser comercializados y que de acuerdo con las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, su entrega se efecta directamente a terceros, para la custodia, almacenamiento y venta. Procedimiento: 1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, una vez suscritos los contratos de compra-venta y consignacin, enviar copia de los mismos al rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial y al rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros. 2. El jefe del rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros efectuar los registros contables respectivos. 3. El jefe del rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial, efectuar el control a la ejecucin de los contratos de compraventa y consignacin de los bienes. 4. Los terceros respondern por la consignacin, custodia, almacenamiento y venta de los bienes. 5. De acuerdo con la forma de pago establecida en el contrato, el rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial, remitir al rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros el informe consolidado de los bienes comercializados y del saldo de mercancas en consignacin que se encuentran en poder de terceros. 63 6. Cuando existan devoluciones de mercancas en consignacin por parte de terceros, se tendr en cuenta lo establecido en los procedimientos de ingreso

de bienes al Almacn. 7. Cuando en el contrato se contemple la distribucin gratuita a travs de terceros, de un porcentaje de formularios y cartillas para los contribuyentes o usuarios, el encargado de efectuar el control de ejecucin del contrato elaborar el acta de recibo y entrega al tercero, realizar la distribucin y enviar el acta al rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros para su respectivo registro. ELEMENTOS DE DESECHO Son aquellos elementos usados que han sido reemplazados por su condicin de inservibles u obsolescencia o que han resultado de las remodelaciones de obras, y que no hacen parte de los inventarios de la Entidad, tales como llantas, bateras, repuestos de vehculos y equipos de sistemas elctricos, electrnicos o mecnicos. Para la destruccin o comercializacin de estos elementos se levantar acta firmada por el encargo del Almacn y el jefe del rea de Servicios Generales o de Comercializacin, segn el caso en el nivel central y por el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los dems niveles. 5.3 DESAGREGACION DE BIENES Es la separacin de las partes componentes de los bienes en servicio o en bodega, que se encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad. La desagregacin de los bienes se realizar siempre que se requiera efectuar cambios en su conformacin. En el evento de requerirse un cambio en un equipo de cmputo ya sea por reemplazo, reposicin, prdida o dao, sustitucin por cambios o actualizaciones tecnolgicas, y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los porcentajes que se aplicarn en la desagregacin, sern los siguientes: CPU 85% MONITOR 10% TECLADO 3%

MOUSE 2% En los dems bienes, para determinar el valor porcentual de las partes que los componen, la desagregacin se har a prorrata con base en el precio total del bien y teniendo en cuenta los precios de mercado de las partes que lo componen o el valor por compras realizadas de bienes similares. 64 Procedimiento: El encargado de inventarios, desagregar el costo histrico y depreciacin acumulada, en los porcentajes mencionados. 1. El encargado de inventarios, diligenciar el acta de desagregacin, relacionando el nombre del responsable, nmero de cdula, dependencia a la que pertenece, descripcin del bien, nmero de identificacin de inventarios, valor histrico, costo ajustado y depreciacin acumulada. Igualmente deber relacionarse los valores de cada una de las partes desagregadas, la cual ser firmada en el Nivel Central por el funcionario responsable del bien en servicio y el encargado de inventarios; en los dems niveles por el funcionario responsable del bien en servicio, el encargado de inventarios y el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces. 2. El encargado de inventarios efectuar las modificaciones en los registros de inventarios con base en los documentos anteriormente relacionados. Para el caso de equipos de cmputo se enviar copia del acta a la Oficina de Servicios Informticos o quien haga sus veces en los dems niveles. 3. Para el caso de los bienes en bodega se seguir los pasos anteriores, teniendo en cuenta que el acta de desagregacin ser firmada por el almacenista y el Jefe del rea de Servicios Generales o quien haga sus veces en los dems niveles. 5.4 TRANSFORMACION DE EQUIPOS INFORMATICOS Es la separacin de las partes que componen los equipos informticos tanto en

