10 DICAS

De como implementar uma TI (ERP) sem estresse

E ser bem sucedido
por: Maurcio Moura

Nos dias atuais impossvel imaginar uma empresa independente do porte sem um sistema

informatizado que a auxilie na sua gesto. Ou seja, em como controlar o estoque, o contas a pagar e receber, sua contabilidade, e etc.....

O processo de implementao de uma TI muito custoso, tanto financeiro como fisicamente.

Financeiro porque os custos no so baixos, vo da licena de uso aos custos de implementao (customizao) e este ltimo, muitas vezes omitido dos empresrios, ou pelo menos minimizados para garantir as vendas. Fisicamente porque parece que nunca vai acabar (e dificilmente vai!! E quando parece que vai, surge uma nova verso up grade). O resultado desta combinao o estresse dos empresrios (e de seus funcionrios) que se sentem lesados e incapazes diante da situao que eles criaram. Alguns chegam a dizer que tem um sistema Quevedo (Padre Quevedo), ou seja, isto no cxiste e que o sistema continua como antes, MANCO, apenas com uma roupagem nova, porm um caminho de dinheiro se foi e pra nada.

Para ajudar os empresrios a ter sucesso em sua empreitada com o mnimo de estresse, segue 10
dicas que julgo fundamentais para o equilbrio do processo de informatizao.

1. Quando Informatizar uma Empresa?

Toda vez que solicitar uma informao e ouvir como resposta Preciso fazer um levantamento sinal que chegou a hora. Outro sinal quando as operaes da empresa saem do campo de viso do dono, pois a produtividade e consequentemente, a reduo dos custos, est intrnseca na agilidade da informao e da reao.

2. Processo de Mudana (Comportamental)

Engana-se que pensa que com a chegada de um software haver a adeso de todos. A empresa precisa motivar a utilizar a nova tecnologia, seno ser dinheiro jogado fora.

Rua Gaspar de Oliveira Viana, 62 Vl. Moreira CEP 07021-010 Guarulhos/ SP. (11) 6472-7113 FAX (11) 6463-2101 www.mourafernandes.com.br

... Em um empreendimento, se todos os envolvidos estiverem absolutamente seguros sobre as metas, objetivos e propsitos da organizao, praticamente todos os demais temas se tornam ento simples questes tcnicas de como ajustar os meios aos fins. Abraham Maslow

3. Deciso e Seleo (Calma na escolha)

A escolha do Software e do fornecedor de suma importncia, pois depois de contrato assinado, fica difcil voltar atrs. No tenha pressa neste momento. Procure avaliar os seguintes quesitos: A) Funcionalidade do produto a suas operaes, B)Arquitetura tcnica do produto, C)Custo, D)Servio e Suporte ps-venda (Faa visitas a clientes dos fornecedores), E)Sade Financeira do fornecedor e F)Viso tecnolgica do futuro. Alguns empresrios chegam a pensar em fazer o seu software a comprar um. Todavia, acaba por optar pela segunda opo, pois o custo que num primeiro momento parece ser menor, a mdio e longo prazo vai se reverter, uma vez que ter que manter uma estrutura para cuidar do sistema, sem contar que no contar com os up-grades (tecnolgicos - verses).

4. Reavaliao dos Fluxos dos Processos

A empresa precisa se preparar para alinhar seus processos nova tecnologia. No espere que os softwares resolvam seus problemas de processos, pois no vo! Muitos projetos se perdem no prazo e nos custos justamente por no ter havido preparo. importante antes de iniciar o processo de implementao da nova tecnologia, buscar o aprimoramento de sua gesto. Assim, quando for informatizar s parametrizar, o que evitaria muito ESTRESSE.

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Escolha do Fornecedor (Software)

Acertar o fornecedor no um bicho de sete cabeas. Basta seguir algumas regras bsicas.

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A) Contate as referncias: por melhor que o vendedor seja, no feche negcio sem antes contatar as referncias. B) Verifique o nmero de clientes que possuem o software. Quanto maior o nmero, melhor. Mais credibilidade. C) Tempo de existncia. Uma empresa muito nova pode trazer complicaes no futuro, pois ainda est na tentativa de se perpetuar.

6. Caractersticas Individuais
No desenvolvimento dos mdulos existe uma passagem do que feito em planilha para o software de gesto e muitas vezes, fica dificil para os usurios entenderem que as informaes que eles geram so facilmente extradas de outra forma. A tendncia natural informatizar as planilhas e no a operao, por isso importante a avaliao dos processos antes da implementao do software. O resultado, caso no se tome essas precaues, um atraso na implantao, um alto ndice de customizaes e consequentemente, aumento dos custos e muito, muito estresse!

7. Avaliao do Sistema
Hoje em dia, existem inmeras empresas que comercializam softwares de negcio, e normal ter dvida na hora da escolha. Para no ter dor de cabea no futuro, procure questionar os empresrios (fornecedores) se as caractersticas de seu negcio so contempladas no software. Depois, para garantir, avalie os outros quesitos. Procure visitar clientes com as mesmas caractersticas de sua empresa e converse reservadamente com os usurios do sistema.

8. Como realizar o Treinamento

TREINAMENTO EXPOSITIVO - Normalmente os treinamentos se baseiam na apresentao da operacionalidade do software, e normalmente, ao chegar no setor, aparecem as dificuldades, como tambm, o desinteresse! COMO PROCEDER Antes de treinar a operacionalizao do sistema, primordial que se faa o entendimento ao fluxo de informao e dos processos, assim fica fcil entender a ferramenta.

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9. Custos
comum vermos empresrios com dor de cabea com os altos custos da implementao do sistema. Quando vendido o software, existe dois custos: 1- Licena 2- Implementao O primeiro sabido desde o inicio, j o segundo...... nem tanto! O maior resultado das empresas de software est na venda de horas/consultor na implementao, e por isso, tenha ajuda de empresas especializadas em acompanhar este tipo de trabalho (administrao de contratos)..

10. Cronograma
No meio do caminho e depois de muito estresse, h aqueles de querem desistir face s dificuldades encontradas. Isto comum se a empresa no avaliou de maneira profissional o item 4. A tendncia natural do ser Humano de fazer primeiro o que se sabe e depois se preocupar com o resto. Sendo assim, ao iniciar um trabalho dessa grandeza, fundamental que tudo esteja dentro de um cronograma e que as pessoas tenham conhecimento de sua parte no todo, e depois claro, que elas sejam cobradas.

Seguindo rigorosamente estas dicas, a possibilidade de se obter sucesso nesta empreitada ser
grande. Boa sorte e sucesso!!!!!!!

Nota sobre o Autor: Mauricio Moura Consultor de Empresas e Scio- Diretor da Moura Fernandes Consultoria. Graduado em Administrao de Empresas pela Universidade de Mogi das Cruzes, especializou-se em Processo de Produo pela FAAP.

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