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U A D E R N O S
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ARCHIVIST

C DIGO
DE

TICA

SECRETARADEGOBERNACIN
Secretario Lic.EmilioChuayffetChemor SubsecretariodeGobierno Lic.ArturoNezJimnez SubsecretariodeDesarrolloPoltico Lic.FernandoFrancoGonzlezSalas SubsecretariodeAsuntosJurdicosyAsociacionesReligiosas Lic.RafaelRodrguezBarrera SubsecretariodePoblacinyServiciosMigratorios Lic.CsarBckerCullar SubsecretariodeProteccinCivilyPrevencin yReadaptacinSocial Lic.JuanRamiroRobledoRuiz OficialMayor Lic.AusencioChvezHernndez

U A D E R N O S
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ARCHIVIST

C DIGO
DE

TICA

ARCHIVOG ENERAL DE L A NACIN P ALACIODE L ECUMBERRI C IUDAD DE M XI CO 1997

CONSEIL INTERNATIONALDESARCHIVES INTERNATIONALCOUNCILONARCHIVES CONSEJOINTERNACIONALDEARCHIVOS

Cdigodetica.
EnelXIIICongresoInternacionalde Archivos,celebradoenPekn,China,en 1996,sepropusoun cdigoticoparalosprofesionalesdelaarchivstica, consideradoscomolosresponsablesdelcontrol,cuidado,custodia,conservaciny administracindelosarchivos. Este Cdigo de ticasugierelineamientos ypautas deconductalaboralparalograrlaexcelenciay laconfianzapblicaenelquehacer delosarchivistas.Eldocumento originalfueredactadoeningls. CIA Seautorizalareproduccindeestapublicacinacondicindecitarlafuente.

ARCHIVOG ENERAL DE L A NACIN Consejoeditorial

AndrsLira,GuadalupePrezSanVicente, ElasTrabulse,GiselavonWobeser y SilvioZavala PatriciaGaleana DirectoraGeneral MaraElenaRuizCruz

DirectoradePublicacionesyDifusin Correccin

CeciliaJarero
JefadeProduccinGrfica

PatriciaMalagn
Diseoyformacin

RodrigoJhonson
Traduccin Primeraedicin:1997 ISBN9706282459 D.R.paraestaedicin:ArchivoGeneraldelaNacin,Mxico.Eduard MolinayAlbailess/n,Col.PenitenciaraAmpliacin DelegacinVenustianoCarranza,15350Mxico,D.F. IMPRESO EN MXICO P RINTED IN MXICO

INTRODUCCIN 01. Un Cdigo de tica para archivistas debe establecer normas de conducta para la profesin archivstica. Debe ensear a los nuevos miembros del oficio esas normas al tiempo que le recuerde al archivista profesional sus responsabilidades,paraasinspirarlaconfianzadelpblico haciaestaprofesin. 02. El trmino archivista que usamos en este cdigo pretende incluir a todos aquellos involucrados con el control, cuidado, custodia, preservacin y administracin dearchivos. 03. Se debe promover y alentar a las instituciones, y en generalatodosaquellosquebrindenserviciosarchivsticos aadoptarpolticasyprcticasquefacilitenlautilizacinde este cdigo. 04.Estecdigopretendeproporcionarunmarcoticoque sirvadeguaalosmiembrosdeestegremio,ynobrindar solucionesespecficasaproblemasparticulares. 05. Los principios van acompaados de un comentario principios y comentarios en conjunto conforman este Cdigodetica. 06.Laimplementacindeestecdigodependedelabuena voluntad de las instituciones y asociaciones archivsticas. Sugerimos que se realice un esfuerzo formativo y que se establezcanlosmecanismosnecesariosquesirvandegua, encasodeduda,parainvestigarconductasnoticas y,de considerarsenecesario,paraaplicarsanciones.

C DIGODE TICA
1. El ar chivista debe pr oteger la integr idad del mater ial ar chivstico y as gar antizar que ste contine siendo una evidencia confiable del pasado.
La obligacin primordial del archivista es la de preservarlaintegridaddelosdocumentosbajosu cuidado y custodia. Para cumplir con esta tarea debenconsiderarseloslegtimos,aunqueaveces conflictivos,derechoseinteresesdelainstitucin queofreceelservicio,ascomodelosdueos,de los protagonistas de los documentos y de los usuarios del pasado, presente y futuro. La objetividad e imparcialidad del archivista es lo queaquilatasuprofesionalismo. Sin importar de dnde venga, el archivista debe resistir cualquier tipo de presin que pretenda manipular evidencias o distorsionar los hechos.