servicio como en bodega, con el fin de habilitar nuevos equipos. La transformacin de equipos informticos requiere concepto previo y favorable de la Oficina de Servicios Informticos en el Nivel central o quien haga sus veces en los dems niveles. Procedimiento: 1. Cuando el equipo informtico objeto de la transformacin se encuentre en servicio, se trasladar a la Oficina de Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, mediante a Solicitud y Traslado de Bienes en Servicio, indicando el costo histrico, depreciacin acumulada y el ajuste por inflacin al bien y a la depreciacin, descargndolo del inventario del responsable. 2. El encargado de inventarios enviar la Solicitud y Traslado de Bienes en Servicio debidamente tramitado a contabilidad para efectuar el registro en la cuenta que establezca el plan General de Contabilidad Pblica, previa 65 cancelacin de los ajustes por inflacin tanto del bien como de la depreciacin. 3. Una vez efectuado el traslado del equipo informtico a la Oficina de Servicios Informticos, este no ser objeto de depreciacin ni ajustes por inflacin, sin embargo, el encargado de inventarios seguir llevando el control en la cuenta que indique El rea de Contabilidad de la Subsecretara de Recursos Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles. 4. El encargado de inventarios o su delegado, el jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, suscribirn el acta de Desagregacin de Bienes, en la que sealarn los valores y porcentajes asignados a cada parte. 5. En caso de requerir partes nuevas para poner en funcionamiento este equipo informtico, su valor ser adicionado al bien resultante de la desagregacin.

6. Una vez desagregados los equipos informticos y determinadas las partes a reutilizar se conformar el bien que se dar al servicio, elaborando un acta en la que intervendrn los mismos funcionarios sealados en el numeral cuatro, la cual contendr los valores y porcentajes asignados a cada parte del bien, su valor global y vida til, e indicarn los valores de las partes no utilizadas en la transformacin. 7. Realizados los pasos anteriores, el encargado de inventarios diligenciar la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes en Servicio a cargo del responsable del bien, teniendo como soporte el acta de conformacin del nuevo equipo informtico y lo registrar en los inventarios de bienes devolutivos en servicio. 8. El encargado de inventarios enviar copia de la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes en Servicio debidamente diligenciado y del acta de Desagregacin a El rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles, para su respectivo registro contable. 9. Las partes de los equipos informticos objeto de transformacin que no fueron utilizadas, sern objeto de comercializacin o destruccin, de acuerdo con los procedimientos establecidos para cada uno de esos procesos. 10. Cuando el equipo informtico objeto de transformacin se encuentre en depsito, el almacenista previo diligenciamiento de la correspondiente Salida de Bienes del Almacn, realizar los pasos establecidos en los numerales 3 al 9 anteriores. 5.5 REEMPLAZO DE PARTES DE EQUIPOS O BIENES EN GARANTIA O EN MANTENIMIENTO 66 Cuando los contratos de compra o mantenimiento contemplen cambio de partes de bienes por garanta o mantenimiento, se tendr en cuenta lo siguiente: 1. Para el caso de los equipos de cmputo se requerir concepto previo de la