2. Elar chivistadebevalor ar ,seleccionar ymantener los documentos ar chivados dentr o de sus contextos histrico, legal y administr ativo, r espetando as el pr incipio de pr ocedencia, pr eser vando y haciendo evidenteslasr elacionesor iginalesdelosdocumentos.
El archivista debe actuar bajo los principios generalesaceptadosporlaprctica.Deberealizar

sus tareas y funciones de acuerdo con los principios de la archivstica, con respeto a la creacin, mantenimiento y disposicin de documentosactivosysemiactivos,incluyendolos de carcter electrnico y de multimedia la seleccin y adquisicin de documentos para su custodiaarchivsticaelresguardo,preservaciny conservacin de archivos bajo su cuidado, y la catalogacin, descripcin y publicacin que har accesibleelusodeesosdocumentos. El archivista valora los documentos de maneta imparcial, basando su juicio en un conocimiento profundo de las necesidades administrativas y de las polticas de adquisicin de su institucin. En cuanto sea posible debe clasificar y describir los documentos seleccionadosparaserretenidos, deacuerdocon losprincipiosarchivsticos(antetodoelprincipio deprocedenciayelprincipiodeordenoriginal). Debeadquirirdocumentosdeacuerdoconlos propsitosyrecursosdesuinstitucin.Nopuede buscaroaceptaradquisicionesquehaganpeligrar laintegridadolaseguridaddelosdocumentosya existentes debe cooperar para asegurar la preservacin de los documentos buscando el recintoadecuadoparalosmismos. El archivista debe esforzarse por que regresena1 pas de origen los documentos y archivos pblicos tomados en tiempos de guerra odeocupacinmilitar.

3. El archivista debe pr oteger la autenticidad de los documentos y asegur ar que su valor no sea alterado dur ante el pr oceso ar chivstico, la conser vacin y el uso.

El archivista se asegura de que el valor de los documentos, incluyendo los electrnicos o de multimedia, no sea alterado o maltratado a lo largo del proceso archivstico de catalogacin, valoracin y descripcin, y durante la conservacinyeluso. Cadaconsultadeundocumentodebellevarse a cabo de acuerdo con criterios y mtodos cuidadosamenteestablecidos. Elreemplazodeoriginalesporotrosformatos deberhacersealaluzdelvalorlegal, intrnseco ydecontenidodelosdocumentos. Hay que informar al usuario cuando algn documento de acceso restringido haya sido temporalmenteremovidodeunarchivo.

4. El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidaddelmater ialarchivstico.

El archivista selecciona los documentos que deben ser conservados o destruidos primordialmente para salvar el testimonio de la actividad, de la persona o de la institucin que produjoyacumullosdocumentos,perotambin debe tener en mente los cambios en las necesidadesdeinvestigacin. Los archivistas deben estar conscientes de que adquirir documentos de origen dudoso, por msinteresantesqueestosresulten,podraalentar el comercio ilegal. Deben cooperar con otros archivistasyconlasinstanciasdeprocuracinde justicia involucradas en la captura de personas sospechosasderobodedocumentosdearchivos.

5. El ar chivista debe documentar y justificar sus accionesconr espectoalmater ialarchivstico.

Elarchivistaseavocaalasprcticascorrectasde custodia de archivos a lo largo del ciclo vital de losdocumentosycooperaconlosgeneradoresde la documentacin para crear nuevos formatos y prcticas de administracin documental. No slo sepreocupadeadquirirnuevosdocumentos,sino que tambin se asegura de que la nueva informacin y los nuevos sistemas archivsticos sean incorporados desde el inicio para preservar archivosvaliosos. El archivista que trata con los funcionarios encargadosdelatransferenciadocumental, ocon los dueos de los documentos, debe tomar decisiones justas considerando, cuando esto sea posible, su autoridad para transferir, donar o vender, as como losacuerdos econmicos ysus beneficios,losplanesparasuprocesamiento, los derechosdeautorylascondicionesdeacceso. El archivista debe llevar un registro permanente que d cuenta de los accesos, de la conservacin y de todo el trabajo archivstico realizado.

6. El archivista debe pr omover el acceso mas amplio posible al material ar chivstico y ofr ecer un ser vicio impar cialatodoslosusuar ios.
El archivista facilita la bsqueda de informacin creando mtodos particulares y generales para todoslosdocumentosbajosucustodia. Ofreceorientacinimparcialatodousuarioy emplea los recursos disponibles para ofrecer las mejoresopcionesdeservicios.