Oficina de Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles. 2. Para los dems bienes el concepto previo lo dar el jefe de la dependencia respectiva o el encargado del control de la ejecucin del contrato. 3. El encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato conjuntamente con el funcionario responsable del bien y el contratista suscribirn un acta de reemplazo de partes, en la cual se relacionar el nombre del funcionario responsable del bien, nmero de cdula, dependencia, descripcin y las especificaciones del componente del bien que se va a cambiar, el nmero de la serie y marca por el cual se reemplazar. 4. El encargado de inventarios efectuar las modificaciones en los registros de inventarios con base en el acta de Reemplazo de Bienes. 5. Los elementos reemplazados sern entregados al Almacenista o quien haga sus veces por el encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato, para ser destruidos para lo cual se levantar un acta firmada por el almacenista y el jefe del rea de Servicios Generales o quien haga sus veces en el nivel regional. 5.6 SEGUROS DE BIENES Con el fin de que todos los bienes de la Entidad estn debidamente amparados por las diferentes plizas que conforman el programa de seguros, los encargados de Almacn e Inventarios en el Nivel Central y los jefes de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en el nivel regional, tendrn en cuenta el siguiente procedimiento para asegurar, actualizar y hacer efectivas las plizas. Procedimiento: 1. Enviar dentro de los cinco primeros das de cada mes a Servicios Generales, los formatos establecidos para el reporte de bienes a asegurar, elaborado para tal fin por esta Divisin. 2. Cuando se transporten mercancas o valores se debe enviar quincenalmente al

rea de Servicios Generales del Nivel Central, el formato de reporte para incluir en la pliza de transportes, con el fin de garantizar que los bienes de la Entidad, durante el tiempo que dure su traslado, estn debidamente amparados. 67 3. El Jefe del rea de Transportes del Nivel Central informar oportunamente a Servicios Generales las inclusiones, exclusiones y modificaciones de las plizas de automviles y seguro obligatorio en accidentes de trnsito (SOAT) de acuerdo con las novedades que se presenten. 4. El rea de Servicios Generales del Nivel Central actualizar y tramitar las reclamaciones a que haya lugar respecto de los bienes de propiedad de la Entidad y aquellos que estn bajo su responsabilidad de acuerdo con la informacin y actualizacin de la misma, suministrada por las dependencias del nivel central y nivel regional. RECLAMACIN DEL SINIESTRO: 1. BIENES MUEBLES E INMUEBLES Cuando se presente un siniestro que afecte los bienes muebles e inmuebles de la Entidad, el Jefe del rea de Servicios Generales para el caso de los muebles y el jefe del rea de Obra Pblica para el caso de los inmuebles, en el nivel central y los Jefes del rea de Recursos Fsicos y Financieros en los dems niveles, enviarn un informe escrito al rea de Seguros, en forma inmediata al conocimiento del hecho, soportado con la siguiente documentacin: Informe escrito del funcionario responsable de los bienes Copia de la correspondiente denuncia en el caso de hurto Fotocopia del documento de ingreso al Almacn o del inventario donde figura el bien siniestrado En caso de hurto, el informe de la empresa que presta el servicio de vigilancia en el lugar del siniestro En caso de daos en equipos por descarga elctrica, corto circuito o sobre

voltaje, el concepto tcnico del funcionario competente Dos cotizaciones de reparacin o reposicin de los bienes afectados 2. VEHICULOS En caso de siniestro el Jefe del rea de Transportes en el Nivel Central, el Jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros en los dems niveles, reportarn el siniestro a la Compaa de Seguros en la correspondiente ciudad y velarn porque la reparacin sea efectuada con los mejores estndares de calidad. En los casos de prdida total por hurto o por dao de vehculos del Nivel Central, el Jefe del rea de Transportes comunicar en forma inmediata el siniestro al rea de Seguros; para los vehculos de las administraciones, el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces comunicarn adems al Jefe del rea de Transportes, anexando los siguientes documentos para la legalizacin del siniestro: 68 Formulario de traspaso debidamente diligenciado Copia de la denuncia en caso de hurto El seguro obligatorio en accidentes de trnsito (SOAT) Fotocopia de los documentos del conductor (cdula de ciudadana y Licencia de conduccin) Informe del conductor sobre los hechos Copia de la declaracin del pago del impuesto del vehculo El Jefe del rea de Transportes en el Nivel Central y el Jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros debe diligenciar y enviar el informe de siniestros de automviles, cada que se presente. CAPITULO 6 RESPONSABILIDADES 6.1. RESPONSABLES DE BIENES Son responsables, administrativa, penal y fiscalmente, todas las personas que

administren, custodien, manejen, reciban o usen bienes de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la Entidad. 6.2 ENTREGA ADMINISTRATIVA DE ALMACENES CUANDO EL ALMACENISTA ABANDONE EL CARGO O DILATE LA ENTREGA. 1. Cuando el Almacenista abandone el cargo o dilate la entrega, el Secretario General de la DIAN o el Director Regional, Administrador Especial, Local o Delegado, segn el caso, designar un funcionario que realizar el inventario fsico y la entrega al nuevo Almacenista con la participacin del rea de Inventarios o quien haga sus veces. Este inventario se har con previo aviso a la compaa aseguradora, al Subsecretario de Recursos Fsicos o su delegado en el Nivel Central, y a los jefes del rea de Recursos Fsicos y Financieros o su delegado en los dems niveles, para que presencien la diligencia. 2. Si se conoce el domicilio del almacenista saliente, se le notificar legalmente de la realizacin de la diligencia de entrega, indicndole fecha y hora en que comenzar la misma. 3. Si el Almacenista concurre a la diligencia, se realizar la entrega de acuerdo con los procedimientos establecidos para la entrega normal, de lo contrario se 69 dejar constancia en el acta y se iniciar la diligencia de inventario y entrega al nuevo Almacenista. 4. En el acta se dejar constancia de los bienes sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar las cantidades fsicas con la de los registros actualizados. 5. Si los registros se encuentran desactualizados o el funcionario saliente no los deja a disposicin de la comisin de entrega, se registrarn en el inventario las cantidades fsicas de cada bien que se verifique y sobre este inventario, el almacenista entrante elaborar nuevos registros.

6. La entrega o recibo de bienes nuevos que se realicen durante el proceso de entrega, sern registrados por separado y estarn bajo la responsabilidad del nuevo almacenista. 7. La diligencia de entrega y recibo, no podr exceder en ningn caso los treinta (30) das calendario, contados a partir de la fecha de posesin del nuevo almacenista. 8. Si el nuevo almacenista iniciare el ejercicio de sus funciones sin que se le haya efectuado la entrega fsica y formal de los bienes, asumir la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias que se puedan presentar. 9. Las diferencias fsicas y contables que resulten en el proceso de entrega formal, sern registradas como responsabilidades a cargo del almacenista saliente. 6.3. RESPONSABILIDAD DE LA SUBSECRETARIA DE PERSONAL O QUIENES HAGAN SUS VECES EN LAS ADMINISTRACIONES. Toda ubicacin, traslado o retiro de personal ser informado por el rea de Personal o quien haga sus veces al encargado de inventarios, en el momento de la comunicacin o notificacin al funcionario con el objeto de legalizar los inventarios a su cargo. CAPITULO 7 RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES La reclasificacin o baja de bienes, se da cuando se sacan definitivamente del servicio de la Entidad, ya sean por inservibles o porque no los requiere para el desarrollo de sus actividades y sobre los cuales se ha decidido su comercializacin o 70 destruccin. Para el caso de la comercializacin se clasifican en la cuenta Mercancas en Existencia. 7.1. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES.

En el nivel central corresponde adelantar este proceso al rea de Mercadeo de Bienes y Servicios, Servicios Generales y Almacn e Inventarios, en los dems niveles al Administrador y a las reas de Recursos Fsicos y Financieros, Comercializacin, Almacn e inventarios, o quienes hagan sus veces. 7.2. BIENES A RECLASIFICAR a) BIENES SERVIBLES Son aquellos bienes que se encuentran en condiciones de uso, pero que la Entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades. b) BIENES INSERVIBLES Son aquellos bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia ya no sirven para el servicio al cual fueron asignados y cuya readaptacin, reparacin o reconfiguracin no es conveniente para la Entidad. 7.3 RECLASIFICACION DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O DESTRUIR Procedimiento: Adems de los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. El almacenista relacionar los bienes en depsito, que sern reclasificados para su comercializacin o destruccin, indicando su descripcin, cdigo de identificacin de inventarios, cantidad, valor unitario, valor total. 2. El almacenista enviar trimestralmente la relacin de bienes, al jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o a los jefes del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles, con el objeto de iniciar el trmite de Reclasificacin de Bienes. 3. El almacenista, los jefes de las reas de Servicios Generales y de Mercadeo de Bienes y Servicios en el Nivel Central o los jefes de las Divisiones de Recursos Fsicos y Financieros y de Comercializacin o quienes hagan sus veces en los dems niveles, verificarn el estado de los bienes mediante una inspeccin fsica, y elaborarn acta indicando que se reclasificarn para comercializar o para destruir.