Desalienta las restricciones absurdas o excesivas para el acceso y el uso de los documentos, pero puede sugerir o aceptar como condicin para la consulta, restricciones claras y previamente establecidas de duracin limitada. Debe observar celosamente y aplicar imparcialmente todos los acuerdos hechos al momento del prstamo, pero en su afn por conseguir la liberalizacin del acceso a los documentos y a la informacin, estar pendiente para renegociar las condiciones, de acuerdo al cambiodelostiemposylascircunstancias. El archivista responde cortsmente y con nimo de ayudar al usuario, a rodos los requerimientosrazonablesentornoalosacervos, y promueve el mayor uso posible de estos, cuidando siempre de cumplir con las polticas institucionales,lapreservacindelosacervos,las consideraciones legales, los derechos individuales y los acuerdos establecidos con el donante. Explica las restricciones pertinentes a los usuarios potenciales y las aplica equitativamente.

7. El archivista debe respetar el acceso y la pr ivacidad actuando dentr o de los limites de la legislacin per tinente.
El archivista cuida que la privacidad personal, corporativa y la seguridad nacional sean protegidas sin por ello destruir informacin, especialmente en el caso de los documentos electrnicos para los que la puesta al da y la eliminacin de los mismos es una prctica comn. Tiene que respetar la privacidad de los autores y de los individuos que aparecen en los documentos, especialmente de aquellos que no tuvieronnivoznivotoenlamaneraenlaquese ibaadisponerdelosmateriales.

8. Elarchivistadebeutilizar laconfianzadepositadaen l par a el bien comn y evitar usar su posicin pr ivilegiadapar a beneficiopr opioodeotr os.
El archivista debe evitar las actividades que perjudiquen su integridad profesional, su objetividad o imparcialidad. No puede beneficiarse econmicamente o de ninguna otra forma a ttulo personal en detrimento de las instituciones,losusuariosoloscolegas. El archivista no puede hacer acopio de documentos originales en su rea de responsabilidad ni participar en ningn tipo de comercio con documentos. Tiene que evitar cualquier actividad que a los ojos del pblico pudiera generar la sospecha de que existe un conflictodeintereses. El archivista puede usar los acervos de su institucin para investigacin personal y publicaciones,siempreycuandolosutiliceenlos mismos trminos establecidos para los dems usuarios que consultan el mismo acervo. No puede revelar ni usar la informacin obtenida gracias a su posicin sobre acervos de uso restringido. Puede revisar y comentar sobre el trabajo realizado por otros en el mismo campo, incluyendo el trabajo basado en documentacin desuspropiasinstituciones. El archivista no debe permitir a personas ajenasalaprofesininterferirensutrabajoyen susobligaciones. No debe permitir que su investigacin personal y sus publicaciones interfieran en su adecuado desempeo profesional o en la labor administrativaparalaquefuecontratado.

Cuando utilice los acervos de su institucin, el archivista no deber emplear su conocimiento sobre los trabajos no publicados de otros investigadores sin antes comunicar sus intencionesalosmismos.

9. Elar chivistadebepr ocur ar laexcelenciapr ofesionaly laactualizacindesusconocimientosarchivsticosde for ma sistemtica y continua, compartiendo los r esultadosdesusinvestigacionesyexperiencia.
El archivista debe empearse en desarrollar su conocimiento y capacidades profesionales para contribuir al cuerpo de estudio de su gremio, asegurndose de que aquellos cuyo entrenamiento o actividades supervisa, estn preparados para llevar a cabo sus tareas de una maneraeficiente.

10. Elar chivistadebepr omover laconser vacinyeluso del patrimonio documental de la humanidad tr abajandodemaneraconjuntaconlosmiembr osde sucomunidadyconotr ospr ofesionales.
El archivista debe alentar la cooperacin, evitar conflictosconsuscolegasdeprofesinyresolver cualquier dificultad, con la promocin del cumplimiento de las normas archivsticas y de tica. Debe cooperar con los miembros de profesiones relacionadas bajo las bases de un mutuorespetoycomprensin.

C UADERNOSDELARCHIVISTA T TULOSPUBLICADOS:

1.Cdigodetica 2.ConsejoInternacionaldeArchivos 3. Norma Internacional General de Descripcin ArchivsticaISAD(G)

Cdigodetica, CuadernosdelArchivista ,N.1,

seterminsicimprimir enmarzo de1997, en lostalleresdelArchivoGeneraldelaNacin EduardoMolina y Albailes,s/n, Col. PenitenciariaAmpliacin,15350 Mxico, D.F. Su tiraje constade1,000 ejemplaresmssobrantes. SeutiliztipografaGaramond3,papel Bondde75grs., y cartulina EvergreenNogalde 216grs. Elcuidadodelaedicinestuvoacargode MaraElenaRuizy CeciliaJarero.