71 4. Con la relacin y el informe de inspeccin, se expedir el acta de Inservibilidad o de no Requerimiento por parte del jefe de Servicios Generales en el Nivel Central o el jefe de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles, detallando los bienes con el valor que figure en los registros contables: Costo Histrico, depreciacin, valor en libros y valor por el cual se registrar en las cuentas de orden que para cada bien ser de un peso ($1.00). 5. El rea de Almacn descargar de las respectiva cuenta contable e ingresar a la cuenta sealada en el Plan General de la Contabilidad Pblica el valor de los bienes reclasificados, los cuales quedarn bajo la custodia del Almacn hasta su entrega al comprador. 6. Una vez realizada la venta de los bienes reclasificados, el Jefe del rea de Comercializacin informar al rea de Servicios Generales del Nivel Central, para que sean retirados de la Pliza de Seguro que los ampara. 7. El jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o los jefes de rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles, elaborar la resolucin de baja por destruccin, tanto para los bienes no contabilizados en Mercancas en Existencia, como para stos cuando se agoten los procedimientos y no se logre su comercializacin teniendo como soporte el acta de Inservibilidad. La resolucin ser firmada por el funcionario competente de acuerdo con las facultades y cuantas establecidas por la Entidad. 8. Con la resolucin de baja y el acta de Inservibilidad se descargarn los valores de los bienes de las respectivas cuentas, se elaborar la salida de bienes del almacn y se cargarn a la Cuenta de Orden Deudoras. Los bienes dados de baja quedarn bajo la custodia del Almacn hasta su destruccin. 9. El almacenista coordinar con el jefe del rea de Servicios Generales en el

Nivel Central y de Recursos Fsicos y Financieros, o quienes hagan sus veces en los dems niveles, la destruccin de los bienes, la cual se realizar observando las disposiciones especiales de conservacin del medio ambiente. La destruccin de los bienes o deshechos finalizar con el acta respectiva firmada por las personas que en ella intervinieron. 10. Copias de la resolucin de baja y acta de destruccin se enviarn al rea de Servicios Generales del Nivel Central, para que sean retirados de la Pliza de Seguro que los ampara. 72 LISTA DE ANEXOS Anexo 1. Constancia de Recibo de Bienes. Anexo 2. Entrada de Bienes al Almacn Anexo 3. Relacin Ingresos Bienes de Consumo Anexo 4. Relacin Ingresos Bienes Devolutivos Anexo 5. Salida Bienes de Almacn Anexo 6. Relacin Egresos Bienes de Consumo Anexo 7. Relacin Egresos Bienes Devolutivos Anexo 8. Solicitud y Orden de Traspaso Bienes en Servicio Anexo 9. Revisin Equipos de Computo Anexo 10. Ficha Tcnica de Vehculos Anexo 11. Movimiento de Bienes en Servicio (Remesas) Anexo 12. Anlisis de Movimiento de Almacn Anexo 13. Analizas de Movimiento de Inventarios Anexo 14. Reporte Bienes a Asegurar Anexo 15. Relacin de Embarcaciones Propias y Aprehendidas Anexo 16. Reintegro de Bienes al Almacn